Công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH phúc tiến

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 4 3. Đối tượng và mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 6 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 11 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 11 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 12 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bảng mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 18 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 23 2.1. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư. 23 2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 23 2.1.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 26 2.2. Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản 30 2.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 30 2.2.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung 40 3.3.1. Ưu điểm 40 3.3.2. Nhược điểm 41 3.3.3. Nguyên nhân 41 3.2. Đề xuất, kiến nghị 41 KẾT LUẬN 43 IV. PHỤ LỤC 44

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài .3 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng mục tiêu nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan 11 1.2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng 11 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 12 1.2.3.Xác định vị trí việc làm xây dựng bảng mơ tả cơng việc vị trí văn phịng .18 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 23 2.1 Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư 23 2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .23 2.1.2 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 26 2.2 Nhận xét quy trình quản lý văn giải văn 30 2.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn - đến 30 2.2.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan đơn vị 35 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1 Đánh giá chung 40 3.3.1 Ưu điểm 40 3.3.2 Nhược điểm 41 3.3.3 Nguyên nhân .41 3.2 Đề xuất, kiến nghị 41 KẾT LUẬN 43 IV PHỤ LỤC 44 Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành quan tổ chức.Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn - Tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư- Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan.Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông em tiếp nhận thực tập văn phòng Vật tư – Tổng Hợp Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Hạ Tầng INTRACOM thuộc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông Trong khoảng thời gian em anh chị quan nhiệt tình giúp đỡ học hỏi thêm kinh nghiệm kỹ nghiệp vụ văn phòng Do thời gian thực tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo cịn nhiều thiếu sót Vì em mong nhận nhều ý kiến đóng góp thầy để em có hội học tập trau dồi thêm kinh nghiệm để vận dụng vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo nhân viên văn phòng Vật tư – Tổng Hợp Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Hạ Tầng INTRACOM thuộc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông giúp đỡ em hoàn thành Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt đợt thực tập thầy cô Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Trịnh Thị Nga Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Công tác Văn thưtừ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng Do đó, quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trị, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Mặc dù cơng tác văn thư có từ lâu, song vài năm trở lại đây, khơng người coi cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư cần phải nhìn nhận lại Cơng tác văn thư phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đó công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, nghiệp vụ, đạo quán hoạt động quan nhà Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nước quan chức chuyên ngành.Tình hình triển khai thực quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ số quan hành nhà nước cịn nhiều vấn đề bất cập ảnh hưởng đến hoạt động công sởtrong thực tiễn Mục tiêu đề tài Đi vào nghiên cứu tình hình triển khai thực quy định nhà nước Văn thư quan doanh nghiệp phải dựa tình hình thực tế hoạt động cơng sở việc thực nội quy chung tạo dựng niềm tin, giá trị thái độ cảu thành viên làm việc công sở ảnh hưởng đến cách làm việc hiệu quan doanh nghiệp Đối tượng mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu hình triển khai thực quy định nhà nước tình hình thực cơng tác văn thư quan doanh nghiệp thực tế Thông qua đánh giá thực trạng nêu phương pháp khắc phục mặt hạn chế trình triển khai thực quy định nhà nước tình hình thực cơng tác văn thư quan doanh nghiệp Nguồn tài liệu tham khảo Nguồn tài liệu tham khảo từ thực tế q trình em thực tập Cơng Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông, nguồn tài liệu từ Công ty, nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư” cá nhân, đơn vị tham khảo từ internet Lịch sử vấn đề nghiên cứu Là đề tài nhiều cá nhân, đơn vị nghiên cứu như: Đề tài " Hồn thiện cơng tác Văn thư – lưu trữ văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội " Đề tài Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Lưu trữ công ty TNHH Phúc Tiến Nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Hồng Lê Minh Bài giảng Cơng tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp - GV Nguyễn Duy Vĩnh.Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ - TS Nguyễn Lệ Nhung Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Đối với đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư” nên tìm hiểu, phân tích chọn lọc theo nguồn tài liệu thực tế, nguồn tài liệu từ công ty tác phẩm nghiên cứu từ tác giả nghiên cứu đề tài sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp phân tích ,phương pháp logic, phương pháp tổng hợp Từ phân tích, chứng minh ý nghĩa củacông tác văn thư quan doanh nghiệp Bố cục đề tài Bài báo cáo em gồm phần: Phần I Khảo sát công tác văn phịng quan thực tập Phần II Tìm hiểu công tác văn thư Phần III Kết luận, đề xuất kiến nghị Phần IV Phụ lục Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (INTRACOM) tiền thân Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đô thị 100% vốn nhà nước Chính thức hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần từ năm 2006 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng cơng ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… (Toà nhà INTRACOM) Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều cơng trình, dự án như: Dự án khu văn phịng, dịch vụ cơng cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên cơng trình INTRACOM ln đáp ứng u cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng Bộ quy chuẩn nhận diện thương hiệu INTRACOM (09/03/2010) “Toả sáng đất nước” Giống bầu trời Việt, Intracom cam kết Doanh nghiệp Việt toả sáng, góp phần khẳng định vị đất nước hội nhập kinh tế tồn cầu, khơng thế, Intracom cịn đem ánh sáng đến nhà Việt miền Tổ quốc, thắp sáng ước mơ Việt toả sáng Năm châu Logo dọc Logo ngang Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ý nghĩa Logo INTRACOM (09/03/2010) Logo công ty đơn giản, dễ hiểu, thể rõ đặc trưng ngành xây dựng tháp Những tháp xây dựng (Building) thể tính thị đại, sầm uất, văn minh ý nghĩa phát triển Đồng thời hình trịn bao quanh thể xu phát triển hội nhập toàn cầu Với hoạt động đầu tư xây dựng sở hạ tầng, khu đô thị, công nghiệp hệ thống cơng trình thuỷ điện, giao thơng…Intracom hướng tới phát triển trở thành mơ hình tập đồn đa lĩnh vực Logo công ty đơn giản, dễ hiểu, thể rõ đặc trưng ngành xây dựng tháp Những tồ tháp xây dựng (Building) thể tính thị đại, sầm uất, văn minh ý nghĩa phát triển Đồng thời hình trịn bao quanh thể xu phát triển hội nhập toàn cầu tồ nhà có hình dạng chữ I – chữ thương hiệu Intracom I hiểu Investment (Đầu tư) hay International (Quốc tế) có ngầm ý: Intracom phát triển nơi, phủ rộng toàn cầu Đồng thời nhà đặt bố trí theo cấp, cịn gọi “TAM CẤP” thể lên doanh nghiệp Con số theo quan niệm người Á đơng cịn số mang ý nghĩa hoà hợp - “TAM HỢP” yếu tố TRỜI, ĐẤT CON NGƯỜI Ngồi logo cịn thể số ý nghĩa mang tính trừu tượng bứt phá mạnh, tính cân bằng, hoạt động rõ ràng, minh bạch thân thiện Logo sử dụng màu Vàng, Đỏ, Xanh với ý nghĩa: Màu Vàng: Tượng trưng cho trí tuệ, lòng tin thịnh vượng (Vàng - Thổ) Màu Đỏ: Tượng trưng cho tính nhiệt huyết, mạnh mẽ đốn (Đỏ Hoả) Màu Xanh: Thanh bình tĩnh lặng, màu thể sống, phát triển… Môi trường làm việc Môi trường làm việc ảnh hưởng lớn đến khả sáng tạo xuất làm việc nhân viên công ty Hiểu điều Công Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thơng ln cố gắng hồn thiện mặt sở vất chất để đáp ứng tốt nhu cầu làm việc sinh hoạt Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty cho nhân viên Tọa lạc tầng 19 đến tầng 26 nhà Building INTRACOM Phường Phúc Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội, với diện tích lớn, Cơng ty thiết kế theo phong cách tiện lợi chuyên nghiệp, màu trắng chủ đạo nhiều hình ảnh trang trí tạo mơi trường trẻ trung động Phòng làm việc thiết kế khoa học phù hợp với việc làm nhóm Các phịng lắp hệ thống chiếu sáng, máy điều hoa đại, nhằm mang lại môi trường làm việc tốt cho nhân viên Để đảm bảo điều kiện tốt cho nhân viên hệ thống Server lắp đặt nhà mạng viễn thơng có uy tín VNPT, máy tính Công ty cập nhật phần mềm phục vụ cho công việc Không đáp ứng nhu cầu tài chính, Cơng Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông mang đến giá trị tinh thần thật cho cán nhân viên cơng nhân chất keo gắn kết công nhân Công ty.Để cho nhân viên coi Cơng ty ngơi nhà thứ hai sức xây dựng mái nhà ngày lớn mạnh Làm việc Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông cảm nhận thân thiện, thoải mái chủ động phát huy hết khả cơng việc Nhận thức chất lượng người ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc, ban lãnh đạo công ty trọng đến việc phát triển nguồn nhân lực Tại INTRACOM, 100% nhân viên thức trải qua khóa đào tạo kỹ chun cơng ty phối hợp với viện nghiên cứu kinh tế tổ chức Mỗi cán công nhân viên tôn trọng nghề nghiệp tạo hội để phát huy hết khả sáng tạo Nhờ sách phát triển người theo chiều sâu, chúng tơi tự hào đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu rộng, động nhiệt tình Sinh viên: Trịnh Thị Nga Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn để lập hồ sơ lưu giữ theo tháng tên loại văn bản, năm chuyển lên kho lưu trữ lần Sổ theo dõi mở năm 01 sổ, cuối năm Văn thư quan khoá sổ lưu trữ tài liệu kho lưu trữ Nghiệp vụ quản lý văn đi, đến thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước văn số: 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 2.2.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan đơn vị Hồ sơ công việc: Nội dung lập hồ sơ cơng việc: Gồm có: - Mở hồ sơ - Thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ; - Kết thúc biên mục hồ sơ Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ a) Người mở: Công chức giao nhiệm vụ, công việc; b) Cách mở: - Lấy 01 tờ bìa Văn thư quan phát; - Căn danh mục hồ sơ, điền yếu tố thơng tin lên bìa hồ sơ: + Tên quan, đơn vị; + Số, ký hiệu hồ sơ; + Tiêu đề hồ sơ: Là phần tóm tắt ngắn gọn, xác giới thiệu thành phần nội dung tài liệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ + Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ Bảng thời hạn bao quản tài liệu quan Lưu ý: Đối với công việc mới, chưa có danh mục hồ sơ ghi tên gọi cơng việc mà giải lên bìa hồ sơ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực Sinh viên: Trịnh Thị Nga 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thu thập văn đưa vào hồ sơ - Thu thập kịp thời, đầy đủ tài liệu hình thành q trình giải cơng việc để đưa vào hồ sơ; - Tài liệu đưa vào hồ sơ phải chính, gốc có giá trị chính; - Tài liệu việc phải đưa vào hồ sơ việc đó, khơng đưa nhầm vào hồ sơ khác Ví dụ: - Người phụ trách công tác đào tạo quan quan tổ chức lớp bồi dưỡng phải thu thập tất văn bản, tài liệu lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ như: Văn xin ý kiến mở lớp, văn (hoặc ý kiến) đồng ý người có thẩm quyền; công văn triệu tập học viên; văn cử học viên đơn vị; công văn mời báo cáo viên; chương trình lớp; khai mạc, phát biểu đạo, tài liệu bồi dưỡng, hình ảnh… - Người phụ trách cơng tác văn phịng tổ chức Hội nghị phải thu thập tất văn bản, tài liệu Hội nghị để lập hồ sơ; năm quan tổ chức hội nghị có nhiêu hồ sơ… Kết thúc hồ sơ a) Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ - Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ Mỗi loại văn bản, tài liệu giữ lại chính, khơng có dùng có giá trị để thay b) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Để cố định trật tự văn bản, tài liệu, bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ Sinh viên: Trịnh Thị Nga 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng Tùy theo hồ sơ mà có cách xếp cho phù hợp như: Sắp xếp theo trình tự giải công việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn - Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Là văn bản, tài liệu có ngày tháng năm sớm xếp lên trước; văn có ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp áp dụng để xếp hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà vấn đề, vụ, việc đơn vị bảo quản áp dụng để xếp hồ sơ nguyên tắc; - Sắp xếp theo số văn bản: Căn vào số thứ tự văn để xếp văn Văn có số nhỏ xếp trước (để lên trên), văn có số lớn xếp sau (để số nhỏ) Cách xếp thường áp dụng tập lưu văn văn thư - Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn bản: Nếu loại văn có số lượng phải ghép nhiều thể loại văn quan ban hành thành hồ sơ Trong hồ sơ văn xếp theo mức độ quan trọng thể loại văn (ví dụ: thể loại nghị xếp trên, thị xếp dưới) Trong loại văn tiếp tục xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng - Sắp xếp theo q trình giải cơng việc: Đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc, giải vấn đề Những văn đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến văn bản, tài liệu giải vấn đề cuối văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề Cách xếp áp dụng với đa số hồ sơ công việc hồ sơ tra, hồ sơ hội nghị, hội thảo Giao nộp hồ sơ lưu trữ hành: Thời hạn thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp a) Thời hạn nộp lưu: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định khoản Điều để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý Sinh viên: Trịnh Thị Nga 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu TÊN CƠ QUAN ……………… HỘP SỐ … Gồm hồ sơ: …………………………………… …………………………………… …………………………………… Gồm…………đơn vị bảo quản 15 b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành - Hồ sơ công việc chưa giải xong - Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu - Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ cơng việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan - Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Hồ sơ nhân sự: Nội dung việc lập hồ sơ nhân thực theo Nghị định phủ cụ thể là: Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định nội dung yêu cầu lập hồ sơ sau: - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, Sinh viên: Trịnh Thị Nga 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải công việc vào hồ sơ; - Kết thúc biên mục hồ sơ Hồ sơ nhân lưu máy tính quan, bên cạnh cá nhân cơng ty có hồ sơ riêng biệt để dễ dàng tra tìm cần thiết, phục vụ vào mục đích quan Quản lý sử dụng dấu • Tất loại dấu quan, giao cho nhân viên văn thư chuyên trách quan giữ đóng dấu quan • Nhân viên văn thư không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền, phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống Đóng dấu • Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều, đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái • Việc đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu thực theo quy định Sinh viên: Trịnh Thị Nga 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Qua thời gian kiến tập Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Giao Thông em trực tiếp làm việc với anh chị văn phòng Em học hỏi nhiều chuyên môn công việc kỹ cần thiết cơng tác quản trị văn phịng Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn phịng quan cịn hạn chế cần khắc phục Hi vọng đánh giá em giúp ích cho cơng ty hồn thiện máy hành Sau đánh giá ưu, nhược điểm em công ty 3.3.1 Ưu điểm Trong cơng tác văn phịng quan phịng ban làm việc nghiêm túc đạt hiệu cao Những nhiệm vụ giao nhân viên hoàn thành công việc tốt trước thời gian quy định Nhiệm vụ phân công nhiệm vụ chi tiết cụ thể cho nhân cách khoa học hợp lý Phịng cơng tác hành văn phịng thực công việc tham mưu cho lãnh đaoh công tác lưu trữ việc thu thập xử lý thơng tin nhanh chóng có chọn lọc giúp cho lãnh đạo thực công việc đạt hiệu cao Phịng ban khác phịng Thiết kế – Thi cơng, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, phòng Kế hoạch – Tài chính… nhân viên đánh giá cao trách nhiệm với mơi trường làm việc tốt trình độ chun mơn cao cơng việc hồn thành cách nhanh chóng Trong văn phịng người lãnh đạo nhân viên hòa đồng đồn kết, quan tâm giúp đỡ lẫn cơng việc, người thường xuyên thay đổi cách làm việc để phát huy hiệu cao Sáng tạo công việc mạnh văn phòng Với số nhân viên trẻ động, sáng tạo nhiệt huyết tiến độ công việc ngày thúc đẩy nhanh hơn; Sử dụng khai thác triệt để trang thiết bị văn phòng hiệu quả, giúp cho hoạt động Công ty hoạt động trơn chu Công tác hậu cần làm tốt, nôi quy, quy định công ty Sinh viên: Trịnh Thị Nga 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người chấp hành nghiêm chỉnh 3.3.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm Cơng ty tồn số nhược điểm: Trong công việc có thời gian trống nên số nhân viên trao đổi vấn đề không liên quan đến cơng việc Q trình làm việc cịn số cá nhân chậm trễ chưa tích cực, làm muộn… Nhiều cơng trình xa nên việc chuyển giao văn gặp khó khăn Nhiều văn trình thẳng chưa vào sổ theo dõi nên cần thiết k biết văn phòng ban Máy photo tải sử dụng nhiều hay bị lỗi Là công ty không lớn nên sở vật chất chưa đầu tư, trang thiết bị văn phịng chưa thật đồng Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh cơng tác văn phịng 3.3.3 Ngun nhân Vì nhiều lý hỏng xe, tắc đường, vấn đề thời tiết…dẫn đến tình trạng cán nhân viên làm muộn Một số cơng trình địa điểm xa chuyển giao văn trình hoạt động công ty sản sinh nhiều giấy tờ Máy photo sử dụng nhiều năm sử dụng nhiều Là doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc cơng ty cịn nhiều bất cập Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công viêc Cán chuyên mơn kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến chất lượng tính chun mơn chưa cao Chưa phát huy tính chun mơn mức độ hồn thành việc cịn thấp Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học, hợp lý 3.2 Đề xuất, kiến nghị Song song với ưu điểm văn phịng hạn chế lại làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng thời gian hồn thành cơng việc sau em xin đề xuất giải pháp để khắc phục hạn chế tồn Sinh viên: Trịnh Thị Nga 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công ty: +Về nhân sự:Các khóa học nhân ln cần thiết để cán bộ, nhân viên phòng phải đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc nên cử học lớp học uy tín để nâng cao trình độ chun mơn, kiến thức nghiệp vụ cho cán công nhân viên, tuyển thâm nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ +Về trang thiếtbị:Đầu tư, đổi trang thiết bị đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào cơng tác văn phịng đảm bảo hiệu cơng việc tốt Trang thiết bị có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động văn phòng nên cung cấp trang thiết bị phục vụ cho công việc việc cần thiết Hiện trang thiết bị có chức ứng dụng cao áp dụng vào môi trường văn phòng nhiều +Về ý thức:Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Cùng với lãnh đạo phải người thường xuyên trao đổi tương tác với nhân để hiểu nắm bắt hạn chế thành viên qua đưa giải pháp khắc phục khơng công việc mà đời sống Các cán văn phòng phải nâng cao ý thức làm việc nữa.Cán cơng nhân viên phải phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải thắc mắc tập thể cá nhân đơn vị có nhu cầu Mọi người văn phịng tạo khơng khí thân thiện hòa đồng để giảm đề nhỏ gây ảnh hưởng đến tập thể cơng việc Ngồi cần thay đổi lề lối làm việc văn phòng, cơng ty nói chung văn phịng nói riêng cần thực tác phong công nghiệp tổ chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho cơng ty Thường xun dọn dẹp văn phịng đảm bảo cảnh quan thực tốt quy định, nội quy văn phòng, tạo nếp sống văn hóa lành mạnh Sinh viên: Trịnh Thị Nga 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Khi quan, tổ chức, doanh nghiệp thành lập, cơng tác văn thư, tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phịng cơng ty khơng trực tiếp tham gia vào trình sản xuất văn phịng lại thúc đẩy q trình hoạt động hiệu Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ tầng Giao thơng văn phịng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phịng Công ty giúp hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Trong q trình thực tập cơng ty em lần hiểu kiến thức chuyên ngành Tuy nhiên tất lý thuyết vận dụng vào thực tế Đồng thời nhiều vấn đề khơng có nhà trường mà chúng em phải tham gia giải quyết.Có thể thấy từ lý thuyết thực tế khoảng cách xa địi hỏi người cán văn phòng phải biết linh động sáng tạo tình cơng việc Được giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng em,đã làm tất nghiệp vụ người văn phòng Mặc dù số lượng cơng việc cịn chưa nhiều giúp em có kinh nghiệm thực tế cơng việc tương lai Với cố gắng, nỗ lực cơng việc, em làm tốt công việc giao củng cố kiến thức để hồn thiện báo cáo Tuy nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót Một lần em mong nhận đóng góp, bảo thêm Thầy Cơ cán Văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Và Giao Thông để báo cáo em có kết cao giúp em trang bị kiến thức chuẩn cho cơng việc văn phịng tương lai Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Trịnh Thị Nga 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội IV PHỤ LỤC Nguồn tài liệu tham khảo: - Tài liệu từ Công Ty - Tài liệu từ Internet - Tài liệu từ đề tài đơn vị, cá nhân nghiên cứu Văn thư – Lưu trữ - Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định nội dung yêu cầu lập hồ sơ - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Sinh viên: Trịnh Thị Nga 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC I Mơ hình văn phịng đại cho cơng ty 6 3 8 8 Cử a vào 8 1 8 5 Sinh viên: Trịnh Thị Nga 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Ghi Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy phôtô Bàn để tài liệu Tủ đựng đồ Điều hòa Tủ lạnh Ghế tiếp khách ghế làm việc Trên bàn làm việc có đầy đủ máy vi tính, máy điện thoại, dụng cụ văn phòng phẩm đầy đủ Sinh viên: Trịnh Thị Nga 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội