MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các Phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. 2 5.Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I .KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH 4 1.1, Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3, Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Đông Hưng 5 1.3.1. Chức năng 5 1.3.2. Nhiệm vụ 5 1.4. Văn phòng UBNDHĐND huyện Đông Hưng 10 1.4.1, Cơ cấu tổ chức 10 1.4.2, Vị trí, chức năng 11 1.4.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 11 CHƯƠNG II.TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 16 2.1 Cơ sở lý luận 16 2.1.1 Khái niệm 16 2.1.2 Vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 16 2.2 Trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 17 2.2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ cho cơ quan 17 2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ 18 2.2.3 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ. 19 2.2.4 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ. 20 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG – TỈNH THÁI BÌNH 22 3.1 Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.2 Nguyên nhân 23 3.3 Giải pháp 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC THAM KHẢO 26
LỜI CẢM ƠN Đề tài kết q trình học tập mơn “Kỹ tổ chức kiểm tra” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình tìm hiểu, khảo sát thực tế Uỷ ban nhân dân huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Để có kết tơi nhận nhiều giúp đỡ từ giảng viên ThS Nguyễn Đăng Việt– Khoa quản trị văn phịng, cán Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Qua xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng ThS Nguyễn Đăng Việt, giúp đỡ của cơ, Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đông Hưng, đặc biệt anh Phạm Đình Ánh - Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện cung cấp tài liệu q báu cho tơi để hồn thành tập Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài không tránh khỏi hạn chế ,thiếu sót.Tơi mong nhận góp ý, bảo thầy, cô giáo, bạn bè để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “ Khảo sát, đánh giá tách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình” đề tài cá nhân Các số liệu tài liệu sử dụng đề tài tài liệu hợp pháp Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có cố khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày tháng 04 năm 2017 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .1 Cơ sở phương pháp luận Phương pháp nghiên cứu sử dụng 4.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 5.Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN ĐƠNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH 1.1, Lịch sử hình thành .4 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3, Chức nhiệm vụ UBND huyện Đông Hưng 1.3.1 Chức 1.3.2 Nhiệm vụ 1.4 Văn phịng UBND-HĐND huyện Đơng Hưng .10 1.4.1, Cơ cấu tổ chức 10 1.4.2, Vị trí, chức 11 1.4.3 Nhiệm vụ quyền hạn: .11 CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 16 2.1 Cơ sở lý luận 16 2.1.1 Khái niệm 16 2.1.2 Vai trị cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ .16 2.2 Trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ .17 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ cho quan 17 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tuyển dụng cán văn thư lưu trữ 18 2.2.3 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, xây dựng văn quan văn thư lưu trữ 19 2.2.4 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ 20 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐƠNG HƯNG – TỈNH THÁI BÌNH 22 3.1 Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.2 Nguyên nhân 23 3.3 Giải pháp 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC THAM KHẢO 26 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt HĐND UBND Giải thích Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân CB,CC Cán bộ, công chức PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Văn phòng HĐND UBND huyện quan chuyên môn thuộc UBND huyện, "đầu mối công việc", HĐND, UBND ủy quyền “thừa lệnh” giải số thủ tục hành thơng thường giúp Thường trực HĐND UBND huyện trình triển khai thực nhiệm vụ Văn phịng, quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh khặng định “Cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” Người làm cơng tác Văn phịng phải nắm tình hình, phải thực chức nhiệm vụ hồn thành nhiệm vụ phục vụ tốt hoạt động HĐND, UBND Một vai trò quan trọng người đứng đầu văn phòng trách nhiệm việc tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Vậy nên đề tài tơi thấy đề tài : “ Khảo sát, đánh giá tách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ quan tổ chức” đề tài cần nghiên cứu tìm hiểu để vận dụng bổ sung kiến thức học Nội dung đề tài khảo sát quan văn phịng UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Vai trò lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ - Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu đề tài dựa đặc điểm, tình hình thực tế Văn phịng UBND huyện Đơng Hưng từ để quan, tổ chức, doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức, vai trò trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ Đồng thời phân tích ưu điểm nhược điểm lãnh đạo văn phịng tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ để từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện vai trị nhà quản trị văn phòng - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu Vai trò lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Khảo sát, phân tích, đánh giá ưu nhược điểm cơng tác văn thư lưu trữ Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Cơ sở phương pháp luận Phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp quan sát Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp nghiên cứu tài liệu 4.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa tập giúp có hội khảo sát tìm hiểu sâu tình hình thực tế UBND huyện Đơng Hưng vai trị văn phịng cơng tác hoạch địnvăn thư lưu trữ UBND huyện Đông Hưng Trên sở phân tích tài liệu khảo sát thực tế tơi phân tích, phương pháp phù hợp với thực tế địa phương nhằm khắc phục hạn chế cịn tồn Góp phần mở rộng số lượng đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng Đề tài trở thành tài liệu chuyên ngành dùng để nghiên cứu, tham khảo cần thiết 5.Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, phần nội dung đề tài kết cấu với chương, cụ thể sau: Chương 1: Khát quát tổ chức hoạt động UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Chương 2: Trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG, TỈNH THÁI BÌNH 1.1, Lịch sử hình thành Huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình ngày thành lập theo Quyết định số 93-CP ngày 17/6/1969 Hội đồng Chính phủ sở sáp nhập hai huyện Đông Quan huyện Tiên Hưng Sau thành lập, huyện có 47 xã, gồm 22 xã huyện Tiên Hưng 25 xã huyện Đông Quan (huyện Tiên Hưng tách 05 xã sáp nhập vào huyện Hưng Hà) Ngày 02 tháng 02 năm 1986, Hội đồng Bộ trưởng Quyết định số 159/HĐBT thành lập thị trấn Đông Hưng Ngày 20/03/1986, Hội đồng Bộ trưởng tách 04 xã thị xã Thái Bình Hiện đơn vị hành huyện Đơng Hưng gồm 43 xã 01 thị trấn Huyện Đông Hưng nằm phía bắc tỉnh Thái Bình Phía Bắc giáp huyện Quỳnh Phụ, phía năm giáp sơng Trà Lý (đối ngạn huyện Vũ Thư), phía Đơng giáp huyện Thái Thụy, phía Tây giáp huyện Hưng Hà Trung tâm huyện lỵ Đông Hưng cách trung tâm thành phố Thái Bình 10 km Huyện Đơng Hưng có diên tích đất tự nhiên 19835,08 km2 Dân số: 252.728 người 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Đơng Hưng cấp quyền cao huyện Đông Hưng UBND huyện bao gồm phòng ban trực thuộc: Văn phòng HĐND-UBND huyện Phịng Nội vụ Phịng Nơng nghiệp PTNT Phịng Cơng Thương Phịng Tài ngun Mơi trường Thanh tra huyện Phịng Tư pháp Phòng Y tế Phòng Giáo dục Đào tạo 10 Phịng Văn hố thơng tin 11 Phòng Lao động TB xã hội 12 Phòng Tài - Kế hoạch Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND huyện Đơng Hưng gồm Đồng chí: - Đồng chí Nguyễn Tiến Hưng – Chủ tịch UBND huyện - Đồng chí Phạm Văn Hằng – Phó chủ tịch thường trực UBND huyện - Đồng chí Hồng Văn Kiếm – Phó Chủ tịch UBND huyện - Đồng chí Bùi Văn Huân – Phó Chủ tịch UBND huyện 1.3, Chức nhiệm vụ UBND huyện Đông Hưng 1.3.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.3.2 Nhiệm vụ a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; - Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện; - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đơn đốc phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị đề án phân cơng phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phịng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, định; - Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, đoàn thể nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn địa phương; - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị Ủy ban nhân dân huyện; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phịng chun mơn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; - Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác cơng văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hố hành nhà nước Ủy ban nhân dân huyện; - Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện; - Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hố quản lý hành nhà nước 12 theo quy định pháp luật; - Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phịng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức có liên quan theo quy định Ủy ban nhân dân huyện; - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức quan; - Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân huyện; - Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ sau đây: - Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; - Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động Ban Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực quy chế hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân hoạt động 13 đối ngoại; - Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Hội đồng nhân dân; đôn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, họp Thường trực Hội đồng nhân dân, họp Ban Hội đồng nhân dân; - Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân xây dựng báo cáo công tác; phục vụ Ban Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện nghị Hội đồng nhân dân; - Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc quan, tổ chức cá nhân thực kiến nghị kết luận giám sát; - Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; - Phối hợp với quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết; - Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực Hội đồng nhân dân huyện; - Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn; - Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ hoạt động cho 14 đại biểu Hội đồng nhân dân cấp - Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với quan thành phố huyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan, tổ chức, đoàn thể địa phương; - Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động Hội đồng nhân dân; - Bảo đảm sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lưu trữ, lễ tân điều kiện hoạt động Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực chế độ, sách đại biểu Hội đồng nhân dân; - Thực nhiệm vụ khác Thường trực Hội đồng nhân dân giao TIỂU KẾT Bộ máy UBND huyện Đơng Hưng nói chung Văn phịng UBND – HĐND huyện Đơng Hưng tổ chức theo quy định pháp luật, đảm bảo tốt cho việc hoạt động quản lý.Việc xếp cán bộ, phân chia phòng ban quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho vị trí cơng việc rõ ràng, cụ thể tạo thuận lợi giải công việc cho cán cơng chức Đây mơ hình cấu truyền thống quan quyền lực Nhà nước nước ta Ngồi ưu điểm kể việc quản lý theo mơ hình bó buộc khơng phát huy tối đa tính sáng tạo cán cơng chức, gây tình trạng “lãng phí” lực cán công chức 15 CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐÔNG HƯNG 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái niệm Công tác văn thư tất công việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn văn (đối với đi) từ tiếp nhận (đối với văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất lý luận thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây dựng ban hành đạo hướng dẫn thực văn Quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; quản lý thống tài liệu lưu trữ quốc gia; thống kê nhà nước lưu trữ; quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán , công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ; tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư, lưu trữ 2.1.2 Vai trị cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, 16 chứng phục vụ cho hoạt động quan Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia 2.2 Trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ cho quan UBND huyện Đông Hưng quan hành nhà nước huyện Đơng Hưng nên cấu tổ chức chức nhiệm vụ thực theo Luật tổ chức quyền địa phương Tuy nhiên vào tình hình thực tế địa phương mà tổ chức, xây dựng phòng ban, phận cho phù hợp, đảm bảo hoạt động hiệu Chánh Văn phịng có trách nhiệm tham mưu, đề xuất việc xây dựng phận văn thư lưu trữ cho Chủ tịch UBND huyện Để lãnh đạo quan đồng ý việc xây dựng phận văn thư lưu trữ chun trách Chánh văn phịng cần cho lãnh đạo UBND huyện thấy vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ quan hành nhà nước Khơng lãnh đạo quan cho công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, khơng quan trọng có đánh giá khơng tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ người làm công tác văn thư, lưu trữ 17 Chánh văn phòng người chịu trách nhiệm lập tờ trình trình Chủ tịch UBND huyện đề án xây dựng phận văn thư lưu trữ quan Đề án cần nêu bật lên vai trò, tầm quan trọng phận văn thư lưu trữ quan, điều kiện cần thiết để xây dựng phận văn thư lưu trữ (bao gồm nhân lực, vật lực, kinh phí hoạt động) Sau Chủ tịch UBND huyện phê duyệt đề án, Chánh văn phịng chịu trách nhiệm hồn tất thủ tục giấy tờ có liên quan đến việc thành lập phận văn thư lưu trữ Quyết định thành lập,… Như Chánh văn phịng người có vai trị vơ quan trọng việc xây dựng phận văn thư lưu trữ quan, người trực tiếp thực đạo quản lý việc xây dựng thành công phận văn thư lưu trữ quan Quy mô, cấu, quy chế hoạt động phận văn thư lưu trữ xây dựng cần phù hợp với quy định pháp luật, yêu cầu công việc quan thống đạo lãnh đạo quan Việc thành lập phận văn thư lưu trữ UBND huyện thực theo Thông tư số 02/2010 ngày 28/04/2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp Tại UBND huyện Đông Hưng phận văn thư thành lập vào hoạt động từ nhiều năm, đem lại hiệu rõ rệt, đóng góp chung vào q trình hoạt động giải cơng việc chung tồn quan Qua tìm hiểu biết, phận văn thư lưu trữ UBND huyện Đông Hưng thành lập dựa quy định pháp luật, đạo sở Nội vụ tỉnh Thái Bình lãnh đạo huyện Đơng Hưng Chánh văn phịng chun viên Văn phòng HĐND huyện người chịu trách nhiệm xây dựng, đứng đầu việc thực quản lý trực tiếp đồng chí Chánh văn phịng 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tuyển dụng cán văn thư lưu trữ Nhân lực nguồn lực tối quan trọng cho phận, phòng ban 18 tổ chức, quan nào, phận văn thư lưu trữ quan khơng ngoại lệ, khơng có cán làm cơng tác văn thư khơng thể thành lập phận văn thư lưu trữ Cán làm công tác văn thư lưu trữ quan nhà nwosc UBND huyện Đông Hưng cần đảm bảo yêu cầu phẩm chất trị, trình độ chun môn lực công tác, thận trọng công việc Chánh văn phòng người đứng đầu chịu trách nhiệm công tác tuyển dụng cán làm văn thư lưu trữ Việc tuyển dụng cán bao gồm tất nội dung công việc: - Xây dựng u cầu cần có nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ - Xây dựng thông báo tuyển dụng - Tổ chức tuyển dụng - Khảo sát dánh giá hồ sơ tuyển dụng - Soạn thảo Quyết định tuyển dụng Chánh văn phịng thực giao quyền, phân công thực công việc liên quan đến tuyển dụng Tuy nhiên Chánh văn phòng phải người chịu trách nhiệm cao trước lãnh đạo UBND huyện việc tuyển dụng cán làm công tác văn thư lưu trữ cho quan Tất bước việc tuyển dụng phải thực kiểm tra cách nghiêm túc để có đội ngũ nhân chất lương, làm việc hiệu Hiện tại, UBND huyện Đông Hưng có cán phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ chuyên trách Tuy nhiên cán lại người đào tạo chuyên môn văn thư lưu trữ mà đào tạo chun mơn quy ngành sư phạm âm nhạc, sau bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ ngắn hạn điều làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đông Hưng Công tác quản lý Chánh văn phong gặp nhiều khó khăn 2.2.3 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, xây dựng văn quan văn thư lưu trữ Các văn giấy tờ có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ UBND 19 huyện Đông Hưng Hướng dẫn quy trình thực công tác văn thư, Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ hàng năm Chánh văn phòng giao trách nhiệm cho cán văn thư lưu trữ kết hợp với chun viên văn phịng soạn thảo văn có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan để trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt Chánh văn phòng chịu trách nhiệm thể thức, nội dung tính pháp lý văn trước lãnh đạo UBND huyện Qua quan sát tìm hiểu văn phịng UBND huyện Đơng Hưng tơi nhận thấy văn công tác văn thư lưu trữ văn theo quy định hướng dẫn Bộ nội vụ Tuy nhiên Kế hoạch hoạt động hàng năm chung chung, năm sau giống năm trước thiếu đổi sáng tạo 2.2.4 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ Chánh văn phòng người đứng đầu văn phòng, người chịu trách nhiệm cao hoạt động văn phòng có hoạt động văn thư lưu trữ Để cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ đạt hiệu cao trước tiên Chánh văn phịng phải người có trình độ chun mơn, am hiểu cơng tác văn thư lưu trữ công tác quản lý hoạt động văn thư lưu trữ Để nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư lưu trữ chất lượng công tác văn thư lưu trữ cần thường xun có lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Chánh văn phòng chịu trách nhiệm đạo việc Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tại UBND huyện Đông Hưng, đồng chí Trần Đức Cường – Chánh văn phịng UBND-HĐND huyện người có lực wuanr lý tốt có nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ, nên việc cử cán bồi dưỡng chuyên ngành sở đào tạo quy Hàng ngày cơng tác đồng chí thường xun người trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư lưu trữ quan, cán văn thư lưu trữ 20 xã, thị trấn huyện Hàng quý, hàng năm UBND huyện Đơng Hưng ln có đợt kiểm tra đánh giá chất lượng công tác văn thư lưu trữ cán văn thư lưu trữ Công tác kiểm tra đánh giá bao gồm việc lập kế hoạch kiểm tra, tổ chức kiểm tra lập báp cáo trình Chủ tịch UBND huyện sau đợt kiểm tra Chánh văn phịng kiểm sốt cơng tác việc phân công nhiệm vụ cho chuyên viên văn phòng trực tiếp tham gia kiểm tra đánh giá Các hình thức kiểm tra đánh giá sử dụng nhà lãnh đạo tổ chức thực kiểm tra đánh giá hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông qua khảo sát thực tế , đồng thời thơng qua kế hoạch cơng tác năm, kì, q, lịch làm việc cấp Công tác kiểm tra đánh giá công tác văn thư lưu trữ vô quan trọng, cơng tác mang lại nhìn tổng thể hoạt động công tác văn thư lưu trữ để hiểu rõ nắm bắt tình hình cơng tác từ đưa định tối ưu để thực tốt nhiệm vụ quản lý điều hành phịng ban Tại UBND huyện Đơng Hưng trách nhiệm tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Chánh văn phịng ln đề cao thực nghiêm túc Hàng năm tổ chức đợt kiểm tra gắn liền với bình xét thi đua cơng tác cuối năm Tuy nhiên nhiều ảnh hưởng lề lối làm việc nể, hạn chế lực trình độ công tác kiểm tra đánh hoạt động kiểm tra đánh giá công tác văn thư lưu trữ cịn chưa phản ánh thực trạng, cơng tác kiểm tra mang tính chất hời hợt, thiếu trách nhiệm TIỂU KẾT Công tác văn thư lưu trữ công tác địi hỏi trình độ chun mơn nghiệp vụ cao Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ cho hoạt động quan vô quan trọng, trách nhiệm lãnh đạo văn phịng quan việc tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi trách nhiệm cao toàn diện mặt 21 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN ĐƠNG HƯNG – TỈNH THÁI BÌNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Công tác văn thư UBND huyện Đông Hưng thực tốt đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách xác, kịp thời phục vụ việc quản lý Văn phịng HĐND – UBND nói riêng quan nói chung UBND huyện Đơng Hưng xây dựng phận văn thư lưu trữ có cán chuyên trách đảm nhiệm Chánh văn phòng, cán văn văn thư lưu trữ người có tinh thần trách nhiệm cao với công việc Việc tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ thực theo quy định pháp luật nội quy quy chế quan Cơ quan ban hành văn có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ quan Công tác kiểm tra đánh gía chất lượng cơng tác văn thư tổ chức thường xuyên, liên tục UBND huyện Đơng Hưng có quan tâm đầu tư sở vật chất kinh phí cho hoạt động công tác văn thư lưu trữ Hệ thống sỏ vật chất xây dựng khang trang tạo trang thiết bị phịng ngày hồn thiện đại phục vụ cho công việc ngày cao, hiệu tiến độ công việc nâng lên hàng ngày 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm nêu rên việc tổ chức thực công tác văn thư UBND huyện Đông Hưng tồn tồn hạn chế mà qua q trình cơng tác tơi rút Nhược điểm lớn công tác văn thư lưu trữ đội 22 ngữ cán làm công tác văn thư lưu trữ Tuy có cán chuyên trách xong quan có 01 cán bộ, cán lại không đào tạo chuyên ngành Đây khó khăn lớn cho q trình hoạt động, nhiều công sức bồi dưỡng đào tạo cán Số lượng công việc cần giải nhiều, vượt qua lực 01 cán đảm nhiệm Việc ban hành văn liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ cịn mang tính hình thức chung chung, thiếu tính thực tế Số lượng văn ban hành cịn Chất lượng cơng tác lưu trữ chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Công tác kiểm tra đánh giá hạn chế 3.2 Nguyên nhân Lãnh đạo UBND huyện phịng ban trực thuộc chưa có nhìn tồn diện tầm quan trọng vai trị công tác văn thư lưu trữ quan nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác Do phong cách làm việc chậm chạp, nể nang chưa thẳng thắn công việc Lực lượng cán làm công tác văn thư lưu trữ cịn yếu cịn thiếu, trình độ lực cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề Chưa có đầu tư đắn hợp lý mặt kinh phí cho cơng tác văn thư lưu trữ Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán công chức chưa đạt yêu cầu Do kinh phí tổ chức lớp học cịn gặp khó khăn nên lớp học bồi dưỡng cơng tác văn thư lưu trữ thường tổ chức với số lượng đông, thời gian ngắn nên không truyền tải hết kiến thức, kỹ yêu cầu Bênh cạnh tồn hạn chế công tác văn thư lưu trữ hệ công tác trước để lại lớn đặc biệt cơng tác lưu trữ, gây nhiều khó khăn cho việc giải công việc 23 3.3 Giải pháp Nâng cao nhận thức lãnh đạo UBND huyện tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ để có đầu tư mức kịp thời cho công tác Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Cần trẻ hóa đội ngũ cán cơng chức Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn thư lưu trữ, ứng dụng tiến khoa học, tin học vào hoạt động Thường xuyên tiếp cận quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ Có chỉnh đốn lề lối tác phong làm việc cho phù hợp với yêu cầu cơng việc Cán bộ, cơng nhân việc phịng cần nhiệt tình, có thái độ trách nhiệm với cơng việc riêng thân giao nhiệm vụ cơng việc chung phịng Xây dựng ban hành văn có liên quan đến cơng tác văn thư lữu trữ cách thực tế hiệu 24 KẾT LUẬN Qua trình khảo sát, nghiên cứu vận dụng kiến thức học học phần môn “ Kĩ tổ chức kiểm tra quản trị văn phịng ’, tơi làm bật những khái niệm, đặc điểm, nhận thức, yếu tố cần thiết xung quanh vấn đề lý luận trách nhiệm lãnh đạo công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan văn phịng UBND huyện Đơng Hưng, tỉnh Thái Bình Trước hết, thứ qua trình công tác thấy thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Đơng Hưng nói riêng quan hành nước ta nói chung đề có thành tựu đạt mặt hạn chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai, thông qua khảo sát thấy trách nhiệm to lớn nhà lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ vơ quan trọng góp phần tạo nên hoạt động quản lý khác cách linh hoạt Qua nghiên cứu mở rộng kiến thức thực tiễn trách nhiệm nhà lãnh đạo cơng tác quản lý nói chung công tác quản lý tổ chức văn thư lưu trữ nói riêng từ nhìn nhận lại kiến thức mà học rút kinh nghiệm học cho thân đặc biệt sinh viên thuộc chuyên nghành quản trị văn phòng thực kiến thức hữu ích Trong q trình nghiên cứu nguyên nhân khác mà nghiên cứu khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Tơi hy vọng nhận ý kiến đóng góp từ thầy để xây dựng đề tài ngày hoàn thiện hơn./ 25 DANH MỤC THAM KHẢO Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Văn hợp số 01/VBHN-BNV Ngày 25/02/2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư Giáo trình Quản trị văn phịng- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí Thơng tư 04/2013 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Nội Vụ Thông tư số 02/2010 ngày 28/04/2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp 26 ... cơng tác văn thư lưu trữ quan tổ chức, vai trò trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Đồng thời phân tích ưu điểm nhược điểm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công. .. gia 2.2 Trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ cho quan UBND huyện Đông Hưng... chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ .16 2.2 Trách nhiệm Lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ .17 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức thiết