Thứ nhất, ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn chi tiết phương pháp, cách thức, quy trình thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Song song với việc ban hành hướng dẫn cần phải trực tiếp mở các lớp tập huấn, mời chuyên gia về dạy hoặc trực tiếp cử cán bộ có chuyên môn xuống các đơn vị để hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện đảm bảo hướng dẫn được thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả.
Thứ hai, Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho
cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức tại các cơ sở đào tạo
Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm
trong công tác văn thư. Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất để kịp thời phát hiện, xử lý những vi phạm.
Thứ tư, tiếp tục chỉ đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu quả nhằm nâng cao khả năng hội nhập và theo kịp tốc độ phát triển của thời đại.
3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBNDphường Tân Quang phường Tân Quang
Công chức văn thư – lưu trữ giữ vai trò vô cùng quan trọng, là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của cơ quan. Để nâng cao trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang, công chức văn thư – lưu trữ cần thực hiện tốt các nội dung sau:
Thứ nhất, công chức văn thư – lưu trữ phải tự đánh giá về hoạt động và
vai trò của công tác văn thư – lưu trữ như là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị trì trệ. Từ đó có tư tưởng vững vàng, quan điểm nhất quán và nhận thức đúng đắn theo chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng.
Thứ hai, công chức văn thư – lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục
nghiên cứu, nắm vững các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về văn thư – lưu trữ, phát huy thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo đúng quy định của nhà nước, đồng thời phổ biến các quy định này đến cán bộ, công chức trong UBND phường.
Thứ ba, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện những kỹ năng,
phẩm chất cần có của công chức văn thư –lưu trữ như kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại, rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Tiểu kết:
Trên cơ sở sự đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại ở vấn đề trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chứ, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang và một số giải pháp được đề xuất đối với lãnh đạo cơ quan; lãnh đạo văn phòng; và đối với cán bộ viên chức làm công tác văn thư tại đây. Tôi hy vọng sẽ góp một phần nhỏ vào việc nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý vă thư – lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nói chung, và tại UBND phường Tân Quang nói riêng.
KẾT LUẬN
Để công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và các nghiệp vụ chuyên môn khác nói chung được thực hiện một cách chuẩn chỉnh và thống nhất, chúng ta không thể phủ nhận trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức và quản lý cũng như kiểm tra.
Thật vậy, công tác tổ chức và kiểm tra trong bất kỳ một nghiệp vụ nào cũng luôn luôn là không thể thiếu, trong công tác văn thư – lưu trữ cũng vậy. Nhờ có lãnh đạo văn phòng tổ chức và quản lý mà công tác này tại cơ quan đã đi vài nền nếp và đạt được những hiệu quả nhất định. Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.
Quá trình khảo sát, nghiên cứu và thực hiện đề tài này, bản thân tôi đã có điều kiện tìm hiểu rõ hơn cũng như vận dụng và so sánh những kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn công việc UBND phường Tân Quang. Được sự chỉ bảo tận tình của giảng viên bộ môn cũng như sự hỗ trợ của Chánh văn phòng UBND phường Tân Quang đã giúp tôi học hỏi và đức rút dược nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế. Củng cố những kiến thức thực tiễn áp dụng cho học tập bộ môn “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” một cách có hiệu quả nhất.