“
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HÒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYẾN TRUYÈN kaw TONG QUAN KHOA HOC DE TAI NGHIEN CUU KHOA HOC CAP CO SG
UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN
TRONG HOAT DONG QUAN LY
Ở HỌC VIỆN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN HOC WIEN BAO CHI & TUYEN TRUYEN 348 - L644 —— ——"——'
Cơ quan chú trì: HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
Trang 2“ NAM FY YM PE
NHUNG NGUOI THUC HIEN DE TAL
Trang 3PHẦN MỞ ĐẦU | L Tinh cap thigt cita 46 tis ssssssssssseenneeseeseeenees 1
2 Tình hình nghiên CỨU ‹ o«-<<<<<=<<<ssssessssss 3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên CUT d e<5 6< ssESESESE28983030112104300400011011015 3
4 Đối tượng và phạm vỉ nghiên CỨU . -s<<<«esessssssesssetstseeeseerereersre 3 5 Phương pháp nghiên CỨU .-s s°5«-<<=<S2Ss°sSersesetsesrsrserieieie 3
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài sesasenvsaveaeeanerssees veesssssssssseee Ấ
7 Kết cấu của đề tài 49185 e Sák94589066084040 0090690080066 54 — ` 4
PHẦN NỘI DUNG |
Chương 1: Công nghệ thông tin và vai (rò của công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý ở trường đại học nề14681434458404488915060610400101040001000000000440 ¬ -
1.1 Một số khái niệm cơ ĐẩHt -«-<cs<e<<sseces "— 5 LLL Cong nghé oo ee ccccsesseereeneeseenteneeteetetsereeneeneeees " - 5
1.1.2 Thông tỉn - — mm 5
1.1.3 Tin học và công nghệ thông tin T111 1110 10 1 9n kg TH reo sung 6
1.1.4 Quần lý vong ng HH tàn tk 01140710111171001101011 119110 7:
1.1.5 Quản lý trường đại hỌC .-. s- các s++ nh thhhhtHhhhhhHHHtr 8 1.1.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản Ìý . «sec sherherereer 9 1.2 Vai trò của công nghệ thông tin Với VIỆC quản lý trường đại học 10 1.2.1 Tin học-phương tiện hỗ trợ đắc lực của các trường đại học 10 1.2.2 Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt - động quản lý ở một trường đại hỌC -ó- <ccstn g1 11 191 2 n9 0111 11 1k 11 01 th 0 00 10111111100 11 Chuong 2: Thuc trang tng dung công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý
ở Học viện Báo chí và Tuyên ETUYỀN ecccesessserrsrtsriiiereeiiiieee se sseses 19
Trang 43
~
2.3.1 Về xây dựng các nguồn tài nguyên thông tin trong hệ thống Học viện 30 2.3.2 Vẻ tình hình khai thác, sử dụng tài nguyên thông tin trên mạng và ứng dụng công nghệ thông tin ở một số đơn vi của Học viện . -:‹e-esreee 31 2.3.2.1 Tinh hinh khai thác, sử dụng các tài nguyên thông tin trên mạng 31 2.3.2.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ở một SỐ đơn VỊ . - 33
Chương 3: Phương hướng và giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động quản lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền 4ó
3.1 Phương hưỚIg .-ce-«eeeeceeeeeerterrtrtrsesestrersettrtrrirrririrtnrlirttrrereren 46
3.2 Các nhóm giải pháp nhằm day manh ting dung công nghệ thông t tin trong UGE lý cc «set 00000110100111010100100100001010000n0 47 3.2.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ Học viện về vị tri, vai tro wng dung công
nghé thong tin trong QUAN LY) cesceccresrerrserssecsnenen eens eee ee Te Tees 47
3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị và phần mêm công nghệ thông tin phục Vụ quản lý tk 0 0898550451-119 8510094 49 3.2.2.1 Trang bị đủ và hiện đại hệ thống máy vi tính và trang thiết bị công nghệ phục vụ quản lý . -ccecrhhehtrteitrirdrrrrtrrdrrrdrrdtrdrrnrtrrrrrrerrrrin 49
3.2.2.2 Xây dựng và ứng dụng hệ thống phần mềm công nghệ chuyên dụng phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động . -‹ :cssreereeeerrrerrrrrrrdtrrrrrrrrrrein 50
3.2.2.3 Xây dựng mạng LAN của Học viện . ‹ -cccereeeeerrerrrtrrrre 52 3.2.2.4 Kết nối Internet tới từng đơn VỊ ‹ +esettrerhhthrrrertrrrtrdrrrrdir 52
3.2.2.5 Đầu tư phát triển Website của Học viện -.-eeeereeeerrerrrrtrrre 52
- 3.2.3 Ciing c6' va phat trién hé thing thong tin cla HOC VIEN ween 53 3.2.3.1 Xây dựng hệ thống thông | tin của Học viện phong phú, chính xác, nhanh nhạy, hiệu QUả -. -«ceceeeereees mm o3
3.2.3.2 Xây dựng "hành lang pháp bự v ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý TH ng 0 001L xi k9 108 9 6p 190 100-1013480008150 54
Trang 5PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài
Sự phát triển như vũ bão của khoa học- công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, đã có tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới mọi lĩnh vực hoạt động của đời
sống xã hội, trong đó có lĩnh vực quản lý
Nhờ có công nghệ thông tin, hoạt động quản lý đã có những bước thay đổi căn bản, trở nên thuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả hơn, đồng thời, tiết kiệm được
đáng kể nguồn nhân lực Hiện tại, ở bất cứ nơi nào trên thế giới, việc chậm trễ sử
dụng các thành quả của công nghệ thông tin trong quản lý đều là nguy cơ nghiêm trọng nhất dẫn đến sự tụt hậu, làm mất hay suy giảm khả năng cạnh
tranh, và điều này có nghĩa là gia tăng khả năng bị đào thải
Nhận thức rõ điều đó, trong thời gian qua, Học viện Báo chí và Tuyên
truyền-một trường đại học có những chuyên ngành đào tạo đặc thù liên quan đến
báo chí -truyền thông như báo chí, phát thanh-truyền hình, báo mạng điện tử,
thông tin đối ngoại, v.v đã có những nỗ lực đáng ghi nhận trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Tuy nhiên, thực tế cho thấy, điều này vẫn còn bộ lộ nhiều hạn chế, bất cập và nếu so sánh với các trường đại học khác ở trong nước, Học viện Báo chí Tuyên truyền đang nằm ở phía sau với một - khoảng cách khá xa
Trong bối cảnh như vậy, việc khảo sát toàn diện thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền, đồng thời chỉ ra các nguyên nhân của những hạn chế, trên cơ sở đó để xuất các
phương hướng, giải pháp nhằm thúc đẩy sự hồn thiện của cơng tác này, làm cho nó ngày càng đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của thực tiến, là điều có ý nghĩa bức
thiết Đây chính là lý do chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động quản lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền”
2 Tình hình nghiên cứu |
Trang 6te
này, có khá nhiều công trình bàn về công nghệ thông tin nói chung và ứng dụng thông tin trong quản lý nói riêng |
Trong số các công trình liên quan tới đề tài của chúng tôi, đáng chú ý hơn cả là: |
- Cuốn sách “Tổ chức quản lý trong thời đại thông tin và tri thức” của tác giả Ngô Trung Việt Nội dung chính của cuốn sách là sự khẳng định rằng CNTT đã thâm nhập vào trong các tổ chức và trở thành một yêu cầu mang tính kỹ năng
đối với các nhà lãnh đạo, là biểu hiện về sự tiến hoá của quản lý, giúp phát triển
năng lực tổ chức, quản lý tri thức và học tập -
- Cuốn sách “Công nghệ thông tin và nên giáo dục trong tương lai” cua
tac gia Truong Van Tu Ở đây, tác giả đã phác thảo một bức tranh khá toàn diện
về công nghệ máy tính và quá trình hiện đại hoá giáo dục Và ý tưởng chủ đạo toát ra từ bức tranh đó là: máy tính nói riêng và CNTT nói chung đã thay đổi tận gốc các phạm trù chất lượng giáo dục cũng như quá trình chuyển tải văn hoá cho - các thê hệ kê tiêp
- Cuốn sách “Ứng dụng tin học trong quản lý hành chính” của tác giả Đặng Minh Ất Công trình này cung cấp cho chúng ta những kiến thức và kỹ năng cơ bản trong hoạt động quản lý hành chính mả cụ thé là các ứng dụng như |
Windows XP, Microsoft Excel, Microsoft Access
- Luan an Tiến sỹ “Sử dụng tin học để quản lý quy trình đào tạo trong môi trường đại học” của tác giả Đặng Quốc Vinh Đây là công trình gần gũi nhất với
để tài của chúng tôi Trong đó, tác giả đã làm rõ nhiều vấn để có tính lý luận
như: bản chất của quá trình quản lý trong một trường đại học, những nhiệm vụ vừa mang tính giải thuật vừa mang tính xã hội trong khi giải bài toán vận dụng CNTT vào các vấn đề như quản lý sinh viên, quản lý cán bộ Tuy nhiên, do vấn đề thời gian, hầu hết các giải pháp của tác giả chỉ còn có ý nghĩa về mặt lý luận, bởi đơn giản hâu hết các phan mém tng dung déu đã lạc hậu như Foxbase,
Foxpro, v.V
Trang 7- Tinh cấp thiết trong việc thay đổi nhận thức của đại đa số nhân dân đối với việc ứng dụng CNTT theo nghĩa rộng nhất của thuật ngữ này
- Những nét nổi bật của ứng dụng CNTT trong một mặt cụ thể nào đó thuộc hoạt động giáo dục - đào tạo như quản lý hoạt động đào tạo, hoạt động quản lý
sinh viên, E-learning, v.v |
- Các đặc điểm về tính năng, cấu tạo của một hay một số phần mém quản trị cơ sở đữ liệu chụng nào đó như C", Visual Basic, Microsoft Access
Có thể nói, hiện vẫn chưa có một công trình nào bàn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong một môi trường đại học cụ thể Và do vậy, công trình của chúng tơi là hồn tồn mới mẻ, khơng trùng với các công trình đã có trước đây |
3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu:
Làm rõ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý các
mặt hoạt động của Học viện Báo chí và Tuyên truyền, trên cơ sở đó, đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm đây mạnh hơn nữa công tác này
_- 3.2 Nhiệm vụ nghiên CứM:
- Lầm rõ vai trò của CNTT trong hoạt động quản lý ở trường đại học
- Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý các mặt hoạt động Ở
- Học viện Báo chí và Tuyên truyền: ẽ
- Để xuất các phương hướng và giải pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng
CNTT trong quản lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền _- | 4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu |
4.1 Đối tượng nghiền ctu: 7 -
- Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý ở Học viện
Trang 8~
- Đề tài vận dụng những nguyên tắc và phương pháp luận của chủ nghĩa duy
vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Đề tài sử dụng các phương pháp: thống kê, phân tích, tổng hợp; nghiên cứu tài liệu; phỏng vấn sâu và phỏng vấn ankét
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1 Về lý luận: Đề tài đã làm rõ một số khái niệm có liên quan như “công
nghệ”, “thông tin”, “ tin học” , cong nghé thong tin”, “ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động quản lý”, v.v.; đồng thời, khắc hoạ được ở những nét chung nhất vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của một trường đại
hoc
6.2 Về thực tiễn: Đề tài là căn cứ đáng tin cay để lãnh đạo Học viện Báo chí và Tuyên truyền đề ra các chính sách thúc đẩy sự phát triển của công nghệ thông tin trong các mặt hoạt động của nhà trường nói chung, trong hoạt động quản lý
nói riêng Bên cạnh đó, đây cũng là tài liệu tham khảo bổ ích để các đơn vị và cá
nhân trong Học viện nâng cao nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin trong
công tác quản lý, từ đó có những thay đổi tương ứng về thái độ và hành vi của mình đối với việc ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin
7 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Công nghệ thông tin và vai trò của công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý ở trường đại học 7
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản ˆ
lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền | |
Trang 9PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG! _
CONG NGHE THONG TIN VA VAI TRO CUA
CONG NGHE THONG TIN TRONG HOAT DONG QUAN LY
6 TRUONG ĐẠI HỌC
1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Công nghệ
Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học (NXB Đà Nắng, 2001) | thì “công nghệ” là “tổng thể nói chung các phương pháp gia công, chế tạo, làm thay đổi trang thai, tinh chất, hình đáng nguyên vật liệu hay bán thành phẩm sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh”
_ Theo định nghĩa này, khái niệm “công nghệ” có thể được diễn giải thành mô hình như sau:
Phương pháp tác động -> nguyên vật liệu hay bán thành phẩm -> sản
phẩm hoàn chỉnh |
Thực tế cho thấy, để thực hiện việc tác động vào nguyên vật liệu hay bán
thành phẩm, chỉ có phương pháp thôi chưa đủ mà còn cần phải có cả các phương
tiện hay công cụ Phương tiện hay công cụ càng chất lượng thì hiệu quả tác động càng cao VI
Như vậy, sẽ là đầy đủ hơn nếu khái niệm “công nghệ” được định nghĩa: “là tổng thể các nói chung các phương pháp tác động vào nguyên vật liệu hay
_ bán thành phẩm, với sự hỗ trợ của các phương tiện hay công cụ, nhằm tạo ra sản
phẩm hoàn chỉnh” |
1.1.2 Thong tin
Thông tin là một khái niệm trừu tượng, rộng lớn, đa dạng và mặc dù đã có - từ lâu, song cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất Xin nêu một số
cách hiểu về thông tin như sau:
Trang 10Thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ sự bất định (K Shanol)
Thông tin là sự giảm bớt của độ bất định — entropy (Brillen) Thông tin là thực thể, là độ đo tính phức tạp |
Còn Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học (Sđd) định nghĩa: “ Thong
tin: 1, truyén tin cho-nhau dé biét; 2, diéu dugc truyén di cho biét, tin truyền đi”
Từ các quan điểm trên, ta có thể khái quát: thông tin là những tín hiệu,
thông báo, kiến thức mới được truyền, được nhận, được hiểu và được đánh giá
là có ích để giải quyết một vấn đề nào đó của cuộc sống Thông tin có những thành phần sau:
— Là tín hiệu (thông báo, kiến thức ) được truyền cho người nhận
— Người nhận phải nhận được thông tin đó
Người nhận phải hiểu được thông tin đó
— Người nhận phải đánh giá thông tin đó là có ích 1.1.3.Tìn học và công nghệ thông tín
Xã hội phát triển kéo theo khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng lớn -_ Đã có lúc con người có cảm giác rằng sự bùng nỗ của thông tin sẽ bóp nghẹt
cuộc sống Điều này là một trong những tiền đề quan trọng khiến cho một bộ
môn khoa học mới ra đời, đó là khoa học về fhông tin, hay còn gọi là tin học
Trong lịch sử phát triển ngắn ngủi của mình, tin học cũng chưa được thống nhất
hoàn toàn về mặt nội hàm:
Tin học là việc nghiên cứu về máy tính và các sự kiện chính xung quanh nó (Newell, Perlis và Simon 1967)
“Tin học là khối lượng tri thức liên quan đến máy tính vả tính toán (Quan điểm của hiệp hội máy tính Mỹ - CSAB)
Tin học là việc nghiên cứu biểu diễn tri thức và cài đặt chúng
Tin học là khoa học về cách ta suy nghĩ và diễn đạt chúng (Ablsin và
Sussman)
Tin hoc la ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp, công nghệ và
Trang 11Như vậy, có thể coi tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin và về các quá trình xử lý thông tin bằng máy tính điện tử
Công nghệ thông tin (CNT T) được Đảng và Nhà nước ta chuẩn hóa quan niệm trong Nghị quyết 49/CP của Chính phủ ký ngày 4/8/1993 như sau: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng
trên mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”
1.1.4 Quản lý
Có rất nhiều quan niệm về quản lý:
Theo, các nhà khoa học về tổ chức — công nghệ thì quản lý là một một quá trình tác động mang tính công nghệ của các cơ quan quản ly lên đối tượng bị quản lý | Cac chuyén gia vé kinh té - t6 chức thì coi quản lý là biện pháp mang tính
kinh tế - tổ chức đồng bộ, kê cả việc xử lý và thực hiện các quyết định điều
khiển tôi ưu diễn ra trong các hệ thống sản xuất bằng các quá trình liên hệ tương tác
_ Các chuyên gia về điều khiển học thì xác định quản lý là sự tổ chức các hoạt động mang tính hướng đích; trong đó các nhiệm vụ quản lý hướng đích là quá trình đưa các hệ thống từ trạng thái này sang trạng thái mới khác được xác định trước bằng cách tác động thông tin vào các thông số của hệ thông đó
Các nhà khoa học về hệ thông cho rằng: Quản lý một hình thức hoạt động
sản xuất đặc biệt nằm trong hệ thống kinh tế - xã hội Tính chất đặc biệt được thể hiện ở chỗ: cả sản phẩm đầu vào và sản phẩm đầu ra của một quy trình quản lý đều là các hình thức của thông tin Do đó, công cụ sản xuất trong quản lý cũng đặc biệt, nó cũng công cụ và phương tiện phân tích và xử lý thông tín
Lại có tác giả quan niệm: Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các - hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức
Người khác nữa định nghĩa: Quản lý là một hoạt động thiết yêu nhằm đảm '
Trang 12Còn theo Từ điển tiếng Việt (Sđd), thì “quản lý” là: 1, trông coi và giữ gìn
theo những yêu cầu nhất định 2, tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những
yêu cầu nhất định” |
Tổng hợp các quan niệm trên, có thể đưa ra định nghĩa khái quát về quản
lý như sau:
Quản lý là sự tác động qua lại của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thé quan ly nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra
Như vậy, khái niệm quản lý bao hàm các yéu t6 sau:
— Có ít nhất một chủ thể quản lý tạo ra các tác động và Ít nhất một đối
tượng bị quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thê quản lý
— Chủ thể quản lý (có thể là người, nhóm, tổ chức ) tạo ra các tác động — Đối tượng quản lý là các lĩnh vực, các hoạt động biểu hiện thành các
mối quan hệ xã hội
~_ Khách thể quản lý cũng có thể là người hoặc máy móc, thiết bị
= Có mục tiêu cho trước: Mục tiêu này được hình thức hóa thành luật,
quy định, quy chế và các văn bản liên quan khác
1.1.5 Quản lý trường đại học
Căn cứ vào vào quan niệm trên, ta có thể thấy rằng: Quản lý một trường
đại học là một quá trình tác động liên tục và có tô chức (bằng các quyền lực được Nhà nước giao phó) của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được hiệu quả cao nhất các tiềm năng, nguồn lực, cơ hội của nhà trường để hoàn
thành các nhiệm vụ đặt ra | | - Hoc vién Bao chi va Tuyén truyén, trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia
-Hồ Chí Minh, ở thời điểm hiện tại, đang mang trọng trách: “đào tạo, bồi dưỡng | cán bộ trong quy hoạch làm giảng viên lý luận Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh, cán bộ phóng viên báo chí, biên tập viên xuất bản, cán bộ làm cơng tác tư tưởng, văn hố và khoa học xã hội và nhân văn khác; nghiên cứu khoa học phục
vụ mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và phục vụ cho việc
Trang 13hoá, báo chí và truyền thông”!
Chủ thể quản lý: Ban giám đốc, Đảng ủy; Chủ tịch Cơng đoản; Đồn
Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; lãnh đạo các đơn vị chức năng có trách
nhiệm tư vấn cho Ban Giám đốc về các vấn đề chuyên môn khác
Đối tượng quản lý: ngoài hai lĩnh vực cơ bản của một trường đại học là đào tạo và nghiên cứu khoa học còn bao hàm toàn bộ các nguồn lực khác đề đảm bảo cho hai hoạt động kia được tiến hành hiệu quả Các nguồn lực đó chính là:
— Mức độ đóng góp thực tế của toàn bộ đội ngũ cán bộ - công nhân viên
của Học viện | | — Toan b6 co sé vat chất của Học viện
— Chương trình, giáo trình, bài giảng
— Các nguồn tư liệu khác ,
Trong giai đoạn hiện nay, Học viện đang mở rộng quy mô đào tạo theo hướng xây dựng thêm những chuyên ngành mới, trong đó có những chuyên ngành mà sự tác nghiệp liên quan chặt chẽ với các phần mềm ứng dụng như
S$PSS, NVIVO, ETHNOGRAPH (xã hội học), TOOLBOOK (xuất bản),
QUARKEXPRESS (báo chí) Ngoài ra với xu hướng bùng nỗ của cách mạng thông tin như hiện nay, các cán bộ, giảng viên, sinh viên của Học viện nhất thiết phải có khả năng truy cập Internet tốc để lấy các thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho học tập và nghiên cứu Trong bối cảnh như vậy, Học viện luôn ý thức được sự cần thiết phải nhanh chóng ứng dụng các thành tựu của khoa học - công
nghệ mà đặc biệt là công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của nhà trường
1.1.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý |
Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn được hiểu là quá trình xử lý _
thông tin được thực hiện, thao tác trên hệ thống các thiết bị và giải pháp công nghệ hiện đại nhằm gia tăng lượng thông tin được cung cấp, tiết kiệm thời gian và tận dụng triệt để các nguồn tài nguyên thông tin ở trong và ngoài nước
Trang 14
Vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ đơn thuần là sử dụng các thiết bị tín học điện tử như máy tính, các thiết bị điện tử mà còn bao hàm việc ứng dụng
các hệ thống tự động hóa đã được lập trình sấn, hệ thống mạng và Internet để phục
vụ các nhu cầu về công việc cụ thể của mỗi người, mỗi tổ chức xã hội _
Xuất phát từ nhận thức như trên, chúng tôi cho rằng: ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý là sử dụng các thiết bị tin học điện tử, các hệ thống tự động hóa với các bài toán về quản lý đã được chương trình hóa để tạo
điêu kiện tốt nhất cho người quản lý, cơ quan quản lý và người dược quản lý
truyền nhận tin, lưu giữ thông tin, cập nhật thông tin một cách nhanh nhất làm cho hoạt động quản lý được tăng cường hơn, có sức mạnh và hiệu quả cao hơn
1.2.Vai trò của CNTT với việc quản lý trường đại học
1.2.1 Tín học - phương tiện hỗ trợ đắc lực của các trường đại học
Tin học, với vai trò là khoa học về thông tin và các quy trình xử lý thông tin tự động bằng máy tính điện tử, có những ưu điềm nôi trội sau so với xử lý thủ công: Chậm, khó đảm bảo thời gian Nhanh, gọn, đảm bảo yêu cầu thời gian | Kém chính xác, dễ bị yêu tô chủ quan tác động Độ chính xác và độ tin cậy cao Dễ xảy ra thiêu sót nêu khôi lượng thông tin lớn Thông tin đầy đủ và đồng bộ
Tôn kém nhiêu đôi với chi phí quản lý trên từng đơn vị thông tin
Chi phi đối với từng đơn vị thông tin
tiết kiệm và tỷ lệ nghịch với dung
lượng thông tin
Thiếu tính hệ thông, không tập trung
va dé lang phi
Cé tinh hé thong va trung cao, phuc vy
nhiều yêu câu cùng lúc
Khó phân tích, tông hợp nên các báo
cáo thường giản đơn, ít chiêu cạnh
Thích hợp dé phan tich, tong hop, bao
cáo sâu, đa dạng, phong phú
Lưu trữ thường công kênh, truy tìm
thông tin khó - Lưu trữ gọn nhẹ, truy tìm nhanh
Trang 15
Công việc dễ gây nhàm chán, thiểu sót | Giải phóng các thao tác nhàm chán đó
1.2.2 Khả năng ứng dụng của CNTT trong hoạt động quản lý ở một
trường đại học | | |
_ Khảo sát cho thấy, việc ứng dụng CNTT trong các trường đại học trong khu vực và trên thế giới thường diễn ra ở những lĩnh vực sau:
Lĩnh vực đào tạo: | Quan ly giáo trình, chương trình học
Quản lý điểm của sinh viên
Tạo các tài liệu học tập, các phần mềm chuyên dụng
Ni mạng dé giang day tir xa (Distance — learning), giang day trực tuyén (E-learning), v.v
— Tổ chức thi, kiểm tra tự động trên máy vi tính
Phục vụ cho các phương pháp giảng dạy hiện đại Nghiên cứu khoa học
Hành chính văn thư
Tài chính - kế toán, tài sản
Trang 16vA Z r ` A À 2? tA: x + 7 4.8 * z
viện Báo chí và Tuyên truyền nói riêng, cần day mạnh quá trình tin học hóa Để đáp ứng yêu cầu của thời đại, ở các trường đại học nói chung và ở Học trong hoạt động quản lý tất cả mọi lĩnh vực Lúc này vai trò của CN TT bộc lộ rõ nét ở những mảng công việc sau:
Xây dựng hệ thông thông báo trong cơ quan, giúp lãnh đạo có thể gửi các thơng báo cho tồn bộ nhân viên, các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời Chủ động đưa thông tin đến cho người sử dụng, giúp họ không phải định kỳ kiểm tra xem có thông tin mới hay không (Chạy Outlook, vào Web để kiểm tra E-mail mới )
Giúp người str dung lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính hoặc điện thoại di động Đồng thời cũng qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó
Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ : quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp với nhau qua hội thoại bằng âm
thanh, hình ảnh, text; gửi tài liệu, báo cáo công việc, gửi tin nhắn di động
Xây dựng hệ thống duyệt tin bài giúp lãnh đạo có thể kiểm duyệt nội dung: cũng như hình thức của bài viết trước khi đưa lên Website nội bộ hoặc
công bố rộng Iãi |
Xây dựng hệ thông quản lý, trình duyệt, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng thiết kế luồng công việc, phân quyền cho từng cá
nhân, đơn vị - Ha | | |
Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến, giúp lấy được ý kiến của tất cả nhân
viên về một vẫn để nào đó nhanh chóng nhất |
Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức
tiếp nhận, lưu trữ, phô cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho
Trang 17e Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình
trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản
và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời
e Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong
làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý
công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, gop phan thực
hiện cải cách hành chính |
e Tạo môi trường trao đỗi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi,
nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết,
gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thê truyền đạt được ý chí của mình cho các
nhân viên dễ dàng hơn
e_ Cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, xoá bỏ khoảng cách địa lý: Chỉ cần kết nếi Internet là người dùng có thê tham gia vào hệ thống và làm việc như tại cơ quan của mình cho dù họ dang di céng tác
nước ngoài |
e Hệ thống có tính mở cao, tuân theo các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ thống khác; trong tương lai khi luật chữ ký điện tử được áp dụng, hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp chữ ký điện tử
Để có thể hoàn thành các nhiệm vụ trên, CNTT cần được phân chia thành các
chức năng sau: :
Quan ly lich lam việc, nhắc việc, giao việc qua mạng:
“Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc
đột xuất dé hệ thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó Hệ thống cũng giúp ghi lại những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa định thời gian, hệ thống sẽ có hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những công việc này :
Trang 18Ghi và tự động phi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công
việc đã thực hiện theo ngày, tháng, năm
Quản lý các thông báo chung: |
" Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòng, ban hay cho từng nhóm
=» Gửi thông báo, nội qui, kết luận giao ban đến cán bộ thông qua các
hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được cán bộ một cách
nhanh chóng, chính xác
Duyệt bài viết cho các trang web:
"Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức Phù hợp với các cơ quan có trang Web, các toà soạn báo, tính năng này được sử dụng để duyệt các bài viết trước khi đưa lên Website hay đăng báo
Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file:
» Hé thong nay tich hop các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như
| gửi nhận email, gửi tài liệu trực tiếp, giúp tránh bị lây nhiễm virus khi
chia sẻ tài liệu bằng share ô đĩa
Video conference, chatting:
« Ngoai viéc trao đối thông tin bằng email, hệ thống còn cung cấp khả năng trao đổi trực tiếp với nhau bằng hình ảnh, âm thanh; tạo lập các cuộc hội
thảo từ xa (Teleconference), các cuộc hội thoại theo nhóm
Trưng cầu ý kiến:
“ Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến, hệ thống có thể thu thập ý kiến
của tất cả nhân viên trong cơ quan, có thê tạo lập các cuộc bình bâu
Quản lý tin nhắn di động:
“_ Gửi tin nhắn ra điện thoại di động: Gửi tin nhắn theo cá nhân, theo nhóm, đặt thời gian gửi, giúp triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ trước các cuộc hợp
®
Trang 19Cảnh báo sự cố: Thông qua việc gửi tin nhắn ra điện thoại di động ta có
thể được cảnh báo khi có sự cô xảy ra, như một dịch vụ hay một máy tính
quan trong nao đó trong mạng không con hoạt động, v.v
Hệ thống lưu ý:
Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan
trọng |
Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”
Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy tính
Hệ thống phân quyền:
Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan "Với ting đôi tượng sử dụng, tùy thuộc vào quy định của quản trị viên hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu E-Office quản lý dữ liệu theo các
Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một kho dữ liệu được tích
- lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ Có thể thêm bớt các Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trong” Tuy thudc bạn là ai thì bạn sẽ có quyền tới mức nào khi tham gia vào hệ thống (có thê được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi thông tin lên hay không ?)
Quản lý, trình duyệt công văn đến:
Gõ công văn trực tiếp
Nhập công văn đến qua máy sOaner
Nhập công văn đến qua mạng (email, fax, )
Đánh số công văn tự động hoặc văn thư tự đánh số
Trang 20đạo đơn vị, các lãnh đạo đơn vị có thê chuyên đên chuyên viên câp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đên chuyên viên đê giải quyết
Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động
tập hợp các ý kiến khi được trả lời
Cập nhật thông tin xử lý công văn đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên
Quản lý, trình duyệt phát hành công văn đi:
Tạo lập dự thảo công văn đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết
chính soạn thảo dự thảo công văn di, cắn kèm các file tài liệu liên quan
Luân chuyển dự thảo công văn đi: chuyên viên soạn thảo công văn gửi
công văn xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các công văn được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào số, phát hành công văn đi, các công văn cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến
lãnh đạo
Cập nhật thông tin xử lý công văn đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ - phận liên quan có thê cập nhật các thông tin, ý kiên vê dự thảo công vấn,
lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến
Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời
Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần
sửa đổi dự thảo công văn, hệ thống tự.lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời
Cấp số đi cho công văn đi: khi dự thảo công văn được phê duyệt thành công văn đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho công văn hoặc
Trang 21Phát hành công văn đi qua mạng: Có thể gửi các công văn đến các đơn vị khác thông qua email, néu don vị nhận công văn cũng sử dụng hệ thống
này thì có thể chuyển trực tiếp công văn qua hệ thống
Quản lý hồ sơ công việc:
Tạo lập hồ sơ công việc: khi giải quyết công việc, các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý
„ _ công VIỆC, giup cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công vắn, giấy tờ 3
theo những công việc, vụ việc dễ dàng hơn
Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thông cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống
Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các công văn, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ công văn, tài liệu ra khỏi hồ sơ công
việc
Công cụ định nghĩa luồng công việc:
Xử lý công văn, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo cơ quan, các chuyên viên Tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý công văn riêng, mỗi loại công văn cũng có quy trình xử lý khác nhau VÌ vậy hệ thống hỗ trợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho mỗi cơ quan có thé tự định nghĩa luồng công việc riêng của mình, trên cd so dé, có thể dễ dàng thay đổi quy trình xử lý khi cần thiết Công cụ này bao
gồm các chức năng chính sau:
e_ Tạo lập, xoá bỏ hay thay đỗi các luồng công văn di, đến của cơ quan e Định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ xử tỷ công vấn tại mỗi nút
Khai thác thông tin:
Trang 22tính chất công việc (đang thực hiện đở, đã xong, ) theo thời gian đến, di
“_ Tìm kiếm công văn theo nội dung toan van (Full Text) " Lập báo cáo tổng hợp thông kê công văn đến, công văn di
" Lập báo cáo tông hợp tình hình xử lý công việc
" Cung cấp công cụ xem công văn được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ
đi tiếp tới dau
Quản trị hệ thống:
- Tạo lập danh sách người Sử dụng, nhóm sử dụng
" Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng
"_ Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cô và phục hoi dữ liệu
Trang 23| CHUONG 2
THUC TRANG UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN VAO HOAT DONG QUAN LY
6 HOC VIEN BAO CHÍ VÀ TUYẾN TRUYỀN
Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản
lý, theo chúng tôi, cần tiến hành đồng thời ba nhiệm vụ chủ yếu là: Đào tao va phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật _
thông tin; xây dựng các nguồn tài nguyên thông tin Ba nhiệm vụ này phải gắn kết chặt chẽ với nhau như các thành tố trong một hệ thống và, do vậy, chúng cần được thực hiện đồng bộ để phát huy sự tác động qua lại đối với nhau
Với cách hiểu như trên, chúng tôi tiến hành tìm hiểu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền trên các mảng chủ yếu sau:
2.1 THUC TRANG NGUON NHAN LUC CONG NGHE THONG TIN G6 HOC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN
2.1.1 Nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin véi viéc nang cao hiệu quả hoạt động quản lý ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền
Vai trò của công nghệ thông tin đối với việc nâng cao hiệu quả công việc
đã được thực tế khẳng định là hết sức to lớn Trong những năm qua, công nghệ
thông tin đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng quản lý, giảng: dạy, nghiên cứu của Học viện "
Đảng uỷ, Ban Giám đốc Học viện, trên cơ sở xác định rõ vai trò quan
- trọng của công nghệ thông tin, đã định hướng, chỉ đạo một lộ trình cụ thể trong
việc từng bước tiếp cận, triển khai ứng dụng công nghệ hiện đại vào các hoạt động quản lý, đào tạo, nghiên cứu của Học viện "¬ |
Sau khi được dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng về tin học, phương pháp
Trang 24phương pháp giảng dạy, biết phát huy tối đa tiện ích của công nghệ hiện đại để
hỗ trợ cho bài giảng Sự góp mặt của phần mềm Power Point fạo nên sự sống động, hấp dẫn cho bài giảng, kích thích niềm hứng thú, say mê và phát huy tính
chủ động, sáng tạo của sinh viên trong mỗi giờ học Còn với hoạt động quản lý, kiến thức cùng các trang thiết bị về công nghệ thông tin làm cho nó ngày càng _ốn định, mang tính hệ thống cao, khoa học và hiệu quả
Các đơn vị chức năng như Phòng Tài vụ, Ban Đào tạo, Ban Quản lý khoa học đã bước đầu ứng dụng và phát huy lợi thế của công nghệ thông tin vào công tác quản lý của đơn vị mình thông qua các phần mém tin hoc
Tuy nhiên, nhận thức về tính tiện ích của công nghệ thông tin chưa được coi trọng ở một bộ phận cán bộ, giảng viên Họ vẫn chưa nhận thấy rằng công
nghệ thông tin là một động lực quan trọng thúc đẩy sự phái triển của Học viện
Trong Học viện vẫn tồn tại một tình trạng phổ biến là máy tính chỉ được
sử dụng để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản hay lưu trữ thông tin bằng các tệp
văn bản Thậm chí, máy tính ở một vài nơi chỉ là phương tiện trang trí mang tính hình thức, nhằm tạo cảm giác về sự có mặt đây đủ các thiết bị kỹ thuật cần thiết _ trong phòng làm việc Không ít cán bộ có khuynh hướng đơn giản hóa cách hiểu
về ứng dụng công nghệ thông tin, coi đó chỉ là việc cung cấp nhiều thiết bị điện
tử tin học cho các đơn vị phòng, ban để sử dụng Điều này được minh chứng bằng thực tế là hiện tại chỉ mới có phòng Tài vụ sử dụng phần mềm quản lý trong hoạt động chuyên môn, còn các đơn vị khác chủ yếu dùng máy tính để soạn thảo và lưu giữ văn bản Chưa nhiều cán bộ, giảng viên tạo dựng được cho mình thói quen làm việc và chia sẻ thông tín trên mang Internet; tình trạng cát cứ thông tin, không xã hội hóa những sản phẩm nghiên cứu khoa học một cách kịp
thời không phải là chuyện hiếm gặp Trong khi đó, hầu hết các cơ sở đào tạo
lớn trên thế giới và một số trường đại học ở Việt Nam đã có tiền lệ đưa giáo trình, đề cương bài giảng lên mạng Internet; công bố kết quả học tập của sinh viên; thông báo các hoạt động của trường trên mạng LAN Có thể nói, làm việc
với mạng Internet là hoạt động còn xa lạ với một bộ phận giảng viên, nghiên cứu viên trong Học viện
_ Như vậy, nâng cao nhận thức và mở rộng các hình thức ứng dụng công
Trang 25tạo, khoa học đang là một nhu cầu cấp thiết đặt ra hiện nay đối với Học viện
Báo chí và Tuyên truyền
2.1.2 Thực trạng nguồn nhân lực công nghệ thông tin ở Học viện Báo
chí và Tuyên truyền |
Nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong một trường đại học nói chung
và Học viện Báo chí và Tuyên truyền nói riêng là một lực lượng rất đông đảo,
bao gồm:
-_ Cán bộ quản lý, lãnh đạo điều hành và khai thác thông tín, - _ Giáo viên giảng dạy tin học;
- _ Cán bộ nghiên cứu; |
-_ Các kỹ sư, nhân viên kỹ thuật của phòng bảo trì, bảo dưỡng máy tính,
các thiết bị điện tử
- _ Người sử dụng máy vi tính;
Trong những năm qua, Học viện đã mở rất nhiều lớp tập huấn về kiến thức tin học và sử dụng máy tính cho cán bộ nghiên cứu và giảng dạy Cụ thể: Ban Quản lý khoa học đã mở 4 lớp tin học cơ sở Ban Quản lý khoa học phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ đã mở 2 lớp tin học chuyên sâu Sau 6 lớp đào tạo nói trên
đã có khoảng 160 lượt cán bộ được bồi đưỡng kiến thức tin học từ cơ sở trở lên
Đặc biệt, năm 2006, Ban Tổ chức cán bộ mở một lớp đào tạo chuyên về ứng dụng công nghệ thông tin cho Trung tâm Thông tin tư liệu thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc chuyên môn của đội ngũ cán bộ ở đây Bên cạnh đó,
Khoa Xã hội học phối hợp với viện FES (Đức) đã mở rất nhiều lớp tập huấn về
phương pháp giảng dạy tích cực theo hướng tăng cường sử đụng công nghệ thông tin vào quá trình giảng đạy Tính đến nay, hầu hết giảng viên, cán bộ nghiên cứu - của Học viện đã được học tập và bồi đưỡng qua lớp này
— Cùng với quá trình tự đào tạo tại cơ sở, Học viện còn cử các đoàn cán bộ
đi tập huấn, bồi dưỡng về tin học tại Trung tâm Thông tin tư liệu Quốc gia, tại
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Có thể nói, tất cả cán bộ nghiên cứu, giảng viên của Học viện đều có thể sử dụng máy tính và một bộ phận giảng viên
Trang 26Báo Mạng điện tử, khoa Báo chí, khoa Phát thanh — Truyền hình, khoa Xã hội
học, khoa Quan hệ quốc tế Học viện có Bộ mơn tốn-tin nằm trong khoa Kiến thức giáo dục đại cương gồm 03 giáo viên tin học với nhiệm vụ chính là dạy tin - học cơ bản cho sinh viên Học viện Ngoài ra Nhà trường còn có 05 cán bộ tin "học đảm nhiệm các công việc khác: 01 người quản trị website, 04 người quản trị
máy tính trong toàn Học viện
Chúng tôi đã tiến hành khảo sát đội ngũ nhân lực công nghệ thông tin của
Học viện tại thời điểm tháng 08.2006 và thu được kết quả cụ thể như sau:
Bảng 1: Tình hình sử dụng vi tinh va ting dung CNTT vào giảng dạy của
Trang 28Theo số liệu khảo sát, nhìn chung nguồn nhân lực công nghệ thông tin của
Học viện là tương đối lớn Số lượng cán bộ công chức, giảng viên biết sử dụng vi
tính trong công tác chuyên môn ở trình độ soạn thảo văn bản là 325 người, chiếm 91% tổng số cán bộ Số lượng cán bộ công chức, giảng viên biết ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiên cứu và giảng dạy là 182 người chiếm 51% tổng số cán bộ; chỉ có 32 cán bộ, giảng viên không biết sử dụng máy vi tính, chiếm 9% tổng số cán bộ (đội ngũ này thường tập trung ở các cán bộ, giảng viên cao
tuổi hoặc ở những cán bộ, giảng viên hạn chế về trình độ ngoại ngữ nên ngại tiếp
xúc với công nghệ thông tin)
Khảo sát cho thấy, mặt bằng chung về trình độ tin học và những trị thức tối thiểu để ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động giảng dạy, đào tạo và quản lý của Học viện là tương đối cao Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, đào tạo và nghiên cứu tại Học viện lại chưa phổ biến, có thể nói chỉ có một vài don vi đặc thù mới triển khai được hoạt động này Điều này bắt nguồn từ một số nguyên nhân khách quan, mà trước hết là do Học viện chưa trang bị cơ sở vật chất ở mức cần thiết để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin, ví dụ như: Đến nay phần mềm về thư viện điện tử vẫn chưa
được ứng dụng tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền, máy tính vẫn còn thiếu so
với nhu cầu sử dụng của cán bộ Hệ quả kéo theo là, tuy có nguồn nhân lực về
công nghệ thông tin dồi dào do được đào tạo, đào tạo lại và tự đào tạo nhưng vì
lâu ngày không được sử dụng, thực hành trong thực tế nên xảy ra tình (rạng số lượng nguồn nhân lực đông nhưng chất lượng nguồn nhân lực chưa đáp ứng được
yêu cầu mới |
Đội ngũ kỹ su tin học, chuyên viên tin học trong toàn Học viện quá mỏng,
thiếu về số lượng và cần nâng cao hơn nữa về trình độ để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thực tiễn công việc trong nhà trường |
Mô hình tổ chức còn chưa được hoàn chỉnh Học viện mới thành lập thêm
một đơn vị thông tin chuyên biệt là phòng Thông tin — Website trực thuộc Trung tâm Thông tin — Tư liệu -Thư viện Đây là quyết định đúng đắn, phù hợp với xu thế chung nhưng do Phòng chỉ có 2 cán bộ và chức năng, nhiệm vụ của phòng mới chỉ là chịu trách nhiệm ở nội dung Website nên phạm vi cũng như hiệu quả
hoạt động còn nhiều hạn chế Theo chúng tôi, để phát huy hết tiềm lực về công
Trang 29nghệ thông tin trong đội ngũ cán bộ giảng viên của Học viện, cần thành lập một số bộ phận chuyên trách các công việc về hệ thống như: Bộ phận quản trị hệ thống, bộ phận tích hợp đữ liệu, bộ phận đảm bảo kỹ thuật Cần tập trung các bộ phận này trong một đơn vị cơ sở chứ không nên để rời rạc như hiện nay: một bộ phận trực thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện, một bộ phận trực thuộc phòng Quản trị
2.2 THUC TRANG CƠ SỞ HẠ TẦNG KỸ THUẬT Ở HỌC VIÊN
BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
| (Thời điểm khảo sát: tháng 6 năm 2006)
Học viện Báo chí và Tuyên truyền hiện tại chưa xây dựng xong Nhà điều hành trung tâm nên việc bố trí và đầu tư cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nói chung và các hoạt động đào tạo,
nghiên cứu khoa học, v.v của trường nói riêng còn gặp rất nhiều khó khăn Mặc
dù vậy, những năm vừa qua, trong mức độ khả năng cho phép, Học viện đã có
những nỗ lực không nhỏ nhằm không ngừng nâng cao cả về chất lượng lẫn số
lượng các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ các mặt hoạt động của nhà
trường Tính đến thời điểm này (tháng 6 năm 2006) trụ sở làm việc của các khoa, phòng đã được trang bị hơn 60 máy tính cá nhân Bên cạnh đó, Học viện đã trang bị 35 máy tính có cầu hình cao giao cho Khoa Báo mạng điện tử quản lý; 20 máy tính hiện đại sử dụng cho thiết kế báo chí phục vụ cho các dự án đào tạo báo chí được tổ chức tại trường; 15 máy tính cá nhân và các trang thiết bị hiện đại khác như máy thu băng và hình phục vụ cho các lớp phương pháp giảng dạy
hiện đại và đào tạo báo chí nâng cao nh“ |
Trang 30@ Are ren khung Có ern etter B COMMUNICATION admin x pc : N4 TÔ) Thêm mới THỂ Ti Xem trước Thain indi Tob h Chức năng: [a
sẽ [El (Œ] BE, Quản lý để tài và luận án
Đã tài | Cấp độ đề tài | Luận ăn
"x Tĩm kiêm đề tài | Tìm kiãm luận án
h1 bi T8 Danh sách đề tài
A oh hs Trinh hnnhtuni e2 1 Chon tất cả š
Part Ce esa Tin tT { RR Vivi cdi el user vide { Chon tắt cả - BỊ
TH 2Á liên no Go | [im kiếm -]| D0 01 7Â 5 5 CA Tham mai
¡ Điển đân Ì' Các hình thức Kinh tế hợp tác trong — ï i
Đảo và Tạp chỉ e nồng nghiệp, nông thân vùng đồng ‡ Do TS.Ngô Văn Lương, : i
5 KTCT01 bằng sông Hằng ở nước ta hiện nay, | hoa kinh tế Chính trị, 2008 | oy t8
Yìm kiếm thực trạng, xu hướng và giãi pháp © : Học v ị i
ị phát triển ‡ : i Rghin cứu- Tran đíi »
<Module quan ly dé tài khoa học, luận văn - luận án>
Module quản lý thông tin về sách:
TY, B1) `
a ao sẽ an NT nn Or ORS Tyarwg cHù + mỗi HE ua yo Sk ec
Chote năng: |AddNews Ï mem mới TYXem trước Thân mới rau 8Ö
GIST) Quản lý thư viện ã
Sách | Loại sách | Sách mới | Tim kiếm
Danh mục sách mới
TT eee OG: Mt Lit Ge ere RL Pur wee
Danh ti, thudt 09
Tin Danh từ, thuật ngữ hoa học công nghệ và khoa học về khoa học ' ức ta Không xác định l "NHø xuất hắn “hoa học kỹ thuật —_—_— SỔ trang 0: : : D00) Là DU a Thuậc m Phéng mượn ' ha Chi tis PINYIN Ue Re lỷ 27 GiÁo trình khoa học quản lý "ác gánh Thông xác định Ät hận Chính trị Quốc gia POORLY Cree ng la Nhà x SO pag 94 : a
<Module quản lý sách thư viện>
Module quan ly thông tin vé sinh vién:
Pee Te rs "" & COMMUNICATION l
trang Ki › Nội dungx 'Bóán ý els Ertnlish ' Admin ~
AddNews
Khoá học | Khoa | Chuyên ngành | Lớp học |' Sinh viên
Sy seed cy oo Học kỳ | Môn học | Lịch hạc | Nhập điểm
Thing hie -vanhan» B : Xem kết quả học tập | Xem danh sách sinh viên
wearers xem két qua hoc tap -
Trang 31<Module quản lý kết quả học tập của sinh viên> Module quan ly thong tin về cán bộ: ¬ rs ie l al SN PRL w ACADEMY OF JOURNALISM © COMMUNICATION ch, a Giúp đồ' ai : vn ta BÉ? Thay đổi Tab, Chức năng: Thêm mới Fi xem trước Thêm mới Tạb l8]
ees 7 (5) E) eG) texts HTML ect Ed
Giới thiệu y Dữ liệu danh sách cần bộ đang được cập nhật
ý [114] fe El Quản tý cán bộ l Tin tức - Sự kiến
UT) fete UE Led Cán bộ | Tìm kiếm
khoa aan * Tìm kiêm can bé
OC Ue Firt NỆ [Ehoattc ed
as | _ rân|, TM kiểm]
| Pe UR
l i Emailhddress | vẻ
Nahién eu khoa hoc » Để Thị ị ; Ì ony om , a : 7
Huyền Trang Bộ Mơn Tốn Tin 'Thạc Sĩ huyentrang, pybe@yahoo.com là ‘do Dinh DU ji - Cử nh 1123@hotmall.com Diễn đản Báo vã Tùp chỉ ; Tìm kiếm „
Nghiên cứu- Trao đổi e Trin van Gla Bộ Môn Toán Tin Thạc sĩ
<Module quản lý thông tin cán bộ>
" Module Gửi bài viết :
5 š a ì „ a
ACADEMY OF JGUSHALISM & COMMUNICATION
Trang chủ äópý Sitemap Engliah,
„ Giới thiệu › :
Tín tức - Sự kiên ag ae
Teo Gửi bài
Tên người qửi
khoa - Bồ môn
Nuan hệ quốc tế Địa chỉ Email Đào tạo y Tiêu đồ Miễu tả " Sinh viền z ˆ nghiền cứu khoa học » ị Thư viện ; Dey Báo và Tạp chí › Tìm kiếm › DE 0U Covi 1T 1.1 1 Nội dung bài viết” H bài] | Xbá trắng,” Quay lại V.V
Học viện cũng đã triển khai nối mạng Internet ADSL tốc độ cao với 04
đầu đây phục vụ cơ bản cho các hoạt động của các đơn vị trong nhà trường Năm 2005, theo đề án 47, Hoc vién Bao chi va Tuyén truyén duoc dau tu
một dự án lớn để ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và đào tạo với kinh phí xấp xỉ 05 tỉ đồng Đây là dự án xây dựng hệ thống quản lý công nghệ thông tin trong Học viện và tích hợp hệ thống cơ sở đữ liệu giữa các đơn vị trong
Trang 32Học viện, kết nỗi với Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và các Học viện
khu vực Mục đích của Dự án là nhằm hiện đại hố cơng tac quản lý và hiện đại hoá các kỹ năng trong giảng dạy Cho đến nay, chỉ mới một phần của dự án được thực hiện với nhiệm vụ triển khai xây dựng một số phần mềm phục vụ hoạt động
quản lý cho các đơn vị và cho tổng thể Học viện Dự án vẫn đang trong quá trình
hoàn thiện và kết quả của nó chưa được đưa vào ứng dụng rộng rãi trên toàn trường Hiện tại, mới chỉ có Phòng Tài vụ có phần mềm (quản ly tài chính) phục vụ cho công tác chuyên môn Cũng theo Dự án này, Học viện đã trang bị thêm 04 máy chủ cấu bình cao, 15 máy in và 10 máy tính xách tay cho cácc khoa phục vụ
công tác quản lý và giảng dạy
Nhìn chung, với cơ sở hạ tâng kỹ thuật da được trang bị, Học viện có đủ điêu kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý để điều hành các
hoạt động chung của nhà trường | |
Tuy nhiên, cũng cần phải thấy rằng, số lượng máy tính đã trang bị có thể
đạt yêu cầu về số lượng cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu của một trường đại học nhưng cần được nâng cao về chất lượng Đa số các máy tính do được trang bị từ năm 1997 nên đến nay thiết bị đã cũ và lạc hậu so với những phương tiện
hiện đại Mặc dù đã được nhà trường đầu tư nâng cấp song vẫn còn có một số
máy quá cũ, cấu hình thấp như: chip 486, ỗ cứng 1-5GB chỉ chạy được các phần
mềm cũ và không ổn định; điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quá học
tập của sinh viên cóc oe | |
Các thiết bị tin học điện tử hiện đại rất thiếu Ví dụ như camera kỹ thuật '
số, máy ghi âm số, Multimedia Projector là những phương tiện rất cần cho _
hoạt động giảng dạy, nghiên cứu mới chỉ được trang bị cho vài phòng chuyên -
dụng Hiện tại, cả Học viện mới chỉ có 2 phòng dạy theo phương pháp giảng dạy
mới là quá ít di so với tổng số 65 lớp trên toàn trường
Trang 33viện đang còn ở mức thủ công, chưa ứng dụng và chưa phát huy được hiệu quả công nghệ thông tin trong các hoạt đông quản lý của nhà trường
Mặc dù chưa có mạng LAN nhưng với số lượng máy tính lớn và nhiều máy tính cũ thì công tác bảo trì, sửa chữa là hết sức quan trọng và phải được quan tâm đúng mức Một vấn đề đặt ra là cần có một đội ngũ nhân lực về công
nghệ thông tin để thực hiện công tác này
2.3 THUC TRANG XAY DUNG, KHAI THAC VA PHAT TRIEN
CAC NGUON TAI NGUYEN THONG TIN 6 HOC VIEN BAO CHI VA
TUYEN TRUYEN
2.3.1 Về xây dựng các nguồn tài nguyên thông tỉn trong hệ thống Học
viện
Để phục vụ công tác quản lý các hoạt động của Học viện bằng việc ứng _ dụng công nghệ thông tin, theo chúng tôi, cần xây dựng một hệ thống các cơ sở
dữ liệu sau: S
- Thông tin về cán bộ của Học viện: Họ và tên, tuổi, địa chỉ, chức danh,
hoc ham hoc vi, v.v
- Thông tin về hoạt động đào tạo: Lịch giảng dạy, qui chế và các văn bản thông báo về đào tạo, danh sách sinh viên các lớp, danh sách điểm thi, v.v
- Thông tin về hoạt động nghiên cứu khoa học: Kế hoạch hoạt động khoa | học, danh mục đề tài khoa học, kết quả hoạt động khoa học được cập nhật hàng
- ngày, thông báo về khoa học, danh mục nhân lực khoa học và hướng nghiên cứu
chính của từng nhà khoa học cụ thể, v.v
- Thông tin về hoạt động tài chính và hậu cần: Các thông báo về tài chính, _ hậu cần, v.v
- Trang thông tin tổng hợp các hoạt động của Học viện
- Diễn đàn trao đổi dành cho các nhà khoa học trong Học viện
Trang 34Những thông tin mang tính chất giới thiệu các hoạt động quản lý đào tạo,
nghiên cứu khoa học nhằm quảng bá cho hình ảnh Học viện sẽ được đưa lên Website | | | | Nguồn tài nguyên thông tin của Học viện còn bao hàm cả việc xây dựng một thư viện điện tử chính qui hiện đại Đây là một việc hết sức cấp bách với các trường đại học nói chung và đặc thù đào tạo của Học viện Báo chí và Tuyên truyền nói riêng |
Tuy nhién, tinh dén thoi diém hién tai, tat cả nguồn tài nguyên thông tin trên đêu bước đâu được triển khai xây dựng ở một số đơn vị mà chưa được xây
dựng theo một hệ thống đồng bộ Một số cơ sở dữ liệu đã được xây dựng đưa vào sử dụng cũng chưa phát huy hết tác dụng phục vụ hoạt động quản lý của nhà -
trường | |
Thực trạng này do một số nguyên nhân chủ yếu sau:
Nguyên nhân / /bực tế khách quan là Học viện chưa có mạng LAN
Mạng LAN chính là “xương sống” trong việc xây đựng hệ thống phần mềm quản lý thông tin của Học viện và cho phép truy cập Internet, chia SẺ, kết nối thông tin
với các đơn vị bên ngoài Vì vậy, để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động quản lý, Học viện cần triển khai xây dựng mạng LAN
Nguyên nhân từ phía chủ quan là:
- Tâm lý trì trệ, không chịu đổi mới, bị ràng buộc theo phương pháp thủ | cong trong quan ly của một bộ phan cần bộ công chức
- Trình độ sử dụng máy ‘tinh của cán bộ, công chức không đồng déu, voi mức độ chênh lệch quá cao
- Hệ thống thiết bị không đông bộ, máy tính cũ, " đáp ứng yêu câu sử
dụng "¬ |
- Ở cấp vĩ mô, chưa có một chiến lược dài hạn, với lộ trình cụ thể về phát _ triển công nghệ thong tin trong nha truong
2.3.2 Vé tinh hinh khai thác, sử dụng các tài nguyên thông tin trên mạng và ứng dụng công nghệ thông tỉn ở một số đơn vị của Học viện
2.3.2.1 Tình hình khai thác, sử dụng các tài nguyên thông tin trên
Trang 35Với đặc thù của một trường đào tạo các chuyên ngành như Báo chí, Thông tin đối ngoại, Công tác tư tưởng việc phải cập nhật tin tức là một việc làm hết sức quan trọng đối với giảng viên, sinh viên Nhìn chung cán bộ, giảng
viên Học viện đã tận dụng tốt nguồn tài nguyên mạng để phục vụ công tác chuyên môn Một bộ phận cán bộ lãnh đạo, giảng viên đi tiên phong trong việc
"sử dụng thông tin mạng để làm ví dụ sinh động, trực tiếp trong quá trình quản lý, giảng dạy của mình Về phương điện này, có thể nói Học viện Báo chí và Tuyên
truyền đang nỗ lực để không bị các trường đại học vượt qua trong ứng dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy -
Tuy nhiên, nếu nhìn tổng thể thì tình hình khai thác thông tin trên mạng Internet ở Học viện còn rất hạn chế và tồn tại nhiều bất cập
‘Hoc viện chưa có một phòng truy cập Internet đáp ứng nhu cầu thực tế về cả thời gian và không gian Phần lớn các đơn vị chưa được nối mạng Internet Toàn trường có 2 phòng máy truy cập Internet thì một phòng do dự án quản lý, một phòng của Website Học viện Báo chí và Tuyên truyền Vì vậy, cán bộ, giảng
viên, sinh viên ít có điều kiện truy cập Internet tại trường mà chủ yếu là bản thân
các cá nhân phải tự bỏ kinh phí để mua thông tin bằng nhiều hình thức khác
nhau Điều này đã làm hạn chế đáng kể khả năng tiếp cận nguồn tài nguyên
thông tin trên mạng ' | |
Tam lý cát cứ thông tin, không muốn chia sẻ của một số người cũng phần nào làm cản trở đội ngũ cán bộ nhà: trường nói chung khai thác và sử dụng một cách hiệu quả các nguồn tai nguyén trén mang Thêm vào đó, một bộ phận cán bộ, giảng viên còn xa lạ với Internet
Về mặt quản lý, Học viện Báo chí và Tuyên truyền chưa có một hệ thống đồng bộ cơ sở dữ liệu về quản lý hành chính Nhà nước được coi là nguồn tài | nguyên thông tin chính thức của Học viện để phục vụ hoạt động quản lý Ví dụ như: Quản lý hồ sơ cán bộ, công văn tài liệu, quản lý tài chính, ngân sách, quản lý vật tư, tài sản, quản lý sinh viên, kết quả học tập, lịch học, quản lý các hoạt động khoa học, thông báo các hoạt động quản lý nói chung của Học viện, diễn đàn của cán bộ công chức Học viện Đây cũng là một nguyên nhân không tạo rả thói quen truy cập mạng của một bộ phận cán bộ, giảng viên
Trang 36Học viện có Website và một vài cơ sở đữ liệu dùng chung đã được xây
dựng nhưng chưa đủ điều kiện để phát huy tác dụng, kích thích cán bộ giảng
viên fruy cập mạng, V.V s | Như vậy, so với đòi hỏi của một trường đại học, Học viện Báo chí và
Tuyên truyền chưa đáp ứng được nhu cầu của cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, của sinh viên về cơ sở vật chất để lấy tài nguyên trên mạng Internet, phục vụ hoạt động chuyên môn như giảng dạy, nghiên cứu, học tập, V.V
2.3.2.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ở một số đơn vị của Học viện Báo chí và Tuyên truyền
a Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý đào tạo tại Ban Đào tạo
- Phòng Đào tạo Tại chức:
-
Phòng Đào tạo tại chức có 5 cán bộ, gồm 1 Trưởng phòng, l phó phòng - và 3 chuyên viên Dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban Giám đốc, Ban Quản lý
Đào tạo, phòng Đảo tạo tại chức có nhiệm vụ:
+ Xây dựng và điều hành kế hoạch giảng dạy, học tập, kiểm tra đánh giá toàn khóa, từng năm, từng tháng cho hệ đào tạo và bồi dưỡng tại chức |
+ Tổ chức tuyển sinh, thi học phần và thi tốt nghiệp cho các lớp Đại học Tại chức
+ Cấp bằng tốt nghiệp, bảng điểm, các loại chứng chỉ bồi dưỡng cho sinh viên các lớp đai học tại chức | |
+ Kết hợp với khoa chủ quan: tổ chức quản lý sinh viên
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác đào tạo và bồi dưỡng tại chức (như quy mô, chuyên ngành đào tạo, loại hình đào tạo và địa bàn mở lớp)
Từ tháng 12 năm 1999, | được sự quan tâm của cấp lãnh đạo quản lý, Phòng Đào tạo tại chức được trang bi 1 dan may vi tính dé thực hiện các nhiệm vụ quản lý của Phòng Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện các _ nhiệm vụ chuyên môn của phòng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ:
Trang 37năm đưa máy tính vào hỗ trợ quản lý đào tạo, đến nay Phòng đã thực hiện việc tổ chức thi tốt nghiệp, cấp phát bằng, phiếu điểm cho 6985 sinh viên, trong đó có 41 lớp Xây dựng Đảng với 2945 sinh viên, 34 lớp Báo chí với 2071 sinh viên, 14 lớp Kinh tế chính trị với 1020 sinh viên, 7 lớp Chính trị học chuyên
ngành Công tác tư trưởng với 501 sinh viên, 2 lớp Chính trị học chuyên ngành Chính trị học Việt Nam với 150 sinh viên, 3 lớp Xã hội học với 129 sinh viên, 1
lớp Triết học với 35 sinh viên, I lớp Chủ nghĩa xã hộ khoa học với 64 sinh viên Phòng cũng đã tổ chức thi tuyển sinh cho 75 lớp, quản lý điểm“thi học phần cả khóa cho 128 lượt lớp, cấp 3892 giấy chứng nhận lớp Cao cấp lý luận cho sinh
viên các khối lý luận, cấp 276 giấy chứng nhận Trung cấp lý luận chính trị cho
các lớp sinh viên báo chí, cấp chứng chỉ ngoại ngữ trình độ cho 17 lớp với 1554 sinh viên, cấp 997 chứng chỉ cho các lớp bồi dưỡng báo chí, xuất bản (số liệu tính đến hết tháng 3 năm 2006), đáp ứng yêu cầu tiễn độ, chưa mắc phải một sai sót lớn nào ảnh hưởng đến uy tín của Phòng Đào tạo tại chức cũng như của Học
viện
Có thê nói rằng, vai trò của công nghệ thông tin đã thực sự được khẳng định trong thực tế với tư cách là nhân tố hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý của
Phòng Đào tạo tại chức |
Tuy nhién, viéc Ứng dung công nghệ thông tin trong hoạt động đảo tạo cũng như quản lý sinh viên tại chức được đánh giá là thụ động, mới chỉ dùng lại ở những nhiệm vụ chuyên môn cu thé duoc phan công; còn công tác xây dựng và điều hành kế hoạch giảng dạy, học tập, kiểm tra đánh giá toàn khóa, từng năm, từng tháng cho hệ đào tạo và bồi đưỡng tai chức chưa được ứng dụng công
nghệ thông tin hỗ trợ Những bất cập về cơ chế quản lí, nhận thức chưa rõ về vai
trò của công nghệ thông tin chưa khuyến khích việc tìm tòi, ứng dụng công nghệ thông trong quản lý đào tạo Vì vậy, nhìn chung việc ứng dụng công nghệ thông
tin chưa thực sự mang tính hệ thống và cơ bản, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu về nhiệm vụ, chức năng của Phòng Đảo tạo tại chức trong giai đoạn mới
- Phòng Đào tạo tập trung:
Trang 38- Phối hợp với các khoa, nghiên cứu đề xuất qui mô phát triển các ngành
đào tạo và tổ chức xây dựng mục tiêu đào tạo các ngành học
- Phối hợp với các khoa xây dựng nội dung, chương trình các môn học
- Tổ chức xây dựng kế hoạch giảng dạy, học tập cùng với những điều kiện vật chất phục vụ cho việc giảng dạy và học tập
- Tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy và học tập, đồng thời đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó
- Quản ly khối lượng giảng dạy của khoa, bộ môn và các chế độ về công - tác giảng dạy; tổ chức hợp đồng giảng dạy và thanh quyết toán khối lượng giảng day | |
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển sinh các hệ; tổ chức các
kì thi trong trường: thì tuyến sinh, thi học kì, thi lại học kì, thi tốt nghiệp, v.v
- Quản lý kết quả học tập của sinh viên; tổ chức xét học tiếp, ngừng học
và cho thôi học hàng nắm; tổ chức xét và cấp các chứng chỉ, chứng nhận: Giáo
dục quốc phòng, Giáo dục thê chất, chứng nhận trình độ cao cấp, trung cấp lý
luận chinh tri |
- Phối hợp các đơn vị liên quan để kiểm tra, đánh giá các hoạt động giảng
day, hoc tap | | |
- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung các loại quy chế có liên quan đến đào tạo đại học và sau đại học của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Ứng dụng cơ bản nhất: cua công, nghệ thông | tin trong quản lý đào tạo là việc sử dụng các phần mềm chuyên dụng hoặc tổng hợp để xử lý và liên kết các hệ thống thông tỉn quản lý đào tạo Đó chính là các module chương trình (phần mềm) được cài đặt vào các máy đơn lẻ (clients) kết nối thành mạng nội bộ hoặc kết nối Internet và một đơn vị có trách nhiệm quản lý tổng thể (server), chia - quyền truy nhập hệ thống và thực hiện các chức năng quản lý thuộc phần trách
nhiệm của mình |
Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể của hoạt động quản lý đào tạo:
Trang 39Chương trình đào tạo được cụ thể hoá một bước thành kế hoạch giảng dạy
- học tập cho từng năm học, và cụ thể hơn nữa là lịch giảng dạy - học tập nắm
học (Bang 1)
Mỗi năm học, nhà trường phải căn cứ chương trinh dao tao cua 18 ngành và chuyên ngành (năm học 2006 - 2007 là 20 ngành, chuyên ngành), với tổng số gần 400 học phần để xây dựng thành kế hoạch giảng dạy - học tập cho 65 lớp ca hệ 4 năm và 2 năm (chưa kể các lớp tại chức và sau đại học), trong khi đó số lượng giảng viên thực hiện kế hoạch này chỉ có 225 người (tính đến tháng 6 năm 2005) Từ kế hoạch này, việc nhà trường phải xếp lịch giảng day va hoc tap sao cho không trùng lặp, đúng tiến độ kế hoạch đề ra và đặc biệt đảm bảo chất lượng giảng dạy học tập là điều hết sức phức tạp, đòi hỏi mất nhiều thời giờ và dễ có nhiều sai sót Thêm vào đó, việc xây dựng kế hoạch, lịch giảng dạy học tập lại luôn phải tuân theo quy trình và những nguyên tắc nhất định Do vậy, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý chương trình, kế hoạch, xếp lịch sẽ đem lại hiệu quả rất lớn khi chỉ cần một click chuột là đã có ngay một lịch học tập giảng dạy của từng khoa, bộ môn, môn, từng giảng viên, từng lớp sinh viên một cách chính xác, không trùng lặp và hợp lý nhất 1
* Quản lý điểm
Hàng năm, với hơn 2000 sinh viên trên tổng số hơn 60 lớp và gan 400 hoc phần, việc vào số điểm thủ công đòi hỏi quá nhiều thời gian Nếu dành hẳn một người chỉ chuyên trách việc này thì anh ta, đù cố gắng hết sức, cũng đã khó có thể hoàn thành tốt, đúng tiến độ và chính xác được Thế mà trong thực tế, còn bao nhiêu việc khác nữa như: cộng điểm trung bình chung cho từng sinh viên,
xếp loại sinh viên cho từng lớp, từng khoa và toàn trường; roi còn thi lại, học lại, xét dừng học, buộc thôi học; rồi việc cung cấp kết quả học tập để xét học bổng, | học phí, học cảm tình dang, kết nạp Đảng, v.v Có thể nói, đây là một khối lượng công việc không lồ và nó còn trở nên đặc biệt khó khăn khi có một yêu cầu
Trang 40| Nhung nếu ứng dụng công nghệ thông tin, việc quản lý điểm được thực hiện thông qua phần mềm thì việc nhập điểm cho sinh viên trở nên dễ dàng và được chia sẻ bởi các khoa, bộ môn Khi dữ liệu đầu vào là điểm của sinh viên đã có đầy đủ thì sau đó mọi thống kê, mọi yêu cầu thông tin liên quan đến điểm chỉ
bằng click chuột là được thoả mãn nhanh chóng, và bang việc nối mạng nội bộ, hay qua Website học tập, lãnh đạo có thể xem bất cứ thông tin nào mình muốn
vào bắt cứ thời điểm nào, ở bất cứ đâu | * Quản lý khối lượng giảng dạy
Mỗi năm một lần, Phòng Đảo tạo thực hiện tổng kết thống kê, thanh quyết toán giờ giảng quy chuẩn cho từng giảng viên, từng khoa, bộ môn trong toàn trường Quá trình này bắt đầu từ việc từng giảng viên kê khai giờ giảng, giờ coi
thi, giờ làm để, chấm học trình, chấm học phẩn các đợt thi rồi quy về giờ
chuẩn Phòng Đào tạo căn cứ kế hoạch giảng dạy, căn cứ quy chế giảng viên,
căn cứ kê khai của giảng viên rà soát lại và tính vượt giờ cho giảng viên rồi chịu
trách nhiệm thanh quyết toán với nhà trường Như vậy, căn cứ kế hoạch giảng dạy và học tập năm học, việc xác định khối lượng giờ chuẩn cho từng giảng
viên, từng khoa, bộ mơn hồn tồn có thé tính toán và lượng hoá trước một cách
cụ thể, chính xác Đây là một ưu thế lớn của việc ứng dụng công nghệ thông tin, những phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch có thể được bổ sung và hoàn thiện một cách dễ dàng | Dưới đây là một so sánh nhỏ giữa quản lý thủ công và quản lý bằng phan mém: Tiéu chi op Quản lý thủ công _ Quản lý bằng phần mềm 1 Khi có thay đổi về yêu cầu Chậm, khó khăn cho việc | Nhanh, thuận lợi do áp dụng
quản lý - : dap img cho nhiéu don vi
2 Bao tri, nang cấp, phat trién ‘Kho vi lam tht công Thường xuyên vì sự tổn tai tất
hệthốn - | yếu
3 Chia sẻ thông tin i "Khó | Dé dang, nhanh chong vì sự liện
thông nhờ mạng LAN, Internet
4 Giá thành cho việc quản lý Cao vì công nghệ thủ công Thấp do áp dụng hàng loạt và