Công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng bộ giáo dục và đào tạo

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4 1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ. 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư. 4 1.1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ. 4 1.2. Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ. 4 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư. 4 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ. 5 1.3. Nội dung công tác văn thư, lưu trữ. 6 1.3.1. Nội dung công tác văn thư. 6 1.3.2. Nội dung công tác lưu trữ. 10 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG BỘ GDĐT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GDĐT 13 2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ GDĐT. 13 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 13 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy. 15 2.1.3. Tình hình cán bộ. 15 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo 20 2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư của Văn phòng Bộ GDĐT 20 2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 21 2.2.3. Quản lý công văn đi 22 2.2.4. Quản lý công văn đến 23 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ 24 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ GDĐT. 25 2.3.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Văn phòng. 25 2.3.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở Văn phòng Bộ GDĐT. 25 2.3.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 26 2.3.4. Tình hình thu thập tài liệu vào Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo 27 2.3.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 27 2.3.6. Tình hình bảo quản tài liệu 28 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 29 3.1. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo 29 3.1.1. Ưu điểm. 29 3.1.2. Nhược điểm. 30 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ. 31 3.2.1. Về công tác văn thư. 31 3.2.2. Về công tác lưu trữ 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu kết thu trình nghiên cứu cá nhân tôi, không chép kết nghiên cứu tác giả khác SINH VIÊN LỜI CẢM ƠN Công tác Văn thư Lưu trữ có vai trò quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt quan, tổ chức, Đảng Nhà nước đánh giá cao tầm quan trọng công tác Văn thư Lưu trữ tài liệu lưu trữ Thời gian qua, nhiều quan, đơn vị trực thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo, công tác lưu trữ quan tâm Tuy nhiên Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo, việc bố trí cán thiếu số lượng hạn chế trình độ chuyên môn nghiệp vụ; sở vật chất, trang thiết bị, kho tàng bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; việc quản lý hồ sơ, tài liệu phân tán Thực tế làm ảnh hưởng phần đến chất lượng, giá trị hồ sơ tài liệu khả khai thác sử dụng tài liệu đơn vị Với mong muốn học hỏi đồng thời góp phần ý kiến nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nên chọn đề tài “Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo ” hướng dẫn giảng viên TS Lê Thị Hiền Trong trình thu thập tài liệu, khảo sát thực tế để thực đề tài : “Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo” nhận giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ giáo dục Đào tạo, đặc biệt nhận đạo tận tình Trưởng phòng Hành chính, xin chân thành cảm ơn! Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS Lê Thị Hiền tận tình hướng dẫn, bảo nghiên cứu hoàn thành đề tài Xin chân thành cảm ơn bạn bè đóng góp ý kiến giúp đỡ động viên khích lệ việc nghiên cứu đề tài Với mong muốn hoàn thiện kiến thức giảng đường áp dụng có hiệu vào công việc sau nhóm tác giả cố gắng hoàn thiện đề tài cách hoàn chỉnh nhất, nhiên thời gian nghiên cứu có hạn kinh nghiệm chưa nhiều nên không tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô bạn để đề tài nghiên cứu hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn ! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt BNV BGDĐT GD&ĐT VTLT UBND Tên cụm từ viết tắt Bộ Nội vụ Bộ Giáo dục Đào tạo Giáo dục Đào tạo Văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ .4 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ 1.2 Vai trò công tác văn thư, lưu trữ .4 1.2.1 Vai trò công tác văn thư .4 1.2.2 Vai trò công tác lưu trữ 1.3 Nội dung công tác văn thư, lưu trữ .6 1.3.1 Nội dung công tác văn thư .6 1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ 10 Chương 13 KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT .13 2.1 Khái quát Văn phòng Bộ GD&ĐT 13 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 13 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy 15 2.1.3 Tình hình cán 15 2.2 Thực trạng công tác văn thư Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo 20 2.2.1 Tổ chức đạo công tác văn thư Văn phòng Bộ GD&ĐT 20 2.2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn 21 2.2.3 Quản lý công văn 22 2.2.4 Quản lý công văn đến 23 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu .24 2.2.6 Công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ 24 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Văn phòng Bộ GD&ĐT 25 2.3.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ Văn phòng .25 2.3.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản Văn phòng Bộ GD&ĐT 25 2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 26 2.3.4 Tình hình thu thập tài liệu vào Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo 27 2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu .27 2.3.6 Tình hình bảo quản tài liệu 28 Chương 29 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 29 3.1 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo .29 3.1.1 Ưu điểm 29 3.1.2 Nhược điểm 30 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư Lưu trữ 31 3.2.1 Về công tác văn thư .31 3.2.2 Về công tác lưu trữ 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC .35 PHỤ LỤC .34 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư lưu trữ lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất các quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ công tác nghiên cứu, tra cứu quan, tổ chức Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng việc vận hành máy quản lý quan, tổ chức, giúp đảm bảo tính hợp pháp, hợp quy cho việc quản lý văn hoạt động khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo, nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ nói chung nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo nói riêng có ý nghĩa to lớn việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức có Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Những nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo đề cập góc độ hạn chế, cần có công trình nghiên cứu hệ thống chi tiết công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo thời điểm Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ cần thiết cho việc phục vụ học tập công việc Với lý trên, chọn đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2013-2014 - Không gian: Khảo sát công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Tìm hiểu vấn đề chung công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo 3.2 Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo thời gian 2013-2014 3.3 Đề xuất giải pháp công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Lịch sử nghiên cứu - Quyết định số 579/QĐ- BNV ngày 27/6/2012 Bộ Nội vụ Phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức - Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành quy chế tổ chức công tác văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo - Quyết định số 2818/QĐ-BGDĐT ngày 01 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh số điều, khoản Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐBGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 - Quyết định 5626/QĐ-BGDĐT ngày 18 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quy chế công tác lưu trữ quan Bộ Giáo dục Đào tạo - Lý luận phương pháp công tác Văn thư, tác giả Vương Đình Quyền Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo” sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp vấn Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo - Công trình nghiên cứu trở thành tài liệu tham khảo cho công trình nghiên cứu khoa học nói chung, Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo nói riêng Cấu trúc đề tài Đề tài nghiên cứu khoa học gồm ba chương: Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Chương ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức 1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất lý luận thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân 1.2 Vai trò công tác văn thư, lưu trữ 1.2.1 Vai trò công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn lưu trữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng lập hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh 1.2.2 Vai trò công tác lưu trữ Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu hệ thống thể chế hành Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, tiết kiệm Dựa vào thông tin lưu trữ, quan, tổ chức nghiên cứu, tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, đa dạng, Ngày Số Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng ký trích yếu ký nhận người nhận lượng văn hiệu nội dung lưu 2.2.4 Quản lý công văn đến Các công văn giấy tờ gửi đến Văn phòng tập trung phận văn thư, sau chuyển đến đơn vị Quy trình xử lý công văn đến sau: - Tiếp nhận bóc bì công văn Văn thư trực tiếp nhận bóc bì công văn gửi đến Văn phòng Đối với công văn bì ghi rõ tên người nhận văn thư không quyền bóc bì mà gửi tận tay người nhận Đối với công văn mật, cán văn thư phép bóc bì ngoài, giữ nguyên bì - Đóng dấu đăng ký vào sổ công văn đến: Văn thư có nhiệm vụ đóng dấu đến vào bên lề trái công văn, sau vào sổ công văn đến Đối với công văn mật, văn thư đăng ký yếu tố ghi bì công văn như: số, ký hiệu văn bản, nội dung người nhận công văn thông báo lại sau - Chuyển giao công văn đến: Đối với công văn gửi đến mà nội dung có liên quan đến nhiều đơn vị Văn phòng văn thư có nhiệm vụ chuyển cho lãnh đạo Văn phòng xem xét Sau đó, lãnh đạo Văn phòng ghi vào bên lề trái công văn đề nghị photo thành chuyển cho đơn vị nào, văn thư có nhiệm vụ photo văn chuyển cho đơn vị có liên quan Bản lưu văn thư Số lượng công văn đến Văn phòng năm gần đây: Năm 2013: 1266 Năm 2014: 1475 23 Nhìn vào số thống kê trên, ta tính số lượng công văn đến trung bình hàng năm Văn phòng Bộ GD&ĐT lớn, khoảng 1300 công văn Mẫu sổ công văn đến TTLTQG III sau: Ngày Số Tác Số Ngày tháng đến đến giả ký hiệu năm văn Tên loại Đơn vị Ký Ghi trích yếu nội người nhận nhận dung 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu Văn thư có nhiệm vụ quản lý sử dụng dấu Trong trường hợp văn thư nghỉ dấu giao lại cho phụ trách văn thư trước đồng ý Trưởng phòng Hành Văn thư đóng dấu văn nội dung, hình thức có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền, nghiêm cấm việc đóng dấu khống Nguyên tắc đóng dấu: Con dấu đóng trùm lên từ 1/3 đến 1/4 bên trái chữ ký Con dấu phải đóng rõ ràng, không đóng ngược Trong trường hợp đóng dấu mờ, cán văn thư phải đóng lại cho rõ ràng Văn thư Văn phòng quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước đề ra, chưa có sai sót 2.2.6 Công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư, "khi theo dõi, giải công việc cá nhân phải lập hồ sơ công việc đó" Thế nhưng, Văn phòng, tình trạng lập hồ sơ hành đơn vị Văn phòng mức độ tạm thời, chưa triệt để nên việc tra tìm tài liệu gặp nhiều khó khăn Tình trạng đơn vị giữ tài liệu không nộp vào lưu trữ quan dẫn đến việc thực tế có đơn vị bị giải thể, tài liệu đơn vị theo trưởng, phó phòng sang đơn vị khác tài liệu đơn vị giải thể bị phân tán không đảm bảo mối liên hệ khách quan 24 văn hồ sơ Do muốn tìm tài liệu phòng bị giải thể khó tìm lại đầy đủ văn hồ sơ Tóm lại: Công tác văn thư lãnh đạo Văn phòng quan tâm, phòng Văn thư bố trí nơi thuận lợi cho công việc mình, trang thiết bị phòng bố trí đầy đủ Nghiệp vụ cán văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý công văn - đến, quản lý - sử dụng dấu công tác lập hồ sơ hành làm tương đối tốt Tuy nhiên, tồn số hạn chế kể Mẫu danh mục hồ sơ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Số, kí hiệu hồ Tiêu đề hồ Thời sơ (1) sơ (2) hạn bảo Người lập hồ Ghi quản (3) sơ (4) (5) 2.3 Thực trạng công tác lưu trữ Văn phòng Bộ GD&ĐT 2.3.1 Tổ chức đạo công tác lưu trữ Văn phòng Do khối lượng tài liệu lớn lại hạn chế nhân nên chất lượng hồ sơ lập không cao, chí có công việc không lập hồ sơ Lập hồ sơ xảy số sai sót như: - Các hồ sơ chưa biên mục, đánh số tờ - Trong hồ sơ văn trùng mà không loại Để đảm bảo cho công tác văn thư – lưu trữ hoạt động hiệu hơn, lãnh đạo Văn phòng có điều chỉnh số lượng nhân nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Lưu trữ - Thư viện 2.3.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản Văn phòng Bộ GD&ĐT Văn phòng Bộ GD&ĐT quản lý tài liệu quan, đơn vị thuộc Bộ, chuyển giao tài liệu đến thời hạn nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Hiện kho lưu trữ Văn phòng bao gồm khối tài liệu sau: 25 - Khối tài liệu hành hình thành trình hoạt động tất quan, đơn vị thuộc Bộ GD&ĐT từ thành lập - Khối tài liệu giáo dục, bao gồm: đổi chương trình dạy học bậc, chương trình sách giáo khoa, mẫu giáo án, v.v… - Khối tài liệu cá nhân gồm tài liệu cá nhân, thảo công trình nghiên cứu, sáng tác giáo dục nhà khoa học, nhà nghiên cứu 2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu Tài liệu kho xếp theo loại hình, sau theo mặt hoạt động Cụ thể phương án tổ chức tài liệu Văn phòng kho lưu trũ sau: - Tầng 1: Tài liệu giáo dục - Tầng 2: Tài liệu hành - Tầng 3: Tài liệu cá nhân Tài liệu phông kho phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, bổ sung thống kê theo nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định - Về công tác phân loại tài liệu: Các cán vào đặc trưng phổ biến văn như: vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, thời gian địa dư, lấy đặc trưng làm chủ yếu để phân loại tài liệu - Về công tác lập hồ sơ: Các hồ sơ lập đảm bảo yêu cầu sau: + Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ + Đảm bảo mối liên hệ khách quan văn + Các văn hồ sơ có giá trị + Hồ sơ biên mục đầy đủ xác - Về công tác xác định giá trị: Các cán Văn phòng dựa vào đề án nhằm đạt hiệu cao Các nguyên tắc để xác định tài liệu: + Nguyên tắc tính Đảng + Nguyên tắc lịch sử + Nguyên tắc toàn diện tổng hợp 26 - Về công tác thống kê tài liệu: Các cán Văn phòng thống kê tài liệu dựa nguyên tắc sau: + Quản lý tập trung thống Bộ GD&ĐT + Công tác thống kê tài liệu dựa sở thống với công tác bảo quản tài liệu Qua nghiên cứu khảo sát, thấy Văn phòng Bộ GD&ĐT làm tốt công việc tổ chức khoa học tài liệu Việc chỉnh lý tài liệu thực cách khoa học 2.3.4 Tình hình thu thập tài liệu vào Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Những năm gần đây, Văn phòng có phương hướng đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu thu nhiều tài liệu có ý nghĩa quan trọng, có giá trị nghiên cứu, giá trị lịch sử cao Tình hình tài liệu trước giao nộp nhình chung chỉnh lý tương đối tốt, thủ tục giao nộp theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thực thực sau: Các quan, tổ chức nộp tài liệu cho phòng Lưu trữ - Thư viện, sau phòng có trách nhiệm bàn giao cho Kho Bảo quản toàn hồ sơ tài liệu kèm theo biên bàn giao mục lục thống kê Phòng Lưu trữ - Thư viện Kho Bảo quản có trách nhiệm nhận tài liệu theo mục lục thống kê Nếu tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh phải giao nhận đối chiếu đến văn bên hồ sơ 2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng phát huy tác dụng phục vụ đắc lực phát triển đất nước nói chung toàn ngành giáo dục nói riêng Nhiều công trình nghiên cứu, tài liệu lịch sử bị phá hủy chiến tranh phục hồi giảm thiểu tối đa chi phí cho việc khảo sát, phục dựng nhờ vào tài liệu lưu trữ Những năm gần đây, tài liệu Văn phòng giúp ích nhiều cho quan, tổ chức Bộ GD&ĐT Công cụ tra cứu tài liệu áp dụng Văn phòng Bộ GD&ĐT mục lục hồ sơ Hiện nay, Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu thực việc xây dựng thẻ chuyên đề phông tài liệu có nhiều người đến nghiên cứu Việc 27 làm giúp cho cán phòng Lưu trữ - Thư viện sử dụng tài liệu tra tìm tài liệu máy cách nhanh chóng, nhằm nâng cao hiệu công tác phục vụ độc giả Hiện nay, Phòng Lưu trữ - Thư viện sử dụng tài liệu quản lý loại sổ: - Sổ đăng ký công văn - Sổ đăng ký công văn đến - Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu - Sổ đăng ký phiếu chụp tài liệu - Sổ giao nhận tài liệu với Kho Bảo quản - Sổ giao nhận tài liệu với độc giả Tài liệu lưu trữ Văn phòng giúp ích cho hoạt động nhiều cá nhân, quan, tổ chức nhiều góp ý tích cực Tuy nhiên, công tác tổ chức sử dụng tài liệu hạn chế chưa ứng dụng tin học vào việc quản lý sổ sách Văn phòng 2.3.6 Tình hình bảo quản tài liệu Trong thời gian qua, Bộ GD&ĐT quan tâm đầu tư cho Văn phòng việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống ngăn chặn nguy hủy hoại, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tài liệu hành bố trí xếp loại giá đôi có kích thước 4m x 2m x 0,4m Tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu giáo dục, đồ, bảo quản tủ có ngăn kéo với kích thước: 1,2m x 1,1m Hộp đựng tài liệu hộp phi axít Việc khử trùng cho tài liệu lưu trữ Văn phòng không thực cách định kỳ, mà thực khử trùng phát kho tàng, phòng làm việc tài liệu có dấu hiệu xâm nhập phá hoại côn trùng, nấm mốc Hóa chất sử dụng để khử trùng tài liệu Bêkaphốt Phostoxin 28 Chương GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 3.1 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Cùng với đạo lãnh đạo quan cố gắng cán Văn phòng nên công tác văn thư lưu trữ không ngừng nâng cao Công tác văn thư tiến hành cách nhanh chóng, nguyên tắc, xác đạt hiệu cao Công tác soạn thảo ban hành văn củng cố theo hướng ngày hoàn thiện 3.1.1 Ưu điểm 3.1.1.1 Về công tác văn thư Trong công tác soạn thảo ban hành văn bản, Văn phòng thực theo quy trình soạn thảo ban hành văn bản; văn kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký nháy vào phần nơi nhận trước ban hành Trong khâu giải văn tiếp nhận văn đến thực trình tự văn đảm bảo xác kịp thời bí mật Cán công chức Bộ nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu phận văn thư Tổ chức máy kiện toàn, đội ngũ cán văn thư lưu trữ tăng cường phần lớn tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán trọng trình độ cán nâng lên rõ rệt đáp ứng nhu cầu công tác chuyên môn Các khâu nghiệp vụ Văn thư nhìn chung thực theo quy định nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục 29 Văn thư Lưu trữ nhà nước 3.1.1.2 Về công tác lưu trữ Văn phòng Bộ GD&ĐT tuân thủ nghiêm túc quy chế Văn thư Lưu trữ Bộ GD&ĐT Tổ chức khoa học tài liệu: Trong kho tài liệu xếp cách khoa học theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ xuống Cách xếp giúp cho cán Kho Bảo quản tìm tài liệu phục vụ độc giả nhanh chóng Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: Nhờ có nguồn tài liệu phong phú nên có nhiều độc giả đến tham khảo đóng góp đáng kể cho việc nghiên cứu giáo dục Cơ sở vật chất quan tâm đầu tư, bước đại hóa công tác văn thư lưu trữ Với cố gắng Bộ Văn phòng Bộ, chuyên viên Văn phòng Bộ công việc yêu cầu trang bị máy tính đồng với máy in Việc trang bị nhiều máy in phục vụ hữu ích cho công việc nhân viên, giúp giải nhiều công việc cách tiện lợi tiết kiệm thời gian Đạt kết quan tâm lãnh đạo Bộ GD&ĐT cố gắng nỗ lực cán trực tiếp làm công tác văn lưu trữ Đồng thời, kết chứng tỏ nhận thức sâu sắc ý nghĩa công tác văn thư lưu trữ hoạt động chung quan 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư lưu trữ quan số nhược điểm tồn Về nhân phòng hành nói riêng thiếu 01 nhân viên vị trí “Một cửa”, 01 nhân viên vị trí in, photocopy văn Phòng Lưu trữ Thư viện chưa đáp ứng yêu cầu công việc có bổ sung số lượng Việc thiếu nhân làm ảnh hưởng đến suất giải công việc Văn phòng Bộ nói riêng quan nói chung Việc ban hành văn chuyên môn chậm ảnh hưởng lớn đến công tác đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị 30 Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa tiến hành thường xuyên chất lượng hồ sơ hành đơn vị chưa thực tốt gây ảnh hưởng tiếp đến chất lương tài liệu nộp lưu khâu nghiệp vụ khác Hệ thống văn quản lý văn thư lưu trữ Bộ GD&ĐT ít, nhiều lĩnh vực bỏ ngỏ lâu nên việc tăng cường hoàn thiện quản lý công tác văn thư lưu trữ gặp không khó khăn Tuy trang bị nhiều máy in phương tiện khác máy tính, máy photocopy lại cũ nên không phát huy hết hiệu đầu tư hưởng đến suất làm việc nhân viên Một số hồ sơ, tài liệu chưa giao nộp vào lưu trữ quan theo thời hạn Bộ GD&ĐT chưa đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư Lưu trữ 3.2.1 Về công tác văn thư - Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý hành xu hướng tất yếu Nhà nước thiết lập mô hình phủ điện tử Chính phủ,các Bộ ngành có website riêng cho phép người dân truy cập, năm bắt hoạt động phủ, thủ tục hành cách công khai, minh bạch, tăng cường vai trò làm chủ Vì công tác VTLT đòi hỏi phải số hóa, đại hóa để phục vụ cho phương thức giao dịch – giao dịch điện tử Vì thế, Bộ áp dụng số hoá văn thời gian tới cần đẩy mạnh phát triển - Xây dựng đạo thưc quy hoạch, kế hoạch phát triển văn thư, lưu trữ - Cán văn thư cần cử học thêm để nâng cao trình độ chuyên môn tiến tới việc tự soạn thảo văn mà quan ban hành - Cán văn thư cần ghi đầy đủ thông tin yêu cầu sổ công văn đến 31 - Không cán văn thư mà cán công chức quan phải lập hồ sơ hành công việc Đến cuối năm, đơn vị Trung tâm phải thực nghiêm chỉnh việc nộp lưu hồ sơ đơn vị - Tăng cường đạo, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc thực quy định công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt trọng đến việc lập hồ sơ hành cán bộ, công chức, viên chức liên quan đến công văn giấy tờ thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành theo quy định 3.2.2 Về công tác lưu trữ - Bổ sung thêm nguồn nhân lực để giúp cho công việc quan đạt hiệu qua cao - Quản lý thống chuyên môn nghiệp vụ - Hoàn thiện máy, cán bộ, tổ chức nhân - Huy động nguồn lực phát triển công tác VTLT - Tăng cường nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ công tác VTLT - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác VTLT - Thực công tác thi đua khen thưởng VTLT - Phối hợp với Bộ Tài ban hành hướng dẫn quan lập dự toán kinh phí hàng năm, đảm bảo điều kiện cho sở thực tốt quy định công tác văn thư, lưu trữ - Rà soát xây dựng văn hướng dẫn, đạo việc thực quy định công tác Văn thư Lưu trữ đơn vị thực thuộc Bộ Trên số kiến nghị công tác văn thư công tác lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo Hy vọng Văn phòng nghiên cứu cải thiện hạn chế để hoàn thành tốt công việc giao 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Giáo dục Đào tạo (2009), Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ban hành quy chế tổ chức công tác văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo (2009), Quyết định số 9138/QĐ-BGDĐT tạm thời sử dụng văn điện tử để công bố văn quy phạm pháp luật giao dịch văn hành Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo (2012), Quyết định số 2818/QĐ-BGDĐT sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh số điều, khoản Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ Giáo dục Đào tạo (2012), Quyết định số 5626/QĐ-BGDĐT ban hành quy chế công tác lưu trữ quan Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân Chính phủ (2004), Nghị định số110/NĐ-CP Công tác văn thư Chính phủ (2004), Nghị định số 111/NĐ-CP quy định chi tiết hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH Vương Đình Quyền (1990), Lý luận phương pháp công tác văn thư 10 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH lưu trữ quốc gia 33 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ GD&ĐT Văn phòng Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phòng Hành Phòng Báo chí – Tuyên truyền Phòng Tổng hợp Phòng Lưu trữ - Thư viện Phòng Quản trị Đội xe Phòng Tài Phòng Thi đua – Khen thưởng Tuyên truyền – Thi đua Trạm Y tế Phòng Bảo vệ Xưởng in Khách sạn 23 Lê Thánh Tông MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ VĂN PHÒNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Hình ảnh Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo năm trụ sở Bộ Giáo dục Đào tạo Hình ảnh Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Giáo dục Đào tạo