MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu chọn đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương 4 1. Vị trí và chức năng 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục CNĐP 6 1. Vị trí và chức năng của Văn phòng Cục CNĐP 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục CNĐP 7 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục CNĐP 10 4. Xây dựng bản mô tả công việc 17 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 22 1. Tìm hiểu chung về công tác văn thư 22 2. Khảo sát về công tác Văn thư của Cục CNĐP 23 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Cục CNĐP 23 2.2. Vai trò của Công tác Văn thư trong Cục Công nghiệp địa phương 25 3. Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương 28 3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 28 3.2. Quản lý văn bản 30 3.3. Lập hồ sơ và lưu trữ văn bản 40 PHẦN III. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương 47 1.1. Ưu điểm 48 1.2. Hạn chế 48 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 49 2.1. Đề xuất 49 2.2. Gỉải pháp 50 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC 53
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu chọn đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .2 Nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Vị trí chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục CNĐP Vị trí chức Văn phòng Cục CNĐP Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục CNĐP .7 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cục CNĐP 10 Xây dựng mô tả công việc 17 PHẦN II 22 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA .22 CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 22 Tìm hiểu chung công tác văn thư .22 Khảo sát công tác Văn thư Cục CNĐP 23 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư Cục CNĐP 23 2.2 Vai trò Công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương 25 Tìm hiểu công tác Văn thư Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương .28 3.1 Soạn thảo ban hành văn 28 3.2 Quản lý văn 30 3.3 Lập hồ sơ lưu trữ văn 40 PHẦN III 47 ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương 47 1.1 Ưu điểm 48 1.2 Hạn chế .48 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 49 2.1 Đề xuất 49 2.2 Gỉải pháp 50 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC 53 PHỤ LUC 54 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mỗi sinh lớn lên, trưởng thành trình dài gắn liền với loại giấy tờ, văn khác Vậy loại văn soạn thảo, quản lý bảo quản nào? Công tác văn thư lưu trữ giúp giải đáp thắc mắc Như biết, thời đại ngày công tác văn thư giữ chức vị trí quan trọng quan nhà nước nói chung Văn phòng quan Cục Công nghiệp địa phương nói riêng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Thấy vai trò quan trọng công tác văn thư việc nâng cao trình độ hành văn thư vấn đề cấp thiết đơn vị Là sinh viên thực tập, sau bốn năm học tập Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi nắm kỹ năng, thao tác làm việc công tác văn thư Tuy nhiên nhiều điều mà chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều đợt thực tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế - Học hỏi thêm kiến thức trình thực tập sở Và sau ba tháng thực tập Cục Công nghiệp địa phương, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế nhờ giúp đỡ tận tình cô, chú, anh, chị cố gắng thân, hoàn thành công việc thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Mục tiêu chọn đề tài - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Cục Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo lý thuyết hoạt động thực tiễn công tác văn thư - lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương, bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành Cục - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Cục, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ - Thực trạng hoạt động văn phòng Cục công tác văn thư lưu trữ - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư lưu trữ Cục công nghiệp địa phương ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ Nguồn tài liệu tham khảo Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương tìm hiểu về: - Các Nghị định Chính phủ công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định, thông tư, quy chế Bộ Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Các Văn liên quan Bộ Công Thương Cục Công nghiệp địa phương; Ngoài ra, tìm hiểu qua tài liệu ban hành hàng ngày Cục quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ công việc công tác quản lý dấu Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Nội dung báo cáo gồm phần sau: Phần I Khảo sát công tác Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương Phần II Tìm hiểu công tác Văn thư - lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Trong trình thực tập thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình anh chị Văn phòng Cục Tuy nhiên kiến thức hạn chế, nên trình làm báo cáo chắn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu của Nhà trường Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 SINH VIÊN ĐOÀN THỊ ÁNH PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Vị trí chức Cục Công nghiệp địa phương tổ chức Bộ Công Thương, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa địa phương nước; thực hoạt động dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý Cục Cục Công nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Kho bạc nhà nước, có dấu để hoạt động giao dịch theo quy định pháp luật Tên giao dịch quốc tế tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONAL INDUSTRY DEVELOPMENT Viết tắt là: ARID Trụ sở đặt tại: Thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Cục Công nghiệp địa phương (Cục CNĐP) trực thuộc Bộ Công nghiệp thành lập tháng năm 2003 Căn Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công nghiệp Bộ trưởng Bộ công nghiệp Quyết định số 115/2003/ QĐ-BCN ngày 04 tháng năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục CNĐP Theo cấu tổ chức Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII, sau tái thành lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục CNĐP Theo cục CNĐP quan trực thuộc Bộ Công Thương Theo đề nghị Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Quyết định 999/2013/QĐ-BCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Như qua lần ban hành thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương có 21 nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Cục CNĐP quan nhà nước làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể nên có cấu tổ chức sau: - Cục trưởng Cục CNĐP người đứng đầu lãnh đạo Cục Công nghiệp địa phương, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công Thương toàn hoạt động Cục CNĐP - Các Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, phụ trách theo vùng số lĩnh vực Cục trưởng phân công sau: + 01 Phó Cục trưởng chỉ đạo công tác xây dựng chế, sách, văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý nhà nước cụm công nghiệp Thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 14 tỉnh vùng duyên hải miền Trung Tây Nguyên Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban chỉ đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng chỉ đạo công tác xây dựng chế, sách, văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý nhà nước hoạt động khuyến công Thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 14 tỉnh, thành phố vùng Trung du miền núi Bắc Bộ Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban chỉ đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 14 tỉnh, thành phố vùng đồng sông Hồng Bắc Trung Bộ Giúp Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp hoạt động Trung tâm Khuyến công Tư vấn phát triển Công nghiệp Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban chỉ đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 13 tỉnh, thành phố vùng đồng Sông Cửu Long Giúp Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp hoạt động Văn phòng Cục, công tác cải cách hành chính, tra, pháp chế; công tác quản lý, xử lý, giải ban hành văn Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban chỉ đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, chỉ đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 08 tỉnh, thành phố vùng Đông Nam Bộ Giúp Cục trưởng chỉ đạo trực tiếp hoạt động Văn phòng Đại điện Cục Công nghiệp địa phương Thành phố Hồ Chí Minh, đại diện thường trực cho Lãnh đạo Cục khu vực phía Nam Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban chỉ đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách - Theo Quyết định 999/QĐ-BCT máy giúp việc gồm có phòng ban trực thuộc, 01 Văn phòng Đại diện Cục CNĐP Thành phố Hồ Chí Minh 01 đơn vị nghiệp ( Sơ đồ tổ chức máy Cục Công nghiệp địa phương xem phụ lục ) Cục CNĐP có trách nhiệm xây dựng trình Bộ trưởng phê duyệt Quy chế tổ chức hoạt động Cục CNĐP Phụ trách đơn vị, phận CNĐP Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý Bộ trưởng Như cấu tổ chức Cục CNĐP tương đối chặt chẽ, khoa học, có phân công tác cách hợp lý, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ quan II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục CNĐP Trong tất quan, Văn phòng phận giúp việc quan trọng , nơi giao dịch, cầu nối lãnh đạo quan mối quan hệ bên Do văn phòng cần bố trí thích hợp để thực tốt chức nhiệm vụ giao: Vị trí chức Văn phòng Cục CNĐP Văn phòng Cục đơn vị giúp việc trực tiếp cho Lãnh đạo cục, có chức tham mưu điều phối hoạt động đơn vị thuộc Cục theo chương trình làm việc Lãnh đạo Cục kế hoạch công tác Cục; thực nhiệm vụ giúp Lãnh đạo cục về: Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; cải cách hành chính; lễ tân; hoạt động đối ngoại; quản lý, bảo đảm sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, phương tiện điều kiện làm việc quan Cục Tham mưu giúp Cục trưởng thực nhiệm vụ về: Tổ chức máy, biên chế; công tác cán bộ; đào tạo, bồi dưỡng cán thực chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Cục Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục CNĐP Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cục CNĐP quy định Quyết định 72/QĐ-CNĐP ngày 01/11/2013 Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương việc Quy định chức năng, nhiệm vụ Phòng trực thuộc Cục Công nghiệp địa phương Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cục Công nghiệp địa phương có nhiều thay đổi chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cục tăng nhiều trước Về bản, Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương có chức năng, nhiệm vụ sau: * Giúp Lãnh đạo Cục việc theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Cục triển khai thực chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác giao theo chỉ đạo Lãnh đạo Bộ * Xây dựng chương trình làm việc hàng tuần Lãnh đạo Cục; đầu mối tổng hợp xây dựng báo cáo tình hình thực chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm Cục * Đầu mối, phối hợp với đơn vị thuộc Cục xây dựng, tổng hợp báo cáo định kì, đột xuất theo yêu cầu cảu Lãnh đạo Bộ công tác chỉ đạo, điều hành Bộ Chính phủ * Tổ chức quản lý, thực hướng dẫn công tác văn thư quan Cục đơn vị thuộc Cục theo quy định hành về: Tiếp nhận, cập nhật lưu trữ thông tin, quản lý, chuyển giao, luân chuyển công văn tài liệu đi, đến; theo dõi, đôn đốc tiến độ việc xử lý, giải loại văn đến; bảo đảm việc soạn thảo ban hành văn theo quy định Bộ Nhà nước thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục; hướng dẫn, đôn đốc giám sát công tác lập hồ sơ công việc; tổ chức in ấn tài liệu phát hành văn theo quy định Quản lý sử dụng loại dấu Cục theo quy định pháp luật * Tổ chức thực hướng dẫn công tác lưu trữ quan Cục đơn vị thuộc Cục theo quy định hành về: Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu; thu thập hồ sơ tài liệu, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu trước nộp lưu; phục vụ khai thác tài liệu có yêu cầu; tổ chức thực công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định; thực công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Nhà nước theo kế hoạch quy định ; theo định kỳ đột xuất thực chế độ báo cáo, thống kê công tác lưu trữ * Đầu mối tham mưu, giúp cục trưởng tổ chức thực công tác cải cách, kiểm soát thủ tục hành theo yêu cầu, chương trình Bộ Nhà nước thực chế độ báo cáo công tác cải cách hành theo quy định * Giúp Cục trưởng xây dựng nội quy, quy chế, quy định phục vụ công tác quản lý điều hành (thuộc lĩnh vực, phạm vi chức năng, nhiệm vụ Văn phòng giao); phổ biến, tổ chức đôn đốc thực kiểm tra, giám sát, đánh giá việc chấp hành, thực nội quy,quy chế, quy định ban hành * Giúp Cục trưởng làm đầu mối thường trực, trì việc áp dụng thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO hoạt động Cục * Chủ trì xây dựng, soạn thảo văn quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực, phạm vi quản lý; góp ý kiến văn quy phạm pháp luật theo yêu cầu Bộ (trừ văn quy phạm pháp luật thuộc chức năng, nhiệm vụ,của đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác Cục) Thực công tác + Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ ; đặc biệt chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác năm Cục đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc + Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động Cục; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Cục + Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả-rập Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ Cục quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 d, Tổ chức lập Danh mục hồ sơ + Danh mục hồ sơ lập theo cách sau: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư Cục; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ Cục Công nghiệp địa phương (bổ sung, chỉnh sửa cần); hoàn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Cục ký ban hành 42 + Danh mục hồ sơ ban hành vào tháng hàng năm + Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có công việc giải phát sinh, thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Lưu trữ Bộ tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ Cục 3.3.2.Mở hồ sơ + Hồ sơ công việc toàn văn bản, tài liệu phản ánh trình giải công việc bao gồm văn tài liệu gửi đến Cục, văn Cục ban hành để giải văn cuối giải xong công việc + Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ + Mỗi hồ sơ công việc gồm có: Tờ bìa hồ sơ, có ghi tiêu đề hồ sơ; danh mục văn có hồ sơ; văn bản, tài liệu hệ thống theo thứ tự thời gian mối liên hệ văn phản ánh rõ việc hồ sơ tờ kết thúc hồ sơ 3.3.3 Kết thúc hồ sơ + Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải công việc 43 theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) + Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau 3.3.4 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu + Hồ sơ, tài liệu quan Cục phải nộp vào lưu trữ Cục theo quy định + Văn phòng Cục có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ đôn đốc đơn vị thực nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hành Nhà nước Cục + Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán + Đối với văn bản, tài liệu lưu trữ Văn thư Cục đóng dấu để ban hành, sau 03 tháng nộp vào Lưu trữ Cục + Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy 44 văn hết hiệu lực thi hành Hồ sơ công việc chưa giải xong Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo + Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai "‘Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai ''Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ giữ loại 3.4 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Cục Công nghiệp địa phương 3.4.1.Quản lý sử dụng dấu + Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư + Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu Cục Chuyên viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Cục; Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; Không đóng dấu khống chỉ + Việc sử dụng dấu Cục dấu văn phòng Cục hay đơn vị Cục quy định sau: Những văn Cục ban hành phải đóng dấu Cục; Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phòng hay dấu đơn vị 45 3.4.2 Đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Cục trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành 46 PHẦN III ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương Bằng kiến thức học trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiểu biết thân với thời gian thực tập tiếp xúc công việc hành văn phòng công tác văn thư trình thực tập Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương, thân trau dồi thêm nững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư số công việc khác Phòng trực tiếp giao cho Qua thấy tầm quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức Qua trình thực tập Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương, với thời gian thực tập từ ngày 04/01/2016 đến 11/03/2016 Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương, thấy lĩnh hội nhiều điều quý báu bổ ích không chỉ công tác văn thư mà kĩ giao tiếp ứng xử sống Với thời gian thực tập dài đem lại cho kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phòng , học phong cách làm việc cán văn thư Một công việc đòi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, thời gian thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn Quá trình thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình 47 thực thao tác, nghiệp vụ văn thư; từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho cụ thể hoá nắm kiến thức sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn, có số nhận xét sau: 1.1 Ưu điểm - Công tác văn thư Cục Lãnh đạo Cục Lãnh đạo Văn phòng đặc biệt quan tâm chỉ đạo sát - Văn đi, đến Cục quản lý tập trung thống phận văn thư Tất văn đi, đến văn thư quản lý theo quy trình tối ưu nhất, phù hợp - Công tác quản lý văn đi, đến Cục quản lý hệ thống phần mềm quản lý văn triển khai nâng cấp hệ thống phần mềm hữu dụng - Thể thức nội dung văn ban hành Cục CNĐP kiểm soát kỹ lưỡng Văn chuyên viên đơn vị thuộc Cục soạn thảo đảm bảo thể thức nhà nước quy định Các văn ban hành Trưởng phòng duyệt nội dung, Chánh Văn phòng duyệt thể thức văn thư Cục kiểm tra lại lần cuối trước ban hành - Công tác sử dụng quản lý dấu Cục quản lý cách kỹ càng, văn thư chỉ đóng dấu văn có đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền, tình trạng đóng dấu khống cho văn có tính pháp lý cao - Công tác lập hồ sơ Văn phòng Cục thực tốt Các văn bản, giấy tờ lập thành hồ sơ có mục lục văn kèm 1.2 Hạn chế - Do phần mềm quản lý công văn triển khai, chưa thức vào hoạt động, Cục sử dụng phầm mềm cũ nên chưa phát huy hết vai trò công tác văn thư 48 - Cục CNĐP chưa xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ Vì công tác văn thư – lưu trữ gặp nhiều khó khăn bước triển khai thực - Tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ chưa cán bộ, chuyên viên Cục đề cao - Biên chế làm công tác văn thư – lưu trữ Cục chưa đáp ứng nhu cầu công việc, gây khó khăn cho chuyên viên văn thư chuyên trách Cục - Tuy Cục hình thành 10 năm, Cục chưa triển khai công tác lưu trữ, tài liệu không đưa vào quản lý bảo quản dễ dẫn tới hư hỏng, mát… Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 2.1 Đề xuất Qua kiến thực tiếp thu trường trình thực tập tiếp cận thực tế quan, xin đưa số ý kiến đề xuất, bổ sung hoạt động quan sau: - Bổ sung thêm cán văn thư cho quan đào tạo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Văn phòng Cục cần xây dựng Quy chế văn thư riêng đảm bảo cho công tác văn thư thực theo quy định - Văn phòng cần trang bị trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán để tăng suất làm việc Cần nâng cấp máy photo copy, mua máy in, máy tính; bổ sung thêm máy tiêu hủy tài liệu tài liệu hết giá trị hay văn lỗi soạn thảo - Văn phòng nên xem xét, bổ sung số quy chế Quy chế văn hóa công sở, Quy chế làm việc; Quy chế Thi đua –Khen thưởng; Quy chế cán tổ chức … để phục vụ cho hoạt động quan - Cần thiết chặt nừa thời gian làm việc quan, tránh tình trạng cán muộn, sớm, giải việc cá nhân thời gian làm việc đồng thời tăng cường công tác kiểm tra tiến độ làm việc đơn vị Cục 49 2.2 Gỉải pháp * Tại quan: Lãnh đạo quan cần quan tâm đến đời sống nhân viên, công tác lãnh đạo cần nhiệt tình có tinh thần cầu tiến chính; Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, cán quan khách từ quan Quan hệ tốt rạo môi trường làm việc có hiệu không bị áp lực Từng bước nâng cao trình độ nghiệp vụ cán bộ, đáp ứng kịp với nhu cầu mà quan cần cần; Thiết chặt kỷ cương làm việc tránh tình trang làm muộn sớm; Tăng cường kiểm tra giám sát tình hình hoạt động văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản; Triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào phòng, ban chuyên môn để giúp phòng, ban chuyên môn quản lý dễ * Về phía nhà trường Nhà trường cần tổ chức nhiều chương trình sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều Các chương trình giúp cho sinh viên áp dụng kiến thức học lớp vào thực tế để từ tạo kinh nghiệm cho để sau trường sinh viên có vốn kiến thức để làm; Các sinh viên trình học tập nhà trường cần phải trọng kiến thức liên quan đến chuyên ngành mà học để lấy làm tiền đề mà áp dụng vào thực tế Nhà trường nên đầu tư trang thiết bị văn phòng, sử dụng trang thiết bị cho sinh viên tiếp xúc học tập Ngoài phòng khoa lãnh đạo nhà trường cần quan tâm để ý đến mong muốn sinh viên nũa để từ có định hướng cụ thể với sinh viên thúc đẩy sáng tạo, tích cực sinh viên học tập 50 KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ… tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập tháng cho sinh viên nghành Quản trị văn phòng Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Cục Công nghiệp địa phương, thực đợt thực tập với chuyên nghành Quản trị văn phòng Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tôi, giúp trưởng thành nhiều Đó hội cho bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hoá phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp hiểu sâu chuyên nghành Quản trị văn phòng Công tác văn thư Cơ quan Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan giúp ý thức trách nhiệm Cán văn thư trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, công tác văn thư quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách có hiệu Bên cạnh có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công tác sau Để hoàn thành báo cáo , xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy , cô khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho có môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán Văn phòng ban nghành khác Cục Công nghiệp địa phương tạo điều kịên giúp đỡ trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu 51 sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn không khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình cán văn thư Văn phòng Cục Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa Quản trị Văn phòng nhà trường Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 SINH VIÊN ĐOÀN THỊ ÁNH 52 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định số: 115/2003/QĐ-BCN ngày 04 tháng năm 2003 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Phụ lục 2: Quyết định số: 0799/QĐ-BCT ngày 30 tháng 01năm 2008 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Phụ lục 3: Quyết định số: 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Phụ lục 4: Sơ đồ tổ chức máy Cục Công nghiệp địa phương Phụ lục 5: Quyết định số 72/QĐ-CNĐP Phụ lục 6: Quy trình QT 07 phục vụ cho công tác tiếp nhận, xử lý ban hành văn Phụ lục 7: Quyết định số 77/QĐ-CNĐP việc ban hành áp dụng Bộ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 Cục Công nghiệp địa phương ngày 20 tháng 10 năm 2014 Phụ lục 8:.Ban hành kèm theo Quyết định số:48/QĐ-CNĐP ngày 08 tháng năm 2013 Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương) 53 PHỤ LUC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG Cục trưởng Văn phòng Phòng Kế hoạch Tổng hợp Các Phó Cục trưởng Các Sở Công Thương tỉnh, thành phố Phòng Quản lý Khuyến công Phòng Tài Kế toán Các TT Khuyến công & Tư vấn phát triển Công nghiệp tỉnh, thành phố Phòng Thông tin truyền thông Phòng Công nghiệp Hỗ trợ Hội nhập Các Tổ chức Dịch vụ khuyến công Phòng QL Cụm Công nghiệp Văn phòng Đại diện TP Hồ Chí Minh Các sở công nghiệp Nông thôn Trung tâm KC Tư vấn phát triển công nghiệp1 nghiệp khu vực 54 PHỤ LỤC PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN CỦA CỤC CNĐP 55 PHỤ LỤC MỤC LỤC VĂN BẢN 56