PHAN MO DAU
Thực tập, thực tế là một trong những nội dung quan trọng trong bất kỳ ngành học nào Đối với sinh viên các ngành nói chung và sinh viên khoa
hcọ Lưu trữ học và quản trị văn phịng thì thực tập thực tế năm thứ ba là cơ hội tốt dé liên hệ và vận dụng những tri thức lí luận được học vào thực tiễn từ đó rút ra những nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp chun mơn của mình Đợi thực tập thực tế này có nội dung chủ yếu là khảo sát về cơng tác
văn phịng và công tác văn thư tại một cơ quan cụ thể Đồng thời sinh viên
được thực hànhmột số kỹ năng nghiệp vụ cơ bản để từ đây so sánh, nhìn nhận và đánh giá giữa lí luận được trang bị ở trường và thực tiễn ở cơ
quan
Trên cơ sở nội dung thực tập và mục đích đó chúng tơi đã chọn Liên Đoàn lao động Thành phố Hà Nội địa điểm thực tập Với tư cách là một tổ chức xã hội thuộc tổng Liên đoàn lao động Việt Nam được thành lập và hoạt động trên 70 năm Đây là một tổ chức chính trị xã hội ở địa phương, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã đạt được những thành tựu nhất định trong công tác quản lý Việc khảo sát công ác văn phòng và văn thư
tại cơ quan này giúp chúng tôi được tiếp cận với một hệ thống văn bản quán lý nhà nước khá đa dạng phong phú về cả nội dung và hình thức Hơn
nữa còn cung cấp cho chúng tôi những nhận định ban đầu về hoạt động
hành chính văn phịng và quản lý nhà nước ở một tổ chức chính trị xã hội
khá điển hình
Do đó, những nội dung được trình bày ở báo cáo này là sự kết hợp
giữa lí luận và thực tiễn, phản ánh tương đối toàn diện về các nội dung về
Trang 2tính chất khái quát Do những nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau mà mức độ khảo sát của chúng tơi cịn nhiều thiếu sót
Trong quá trình thực tập và viết báo cáo chúng tôi đã được sự hướng
dẫn, giúp đỡ tận tình của các giảnh viên khoa Lưu trữ học và quản trị văn
phòng cũng như của các cán bộ nhân viên trong Liên đoàn lao động thành
phố Hà Nội Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình q báu
đó
Báo cáo của chúng tôi gồm các phần chính sau:
Phần mở đầu
Phần nội dung : gồm 2 chương :
Chương I: Kết quả khảo sát về công tác văn phịng, cơng tác văn thư
- Lưu trữ tại Liên đoàn lao động thành phó Hà Nội
Chương II : Nhận xét và kiến nghị
Trang 3PHẢN NỘI DUNG CHUONG I:
KET QUA KHAO SAT CONG TAC VAN PHONG VA CONG TAC VAN THU LUU TRU TAI LIEN DOAN LAO DONG THANH PHO HA NOL
I 1 CHUC NANG, NHIEM VU, QUYEN HAN, CO CAU TO CHUC CUA LIEN DOAN LAO DONG THANH PHO HA NOI:
1.1 Chức năng, nhiệm vụ ,, cơ cấu tổ chức của Liên đoàn lao động
thành phố Hà Nội :
* Đôi nét về tiểu sử Liên đoàn lao động thành phó Hà Nội :
Sự hình thành và phát triển của phong trào công nhân viên chức cả
nước tạo nền vững chắc cho sự hình thành và phát triển của cơng đồn thủ
đơ Hơn 70 năm một chặng đường Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội hay được gọi bằng một tên gắn gọn "Cơng đồn thủ đơ " Hà Nội thủ đô của cả nước nơi có tổ chức cơng đồn ra đời sớm và phát triển tương đối nhanh về cả mặt chất và lượng Tiền thân từ một tổ chức quần húng sơ khai
do Nguyễn Ái Quốc thnàh lập với cái tên "Việt Nam thanh niên cách mạng
Đồng chí hội " Tiếp sau đó cùng sự phát triển của phong trào công nhân
trong nước dưới nhiều hình thức và tên gọi khác nhau " Công hội đó" rồi "Hội Ái hữu", "Công nhân phản đế" , "Công nhân cứu quốc" Ngày
20/7/1946 cái tên Liên đoàn lao động Việt Nam chính thức ra mắt công nhân và nhân dân lao động cả nước Từ đây thì liên hiệp cơng đồn Hà Nội
được thành lập ngày 31/7/1946 Chính thức thay thế cho nhiều cái tên quen
thuộc trong lịch sử phong trào công nhân : "Hội công nhân cứu quốc" trước đây
Trang 4Với số lượng ban đàu khi cịn là "cơng hội đỏ " thì chỉ có mấy chục hội
viên Năm 1945 với cái tên "công nhân cứu quốc "số lượng khoảng 2000 hội viên Đến nay số lượng đoàn viên đã lên đến khoảng nửa triệu Sự phát
triển về chất cùng trình độ giác ngộ về chính trị, văn hoá, khoa học, tay nghề của đàon viên cơng đồn thủ đô đã tăng lên rõ nét
Trong suốt quá trình phát triển, hội nhập và trưởng thành từ thực tiễn
bối cảnh đất nước và trên thế giới Cơng đồn thủ đô đã không ngừng phần
đấu vươn lên trở thành một tổ chức chính trị xã hội rộng lớn đảm nhận vai trò đại diện cho quyền và lợi ích của đội ngũ công nhân viên chức lao động
Thủ đơ Đó là sự đóng góp to lớn và hết sức quý báu cho sự nghiệp phát
triển Thủ đô và cả nước Đó khơng chỉ là sự đấu tranh cho độc lập tự do
của dân tộc mà cịn góp sức nâng xây dựng Chủ nghĩa xã hội LĐLĐ Hà Nội ln ln có sự đổi mới về hình thức và phương pháp vận động giáo dục tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước cho phù hợp với từng giai đoạn lịch sử khác nhau Đây là nơi phát sinh mạnh mẽ năng lực sáng tạo và phẩm chất tốt đẹp của công nhân viên chức Thủ đô đề hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh
tế xã hội chung của đất nước
* Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Liên đoàn
- Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tổ chức theo đơn vị hành chính đóng trên phạm vi địa bàn Thủ đô Hà Nội Được thành lập hoặc giải
thể do quyết định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Hà Nội phù
hợp với quy định của Luật Công đồn Do đó căn cứ vào Luật Cơng đồn năm 1990 và Điều lệ Công đoàn Việt Nam năm 2003 thì Liên đồn Lao
động Thành phố Hà Nội có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản sau:
Tuyên truyền chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật
Trang 5Đại điện và bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của đồn viên, cơng nhân viên chức lao động tại địa bàn Hà Nội
Triển khai thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của BCH, Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam và Nghị quyết của Cơng đồn Thủ đơ, các chỉ thị,
nghị quyết của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước Tham gia phối
hợp với các cấp uỷ Đảng, cơ quan nhà nước cùng cấp để thực hiện các chủ trương, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, các vấn đề liên quan đến đời sống việc làm, điều kiện làm việc của công nhân viên chức, tô chức các
phong trào thi đua yêu nước, các hoạt động xã hội của công nhân viên chức lao động Thủ đô
Phối hợp với các cơ quan chức năng của Nhà nước trên địa bàn Thủ
đơ, Cơng đồn ngành đề tổ chức kiểm tra thanh tra việc thực thi pháp luật
và chính sách có liên quan trực tiếp đến công nhân viên chức trong các cơ quan và đoanh nghiệp Chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo việc giải quyết tranh chấp lao động, tham gia điều tra tai nạn lao động, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của người lao động trong các doanh nghiệp đóng tại Hà Nội
Chỉ đạo các công đồn ngành địa phương, cơng đồn tổng cơng ty,
LĐLĐ quận, huyện, thị xã (phường) thuộc địa bàn Thủ đô, Công đồn các
khu cơng nghiệp và cấp tương đương tại Điều 21, 22, 23 và 24 của Điều lệ
Cơng đồn Việt Nam quy định khá rõ
Hướng dẫn chỉ đạo CDCS của Cơng đồn tổng Công ty thuộc TW và CĐCS trực thuộc cơng đồn ngành TW đóng trên địa bàn Hà Nội
Triển khai thực hiện Nghị quyết của Đảng, các chủ trương kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng Đồng thời phối hợp với các
cơ quan chức năng ở địa phương để kiểm tra, thanh tra lao động, điều tra
Trang 6Tổ chức giáo dục, tuyên truyền nâng cao trình độ văn hố và tay
nghề cho cơng nhân viên chức, tố chức các hoạt động văn hoá, thé duc thé thao, tổ chức quản lý nhà văn hố cơng nhân, các trung tâm giới thiệu việc
làm, văn phòng tư vấn pháp luật theo quy định của Nhà nước và Tổng
LĐLĐ Việt Nam
Đồng thời qui hoạch, quản lý, đào tạo, bồi đưỡng cán bộ và thực hiện
chính sách cán bộ theo phân cấp của Thành uỷ Hà Nội và Tổng LĐLĐ Việt Nam Hướng dẫn chỉ đạo Đại hội cơng đồn cấp dưới, xây dựng cơng đồn
cơ sở và nghiệp đoàn Thực hiện quan hệ đối ngoại theo quy định của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam
Các ban, đơn vị bộ phận trong Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội có chức năng nhiệm vụ tham mưu, nghiên cứu đề xuất các chủ trương, chính sách, kế hoạch công tác và các biện pháp triển khai thực hiện nhiệm vụ; xây dựng các văn bản dự thảo cho Ban thường vụ: chỉ thị, Nghị quyết, Thông tri, Quyết định, Đề án, Chương trình kế hoạch, báo cáo định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết Đồng thời hướng dẫn theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, Nghị quyết, chương trình cơng tác của BTV, BCH đến cơng đồn cấp trên cơ sở, cơng đồn cơ sở trực thuộc về
phong trào công nhân lao động
* Cơ cấu tổ chức của Văn phịng
Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội là cơ quan chỉ đạo ở tầm trung cấp trên trực tiếp quản lý là Tổng LĐLĐ Việt Nam hiện nay Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội chỉ đạo 31 cơng đồn quận, huyện,
ngành, cấp trên cơ sở và quản lý 2.315 cơng đồn cơ sở Cơ cấu tổ chức
Trang 7Các ban: Văn phịng, Ban tài chính, Ban tổ chức, Ban Tuyên giáo,
Ban nữ công, Ban chính sách kinh tế xã hội, Uỷ ban kiểm tra, Ban bảo hộ
lao động, Trung tâm tư vấn pháp luật
Đơn vị trực thuộc: Báo Lao động thủ đô, Cung văn hố Hữu nghị Việt Xơ, Công ty TNHH Du lịch Cơng đồn, Trung tâm dịch vụ việc làm Cơng đồn Hà Nội, Trường đào tạo cán bộ Cơng đồn, Cơng ty Kinh Đô (sơ đồ kèm theo tại phụ lục 2)
Các ban và đơn vị trực thuộc có chức năng tham mưu giúp việc cho
BTV và BCH trong việc chỉ đạo tổ chức hướng dẫn cơng đồn các cấp thực
hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các chỉ
thị, nghị quyết của Tổng LĐLĐ Việt Nam
Đứng đầu cơ quan có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất là Chủ tịch
Liên đoàn Đồng thời là người đứng dầu BCH cơ quan, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của cơ quan thường trực và cơ quan Liên đoàn Lao
động Thành phố Hà Nội
Các phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch, thực hiện nhiệm vụ chủ tịch
phân công Phó chủ tịch thường trực có trách nhiệm thay mặt chủ tịch khi vắng, điều hành công việc hàng ngày của cơ quan khi được uỷ nhiệm của Chủ tịch Nghiên cứu đề xuất với Chủ tịch và Ban thường vụ chủ trương
biện pháp tổ chức chỉ đoạ thực hiện có hiệu quả mặt cơng tác được giao 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
* Vi tri cua van phong:
Văn phòng là một bộ phận trong bộ máy giúp việc cho Ban thường vụ, là đầu mối liên lạc giữa các bộ phận trong cơ quan với các cấp trong hệ thống cơng đồn, với cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các
đoàn thê thuộc thành phố Hà Nội
Trang 8Căn cứ vào Quy chế làm việc được ban hành kèm theo Quyết định số
556/QĐ-LĐLĐ ngày 27/8/1995 quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn văn phòng như sau:
Văn phịng có chức năng tổ chức phục vụ các hoạt động chung của
Ban thường vụ, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành thường xuyên và đảm
bảo tính thống nhất về mặt hành chính trong hoạt động tổ chức cơng đồn
Thủ đơ
Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng là tham mưu tổng hợp và hành chính quản trị Cu thé:
Nghiên cứu các văn bản của Trung ương và Thành phố, của Tổng LĐLĐ Việt Nam, của Đảng và các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp
dé đề xuất với Thường vụ, thường trực kế hoạch vận dụng
Theo dõi, nắm tình hình, đôn đốc các cấp công đồn tơ chức thực hiện Nghị quyết của BCH, BTV Nghiên cứu tổng hợp phân tích xử lý
thơng tin về tình hình hoạt động các cấp cơng đồn, đề xuất ý kiến chỉ đạo
điều hành thường trực Liên đoàn và có trách nhiệm phân công cán bộ phụ trách công việc cụ thể
Tổng hợp các số liệu thống kê, dự thảo, chỉnh sửa các loại văn bản, báo cáo định kỳ và đột xuất
Duy trì nề nếp điều hành công việc hàng ngày, phối hợp với các ban
trong việc chuẩn bị nội dung tổ chức cuộc họp hội nghị sơ kết, tổng kết,
phổ biến nghị quyết, triển khai kế hoạch thực hiện công tác giúp cho Thường trực Công đồn
Văn phịng chịu trách nhiệm quản lý các bản thảo, tài liệu của các ban, các đơn vị trực thuộc đưa in ấn đánh máy Văn phịng tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra chỉnh lý và trình thường trực phụ trách ký văn bản liên quan đến mảng công việc của mình, bản thảo chuyển cho Chánh hoặc
Trang 9Về mặt quản trị hành chính thì văn phịng có nhiệm vụ tổ chức quản
lý công văn giấy tờ đi và đến đảm bảo kịp thời, chính xác và đảm bảo giữ
gìn bí mật; quản lý công văn đi (kiểm tra thể thức, đăng ký và làm thủ tục gửi đi); lập hồ sơ và lưu trữ văn bản; cấp phát giấy tờ có liên quan đến giải
quyết công việc của cơ quan, quản lý và sử dụng con đấu; quản lý sử dụng điện thoại, điện báo; quản lý sử dụng ôtô; đảm bảo trật tự an ninh cho cơ
quan; chăm sóc thăm hỏi sức khoẻ cán bộ nhân viên trong cơ quan; bố trí
phịng họp và tổ chức cuộc họp; phục vụ hội nghị hội thảo tại cơ quan hoặc
địa điểm khác theo lịch công tác tuần và đăng ký của các ban * Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phịng có
hiệu quả thì một trong những yêu cầu quan trọng đầu tiên là có đội ngũ cán
bộ có trình độ, có sự phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ văn phịng vẫn có bộ máy được tổ chức chặt chẽ để
tiến hành mọi hoạt động theo đúng nhiệm vụ được giao Cơ cấu tổ chức của văn phòng (sơ đồ phụ lục 2)
Thành phần đội ngũ cán bộ văn phòng gồm một chánh văn phịng,
hai phó văn phịng (một phó văn phịng tổng hợp, một phó văn phịng hành chính - quản trị) và các cán bộ chuyên viên trong văn phòng
- Chuyên viên tông hợp Cán bộ thường trực
- Chuyên viên văn thư - lưu trữ Cán bộ hành chính tạp vụ
- Chuyên viên công nghệ thông tin Cán bộ cấp dưỡng
- Cán bộ đội xe Nhân viên tiếp tân
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thường vụ, BCH về chỉ đạo điều hành các mặt cơng tác của văn phịng theo chức năng nhiệm vụ đã quy
định
Phó văn phịng tổng hợp giúp chánh văn phịng điều hành phân cơng
Trang 10thông tin; chuẩn bị báo cáo định kỳ; tổng hợp và phán ánh công tác tuần, lịch tuần trình lên Chánh văn phịng và Thường trực xem xét
Phó văn phòng quản trị - hành chính tham mưu giúp việc cho chánh văn phòng phụ trách điều hành công tác quản trị và phục vụ công tác đối ngoại
* Quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban liên quan:
- Quan hệ với Thường trực và Cơng đồn thì văn phòng sẽ:
+ Giúp Thường trực và cơng đồn trong việc sơ kết, tổng kết, đánh
giá kết quả đại hội công nhân viên chức của các đơn vị, hội nghị dân chủ các ban ngành và hội nghị dân chủ cơ quan
+ Giúp Thường trực và cơng đồn cơ quan theo dõi, tập hợp kết quả
bình xét thi đua tập thể, cá nhân hàng tháng, quí, 6 tháng
+ Tham mưu cho lãnh đạo và phối hợp Cơng đồn chăm lo đời sống
tổ chức thăm hỏi cán bộ nhân viên cơ quan khi ốm đau, hiếu, hi, quản lý các khu tập thé
- Quan hệ với các Ban và đơn vị thường trực:
+ Văn phịng có trách nhiệm thông tin liên lạc thường xuyên với các
ban, đơn vị với thường trực, Ban thường vụ và BCH trong việc bồ trí sắp
xếp lịch làm việc Báo cáo và thông báo các kết luận, nghị quyết v những
vấn đề liên quan đến các ban và công việc của từng đơn vị thực hiện
+ Văn phịng có quan hệ phối hợp thống nhất trong việc thực hiện ý
kiến chỉ đạo của Thường trực (triển khai công việc, hướng dẫn biện pháp tổ chức thực hiện đối với các cấp của Cơng đồn và phong trào công nhân lao
động
Trang 11+ Văn phòng với chỉ bộ Đảng là quan hệ phối hợp động viên thông
qua Đảng viên làm tốt cơng tác chính trị, tut, thực hiện nhiệm vụ chuyên
môn do Thường trực giao phó
- Quan hệ giữa văn phịng với cơng đồn quận, huyện, ngành:
+ Văn phòng là cầu nối giữa BTV, BCH với các ban khác trong LĐLĐ, với Cơng đồn cấp trên cơ sở và Cơng đồn cấp dưới cơ sở đề triển khai chương trình, Nghị quyết, Chỉ thị công tác của cấp trên Giúp các cấp
Cơng đồn vận dụng và cụ thể hoá đề tổ chức thực hiện công tác xây dựng
đội ngũ công nhân và xây dựng tơ chức cơng đồn
+ Văn phòng là đầu mối thơng tin duy trì thơng tin hai chiều thường xuyên từ cơ sở đến thành phố và ngược lại giúp BTV, BCH, Thường trực
và các phịng, ban, đơn vị có điều kiện xử lý giải quyết công việc kịp thời
có hiệu quả
I2 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUAN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI LIÊN ĐỒN LAO ĐỘNG THÀNH PHĨ HÀ NỘI
2.1 Công tác quản trị hành chính văn phịng
* Mơ hình tổ chức nơi làm việc của văn phòng:
- Văn phòng đặt trong trụ sở làm việc của LĐLĐ Hà Nội tại 51 Ly Thái Tổ - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội
- Văn phịng được bố trí theo phong cách truyền thống (khép kín)
được nhà kiến trúc sư người Pháp thiết kế và xây dựng từ thời Pháp thuộc Sau khi LĐLĐ tiếp quản, cho sửa chữa lại và bố trí các phòng, ban, đơn vị theo mặt bằng hiện tại có sẵn
- Ưu điểm lớn nhất là tạo sự yên lặng cho cán bộ cơ quan trong và
ngoài giờ làm việc Bên cạnh đó cách bố trí này địi hỏi tính tự giác cao của người cán bộ trong công việc của mình Vì khơng thể kiểm tra thường
Trang 12trốn việc, bỏ bê công việc của cán bộ ảnh hưởng tới công việc chung của cơ quan
- Việc bố trí các phịng ban chưa hợp lý do đó cán bộ khi cần trao đối công việc với nhau mắt nhiều thời gian Do lối kiến trúc hiện có chưa phù hợp về mặt không gian, thời gian, các phòng ban chưa liên hồn vị trí cách xa nhau
Với mặt bằng cơ quan hạn chế thì việc bố trí các phịng ban hiện tại
cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc và cán bộ trong cơ quan * Tình hình đội ngũ cán bộ trong văn phòng:
- Số lượng: Văn phòng LĐLĐ Thành phố Hà Nội hiện cso 17 cán bộ
chiếm 29,31% tổng số cán bộ trong cơ quan Trong đó có cán bộ biên chế, tập sự và cán bộ hợp đồng
- Độ tuổi cán bộ từ 24 đến 57 Trong đó 12 cán bộ nam chiếm 70,59% tông số cán bộ trong văn phòng và 5 cán bộ nữ chiếm 29,41% cán
bộ trong văn phòng Cán bộ nam giấp 2,4 lần cán bộ nữ
- Trình độ cán bộ trong văn phịng: khơng đồng đều Cụ thẻ: + Trình độ thạc sĩ có 1 cán bộ (chuyên viên tổng hợp)
+ Trình độ đại học có 4 cán bộ (2 cán bộ lãnh đạo, I chuyên viên
công nghệ thông tin, I chuyên viên văn thư - lưu trữ)
Các cán bộ này được đào tạo từ nhiều chuyên môn khác nhau kinh tế, lịch sử, văn học, công nghệ thơng tin, báo chí, cơng đoàn, lưu trữ học và
quản trị văn phịng
+ Trình độ trung cấp có 2 cán bộ: tạp vụ, lái xe
Trang 13Ngoài ra, LĐLĐ khá quan tâm công tác tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ của cơ quan Hàng năm, phân bổ kinh phí để phục vụ cho công
tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Thực hiện hình thức
tuyển dụng theo đúng quy định của Nhà nước LĐLĐ đựat quan hệ với các
trường đào tạo Đại học Cơng đồn, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Cử cán bộ tham gia lớp học ngắn hạn, đài hạn, tổ chức các buổi nói chuyện, trao đối kinh nghiệm, động viên khuyến khích cán bộ nâng cao
trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc trong tình hình mới
* Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:
- Phân công lao động khoa học trong văn phòng: tại LĐLĐ các đồng chí lãnh đạo văn phòng đều đã tốt nghiệp đại học và có thâm niên cơng tác
trong cơng đồn nên vốn kinh nghiệm dày dạn và phong phú
+ Đồng chí Chánh văn phòng là cử nhân Đại học kinh tế quốc dân và
Phân viện Báo chí Tuyên truyền tuy không đúng ngành nghề chuyên môn
đào tạo nhưng đồng chí có 20 năm kinh nghiệm trong quản lý Nhiệm vụ là
chuyên phụ trách tổng hợp, soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức và nội
dung văn bản Xây dựng và chuẩn bị nội dung chương trình, kế hoạch cơng
tác và văn bản quản lý của Thường trực BTV, BCH Có thấm quyền ký các
báo cáo định kỳ và đột xuất ngoài ra ký các văn bản hành chính khác được ủy quyền của thường trực
+ Phó văn phịng hành chính - quản trị là cử nhân văn học giúp việc cho Chánh Văn phòng cũng có nhiều năm cơng tác trong cơng đồn từ cơ sở, đồng chí có khá nhiều kinh nghiệm trong quản lý hoạt động cơng đồn
+ Phó văn phịng tơng hợp giúp việc cho chánh văn phòng là cử nhân
sử học hiện nay là thạc sĩ, có nhiệm vụ phụ trách nghiên cứu các văn bản chỉ đạo của cấp trên; theo dõi tình hình hoạt động cơng đồn các cấp; khảo
Trang 14thường trực giao; soạn bảo báo cáo đột xuất và giấy mời theo lịch tuần,
tổng hợp tư liệu, số liệu giúp Phó chánh văn phịng và Chánh văn phịng trong qúa trình chuẩn bị soạn thảo các văn bản
+ Cán bộ phụ trách về công tác thông tin, đánh máy, in tài liệu là cử nhân chuyên ngành công nghệ thông tin; có trách nhiệm quản lý phòng
may, in ấn tài liệu; quản lý vận hành mạng nội bộ đảm bảo hiệu quả an toàn
theo quy định của cơ quan, khai thác tổng hợp thông tin phục vụ cho công việc của Thường trực và văn phòng
+ Cán bộ phụ trách Văn thư lưư trữ :đã tốt nghiệp chuyên ngành Lưư trữ học và Quản trị Văn phòng được đào tạo chính quy và bài bản nghiệp
vụ chuyên môn về văn thư lưu trữ (hiẹn học cao học chuyên ngành lưu trữ và tư liệu học) Cán bộ vă thư kiêm nhiệm cả lưu trữ, lễ tân, phục vụ khánh
tiết, các hoạt động đối ngoại và tiếp khách cơ quan
+ Nhân viên ở các bộ phận khác: Tạp vụ, cấp dưỡng, bảo vệ, lái xe đều tốt nghiệp THPT và trung cấp có trách nhiệm và nhiệt tình trong cơng việc
Như vậy, về cơ bản thì việc tổ chức lao động khoa học cho cán bộ trong văn phòng tại LĐLĐ tương đối hợp lý với điều kiện thực tế cơ quan
* Cách bó trí,sắp xếp nơi làm việc cho cán bộ văn phòng:
- Đi đôi với công tác tổ chức lao động khoa học là bố tri sắp xếp nơi làm việc cho cán bộ văn phòng để tạo hiệu quả công việc cao Nơi làm việc cho cán bộ văn phòng rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cán bộ rất lớn Do đó LĐLĐ rất quan tâm tới công tác
này trong văn phòng
+ Sắp xếp các tổ, bộ phận, đội ở tầng 1 của cơ quan Phòng Thường
Trang 15+ Phịng vi tính được bồ trí cạnh phịng CVP: Văn thư là nơi tiếp xúc với nhiều người trong cơ quan và khách đến liên hệ công tác Do đó, được
bố trí ngay tầng 1 Thuận lợi cho việc tiếp nhận và luân chuyến cơng văn
giấy tờ
Phịng CVT được bố trí cạnh phòng văn thư, rất thuận lợi cho việc chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra của lãnh đạo đối với công việc được giao, đồng thời văn thư sẽ xin được ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo công việc cho lãnh
đạo văn phòng
Phòng của CVP tổng hợp ngay bên trái cạnh phòng văn thư rất thuận lợi trong trao đôi công việc
Ưu điểm nữa, phòng lưu trữ được bố trí gần với phòng văn thư cuối
dãy hành lang cho nên cơng tác kiểm tra tìm tài liệu khi cần thiết khá hiệu quả
Đội xe được bố trí một phịng ở tầng 1, có bãi đậu xe để đảm bảo
phục vụ kịp thời cho cán bộ đi công tác theo lịch phân công Tầng I có thêm I1 phịng coh nhân viên tạp vụ va | phòng làm căng tin cho cơ quan có
diện tích khá rộng trang bị đầy đủ vật dụng cần thiết phục vụ cho ăn uống
Phòng ké tân được bố trí ở tầng 2 cạnh phòng họp lớn Đây là phòng
họp thường trực của Liên đoàn phục vụ cho các cuộc họp của cơ quan và được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết phục vụ cho hội họp
* Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng
Cơng tác văn phòng rất đa đạng về công việc, mục đích đạt đến trong
giải quyết công việc là hiệu quả của nó Do đó cơng tác văn phịng khơng
chỉ dựa vào nguồn nhan lực mà cần có trang thiết bị phục vụ cho giải quyết
Trang 16công sức mà còn giúp cho việc xử lý cung cấp thông tin kịp thời và chính
xác cho lãnh đạo
Trang thiết bị đến thời điểm này ở LĐLĐ khá đầy đủ Thống kê dưới
Trang 17
STT| Tên loại Hiệu, S.lượng DVT Công dụng
hãng
1 Máy tính |Samsung | 7 Chiếc Soạn thảo văn bản, truy (bộ) tìm thơng tin, quản lý
văn bản đi - đến kết nối
mạng nội bộ (LAN) truy cập Internet
2 Máy in Laser Jet | 03 chiéc In van ban (A3, A4) 3 May Gestenerr | 03 chiéc Sao chup van ban
photo copy
4 Máy huỷ |MS- 01 chiếc Huỷ tài liệu hết giá trị
TL Shadder
5 Máy fax Panasonic | 01 chiéc Nhận, gửi fax
6 Điện thoại | LG 04 chiếc Trao đổi, liên lạc
7 Scanner EFSON 01 chiếc Scanner van bản lưu
trên máy Scanner
những tài liệu cũ nát ở lưu trữ
§ Tủ, giá để | Giá gỗ 04 chiếc 03 lưu văn bản, giấy tờ
tài - liệu, 01 chia CV cho lãnh
cv đạo các phịng
9 Điều hồ |LG 05 chiếc Đặt nơi làm việc và tiếp
khách
10 | Bàn ghế Xuan Hoa | 08 bộ Đặt trong các phòng, ban ngôi làm việc và
Trang 18
tiếp khách
11 Quat thông gió LS 04 chiéc Đặt trong các bộ phận => lưu thơng khơng khí
Tại văn phịng có một máy tính riêng chỉ dùng cho việc đăng ký văn
bản đi, đến do cán bộ văn thư chuyên dụng
Những máy còn lại đặt trong phòng máy cạnh phòng văn thư dùng
cho soạn thảo văn bản Ngoài những hệ điều hành được sử dụng rộng rãi hiện nay Window 98, 2000, Win XP, LDLD còn nối mạng nội bộ (LAN) dé
tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban bằng cách gửi các file xuống phòng máy để in văn bản, tài liệu ở đây Máy photo đặt ở ngay trong phòng máy để phục vụ đồng thời việc sao in văn bản
Máy fax đặt tại phòng văn thư đo đồng chí phó văn phịng quản trị
hành chính phụ trách để trao đổi liên lạc với các cơ quan khác trong và ngoài nước Phòng của lãnh đạo văn phòng và phòng văn thư được trang bị
máy điện thoại giúp cho việc cung cấp thông tin kịp thời và cập nhật cho
hoạt động quản lý
Tại phòng văn thư có thêm giá đựng tài liệu, công văn báo, đơn thư cho lãnh đạo và các phòng ban, trung tâm của LĐLĐ
Tất cả các phòng ban trang bị đầy đủ điều hoà bàn ghé, giá đựng tài liệu, văn phòng phẩm tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc
LĐLĐ khá quan tâm đầu tư trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng Vừa qua LĐLĐ đã triển khai dự án "Đầu tư xây dựng mang máy
tính nội bộ tại LĐLĐ Thành phố Hà Nội" (2004) Một loạt máy tính và
thiết bị mới được mua và lắp đặt góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất
lượng, hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ văn phịng nói tiêng, của
Trang 19* Phương pháp kinh nghiệm tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng
Đây là phần quan trọng không thẻ thiếu trong công tác tổ chức điều
hành hoạt động của văn phòng Con người quyết định công việc Do vậy
đội ngũ cán bộ, công chức ở đây rất được coi trọng và đánh giá cao trong
kinh nghiệm quản lý của mình Nhất là những đồng chí có thâm niên công
tác trong Liên đồn
Có thể nói bất kỳ cơ quan nào hoạt động văn phịng khơng thể khơng có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn Đó chính là qui chế làm việc cua văn phòng
và các phòng ban Quy chếc làm việc cần được xây dựng khoa học hợp lý,
có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với từng chuyên viên trong văn phòng Bản qui chế được xây dựng cụ thể chi tiết và chặt chẽ sẽ tác động
tới tinh thần trách nhiệm của cán bộ rất lớn Đây là thước đo cho lãnh đạo
và Chánh văn phòng đánh giá kiểm tra công việc giao cho cán bộ đảm
nhiệm
Quy ché của LĐLĐ ban hành tháng 7/2006 kèm theo quyết định số 263/QĐ-LĐLĐ ngày 05/7/2006 của Thủ trưởng cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội Tiếp đó văn phịng ban hành qui chế riêng từ Quy chế chung Quy chế của văn phòng gồm các loại chương cơ bản:
Chương I: Quy định chức năng nhiệm vụ của văn phòng
Chương 2: Quy định trách nhiệm và quyền hạn của chánh văn phịng,
Phó văn phịng và cán bộ trong văn phòng
Chương 3: Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng Chương 4: Các điều khoản thi hành
Trang 20sắp xếp đúng chuyên ngành và có khả năng thích ứng cơng việc nhanh
Cơng tác này hiên nay được triển khai thực hiện khá tốt
Bên cạnh đó, cán bộ văn phịng khơng ngừng được học hỏi trau đồi kinh nghiệm giữa cán bộ đi trước và cán bộ trẻ Đề họ có thể đảm nhận
khối lượng công việc ngày càng phức tạp và nặng nề hơn Trong hoạt động
văn phịng thì việc quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan đề cùng phối hợp thực hiện chức năng nhiệm vụ một cách nhịp nhàng và hiệu quả là điều
cần kíp
Tinh thần tự giác, ý thức tổ chức ký luật của cán bộ nhân viên văn phòng cần phải được nâng cao Để thúc đây tiến độ giải quyết công việc
được nhanh gọn hiệu quả Người lãnh đạo bao giờ cũng phải lưu tâm động
viên khuyến khích tinh thần làm việc của cán bộ trong văn phòng
Kèm theo là việc chấp hành nghiêm chỉnh những hướng dẫn chỉ thị của cấp trên Yêu cầu tối hiểu của cán bộ văn phòng cần phải có ý thức
Khơng chỉ lãnh đạo phải thực hiện mà từng cán bộ trong cơ quan cần thực hiện tốt
Văn phịng ln phải là bộ phận chủ động trong công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác chỉ đạo chung và chuyên môn nghiệp vụ của văn phịng Để văn phịng có thể làm tốt nhiệm vụ của mình đóng góp tích cực
cho hoạt động của cơ quan
Văn phịng cần có kế hoạch định kỳ cụ thể các buổi họp giao ban, tổng kết đánh giá kết quả, những ưu điểm hạn chế về quản lý chuyên môn Để phát huy mặt mạnh, khắc phục mặt yếu rút kinh nghiệm trong điều hành quản lý hoạt động của cơ quan
Đơn vị phòng ban trực thuộc cần thực hiện đầy đủ đinh kỳ chế độ
báo cáo với Thường trực lãnh đạo Đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên cho lãnh đạo cơ quan trong việc theo dõi đôn đốc quản lý hoạt động
Trang 21hướng dẫn bằng văn bản kịp thời xuống các phòng ban, đơn vị để tiện cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ phòng, ban, đơn vị cụ thể
2.2 Công tác văn thư
- Giống các cơ quan khác, LĐLĐ cũng tiến hành hoạt động nghiệp vụ từ xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải quyết văn bản, quản lý con
dấu, lập hồ sơ phục vụ công tác quản lý và hoạt động của cơ quan nhanh
chóng, kịp thời và chính xác
* Chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan về công tác văn thư:
Được sự quan tâm của lãnh đạo và văn phòng về tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan Công tác văn thư ở LĐLĐ
được chỉnh đốn và đi vào hoạt động có nề nép
- Hệ thống văn bản chỉ đạo: Quy chế làm việc của cơ quan năm
2006 theo quyết định số 263/QĐ-LĐLĐ ngày 5/7/2006 của Thủ trưởng cơ quan LĐLĐ Thành phố Hà Nội
+ Văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn phịng cơng đồn tháng 7/2005 của Tổng LĐLĐ Việt Nam trong đó chương II quy định công tác văn thư, chương 3 quy định công tác lưu trữ và hướng dẫn thể thức và cách trình bày văn bản của tổ chức cơng đồn Trên cơ sở này, LĐLĐ Thành phố Hà Nội ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ, thể thức văn bản
áp dụng cho các ban, đơn vị và ngành trực thuộc Liên đồn
Hiện nay, cơng tác văn thư tại Liên đoàn thực hiện dựa trên quy định hiện hành của Nhà nước Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, nghị định I10 và Nghị dinh 111 về công tác văn thư, lưu trữ Thông tư số 55 của Bộ Nội vụ,
trên cơ sở đó Liên đồn xây dựng và ban hành văn bản về công tác văn thư
Trang 22thể thức văn bản; tổ chức và quản lý công văn đi đến; tổ chức, quản lý, sử
dụng con dấu lập hồ sơ hiện hành và xem xét đánh giá tài liệu nộp lưu Đây là căn cứ để cán bộ phụ trách công tác công văn giấy tờ thực hiện thống nhất và đồng bộ trong toàn hệ thống cơ quan
Nhận thức được tầm quan trọn của công tác văn thư lãnh đạo Liên đoàn rất quan tâm đến nâng cao trình độ, chất lượng đội ngũ cán bộ văn
phòng để đáp ứng giải quyết công việc nhanh và đạt hiệu quả cao hơn Lãnh đạo Liên đoàn thường cử cán bộ đi học các lớp tập huấn do Tổng LĐLĐ Việt Nam tô chức, Cục văn thư - lưu trữ Nhà nước, Trường Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn tổ chức
Đi đôi công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ thì việc hiện đại hoá trang
thiết bị văn phòng cũng được chú trọng Năm 2002 Liên đoàn chính thức đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản do Tổng LĐLĐ Việt Nam xây dựng Năm 2004 Liên đoàn cho xây dựng đề án kết nối mạng LAN đầu tư
trên 1,2 tỷ đồng cho mua sắm trang thiết bị mới Đưa phần mềm và mạng nội bộ vào sử dụng đã phát huy tác dụng và hiệu quả giải quyết công việc
khá cao
* Biên chế chuyên trách
Bộ phận văn thư Liên đoàn thuộc cơ cấu văn phòng hoạt động cơ quan luôn gắn với hoạt động văn thư lưu trữ Hiện nay Liên đồn có một
cán bộ văn thư phụ trách kiêm nhiệm cả lưu trữ và lễ tân Cán bộ này đã tốt
nghiệp chuyên ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng, hiện đang theo học
tiếp cao học tại Đại học KHXH & NV
Hàng ngày, cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đăng ký văn bản đi, đến,
quán lý văn bản đi đến kiểm tra văn bản giúp chánh văn phòng khi được uỷ quyén Ghi bì, in ấn, thuyên chuyển công văn cần chuyển gấp Chuyên
Trang 23* Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản
Tại Điều 5 mục 1 chương II Quy chế công tác xây dựng bàn hành và công tác văn thư - lưu trữ trong tơ chức cơng đồn của Tổng LĐLĐ Việt
Nam quy định LĐLĐ Thành phố Hà Nội trực thuộc Trung ương được
quyền ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, Chương trình, Quy chế, Lời
kêu gọi, Quyết định, Quy định, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Tờ trình, Kế
hoạch, Cơng văn trong đó phần lớn là quyết định và công văn chiếm số lượng lớn nhất Hàng năm trung bình khoảng trên 2000 văn bản Số liệu
thống kê 3 năm gần đây: 2004, 2005, 2006
Trang 24
Tổng 2207 2521 2539
Văn bản của Liên đoàn được gửi đi nhiều cơ quan khác nhau, theo thống kê chúng tôi thu được các cơ quan thường xuyên trao đổi với Liên
đoàn bàng văn bản có Tổng LĐLĐ Việt Nam (cơ quan cấp trên chủ quản)
Nội dung cơ bản của văn bản gửi lên Tổng LĐLĐ Việt Nam chủ yếu là báo
cáo tình hình và kết quả thực hiện công tác xin ý kiến chỉ đạo Ngoài ra còn số lượng văn bản không lớn lắm gửi UBND TP, Thành uỷ Hà Nội để báo cáo phối hợp thực hiện
Một lượng văn bản lớn gửi xuống LĐLĐ các quận, huyện, cơng đồn ngành, cơng đồn cấp trên cơ sở, cơng đồn cơ sở, đơn vị trực thuộc
Các văn bản phản ánh chủ trương, kế hoạch của LĐLĐ TP thông báo các văn bản phân công công việc Công tác soạn thảo văn bản đóng vai trị quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cơng việc Quy trình thủ tục soạn thảo được quy định rõ trong Quy chế về công tác xây dựng ban hành
và công tác văn thư lưu trữ của các tổ chức cơng đồn do Tổng LĐLĐ Việt Nam ban hành Trình tự thủ tục được tiến hành cụ thể như sau:
Bước 1: Phân công soạn thảo
Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo
văn bản trong đơn vị theo quy trình quy định Căn cứ vào tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng đơn vị giao cho tô chức, cá nhân
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
Bước 2: Xây dựng và soạn thảo văn bản
Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo phải xác định nội dung
văn bản theo vấn đề cần giải quyết và hình thức văn bản phù hợp với nội
dung, xác định độ mật, độ khẩn của văn bản (nếu thấy cần thiết) Chuẩn bị thu thập tư liệu, thông tin tiến hành soạn thảo (xin ý kiến đóng góp đối với
Trang 25chuyên môn văn bản soạn thảo và ban hành Nội dung văn bản phải rõ ràng đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
Bước 3: Duyệt bảo thảo
Bản thảo văn bản phải do người có thâm quyền ký văn bản duyệt Việc sửa chữa, bố sung vào bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định Khi trình duyệt bản thảo phải kèm theo những tài liệu
có liên quan (nếu có)
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Sau khi bản thao được duyệt sẽ được chuyển xuống bộ phận đánh
máy nguyên văn bản thảo, sau khi được người có thâm quyền sửa chữa, pai trình bày đúng thể thức và kỹ thuật Nếu phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo phải hỏi lại xin ý kiến người soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo sau đó mơi đánh máy tiếp Chỉ được nhân bản đúng số
lượng yêu cầu Không được cắt dán chữ ký để nhân bản văn bản đồng thời gĩư gìn bí mật nội dung, đánh máy nhân bản đúng thời gian và số lượng
yêu cầu
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành và trình ký
Người được giao soạn thảo văn bản phải đọc soát kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành
văn bản trước khi ký đóng dấu ban hành
Trình ký văn bản chính thức kèm theo bản thảo đã được duyệt Trong may năm gần đây công tác soạn thảo văn bản Liên đồn có nhiễu tiến bộ, văn bản ngày càng được đảm bảo đúng qui trình soạn thảo theo quy định
trong quy chế
Trang 26LĐLĐ có phần mềm quản lý văn bản đi Sau mỗi năm được in và đóng quyến để tiện cho viêc tham khảo tra cứu nếu như có sự cố khách
quan xảy ra
Bước 1: Kiểm tra:
Đối với văn bản trước tiên đo chuyên viên các ban tự soạn thảo theo
yêu cầu của Trưởng ban hoặc do chuyên viên đánh máy soạn thảo theo yêu
cầu của thường trực hoặc Chánh văn phòng Văn bản được soạn thảo tại
phòng, ban nào phải được lãnh đao phịng, ban đó kiểm tra về nội dung và ký nháy vào cuối nội dung văn bản
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản về thể thức và xem qua nội
dung văn bản Trong khi kiểm tra nếu thấy có vấn đề gì sai sót có thể trao đổi với người soạn thảo để chỉnh sửa kịp thời Trong trường hợp người soạn thảo khơng nhất trí sửa lại thì văn thư báo cáo cho người ký văn bản giải quyết
Bước 2: Trình lãnh đạo văn phịng kiểm tra
Sau khi văn thư kiểm tra thể thức, Chánh văn phòng là người được trình kiểm tra tiếp theo Nếu đúng và chính xác về nội dung thì ký nháy vào cuối đòng chức danh người ký và chuyền về văn thư đã đăng ký
Bước 3: Đăng ký văn bản đi và hoàn thiện văn bản
Văn bản sau khi kiểm tra đã đảm bảo về nội dung và hình thức, văn thư sẽ đăng ký dữ liệu vào máy và ghi số ký hiệu văn bản Sau khi có chữ
ký của người có thẩm quyền, văn thư sẽ đóng đấu vào văn bản, tuỳ từng
loại văn bản mà văn thư ghi số ký hiệu riêng và đóng dấu riêng Loại dấu thường gặp đóng trong các văn bản của Liên đoàn là đấu của BCH Liên
đoàn Văn thư đóng đấu"mật", "khẩn" nếu có Tại Liên đoàn mỗi loại văn bản được đánh theo một hệ thống số riêng
(Phụ lục - mẫu số đăng ký văn bản đi)
Trang 27Bước 4: Chuyển giao văn bản và theo dõi chuyển giao
Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo giữ bí mật nội dung và phải lấy chữ ký cả chính quyền, cá nhân nhận văn bản Trong bộ phận văn thư của Liên đoàn thì khơng có cán bộ văn thư giao liên Bởi vậy trong
trường hợp công văn khẩn, cán bộ văn thư phải trực tiếp chuyên đi cịn văn bản thì thơng thường được chuyền qua đường bưu điện
Lưu văn thư đi
Sau khi đăng ký vào số, đóng đấu, chuyển phát văn bản thì giữ lại bản gốc để sau này nộp vào lưu trữ cơ quan Bên cạnh đó bộ phận soạn thảo giữ lại một ban dé theo dõi qua trình giải quyết cơng văn Thực tế bộ phận văn thư ở liên đoàn vẫn giữ lại bản gốc nhưng khơng được đóng dấu
đỏ Lý do khi có việc cần sử dụng lại văn bản này thì cán bộ có thể sao chép lại và xin dấu mới Vì thế khi nộp lưu vào lưu trữ văn thư khơng có
dấu đỏ, đây là nhược điểm cần khắc phục sớm
Quản lý công văn đến
Khối lượng văn bản đến Liên đoàn khá lớn Xuất phát từ nhiều nguồn, nhiều thời gian khác nhau gửi đến cho Liên đồn Gộp chung lại
có thể thấy có 3 nhóm thời gian chủ yếu:
- Văn bản của cơ quan cấp trên: Chính phủ, Văn phịng chính phủ,
văn bản của UBND TP, Thành uỷ Các văn bản chủ yếu là Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Công văn để truyền đạt những chủ trương, chính
sách của Nhà nước, thông báo hoặc phối hợp hoạt động với Liên đoàn
- Văn bản của cơ quan cấp dưới: của Liên đoàn cấp quận, huyện,
Cơng đồn ngành, cấp trên cơ sở, Cơng đồn cơ sở với các văn bản chủ yếu là Quyết định, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch nhằm báo cáo tình hình kết quả hoạt động hoặc đề xuất kiến nghị với Liên
Trang 28- Văn bản của các đối tác và cá nhân có liên quan: Lượng lớn là văn bản của các tổ chức nước ngoài muốn trao đổi, thảo luận về công tác
Công đoàn, đơn thư khiếu nại của các cá nhân
Qua khảo sát và thống kê chúng tôi thấy số lượng cơng văn đến ít hơn cơng văn đi của Liên đoàn Các loại công văn được gửi đến: quyết
định, công văn, chỉ thị, thông báo, báo cáo phần lớn là của Tống Liên đoàn, UBND, Thành uỷ Hà Nội, Liên đoàn quận, huyện, ngành, cấp trên cơ sở, Cơng đồn cơ sở và đơn vị trực thuộc
Số lượng thành phần được thể hiện qua bảng thống kê dưới đây
Trang 296_ | Kế hoạch 32 30 4I 7 | Hướng dẫn 4I 48 55 8 | Chi thi 10 16 20 9 | Nghị quyết 19 14 18 10 | Công điện 01 08 06 11 | Thong tri 08 09 07 12 | Thong tu 13 16 19 13 | Don thu 18 21 28
14 | Cac van ban khac 84 101 107
Téng 2003 2307
Công tác quản lý văn bản đến do văn thư trực tiếp tập trung tất cả các công văn, giấy tờ đến cơ quan, giấy tờ đến cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau: do bưu điển chuyển đến văn thư giao liên của các cơ quan trực
tiếp mang tới, thủ trương cơ quan mang về đơn thư cá nhân mang tới Tắt
cả đều quản lý theo quy trình gồm 4 Cơng đoạn sau:
Tiếp nhận, phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu đền: Văn bản đến
bất kỳ đều qua văn thư đề làm thủ tục đăng ký, quản lý văn bản Sau khi nhận công văn nếu là công văn thường thì văn thư phải phân loại cơng văn sau đó mới bóc bì và đăng ký vào số, máy tính
Tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội chúng tôi thấy văn thư cơ quan sau khi nhận được văn bản nếu là văn bản thường thì làm thủ tục
bóc bì, sau đó đọc qua nội dung văn bản rồi mới phân loại: cần giải quyết
gấp loại hình bình thường, loại nghiên cứu tham khảo và loại không đúng
Trang 30thời phải nêu lý do gửi trả lại văn bản Việc bóc bì công việc rồi mới phân loại sẽ đảm bảo phân loại một cách chính xác Vì thơng qua xác định nội
dung văn bản
Với những văn bản đảm bảo đầy đủ các yếu tố về nội dung và thể thức thì sau khi phân loại cán bộ văn thư sẽ đóng dấu văn bản đến
Mẫu dấu công văn đến: | Ngày thỏng năm
Đối với thư riêng, báo, tạp chí, văn thư khơng đóng dấu đến và đăng
ký vào máy mà chuyên ngay vào ngăn đựng cơng văn của các phịng, ban trong tủ để công văn Những văn bản gửi đích danh người nhận thì được
chuyển trực tiếp đến nhiều nhận Nếu nội dung văn bản gửi đích danh
nhưng có liên quan đến công việc chung thì nhiều nhận văn bản có trách
nhiệm ghi ý kiến xử lý và chỉnh lại văn thư để đăng ký quản lý trước khi
chuyển cho tổ chức hoặc cá nhân có thâm quyền giải quyết Bước 2: Chuyển giao văn bản cho lãnh đạo văn phịng
Cơng văn đến sau khi được đóng dấu đến sẽ được trình lên Liên đồn Văn phịng (CVP) để xin ý kiến chuyên cho cá nhân hay bộ phận có thâm quyền giải quyết Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình chuyên giao ngay theo đúng mức độ khẩn để được xử lý kịp thời
Bước 3: Lấy số và chuyển văn bản đến cán bộ có thấm quyền giải
quyết
Sau khi CVP xem xét văn bản và cho ý kiến sẽ được chuyền tới văn thư Khi đó cán bộ văn thư mới đăng ky văn bản rồi chuyển cho cán bộ có
thâm quyền giải quyết hoặc trình lãnh đạo cơ quan, phòng, ban, cá nhân nhận được văn bản đến phải có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết theo
yêu cầu của nội dung văn bản
Tra tìm văn bản đến bằng phầm mềm quản lý văn bản (phụ lục
Trang 31*Quản lý văn bản mật
Hiện nay, Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội vẫn chưa có văn
bản nào quyết định quản lý văn bản mật, ngay cả trong quy chế văn thư
của văn phòng Trong quy chế về công tác xây dựng, ban hành văn bản và
công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức cơng đồn của Tổng liên đoàn lao
động Việt Nam đã có quyết định cơ bản nhất về việc quản lý văn bản mật
Quy định thể hiện trên hai phương diện:
Bước I1- Nhận tài liệu mật: Tất cả tài liệu mật đến bằng con đường
nào đếu được văn thư đăng ký vào máy và gửi đến cho người có trách
nhiệm giải quyết công việc Nếu tài liệu mật trên bì có ghi "Chỉ người có
tên mới được bóc bì" thì văn thư sẽ đăng ký số ở ngoài phong bì và
chuyển đến cho người có tên trên phong bì Nếu tài liệu mật lại có dấu
khan ma người có tên trên phong bì đi vắng thì văn thư sẽ chuyển cho người khác có trách nhiệm giải quyết thay chứ khơng được bóc bì
Bước 2 - Gửi tài liệu mật: Tài liệu mật được đăng ký vào máy tính như văn bản thơng thường, chỉ có thêm một nội dung được đăng ký "Độ mật" Đối với các tài liệu mật, điện mật khi gửi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào hai phong bì trong đóng dấu mật và đấu niêm phong, bì ngồi
đóng dấu "mật" Bì cơng văn phải ghi rõ tên đơn vị gửi, số ký hiệu cơng
văn có trong bì Khi chuyển giao chú ý yêu cầu nơi nhận ký nhận và trả lại phiếu cho nơi gửi
Nhận xét: Văn thư Liên đoàn Lao động thực hiện khá tốt việc quản
lý văn bản đi, đến theo những quy định chung của Nhà nước của Tổng
liên đoàn lao động Việt Namvề công tác công văn giấy tờ Nhờ vậy, việc quản lý văn bản của Liên đoàn lao động Việt Nam khá chặt chẽ, đảm bảo độ chính xác, kịp thời và giữ bí mật nội dung văn bản
- Đối với những van đến thường, nhân viên văn thư vào số và
Trang 32- Đối với văn bản đến có đấu khẩn văn thư sẽ chuyến ngay tới người có trách nhiệm giải quyết theo mức độ khẩn Văn bản đi đến ngày nào phải nhập vào máy tính xong trong ngày đó, cuối ngày phải trình lên CVP xem xét và giải quyết Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân
chia đến các cá nhân, đơn vị
* Quản lý con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phịng Liên đồn lao động thành phố Hà Nội được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước tại
Nghị định 62/ CP ngày 22/09/1993 của Chính phủ về việc quản lý sử dung
con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội và Thông tư liên tịch Bộ Công
an - Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam số 03/2000/TTLB ngày
15/03/2000 về việc khắc, quản lý và sử dụng con đấu của tổ chức cơng
đồn
Văn phịng hiện đang quản lý sử dụng sau: Dấu Ban chấp hành Liên
đoàn lao động thành phố Hà Nội, dấu Đảng đồn LĐLĐ Hà Nội, dấu
Cơng đoàn cơ quan, dấu tên, dấu chức danh của các đồng chí lãnh đạo Ngồi ra cịn có dấu mật, khẩn
Tại khoản 3.4 Điều 3 chương I Quy chế làm việc của Văn phịng có
quy định: văn thư có trách nhiệm giữ và đóng dấu Văn thư phải chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp của mình về việc hiệu quả và sử dụng con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật khi con đấu bị sử dụng sai hoặc bi mat
Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu lên văn bản đúng thê thức và có
Trang 33Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 hoặc 1⁄4 chữ
ký về phía bên trái
Con dấu phái được bảo quản an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc
Dấu phải được để trong tủ có khố, sau khi đóng dấu phải cất ngay vào tủ Khi cán bộ văn thư giữ dấu đi ra khỏi chỗ làm việc phải khoá tủ cần thận Nếu trong trường hợp cần trao con dấu cho cán bộ khác phải được sử
dụng đồng ý của các cấp trên trực tiếp Việc quản lý sử dụng con người dấu chặt chẽ hợp lý cũng được xem là một trong những hình thức bảo vệ
bí mật của cơ quan có hiệu quả, tránh trường hợp cán bộ lợi dụng con đấu
của cơ quan để sử dụng bất hợp pháp
* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
- Ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được
lập trong qúa trình giải quyết cơng văn và hoàn thành sau khi công việc kết thức Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công việc
giấy tờ một cách khoa học Đối với cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ giúp cho việc quản lý công việc có kế hoạch lập và giữ các hồ
sơ cần thiết, tránh trùng lặp Hồ Chí Minh thiếu hồ sơ - Quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Mục 3 trong Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phú về
công tác văn thư đã quyết định cụ thể trách nhiệm của cán bộ làm cơng tác có liên quan đến công việc giấy tờ trong việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Đối với công tác này trong Quy chế làm việc của Văn phịng Liên đồn lao động Hà Nội chỉ đề
cập đến: Văn phịng có trách nhiệm lập hồ sơ một cách khoa học và có hệ
Trang 34Trong quy định về công tác xây dựng, bảo hành văn bản và công tác
văn thư lưu trữ trong tổ chức Cơng đồn của Liên đồn lao động Việt Nam có quy định "Mỗi cán bộ công nhân viên của cơ quan Cơng đồn đèu phải lập hồ sơ công văn đo bản thân phụ trách, hàng năm phải nộp lưu các hồ sơ công văn đã làm xong" CVP giúp TTCQ trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan
Hồ sơ hiện hành được lập thành 2 loại: Hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ
công việc
Hồ sơ nguyên tắc: Gồm các văn bản của Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn lao động về chế độ chính sách liên quan đến công việc mà cán bộ chuyên mơn đó phụ trách, theo dõi và giải quyết
Hồ sơ công văn: Căn cứ vào chức năng, công việc cụ thể được giao và dựa vào một số đặc trưng phổ biến của văn bản như: vấn đề (nội dung)
văn bản đề cập đến, tên gọi, thời gian hoặc dựa vào danh mục hồ sơ cơ quan lập ra để tập hợp công văn, giấy tờ
- Yêu cầu của việc lập hồ sơ:
+ Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân lập hồ sơ
+ Đảm bảo các văn kiện trong hồ sơ có giá trị và làm bằng chứng
xác thực văn bản là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính
+ Các văn bản, giấy tờ có liên quan trong qúa trình giải quyết công văn trong hồ sơ Văn bản trong hồ sơ phản ánh qúa trình phát sinh, diễn biến và kết thúc công việc
- Nộp lưu hồ sơ vào lưut trữ:
Hàng năm các đơn vị, phòng ban thu thập những hồ sơ có thời hạn
Trang 35phái thành lập hội đồng đánh giá giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét trình thủ trưởng cơ quan ra quyết định Việc nộp lưu phải căn cứ vào MLHS nộp lưu, bên giao và bên nhận phải kiểm tra đối chiếu hồ sơ và ký nhận vào biên bản bàn giao mỗi bên giữ 01 bản
Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Văn
phịng Liên đồn lao động Hà Nội: Yêu cầu cán bộ, công nhân viên của cơ
quan lập hồ sơ hiện hành là vấn đề đã được đề cập đến khơng ít lần tại các
hội thảo về công tác văn thư, hiện nay vẫn là vấn đề bức xúc tại các cơ quan
- ý thức của cán bộ về việc lập hồ sơ: Hầu hết các cơ quan hành
chính ở nước ta hiện nay công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu
trữ tại Liên đoàn lao động Hà Nội vẫn chưa được thực hiện một cách
nghiêm túc Vì cán bộ, công nhân viên không lập hồ sơ hiện hành gây trở ngại cho những người làm công tác công văn, giấy tờ khi tra tìm văn bản Nếu trường hợp văn bản giấy tờ bị thất lạc, mất mTSCĐ dẫn đến chậm trễ
khi giải quyết công việc
Việc lập hồ sơ tai Liên đoàn lao động Hà Nội: Cán bộ, công nhân viên tại các phịng ban ở Liên đồn lao động Hà Nội đã chia tài liệu của
phòng ban mình thành các cặp, hộp chủ yếu dựa trên đặc trưng tên loại
văn bản ( ban tổ chức và Văn phòng); Ban Tuyên giáo và Ban Nữ công
chia tài liệu theo mặt hoạt động Những tài liệu này còn sử dụng cho việc giải quyết công văn của ban, các phòng thường xuyên nên nên nhiều
cặp, hộp đó chưa được nộp vào lưu trữ khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành
Tài liệu, hồ sơ trong phòng lưu trữ của Liên đoàn lao động Hà Nội chủ yếu là tài liệu do văn thư nộp vào
Công tác lập và nộp lưu hồ sơ là một trong những nghiệp vụ quan
Trang 36vị Do vậy thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đến tồn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị không chỉ trong hiện tại mà cả tương lai
2.3 Ứng dụng công nghệ thơng tin vào Văn phịng Liên đoàn lao
động Hà Nội
Hiện nay vào thời điểm mà ngành công nghệ thông tin đang chiếm giữ một vị trí quan trọng trong đời sống xã hội Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện qúa trình tin học hố trong cơng tác quản lý hành chính Nhà nước Tầm quan trọng của công nghệ thông tin, thủ trưởng cơ quan phê duyệt Chỉ thị 58/CT - TW của Ban chấp hành về việc đây mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp CNH - HĐH giai
đoạn 2001 - 2005 và được cụ thể trong Quyết định số 81/2001/QĐÐ - TTG về việc phê duyệt chương trình hoạt động triển khai chỉ thị 58/CT - TW
do phó Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Từ sự quán triệt sâu sắc quyết
định của Đảng và Chính phủ, Liên đồn lao động Hà Nội đã ý thức được
tầm quan trọng của công nghệ thông tin và đã dành những sự quan tâm
cho việc ứng dụng công nghệ này để nâng cao hiệu suất công việc của cơ
quan
* Mạng nội bộ tại Liên đoàn lao động Hà Nội (mạng LAN)
Liên đoàn lao động thành phố phát hành một lượng văn bản đến, số lượng tin, dữ liệu nhiều Việc khai thác thông tin khai thác dữ liệu đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, tiện lợi Hiện nay việc khai thác trao đổi thông tin trên Web, Mail, Internet trở nên khá phổ biến, nghiên cứu cho xây dựng Liên đoàn lao động thành phố một hệ thống mạng nội bộ đáp
ứng nghiên cứu cấp thiết cho việc giải quyết của cơ quan
Qua tìm hiểu chúng tôi được biết năm 2003 Liên đoàn lao động
thành phố Hà Nội đã trình Tổng liên đồn bản đề án "Đầu tư xây dựng hệ thống mạng máy tính nội bộ tại Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội"
Trang 3728/10/2007 về việc phê duyệt dự án đầu tư xây dựng mạng máy tính nội
bộ của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội Liên đoàn lao động thành phố đã đầu tư 500 triệu để thực hiện dự án này từ thiết kế, mua sắm trang thiết bị, chi phí lắp đặt và cài đặt phần mềm, chi phí đào tạo, hướng dẫn cán bộ sử dụng Bên cạnh 6 máy tính phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, Liên đoàn lao động thành phó Hà Nội đã đầu tư kinh phí trang bị 15 may tinh, 1 máy chủ cùng các trang thiết bị đi kèm phục vụ cho hệ thống mạng nội bộ và xây dựng đường truyền Internet tốc độ cao ADSL
Trước khi sử dụng mạng nội bộ, các ban trong Liên đoàn cứ trung
bình 4 người/ I máy việc chia sẻ dữ liệu trong nội bộ phải thông qua đĩa
mềm (dung lượng 1,4MB), tính năng bảo mật không cao ( nhiều loại viruts thế hệ mới có thể phá huỷ dữ liệu mà không thể hồi phục nguyên trạng Thông qua hệ thống mạng nội bộ, tài liệu, thông tin dữ liệu giữ các
phòng ban trong cơ quan được đảm bảo thông suốt, tiết kiệm được thời
gian và công sức cho cán bộ trong cơ quan
Dự kiến kết nối hệ thống công nghệ thông tin giữ Liên đoàn lao
động thành phố Hà Nội với Liên đoàn lao động quận, huyện, Công
đồn ngành, Cơng đồn cấp trên cơ sở phục vụ quản lý và tin học hoá
các hoạt động nghiệp vụ
Năm 2006, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã quyết định xây dựng đề án này vì đã dự tính được những hiệu quả tích cực khi đưa vào vận hành hệ thống kết nối thông tin giữa Liên đoàn lao động Hà Nội với các cấp Cơng đồn cơ sở Nó sẽ cung cấp nguồn thông tin đầy đủ, chính
xác cho tồn bộ CBCNV trong Liên đoàn cũng như các cấp Cơng đồn qua Website Đảm bảo khả năng truy cập vào hệ thống thông tin của Liên
Trang 38Có được những thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thoi, dé hiểu, đễ sử dụng, phục vụ cho điều hành và ra quyết định
Khả năng theo đõi dự kiến kết quả hoạt động và điều phối lập kế
hoạch của các hoạt động của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội
Hạn chế và trong nhiều tình huống loại bỏ những việc nhập thông
tin thừa, phát triển tốc độ xử lý thông tin liên quan đến quản lý hành chính
Dễ dàng có được các thông tin báo cáo với nội dung chỉ tiết được cập nhật chính xác
Nhanh chóng thu thập, lưu trữ lượng thông tin cần thiết phục vụ
hoạt động quản lý
Phục vụ trình chiếu của Liên đoàn trong việc tiếp đón các đồn
khách các tỉnh và quốc tế đến thăm và làm việc, hội nghị, hội thảo của cơ
Trang 39CHƯƠNG II: NHẬN XÉT VÀ KIÊN NGHỊ VỀ CÔNG TAC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI LIÊN
DOAN LAO DONG THANH PHO HA NOI 1 NHAN XET
Do thời gian khảo sát có hạn, chúng tơi tìm hiểu và đề cập về công tác quản trị hành chính văn nphịng và công tác văn thư một cách sơ lược Nhưng đó là những vấn đề cơ bản về mặt mạnh và mặt yếu của 2 công tác này tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội Từ đây chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị văn phịng và cơng tác văn thư tại cơ quan
1.1 Ưu điểm
* Công tác quản trị hành chính văn phịng:
- Mơ hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống như hầu hết các cơ quan hành chính hiện nay ở nước ta đã tạo ra một không gian làm
việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ
Việc bố trí các bộ phận thuộc cơ cấu của văn phòng ở tầng 1 và ở
những vị trí gần nhau đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong khi xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phối hợp với các bộ phận để giải quyết công việc từ đó tiết kiệm được thời gian, tiến độ giải quyết công việc được
đảm bảo
- Tình hình đội ngũ cán bộ văn phòng:
Đội ngũ cán bộ đang làm việc tại văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đáp ứng được các yêu cầu công việc chuyên môn hàng ngày mà họ đảm nhận Đó đều là những cán bộ nhiệt tình, có trách
nhiệm với cơng việc được giao có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong
Trang 40Nội, lãnh đạo Văn phòng, đội ngũ thường xuyên được cử đi tham dự các lớp tập huấn, các khoá học về chuyên môn nghiệp vụ
Thời gian gần đây việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ rất được coi trọng
đây chính là đội ngũ kế cận của cơ quan Những cán bộ trẻ trong Liên
đoàn Lao động đều được phân công đúng chuyên môn đã được đào tạo
Hon nữa, thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm với những
cán bộ công tác nhiều năm Chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng ngày
càng được cải thiện rõ rệt
- Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng: Trong Liên đoàn Lao
động thành phố Hà Nội sự phân công lao động đối với từng cán bộ tương đối phức tạp Hầu hết các cán bộ được đảm nhiệm các công việc đúng chuyên môn đã được đào tạo Ngoài ra một số cán bộ được phân công kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, đây là cơ hội để cán bộ có điều
kiện phTSCĐ huy cao nhất năng lực và trình độ của bản thân
- Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng:
Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trị rất quan trọng trong công việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của công tác văn phòng cơ quan Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đồn, Văn phịng đã
tạo điều kiện để trang bị những thiết bị cần thiết và những thiết bị công
nghệ hiện đại để phục vụ cho công việc chun mơn Nhờ có những trang
thiết bị mà cán bộ văn phịng khơng những tiết kiệm được thời gian và cơng sức trong qúa trình thực hiện công việc, mà nó cịn giúp cho việc
quản lý tra tìm thơng tin một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác cho
lãnh đạo cơ quan
* Về công tác văn thư:
- Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Công tác này đã
nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Thành phố Hà Nội, lãnh đạo