Triên khai Công văn 608/LTNN - TTNC và Công văn số 139/VTLTNN - TTTN nói trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức nhiều lớp tập huấn cho các cơ quan văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước với hàng nghìn học viên và đã chuyển giao trức tiếp cho nhiêu cơ quan, đơn vị : Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, Trung tâm Lưu trữ tinh Vĩnh Phúc, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hòa Bình, Trung tâm tỉnh Thanh Hóa, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Nghệ An, Trung tâm Lưu trữ Quảng Ngãi… Ngoài ra để sinh viên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ tiếp cận với việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, Trung tâm Tin học đã phối hợp với khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn trong việc đào tạo sử dụng phần mềm nói trên.
Triển khai các văn bản nói trên, từ nguồn kinh phí của các đề án, dự án, các đơn vị của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức triển khai thực hiện các nội dung công việc chủ yếu sau:
CSDL Châu bản (309.384 trang ảnh); CSDL Địa bạ (300.000 trang ảnh); CSDL Mộc bản (55.324 trang ảnh); CSDL văn bản pháp quy Phông phủ Thủ tướng (55.000 trang ảnh); CSDL ghi âm (2.500 giờ); CSDL hồ sơ cán bộ đi B (70.000 hồ sơ); các CSDL thông tin cấp 2 (500.000 hồ sơ). Ngoài các CSDL về tài liệu lưu trữ, các CSDL phục vụ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cũng đã được xây dựng : CSDL quản lý cán bộ, công chức (213 hồ sơ); CSDL quản lý thi đua, khen thưởng (2.363 biểu ghi); CSDL văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ (200 văn bản); CSDL Thống kê công tác văn thư. Lưu trữ và tài liệu lưu trữ (1.512 biểu ghi); CSDL quản lý các bài tạp chí (1.615 bài và 7.715 trang nội dung bài); CSDL tư liệu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ và khoa học kề cận (5.248 biểu ghi); CSDL quản lý văn thư; một số ấn phẩm chỉ dẫn, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ cũng đã được số hóa thành các ấn phẩm điện tử và phục vụ khai thác trên Website VTLT…
Thực hiện Quyết định sood 244/QĐ - VTLTNN, để bảo đảm an toàn dữ liệu, Trung tâm Tin học và triển khai tích hợp các CSDL tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, đến nay đã tích hợp được các CSDL: CSDL tài liệu Châu bản (309.384 trang ảnh); CSDL thông tin cấp 2 (400.000 hồ sơ); CSDL Địa bạ (300.000 trang ảnh) và toàn bộ các CSDL phục vụ công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
2- Xây dựng và triển khai phần mềm ứng dụng
Để đáp ứng các yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý công tác văn thư, lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Trung tâm tin học đã phối hợp với các đơn vị thuộc Cục và Công ty Tin học khiển trai:
- Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (eFile). Efile sử dụng công nghệ ASP.NET, cơ sở dữ liệu Oracle, được thiết kế để quản lý khối lượng dữ liệu
thông qua các giao thức và cấu trúc dữ liệu theo chuẩn XML. Efile gồm nhiều phân hệ tương ứng với các quy trình nghiệp vụ của một cơ quan lưu trữ như quản lý thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng, báo cáo thông kê… eFile đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác sử dụng với nhiều loại hình tài liệu: Hành chính, Xây dưng cơ bản, Phim ảnh, Ghi âm sự kiện, Châu bản, Địa bạ… và cho phép định nghĩa để quản lý các loại hình tài liệu mới;
- Phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điểu hành tác nghiệp. Phần mềm cơ bản đáp ứng được các chức năng quản lý các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư và có khả năng tích hợp dữ liệu với eFile;
- Các phần mềm quản lý các CSDL tương ứng tại mục 1 nói trên cũng đã được khiển khai.
Ngoài ra, toàn thể cán bộ, công chức, viên chức khối cơ quan Cục và các đơn vị trưc thuộc đã được cung cấp địa chỉ e.mail (*@archives.gov.vn)
của cá nhân và đơn vị, phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin.
3- Trang thiết bị
Tại cacsn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã xây dựng hệ thống mạng LAN kết nối giữa phòng Tin học và công cụ tra cứu với phòng Tổ chức sử dụng, Ban giám đốc, một số bộ phận khác có liên quan; tại Trung tâm Tin học đã có đường leased line tốc độ 256Kb/s với các hệ thống firewall:
- Firewall thứ nhất (Internet Firewall) thực hiện bảo vệ hệ thống mạng LAN. Firewall này cũng thực hiện kiểm soát truy nhập vào ra hệ thống mạng thông qua gateway internet.
- Firewall thứ hai (Internal Firewall) dùng bảo vệ trong nội bộ hệ thống mạng. Intetnal firewall chia hệ thống LAN thành hai phần: public LAN dùng cho người dùng LAN thông thường và Internal LAN và vùng chứa các máy chủ và dữ liệu quan trọng. Với việc sử dụng Internal Firewall,
thiết kế tăng được khả năng bảo vệ các dữ liệu quan trọng khỏi tấn công hoặc các phá hoại vô tình của người dùng trong mạng LAN.
Hệ thống lưu trữ:
- Tài các trung tâm lưu trữ Quốc gia, sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo 1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu. Mỗi tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng.
- Tại Trung tâm Tin học sử dụng thiết bị lưu trữ SAN (Storage Area Network) EVA3000.SAN là một mạng riêng gồm các thiêt bị lưu trữ được liên kết với nhau và liên kết với máy chủ (hoặc một nhóm các máy chủ) đóng vai trò như các điểm truy nhập trong SAN.
Bên cạnh việc dùng SAN, tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn. Các dữ liệu lưu trwn tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ địa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệu vơi chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài. Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và Trung tâm tin học.
Hệ thống server:
Mỗi trung tâm lưu trữ Quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng.
Tại trung tâm Tin học, các server được chia làm hai nhóm:
- Nhóm thứ nhất là các internal server nằm tring internal LAN (Applic ation Server, Database Server, Storage Server) dùng cho mục đích lưu trữ và
- Nhóm thứ hai là các public server. Đây là các server thực hiện trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng. Các server loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server.
Kết Luận:
Hiện nay, với kết quả nghiên cứu và cơ sở hạ tầng về CNTT tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các đơn vị trực thuộc, có thể thực hiện các công việc quản lý và phục vụ khai thác sử dụng toàn bộ các CSDL tại mục 1 theo các hình thức sau:
- Triển khai quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc trên mạng LAN tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Triển khai các ứng dụng phục vụ công tác chuyên môn như: quản lý cán bộ; quản lý thi đua, khen thưởng; quản lý bài tạp chí; quản lý tư liệu nghiệp vụ…
- Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức khối cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc có thể sử dụng địa chỉ e.mail (*@archives.gov.vn) để giao dịch, thông qua hệ thống mail server, đường truyền leased line do Trung tâm Tin học quản lý;
- Toàn thể cán bộ, công chức,viên chức khối cơ quan Cục và các đơn vị trực thuộc Cục có chung trụ sở có thể truy cập Internet thong qua đường truyền ADSL do Trung tâm Tin học quản lý;
- Thông tin về các hoạt động tiêu biểu của ngành Văn thư, Lưu trữ, văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ; bài viết về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; bài, ấn phẩm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; CSDL tư liệu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và khoa học kế cận; CSDL thống kế lưu trữ; diến đàn trao đổi nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ… có thể đăng tải và thực hiện trên Website VTLT thông qua đường truyền leased line và web server do Trung tâm Tin học quản lý;
- Lưu trữ toàn bộ các CSDL hiện có đồng thời trên các phương tiện lưu trữ: đĩa cứng, băng từ, địa CD, DVD và bảo quản bằng từ trong tủ bảo quản chuyên dụng BOSSMEN;
- Tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, có thể phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tại phòng đọc. Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hóa được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hóa;
- Sau khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt danh mục tài liệu cho phép phục vụ khai thác sử dụng trên mạng diện rộng theo đề nghị của Giám đốc các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, có thể phục vụ khai thác, sử dụng trên mạng diện rộng;
- Đối với các CSDL tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng cần được tách riêng không để chung với danh mục tài liệu không danh mục hạn chế và được phép khai thác trên mạng diện rộng (vì lý do an toàn tuyệt đối chống truy cập trái phép).