Cán bộ, nhân viên văn thư phải tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn ứng dụng các phần mềm vào trong nghiệp vụ quản lý văn bản, tài liệu. Tiếp cận các thiết bị công nghệ hiện đại vào trong xử lý nghiệp vụ như máy FAX, đường truyền Internet, trang Website của UBND xã.
Cần phải xây dựng một hệ thống mã hóa quản lý văn bản phù hợp thực tế của UBND xã để ứng dụng trong quản lý khai thác tài liệu, văn bản, sử dụng trang Websiter của UBND xã để lãnh đạo UBND xã và các đơn vị khai thác, sử dụng.
3.3.2.1 Thiết bị
Trang cấp thiết bị cho phòng nghiệp vụ văn thư phù hợp với chức năng hoạt đọng, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng, đảm bảo việc tra cứu, truyền tải thông tin khi có yêu cầu. Các phương tiện truyền tin như máy FAX, điện thoại được kết nối phù hợp với công việc chuyên môn, đamr bảo tốt thông tin, tín hiệu khi nhận.
Trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao, nối mạng để đảm bảo chức năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.
3.3.2.2 Các phần mềm quản lý
Hiện nay có rất nhiểu phần mềm quản lý văn bản, tuy nhiên, tuy thuộc vào chức năng hoạt động của nhà trường mà cài đặt phần mềm cho tương thích, tránh không phù hợp, hoặc khó quản lý, sử dụng, khai thác.
Các văn bản chưa được lưu trữ trên máy tính, nhất là văn bản cấp trên, các cơ quan ngoài UBND gửi đến, cần phải quét nội dung văn bản lưu vào máy tính mới cập nhật vào phần mềm lưu tên văn bản.
Trường hợp văn bản UBND xã ban hanh. Sau khi ban hành, cần chuyển dữ liệu vào địa chỉ Website để cán bộ, nhân viên văn thư cập nhật nội dung đính kèm vào tên văn bản lưu trong thư mục.
Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý văn bản, nhưng qua nghiên cứu cho thấy có một phần mềm thích hợp với thực tế của quản lý văn bản, tài liệu tại phòng nghiệp vụ văn thư UBND xã, đó là phần mềm “Quản lý văn bản, tài liệu”.
Phần mềm “Quản lý văn bản tài liệu” là một phần mềm miễn phí, được phát triển trên nền Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ dữ liệu. Phần mềm được thiết kế và xây dựng bởi (@iSoft Groups) của tác giả Vương Tuấn Nam và Hoàng Anh Thư.
Tiện ích của phần mềm này đáp ứng tốt việc quản lý văn bản đến và văn bản đi, hoặc dùng các cá nhân quản lý văn bản khi soạn thảo. Các dữ liệu quản lý có trong các thư mục rất dễ dàng quản lý và tra cứu, tìm kiếm nội dung khi cần thiết.
Ở phần giao diện chính có các thông tin về quá trình thực hiện việc cập nhật, tra cứu văn bản như: Cập nhật dữ liệu, danh mục chuẩn, hướng dẫn sử dụng, cài đặt tùy chọn, thư mục ảo và tra cứu thông tin.
Hình 1: Giao diện chính
Chức năng cập nhập dữ liệu văn bản pháp luật, tài liệu cá nhân dưới dạng tệp tin đưa vào lưu trữ trong tài liệu. Với 3 tiện ích để cập nhật văn bản là văn bản, tài liệu và thư mục.
Danh mục chuẩn là giao diện có 3 tiện ích để cho người sử fungj tự định nghĩa và cập nhật vào chương trình, cơ quan ban hành văn bản, loại văn bản, lĩnh vực hoạt động.
Chức năng tra cứu thông tin dùng tìm kiếm thông tin có lưu trong phần mềm, phần giao diện có hai tiện ích tìm kiếm đó là văn bản và tài liệu.
Thư mục ảo dùng để định nghĩa dữ liệu theo cấu trúc có thể thêm bớt, sửa, xóa, di chuyển…
Chức năng cài đặt tùy chọn cho phép người sử dụng thiết lập một số thông tin liên quan như: hỗ trợ tiếng việt, cài đặt tham số nén, quản lý mật khẩu…
Hướng dẫn sử dụng trong giao diện chính là giới thiệu cách sử dụng phần mềm và một số lưu ý khi sử dụng cũng như việc bảo vệ dữ liệu chống đánh cắp.
Trước khi cập nhật văn bản, cần xác định xem các danh mục chuẩn và tên cơ quan ban hành văn bản đã có hay chưa. Nếu chưa có thì phải tiến hành cập nhật danh mục chuẩn và tên cơ quan ban hành văn bản.
Việc sử dụng phần mềm để cập nhật văn bản thực hiện khá đơn giản. Cán bộ, nhân viên văn thư cập nhật thông tin, dữ liệu đầy đủ vào các vị trí định sẵn, sau đó xác định tập văn bản đính kèm ở cuối giao diện trong phần mềm và chọn đồng ý, như vậy quá trình cập nhật dữ liệu hoàn thành.
Hình 3: Giao diện nhập văn bản.
Khi cần tìm kiếm văn bản, chỉ cần chọn thông tin chính xác, liên quan đến văn bản cần tìm rồi nhập vào mục tra cứu văn bản, lúc này các dữ liệu liên quan cần tìm kiếm có trong phầm mềm quản lý sẽ hiện thị ra.
Hình 4: Nhập dữ liệu tìm kiềm tài liệu
3.3.2.3 Cở sở vật chất
Để đảm bảo tốt việc quản lý văn bản bằng các phần mềm, cần bố trí hợp lý và khoa học phòng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảm bảo tính bảo mật để xử lý các văn bản, tài liệu. Trang thiết bị hệ thống bục làm việc cách ly với khách nhằm bảo đảm chức năng bảo mật thông tin trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
3.3.2.4 Kết Luận
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của UBND xã là điều hết sức quan trọng, nhằm từng bước hiện đại hóa công tác nghiệp vụ tại văn phòng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu, phục vụ cho công tác tra cứu, tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Thực hiện đúng chủ trương của Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công các văn thư, lưu trữ”