CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ của CÔNG TY cổ PHẦN LIÊN DOANH đầu tư QUỐC tế KLF

A. LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải biến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác Văn thư Lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý, lãnh đạo điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp; góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Công tác Văn thư Lưu trữ là bộ phận quan trọng, là “huyết mạch” không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác Văn thư Lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành. Những nguồn thông tin quan trọng nhất phục vụ cho việc quản lý, điều hành cũng xuất phát từ hệ thống Văn thư Lưu trữ. Công tác Văn thư Lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn an toàn bí mật của Đảng, Nhà nước. Đối với mỗi sinh viên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, ngoài việc nắm vững những kiến thức đã học thì việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là rất cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống Văn thư Lưu trữ của Đảng, Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp giữa lý luận của chương trình đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ với đợt kiến tập thực tế do Trường Đại học Nội vụ tổ chức, được sự phân công của Nhà trường và tinh thần tự nguyện của bản thân, được sự đồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính nhân sự thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF, tôi đã được tìm hiểu và khảo sát thực tế về tình hình công tác Văn thư Lưu trữ của công ty. Thực tập tại Công ty KLF Global là cơ hội cho tôi tiếp cận thực tế và học hỏi các kinh nghiệm cho bản thân. Được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ, tôi đã hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình. Qua thời gian thực tập, bản thân tôi đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm và rút ra được những bài học bổ ích cho bản thân. Cũng trong đợt thực tập này, đã giúp tôi hiểu sâu hơn về công tác Văn thư Lưu trữ, về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình kiến tập và nó cũng đã giúp tôi củng cố những kiến thức đã học, nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó rút ra kinh nghiệm để có thể hoàn thiện tốt hơn những thiếu sót của mình về chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, cũng như giúp tôi phát huy hết khả năng của mình một cách tốt nhất cho việc học và làm việc của mình sau này. Bài báo cáo của tôi gồm: Chương 1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF. Chương 2. Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp. Chương 3. So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, đề xuất kiến nghị.

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong trình thực tập thực Báo cáo này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình quan, tổ chức cá nhân Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể, cá nhân tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập viết Báo cáo Trước hết, em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, cảm ơn thầy, cô giáo người trang bị kiến thức dìu dắt em suốt trình học tập trường Với lòng biết ơn chân thành sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn cô, chú, anh chị nhân viên thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF, đặc biệt chị Nguyễn Thị Phương Anh – Phó Phòng Hành tận tình hướng dẫn giúp đỡ em suốt trình thực tập nghiên cứu công ty để hoàn thành tốt báo cáo Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo công ty KLF, ban lãnh đạo Phòng Hành nhân giúp đỡ em thu thập thông tin, số liệu suốt trình thực tập viết Báo cáo Mặc dù cố gắng trình độ hạn chế, báo cáo em không tránh khỏi sai sót Em mong đóng góp ý kiến anh chị cán hành Văn thư, lưu trữ thuộc phòng Hành Nhân thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn thể bạn đọc đóng góp ý kiến để em hoàn thiện Bài báo cáo tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Kim Anh Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT STT Tên đầy đủ Tên viết tắt Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF KLF Global Sản xuất kinh doanh SXKD Hội đồng quản trị HĐQT Văn thư lưu trữ VTLT Công tác văn thư CTVT Công tác lưu trữ CTLT Xác định giá trị tài liệu XĐGTTL Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải biến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu đó, năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý, lãnh đạo điều hành tất quan, tổ chức doanh nghiệp; góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Công tác Văn thư - Lưu trữ phận quan trọng, “huyết mạch” thiếu hoạt động quan, tổ chức Khi quan, tổ chức thành lập, công tác Văn thư - Lưu trữ tất yếu hình thành Những nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho việc quản lý, điều hành xuất phát từ hệ thống Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn an toàn bí mật Đảng, Nhà nước Đối với sinh viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, việc nắm vững kiến thức học việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần thiết Nhận thức tầm quan trọng hệ thống Văn thư - Lưu trữ Đảng, Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ với đợt kiến tập thực tế Trường Đại học Nội vụ tổ chức, phân công Nhà trường tinh thần tự nguyện thân, đồng ý tiếp nhận Phòng Hành nhân thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF, tìm hiểu khảo sát thực tế tình hình công tác Văn thư Lưu trữ công ty Thực tập Công ty KLF Global hội cho tiếp cận thực tế học hỏi kinh nghiệm cho thân Được giúp đỡ, bảo tận tình Ban lãnh đạo anh chị nhân viên công ty, đặc biệt hướng dẫn tận tình thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, hoàn thành báo cáo thực tập Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua thời gian thực tập, thân tích luỹ nhiều kinh nghiệm rút học bổ ích cho thân Cũng đợt thực tập này, giúp hiểu sâu công tác Văn thư - Lưu trữ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức doanh nghiệp kiến tập giúp củng cố kiến thức học, nâng cao lực chuyên môn, từ rút kinh nghiệm để hoàn thiện tốt thiếu sót chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, giúp phát huy hết khả cách tốt cho việc học làm việc sau Bài báo cáo gồm: Chương Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF Chương Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp Chương So sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, đề xuất kiến nghị Do lần tiếp xúc thực tế, trình độ chuyên môn kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót Kính mong thầy cô góp ý bổ sung ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF 1.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF (KLF GLOBAL) 1.1.1 Vị trí Chức Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF tên giao dịch quốc tế là: KLF Joint venture Global Investment Joint stock company, có trụ sở đóng Khu liên hợp Thể thao Golfnet, đường Lê Đức Thọ, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Công ty KLF Global doanh nghiệp nhà nước – tiền thân Công ty cổ phần Dịch vụ Thương mại Đầu tư Tân Mỹ Đình, thành lập vào ngày 18/9/2009 đơn vị thành viên Tập đoàn FLC Công ty KLF hình thành sở Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0104168889 với vốn điều lệ tỷ đồng 05 cổ đông sáng lập cá nhân KLF Global hoạt động chủ yếu lĩnh vực Đầu tư Thương mại dịch vụ Bên cạnh dịch vụ tư vấn du học, vé máy bay, KLF Global đặc biệt mạnh kinh doanh bất động sản, kinh doanh thép, kinh doanh bánh kẹo, dịch vụ du lịch, dịch vụ nhà hàng hoạt động dịch vụ liên quan đến golf, đào tạo chơi Golf, trường học…Bên cạnh đó, KLF Global liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với định chế tài chính, doanh nghiệp, tập đoàn lớn nước khu vực Nhật Bản, Singapore 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF công ty thuộc hình thức cổ phần số cá nhân góp vốn thành lập, nên phải đảm bảo lợi ích cho công ty cán nhân viên công ty, phải ý thức rõ nhiệm vụ Công ty tự chịu trách nhiệm kết phục vụ kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn, giải hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty người lao động theo kết Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh doanh đạt khuôn khổ Luật pháp quy định, thực theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ quản lý điều hành mặt hoạt động công ty, chủ trương sách Đảng ủy thông qua, công ty tạo điều kiện để đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực tốt quy chế dân chủ người lao động khuôn khổ điều lệ công ty Sản xuất kinh doanh công ty tự cân đối, tính toán đảm bảo kinh phí, bảo tồn vốn giao thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước 1.1.3 Hệ thống tổ chức công ty Căn vào chức năng, nhiệm vụ công ty, cấu tổ chức Công ty gồm: + Đại hội đồng cổ đông: Tất cổ đông có quyền biểu quyết, quan định cao công ty, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại giải thể công ty, định mua lại tổng số cổ phần + Ban kiểm soát: Tiến hành tra, kiểm tra với lĩnh vực, ngành nghề công ty; phát sai sót để từ đưa đề xuất, kiến nghị với Ban lãnh đạo Sau phê duyệt thông báo tới đơn vị tiến hành khắc phục +Hội đồng quản trị: Là quan quản lý công ty Đại hội đồng cổ đông công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty, định chiến lược công ty, định chào bán cổ phần phạm vi số cổ phần quyền chào bán loại, định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức +Ban tổng giám đốc: Điều hành, quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty + Khối kinh doanh, dịch vụ:( Bao gồm phòng ban như: Trung tâm du lịch hàng không; Khu liên hiệp thể thao FLC golfnet; Ngành hàng tiêu dùng; Trường mầm non KLF Hà Nội; Nhà hàng Lotus): Các phòng ban chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh công ty lĩnh vực du lịch, thể thao, giảng dạy… mang lại lợi ích kinh doanh lớn cho công ty + Khối phòng, ban hành chính: ( Phòng Hành nhân sự; Phòng kế toán tổng hợp; Phòng marketing): Các khối phòng ban chịu trách nhiệm trước công ty quản lý nguồn nhân lực; hoạt động văn phòng ( quản lý dấu, dụng cụ, thiết bị hành văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán nhân viên, ); theo dõi khoản thu, chi, xác định kết kinh doanh, khoản nộp ngân sách Hạch toán kiểm tra kế toán đơn vị trực thuộc… Sơ đồ tổ chức quản trị KLF Global ( Phụ lục I ) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Hành Nhân 1.2.1.1 Chức Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hành nhân phòng ban chức chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc lĩnh vực tổ chức máy, quản trị nguồn nhân lực, quản trị hành để phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty Về phận nhân sự, có chức tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, sách quy mô quản lý nguồn nhân lực hiệu quả; thu hút tuyển chọn nguồn nhân lực; Tổ chức, triển khai thực công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực; Duy trì bố trí sử dụng nguồn nhân lực Về phận hành chính, có chức quản lý hoạt động liên quan đến công tác hành hoạt động văn phòng công ty; Thực chức hậu cần nhằm đảm bảo nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty; Đóng vai trò chủ chốt việc giao tế với quyền địa phương, quan quản lý hành địa bàn 1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Hành • Công tác tổ chức máy, bố trí nhân sự: + Nghiên cứu đề xuất mô hình, cấu tổ chức, máy công ty cho phù hợp với nhu cầu SXKD thời kỳ + Trình HĐQT, Ban Tổng Giám đốc Công ty xem xét, định phương án thành lập, giải thể xếp lại tổ chức; + Xây dựng trình Tổng Giám đốc kế hoạch quy hoạch, phát triển bồi dưỡng đội ngũ cán cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh theo thời kỳ; + Nghiên cứu tham mưu cho HĐQT, Ban Tổng Giám đốc Công ty công tác tổ chức máy, quy hoạch cán quản lý cấp cao, cấp trung cho Công ty, chi nhánh, công ty con, đơn vị thành viên • Công tác tuyển dụng + Xây dựng sách, quy trình tuyển dụng Công ty; Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng Quý/ 06 tháng/ năm trình Tổng Giám đốc phê duyệt; + Tổ chức thực kế hoạch tuyển dụng Công ty; tìm kiếm thiết lập nguồn tuyển dụng; sử dụng kênh tuyển dụng phù hợp với đợt vị trí tuyển dụng - Mảng Hành chính: • Quản lý hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ + Thực nghiêm chỉnh công tác Văn thư, lưu trữ theo quy định Công ty pháp luật Nhà nước; + Hồ sơ lưu trữ phải an toàn, khoa học, đầy đủ, dễ tìm, đảm bảo tài liệu sẵn sang có yêu cầu tra soát; + Thực nghiêm ngặt công tác bảo mật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ Khi cần tra soát phải có yêu cầu từ Trưởng Phòng, Ban khác cung cấp văn bản, tài liệu lưu trữ; + Vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ đầy đủ, chuyển giao kịp thời, xác đến tay người cần nhận loại văn bản, tài liệu theo quy định Công ty Pháp luật Nhà nước • Thực công tác lễ tân, trực tổng đài điện thoại; • Quản lý tài sản Công ty thực nhiệm vụ hậu cần; • Quản lý điều phối hoạt động đội xe; • Quản lý điều phối hoạt động đội bảo vệ; • Quản trị mạng, mua sắm sửa chữa thiết bị mạng máy tính, tổng đài nội bộ; • Quản lý hoạt động hành với quyền địa phương quan hành địa bàn; Theo dõi, kiểm tra, giám sát loại hợp đồng dịch vụ Công ty Phạm Thị Kim Anh A Lớp Đại học Lưu trữ 12 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Chủ động triển khai thực kế hoạch, phương án, biện pháp quản lý, điều hành theo phân cấp quản lý, quy chế tổ chức hoạt động đơn vị quy định Công ty sau Ban lãnh đạo phê duyệt chủ trương; • Trưởng phòng Hành Nhân quyền ký văn bản, giấy tờ theo nội dung ủy quyền Tổng Giám đốc; • Trưởng phòng 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành Nhân Cơ cấu tổ chức Phòng Hành nhân có vị trí/ chức danh: - Trưởng phòng Hành Nhân sự; - Phó phòng Nhân sự; - Chuyên viên nhân tổng hợp; - Chuyên viên tuyển dụng đào tạo; - Chuyên viên lương – phúc lợi; - Phó Phòng Hành chính; - Nhân viên Lễ tân; - Thư ký HĐQT; - Nhân viên Hành chính; - Chuyên viên mua sắm; - Nhân viên IT kiêm hành chính; - Nhân viên lái xe; - Nhân viên tạp vụ ( * Sơ đồ cấu tổ chức – phụ lục II trang 11) Phạm Thị Kim Anh 12 A 10 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội máy photo (tt theo quý), thuê cảnh (tt theo quý), check danh sách gửi xe nhân viên KLF (theo quý-chị Thu gửi) - Điều xe văn phòng theo phiếu đăng ký sử dụng xe đạo cấp trên; - Đầu tháng chốt km với lái xe Kiểm tra lịch trình xe lái xe ghi với phiếu đăng ký sử dụng xe Làm toán hoàn ứng tiền xăng xe, tiền cầu phà tháng cũ, làm tạm ứng tháng tới cho lái xe Làm đề xuất, toán khoản chi phí phát sinh sửa chữa xe ô tô - Thực công việc khác theo đạo cấp 3.1.2 Kết đạt Qua thời gian thực tập công ty, trực tiếp thực hành công việc giúp có thêm nhiều kinh nghiệm, thêm lĩnh, thêm tự tin Mọi thứ không sách vở, lý thuyết mà trải nghiệm Tôi hiểu hơn, yêu ngành nghề chọn tin với vốn kiến thức trải nghiệm vừa qua hành trang theo nơi nơi đâu Cũng trình thực tập giúp áp dụng tối đa kiến thức học ghế nhà trường để thực hành nhận điểm tích cực mặt thiếu sót, hạn chế công tác văn thư lưu trữ quan thực tập Từ đưa kiến nghị, đề xuất giải pháp đề tham mưu giúp công ty thực tốt công tác văn thư lưu trữ 3.2 Đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Đối với quan, tổ chức Trong thời gian thực tập KLF Global nhận rằng: Tuy công ty có quan tâm tới công tác văn thư - Lưu trữ, ban hành văn quy định công tác văn thư công ty Song, thực tế, công tác VTLT không Phạm Thị Kim Anh 12 A 24 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tốt cách triệt để, khó khăn, vướng mắc mà thực nghiệp vụ nhân viên hành Văn thư - Lưu trữ gặp phải Qua quan sát, thấy rằng, khó khăn, khó khăn lớn công tác Văn thư - Lưu trữ KLF Global việc yếu mặt nhân Vì vậy, đây, xin đưa giải pháp sau: Thứ nhất, Công ty nên tuyển 01 đến 02 cán chuyên trách công tác Văn thư Lưu trữ để thực tốt khâu nghiệp vụ VTLT, tạo làm việc khoa học thống cho nhân viên phòng Hành chính, công việc san sẻ tạo nên hiệu lớn chất lượng cao, đồng thời tránh sai sót xảy thực công việc; Thứ hai, Không ngừng tuyên truyền nâng cao nhận thức đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Hiện nay, cán bộ, nhân viên công ty chưa nhận thức tầm quan trọng công tác công ty cần tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham gia khóa đào tạo văn thư lưu trữ giúp cho cán nhận thức đắn vị trí, ý nghĩa CTVTLT, cần có chung tay góp sức cán quan, đơn vị, phòng, ban giúp đỡ cán văn thư - lưu trữ việc tư vấn, hỗ trợ phương án, cách thức làm việc; đồng thời cần có phối hợp tốt công việc ý thức tự giác giao nộp tài liệu vào văn thư quan để giảm bớt phần gánh nặng công việc cho cán VTLT Hàng năm cần phải tổ chức phổ biến, quán triệt tinh thần, nội dung văn Nhà nước Công ty công tác văn thư - lưu trữ cho đối tượng cán liên quan đến công tác soạn thảo xử lý văn toàn công ty Đồng thời, cần có chế độ, sách nguồn kinh phí thường xuyên cho hoạt động tiến hành nghiệp vụ công tác lưu trữ Thứ ba, Hiện công tác lập hồ sơ công việc cán chưa cá nhân đơn vị công ty quan tâm thực Trong việc lập hồ sơ phải cán thực trực tiếp trình giải công việc giao Phạm Thị Kim Anh 12 A 25 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phản ánh đầy đủ, xác trình giải công việc hay vấn đề, việc cụ thể (gọi lập hồ sơ giai đoạn văn thư) Điều có nghĩa lập hồ sơ giai đoạn văn thư đảm bảo lưu giữ đầy đủ văn hồ sơ Mặt khác, có cán trực tiếp làm việc đơn vị chức thực hiểu giá trị tài liệu hình thành thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị đó, dự kiến thời hạn bảo quản sát với giá trị tài liệu Công tác lập hồ sơ không thực tốt gây nên nhiều khó khăn cho việc bảo quản sử dụng sau Vì vậy, cần thiết phải ban hành văn hướng dẫn đạo lập hồ sơ hành nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên việc lập hồ sơ thực nhiệm vụ giao Bên cạnh đó, Chính thân KLF Global không thực nghiệp vụ lưu trữ mà đưa tài liệu vào hộp đựng hồ sơ riêng tự quy định hồ sơ công việc Điều không tạo thống khoa học khiến nhiều tài liệu tình trạng trùng, thừa, thiếu gây khó khăn nhiều cho việc khai thác sử dụng cần thiết Do vậy, cần phải có quản lý, đạo thực cách nghiêm túc công tác lưu trữ để bảo quản an toàn cho khối tài liệu sản sinh trình hoạt động Công ty Thứ tư, Xây dựng bố trí kho lưu trữ để bảo vệ an toàn tài liệu, tạo điều kiện tốt cho nhu cầu khai thác sử dụng sau Cần thành lập Phông lưu trữ, Danh mục mục lục hồ sơ để tạo thuận lợi cho trình tìm kiếm đơn vị, cá nhân cần đến Phải có hành động bảo vệ tài liệu bó gói, chất đống lộn xộn kho chứa đồ, đưa giải pháp phù hợp để phân loại xác định tài liệu có giá trị để đem vào bảo quản Xây dựng môi trường phù hợp để bảo vệ an toàn tài liệu, tránh xâm hại loại gặm nhấm, côn trùng yếu tố nhiệt độ khác Thứ năm, Lưu trữ tập trung tài liệu quan Hiện khối lượng tài liệu lưu giữ chủ yếu tài liệu hành tài liệu xây dựng khối tài liệu chuyên môn kỹ thuật phản ánh hoạt động Phạm Thị Kim Anh 26 Lớp Đại học Lưu trữ 12 A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc thù công ty chưa thu bảo quản đơn vị công ty, thời gian tới ban lãnh đạo công ty cần có đạo cán hành văn thư lưu trữ lập kế hoạch thu thập khối tài liệu đưa vào lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phân loại, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu sản xuất kinh doanh; tránh tình trạng tài liệu bị phân tán, tiêu hủy bị tiết lộ Tóm lại, KLF Global cần phải ý quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ để phục vụ tốt trình hoạt động công ty 3.2.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ khoa, trường Cá nhân cho rằng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với bề dày lịch sử đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ, đội ngũ giảng viên ưu tú, yêu ngành, yêu nghề đầy nhiệt huyết công tác phương hướng giảng dạy điều không cần phải thay đổi Vì thế, với cá nhân tôi, xin đề xuất chút nguyện vọng nhỏ thân sau: Thứ nhất, với cá nhân trình học tập nghiên cứu ngành nghề điều quan trọng muốn học lý thuyết sách vở, việc áp dụng chúng vào thực tế Việc Nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập sau thực tập, tìm hiểu thực tế quan, doanh nghiệp giúp có hội trau dồi kinh nghiệm đáp ứng tốt nhu cầu học hỏi thân Tôi có suy nghĩ nhà trường có nên xây dựng quy định Kế hoạch thực tập cho sinh viên, muốn nói đến việc đề phương án cho sinh viên thực tập Doanh nghiệp quan nhà nước Thời gian thực tập kéo dài lên đến 03 tháng Như vậy, sau trình thực tập, sinh viên có nhìn đắn toàn diện việc thực công tác văn thư lưu trữ khía cạnh, lĩnh vực Từ có phương án tốt sau trường để lựa chọn hướng cho mình, nên xin việc trong/ hay nhà nước cho phù hợp khả trình độ kỹ sống thân Thứ hai, cá nhân thấy rằng, học bắt chước không đủ Điều quan trọng giúp sinh viên yêu ngành, yêu nghề quan niệm “Học Phạm Thị Kim Anh 12 A 27 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư - Lưu trữ khô khan, buồn tẻ” để đến với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phải lên câu “tôi nơi buồn gian!” việc tổ chức cho sinh viên tham quan thực tế Trung tâm lưu trữ hay địa danh lịch sử gắn bó với niềm tự hào, tự tôn dân tộc; gắn với niềm tin lạc quan vào ngành nghề điều nên cần thiết Bản thân người hướng nội, hay hoài cổ, vậy, muốn tham quan, khám phá, “nhìn tận mắt, chạm tận tay” vào vật, minh chứng lịch sử hào hùng dân tộc để thấy tự hào ngành nghề chọn Chẳng phải “dân Văn thư Lưu trữ ” xuất sống mục đích bảo vệ giữ gìn tài liệu hay Thứ ba, Để sinh viên trường thực tế không bị bỡ ngỡ gặp khó khăn khâu nghiệp vụ, thân cho rằng, việc trang bị kiến thức có sách nhà trường nên tổ chức buổi học thực hành để sinh viên thực tập trước Có thể việc nhỏ kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày / tháng / năm văn việc thực đóng dấu; lập lưu hồ sơ Theo nhìn nhận từ thực tế doanh nghiệp thực tập họ coi trọng dấu tất cả, việc đóng dấu cho chuẩn Bộ Nội vụ, quy định công ty việc quan trọng Con dấu có ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, không cho phép xảy sai sót Do vậy, việc tổ chức buổi học thực tế cần thiết quan trọng cho sinh viên Và hiểu rằng, dù đời phía trước có gập ghềnh nhiều khó khăn, tin hướng dẫn dạy thầy cô với nguồn tri thức tích luỹ được, lòng nhiệt huyết yêu nghề giúp đứng vững đường chọn, hành trang theo suốt đời Bởi biết điều rằng, suy cho bóng tối hay ánh sáng, thành công hay thất bại, đau khổ hay hạnh phúc điều quan trọng nhất, mà hết cách người bước bóng tối, thất bại, đau khổ cách mà họ đón nhận ánh sáng, thành công hạnh phúc Dù hoàn cảnh phải tin vào khả mình, tin ánh sáng cuối đường hầm chắn người đạt điều mong muốn Và - tin vào điều Phạm Thị Kim Anh 12 A 28 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Thời gian thực tập Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF giúp tìm hiểu, khảo sát thực tế tự thực số nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ Điều giúp mở mang thêm nhiều kiến thức biết, hiểu không sách mà hữu trước mắt, công việc làm Nó thật tốt có ích Sau trình thực tập KLF Global, nghiên cứu tìm hiểu thực tế công Văn thư - Lưu trữ công ty, có nhìn tổng quan thực trạng tổ chức hệ thống VTLT quan, công việc, nghiệp vụ cần làm phần hành nghiệp vụ VTLT từ hiểu rõ lý thuyết học thời gian ngồi ghế nhà trường áp dụng vào thực tế Thông qua thấy việc hoàn thiện công tác VTLT đặc biệt quan trọng Bởi phát triển xã hội, Văn thư - Lưu trữ phần thiếu giúp cho quan, tổ chức đạt hiệu cao công việc Phạm Thị Kim Anh 12 A 29 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Và yêu cầu tất yếu cho phận VTLT hoạt động có chất lượng điều kiện trình độ chuyên môn cán văn thư, lưu trữ Bên cạnh cần có khả vận dụng cách linh hoạt quy định nghiệp vụ VTLT vào đặc thù quan, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Thời gian thực tập Công ty hội để vận dụng kiến thức học vào thực tế Tôi cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành xong bải báo cáo thực tập Tuy vậy, viết tránh khỏi sai sót qua cách trình bày nhận xét vấn đề Tôi mong góp ý thầy cô giáo để báo cáo hoàn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ chị cán nhân viên Hành thuộc Phòng Hành nhân KLF Global tận tình bảo giúp đỡ hoàn thành báo cáo Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Kim Anh Phạm Thị Kim Anh 12 A 30 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC PHỤ LỤC I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN TRỊ KLF GLOBAL PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHỤ LỤC III SỔ THEO DÕI VĂN BẢN BM-QĐ-06-01 BM-QĐ-06-02 BM-QĐ-06-03 BM-QĐ-06-04 Phạm Thị Kim Anh 12 A 31 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BM-QĐ-06-05 BM-QĐ-06-06 BM-QĐ-06-07 BM-QĐ-06-08 BM-QĐ-06-09 PHỤ LỤC IV DẤU KLF PHỤ LỤC V QĐ 122/QĐ/KLF PHỤ LỤC VI QĐ 141/QĐ-TGĐ PHỤ LỤC VII SỔ THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN Phạm Thị Kim Anh 12 A 32 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ đăng ký công văn đến Thông tin bên Sổ đăng ký văn đến Phạm Thị Kim Anh 12 A 33 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ đăng ký công văn Thông tin bên Sổ đăng ký văn Phạm Thị Kim Anh 12 A 34 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ Con dấu KLF Global Tủ đựng tài liệu Phòng Hành Máy photo tài liệu Phạm Thị Kim Anh 12 A Máy Scan 35 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số tài liệu hình thành từ năm 2013 trở trước đưa vào kho chứa đồ Một số lưu Phòng Hàng không Phạm Thị Kim Anh 12 A Một số lưu Phòng Hàng Tiêu dùng 36 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tủ đựng tài liệu Phòng Nhân Tủ đựng tài liệu phòng Kế toán Phạm Thị Kim Anh 12 A 37 Lớp Đại học Lưu trữ Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tập lưu đặt không khoa học, lẫn lộn năm Một số tập lưu không dán nhãn Phạm Thị Kim Anh 12 A 38 Lớp Đại học Lưu trữ