Công tác văn thư, lưu trữ tại uỷ ban nhân dân huyện thăng bình tỉnh quảng nam

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 5 1.1. Những vấn đề chung 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 14 2.1. Công tác văn thư 14 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản 16 2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.2. Công tác lưu trữ 21 2.2.1. Công tác xác định giá trị TLLT 21 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung TLLT 22 2.2.3. Công tác tổ chức khoa học TLLT 22 2.2.4. Công tác thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT 23 2.2.5. Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT 24 2.2.6. Công tác tổ chức sử dụng TLLT 24 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 27 3.1. Ưu điểm 27 3.2. Hạn chế 27 3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình 28 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu thực Các tài liệu thu thập đề tài nghiên cứu trung thực, không coppy đề tài tác giả khác Ký tên Nguyễn Thị Minh Nhanh LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài “Cơng tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam”, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Hiền – Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn tơi suốt q trình viết đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô truyền đạt cho kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho năm qua Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho trình nghiên cứu đề tài mà cịn hành trang q báu để tơi bước vào đới cách vững tự tin Tôi chân thành cảm ơn đến lãnh đạo, cô, chú, anh, chị Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình tạo điều kiện cho khảo sát thực tế cơng tác Văn thư – Lưu trữ để hồn thành đề tài Cuối tơi xin kính chúc q thầy, cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao q Đồng kính chúc cơ, chú, anh, chị Uỷ Ban nhân dân huyện Thăng Bình dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp cơng việc Trân trọng kính chào! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ VTLT Văn thư lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 1.1 Những vấn đề chung .5 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ 1.1.2 Nội dung công tác văn, thư lưu trữ 1.1.3 Tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ 1.1.4 Các văn Pháp lý công tác văn thư, lưu trữ 1.2 Khái quát Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình .9 1.2.1 Quát trình hình thành Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình .10 1.2.3 Chức nhiệm vụ quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình 10 Chương 14 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 14 2.1 Công tác văn thư 14 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn .14 2.1.2 Quản lý giải văn 16 2.1.3 Quản lý sử dụng dấu .19 2.1.4 Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 20 2.2 Công tác lưu trữ 21 2.2.1 Công tác xác định giá trị TLLT .21 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung TLLT 22 2.2.3 Công tác tổ chức khoa học TLLT 22 2.2.4 Công tác thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT .23 2.2.5 Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT 24 2.2.6 Công tác tổ chức sử dụng TLLT 24 Chương 27 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 27 3.1 Ưu điểm 27 3.2 Hạn chế 27 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình 28 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư, lưu trữ (VTLT) cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, Hành Nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm từ có chủ trương, sách ngày đại hóa cơng tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong quan, đơn vị công tác VTLT ln quan tâm, cơng tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành diễn thường xuyên, liên tục thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Vì cơng văn, giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu phản ánh mặt hoạt động quan nên phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu cơng tác quản lý lãnh đạo Ngồi cịn có tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật trị, quốc phịng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại TLLT Có thể nói cơng tác VTLT cánh tay đắt lực giúp cho lãnh đạo quan, tổ chức nắm bắt tình hình hoạt động nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức Đó lý chọn đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam” Mặc dù cố gắng giúp đỡ tận tình Nguyễn Thị Hiền – Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội; cô, chú, anh, chị Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Thăng Bình song điều kiện thời gian, trình độ tơi cịn hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong đóng góp thầy, để viết tơi hồn thiện Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác VTLT UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam thời gian từ năm 2011 – 2014 Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu vấn đề chung công tác VTLT khái quát UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam Thực trạng cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam Giải pháp nâng cao hiệu công tác VTLT UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam sử dụng phương pháp sau: Nghiên cứu tài liệu Quan sát Phỏng vấn Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác VTLT hoạt động khó khăn phức tạp địi hỏi người làm cơng tác phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chun mơn Nói công tác VTLT điều chỉnh công tác đạt hiệu cao có nhiều văn Nhà nước ban hành quy định vấn đề Bên cạnh cịn có đề tài nghiên cứu số tác giả, báo cáo thực tập cụ thể sau: * Một số văn Nhà nước: - Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư lưu trữ - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn - Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành * Các đề tài nghiên cứu báo cáo thực tập: Giáo trình Đại học “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, “Công tác lập hồ sơ danh mục hồ sơ”, “Cơ sở lý luận thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu” môn Lưu trữ học khoa Lịch sử trường Đại học Tổng hợp Hà Nội biên soạn Các giáo trình văn thư lưu trữ trường Trung học văn thư lưu trữ tập giảng dùng cho lớp huấn luyện ngắn hạn Cục Lưu trữ Nhà nước Đề tài “Công tác VTLT UBND tỉnh Quảng Nam” Nguyễn Thị Hoàng – chuyên viên văn thư UBND tỉnh Quảng Nam, 2007 Đề tài “Cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình” Lê Thị Phương – lưu trữ viên UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam, 2009 Cuốn “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, tác giả Vương Đình Quyền, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 Giáo trình Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trần Thị Hà, Trần Thị Hiệp, Nguyễn Thị Minh Nhanh – Sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014 Các tài liệu nghiên cứu rõ, cụ thể đánh giá cơng tác VTLT cách xác khách quan Ngoài tài liệu đưa quy định Nhà nước giải pháp để công tác đạt hiệu cao Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tiến hành nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam” Đóng góp đề tài Đóng góp phục vụ cho cơng việc thực tiễn có liên quan đến cơng tác VTLT nói chung cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình tỉnh Quảng Nam nói riêng Đề tài sau hoàn thành xong trở thành tư liệu phục vụ bạn đọc Cấu trúc đề tài Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài có cấu trúc sau: Chương Những vấn đề chung công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thăng Bình khái quát Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình Chương Thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thăng Bình Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Thăng Bình Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 1.1 Những vấn đề chung 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng cơng dân 1.1.2 Nội dung công tác văn, thư lưu trữ 1.1.2.1 Nội dung công tác văn thư Soạn thảo ban hành văn Quản lý giải văn Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 1.1.3 Tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ • Tầm quan trọng công tác văn thư đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân đến nghiên cứu tài liệu Uỷ ban 2.2.5 Công tác bảo quản, bảo vệ TLLT Bảo quản TLLT sử dụng biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Ở UBND huyện Thăng Bình số tài liệu sau chỉnh lý xong cán lưu trữ cho vào hộp xếp lên giá gọn gàng thẳng Ngồi cửa kho có trang bị bình chữa cháy, vấn đề quan trọng mà quan cần ý phịng cháy khơng để bảo tài liệu mà để bảo vệ tài sản quan Việc bảo quản TLLT Uỷ ban lãnh đạo quan tâm, xây dựng kho lưu trữ riêng, thoáng mát, đầu tư trang thiết bị cho phận lưu trữ giá đựng tài liệu, máy điều hịa, máy vi tính…nhưng chưa có thiết bị chống ẩm, chống bụi… Do việc bảo quản tài liệu cịn gặp nhiều khó khăn Cán lưu trữ thường xuyên phải quét dọn, lau bụi kiểm tra tài liệu có bị mối mọt xâm hại khơng Tuy chưa có đủ điều kiện để xây dựng, củng cố cho công tác bảo quản tài liệu UBND huyện Thăng Bình tận dụng khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu lau chùi, quét dọn sẽ, thoáng mát, tài liệu trước đưa vào lưu trữ xử lý sạch, khô 2.2.6 Công tác tổ chức sử dụng TLLT Tổ chức sử dụng TLLT công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Do đó, năm qua phận lưu trữ UBND huyện Thăng Bình phục vụ số lượng tài liệu thơng tin có giá trị cho cán lãnh đạo, cán quản lý Các hình thức tổ chức sử dụng TLLT mà UBND huyện Thăng Bình triển khai là: Tổ chức sử dụng TLLT phịng đọc Thơng báo giới thiệu TLLT Cấp chứng thực lưu trữ 24 Triển lãm TLLT Sử dụng TLLT viết cho quan thơng tấn, báo chí Cơng bố TLLT Do cán văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên tài liệu chưa xác định giá trị, chưa thể đưa công bố, giới thiệu Do chưa có cơng cụ tra cứu khoa học nên việc tra tìm tài liệu gặp nhiều khó khăn Tuy cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu UBND huyện chưa quy mô khối tài liệu đưa nghiên cứu tài liệu có giá trị phục vụ thiết thực cho công việc ngày quan Để khai thác sử dụng tài liệu nhiều hơn, UBND huyện bước tổ chức lại cơng tác lưu trữ nói chung quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản sử dụng tài liệu Nhìn chung tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ quan tương đối tốt, bước đầu ổn định công tác Cơ quan có phận làm lưu trữ thiếu nhân viên làm lưu trữ Một số hình ảnh công tác lưu trữ UBND huyện Thăng Bình (Xem phụ lục 03) Để nâng cao hiệu cơng tác cơng tác VTLT, UBND huyện Thăng Bình thống ban hành số văn để đạo phòng, ban, đơn vị thực tốt cơng tác • Bảng đăng ký số 09/ĐKTĐ-UBND ngày 28/2/2013 Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình giao ước thi đua công tác Văn thư – lưu trữ • Quyết định số 399/QĐ-UBND ngày 02/4/2013 Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình việc thành lập tổ kiểm tra công tác Văn thư – Lưu trữ huyện năm 2013 • Kế hoạch số 247/KH-UBND ngày 26/3/2014 Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình cơng tác Văn thư – Lưu trữ năm 2014 • Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện 25 Thăng Bình • Báo cáo số 191/BC-UBND ngày 03/12/2013 Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình tình hình thực cơng tác Văn thư – Lưu trữ năm 2013 Các văn góp phần điều chỉnh cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình vào nề nếp, đảm bảo cho công việc quan diễn thường xuyên, liên tục, cơng văn, giấy tờ giải nhanh chóng Trên thực trạng công tác VTLT UBND huyện Thăng Bình, nhờ có quan tâm, đạo lãnh đạo quan nên công tác diễn quy định Nhà nước góp phần làm cho hoạt động quan ngày đạt hiệu cao Bên cạnh kết đạt cơng tác cịn tồn nhiều hạn chế cần phải khắc phục, thông qua thực trạng đề xuất số giải pháp chương nhằm góp phần khắc phục hạn chế 26 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH 3.1 Ưu điểm * Cơng tác văn thư Xây dựng thực tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, theo dõi văn đến quy định Nhà nước Trang bị hệ thống máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư Cán văn thư nhạy bén thực quy trình xử lý văn thực phù hợp với yêu cầu thực tế quan Quá trình lập sổ đăng ký, ghi chép công văn đi, công văn đến đầy đủ, khoa học, theo quy định; lập đầy đủ hồ sơ, phân loại kịp thời loại văn Công tác bảo quản sử dụng dấu văn thư làm tốt, khơng có tình trạng dấu hay đóng dấu khống * Cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ cán phụ trách làm tốt theo quy trình nghiệp vụ Tài liệu bảo quản kho lưu trữ riêng quan đảm bảo đầy đủ yêu cầu chế độ, độ ẩm, ánh sáng Tài liệu kho xếp gọn gàng, khoa học thuận tiện cho việc khai thác sử dụng Được quan tâm lãnh đạo, kho lưu trữ quan trang bị đầy đủ loại trang thiết bị đảm bảo tài liệu khơng bị hư hỏng Có thể nói cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình thực cách khoa học, phù hợp với thực tế, góp phần tích cực q trình hoạt động quan Và hoạt động đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu quan 3.2 Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt cơng tác VTLT UBND 27 huyện Thăng Bình cịn có hạn chế sau: Thiếu nhân viên làm công tác lưu trữ nên công việc tồn đọng nhiều Một số văn sai thể thức, nhầm lẫn chưa ban hành kịp thời Khối lượng công việc số lượng văn đi, đến nhiều cán VTLT lại thiếu nên q trình giải cơng việc chưa thực hiệu quả, tài liệu cịn đọng lại nhiều Cơng tác lập hồ sơ hành cịn thiếu nghiêm túc Khi đóng dấu cịn số văn đóng dấu bị lệch, dấu chưa đóng quy định, dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn thư - lưu trữ cịn hạn chế không đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Kho lưu trữ chưa trang bị trang thiết bị thực đại, việc bảo quản tài liệu chưa quan tâm mức, diện tích cịn hạn chế Trên hạn chế cần khắc phục để công tác VTLT UBND huyện Thăng Bình ngày phát triển 3.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình Qua thời gian khảo sát công tác VTLT UBND huyện Thăng Bình tơi nhận thấy ưu điểm tồn công tác Để phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế xin đề xuất số giải pháp sau nhằm nâng cao hiệu công tác VTLT Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác VTLT cho cán bộ, viên chức nói chung cán văn thư nói riêng quan Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác VTLT Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước, Luật lưu trữ Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác VTLT phù 28 hợp với nội dung cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác VTLT Bên cạnh cần có chế độ khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khuyến khích cán làm công tác VTLT thực tốt công việc Đào tạo thêm nguồn nhân lực, nhân viên có trình độ, nghiệp vụ chun mơn cao, tuyển thêm nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ để tránh tình trạng ùn tắc cơng việc Tăng cường sở vật chất, đầu tư trang thiết bị đại cho công tác VTLT, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Sửa chữa thay kịp thời trang thiết bị hư hỏng nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Bên cạnh cịn nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Mặt khác, cần tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc nhằm phát sai sót để khắc phục kịp thời Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Luật Lưu trữ Trên ý kiến đề xuất thân tơi sau q trình khảo sát cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình, kết hợp với lý thuyết học từ nhà trường tơi hy vọng đóng góp phần nhỏ bé giúp cho cơng tác VTLT UBND huyện ngày hoàn thiện đạt hiệu cao góp phần đảm bảo cho hoạt động quan diễn thuận lợi 29 KẾT LUẬN Tuy thời gian khảo sát ngắn nhờ quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình cơ, chú, anh, chị cộng với tinh thần ham học hỏi với nỗ lực, tơi có nhìn đầy đủ tồn diện cách thức tổ chức, thực cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình, nhờ tơi hoàn thành tốt đợt khảo sát Được tiếp xúc với môi trường mới, tham gia công việc liên quan đến cơng tác VTLT, tơi có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức Có thể nói đợt khảo sát giúp tơi tìm hiểu sâu cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản… Từ ý thức trách nhiệm cán VTLT trẻ lớn Bên cạnh ưu điểm cơng tác VTLT UBND huyện Thăng Bình cịn tồn số hạn chế Vì vậy, đề tài tơi đóng góp số ý kiến để góp phần nâng cao chất lượng công tác VTLT quan Q trình khảo sát tơi rút nhiều kinh nghiệm cho công việc sống Thực tế cho hiểu thêm chuyên ngành để đáp ứng yêu cầu khắc khe xã hội thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước địi hỏi người cán phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ để hồn thành tốt nhiệm vụ, tạo niềm tin cho lãnh đạo đồng nghiệp Đề tài trình tìm hiểu, nghiên cứu nghiêm túc nỗ lực phấn đấu thời gian khảo sát UBND huyện Thăng Bình Ngồi cịn nhờ hướng dẫn tận tình Nguyễn Thị Hiền – Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán bộ, nhân viên UBND huyện Thăng Bình Tuy nhiên q trình khảo sát thời gian khơng nhiều thực tế thân số hạn chế Vì vậy, đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung q thầy toàn thể cán bộ, viên chức UBND huyện Thăng Bình để đề tài 30 hồn thiện Một lần xin gửi lời cảm ơn đến Nguyễn Thị Hiền tồn thể cơ, chú, anh, chị UBND huyện Thăng Bình tận tình giúp đỡ tơi thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn! 31 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình Phụ lục Một số hình ảnh công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình Phụ lục Một số hình ảnh công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thăng Bình Phụ lục 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH Chủ tịch VP HĐNDUBND PHĨ CHỦ TỊCH VHXH PHĨ CHỦ TỊCH KINH TẾ PHĨ CHỦ TỊCH NƠNG-LÂM-NGƯ P.NN & PTNT QUÂN SỰ P VHTT P.CÔNG THƯƠNG CÔNG AN P.LĐTB& XH P.TÀI CHÍNHKẾ HOẠCH THÚ Ý NỘI VỤ THI HÀNH ÁN P.Y TẾ BQL CÁC DỰ ÁN ĐT & XD BẢO VỆ THỰC VẬT HỘI LÀM VƯỜN THANH TRA TƯ PHÁP P.TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG P.GD& ĐT Ghi chú: Quan hệ đạo Quan hệ phối hợp BQL CÁC CỤM CÔNG NGHIỆP KHUYẾN NGƯKHUYẾN NÔNG Phụ lục 02 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH Hình ảnh Cơng tác soạn thảo văn Hình ảnh Cơng tác quản lý sử dụng dấu Phụ lục 03 MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THĂNG BÌNH Hình ảnh Cơng tác chỉnh lý tài liệu Hình ảnh Chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ (2005) Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 01/2011/TT- BNV hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2011) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Chính phủ (2004) Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 Trần Thị Hà, Trần Thị Hiệp, Nguyễn Thị Minh Nhanh (2014) Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng (2007) Cơng tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Quảng Nam Lê Thị Phương (2009) Công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Thăng Bình Quốc hội (2011) Luật lưu trữ số 01/2011/ QH13 10 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội