Công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần lam him thủ đô

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 3 1.1 . Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư. 3 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 3 1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư 3 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Công ty Cố Phần Him Lam Thủ Đô. 3 1.2. Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ. 5 1.2.1. Khái niệm 5 1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Công ty. 6 1.3. Khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô 7 1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 7 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 8 Tiểu kết 9 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 11 2.1 Công tác văn thư 11 2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 11 2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Công ty. 16 2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Công ty. 16 2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu. 17 2.2. Công tác lưu trữ 18 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. 18 2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 18 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 19 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 19 2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu 20 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 21 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 21 Tiểu kết 21 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 22 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty 22 3.1.1. Ưu điểm: 22 3.1.2. Hạn chế: 22 3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty. 23 Tiểu kết 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27

LI CAM OAN Em xin cam oan õy l ti nghiờn cu ca em, khụng chộp ni dung ca ngi khỏc Nu sai em xin chu hon ton trỏch nhim H Ni, ngy thỏng nm 2016 Sinh viờn LI CM N cú c ti nghiờn cu v cụng tỏc th lu tr ti Cụng ty C phn Him Lam Th ụ, em xin gi li cm n chõn thnh n: u tiờn em xin cm n TS Bựi Th nh Võn - Khoa Vn húa thụng tin v Xó hi ó nhit tỡnh giỳp em quỏ trỡnh hc tp, cng nh vic nh hng ti nghiờn cu, th thc trỡnh by, cụ ó nh hng v giỳp em hon thnh bi ti ny c bit, em xin cm n ban lónh o Cụng ty, Phũng Hnh chớnh - T chc ó to iu kin, giỳp , hng dn em quỏ trỡnh tỡm hiu, thu thp thụng tin, ti liu v c quan v nhng ti liu khỏc cú liờn quan n ti Em ó c gng nghiờn cu, tỡm hiu thc tin v xut mt s gii phỏp ti, song ti khụng trỏnh nhng khuyt im v hn ch Rt mong nhn c nhng ý kin ca cụ giỏo em hc thờm c nhiu kinh nghim v kin thc lnh vc ny c hon thin hn MC LC LI CAM OAN LI CM N M U 1 Lý chn ti Lch s nghiờn cu Mc ớch nghiờn cu .2 i tng nghiờn cu v phm vi nghiờn cu Phng phỏp nghiờn cu .2 Cu trỳc ca ti Chng MT S VN Lí LUN V CễNG TC VN TH LU TR V KHI QUT V CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ 1.1 Mt s lý lun v cụng tỏc th 1.1.1 Khỏi nim v cụng tỏc th 1.1.2 Yờu cu ca cụng tỏc th 1.1.3 Ni dung ca cụng tỏc th ti Cụng ty C Phn Him Lam Th ụ .3 1.2 Mt s lý lun cụng tỏc lu tr .5 1.2.1 Khỏi nim 1.2.2 Ni dung ca cụng tỏc lu tr ti Cụng ty 1.3 Khỏi quỏt v Cụng ty C phn Him Lam Th ụ .7 1.3.1 Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin ca Cụng ty 1.3.2 Chc nng, nhim v v c cu t chc ca Cụng ty 1.3.2.1 Chc nng, nhim v 1.3.2.2.C cu t chc ca Cụng ty : Tiu kt .9 Chng 11 THC TRNG CễNG TC VN TH LU TR TI 11 CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ 11 2.1 Cụng tỏc th .11 2.1.1 Tip nhn v gii quyt bn n: 11 2.1.3 T chc qun lý gii quyt cỏc bn mt ca Cụng ty .16 2.1.4 T chc qun lý cỏc ti liu h s ti Cụng ty .16 2.1.5.T chc v s dng du 17 2.2 Cụng tỏc lu tr .18 2.2.1 T chc v ch o cụng tỏc lu tr ca c quan 18 2.2.2 Thnh phn, ni dung v lng ti liu c bo qun lu tr c quan 18 2.2.3 Tỡnh hỡnh t chc khoa hc ti liu .19 2.2.4 Giao np ti liu vo kho lu tr c nh .19 2.2.5 Tỡnh hỡnh t chc v s dng ti liu .19 2.2.6 Tỡnh hỡnh bo qun ti liu 20 2.2.7 Tỡnh hỡnh ng dng tin hc vo cụng tỏc lu tr 21 Tiu kt 21 Chng 21 MT S GII PHP NHM NNG CAO HIU QU CễNG TC .21 VN TH LU TR TI CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ .22 3.1 ỏnh giỏ thc trng cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty .22 3.1.1 u im: .22 3.1.2 Hn ch: 22 3.2 Gii phỏp nõng cao hiu qu hot ng cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty 22 Tiu kt 24 KT LUN 25 DANH MC TI LIU THAM KHO .26 PH LC 27 M U Lý chn ti Vn th, lu tr l cụng tỏc cú ý ngha ht sc quan trng v l cụng tỏc thng xuyờn ca mi c quan lnh vc qun lý hnh chớnh nh nc Trong cỏc c quan n v cụng tỏc th, lu tr luụn c quan tõm, vỡ ú l cụng tỏc m bo hot ng qun lý hnh chớnh thụng qua cỏc bn, ti liu Lm tt cụng tỏc ny cụng giy t s m bo cung cp thụng tin gii quyt cụng vic nhanh chúng, chớnh xỏc, m bo mt cho mi c quan Trong bt c mt doanh nghip no, bn giy t luụn l cu ni quan trng gia cỏc doanh nghip, cỏc t chc kinh t, gia nh nc vi nhõn dõn, gia doanh nghip vi khỏch hng Vỡ vy cụng tỏc th lu tr cú vai trũ rt ln khụng th thiu cỏc n v hnh chớnh s nghip, cỏc doanh nghip sn xut kinh doanh Bi mi bn giy t u c trung vo u mi l b phn th-lu tr qun lý v s dng cú hiu qu Cú th núi cụng tỏc th-lu tr l cỏnh tay c lc giỳp cho lónh o c quan nm bt c tỡnh hỡnh hot ng ca c quan Lm tt cụng tỏc th s m bo cung cp y , chớnh xỏc, kp thi nhng quyt nh qun lý L sinh viờn ngnh Vn th Lu tr, em chn chuyờn ngnh thun tin cho vic hc cng nh cng c cho chuyờn mụn nghip v v ng thi kim chng lý lun ó hc vo thc tin Vi mong mun sau ny trng cú hnh trang v s t tin cuc sng, cng nh cú y kinh nghim chuyờn mụn nghip v phc cho cụng vic sau ny c thun li nht Vỡ vy cỏ nhõn em hiu c tm quan trng ca cụng tỏc Vn th - Lu tr cng nh cú thờm hnh trang kin thc sau ny trng, em xin chn ti Cụng tỏc Vn th Lu tr ti Cụng ty C Phn Him Lam Th ụ lm ti bi khúa lun cho cỏ nhõn Lch s nghiờn cu Cú th núi cụng tỏc th, lu tr l mt lnh vc hot ng khụng th thiu hot ng qun lý ca tt c cỏc c quan, t chc nhm m bo thụng tin bn phc v kp thi cho vic lónh o, qun lý iu hnh cụng vic, cho vic thc hin chc nng, nhim v ca mi c quan, t chc thc hin ti ny, em ó v ang lm vic ti cụng ty Him Lam Th ụ Mc ớch nghiờn cu - Hiu rừ v cụng tỏc th, lu tr ti doanh nghip t nhõn - Tỡm hiu thc trng cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty C phn Him Lam Th ụ - Nm rừ c quy trỡnh cụng tỏc th, lu tr - xut gii phỏp ci thin cỏc mt hn ch cũn tn ti v kin ngh nhm nõng cao hiu qu cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty i tng nghiờn cu v phm vi nghiờn cu Cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty C phn Him Lam Th ụ Phng phỏp nghiờn cu Bi tiu lun s dng mt s phng phỏp nghiờn cu sau: - Phng phỏp vt bin chng - Phng phỏp quan sỏt - Phng phỏp iu tra, kho sỏt - Phng phỏp thng kờ - Phng phỏp so sỏnh Cu trỳc ca ti Trong ti ngoi phn M u, kt lun, Ti liu tham kho, Ph lc, ti c b cc thnh 03 chng: Chng 1: Mt s lý lun v Cụng tỏc Vn th Lu tr v khỏi quỏt v Cụng ty C phn Him Lam Th ụ Chng 2: Thc trng v cụng tỏc th lu tr ti Cụng ty C phn Him Lam Th ụ Chng 3: Mt s gii phỏp nhm nõng cao hiu qu cụng tỏc Vn th Lu tr Cụng ty C phn Him Lam Th ụ Chng MT S VN Lí LUN V CễNG TC VN TH LU TR V KHI QUT V CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ 1.1 Mt s lý lun v cụng tỏc th 1.1.1 Khỏi nim v cụng tỏc th Cụng tỏc th l mt hot ng m bo thụng tin bng bn phc v cho cỏc cụng tỏc qun lý ca cỏc c quan nh nc, cỏc t chc chớnh tr, kinh t, xó hi, cỏc n v v trang L ton b cụng vic v xõy dng bn v ban hnh bn, t chc qun lý v gii quyt bn hỡnh thnh hot ng ca c quan Cỏc bn hỡnh thnh ca cụng tỏc th l phng tin thit yu cho hot ng ca c quan t hiu qu.[1, Tr 7] 1.1.2 Yờu cu ca cụng tỏc th Trong quỏ trỡnh thc hin nhng ni dung ca cụng tỏc th cn phi m bo nhng yờu cu sau: + Nhanh chúng, kp thi, ỳng k hn + Phi m bo tớnh chớnh xỏc cao + Mc mt ca bn + S dng trang thit b hin i 1.1.3 Ni dung ca cụng tỏc th ti Cụng ty C Phn Him Lam Th ụ Ni dung ca cụng tỏc th l nhng cụng tỏc liờn quan n cụng tỏc qun lý v gii quyt v bn cụng ty v cú ni dung c bn sau: - T chc gii quyt v qun lý bn i - Tip nhn v gii quyt bn n - T chc v qun lý bn mt c quan - T chc v qun lý ti liu h s c quan - T chc qun lý v s dng du * V vic t chc qun lý v x lý bn i i vi bn i bn tho trỡnh lónh o cụng ty duyt u cú ch ký ca trng phũng hoc phú phũng, b phn tng hp thuc phũng Hnh chớnh - T chc xem xột cỏc yu t v th thc bn Sau ú trỡnh lónh o ký duyt bn tho, bn tho ó c duyt b phn tng hp tr li phũng cú bn tho chnh lý b sung thờm thnh bn chớnh v trỡnh Giỏm c ký Sau bn c ký chớnh thc c chuyn n th, cỏn b th ca cụng ty xem xột li th thc bn y mi nhõn bn v úng du vo s v phỏt hnh bn, bn tr li phũng son tho 01 bn lu cựng vi h s trỡnh kốm theo - Quyt nh: 100 s/ 1nm - Cụng vn: 850 s/1nm - Thụng bỏo: 1000 s/ nm - Giy mi hp: 15 s/1nm * Cụng tỏc tip nhn v x lý bn n Tt c cỏc bn n u phi qua th ca Cụng ty lm th tc v phõn phi theo ỳng quy nh, bn n c úng du bn n ng ký s th t n, ngy thỏng nm n, kốm phiu trỡnh bn n trỡnh bn Giỏm c hoc Phú Giỏm c cho ý kin Lónh o Cụng ty cho ý kin xong ri chuyn qua cho th nhp vo phn mm qun lý bn n ri chuyn cho cỏc phũng hoc cỏ nhõn c phõn chuyn bn B phn hỡnh thnh: nhõn viờn th l u mi tip nhn, phõn loi v chuyn giao cỏc loi bn, ghi s n v ngy n sau ú vo s bn i vi cỏc bn ghi tc, khn, mt, cỏc loi fax, in tớn thỡ th ca Cụng ty ghi rừ gi n v chuyn n tay ngi nhn theo ỳng ch qun lý bn *T chc qun lý h s, ti liu ti Cụng ty H s, ti liu lu tr ti Cụng ty ghi li cỏc hot ng v mi mt ca Cụng ty, ó c gi gỡn tra cu v s dng cn thit cỏc bn ó c gii quyt xong c lp thnh h s, sp xp theo th t cú logic v t chc mt cỏch khoa hc + Cp ng bn, ti liu cn c gii quyt + Cp ng bn, ti liu ó x lý + Cp ng giy t gii quyt nh cỏc loi bỏo cỏo, ti liu chuyờn mụn v cụng ngh thụng tin, v thng kờ cụng tỏc th, lu tr nghiờn cu tham kho v cỏc giy t khỏc * T chc s dng du Con du ca Cụng ty bao gm du Cụng ty v du chc danh Giỏm c, Phú Giỏm c, du Trng Phũng Hnh chớnh - T chc, du mc mt, khn, tc Quỏ trỡnh s dng v bo qun du th cng ó thc hin theo ỳng quy nh ca phỏp lut v ca Cụng ty * S dng cụng ngh thụng tin cụng tỏc th ti Cụng ty L n v cú chc nng qun lý ng dng cụng ngh thụng tin cụng tỏc th, cho nờn cỏc cỏn b chuyờn mụn v tin hc ó xõy dng cỏc phn mm: qun lý thi ua khen thng, qun lý cụng chc, qun lý ú cú phn mm qun lý cụng tỏc th, phn mm ny c xõy dng vi cỏc tớnh nng chuyờn dng cho cụng tỏc th, phn mm qun lý cụng tỏc lu tr Vn bn n, bn i c nhp phn mm qun lý bn n cụng tỏc qun lý bn bng phn mm c thng xuyờn v ó c nõng cao hn, ỏp ng cho vic phc v tra tỡm bn c kp thi Hin ti th ti Cụng ty c trang b s thit b nh mỏy in thoi, mỏy fax, mỏy photocopy, mỏy in, phc v cho cụng tỏc th 1.2 Mt s lý lun cụng tỏc lu tr 1.2.1 Khỏi nim Cụng tỏc lu tr l mt lnh vc qun lý nh nc bao gm tt c nhng lý lun thc tin v phỏp ch liờn quan ti vic t chc khoa hc ti liu, bo qun v t chc khai thỏc, s dng ti liu Lu tr phc v cho cụng tỏc qun lý, nghiờn cu khoa hc v nhu cu cỏ nhõn Cụng tỏc Lu tr i ũi hi khỏch quan ca vic qun lý, bo qun v t chc s dng ti liu c phc v xó hi Vỡ vy, cụng tỏc Lu tr l mt mt xớch khụng th thiu hot ng ca b mỏy Nh nc [7, Tr 17] 1.2.2 Ni dung ca cụng tỏc lu tr ti Cụng ty - Thu thp v b sung ti liu lu tr: B sung ti liu vo lu tr bao gm vic su tm v thu thp ti liu lu tr stheo nguyờn tc thng nht Sau thu thp b sung cỏc bin phỏp nghip v phõn loi ti liu cỏc phụng B sung ti liu l cụng tỏc nghiờn cu cú bin phỏp giao np mt cỏch cú ch ng vo kho lu tr bo qun v s dng theo quy nh - Cụng tỏc chnh lý ti liu: Cụng tỏc chnh lý ti liu l mt khõu nghip v ú ti liu c h thng húa theo mt phng phỏp thớch hp v c c nh sp xp kho nhm mc ớch bo qun hon chnh v s dng cú hiu qu ti liu lu tr Bc 1: Vit lch s hỡnh thnh phụng Bc 2: Chnh lý ti liu Bc 3: Vit bỡa h s Bc 4: Vit chng t kt thỳc - Xỏc nh giỏ tr ti liu: Xỏc nh giỏ tr ti liu lu tr l phng phỏp chuyờn mụn nghip v, xem xột h s ti liu cú giỏ tr v cỏc mt chớnh tr, kinh t, húa, khoa hc cụng ngh v cỏc giỏ tr khỏc xỏc nh ti liu no cú giỏ tr cn lu tr bao lõu v h s ti liu no khụng cn lu tr Khi xỏc nh giỏ tr ti liu lu tr da vo nguyờn tc sau: + Tớnh lch s + Tớnh chớnh tr + Tớnh tng hp - B sung ti liu lu tr B sung ti liu l cụng tỏc su tm thu thp thờm lm phong phỳ v hon chnh ti liu vo kho lu tr ca Cụng ty - Thng kờ v kim tra ti liu lu tr: Cụng tỏc thng kờ v kim tra l bin phỏp ỏp dng cỏc phng phỏp Lu mụ t quy trỡnh tip nhn bn n Cỏc Trách Nội dung công việc nhiệm bc thc hin Vn th Bớc Tiếp nhận Cụng ty Tờn riờng Phân loại bì Chuyển trực tiếp Bớc Vn th Cụng ty Vn th Cụng ty Vn th Cụng ty Lónh o Bì gửi tên cụng ty úng du n, ghi ngy n Bc Vo s (phn mm qun lý bn n) Bớc Cho ý kiến gii quyt Bc Chuyển cá nhân, đơn vị phân công Bc Cụng ty Lưu hồ sơ Vn th Bớc Cụng ty n v chu trỏch nhim gii quyt cụng vic 15 Hỡnh thc bờn ngoi chuyn giao bn i S CHUYN GIAO VN BN I Nm 20 : T ngy: n ngy T s: n s Quyn s: Mu s chuyn giao bn ni b Ngy chuyn S, ký hiu Ni nhn Ký nhn Ghi chỳ bn bn 2.1.3 T chc qun lý gii quyt cỏc bn mt ca Cụng ty i vi nhng bn mt, ti mt, tuyt mt ch cú Giỏm c ca Cụng ty hoc ngi c y quyn búc bn trc tip lm nhim v ng ký bn Vn bn cú du khn, Thng khn, Ha tc, thỡ phi úng du bn v c bỡ bn Riờng bn mt, ti mt, tuyt mt ch c úng du vo bn, ngi chu trỏch nhim lm phong bỡ, ghi y s, ký hiu bn v úng du mt, ti mt, tuyt mt lờn phong bỡ r chuyn cho th lm phiu chuyn v phong bỡ ngoi Phong bỡ ngoi ch ghi ni gi, ni nhn v s phiu chuyn, khụng úng du ch mc mt sau ú cỏc bn c chuyn i theo th tc nh cỏc bn bỡnh thng 2.1.4 T chc qun lý cỏc ti liu h s ti Cụng ty Cụng tỏc lp h s khõu quan trng, l khõu cui cựng ca cụng tỏc th ti Cụng ty Vic lp h s cú ý ngha rt cn thit cho vic phõn loi, sp xp ti liu ca Cụng ty c ch ng khoa hc v thun tin + Lp danh mc h s: c tin hnh theo cỏc bc sau: Bc 1: Xỏc nh danh mc 16 Bc 2: Xõy dng cng phõn loi h s, cú th phõn loi theo hoc theo phũng Bc 3: D kin cỏc tiờu h s Bc 4: Quy nh ký hiu h s Bc 5: Thi hn bo qun h s + M h s: u nm, cỏn b c giao lp h s, ghi tờn tiờu h s cn vit bỡ h s gi l m h s + Cn c vo c trng ca bn ti liu ca Cụng ty chia thnh cỏc h s: Cỏc c trng c bn lp h s bao gm: Tờn gi, , tỏc gi, thi gian, a danh + Sp xp ti liu h s +Biờn mc h s + úng quyn 2.1.5.T chc v s dng du Ngi c gi du phi t tay úng vo cỏc bn, khụng c cho mn Du phi úng bờn trỏi trựm lờn 1/3 ch ký, du úng phi rừ rng ngn Ch c úng du vo bn giy t ó cú chu ký hp l, khụng c úng du vo giy trng in sn cú tiờu , giy gii thiu cha rừ tờn ngi v c th Nhng ti liu gi kốm theo bn nh ỏn, d ỏn, chng trỡnh, d tho, bỏo cỏo th Cụng ty u úng du vo gúc trỏi phớa trờn trang Du c th úng trựm lờn khong 1/3 mt du lờn ch cú ch ký m bo tin cy ca ti liu Cụng ty cú cỏc du: Du Cụng ty, du chc danh Tng Giỏm c, Phú Tng Giỏm c, du n, du y, du tờn, du phũng Hnh chớnh - T chc Ngoi ra, Cụng ty cũn cú du ghi mt v khn, du tc Cụng ty u thc hin v s dng du theo ỳng vi quy nh vi tng loi bn v tng loi du Bng thng kờ cụng n cụng i ca Cụng ty nm gn õy 17 (2012 - 2014) Nm S lng bn n 2012 247 2013 310 2014 351 2.2 Cụng tỏc lu tr S lng bn i 958 1120 1249 2.2.1 T chc v ch o cụng tỏc lu tr ca c quan Ti Cụng ty khụng cú cỏn b chuyờn trỏch lm cụng tỏc lu tr m ch lm kiờm nhim Nhõn viờn lm cụng tỏc lu tr cú trỡnh c nhõn chuyờn ngnh Lu tr hc v Qun tr phũng Do biờn ch ch cú 01 cỏn b kiờm nhim lm cụng tỏc lu tr, va thu thp b sung, bo qun, phc v khai thỏc s dng ti liu va chnh lý ti liu, nờn khú trỏnh nhng thiu sút nh: xỏc nh giỏ tr ti liu cha chớnh xỏc, cũn ti liu trựng tha gia cỏc h s, phc v c gi cha tt, 2.2.2 Thnh phn, ni dung v lng ti liu c bo qun lu tr c quan Ti liu hỡnh thnh hot ng ca Cụng ty ch yu l ti liu hnh chớnh v ti liu qun lý nh nc Ngoi ra, cũn cú cỏc loi ti liu dng a CD, CD-ROM nhng s lng ny khụng nhiu Phũng Hnh chớnh - T chc ca Cụng ty ang bo qun mt phụng lu tr, ú l Phụng Cụng ty Thnh phn ch yu phụng nh sau: Nhúm 1- Ti liu tng hp: bao gm nhng h s, ti liu mang tớnh cht tng hp chung v cỏc mt hot ng ca cụng ty, khụng thuc cỏc lnh vc hot ng c th no cỏc nhúm cũn li Nhúm 2- Ti liu v T chc - Cỏn b Nhúm 3- Ti liu v hnh chớnh Nhúm 4- Ti liu v Ti chớnh - K toỏn Nhúm 5- Ti liu v thng kờ cụng tỏc th, lu tr v ti liu lu tr Nhúm 6- Ti liu v cỏc d ỏn Hin nay, ti liu phụng Cụng ty ó c thng kờ, biờn mc thnh cun Mc lc h s v c ỏnh s c nh t h s s 01 n h s s 252 18 c bo qun 40 hp cú nhón hp vi cỏc thụng tin nh tờn Phụng, s hp, s h s sp xp theo th t ca Mc lc h s v c sp xp gn gng thun tin cho vic khai thỏc, s dng v bo qun ti liu 2.2.3 Tỡnh hỡnh t chc khoa hc ti liu T chc khoa hc ti liu gi mt vai trũ quan trng cụng tỏc lu tr, giỳp cho vic thng kờ, sp xp, bo qun h s ti liu mt cỏch cú h thng, to iu kin cho vic khai thỏc s dng ti liu cú hiu qu Qua kho sỏt thc t cụng tỏc lu tr ti Cụng ty, cụng tỏc lp h s hin hnh ca cỏn b chuyờn mụn lm cha tt nờn phn ln ti liu thu v dng ri l, cỏn b lu tr phi tn rt nhiu cụng sc, thi gian chnh lý khoa hc k thut nhng ti liu ny Vi lng thu v nhiu, biờn ch ch cú 01 cỏn b kiờm nhim lm cụng tỏc lu tr, va thu thp b sung, bo qun, phc v khai thỏc s dng ti liu va chnh lý ti liu, nờn khú trỏnh nhng thiu sút nh: xỏc nh giỏ tr ti liu cha chớnh xỏc, cũn ti liu trựng tha gia cỏc h s, Ti liu lu tr ó c phõn loi, lp h s, xỏc nh giỏ tr ti liu c h thng hoỏ v sp xp lờn giỏ Nhỡn chung, c bn ỏp ng c yờu cu nghiờn cu, khai thỏc v s dng ca cụng ty 2.2.4 Giao np ti liu vo kho lu tr c nh Trong quỏ trỡnh hot ng t nm 2008 n nay, ti Cụng ty ó sn sinh mt lng ti liu cú giỏ tr liờn quan n nghiờn cu ng dng v qun lý cụng ngh thụng tin cụng tỏc th, lu tr; lu tr thụng tin s cỏc c quan nh nc v qun lý cụng tỏc thng kờ th, lu tr theo quy nh ca phỏp lut phm vi ton quc Khi ti liu ny rt cn thit cho cụng tỏc nghiờn cu, qun lý Nhng trờn thc t, ti liu ny c bo qun ti Cụng ty vỡ: ti liu trờn cú giỏ tr hin hnh cao, thng xuyờn c khai thỏc, s dng phc v cỏn b v ngoi cụng ty nờn ti liu c bo qun ti cụng ty s thun li cho vic khai thỏc, gii quyt cụng vic c nhanh chúng hn 2.2.5 Tỡnh hỡnh t chc v s dng ti liu T chc v s dng ti liu l mc ớch cui cựng ca cụng tỏc lu tr ti 19 Cụng ty T chc s dng ti liu lu tr l mt mt ca hot ng thụng tin khoa hc v l mt nhng chc nng quan trng v tt yu ca cỏc phũng, kho lu tr Nú ũi hi cỏc phũng, kho lu tr phi cú nhng bin phỏp tớch cc lm cho ti liu lu tr c s dng thun li, phc v nhu cu s dng ti liu lu tr ngy cng cao Ti Cụng ty cú hai hỡnh thc t chc s dng: T chc nghiờn cu s dng ti phũng th v chộp ti liu Vic khai thỏc ti liu lu tr ti Cụng ty c quy nh c th ni quy s dng ti liu lu tr ti phũng th Cụng ty Cỏc i tng n khai thỏc c ti ch hoc photocopy nhng ti liu trng hp cn thit thỡ Trng phũng Hnh chớnh - T chc cho phộp ngi s dng mn ti liu nhng cú thi hn nht nh v cú biờn bn v vic mn ti liu vic tra tỡm ti liu c nhanh chúng, phc v cỏn b n nghiờn cu, Phũng Hnh chớnh - T chc ó cú cỏc cụng c tra cu nh th tra cu, mc lc bn Vi cỏc cụng c tra cu trờn, ó giỳp cho vic phc v cỏn b n nghiờn cu ti liu nhanh chúng, kp thi, tt c ti liu lu tr ó chnh lý a lờn giỏ nu cn tra cu u tỡm thy d dng T nm 2009 n ó phc v hn hai trm lt ngi n nghiờn cu, s dng ti liu u im ca cỏc cụng c tra cu trờn l giỳp cỏn b lm lu tr qun lý cht ch ti liu hin cú, thụng qua ú cũn thng kờ chớnh xỏc tng thnh phn ti liu Phũng Hnh chớnh - T chc thuc Cụng ty ó t chc khai thỏc s dng ti liu lu tr cú hiu qu, mang li li ớch to ln, thụng qua ti liu lu tr giỳp cho hot ng qun lý c thun li, nghiờn cu ban hnh cỏc loi hỡnh bn cho phự hp vi chc nng, nhim v ca Cụng ty Thụng qua vic khai thỏc cỏc ti liu ó giỳp cho rt nhiu cỏn b nhõn viờn tỡm c nhng ti liu phc v cho cụng vic Phũng Hnh chớnh - T chc luụn hon thnh tt nhim v c giao, phỏt huy vai trũ, trỏch nhim ca mỡnh v khụng ngng ngõng cao nng lc tỏc phong v l li lm vic ca mỡnh vic t chc khai thỏc ti liu t hiu qu cao 2.2.6 Tỡnh hỡnh bo qun ti liu Do din tớch lm vic hn ch nờn Cụng ty khụng b trớ kho lu tr riờng 20 Phũng lm vic ca phũng Hnh chớnh - T chc c b trớ tng tũa nh Lotus Building vi din tớch khong 100m2 va l phũng lm vic ca cỏc nhõn viờn, va l c b trớ l ni lu tr ti liu kt hp cựng phũng c Ni bo qun ti liu lu tr c trang b h thng giỏ k t tiờu chun v kớch thc v kớch c, vi s lng hp cp y tng ng vi lng h s c bo qun, khụng cú tỡnh trng ti liu di t, nn nh [ PL 03, Tr29] Cỏc bin phỏp k thut bo qun ti liu ti Cụng ty gm cú: Bỡnh xt cu mini c trang b y gn cỏc vũi nc cha chỏy, mỏy hỳt bi, mỏy hỳt m, qut thụng giú, iu hũa nhit , Ti liu trờn giỏ, k c sp xp theo mt trt t nht nh t trỏi sang phi, t trờn xung di, v c ỏnh s liờn tc thun tin cho vic tra tỡm ti liu lu tr thc hin ỳng quy nh ca Nh nc Tỡnh trng vt lý ca ti liu c lónh o phũng Hnh chớnh - T chc cng nh lónh o Cụng ty quan tõm c bit, hng thỏng t chc v sinh phũng, giỏ t, hỳt bi Hng nm cú t chc v sinh kh nm mc, cụn trựng cho ti liu Thng xuyờn kim ti liu trỏnh mi, mt v cụn trựng gõy hi cho ti liu 2.2.7 Tỡnh hỡnh ng dng tin hc vo cụng tỏc lu tr Cỏn b chuyờn mụn v tin hc ó xõy dng cỏc phn mm: qun lý thi ua khen thng, qun lý cụng chc, qun lý ú cú phn mm qun lý ti liu lu tr Phn mm ny c xõy dng vi cỏc tớnh nng chuyờn dng cho cụng tỏc lu tr, cú cỏc trng nh ti liu, mc u tiờn, loi ti liu, c nhp c nh (cú th t sa cha thay i cn thit) Tiu kt Cụng tỏc th, lu tr l cụng tỏc m bo thụng tin bng bn phc v cho hot ng qun lý ca c quan, t chc, ú, cụng tỏc ny gn lin vi hot ng qun lý ca nh nc núi chung v ca tng c quan, t chc núi riờng Nu khụng c thc hin thng nht v theo quy nh ca phỏp lut thỡ s nh hng ti hiu qu hot ng qun lý ca nh nc v ca cỏc c quan t chc Vỡ vy, cn cú s qun lý, ch o v hng dn thng nht v nghip v cụng tỏc th, lu tr Chng MT S GII PHP NHM NNG CAO HIU QU CễNG TC 21 VN TH LU TR TI CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ 3.1 ỏnh giỏ thc trng cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty 3.1.1 u im: Nhỡn chung, nhng nm gn õy c s quan tõm ca lónh o Cụng ty cựng vi s n lc ca cỏn b th, lu tr, cụng tỏc th, lu tr v qun tr phũng ti Cụng ty ó cú nhng c gng v chuyn bin tớch cc C hai nm mt ln phũng Hnh chớnh T chc t chc kim tra cụng tỏc th, lu tr ti cỏc n v trc thuc, ỏnh giỏ nhng mt lm c v nhng hn ch khc phc giỳp cho cụng tỏc th, lu tr ngy cng phỏt trin, ngy cng i lờn Th tc chuyn giao bn i v tip nhn bn n c cỏn b th thc hin tt, nhanh chúng, chớnh xỏc Vo s ng ký bn i, bn n v cp nht vo phn mm nhanh chúng, kp thi Qun lý v s dng ỳng theo quy nh ca Nh nc Lp h s hin hnh cỏc phũng c cỏn b chuyờn mụn quan tõm v bt u i vo n np Cụng tỏc bo qun luụn c chỳ trng, hng thỏng cỏn b lu tr hỳt bi, hỳt m bo qun ti liu 3.1.2 Hn ch: Bờn cnh nhng thnh tu ó t c cụng tỏc th, lu tr v qun tr phũng thỡ ti Cụng ty cũn cú nhng hn ch nh: Din tớch cỏc phũng lm vic cũn cht, phi ngi ghộp cỏc phũng mt phũng lm vic Hng nm vic np ti liu n hn np vo lu tr c quan cũn chm, thiu tớnh ch ng Cha t chc c phũng c riờng phc v c gi n khai thỏc, s dng ti liu 3.2 Gii phỏp nõng cao hiu qu hot ng cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty 22 Cn b trớ cỏn b chuyờn trỏch lm cụng tỏc th, lu tr v trỡnh chuyờn mụn ỏp ng yờu cu ca cụng vic B trớ kho lu tr cụng tỏc lu tr ngy cng c tt hn Quan tõm hn n cỏn b lm cụng tỏc th, lu tr Cú nhng ch riờng ci thin iu kin lao ng cỏn b lm cụng tỏc ny yờn tõm gn bú vi ngh Cú ch ti khen thng, k lut i vi cỏn b lm tt v khụng tt nhm nờu cao tinh thn, trỏch nhim ca cỏc cỏn b - i ng cỏn b lm cụng tỏc chuyờn mụn ó c o to nhng cha c nhy bộn cụng vic cng nh cha nm bt c thụng tin mt cỏch nhanh nht Vỡ vy khc phc tỡnh trng ny Cụng ty nờn tng cng hn na vic o to, bi dng nõng cao trỡnh chuyờn mụn nghip v cho i ng th, lu tr cú ý thc trỏch nhim cao hn, cú nng lc hn cụng vic - nõng cao hiu qu cụng vic ca Phũng Hnh chớnh - T chc, Lónh o Cụng ty cú quy nh v quy ch lm vic cho cỏc phũng thuc Cụng ty, ng thi qua tng quý kim tra xem xột tỡnh hỡnh v b sung sa i cho phự hp vi tỡnh hỡnh thc t ca Cụng ty - Giỏo dc ý thc k lut v tớch cc lao ng cho cỏn b nhõn viờn th, lu tr Chỳng ta bit rng kh nng tin hc mang li cho cụng tỏc th, lu tr l rt ln.Trong vic hon thin vic ng dng cụng tỏc th ti Cụng ty phc v cho cụng cuc ci cỏch hnh chớnh, thit ngh chỳng ta cn u t thớch ỏng cụng tỏc ny thc s phỏt huy tt vai trũ ca nú./ 23 Tiu kt Trờn õy l ton b cụng tỏc th lu tr ca cụng ty ó cho chỳng ta thy tm quan trng ca cụng tỏc th, lu tr cụng cuc ci cỏch hnh chớnh ca mi c quan, n v núi chung v ca Cụng ty núi riờng, nú khng nh c vai trũ ca mt b phn khụng th thiu c ca Phũng Hnh chớnh - T chc cng nh ca Cụng ty quan trng nh th no, Cụng ty luụn xỏc nh la chn phng thc tt nht v o to, bi dng cho cỏn b lm cụng tỏc th, lu tr Bi vy, em ó mnh dn xut mt s gii phỏp cng kin ngh, giỳp cụng tỏc th, lu tr ti Cụng ty ngy cng hon thin v t hiu qu cao th Giỳp cụng tỏc th, lu tr ca Cụng ty phự hp v ci thin hn so vi tỡnh trng thc ti./ 24 KT LUN Cụng tỏc th Cụng ty ó gúp phn vo vic ci cỏch hnh chớnh ca t nc, cỏc ngnh v nht l cỏn b lónh o cn cú s quan tõm ch o thit thc hn na cụng tỏc ny Tuy nhiờn bờn cnh nhng kt qu t c, cho n cũn nhiu lnh vc ny cũn cha c gii quyt tha ỏng Nú ũi hi cn cú s ci tin, chn chnh phự hp vi tỡnh hỡnh hin Nõng cao hiu qu cụng tỏc th tr thnh mt nhim v trng tõm Cụng ty Qua ỏnh giỏ hot ng cụng tỏc th, lu tr cn cú s quan tõm c bit i vi nhim v quan trng ny ú chớnh l vic xõy dng hon chnh v h thng cỏc bn ch o hng dn v cụng tỏc ny cng nh i mi nghiờn cu lý lun v nghip v cụng tỏc th, lu tr mi c quan, n v phự hp vi s phỏt trin kinh t ca t nc ang thi k i mi mnh m Túm li, cụng tỏc th, lu tr cú vai trũ ht sc quan trng quỏ trỡnh hot ng ca mt n v doanh nghip t nhõn Giỳp cho vic qun lý bn, tra tỡm bn c chớnh xỏc, nhanh chúng, kp thi 25 DANH MC TI LIU THAM KHO Quc hi (2011), Lut Lu tr ngy 11/11/2011 ca Quc hi khoỏ 13, H Ni Nhúm tỏc gi: o Xuõn Chỳc, Nguyn Vn Hm, Vng ỡnh Quyn, Nguyn Vn Thõm (1990), Lý lun v thc tin cụng tỏc lu tr (giỏo trỡnh cho sinh viờn i hc Lu tr), H Ni Cao ng Ni v H Ni (2009), Giỏo trỡnh Lu tr hc, Nh xut bn Giao thụng Vn Ti, H Ni Cao ng Ni v H Ni (2009), Nghip v Cụng tỏc th, Nh xut bn Giao thụng Vn Ti, H Ni 26 PH LC T trỡnh ca Cụng ty C phn kinh doanh a c Him Lam v vic xin phờ duyt ỏn thnh lp Cụng ty CP Him Lam Th ụ 27 S t chc: 28 Giỏ ng ti liu ( Ngun: Tỏc gi) 29 [...]... qu 1.3 Khỏi quỏt v Cụng ty C phn Him Lam Th ụ 1.3.1 Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin ca Cụng ty Cụng ty c phn Him Lam Th ụ thnh lp ngy 05/11/2010, tin thõn l Cụng ty c phn Kinh doanh a c Him Lam - Chi nhỏnh ti H Ni hot ng t thỏng 7/2008 Hỡnh thnh trong giai on súng giú ca nn kinh t núi chung v bt ng sn núi riờng, nhng vi tm nhỡn di hn, d t tin v bón lnh vng vng, Ban Lónh o Cụng ty ó tỡm kim v nm bt c... bn n Cỏc Trách Nội dung công việc nhiệm bc thc hin Vn th Bớc 1 Tiếp nhận Cụng ty Tờn riờng Phân loại bì Chuyển trực tiếp Bớc 2 Vn th Cụng ty Vn th Cụng ty Vn th Cụng ty Lónh o Bì gửi tên cụng ty úng du n, ghi ngy n Bc 3 Vo s (phn mm qun lý vn bn n) Bớc 4 Cho ý kiến gii quyt Bc 5 Chuyển cá nhân, đơn vị được phân công Bc 6 Cụng ty Lưu hồ sơ Vn th Bớc 7 Cụng ty n v chu trỏch nhim gii quyt cụng vic 15... vn bn n Cỏc Trách Nội dung công việc nhiệm bc thc hin Bớc 1 Vn th Cụng ty Tờn riờngTiếp nhận Bớc 2 Vn th bì Bì gửi tênPhân cơ loại quan Chuyển trực tiếp Cụng ty Vn th Bc 3 úng du n, nghi ngy n Cụng ty Vn th Bớc 4 Vo s (phn mm qun lý vn bn n) Cụng ty Cho ý kiến gii quyt Lónh o Cụng ty Vn th Bc 5 Chuyển cá nhân, đơn vị được phân công Bc 6 Cụng ty Lưu hồ sơ Bớc 7 n v chu trỏch nhim gii quyt cụng vic 12... vn bn n - Giỏm c Cụng ty phõn cụng nhim v ụn c v kim tra gii quyt vn bn n thụng qua phn mm qun lý vn bn n m Cụng ty ang ng dng Cỏn b vn th cú trỏch nhim chuyn giao n tay ngi nhn ng 13 thi yờu cu cỏc n v, cỏ nhõn lm ỳng chc trỏch ca mỡnh trong vic gii quyt vn bn ng ký vn bn n l qun lý qun lý vn bn n Cụng ty c cht ch tỡm vn bn c nhanh chúng d dng Mu du n ca Cụng ty CễNG TY CP HIM LAM TH ễ S: N Ngy:... vn th, lu tr Chng 3 MT S GII PHP NHM NNG CAO HIU QU CễNG TC 21 VN TH LU TR TI CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ 3.1 ỏnh giỏ thc trng cụng tỏc vn th, lu tr ti Cụng ty 3.1.1 u im: Nhỡn chung, trong nhng nm gn õy c s quan tõm ca lónh o Cụng ty cựng vi s n lc ca cỏn b vn th, lu tr, cụng tỏc vn th, lu tr v qun tr vn phũng ti Cụng ty ó cú nhng c gng v chuyn bin tớch cc C hai nm mt ln phũng Hnh chớnh T chc t chc... Giỏo trỡnh Lu tr hc, Nh xut bn Giao thụng Vn Ti, H Ni 4 Cao ng Ni v H Ni (2009), Nghip v Cụng tỏc vn th, Nh xut bn Giao thụng Vn Ti, H Ni 26 PH LC 1 T trỡnh ca Cụng ty C phn kinh doanh a c Him Lam v vic xin phờ duyt ỏn thnh lp Cụng ty CP Him Lam Th ụ 27 2 S t chc: 28 3 Giỏ ng ti liu ( Ngun: Tỏc gi) 29 ... Cụng ty ó t chc khai thỏc s dng ti liu lu tr cú hiu qu, mang li li ớch to ln, thụng qua ti liu lu tr giỳp cho hot ng qun lý c thun li, nghiờn cu ban hnh cỏc loi hỡnh vn bn cho phự hp vi chc nng, nhim v ca Cụng ty Thụng qua vic khai thỏc cỏc ti liu ó giỳp cho rt nhiu cỏn b nhõn viờn tỡm c nhng ti liu phc v cho cụng vic Phũng Hnh chớnh - T chc luụn hon thnh tt nhim v c giao, phỏt huy vai trũ, trỏch nhim... thụng tin ỏp dng vo cụng tỏc vn th, lu tr ti Cụng ty 10 Chng 2 THC TRNG CễNG TC VN TH LU TR TI CễNG TY C PHN HIM LAM TH ễ 2.1 Cụng tỏc vn th 2.1.1 Tip nhn v gii quyt vn bn n: Vn bn, ti liu, th m c quan nhn c t ni khỏc gi v gi tt l vn bn n Cụng tỏc t chc, gii quyt qun lý vn bn n c thc hin theo nguyờn tc Mi vn bn, giy t u phi qua b phn vn th, b phn ny cú nhim v vo s , qun lý thng nht yờu x lý nhanh chúng,... nh ỏn, d ỏn, chng trỡnh, d tho, bỏo cỏo vn th Cụng ty u úng du vo gúc trỏi phớa trờn trang Du c vn th úng trựm lờn khong 1/3 mt du lờn ch cú ch ký m bo tin cy ca ti liu Cụng ty cú cỏc con du: Du Cụng ty, du chc danh Tng Giỏm c, Phú Tng Giỏm c, du n, du sao y, du tờn, du phũng Hnh chớnh - T chc Ngoi ra, Cụng ty cũn cú du ghi mt v khn, du ha tc Cụng ty u thc hin v s dng con du theo ỳng vi quy nh vi... v nm bt c nhng c hi kinh doanh ngay trong khng hong, tng bc khng nh uy tớn thng hiu Him Lam Th ụ bng nhng sn phm, dch v bt ng sn t tiờu chun cht lng cao, tr thnh thng hiu tin cy ca khỏch hng v i tỏc, xỏc lp v th ca mỡnh trờn th trng vi mc tiờu tr thnh doanh nghip kinh doanh a c hng u Vit Nam Chin lc phỏt trin ca Him Lam Th ụ l u t xõy dng cỏc d ỏn khu ụ th, cỏc tũa nh vn phũng, chung c, nh xó hi cht