1. Công tác văn thư
Ưu điểm:
Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty đối với công tác văn thư như việc trang bị các thiết bị văn phòng khá đầy đủ, ra quyết định công tác văn thư thực hiện theo đúng quy trình ISO 9001:2000. Lãnh đạo phòng cũng thường xuyên quan tâm nhắc nhở văn thư việc thực hiện, các quy định của Nhà nước, của cơ quan về công tác công văn giấy tờ.
Công tác văn thư giải quyết công văn đi, công văn đến được tổ chức thực hiện tương đối tốt, chu đáo đúng theo quy trình, đúng theo quy định Điều lệ về công tác công văn giấy tờ, các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm và những việc đã làm được công tác văn thư ở Công ty cũng còn một số tồn tại:
- Công tác văn thư chưa thực sự được quan tâm và chú trọng, cách sắp xếp lao động trong Phòng Tổ chức hành chính chưa hợp lý do đó hiệu quả chưa cao.
- Công tác kiểm tra, đôn đốc của Phòng Tổ chức Hành chính chưa được thường xuyên, kiên quyết nên một số vấn đề sai sót trong việc soạn thảo văn bản còn kéo dài nên ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ.
- Công tác lập danh mục hồ sơ và lưu trữ hiện hành chưa được triển khai tốt do chưa có sự chỉ đạo cụ thể của lãnh đạo công ty về việc này. Do chưa có cán bộ văn thư chuyên trách nên việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa được thực hiện.
- Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn hạn chế, chưa xây dựng được hệ thống công cụ tra cứu để phục vụ tra tìm tài liệu.
- Công tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện.
- Việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý hành chính và công tác công văn giấy tờ nên chưa đáp ứng được so với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý hiện nay.
Kiến nghị khắc phục:
- Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả năng của mỗi cán bộ trong Phòng (ví dụ: Cán bộ văn thư phải đảm nhiệm: quản lý và sử dụng con dấu, tiếp nhận chuyển giao tài liệu công văn đi, đến, quản lý máy fax... ; Cán bộ hành chính phải đảm nhiệm: phục vụ họp, hội nghị, thủ kho...)
- Để thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành cần phải có sự đôn đốc, chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Công ty, Phòng Tổ chức Hành chính.
- Văn thư cần phải tham mưu cho Lãnh đạo về việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho các cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo đúng quy định.
- Cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán bộ phòng ban để tránh soạn thảo những văn bản còn sai về thể thức
- Đôn đốc thực hiện tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt và ban hành văn bản đảm bảo đúng thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa những văn bản không rõ
trách nhiệm, không đúng thẩm quyền, nội dung không rõ ràng. Từng bước cải tiến và áp dụng các mô hình tiên tiến, các điển hình kinh nghiệm tốt trong công tác hành chính.
- Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý công văn giấy tờ.
- Đề xuất với lãnh đạo công ty chú trọng đến việc đầu tư, nâng cấp hệ thống tin học ứng dụng trong công tác văn thư.
2. Công tác lưu trữ Ưu điểm:
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một doanh nghiệp chuyên tư vấn, thiết kế các công trình thuỷ điện trọng điểm, trong cơ chế thị trường cạnh tranh để tồn tại và phát triển nhằm đưa Tổng Công ty Sông Đà thành một tập đoàn kinh tế mạnh. Được sự quan tâm của Lãnh đạo công ty đối với công tác lưu trữ, điều này được thể hiện ở việc công ty đã ký ban hành và áp dụng các quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Quy trình này đã phần nào thúc đẩy công tác lưu trữ của Công ty đi vào quy củ, nề nếp.
Công ty đã thành lập phòng lưu trữ cơ quan, có điều kiện tổ chức thu thập và bảo quản tài liệu hồ sơ công trình. Phòng Lưu trữ đã được trang bị những thiết bị cần thiết để bảo vệ an toàn tài liệu như: giá, tủ để tài liệu, các loại cặp, bàn ghế, số sách ghi chép.
Phụ trách bộ phận lưu trữ là cán bộ có kinh nghiệm, chu đáo, cẩn thận có tinh thần trách nhiệm cao và phẩm chất nghề nghiệp.
Hạn chế:
- Hệ thống văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ còn ít chưa phát huy tác dụng.
- Chưa có cán bộ chuyên trách, vẫn còn kiêm nhiệm.
- Vì điều kiện tài chính còn hạn hẹp, trình độ chuyên môn còn hạn chế nên chưa tổ chức chỉnh lý tài liệu được còn nhiều tài liệu trùng thừa.
- Phương án phân loại tài liệu theo Cơ cấu tổ chức - Thời gian đang áp dụng cho khối tài liệu khoa học kỹ thuật sẽ làm tài liệu bị xé lẻ.
- Công tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện nên chưa có bảng kê
thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu.
- Việc ứng dụng tin học còn hạn chế mới chỉ dừng lại ở việc lập mục lục hồ sơ.
Kiến nghị biện pháp khắc phục:
- Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán bộ công nhân viên trong Công ty hiểu rõ tác dụng và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
- Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
- Kịp thời ban hành những văn bản hướng dẫn, quy định thực hiện cụ thể về công tác công văn giấy tờ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.
- Đưa việc thực hiện những quy định về công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan thành một chỉ tiêu bắt buộc mọi cán bộ làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình.
- Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ. - Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu
- Trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cần thiết cho công tác lưu trữ.
Trên đây là một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, để đáp ứng được yêu cầu ngày càng phát triển của công ty và xã hội.
PHẦN THỨ III. CÁC PHỤ LỤC
I. Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà
1. Lịch sử đơn vị hình thành phông
Tổng Công ty Sông Đà mà tiền thân là Công ty Xây dựng Thuỷ điện Thác Bà ((Tỉnh Yên bái) trực thuộc Bộ Xây dựng. Do nhu cầu điện của quốc gia đòi hỏi ngày càng cao, Công ty Xây dựng Thuỷ điện Thác Bà chuyển về Hoà Hình để xây dựng Nhà máy thuỷ điện Sông Đà nên đổi tên thành Công ty Xây dựng Thuỷ điện
Sông Đà. Thuỷ điện Sông Đà là một công trình thế kỷ được xếp vào một trong những nhà máy thuỷ điện lớn nhất thế giới và là một nhà máy thuỷ điện lớn nhất Đông Nam Á. Cũng vì tầm quan trọng của công trình thế kỷ này mà Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà được đổi tên thành Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với hơn 3 vạn cán bộ công nhân viên. Đại hội VI của Đảng đã quyết định đưa đất nước ta chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Để duy trì và phát huy những kinh nghiệm quí báu của đội ngũ cán bộ, kỹ sư và công nhân xây dựng thuỷ điện, để đảm bảo đời sống CBCNV, giải quyết hậu Sông đà, từ một Tổng công ty chuyên xây dựng thuỷ điện Tổng công xây dựng thuỷ điện Sông đà đã trở thành một Tổng công ty đa dạng hoá ngành nghề như: xây dựng thuỷ điện, thuỷ lợi, các công trình dân dụng, các công trình giao thông.... Cũng vì thế mà Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà được thành lập để thực hiện nhiệm vụ tư vấn và thiết kế phục vụ xây dựng các công trình của Tổng công ty làm chủ đầu tư.
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà mà tiền thân là Trung tâm Thiết kế kỹ thuật thi công và dự toán kinh tế (được thành lập theo Quyết định số: 97/BXD- TCLĐ ngày 24 tháng 1 năm 1986) trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà, có trụ sở đặt tại khu vực thị xã Hoà Bình - Hà Sơn Bình. Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới trên cơ sở hợp nhất các đơn vị: Công ty Thiết kế tự động hoá CODEMA, Trung tâm Thí nghiệm Miền bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền trung, Phòng Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng, Phòng Dự án và Tư vấn đấu thầu với Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế.
Để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của Tổng công ty giao, từ một Trung tâm Thiết kế thường trực có 30 người, đến nay Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà có một đội ngũ cán bộ, kỹ sư hùng hậu giàu kinh nghiệm với 668 cán bộ công nhân viên (trong đó có 592 người tốt nghiệp đại học, 12 người có bằng thạc sĩ), được chia cho các Phòng ban,Trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp để trực tiếp tham gia thiết kế, giám sát các công trình mà Tổng công ty và Nhà nước giao.
Qua một quá trình hoạt động và phát triển như vậy nên khối tài liệu khoa học tương đối lớn nhưng được sự quan tâm của Lãnh đạo công ty qua việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng Quốc tế ISO 9001:2000 trong đó có các biểu mẫu BM-TCHC-09, BM-TCHC-11, BM-TCHC-12 về việc danh mục hồ sơ kỹ thuật đưa lưu, phiếu mượn và theo dõi giao mượn hồ sơ. Từ đó Phòng lưu trữ của Công ty tư vấn xây dựng Sông đà từng bước đi vào nề nếp, quy củ theo tiêu chuẩn của Nhà nước.
2. Lịch sử phông
Qua bản lịch sử đơn vị hình thành phông cho thấy Công ty tư vấn xây dựng Sông đà là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi, các công trình dân dụng... trong quá trình hoạt động của mình, Công ty đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu đa dạng, phong phú có ý nghĩa kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật và các ý nghĩa khác được bảo quản trong kho lưu trữ của công ty.
Các loại tài liệu được hình thành ra trong quá trình hoạt động của Công ty có thể được chia làm 3 loại chính sau:
- Tài liệu về hành chính: Đây là loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Về tên loại tài liệu chủ yếu là: Quyết định, giấy giao nhiệm vụ SXKD, điều lệ, qui chế, qui định, biên bản, kế hoạch, tờ trình, đề án, công văn hành chính... Trong đó nhiều nhất là Quyết định, Giao nhiệm vụ, Công văn hành chính.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: Đây là loại tài liệu chủ yếu và chiếm khối lượng lớn trong kho lưu trữ của Công ty. Là loại tài liệu phản ánh về các hoạt động khoa học kỹ thuật, các tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật; bản vẽ thiết kế, thi công các công trình; khái toán, dự toán của các công trình; tài liệu về khảo sát địa chất các công trình; các báo cáo khoa học kỹ thuật....
- Tài liệu ảnh: ghi lại những hoạt động trong quá trình khảo sát, thi công xây dựng các công trình....(loại tài liệu này không nhiều).
Phông lưu trữ của Công ty Tư vấn xây dựng Sông đà là một phông mở vì Công ty vẫn đang hoạt động nên tài liệu vẫn được bổ xung thêm hàng năm.
II. Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà
Trên cơ sở kết quả khảo sát thực tế, tôi đã xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Do đặc thu tài liệu hình thành của công ty, tài liệu gồm hai loại: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó, phương án phân loại tối ưu nhất là: Cơ cấu tổ chức-Thời gian (áp dụng đối với tài liệu hành chính) và Phân theo công trình (đối với tài liệu khoa học kỹ thuật).
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bảng kê dự kiến các nhóm tài liệu trong phông, được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó, được tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ: Nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất (đơn vị bảo quản). Các nhóm này bao quát toàn bộ tài liệu của phông dựa trên các đặc trưng chủ yếu về: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động...
Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phông tuân thủ theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, từ quan trọng nhiều đến quan trọng ít, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hay logic của tài liệu. Các đơn vị bảo quản trong phạm vi nhóm tài liệu cũng được sắp xếp hợp lý theo tầm quan trọng của nội dung tài liệu.
Theo phương án phân loại trên, khối tài liệu thuộc phông lưu trữ công ty được chia thành các nhóm như sau:
A. Đối với tài liệu hành chính:
Trước tiên tài liệu được chia thành các nhóm theo cơ cấu tổ chứ, sau đó tài liệu của các đơn vị được chia nhóm the các năm. Tiếp theo tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của tài liệu trong nhóm để phân thành các đơn vị bảo quản. Cụ thể gồm có các nhóm sau:
- Nhóm tài liệu về những vân đề chung + Báo cáo tổng kết tháng
+ Báo cáo tổng kết quý + Báo cáo tổng kết năm
- Nhóm tài liệu của Phòng Tổ chức Hành chính + Tài liệu về tổ chức bộ máy
+ Tài liệu về cán bộ
+ Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ + Tài liệu về thi đua khen thưởng
- Nhóm tài liệu của Phòng Kinh tế Kế hoạch + Tài liệu hướng dẫn chung về kế hoạch SXKD + Kế hoạch các loại
+ Chỉ tiêu kế hoạch được giao
+ Tài liệu giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc + Báo cáo thực hiện
- Nhóm tài liệu của Phòng Tài chính Kế toán
+ Tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ tài chính kế toán + Tài liệu về thu
+ Tài liẹu về chi + Báo cáo quyết toán.
- Nhóm tài liệu của Phòng Dự án + Các loại dự án
- Nhóm tài liệu của Phòng Quản lý kỹ thuật
B. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật
Đây là nhóm tài liệu có số lương tương đối nhiều và rất phức tạp, tuy nhiên theo phương án phân loại trên thì khối tài liệu này được chia thành các nhóm sau:
1. Nhóm tài liệu về các công trình nhóm A 2. Nhóm tài liệu về các công trình nhóm B
3. Nhóm tài liệu về các công trình nhóm C
III. Bảng kê những tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễnHộp số Hồ
