Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ 4 1.2.1. Chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.3. Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ TRÁCH NHIỆM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 9 2.1. Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 9 2.1.1. Khái niệm 9 2.1.2. Vai trò 9 2.1.3. Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ 10 2.2. Thực trạng 11 2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ 11 2.2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 13 2.2.3. Trách nhiệm trong việc xây dựng các văn bản quy định hướng dẫn về quản lý văn thư lưu trữ 14 2.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tổ chức đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 15 2.2.5. Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ 16 2.2.6. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư 17 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18 3.1. Đánh giá, nhận xét 18 3.1.1. Ưu điêm 18 3.1.2. Nhược điểm 19 3.1.3. Nguyên nhân 20 3.2. Giải pháp 20 3.2.1. Chuẩn hóa đội ngũ lãnh đạo văn phòng 21 3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư 21 3.2.3. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư 22 3.2.4. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư 22 3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư 22 3.2.6. Ban hành hệ thống văn bản về trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác văn thư lưu trữ 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài tiểu luận Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trịvăn phòng em xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiệncho em cũng như sinh viên lớp ĐHLT.QTVP 15A được đi khảo sát thực tế tạicác cơ quan nhà nước,vận dụng những kiến thức đã được học vào trong thực tế,học hỏi kinh nghiệm từ những cán bộ đi trước Đồng thời không thể không kểđến sự giúp đỡ của các cán bộ trong Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm đã nhiệttình giúp đỡ em trong thời gian khảo sát thực tế

Và đặc biệt là bài tiểu luận này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp

đỡ của thầy Nguyễn Đăng Việt – Giảng viên học phần Kỹ năng tổ chức và kiểmtra trong quản trị văn phòng đã truyền đạt những kiến thức cơ bản và cần thiếtnhất để em có thể vận dụng và hoàn thành bài tiểu luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn

1

phòng trong công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên

cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sựkhông trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục tiêu nghiên cứu 2

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG I TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BẢO LÂM 4

1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ 4

1.2.1 Chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.3 Cơ cấu tổ chức 7

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TRÁCH NHIỆM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 9

2.1 Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 9

2.1.1 Khái niệm 9

2.1.2 Vai trò 9

2.1.3 Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ 10

2.2 Thực trạng 11

2.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ.11 2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ 13

2.2.3 Trách nhiệm trong việc xây dựng các văn bản quy định hướng dẫn về

quản lý văn thư lưu trữ 14

2.2.4 Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc tổ chức đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 15

2.2.5 Trách nhiệm của lãnh đạo trong việc kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ 16

2.2.6 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư 17

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 18

3.1 Đánh giá, nhận xét 18

3.1.1 Ưu điêm 18

3.1.2 Nhược điểm 19

3.1.3 Nguyên nhân 20

3.2 Giải pháp 20

3.2.1 Chuẩn hóa đội ngũ lãnh đạo văn phòng 21

3.2.2 Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư 21

3.2.3 Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư 22

3.2.4 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư 22

3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư 22

3.2.6 Ban hành hệ thống văn bản về trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác văn thư lưu trữ 23

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHỤ LỤC 26

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình tronghoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Công tácVăn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung vàcủa mỗi cơ quan hành chính nói riêng Công tác Văn thư được làm tốt sẽ gópphần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng,đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy

đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệmkhác nhau trong cơ quan

Công tác văn thư lưu trữ sẽ không được thực hiện một cách suôn sẻ nếukhông có người lãnh đạo văn phòng, họ là người cố gắng một cách tự nguyện vànhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức Hơn ai hết họ cần phảihiểu rõ nội dung trách nhiệm, vai trò của mình để nâng cao hơn nữa tính hiệuquả trong hoạt động quản lý nhà nước bởi đi kèm với hình ảnh cảu cá nhânngười lãnh đạo là sự đại diện cho cả một văn phòng, một tổ chức Trên cơ sở tựchịu trách nhiệm, vai trò của họ ngày càng được khẳng định Do đó, người lãnhđạo cần phát huy vai trò, trách nhiệm của mình trong mọi hoạt động và tronghoạt động công tác văn thư lưu trữ từng bước nâng cao năng lực quản lý, kỹnăng chuyên môn và không ngừng đối phó với những sự thay đổi của tổ chứctrong bối cảnh đôi mới trong giai đoạn hiện nay

Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Bảo Lâm là một cơ quan hành chính nhànước ở địa phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thựchiện một số nhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp huyện và theoquy định của pháp luật UBND huyện là nơi trực tiếp thực hiện công tác hànhchính, là nơi tiếp đón, giải quyết những vẫn đề có liên quan đến thủ tục hànhchính và công tác văn thư lưu trữ lại là một trong những nội dung quan trọngcủa cơ quan

Với những lý do trên em đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm

1

của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng hiện nay cũng được chútrọng quan tâm ở các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Tuy nhiên để xem xétmột cách toàn diện về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản

lý công tác văn thư lưu trữ thì chưa có một nghiên cứu nào về phương diện này

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Phạm vi: tại UBND huyện Bảo Lâm

4 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu về cơ sở lý luận, tổ chức và hoạt động của UBND huyệnBảo Lâm

- Nghiên cứu về thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ củalãnh đạo văn phòng tại UBND huyện

- Những giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng tạiUBND huyện

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài phải nêu được trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong công tác

tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ chỉ ra được những thuận lợi, khó khăn, nguyênnhân của những tồn tại đồng thời đưa ra những giải pháp để khắc phục tình trạngđó

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Lấy nguồn từ internet

7 Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài

- Trở thành tư liệu cho lãnh đạo, các cán bộ Văn phòng hiểu hơn về tráchnhiệm của mình trong hoạt động thực tiễn nói chung và trong công tác tỏ chức,quản lý công tác văn thư, lưu trữ nói riêng

- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể được ứng dụngvào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng làm việc của cơ quan

8 Cấu trúc của đề tài

Đề tài "Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trong công tác

tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Bảo Lâm tỉnh CaoBằng" ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụlục bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương I Tổ chức và hoạt động của UBND huyện Bảo Lâm

Chương II Thực trạng về trách nhiệm lãnh đạo văn phòng trong công tác

tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện

Chương III Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòngtrong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện BảoLâm

Ngày 27-10-2006, thành lập thị trấn Pác Miầu - thị trấn huyện lị huyệnBảo Lâm trên cơ sở điều chỉnh 4.036 ha diện tích tự nhiên và 2.619 nhân khẩucủa xã Mông Ân; thành lập xã Thạch Lâm trên cơ sở điều chỉnh 8.774 ha diệntích tự nhiên và 3.897 nhân khẩu của xã Quảng Lâm; thành lập xã Nam Cao trên

cơ sở điều chỉnh 7.507 ha diện tích tự nhiên và 2.587 nhân khẩu của xã NamQuang; thành lập xã Thái Sơn trên cơ sở điều chỉnh 5.548 ha diện tích tự nhiên

và 2.215 nhân khẩu của xã Thái Học

Huyện gồm 14 đơn vị hành chính, bao gồm 1 thị trấn Pác Miầu và 13 xã:Đức Hạnh, Lý Bôn, Mông Ân, Nam Cao, Nam Quang, Quảng Lâm, Tân Việt,Thạch Lâm, Thái Học, Thái Sơn, Vĩnh Phong, Vĩnh Quang, Yên Thổ

Địa chỉ: Khu 4 - Thị trấn Bảo Lâm - Huyện Bảo Lâm, Tỉnh Cao BằngEmail: ubndbaolam@caobang.gov.vn

Cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức biên chế về công tác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu

sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung: + Trong tổ chức và đảm bảo việc thi hành Hiến pháp, pháp luật và tronglĩnh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chính quyền:

- Ban hành quyết định về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn củaUBND huyện;

- Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh; biệnpháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng chống tội phạm và cáchành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống quan liêu, tham nhũng; biện phápbảo vệ tài sản của cơ quan và lợi ích của công dân trên địa bàn huyện;

- Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp;

- Quyết định thành lập, bãi bõ cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;+ Trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường:

- Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế xã hội trung hạn và hằng năm củahuyện, quy hoạch sử dụng đất của huyện trước khi trình UBND cấp tỉnh phêduyệt;

- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; Quyết định chủtrương đầu tư chương trình, dự án của huyện theo quy định của pháp luật;

- Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành, lĩnh vực trên địabàn huyện trong phạm vi được phân quyền;

- Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, và các nguồn tài nguyên khác;biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường

+ Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học và

trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thểthao; biện pháp phát triển và bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân;

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, tổchức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dư toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bố dự toán ngân sách cấp mình, lập dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhândân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trêntrực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra Uỷ bannhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quyđịnh của pháp luật

- Xây dựng trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông – lâm – ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thựchiện các chương trình đó

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng và khai thác lâm sản,phát triển ngành nghề đánh bắt nuôi trồng và chế biến thuỷ sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,thị trấn

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ, quản lý thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công

có thẩm quyền phê duyệt.

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôngiáo

- Tổ chức chỉ đạo, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc

và tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo theo hoặc không theo một tôn giáonào của công dân ở địa phương

- Phòng Văn hoá – Thông tin

- Phòng Tài nguyên – Môi trường

- Phòng Dân tộc

- Phòng Tài chính – Kế hoạch

- Phòng Lao động Thương Binh và Xã hội

- Phòng Giáo dục và Đào tạo

- Phòng Nông nghiệp – Phát triển nông thôn

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ TRÁCH NHIỆM LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

2.1 Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ

2.1.1 Khái niệm

Khái niệm Văn thư theo nghĩa Hán việt dùng để chỉ các loại văn bản, giấy

tờ “Văn” có nghĩa là văn tự, “Thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm củacác triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm nhữngcông việc có liên quan đến văn tự, thư tịch

Theo PGS.TS Vương Đình Quyền, công tác văn thư là khái niệm dùng đểchỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản

lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản chohoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức [7; Tr14]

Công tác văn thư: là công tác nhằm bảo đảm nguồn thông tin văn bản,phục vu hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Công tác lưu trữ : là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

nhằm lựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học những văn bản, tài liêu có giá trịđược hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin quá khứ và làm bằng chứng xácminh, đối chiếu khi cần thiết

- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạtđộng của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan

cũng như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nộidung văn bản chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quankhi cấn thiết.

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưuquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ sơ vànộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.1.3 Nội dung tổ chức quản lý văn thư lưu trữ

Nội dung tổ chức công tác văn thư:

- Tổ chức quản lý công tác văn thư

- Tổ chức nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư

* Tổ quản lý công tác văn thư

+ Tổ chức bộ phận văn thư chuyên trách;

+ Tổ chức tuyển dụng cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ về công tác văn thư;

+ Ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư;

+ Kiểm tra, đánh giá tình hình công tác văn thư;

+ Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư;

+ Tổ chức việc ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng bộ tiêu chuẩnISO 9000 trong công tác văn thư

* Tổ chức và triển khai các nghiệp vụ cơ bản về công tác văn thư

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;

+ Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ;

+ Sử dụng và quản lý con dấu của cơ quan

+ Nội dung của việc tổ chức công tác lưu trữ

Nội dung tổ chức công tác lưu trữ:

- Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

- Tổ chức và triển khai thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ

* Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ:

+ Tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ;

+ Bố trí phòng, kho lưu trữ theo tiêu chuẩn tài liệu để bảo quản tài liệucủa cơ quan;

+ Ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ;

+ Tổ chức triển khai và kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ

* Tổ chức và triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:

+ Thu thập và bổ sung tài liệu theo định kỳ hàng năm từ các đơn vị vàokho lưu trữ cơ quan;

+ Phân loại tài liệu lưu trữ;

+ Xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ;

+ Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học;

+ Áp dụng các biện pháp bảo quản tài liệu;

+ Tổ chức khai thác và sử dụng thông tin trong tài liệu

Đối với các cơ quan nhà nước ở cấp huyện bộ phận này được thực hiệnnhư sau:

Tại Văn phòng UBND huyện Bảo Lâm có bộ phận văn thư – lưu trữchuyên trách giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý