Công tác văn thư, lưu trữ tại công ty tư vấn xây dựng sông đà

Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com LỜI NÓI ĐẦU Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại học các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tại Phòng Tổ chức Hành chính của công ty từ ngày 19/7/2007. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tôi đã, hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới đây. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để báo cáo của tôi hoàn chỉnh hơn. Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên phòng Tổ chức Hành chính, Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, các Thầy giáo, Cô 1 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này. 2 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com PHẦN THỨ NHẤT KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tên giao dịch Quốc tế là: Song Da Construction Consunlting Company. Có trụ sở đóng tại Km8 - Đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam - Thanh Xuân - Hà Nội. Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp Nhà nước - đơn vị thành viên của Tổng Công ty Sông Đà, tiền thân là Trung tâm Thiết kế được thành lập theo Quyết định số: 97/BXD-TCLĐ ngày 24/1/1986 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Trụ sở đóng tại thị xã Hoà Bình, Tỉnh Hà Sơn Bình. Nhiệm vụ chính của Trung tâm Thiết kế là phối hợp với chuyên gia Liên xô lập các biện pháp thi công, thiết kế tổ chức thi công chi tiết, nghiên cứu bổ sung và đề xuất các biện pháp thi công hợp lý phù hợp với điều kiện, năng lực thi công thực tế trên công trường thuỷ điện Hoà bình đảm bảo chất lượng, đẩy nhanh tiến độ thi công, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành công trình. Tháng 2 năm 1990 Trung tâm Thiết kế đổi tên thành Công ty Khảo sát Thiết kế xây dựng chuyên ngành trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà theo Quyết định số: 16/TCT-TCLĐ ngày 01 tháng 2 năm 1990 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với nhiệm vụ: Nhận thầu các công trình từ khảo sát, thiết kế, thi công; thiết kế cải tạo, sửa chữa và nâng cấp công trình; liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước để thực hiện dịch vụ xây dựng; cử các chuyên gia tư vấn kỹ thuật xây dựng cho các đơn vị trong và ngoài nước. 3 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng. Đến thời điểm này nhiệm vụ của công ty tại Công trình Thuỷ điện Hoà Bình cơ bản đã hoàn thành, công ty được rời trụ sở giao dịch về nhà G9 - Phường Thanh Xuân Nam - Quận Thanh Xuân - Hà Nội và được đổi tên thành Công ty Khảo sát Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà theo Quyết định số: 139A/BXD-TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước. Đến tháng 06 năm 1995 Công ty Khảo sát Thiết kế lại được đổi tên thành Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế theo Quyết định số 594/BXD-TCLĐ ngày 03/6/1995 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Với quyết định này chức năng và nhiệm vụ của công ty được mở rộng hơn để phù hợp với sự chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường của cả nước trong giai đoạn này. Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới, tháng 6 năm 2001 Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế được đổi tên thành Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà theo Quyết định số: 1040/QĐ-BXD ngày 13 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Trên cơ sở hợp nhất các đơn vị: Công ty Thiết kế tự động hoá CODEMA, Trung tâm Thí nghiệm Miền Bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền Nam, Phòng Tư vấn Giám sát chất lượng xây dựng và thiết bị, Phòng Dự án và Tư vấn đấu thầu và Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế. Cùng với sự phát triển của Tổng Công ty Sông Đà, trải qua gần 30 năm kể từ khi được thành lập đến nay. Công ty đã không ngừng được củng cố và phát triển đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Tổng Công ty và mở rộng địa bàn hoạt động tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Từ cơ cấu tổ chức chỉ có 4 phòng nghiệp vụ và 4 đơn vị sản xuất (giai đoạn 1990) với nhiệm vụ chính là Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các hạng mục khu phụ trợ, các hạng mục của công trình chính, lập dự toán thi công, dự toán xây lắp các công trình thuỷ điện Hoà Bình, Yaly, Sông Hinh, Vĩnh Sơn và các công trình 4 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com thuỷ điện nhỏ khác. Đến nay cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có 5 phòng chức năng và 9 đơn vị trực thuộc (Theo phụ lục 1), có các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy như sau: 1. Chức năng Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà, là doanh nghiệp hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và được Bễpây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn trong và ngoài nước với các ngành nghề kinh doanh. Với các chức năng cụ thể sau: - Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đô thị nhóm B, C; các công trình giao thông đường bộ; các công trình trên sông nhóm B, C; các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi đến cấp II. - Khảo sát địa hình, địa chất các công trình xây dựng. - Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng đến cấp II, công trình công nghiệp, các công trình thuỷ lợi thuỷ điện nhóm B, C, nhóm A các công trình giao thông đường bộ, nhóm B, C các công trình trên sông. - Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các công trình dân dụng, công nghiệp - Quản lý đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp nhóm B, C. - Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Thiết kế các trạm biến áp và đường dây điện có cấp điện áp đến 110 kv. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn - Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn do công ty quản lý. - Bảng cân đối kế toán, các quĩ theo qui định của Nhà nước và hướng dẫn của Tổng công ty. - Điều lệ và tổ chức hoạt đông, bộ máy quản lý và điều hành. - Công ty chịu sự quản lý của Nhà nước, Bộ Xây dựng, các cơ quan bộ, Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này 5 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com với tư cách là cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp và các qui định khác của pháp luật. - Công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn tài sản đất đai, tài nguyên và nguồn lực do Tổng Công ty giao theo qui định tại điều lệ tổ chức, hoạt động của Tổng Công ty và các quyền lực khác theo qui định của pháp luật để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ được giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Sông Đà. - Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theo qui định về tài chính của Tỏng công ty, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng công ty theo qui định tại điều lệ tổ chức và hoạt động củaTổng công ty. - Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. - Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với CBCNV trong đơn vị theo luật Lao động và các qui định khác của pháp luật. - Công ty có quyền xây dựng và đề nghị Tổng công ty phê duyệt các hình thức trả lương, các biện pháp đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV của Công ty. - Công ty có quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của Tổng công ty giao. - Công ty được sử dụng vốn do Tổng cong ty giao và các quĩ của đơn vị, các nguồn vốn vay được Tổng công ty bảo lãnh, các nguồn lao động khác theo đúng pháp luật và qui chế tài chính của Tổng công ty, để phục vụ kịp thời các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn. - Công ty được hình thành các quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo qui định của Bộ tài chính và qui chế tài chính của Tổng công ty. - Công ty được Tổng công ty uỷ quyền ký và thực hiện hợp đồng kinh tế với khách hàng trong và ngoài nước. 3. Cơ cấu tổ chức 6 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo chế độ và luật định, đồng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động, sản xuất kinh doanh của toàn công ty. - Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt Kinh tế, Kế hoạch. Kỹ thuật và một Kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình hình tài chính và tổ chức hạch toán của Công ty. Các phòng ban chức năng gồm 5 phòng Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị). II. Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng 1. Khái quát về Phòng Tổ chức Hành chính Theo quyết định số:…………………………… Của Giám đốc công ty về việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ các phòng ban Công ty thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổ chức hành chính được qui định như sau: Chức năng: - Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lanh đạo Công ty cụ thể: - Tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý công tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế và bảo vệ. - Giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại. Nhiệm vụ: Để thực hiện các chức năng trên Phòng Tổ chức Hành chính có những nhiện vụ sau: - Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất và quản lý. - Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện qui hoạch cán bộ, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng và đào tạo, bổ xung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất, quản lý. 7 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com - Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác đối với người lao động. - Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, công tác nâng lương, nâng bậc giúp Giám đốc công ty giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như chính sách khác đối với CBCNV. - Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động theo qui định của Luật lao động. - Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Quản lý toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của cơ quan công ty. - Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu. - Quản lý và sử dụng con dấu. - Thực hiện tốt công tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan Công ty hoạt động có hiệu quả cao. - Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan. - Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi công tác đảm báo an toàn và đúng thời gian. - Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội họp. - Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm. - Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan. - Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên. 8 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com - Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải quyết những vấn đề liên quan. Quyền hạn: Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty, các đợn vị trực thuộc Công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công. Được uỷ quyền ký các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng tháng, quí, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; ký các thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường . Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong Phòng để phát huy tốt năng lực của cán bộ công nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc. 2. Công tác quản trị hành chính văn phòng 2.1. Cách bố trí nơi làm việc Phòng Tổ chức Hành chính của công ty được tách làm hai bộ phận: Bộ phận tổ chức lao động và bộ phận hành chính. Văn phòng của bộ phận hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty. Thông qua văn phòng các chủ trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp và gửi lên cấp trên giúp cho Lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đó tìm ra những biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. Phòng Tổ chức Hành chính được bố trí nơi làm việc tại tầng 1 nên rất thuận tiện cho việc giao nhận công văn, tài liệu và đón tiếp khách đến liên hệ công tác (phụ lục 2). 9 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Hiện nay phòng làm việc của toàn cơ quan công ty được bố trí theo kiểu văn phòng đóng, tách riêng từng bộ phận tạo sự yên tĩnh và tập trung cao độ khi làm việc, phát huy khả năng tư duy và tính độc lập của một số bộ phận nghiệp vụ hoặc các trung tâm thiết kế, rất an toàn cho việc giữ gìn bí mật, thông tin. Bố trí văn phòng theo kiểu này đòi hỏi ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật lao động cao thì hiệu quả lao động sẽ rất lớn. Tuy nhiên nó cũng có hạn chế là khó khăn trong việc quản lý lao động, xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phòng hoặc Lãnh đạo công ty; tốn nhiều diện tích; không thuận lợi khi cần sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận để giải quyết một công việc nào đó. 2. 2. Cách tổ chức lao động Phòng Tổ chức Hành chính gồm 18 người, trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về toàn bộ công tác của phòng; một phó phòng trực tiếp quản lý điều hành bộ phận Tổ chức lao động; một phó phòng trực tiếp điều hành bộ phận Hành chính; các bộ phận trong phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Hiện nay bộ phận hành chính nằm trong Phòng Tổ chức Hành chính gồm 14 đồng chí: 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu kiêm trực điện thoại, fax, phục vụ họp hành, hội nghị; 1 cán bộ phụ trách quản lý, tiếp nhận chuyển giao tài liệu, công văn đi đến, báo chí và kiêm thủ kho; 2 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ, chuyển giao tài liệu thiết kế đến các đơn vị thi công kiêm thêm việc quản lý hồ sơ cán bộ, sổ bảo hiểm của CBCNV toàn Công ty; 3 lái xe, 4 nhân viên phục vụ, 3 nhân viên phụ trách việc phôtô in ấn tài liệu cho toàn Công ty. Nhìn chung cách tổ chức lao động của phòng chưa hợp lý nên hiệu quả chưa cao. 2.3. Trang thiết bị văn phòng Phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ thể: 3 máy photôcoppy các khổ giấy từ Ao – A4 phục vụ kịp thời việc in tài liệu để đáp ứng yêu cầu thi công trên các công trường, 1 máy fax, 2 máy vi tính và 2 máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, các quyết định về điều hành sản xuất, tiếp 10 . làm công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà, theo sự phân công. hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tôi đã, hiểu được lý thuyết