ứng dụng công nghệ thông tin trong văn bản quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở ubnd xã hưng lộc - thành phố vinh (2)

Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Vănphòng UBND xã Hưng Lộc không ngừng hoàn thiện, hiện đại hóa để nângcao chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quả

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng côngtác quản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quantrọng Công tác văn thư - lưu trữ là một hoạt đọng gắn liền với hoạt động chỉđạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý mọi thông tin đầu vào và thôngtin đâu ra của cơ quan, tổ chức Cùng với sự phát triển của xã hội hiện đại,

xã hội thông tin đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý và truyền đạtmột cách nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý trong các cơquan, tổ chức đó phục thuộc vào công tác văn thư - lưu trữ có làm tốt haykhông Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong các cơ quan hànhchính Nhà nước ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn thiệncông tác văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hóa

UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh là một cơ quan quản lý hànhchính Nhà nước Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình,UBND xã Hưng Lộc phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạtđộng của Văn phòng Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc văn phong UBND xãđóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản củaUBND xã Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Vănphòng UBND xã Hưng Lộc không ngừng hoàn thiện, hiện đại hóa để nângcao chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Vănphòng cũng như của Ủy ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấncho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và sau khi được tiếp cận thực tế côngtác văn thư - lưu trữ tài văn phong UBND xã Hưng Lộc - Thành phố Vinh,

tôi đã chọn để tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn bản quản lý

nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở UBND xã Hưng Lộc - Thành Phố Vinh” cho

báo cáo của mình Hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ là vấn đề trọngtâm được đề cập tới trong bản báo cáo này nhằm phần nào đáp ứng được yêucầu và tình hình thực tế ở đơn vị thực tế

PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG I:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND XÃ HƯNG LỘC VÀ VĂN PHÒNG

TRỰC THUỘC UBND XÃ HƯNG LỘC.

1.1 Lịch sử hình thành

Xã Hưng Lộc ngày nay đã có một chặng đường phát triển lâu dài cùngvới dòng chảy chung của dân tộc Từ khi hình thành nên một vùng đất dân

cư có tên là làng Mộc Đa, Đức Thịnh, Đức Mỹ cho đến xã Hưng Lộc từ năm

1953 tới nay, người dân nơi đây đã trải qua nhiều biến cố thăng trầm củalịch sử Hưng Lộc ngày nay được sát nhập từ hai xã Lộc Đa và Đức Thịnh.Xưa kia, Đức Thịnh thuộc xã Ngô Xá và Lộc Đa thuộc xã Ngô Trườngthuộc Tổng Yên Trường, huyện Chân Lộc (nay là huyện Nghi Lộc) Thờivua nhà Nguyễn là Thành Thái đã có sự điều chỉnh về địa giới hành chính,một bộ phận tổng Yên Trường cắt sang phủ Hưng Nguyên, Đức Thịnh vàLộc Đa tách ra khỏi hai xã Ngô Xá và Ngô Trường thành những đơn vị hànhchính riêng là xã Lộc Đa và xã Đức Thịnh Sau Cách mạng tháng Tám bỏcấp tổng, Lộc Đa và Đức Thịnh thuộc phủ Hưng Nguyên và từ năm 1971đến nay là một xã ngoại thành của Thành phố Vinh

Hưng Lộc ngày nay và Đức Thịnh, Lộc Đa xưa kia vốn là vùng đất cổtrên đất Việt thường nằm ở cuối tả ngạn sông Lam gần cửa Hội thông rabiển Đông, đây là vùng đất không nhận được sự ưu đãi của thiên nhiên, đấtđai chủ yếu là đất pha cát, độ thịt nhẹ, độ phì nhiêu không cao, không thuậnlợi cho canh tác, sản xuất nông nghiệp

Tuy nhiên trước những khó khăn, vất vả đó, người dân Lộc Đa, ĐứcThịnh vẫn kiên trì bám trụ quê hương, làng mạc Đến nay, vẫn còn lưutruyền những dòng nghĩa khí của nhân dân và những dấu tích về Đền Trung,đền Mẫu Đơn, Chùa Đen hay những địa danh Vó Ngựa, Cồn Voi, DămTập… Từ mảnh đất cồn cao bùn lầy này đã sinh ra những con người thôngthái, đậu đạt cao với bằng hương cống, cử nhân, có lòng yêu nước nồng nàn,gắn bó mật thiết với nhân dân

Từ khi có Cách mạng tháng Mười Nga và Chủ nghĩa Mác - Lêninthức tỉnh nhân dân Việt Nam, tại vùng đất này đã xuất hiện một con người làHoàng Trọng Trì đã sớn tìm thấy ánh sáng chủ nghĩa cộng sản, bắt gặp tưtưởng giải phóng dân tộc và cách mạng vô sản của Nguyễn Ái Quốc HoàngTrọng Trì là ngọn cờ tổ chức và cỗ vũ tinh thần đấu tranh cách mạng củanông dân vùng phía Bắc thành phố Vinh - Bến Thủy Từ đấy, vùng đất Lộc

Đa, Đức Thịnh trở thành một trong những căn cứ của xứ uỷ Trung Kỳ ĐảngCộng sản Đông Dương, của tỉnh ủy Vinh - Bến Thủy Là một trong những

“Làng Đỏ” của “Thành phố Đỏ” Vinh - Bến Thủy Cũng từ đấy, tên làngLộc Đa, Đức Thịnh đã ở trong tâm trí của Nguyễn Ái Quốc khi Người viếtthư cho Quốc tế Cộng sản ngày 19 tháng 2 năm 1931 và những di tích nhưđền Trìa, nhà thờ họ Hoàng, họ Uông mãi mãi đi vào lịch sử

Ngoài ra, ngọn cờ cách mạng ở xã Lộc Đa, Đức Thịnh còn xưng danhcác đồng chí tiêu biểu như: Hoàng Bá, Trần Cảnh Bình, Dương Xuân Thiếp,Uông Nhật Vượng…

Dưới sự lãnh đạo của Tỉnh ủy, phong trào đấu tranh của nhân dânNghệ Tĩnh nói chung và nhân dân hai xã Lộc Đa, Đức Thịnh nói riêng diễn

ra hết sức sôi nổi và gây được tiếng vang lớn, tiêu biểu là cuộc nổi dậy củahàng nghìn người dân Lộc Đa, Đức Thịnh và một số nơi khác tại Vinh - BếnThủy với sự hy sinh của đồng chí Nguyễn Cảnh Bình Cho dù bị càn quét

ráo riết nhưng phong trào đấu tranh của người dân vẫn không hề suy giảm,Lộc Đa, Đức Thịnh vẫn kiên cường đứng vững là trở thành những Làng Đỏnhư lời Hồ Chí Minh.

Nhân dân xã Hưng Lộc đã vượt qua bao gian nan thử thách, đầu rơimáu chảy trong thời kỳ hoạt động bí mật, phải chịu đựng cảnh bom xới đạnđào, làng mạc bị tàn phá trong cuộc kháng chiaán chống Pháp và chiến tranhphá hoại ác liệt do đế quốc Mỹ gây ra Theo tiếng gọi thiêng liêng của Chủtịch Hồ Chí Minh “ không có gì quý hơn độc lập, tự do” nhân dân xã HưngLộc đã một lòng đoàn kết kháng chiến - kiến quốc, đứng lên góp phần xứngđáng vào công cuộc đánh thắng giặc Pháp và Mỹ xâm lược Hưng Lộc xứngđáng với danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” do nhà nướcphong tặng

Hòa bình lập lại, hai miền Nam Bắc được thống nhất, cả nước cùngnhau đi lên xây dựng chủ nghĩa xã hội, nhân dân và cán bộ xã Hưng Lộc tiếptục dồn mồ hôi, trí tuệ và cả xương máu vào cuộc chiến đấu đầy gian khổchống lại đói nghèo, lạc hậu ở một vùng đất mà thiên nhiên không có nhiều

ưu đãi, cơ sở hạ tầng yếu kém Cán bộ và nhân dân toàn xã đang ra sức xâydựng, phát triển, thực hiện công cuộc đổi mới, tạo nên bộ mặt và cuộc sốngmới

Nhân dân Hưng Lộc đời đời biếtơn sự lãnh đạo tài tình, sáng suốt củaĐảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh và sự hy sinh cao cả của các anh hùng liệt sĩ

đã bỏ mình vì sự nghiệp độc lập, tự do của Tổ Quốc, tiêu biểu như HoàngTrọng Trì, Trần Cảnh Bình…

Cho dù trong giai đoạn hiện nay, Hưng Lộc là một xã thuộc thành phốVinh nhưng đời sống của người dân vẫn còn gặp rất nhiều khố khăn Cho

dù vậy với tinh thần yêu nước và hiếu học, nhân dân xã Hưng Lộc cũng đã

Lộc có nhiều người giữ chức vụ lớn trong cơ quan nhà nước, cơ quan tỉnh.Đội ngũ cán bộ lớn, ngày càng được nâng cao về trình độ chính trị, chuyênmôn, lực lượng cán bộ về hưu đông đảo cùng là một tiềm lực cùng sức trẻvươn lên cùng mấy trăm thanh niên Đó cũng là vốn quý cùng với vốn tàinguyên đất đai sẵn có và sự giúp đỡ của cấp trên, chắc chắn Hưng Lộc sẽtiến nhanh theo mục tiêu; Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ,văn minh.

1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc và văn phòng trực thuộc UBND xã Hưng Lộc.

1.2.1 Đơn vị hành chính:

Xã Hưng Lộc là một xã ngoại thành của thành phố Vinh Phía Bắc giáp

xã Nghi Đức của thành phố Vinh, phía Đông giáp xã Nghi Phong của huyệnNghi Lộc, Phía Nam giáp phường Hưng Dũng thuộc thành phố Vinh, phíaNam giáp xã Hưng Hòa của thành phố Vinh

`Trải qua nhiều biến đổi đến năm 2008, xã Hưng Lộc có diện tích tựnhiên là 664,9 ha trong đó đất nông nghiệp chiếm 191,8 ha; dân số có trên15.000 người phân bố ở 19 xóm với 3.456 hộ trong đó 836 hộ (chiến 25%)sản xuất nông nghiệp, 75% số hộ thuộc gia đình cán bộ công nhân viênchức, người về hưu, người làm ngành nghề thủ công và dịch vụ Mô hìnhxây dựng kinh tế ở xã Hưng Lộc đang từng bước phát triển cao Từ việc xâydựng cánh đồng thu nhập cao tại xóm Mậu Lâm và Hòa Tiến; xây dựngvườn rau ăn quảvới chăn nuôi trâu bò, lợn gà, cá…, hình thành bước đầuvùng rau ăn quả ở xóm Đức Thịnh Cùng với những chuyển biến bước đầucủa nông nghiệp hàng hóa, dịch vụ, buôn bán, thủ công nghiệp đã góp phầnxây dựng đường phố mới từ Cầu Bưu điện xuống chợ Cọi và từ chợ Cọi đếntrường Cao đẳng Sư phạm Nghệ An Mặc dù còn gặp những hạn chế thiếusót nhưng nhìn chung sự đổi mới đã gặt hái được những thành công đáng

khích lệ Tới đây, với tốc độ đô thị hóa của thành phố Vinh cùng với việc

xây dựng Làng sinh viên và xây dựng trường Cao đẳng Dầu khí sẽ tạo ra

những cơ hội để Hưng Lộc chuyển biến nhanh trên con đường phát triển

bằng việc chuyển mạnh cơ cấu kinh tế theo hướng mới phù hợp nhằm cải

thiện và nâng cao thu nhập của nhân dân và ngân sách nhà nước

UBND xã Hưng Lộc nằm trên địa bàn thuộc xóm Mỹ Thượng, giáp

với khu vực chợ Cọi, phía Đông là khu vực nghĩa trang thành phố Đây là

khu vực trung tâm của xã, nơi đầu mối giao thông quan trọng để nối các

xóm trong xã và khu vực thành phố Vinh với các khu vực khác như Cửa Lò,

Nghi Lộc Cạnh UBND cũng là khu vực tập trung các công trình công cộng

của xã như: Trường Mầm non, trường Tiểu học, trường Trung học cơ sở,

Trạm Y tế, Bưu điện xã, chợ Cọi…

1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc.

1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức

UBND xã Hưng Lộc bao gồm: Chủ tịch, phó chủ tịch và các Ủy viên

UBND

Phó chủ tịch

Văn Tài chính Địa chính –

Phó chủ tịch

Hoàng Giang Nam

Chủ tịch Nguyễn Văn Hà

Ủy viên UBND: Phạm Ngọc Thu (phụ trách Quân sự)

Nguyễn Đình Cường (phụ trách Công an)Văn phòng: Nguyễn Hữu Sơn

Tư pháp: Phạm Thị Thu Hà

Tài chính – kế toán: Nguyễn Văn Quy

Địa chính – xây dựng: Nguyễn Tiến Đạt

Văn hóa: Nguyễn Thị Mỹ Dung

Quân sự: Phạm Ngọc Thu

Công an: Nguyễn Đình Cường

Trên thực tế, theo quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân ban hành ngày 23 tháng 11 năm 2003, UBND xã HưngLộc phải có 02 Phó chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch Nhưng trên thực tế taiUBND xã Hưng Lộc mới chỉ có một Phó chủ tịch về mảng văn hóa – xã hội

mà chưa có phó chủ tịch về mảng kinh tế - xã hội do chưa có nguồn

1.2.2.2 Chức năng của UBND xã Hưng Lộc:

- UBND xã Hưng Lộc do HĐND xã Hưng Lộc bầu ra và là cơ quanchấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước HĐND và cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND xã Hưng Lộc chịu trách nhiệm trước Hiến pháp, pháp luật vàcác văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND xãHưng Lộc nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế

- xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trênđịa bàn

- UBND xã Hưng Lộc quản lý nhà nước ở địa phương góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từTrung ương đến cơ sở

- UBND xã Hưng Lộc chịu sự chỉ đạo của UBND thành phố Vinh,thực hiện công tác dưới sự chỉ đạo của UBND thành phố.

- Hiệu quả hoạt động của UBND xã được đảm bảo bằng hiệu quả hoạtđộng của tập thể UBND, chủ tịch UBND và các thành viên khác của UBND,các ban ngành thuộc UBND

- Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyếtđịnh, chỉ thị tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

1.2.2.3 Nhiệm vụ của UBND xã Hưng Lộc.

1.2.2.3.1 Trên lĩnh vực kinh tế - xã hội.

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt và tổ chức thựchiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu chi ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu chingân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán điều chỉnh ngân sáchdịa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địaphương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tàichính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương phối hợp với các cơ quanNhà nước cấp trên trong lĩnh vực quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn

xã, thu và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả được đo bởi nguồn ngân sáchphục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các côngtrình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trìnhđiện nước theo quy định của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựngcác công trình, kết cấu hạ tầng của xã, thực hiện các nguyên tắc dân chủ, tự

tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ quy định củapháp luật.

1.2.2.3.2 Trên lĩnh vực Nông - lâm - ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp.

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, đề án khuyếnkhích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sảnxuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng vật nuôitrong sản xuất theo kế hoạch và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng,vật nuôi

- Tổ chức và xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai sau bão lụt,ngăn chặn kịp thời các hành vi phạm pháp về bảo vệ đê điều tại địa phương

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành nghềtruyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, côngnghệ để phát triển các ngành nghề mới

1.2.2.3.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xãtheo phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng ở điểmdân cư theo quy định của pháp luật Kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xâydựng và xử lý các vi phạm theo thẩm quyền do pháp luật quy định

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở khác ở địa phương theo quy định của phápluật

- Huy động sự đóng góp tực nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu cống trong xã theo quy định của pháp luật.

1.2.2.3.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa xã hội

- Thực hiện sự nghiệp phát triển giáo dục ở địa phương, phối hợp vớicác trường học hy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của các nhà trẻ, lớpmẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản

lý trường Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học Phổ thông và các trườngCao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp trên địa bàn

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóagia đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống cácdịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thểthao, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy các giá trị di tích lịch

sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của phápluật

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nhà nước theo quy định củapháp luật

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già neo đơn, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

tổ chức các hình thức nuôi dưỡng chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo đúng quy định của pháp luật

- Quản lý, bảo vệ và tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩatrang thành phố tại địa phương

1.2.2.3.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương.

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làngchiến đấu trong khu vực phòng thủ ở địa phương

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạchđăng ký; quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện công tác xâydựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ tại địa phương

- Tổ chức các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiệnbiện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương

- Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài tại địa phương

1.2.2.3.6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo

- Tổ chức và hướng dẫn, bảo đảm chính sách dân tộc và chính sách tôngiáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy

định của pháp luật.

1.2.2.3.7 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật.

- Tổ Hồ CHí Minhức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các viphạm pháp luật và tranh chấp nhỏ của nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân theothẩm quyền cho phép

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơquan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về

sử lý hành chính theo quy định của pháp luật

1.2.2.3.8 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu HĐND theo quy định củapháp luật.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vu, quyền hạn cụ thể của cơquan chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấptrên

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động, tiền lương theo phâncấp của UBND cấp trên

- Quản lý hồ sơ, mục, chú giải hành chính của xã

- Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, điều chỉnh địa giới hànhchính trình HĐND cùng cấp thông qua đệ trình cấp trên xem xét, quyết định

- Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBNDtheo hướng dẫn của Chính phủ trình HĐND quyết định

1.2.3 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hưng Lộc 1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng UBND xã Hưng Lộc có cơ cấu tổ chức như sau:

1.2.3.2 Chức năng của văn phòng UBND xã Hưng Lộc

1.2.3.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp:

- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc có chức năng tham mưu cho UBND

xã Hưng Lộc và chủ tịch UBND xã tìm kiếm các quyết định có hiệu quả

Văn phòng Nguyễn Hữu Sơn

Văn thư

Lê Ly Lam

Bưu vụ Hoàng Thanh Huyền

Tạp vụ Phạm Thị Hiền

Bảo vệ

Lê Văn Tý

Lê Duy Sơn

- Văn phòng UBND xã Hưng Lộc tổng hợp, thống kê và xử lý thôngtin đến UBND xã Hưng Lộc từ nhiều nguồn phục vụ cho hoạt động quản lýcủa UBND.

1.2.3.2.2 Chức năng hậu cần:

Văn phòng UBND xã Hưng Lộc đảm bảo các phương tiện kinh tế

-cơ sở vật chấtphục vụ cho hoạt động của UBND Quản lý, sắp xếp, phânphối và bổ sung kịp thời, đầy đủ các điều kiện vật chất để nâng cao hiệu quảhoạt động của UBND xã Hưng Lộc

1.2.3.3 Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hưng Lộc:

- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND xã Hưng Lộc vàchủ tịch UBND Giúp UBND theo dõi, đôn đốc các ban ngành chuyên mônthuộc UBND thực hiện các chương trình đó

- Đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin được thườngxuyên kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của UBND và sự chỉ đạo,điều hành của UBND xã, chủ tịch UBND xã Thực hiện chế độ báo cáothông tin lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo quy định của pháp luật

- Xây dựng kế hoạch công tác và lịch làm việc của UBND xã, chủ tịchUBND xã

- Giúp UBND xã trong việc tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại,

tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Chuẩn bị nội dung phục vụ các phiên họp UBND, các cuộc họp vàlàm việc của chủ tịch UBND, phó chủ tịch UBND với các cơ quan, đơn vị,

tổ chức và công dân

- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến, triển khai việc thựchiện các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, củaUBND xã, chủ tịch UBND xã đến các ban ngành và theo dõi, đôn đốc, kiểmtra các ban ngành cấp xã thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật đó

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND xã đảm bảođúng chủ trương đường lối của Đảng và quy định của pháp luật.

- Quản lý con dấu của UBND xã Tổ chức quản lý Công tác văn thư,lưu trữ hành chính ở UBND xã, hướng dẫn và kiểm tra các ban ngành thuộcUBND xã về Công tác văn thư, lưu trữ và nhiệm vụ hành chính

- Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, nhân viên, kinh phí, tàisản, vật tư, hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước

- Đảm bảo về điều kiện vật chất, kỹ thuật và các hoạt động khác củaUBND xã

CHƯƠNG II:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 2.2 Công tác Văn thư - Lưu trữ

2.2.1 Công tác Văn thư

2.2.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại vănbản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…)

và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) đểphục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sửdụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vàonước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổbiến trong các cơ quan nhà nước

Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các

tổ chức kinh tế chính trị - xã hội…(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chứchoặc cơ quan) dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiềukhâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao,tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này đượcgọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối vớicán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức Vậy có thể định nghĩa công tác vănthư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

2.2.1.2 Đặc điểm của công tác văn thư

• Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỷ thuật Để làm tốt

công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành cácnghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằngphương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin

• Công tác văn thư mang tính chất chính trị cao Bởi vì những nội

dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tứcphục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kếhoạch công tác, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị củaĐảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng

• Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ

quan, tổ chức Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của

mình, hoặc ít hoặc nhiều đều làm những việc có liên quan tới văn bản, tức là

đã làm một phần việc của công tác văn thư Ví dụ: Lãnh đạo cơ quan hàngngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký giúp việc phải soạnthảo, giải quyết văn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụtiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi, đến, theo dõi việc giảiquyêt văn bản… Chính vì vậy, trong một cơ quan, tổ chức hễ người nào làmmột trong những công việc nói trên đều làm công tác văn thư (hoặc công táccông văn, giấy tờ) Có thể gọi những người này là cán bộ làm công văn, giấytờ

Hiện nay, thuật ngữ “cán bộ văn thư” được dùng phổ biến trong các

cơ quan, tổ chức Đó là cụm từ dùng để chỉ những cán bộ, viên chức chuyêntrách làm một số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bảnquy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, đơn vị; tiếpnhận, chuyển giao văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ

Bất kỳ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được xếp hạng theo quyđịnh của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư…

• Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt

động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội,

mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức Điều này hoàn toàn khác với

công tác lưu trữ, là một ngành hoạt động của Nhà nước hoặc rộng hơn là của

xã hội Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạothống nhất về tổ chức cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong từng cơ quan,

tổ chức nói riêng, trong phạm vi toàn quốc và quốc tế nói chung

2.2.1.3 Nội dung của công tác văn thư

Theo Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư, nôi dung của công tác văn thư bao gồm:

 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

- Tổ chức giải quyết các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ

- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:

- Các loại con dấu

- Phương pháp bảo quản

- Quản lý và sử dụng con dấu.

2.2.1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư các cơquan phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản dưới đây:

2.2.1.4.1 Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vàoviệc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xâydựng văn bản nhanh chóng sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóngmọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độgiải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa củanhững sự việc sử dụng nêu ra trong các văn bản

2.2.1.4.2 Chính xác

- Chính xác về nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý (hợp pháp

và hợp lý)

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyết đối theo yêu cầu giải quyếtcông việc, không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan

- Chính xác về thể thức văn bản

Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quyđịnh theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT - BNV - VPCP của Bộ Nội vụ

và văn phòng Chính phủ, ban hành ngày 6/5/2005

- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cảcác khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúngcác chệ độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.

2.2.1.4.3 Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đềthuộc phạm vi bí mật của cơ quan, Nhà nước Do vậy, việc xây dựng vănbản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộvăn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã đượcquy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội dồng Nhà nước vàquy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng

2.2.1.4.4 Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liềnvới việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy,việc yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền

đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quannói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngàynay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước,phù họp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cùng như điềukiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, các phát minh sángchế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư Nói đếnhiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư và thực hiện trang thiết bị văn phòng

2.2.1.5 Vị trí, Ý nghĩa của Công tác văn thư.

2.2.1.5.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máyquản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của mỗi cơquan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được vàchiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn

thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạtđộng quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhànước.

2.2.1.5.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn

vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tincần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khácnhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tinbằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vàohoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính làphương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tínhpháp lý

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnhquan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việc lợi dụng sơ hởtrong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của

cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũngnhư hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quanthì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạtđộng của cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo

kho tài liệu lưu trữ quốc gia và các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư đượcnộp vào kho lưu trữ của cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các

cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Hồ

sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệulưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiệnthuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơkhông tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài lieeuh nộpvào lưu trữ thấp, gây kho khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hànhnghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh

2.2.2 Công tác lưu trữ.

2.2.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữphục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ

là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước

2.2.2.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ.

2.2.2.2.1 Nội dung của công tác lưu trữ.

Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tàiliệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệthống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;

Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ, tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định củanhà nước về lưu trữ