Em xin cam đoan toàn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng em. Các kết quả trong đề tài là trung thực và khách quan và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
LỜI CẢM ƠN Trong kì học vừa qua, quan tâm xếp Khoa Quản trị Văn phịng em có điều kiện để tìm hiểu tiếp cận với môn học Kỹ tổ chức hoạch định quản trị văn phòng Đây thưc mơn học giúp em có hội nghiên cứu sâu chuyên ngành học Đề tài kết q trình học mơn học q trình khảo sát, đánh giá thực tế UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Để có kết em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng với giảng viên hướng dẫn Thầy Nguyễn Hữu Danh cán bộ, công chức viên chức HĐND - UBND quận Tây Hồ tận tình giúp đỡ, bảo, trang bị cho em kiến thức vơ q giá để em hồn thành tốt đề tài mình, tảng để em thưc công việc tương lai Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài tránh khỏi hạn chế thiếu sót Tơi mong nhận bảo, đóng góp q thầy, khoa Quản trj Văn phòng để tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2021 Sinh viên thực LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ HĐND UBND Quận Tây Hồ” đề tài cá nhân Tôi xin chịu trách nhiệm hồn tồn có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận này! PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan hành Nhà nước doanh nghiệp phận văn phịng ln đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách thống nhất, đảm bảo trình hoạt động quan liên tục, thơng suốt Vì vậy, khơng thể phủ nhận vai trị nhà quản trị quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung cải cách hành quốc gia nói riêng Chính địi hỏi người lãnh đạo văn phịng phải người có tinh thần trách nhiệm cao, trọng thúc đẩy công tác văn thư, lưu trữ phát triển theo hướng đại hóa, điều vơ quan trọng cần thiết, góp phần đáp ứng nhu cầu quan, tổ chức Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan trách nhiệm lãnh đạo văn phòng, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn các văn thư lưu trữ, xây dựng văn bản, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Là sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nộ vụ Hà Nội, nhận thấy tầm quan trọng lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ với kiến thức kỹ trang bị trường Đại học Nội vụ Hà Nội khảo sát thực tế, lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ HĐND - UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu, nhằm tìm hiểu sâu vai trị lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư, lưu trữ, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Lịch sử nghiên cứu Đề tài trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư , lưu trữ đề tài mang tính thiết yếu nên nghiên cứu nhiều nghiên cứu như: - Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Thanh Khê, Đà Nẵng - Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND quận Trần Phú, tỉnh Hà Giang Tại HĐND - UBND Quận Tây Hồ, qua trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề này, chưa có khảo sát khách quan đưa ý kiến đề xuất cho quan trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Thực trang trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: UBND quận Tây Hồ, thành phần Hà Nội từ năm 2015 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Khảo sát thực tế trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, từ đưa giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư, lưu trữ quan + Tìm hiểu thu thập tài liệu kiến thức thực tế phục vụ cho học tập ứng dụng công việc - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu có hệ thống lý luận trách nhiệm lãnh đạo văn phịng quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội + Đánh giá vai trò lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Cơ sở phương pháp luận: Căn vào văn quy định công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp quận, tài liệu liên quan tình hình thực tiễn UBND quận Tây Hồ - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp quan sát; + Phương pháp mô tả; + Phương pháp phân tích – tổng hợp; + Phương pháp điều tra – khảo sát; + Phương pháp nghiên cứu tài liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm phong phú sở lý luận kỹ quản lý, lãnh đạo hoạt động tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan lãnh đạo văn phòng - Ý nghĩa thực tiễn: Ứng dụng thực tiễn vào công tác quản lý công tác văn thư lưu trữ nhà lãnh đạo từ giúp lãnh đạo có nhìn tổng thể mặt quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết thúc, tiểu luận chia làm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương Cơ sở lý luận tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ Theo Nghị định 30/2020 NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính Phủ cơng tác văn thư: - Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo nhà nước, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư - Cơng tác lưu trữ hoạt động nhà nước bao gồm vấn đề lí luận thực tiễn, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý nghiên cứu 1.2 Vai trò tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy với quan, tổ chức có chức nhiệm vụ riêng có điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xứ xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ cách kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, đảm bảo việc thực chức nhiệm vụ nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư cơng tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Q trình soạn thảo văn bản, tìm hiểu thơng tin từ tài liệu xử lý từ trước quan trọng để hình thành nên văn Tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác kịp thời cho người soạn thảo Việc tổ chức, quản lý tốt công tác văn thư quan, tổ chức thể nội dung sau: + Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp số liệu, tư liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ phục vụ cho hoạt động quản lý quan + Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta + Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn tư liệu hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát + Góp phần bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia 1.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Nội dung tổ chức, quản lý công tác văn thư: + Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; + Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; + Quản lý nghiên cứu khoa học ứng dụng nghiên cứu khoa học công nghệ thông tin công tác văn thư; + Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức văn thư; + Quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư; + Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; + Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; + Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư - Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: + Xây dựng, đạo việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ + Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn quy phạm pháp luật lữu trữ thông qua Luật, Nghị định Chính Phủ, Thơng tư Bộ hướng dẫn, đạo; + Chính phủ quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ (cơ quan quản lý cấp trung ương ban hành hướng dẫn để quan cấp thực hiện) + Tổ chức đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ + Đào tạo, bồi dưỡng bộ, công chức viên chức văn thư lưu trữ quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ + Thanh tra, kiểm tra giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật lưu trữ + Hợp tác quốc tế lưu trữ theo chủ trương Chính Phủ Tiểu kết Qua chương 1, làm rõ sở lý luận tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ; từ nhận thấy rõ vai trò, trách nhiệm lãnh đạo văn phịng với cơng tác quản lý hành nói chung công tác quản lý công tác văn thư lưu trữ nói riêng, từ làm tiền đề cho chương môn để tiến hành tuyển chọn Tuy nhiên, điều lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan số yêu cầu đòi hỏi ứng viên phải đáp ứng theo pháp luật quy định như: - Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên; - Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thơng; - Trình độ chun mơn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp trở lên ngành đào tạo hành văn phịng; văn thư – lưu trữ; - Trình độ tin học: Có chứng tin học văn phịng trình độ A trở lên; Tùy vào nhu cầu quan mà lãnh đạo văn phòng xem xét tuyển dụng cán văn thư lưu trữ chuyên trách hay tuyển chọn người làm công tác văn thư, lưu trữ thời vụ để đáp ứng cầu công việc, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu cho cơng việc 2.2.2.2 Quy trình tuyển chọn Nơi dung quy trình tuyển dụng HĐND - UBND quận Tây Hồ việc tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ sau: Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Xác định tiêu chuẩn vị trí cơng việc văn thư – lưu trữ, lãnh đạo văn phòng xây dựng mô tả công việc nộp cho lãnh đạo quan; Xác định tiêu chuẩn cá nhân người thực cơng việc phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp về văn thư, lưu trữ với vị trí cán phụ trách Bước 2: Thông báo tuyển dụng Tại UBND quận Tây Hồ, thông báo tuyển dụng thực hình thức yết thị quan, thực tế, thông báo tuyển dụng đến với người dự tuyển qua truyền miệng từ cán bộ, công chức quan Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan thông báo tuyển dụng ngắn gọn đầy đủ thông tin về: độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, kỹ tin học, sức khỏe, lương Bước 3: Thu hồ sơ, nghiên cứu loại bỏ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng Lãnh đạo văn phòng đạo cho cán chun mơn văn phịng trực tiếp xem xét loại bỏ hồ sơ không hợp lệ, không đủ yêu cầu đặt Bước 4: Thông báo cho ứng viên tổ chức thi tuyển Chánh văn phịng đạo cán chun mơn xây dựng đề thi sát hạch kiểm tra trình độ chun mơn người ứng tuyển trình Chánh văn phịng xem xét trình lên lãnh đạo quan để xin ý kiến kiểm duyệt Tổ chức thi tuyển theo hình thức làm kiểm tra trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kỹ sử dụng thành thạo tin học; sử dụng thiết bị văn phòng Bước 5: Ra định tuyển dụng Sau thực bước trên, Chánh văn phòng lựa chọn người phù hợp với với vị trí, u cầu cơng việc đè xuất lãnh đạo quan để định tuyển dụng Việc tuyển chọn có hiệu cung cấp cho quan đội ngũ lao động lành nghề, động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động quan Tuyển chọn có tầm quan trọng lớn quan khâu công tác quản trị nhân sự, làm tốt khâu tuyển chọn làm tốt khâu Vai trò nhà lãnh đạo đuợc thể qua công việc việc tuyện dụng xếp bố trí nhân phận văn thư lưu trữ: - Phát triển đội ngũ cán công nhân viên theo giai đoạn trung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy mô phát triển phận; - Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng, ban; - Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ Bảo hiểm xã hội cán bộ, viên chức hợp đồng lao động; - Thực chế độ sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản phụ cấp khác theo qui định Nhà nước; - Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành; - Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực tốt công tác thi đua, khen thưởng cho giai đoạn; - Ngồi nhà lãnh đạo cịn cần có yếu tố khác việc lựa chọn nhân phù hợp yếu tố nhà lãnh đạo cách tuyển dụng nhân có tầm nhìn xa trơng rộng, am hiểu kiến thức nhân sự, có hoạch định kế hoạch lâu dài , khả giải vấn đề, quan trọng khả lãnh đạo uy tín cấp duới kính nể 2.2.3 Trách nhiệm lãnh đạo việc tổ chức xây dựng văn quan công tác văn thư - lưu trữ Bất kì quan,đơn vị có quy định cụ thể cấu chức vai trò đơn vị phịng lưu trữ khơng ngoại lệ , phòng lãnh đạo ban hành văn thành lập có văn lãnh đạo xây dựng nên nhằm mục đích quản lý điều hành dựa quy định để vận hành máy phòng lưu trữu Công tác xây dựng văn quan công tác quan trọng để quản lý tốt cấp hết thể vai trò tầm ảnh hưởng nhà lãnh đạo văn phịng quan nói chung phịng lưu trữu nói riêng, Các văn lãnh đạo xây dựng phải dựa sở pháp lý nhà nước quy định sở thực tiễn phòng cho phù hợp với điều kiện cấu máy Nhưng văn nhà lãnh đạo xây dựng để quy định nội dung quan như: - Quy định cấu tổ chức máy; - Quy định cấu tổ chức nhân sự, bố trí nhân sự, vị trí làm việc; - Quy định nội dung quy chế làm việc, nội quy phòng; - Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cán công nhân viên phịng; - Quy định quyền hành vị trí làm việc, cơng việc cụ thể vị trí đảm nhiệm Ngồi cịn có văn hướng dẫn công tác thuộc văn thư lưu trữ để làm tiền đề cho cơng việc phịng thực cách hợp lệ xác khâu quy trình quy định, đồng thời làm tài liệu đào tạo phát triển nhân lực phòng Trong văn phịng HĐND – UBND quận Tây Hồ chánh văn phịng người có quyền ban hành văn phòng văn thư lưu trữ nhằm mục đích quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 2.2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá văn thư lưu trữ Trách nhiệm thuộc trách nhiệm cuối nhà lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ, nói nhà lãnh đạo người ban hành văn văn thư lưu trữu đồng thời người có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá nội dung thực Đầu tiên trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ trách nhiệm hàng đầu nhà lãnh đạo, nhà lãnh đạo cơng việc chủ yếu đạo, đưa định thị cho cấp thực sau xem xét đánh giá, nên nhà lãnh đạo cần tổ chức hướng đẫn nghiệp vụ cho cấp để cấp lấy tiêu chuẩn thực , nghiệp vụ nhà lãnh đạo tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quy định dấu, nghiệp vụ liên quan đến hồ sơ Đối chiếu với HĐND - UBND quận Tây Hồ, lãnh đạo văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ có tổ chức hướng dẫn cho cán cơng nhân viên chức cấp duới thuộc phịng văn thư lưu trữ nghiệp vụ thông qua văn ban hành, hội nghị nghiên cứu khoa học, lớp học đào tạo bồi dưỡng cán văn phịng tổ chức , cơng đoạn từ tổ chức hướng dẫn tới tổ chức thực tiến hành theo quy định đề Sau hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư để biết có phát huy hiệu hay khơng nhà lãnh đạo tiến hành đánh giá vê văn thư lưu cách toàn diện nhân nghiệp vụ hướng dẫn từ đưa giải pháp thiết thực Khâu tổ chức kiểm tra đánh giá nhà lãnh đạo có sở tiêu chí để đánh giá cách cụ thể nội dung thực ví dụ u cầu cơng tác thực soạn thảo văn bản, công tác sử dụng dấu, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu , có tiêu chí quy định rõ ràng thơng qua nhà lãnh đạo so sánh đối chiếu rút kết luận đưa ý kiến nhận xét đánh giá khách quan đảm bảo tính cơng xác, minh bạch công khai làm tiền đề sở lý luận cho việc đánh giá thi đua khen thưởng tập thể cá nhân, Các hình thức kiểm tra đánh giá sử dụng nhà lãnh đạo tổ chức thực kiểm tra đánh giá hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông qua khảo sát thực tế , đồng thời thơng qua kế hoạch cơng tác năm, kì, q, lịch làm việc cấp Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ thường tổ chức kiểm tra đánh giá cán công nhân viên chức thông qua kết thi đua thông qua khảo sát thực tế lãnh đạo tất nhiên kết tốt cịn có kết chưa hồn thành chậm tiến độ có giải pháp riêng cho vấn đề Như vậy, tầm quan trọng khâu tổ chức thực kiểm tra đánh giá lãnh đạo vô quan trọng, công tác mang lại cho lãnh đạo nhìn tổng thể phận để hiểu rõ nắm bắt tình hình quan từ đưa định tối ưu để thực tốt nhiệm vụ quản lý điều hành quan Vừa chức nhiệm vụ nhà lãnh đạo văn phòng việc thực hiên chức nhiệm vụ việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho cấp thơng qua lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế để đưa định cụ thể 2.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư – lưu trữ Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ HĐND – UBND quận Tây Hồ tiến hành hàng năm Văn phịng phận có trách nhiệm tổ chức , đánh giá báo cáo kết thực công tác với lãnh đạo quan Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán công chức HĐND UBND thực có yêu cầu cần phải bồi dưỡng, ví dụ văn quan Nhà nước có thay đổi, cập nhật quy định công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phịng đề xuất đối tượng cần bồi dưỡng, đạo tạo lại để bổ sung kiến thức với lãnh đạo quan, tổ chức cho cán cộ công chức học lớp bổ sung ngắn hạn vào cuối tuần, đào tạo lại cán bộ, công chức chưa đáp ứng yêu cầu công việc Bồi dưỡng cán bộ, công chức học hỏi, nâng cao kỹ chuyên môn, nghiệp vụ cách tham quan, phối hợp, học hỏi từ mơ hình công tác văn thư, lưu trữ áp dụng vào quan, xây dựng phận văn thư tiến bộ, đại Tiểu kết Qua chương nêu khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ HĐND – UBND văn phịng HĐND – UBND quận Tây Hồ, từ nhận thấy tầm quan trọng lãnh đạo văn phòng với mặt cơng tác văn phịng, đặc biệt công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, việc thiết lập phận văn thư lưu trữ, việc tuyển chọn cán văn thư, xây dựng ban hành văn quan văn thư tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ HĐND – UBND, từ làm tiền đề để đưa ưu, nhược điểm giải pháp chương CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Nhận xét đánh giá vai trò lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ HĐND – UBND quận Tây Hồ 3.1.1 Ưu điểm Trong tổ chức cần có công cụ hữu hiệu để ghi lại, truyền đạt xử lý thơng tin Cơng tác văn thư tồn công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu để truyền đạt định quản lý Vì cơng cụ quan trọng sử dụng cho công tác văn thư, lưu trữ quản lý văn Xác định rõ tầm quan trọng chức năng, nhiệm vụ quan trọng Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ lãnh đạo phòng chuyên trách đảm nhận công tác văn thư đặc biệt quan tâm, đạo đến mặt hoạt động công tác Công tác văn thư HĐND - UBND quận Tây Hồ thực tốt đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách xác, kịp thời phục vụ việc quản lý văn phịng HĐND - UBND nói riêng quan nói chung Mơ hình cơng tác Văn Thư HĐND - UBND quận Tây Hồ mơ hình cơng tác văn thư tập trung Mọi văn tập trung văn thư , đầu mối văn Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng ý thức ý nghĩa phân công rõ ràng, công tác văn thư lưu trữ luôn gắn liền liên quan tới lãnh đạo tổ chức phân công cán chuyên môn phụ trách công việc, tránh trường hợp quy trách nhiệm không Thứ hai, lãnh đạo văn phòng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành quy chế, HĐND - UBND quận Tây Hồ bước đầu ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động UBND nói chung cán bộ, công chức quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn phịng quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo cơng tác Trong văn quan trọng tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ UBND quận điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, toàn diện cụ thể công tác văn thư, lưu trữ Thứ ba, UBND quận Tây Hồ ban hành Hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật soạn thảo văn bản, lãnh đạo văn phòng quan tâm tổ chức đạo thực theo hướng dẫn, góp phần thực có hiệu cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND quận Thứ tư, với việc ban hành văn quản lý, đạo cơng tác văn thư, lưu trữ tổ chức văn thư, lưu trữ lãnh đạo văn phòng quan tâm kiện tồn Đến cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ cử học số lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư Thứ năm, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc đạo, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, nên công tác thực tương đối tốt Công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu vào nề nếp Thứ sáu, nhờ quan tâm, đánh giá khách quan lãnh đạo văn phịng, cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ có tinh thần cầu tiến, chủ động, sáng tạo nhiệt huyết với công việc 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm, trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư, lưu trữ HĐND - UBND quận Tây Hồ tồn hạn chế đinh sau: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo bước đầu ban hành số văn quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ việc triển khai thực vấp phải nhiều khó khăn, khơng đạt hiệu mong đợi Bởi Chánh văn phòng người trực tiếp tập huấn, hướng dẫn; người nắm vững chuyên môn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nghiệp vụ sư phạm Chánh văn phòng hạn chế Cho nên, việc truyền đạt đến đối tượng hướng dẫn chưa đạt hiệu mong đợi Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá hiệu công tác văn thư, lưu trữ chưa lãnh đạo thực nghiêm túc, phần chế tài chưa đủ mạnh ý thức chấp hành cán chuyên môn chưa thật cao, số đơn vị làm sai văn văn thư trả làm lại khơng có biện pháp xử lý, nhân viên văn thư phát lỗi sai thể thức, phơng chữ đóng dấu vào văn mà khơng có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phịng Điều cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao chưa đưa chế tài đủ mạnh để nâng cao hiệu cơng tác Thứ ba, vai trị lãnh đạo văn phịng cơng tác tuyển chọn cán chưa cụ thể, quy trình tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ cho quan, việc thông báo cần rộng rãi để tuyển người có lực, khơng thể thơng qua phương thức giới thiệu từ cán viên chức quan mà tuyển chọn thực tế HĐND - UBND quận Tây Hồ xảy Thứ tư, lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ Vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, sở hạ tầng công nghệ thông tin hình thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phịng chưa đề xuất phổ biến, áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu khơng cao Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ cịn áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu Thứ năm, việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm cơng tác văn thư, lưu trữ cịn chưa lãnh đạo văn phòng tiến hành thường xuyên, nghiêm túc 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Thứ nhất, lãnh đạo văn phịng quan tâm tới cơng tác tổ chức quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ chưa coi cơng cụ phục vụ đạo, điều hành Bên cạnh đó, trình hướng dẫn, tập huấn, truyền đạt kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ người có khả sư phạm thực dẫn đến người tập huấn chưa nắm được, chưa hiểu rõ dẫn đến trình thực xảy sai phạm Thứ hai, quy chế quan đưa chưa lãnh đạo văn phòng đạo thực nghiêm chỉnh, lãnh đạo văn phịng khơng kiểm tra thường xuyên xử phạt cán viên chức làm sai quy trình, sai nguyên tắc, dẫn đến tình trạng coi nhẹ quy chế văn thư, lưu trữ quan Thứ ba, việc tuyển chọn cán thực chưa công bằng, lãnh đạo văn phịng chưa làm tốt cơng tác thơng báo cho rộng rãi cho ứng viên đến nộp hồ sơ thi tuyển, làm hội tuyển dụng người có chun mơn cao Hơn nữa, quy trình tuyển chọn cán chưa với quy định Thứ tư, việc đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ thực 06 tháng lần, năm thực hai lần cho thấy công tác chưa lãnh đạo văn phịng quan tâm mực, có lẽ lý dẫn đến tình trạng lơ là, coi nhẹ công tác văn thư, lưu trữ cán bộ, công chức làm công tác Thứ năm, việc áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng quan tâm đề xuất với lãnh đạo, phần sở vật chất quan hạn chế, nữa, cán chuyên trách văn thư lưu trữ chưa đào tạo mảng 3.2 Giải pháp 3.2.1 Giải pháp lãnh đạo văn phòng UBND quận Tây Hồ Để phát huy kết đạt khắc phục tồn nhằm làm cho công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện trách nhiệm lãnh đạo văn phòng ngày nâng cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, xin đưa số giải pháp: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn quy chế, quy định cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan; Thứ hai, tổ chức đạo, phổ biến quy chế văn thư, lưu trữ; văn hưởng dẫn quan nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức HĐND - UBND quận Chỉ đạo thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật quan văn thư – lưu trữ; Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá , có biện pháp xử lý kịp thời với hành vi sai phạm Song song với đánh giá, khen thưởng cán bộ, cơng nhân viên thực tốt theo quy định quan, có đóng góp việc xây dựng cơng tác văn thư, lưu trữ vào nếp HĐND - UBND quận Tây Hồ nói riêng cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Thứ tư, việc tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ cần thực nghiêm chỉnh có hiệu theo quy định pháp luật Thứ năm, xây dựng phương án tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để góp phần xây dựng công tác văn thư, lưu trữ ngày đại, tiến bộ, giúp lãnh đạo văn phòng quản lý công tác cách hiệu 3.2.2 Đối với lãnh đạo UBND quận Tây Hồ Thứ nhất, ban hành văn hướng dẫn, đạo khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Trong cần quy định rõ trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn chi tiết phương pháp, cách thức, quy trình thực theo quy định pháp luật Đồng thời với việc ban hành hướng dẫn cần phải trực tiếp mở lớp tập huấn, mời chuyên gia dạy trực tiếp cử cán có chuyên môn xuống đơn vị để hướng dẫn cán bộ, công chức quan thực đảm bảo hướng dẫn thực nghiêm túc, có hiệu Thứ hai, có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ Các hình thức đào tạo quy, chức sở đào tạo Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên đột xuất để kịp thời phát hiện, xử lý vi phạm Thứ tư, tiếp tục đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức Ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu nhằm nâng cao khả hội nhập 3.2.3 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Công chức văn thư, lưu trữ giữ vai trị vơ quan trọng, người trực tiếp thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan Để nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ HĐND - UBND quận Tây Hồ, công chức văn thư, lưu trữ cần thực tốt nội dung sau: Thứ nhất, công chức văn thư, lưu trữ phải tự đánh giá hoạt động vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ sợi đỏ xuyên suốt q trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị trì trệ Từ có tư tưởng vững vàng, quan điểm quán nhận thức đắn theo đạo lãnh đạo văn phịng Thứ hai, cơng chức văn thư, lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục nghiên cứu, nắm vững văn quy phạm pháp luật hành vấn đề văn thư, lưu trữ, phát huy thực hoạt động nghiệp vụ theo quy định nhà nước, đồng thời phổ biến quy định đến cán bộ, công chức HĐND - UBND quận Tây Hồ Thứ ba, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư, lưu trữ kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại, rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, tinh thần trách nhiệm cơng việc Tiểu kết Dựa thực trang nêu chương 2, đưa ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân, giải pháp để nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ HĐND – UBND quận Tây Hồ, hi vọng giải pháp giúp ích phần nhằm nâng cao hiệu đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ thời đại cơng nghiệp hóa – đại hóa KẾT LUẬN Để cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng nghiệp vụ chun mơn khác nói chung thực cách chuẩn chỉnh thống nhất, phủ nhận trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức quản lý kiểm tra Công tác tổ chức kiểm tra nghiệp vụ luôn thiếu, công tác văn thư, lưu trữ Nhờ có lãnh đạo văn phịng tổ chức quản lý mà công tác quan vài nếp đạt hiệu định Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Quá trình khảo sát, nghiên cứu thực đề tài này, thân tơi có điều kiện tìm hiểu rõ vận dụng so sánh kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn công việc UBND quận Tây Hồ Đồng thời bảo tận tình giảng viên môn hỗ trợ cán văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ giúp học hỏi đức rút nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Tập giảng “Công tác lưu trữ”, NXB trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Kỹ quản trị lãnh đạo”, NXB Thống kê, 2003 Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư lưu trữ “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội , 2011 Tập giảng hướng dẫn “Kĩ tổ chức kiểm tra” Thầy Nguyễn Hữu Danh Tập giảng “Quản trị văn phòng” Đào Xuân Chúc Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND ngày 25 tháng 07 năm 2016 Ban hành quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 - 2021 Quyết định số 02/2016/QĐ-UBND ngày 10 tháng 10 năm 2016 việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng HĐND-UBND quận Tây Hồ 10.Thơng tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Nội Vụ PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẬN TÂY HỒ ... thống lý luận trách nhiệm lãnh đạo văn phịng quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội + Đánh giá vai trò lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND. .. NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ 3.1 Nhận xét đánh giá vai trò lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ. .. 1: Cơ sở lý luận tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Tây Hồ, thành phố