MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4 1.1 Một số lý luận chung về công tác Văn thư lưu trữ 4 1.1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và nội dung công tác Văn thư lưu trữ 4 1.1.2 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và nội dụng công tác Lưu trữ 19 1.2 Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 22 1.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ 23 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHỤC HÒA 24 2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa 24 2.1.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email cơ quan 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị 24 2.1.3 Về cơ cấu bộ máy hoạt động của cơ quan. 26 2.2 Công tác văn thư tại UBND huyện Phục Hòa 28 2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản 28 2.2.2 Việc quản lý văn bản đến 28 2.2.3 Việc quản lý văn bản đi 30 2.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 32 2.3 Công tác lưu trữ 32 2.3.1 Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND huyện Phục Hòa 32 2.3.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 33 2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu 33 2.3.4 Chỉnh lý tài liệu 34 2.3.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 35 2.3.6 Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 35 2.3.7 Tình hình bảo quản tài liệu: 36 2.3.8 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 36 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHỤC HÒA 38 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Phục Hòa 38 3.1.1 Ưu điểm 38 3.1.2 Tồn tại và nguyên nhân: 39 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Phục Hòa 40 3.2.1 Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư lưu trữ 40 3.2.2 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư lưu trữ 41 3.2.3 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ 41 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 41 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, thực trạng kết nêu trung thực cung cấp địa điểm đề tài nghiên cứu Ủy ban nhân dân huyện Phục Hịa Trần Thị Nhung LỜI CẢM ƠN Để hồn thành môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học”, đồng ý Cô giáo Hướng dẫn TS Lê Thị Hiền Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Phục hòa Em thực đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hịa” Để hồn thành nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy cô tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập trường Và đặc biệt chúng em tiếp cận với môn học mà theo em hữu ích sinh viên chúng em, mơn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Em xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền tận tâm hướng dẫn em tận tình lớp hướng dẫn em hoàn thành đề tài Cảm ơn Ban lãnh đạo, cán toàn thể anh chị Ủy ban nhân dân huyện Phục Hịa tạo điều kiện cho em hồn thành tốt đề tài Song buổi đầu làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên tránh khỏi thiếu sót định mà than chưa thấy Em mong đóng góp quý thầy, cô bạn để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên thực Trần Thị Nhung BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT stt Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND HĐND Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân VT Văn thư VP Văn phòng NĐ-CP Nghị định – Chính Phủ Tw Trung Ương MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 Chương MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Một số lý luận chung công tác Văn thư lưu trữ 1.1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa nội dung cơng tác Văn thư lưu trữ 1.1.2 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa nội dụng cơng tác Lưu trữ 19 1.2 Tính chất mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 22 1.3 Tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ 23 Chương 23 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHỤC HÒA .23 2.1 Khái quát Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa .24 2.1.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email quan 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ chung đơn vị .24 2.1.3 Về cấu máy hoạt động quan 25 2.2 Công tác văn thư UBND huyện Phục Hòa 28 2.2.1 Xây dựng ban hành văn .28 2.2.2 Việc quản lý văn đến .28 2.2.3 Việc quản lý văn .30 2.2.4 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ .32 2.3 Công tác lưu trữ .32 2.3.1 Công tác tổ chức đạo công tác lưu trữ UBND huyện Phục Hòa 32 2.3.2 Phân loại tài liệu lưu trữ .33 2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu .33 2.3.4 Chỉnh lý tài liệu 34 2.3.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 35 2.3.6 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định 35 2.3.7 Tình hình bảo quản tài liệu: 35 2.3.8 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ 36 Chương 38 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHỤC HÒA .38 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Phục Hòa 38 3.1.1 Ưu điểm 38 3.1.2 Tồn nguyên nhân: .39 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Phục Hòa 40 3.2.1 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư lưu trữ 40 3.2.2 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư lưu trữ 41 3.2.3 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ 41 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ .41 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .44 PHỤ LỤC 45 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thong qua văn – tài liệu Cơng tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đồng thời, phải đổi khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ hội nhập Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đề đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Với lý tầm quan trọng công tác Văn thư – lưu trữ chọn “Công tác Văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện” làm đề tài cho nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn (phạm vi) đối tượng 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hịa giai đoạn 2012 – 2014 - Về khơng gian: Tại Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa tỉnh Cao Bằng Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Khái quát hình thành phát triển Ủy ban nhân dân huyện Phục Hịa 3.2 Thực trạng cơng tác Văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện phục Hịa 3.3 Giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác Văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hịa Mục đích nghiên cứu Cơng tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ thuộc với cương vị công tác khả năng, người quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội tham gia vào nội dung định Để cho công việc thực thuận lợi, cần phải có phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho người, phận quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan, tổ chức nhà nước thời gian tới: - Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức - Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Vì vậy, quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư lưu trữ nhà nghiên cứu nhiều chưa nghiên cứu sâu vào địa điểm cụ thể định, đa số tầm vĩ mơ Nhưng UBND huyện Phục Hịa cơng tác chưa nghiên cứu, nghiên cứu để nhằm đưa giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ huyện Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước • Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng suốt trình thực đề tài • Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với ban lãnh đạo Văn phòng cán phụ trách văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa Với phương pháp tơi có số liệu nhận xét đưa đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời thu thông tin mà khơng thể tìm thấy nguồn tư liệu Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương Chương Một số lý luận chung công tác Văn thư lưu trữ Chương Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Phục Hòa Chương Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa Chương MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Một số lý luận chung công tác Văn thư lưu trữ 1.1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa nội dung công tác Văn thư lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, giải văn hình thành hoạt động quan Nhà nước, doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang Hay nói cách khác cơng tác văn thư phận văn giấy tờ, phần q trình xử lý thơng tin 1.1.1.2 Vị trí Nói đến cơng tác văn thư nói đến cơng việc liên quan đến văn giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản,lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Nếu thiếu nội dung cơng tác văn thư chưa thể nói hồn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung hoạt động văn phịng Trong văn phịng cơng tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phịng mắt xích hoạt động quản lý quan, đơn vị Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận quản lý Nhà nước 1.1.1.3 Ý nghĩa Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quản lý Nhà nước, phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động đơn vị hiệu Hiểu công tác văn thư giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, hiểu khơng kìm hãm phát triển nó, điều ảnh hưởng đến suất lao động quản lý quan Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, có xuất, chất lượng, sách, chế độ giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan sát thực hiệu Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh văn giữ lại đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ 1.1.1.4 Yêu cầu Công tác văn thư phận công tác cơng văn giấy tờ Do q trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Thực tế cho thấy trình giải cơng việc Xí nghiệp phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý giải văn Do xây dựng văn phải nhanh chóng, giải văn phải kịp thời góp phần vào việc giải nhanh cơng việc quan + Chính xác: hồ sơ tài liệu hết giá trị tiêu huỷ theo quy định 2.3.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ q trình khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu,giải nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Đây công tác quan trọng là mục tiêu cuối cơng tác lưu trữ, địi hỏi người cơng chức phải nắm thành phần, nội dung tài liệu, phân tích, tổng hợp, so sánh xử lý nguồn thơng tin để giải vấn đề đặt nhằm sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Trên thực tế, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Định Hoá chưa đạt yêu cầu.các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tổ chức sử dụng phịng đọc, thơng báo, giới thiệu tài liệu…đều chưa thực chưa có đủ điều kiện kho tàng, người… 2.3.6 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc đơn vị quan phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào Lưu trữ Lưu trữ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Tại UBND huyện Phục Hịa cơng tác giao nộp tài liệu chưa thực tốt chưa nghiêm Vì hầu hết tài liệu để lại phòng ban mà không giao nộp vào lưu trữ huyện UBND huyện chưa xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để Phịng, Ban chun mơn nắm bắt hồ sơ tài liệu cần lập đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho cơng tác giao nộp tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Các hồ sơ chưa biên mục cách cụ thể, gây khó khăn cho tra tìm 2.3.7 Tình hình bảo quản tài liệu: Với vai trị, ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản kho Lưu trữ khó, việc bảo quản an tồn tài liệu q trình lưu trữ khỏi tác nhân phá hoại 35 cịn khó khăn, phức tạp nhiều Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại nhiều yếu tố khách quan kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng yếu tố chủ quan người gây Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu kho lưu trữ Tại UBND huyện Phục Hịa cơng tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cần quan tâm Hiện UBND huyện có kho Lưu trữ tài liệu riêng, phịng Lưu trữ có giá đựng tài liệu Tài liệu Lưu trữ kho tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư số phòng, ban khác Phòng Lưu trữ bố trí vị trí cao thống mát, có cán Văn thư kiêm nghiệm Lưu trữ đảm nhiệm nên khối tài liệu chưa thực bảo quản tốt Chỉ có số tài liệu chỉnh lý xếp lên giá, khối lượng lớn tài liệu lại tình trạng chưa chỉnh lý, xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm sử dụng Vì kho lưu trữ UBND huyện trang bị thiết bị cứu hoả, quạt nên tài liệu kho chưa bảo quản an toàn có cố xảy khơng tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng điều kiện khắc nghiệt Tuy nhiên điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng , củng cố cho cơng tác bảo quản tài liệu UBND huyện Phục Hòa tận dụng khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu quét dọn, lau chùi sẽ, thoáng mát, tài liệu trước đưa vào lưu trữ xử lý sạch, khơ 2.3.8 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, UBND huyện Phục Hịa ln trọng, quan tâm đến việc áp dụng Khoa học – Công nghệ nói chung cơng nghệ Tin học nói riêng vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp cho q trình giải cơng việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại Trong công tác quản lý văn đi, văn đến: sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc để quản lý, thống kê tìm kiếm 36 Trong cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hiện dung phần mềm oracle để phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ nhà đất 37 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHỤC HÒA 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Phục Hòa Trong năm 2013 - 2014, quan tâm lãnh đạo ngành, cấp, với nỗ lực đội ngũ công chức, viên chức, công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Phục Hòa đạt số kết định, cụ thể sau: 3.1.1 Ưu điểm - Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ quan; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ - Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; cơng tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư, lưu trữ ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38 Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân công 3.1.2 Tồn nguyên nhân: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn thư cịn hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc q trình xử lý cơng việc Mặt khác, quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống cịn gặp nhiều khó khăn không bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá cơng việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phòng, ban đơn vị cịn sai sót chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý tồn bản, phổ biến đơn vị tồn chung Sở Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, kéo dài việc mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị khó tránh khỏi Tính đến đầu năm 2013, lượng hồ sơ tồn đọng qua thời kỳ nhiều (ước khoảng 395 mét tài liệu 200 không ảnh, 10 bao đồ 30 ống đồ) chưa chỉnh lý, việc quản lý, cung cấp hồ sơ lưu trữ chưa đầy đủ, xác, nên có trường hợp khơng thể cung cấp thơng tin cho tổ chức, nhân có yêu cầu - Chưa triển khai việc lập hồ sơ cơng việc; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa xử lý phần mềm phổ biến 39 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Phục Hòa Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ huyện vào nề nếp đạt hiệu quả, quan cần quan tâm đạo thực số nội dung cụ thể sau: 3.2.1 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư lưu trữ Hiện nay, cán văn thư quận cán c thâm niên làm việc lâu năm có đồng chí trình độ trung cấp nhiều tuổi nên phần cơng việc có khó khăn Họ khơng đào tạo thường xun để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Có thể thấy trình độ thấp nên việc phân tích, thu thập xử lý thơng tin cịn làm chưa tốt, nhiều mặt hạn chế dẫn đến việc chậm tiến độ cơng việc Chính phải nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán có trình độ trung cấp để họ thích ứng với cơng việc nhanh đạt hiệu cao Trình độ chuyên môn thấp nên phần soạn thảo văn xử lý văn lúng túng chưa nắm vững thể thức trình bày kỹ thuật văn nội dung chưa bám sát thực tế Lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chun mơn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Yêu cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận 40 nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 3.2.2 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư lưu trữ Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ Một số đơn vị chưa ban hành đầy đủ Danh mục hồ sơ quan, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, Quy chế văn thư – lưu trữ quan cần ban hành đầy đủ, kịp thời để thực nghiêm túc Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ; Phịng Nội vụ cần đơn đốc, hướng dẫn phịng, ban chuyên môn xếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định pháp luật nhằm chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh xây dựng xong 3.2.3 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ Đối với nơi làm việc cần bố trí rộng rãi, thống đãng, sẽ, thuận tiện vào cho cán phịng ban đơn vị đến liên hệ cơng tác cán quan, trang thiết bị sắm đầy đủ theo hướng phục vụ cách tốt cho công việc Cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu địa phương 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Cơ quan nên cho cán văn thư đào tạo khóa nghiệp vụ cơng nghệ thơng tin để nâng cao trình độ chun mơn đáp ứng cơng việc cách nhanh chóng 41 kịp thời Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị đơn vị thuộc Bộ, nên hạn chế việc sử dụng văn giấy 42 KẾT LUẬN Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho lãnh đạo, quản lý tổ chức Nếu công tác văn thư lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động tổ chức, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ cịn góp phần bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia…Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế, công tác văn thư lưu trữ máy cấp ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước Qua việc nghiên cứu“Công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa giai đoạn 2012 - 2014” giúp cho cá nhân có thêm kiến thức thực tế hành cơng, Để đưa cơng tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ hội nhập 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội Vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn lưu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp Bộ Nội Vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Đào Xn Chóc - Nguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm (1990) “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, tr.15-19,NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới,tr.15-19, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội Nghiêm Kỳ Hồng (2004), Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ,tr.19-23, NXB Đại học Quốc gì, Hà Nội Lê Văn In (2004), Mẫu soạn thảo văn dùng cho quan quyền địa phương, đơn vị hành nghiệp, tổ chức kinh tế,tr.12-18 UBND (2013), Quyết định số 1046/2013/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng 44 PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ cấu UBND huyện Phục Hòa CHỦ TỊCH UBND (Phụ trách chung khối nội chính) Phó chủ tịch (Phụ trách Văn xã) Phịng ban: - Phịng Lao động Phịng Văn hố thơng tin - Phòng Tư pháp - Phòng y tế -Phòng GD_ĐT Phó chủ tịch (Phụ trách kinh tế) Phịng ban: - Phịng kinh tế - Phịng Tài kế hoạch Phó chủ tịch (Phụ trách XDĐT) Phòng ban: - Văn phòng - Phòng Nội vụ - Phòng Thanh tra Phòng ban: - Phịng Quản lý thị - Phịng TNMT - Ban giải phóng mặt Phụ lục II : Mẫu sổ công văn đến Mẫu sổ công văn đến UBND huyện Phục Hòa Phụ lục III : Mẫu sổ công văn Mẫu sổ cồng văn UBND huyện Phục Hịa Phụ lục IV: Một số hình ảnh UBND huyện Phục Hòa UBND huyện Phục Hòa Kho tài liệu huyện