Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Hai là, khảo sát những quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu tại đây và tình hình t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ CHUNG

NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ CHUNG

NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

TẠO VÀ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ BỘ

13

1.1 Những vấn đề chung về Bộ Giáo dục và Đào tạo 13

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ 13

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Giáo dục

và Đào tạo

19

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ - Thư viện 21

1.2 Những vấn đề chung về tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo 22

1.2.1 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu 22

1.2.3 Ý nghĩa tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo 28

1.2.4 Tình hình thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 30

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

44

2.1 Những quy định của Bộ về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 44

2.1.1 Về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 44

2.1.3 Về lệ phí khai thác 45

2.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ 45

2.2.1 Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ xác minh văn

bằng tốt nghiệp THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học

45

2.2.2 Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động quản lí 46

2.2.3 Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ hoạt động xây

dựng văn bản quy phạm pháp luật

2.3.2 Trả lời công văn 52

2.3.3 Tham gia triển lãm tài liệu lưu trữ 53

2.4 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ 55

2.4.1 Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu 55

2.4.2 Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu 56

2.4.3 Các loại hồ sơ lưu trữ được khai thác, sử dụng 58

2.4.4 Hiệu quả khai thác, sử dụng 60

TẠI LƯU TRỮ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

70

3.2.1 Nhóm các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 73

3.2.2 Nhóm các biện pháp thu thập và tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Bộ 76

3.2.3 Nhóm các bện pháp đổi mới, đa dạng hoá và hiện đại hoá tổ chức

khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ

80

3.4 Đối với độc giả khai thác, sử dụng tài liệu 86

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

I Mục đích, lí do chọn đề tài

Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI năm 1986 đã nêu rõ nhiệm vụ đối với những người làm công tác lưu trữ là: tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia Sau 20 năm đổi mới, nhiệm

vụ trên một lần nữa được nhấn mạnh trong Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, đó là bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Điều đó chứng tỏ, mặc dù đất nước ở trong hoàn cảnh lịch sử khác nhau nhưng Đảng và Nhà nước vẫn luôn quan tâm tới công tác lưu trữ nói chung và đặc biệt là công tác bảo quản an toàn và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và đây cũng là trọng trách của ngành lưu trữ Trong thời gian qua, ngành lưu trữ vẫn luôn tìm kiếm những biện pháp để tổ chức khoa học công tác khác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận và khai thác triệt để nguồn thông tin quý giá từ tài liệu lưu trữ

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động do cơ quan lưu trữ hay bộ phận lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chủ động triển khai nhằm cung cấp, giới thiệu tài liệu lưu trữ cho độc giả Theo quy định, tại Bộ Giáo dục

và Đào tạo, bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này là Phòng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phòng Bộ Phòng Lưu trữ - Thư viện có chức năng giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ, thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành Trong luận văn này, nội dung chúng tôi nghiên cứu thuộc chức năng thứ nhất của Phòng Từ hướng tiếp cận trên, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” để chỉ chức năng của Phòng Lưu trữ - Thư viện thực hiện chức năng quản lí, chỉ đạo công tác lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc Bộ và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ của quan Bộ

Trong bộ máy Nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí đặc biệt quan

đến nay, quá trình hình thành và phát triển của Bộ gắn liền với sự hình thành và phát triển nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và đã có đóng góp không nhỏ trong sự nghiệp bảo vệ, xây dựng, kiến thiết đất nước Trong quá trình hoạt động của Bộ, đã hình thành nên một khối lượng lớn tài liệu có giá trị văn hóa, giáo dục, chính trị, kinh tế, xã hội, quản lí, ngoại giao Những tài liệu này nếu được khai thác, sử dụng tốt sẽ phục vụ cho nhiều mục đích và lợi ích Khi con người ngày càng biết tận dụng hiệu quả hơn các nguồn lực cho hoạt động thì nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ ngày một gia tăng và tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng không nằm ngoài xu thế chung đó

Có thể khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là một nguồn tư liệu có giá trị đặc biệt bởi tính chân thực và chính xác Tuy nhiên, việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay nói chung chưa mang lại nhiều hiệu quả như giá trị của

nó Điều đó do nhiều nguyên nhân, có thể do đa số độc giả chưa nhận thức được hết giá trị tài liệu lưu trữ cũng như chưa biết cách tiếp cận tài liệu hay chưa chủ động để tiếp cận tài liệu Về phía cơ quan, tổ chức lưu trữ chưa thật làm hết trách nhiệm để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao Đối với lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, điều này thể hiện ở số lượng độc giả đến khai thác,

sử dụng tài liệu trung bình từng năm còn ít, các sản phẩm nghiên cứu khoa học có chứa đựng thông tin trong tài liệu lưu trữ của Bộ mà được trích dẫn còn hạn hẹp

Vì thế, mong muốn của cá nhân cũng như mong muốn của cả ngành và các cơ quan là cần có các biện pháp hữu hiệu hơn để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ

Trong thời gian gần đây, khá nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có đưa ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác này tại các cơ quan, tổ chức Trong đó, việc nghiên cứu và tìm hiểu lí luận và thực tiễn về vấn đề này tại Bộ Giáo dục và Đào tạo là rất cấp thiết Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay

Từ các lí do trên, chúng tôi đã quyết định lựa chọn tên đề tài: “Nâng cao

hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo” làm

luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

II Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu của đề tài cần đạt được là:

- Một là, nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và

Đào tạo Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ nhằm tái khẳng định giá trị tài liệu đối với hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học, và nhu cầu xã hội nói chung

- Hai là, đánh giá nhu cầu và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo Qua đó, phát hiện những hạn chế và nguyên nhân của nó, đồng thời đề xuất các giải pháp hữu hiệu giúp các đối tượng độc giả

dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ và đặc biệt là giúp lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

III Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu chính sau đây:

- Một là, khảo sát và giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng và tình

hình thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo Bên cạnh đó, chỉ rõ ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động quản lí; nghiên cứu lịch sử Bộ Giáo dục và Đào tạo, các trường đại học, cao đẳng trong cả nước và là căn cứ xác minh các đối tượng được cấp phát văn bằng, chứng chỉ, giải quyết chế độ cho các cá nhân

- Hai là, khảo sát những quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo

quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu tại đây và tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở

đó, chúng tôi đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong công tác này; đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó

- Ba là, nghiên cứu một số giải pháp cụ thể đối với những đối tượng có

liên quan, cụ thể là đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các đơn vị thuộc Bộ và độc giả nhằm giúp hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ đạt kết quả và hiệu quả tốt hơn trong thời gian tới

IV Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Sau quá trình khảo sát tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, để đưa ra các biện pháp nhắm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại đây, đề tài của chúng tôi nghiên cứu những vấn đề trong phạm vi như sau:

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Thành phần, nội dung khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo;

+ Những quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác lưu trữ nói chung và về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ của Bộ nói riêng

+ Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tình hình khai thác, sử dụng

tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo từ năm 2007 đến nay

+ Không gian nghiên cứu: chủ yếu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo,

đồng thời có khảo sát một số đơn vị thuộc Bộ, và một số đối tượng độc giả

V Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt, khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích cho nhiều mục đích khác nhau Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Tuy nhiên, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế Nhiều cơ quan,

tổ chức chưa quan tâm tới sử dụng tài liệu lưu trữ như một nguồn lực cung cấp

thông tin thường xuyên và tích cực phục vụ cho hoạt động quản lý Nhiều tài liệu

đã hết thời hạn bí mật vẫn còn nằm trong danh mục tài liệu hạn chế sử dụng Nhiều tài liệu quý hiếm chưa được quan tâm đánh giá, sử dụng đúng mục đích Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nghèo nàn, thủ công Trong thực tế, tài liệu lưu trữ chưa phát huy được hết giá trị của nó

Trong thời gian gần đây, khi các tổ chức, cá nhân ngày càng nhận thức và biết cách khai thác có hiệu quả các nguồn lực thông tin phục vụ cho các hoạt động thì nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ tăng cao Điều

đó làm cho trách nhiệm của ngành lưu trữ sẽ năng nề hơn, tuy nhiên cũng là động lực thôi thúc các cơ quan, tổ chức không ngừng cải tiến các biện pháp để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Những nghiên cứu về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung đã khá phong phú và xét cả chiều rộng về mặt nội dung cũng như chiều sâu về lịch sử nghiên cứu, các nghiên cứu tiêu biểu về vấn đề này sau: các xuất bản phẩm; bài viết của các cán bộ, nhà nghiên cứu và đề tài nghiên cứu; luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên đại học

Về các xuất bản phẩm gồm: Sách, giáo trình, sách tham khảo dùng để

giảng dạy tại trường đại học, cao đẳng, trung học: “Lý luận và thực tiễn công tác

lưu trữ” Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990; Dương

Văn Khảm: “Công tác văn thư lưu trữ” Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, 2006; Các tài liệu về công bố học có liên quan tới vấn đề này như: “Những quy tắc công

bố tài liệu lưu trữ ở Liên Xô”

Các công trình nghiên cứu trong nước và quốc tế gần đây được tập hợp

trong Kỷ yếu hội nghị khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội,

2008 Các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan tới khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng trên tạp chí, chủ yếu là tạp chí “Văn thư Lưu trữ Việt Nam” Nội dung của các bài viết tập trung chủ yếu các vấn đề sau: Tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan; các biện pháp thúc đẩy việc

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; các quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu

trữ Chẳng hạn như: Nguyễn Phương Mai: Vài nét về hệ thống công cụ tra cứu tìm

tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3

năm 1993; Phan Đình Nham: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi

mới đất nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1994; Hà Quảng: Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí

Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1998; Hà Huy Tạo: Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

ở Viện khoa học Việt Nam, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1988; Nguyễn

Văn Thịnh: Việc sử dụng tài liệu lưu trữ ở Pháp được quy định như thế nào, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1991; Việt Trí: Tìm hiểu luật và quy định của

một số nước về sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2 năm

1981 Vũ Thị Phụng: Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử

nhà nước Việt Nam hiện đại, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1990; Vũ Thị

Phụng - Lâm Bá Nam: Sử dụng tài liệu lưu trữ trong việc biên soạn lịch sử địa

phương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 1991

Các luận văn, khoá luận và niên luận của sinh viên Trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn như: Trần Phương Hoa, Khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp

Bộ, Luận văn thạc sỹ khoa học; Hoàng Thị Bạch Yến, tổ chức và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn

1930 – 1945)

Có thể thấy rằng các nội dung và trình bày trong các nghiên cứu trên thường mang tính lí luận nói chung hoặc một khía cạnh về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc phản ánh việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của một

cơ quan Tuy nhiên, chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách hệ thống việc khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

Như vậy chúng ta có cơ sở để khẳng định lý luận và thực tiễn khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo còn nhiều vấn đề chưa được nghiên cứu

VI Các nguồn tư liệu chính được sử dụng

- Các văn bản của Nhà nước và của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Quyết định số 7463/QĐ-BGDĐT ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo Ban hành Quy chế công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Tài liệu lý luận về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (giáo trình, bài giảng);

- Các luận án, luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp, niên luận, đề tài nghiên cứu khoa học và các bài viết trên các báo, tạp chí có liên quan đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Cơ sở dữ liệu luật Quốc gia, các báo điện tử, website Bộ Giáo dục và Đào tạo

VII Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện đề tài này, chúng tôi đã kết hợp nhiều phương pháp khác nhau, nền tảng là phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và một số phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp khảo sát: phương pháp này được chúng tôi sử dụng trong

suốt quá trình nghiên cứu đề tài, nhằm tìm hiểu giá trị tài liệu, tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo và để thực hiện một

số nhiệm vụ khác như tìm hiểu nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, tình hình giao nộp tài liệu của các đơn vị vào lưu trữ

- Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được dùng chủ yếu để thu

thập thông tin từ cán bộ lưu trữ, cán bộ công tác tại các đơn vị và độc giả để biết được nhu cầu, mong muốn của độc giả, đánh giá được nguyên nhân tồn tại trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

- Phương pháp phân tích: được dùng để đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ và

chế trong thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cũng như hướng khắc phục Đồng thời, phân tích ưu điểm và hạn chế trong hoạt động đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng và hiệu quả của các giải pháp

- Phương pháp tổng hợp: trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cần

tổng hợp ý nghĩa tài liệu lưu trữ từ những phông tài liệu, đồng thời, tổng hợp nhu cầu, mục đích khai thác tài liệu của độc giả Kết hợp phương pháp này với một số phương pháp khác giúp chúng tôi dự đoán được nhu cầu khai thác tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chắc chắn sẽ tăng trong thời gian tới

- Phương pháp hệ thống: phương pháp này nhằm khái quát các nhóm tài

liệu có ý nghĩa nhất và có nhu cầu khai thác nhiều nhất Đồng thời, chúng tôi cần lựa chọn và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu Để đưa ra một nghiên cứu hoàn chỉnh, chúng tôi lựa chọn bố cục hợp lí để trình bày nghiên cứu của mình

VIII Đóng góp của đề tài

Đề tài của chúng tôi hoàn thành sẽ mang lại những đóng góp tích cực như sau:

- Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu và giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ

Bộ Giáo dục và Đào tạo, với tư cách là cơ quan quản lí ngành trong cả nước, bổ sung vào giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Từ đó đóng góp cho lý luận chung về sự cần thiết và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Về mặt thực tiễn: kết quả nghiên cứu của đề tài giúp cho lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chú trọng hơn trong việc để đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm làm tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu hơn nữa Đồng thời, giúp cho độc giả nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

IX Bố cục của đề tài

Để thực hiện mục tiêu đặt ra, nội dung đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết thúc, gồm 3 phần chính:

Chương 1 Những vấn đề chung về Bộ Giáo dục và Đào tạo và giá trị tài

liệu tại lưu trữ Bộ

Chương 2 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi rất nỗ lực với tinh thần nghiên cứu khoa học nghiêm túc, song chắc chắn còn có những hạn chế nhất định, chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy giáo, cô giáo, các bạn nghiên cứu sinh để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn

Trong suốt quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự động viên, giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô giáo, sự giúp đõ của các cán bộ tại Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo; các đồng nghiệp tại Khoa Quản trị văn phòng – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nơi tôi đang công tác Đặc biệt, tôi luôn nhận được sự chỉ bảo, góp ý, giúp đỡ và động viên chân thành của PGS.TS Đào Xuân Chúc – người đã hướng dẫn tôi hoàn thành nghiên cứu này Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn và tất cả cán bộ, đồng nghiệp, những người đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua để hoàn thành bản luận văn của mình

Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2009

Người thực hiện Phạm Thị Chung

CHƯƠNG 1

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục

và Đào tạo

1.1.1 Sơ lược quá trình hình thành Bộ Giáo dục và Đào tạo

Trong bản tuyên cáo của Chính phủ Lâm thời Việt Nam dân chủ Cộng hoá ngày 28 tháng 8 năm 1945, Bộ Quốc gia Giáo dục (sau này là Bộ Giáo dục, hiện nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) là một trong những Bộ được thành lập đầu tiên từ những ngày đầu của Chính quyền dân chủ

Ngày 9 tháng 7 năm 1946, Chính phủ ra Sắc lệnh số 119/SL về việc tổ chức

Bộ Quốc gia Giáo dục [3] Theo quy định này Bộ Giáo dục là cơ quan của Hội đồng Chính phủ, có trách nhiệm quản lí công tác giáo dục, phát triển sự nghiệp giáo dục phổ thông, bổ túc văn hoá

Ngày 07 tháng 11 năm 1961, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 198/CP quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục [4 ]

Ngày 11 tháng 10 năm 1965, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ra Quyết định số 165/NQ-TVQH [5] tách Bộ Giáo dục thành hai bộ: Bộ Giáo dục và Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp

Ngày 31 tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước ra Quyết định số 244/NQ thành lập Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở hợp nhất Bộ Giáo dục và Bộ Đạo học và Trung học chuyên nghiệp và Tổng cục Dạy nghề [6]

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo từ khi thành lập tới nay đã có thay đổi và quy định hiện hành được trình bày ở phần tiếp theo

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Theo Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục

và Đào tạo thì Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức như sau

1.1.2.2 Về nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang

Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau:

- Trình Chính phủ: Các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; Các định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo

về lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ;

+ Phê duyệt mạng lưới các trường đại học, cao đẳng, điều lệ trường đại học, quy chế tổ chức và hoạt động của trường đại học tư thục; quy định thủ tục thành lập, đình chỉ hoạt động, sáng lập, chia tách, giải thể trường đại học; quy định tiêu chí xây dựng các trường đại học đạt tiêu chuẩn quốc tế, trường đại học trọng điểm, trường đại học nghiên cứu;

+ Quyết định cơ cấu đào tạo, cơ cấu đầu tư và các chính sách về đảm bảo

giao nhiệm vụ đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ cho các đại học, trường đại học, học viện, viện nghiên cứu khoa học;

+ Ban hành tiêu chuẩn, thủ tục và thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho

từ chức, cách chức giám đốc, phó giám đốc đại học quốc gia, đại học, học viện, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng trường đại học theo quy định của pháp luật

- Ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư, tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật về quản lí ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình về giáo dục và đào tạo đã được ban hành;

- Ban hành, chỉ đạo đổi mới, thanh tra, kiểm tra thực hiện chương trình giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên; chương trình khung đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học; khung chương trình, khối lượng kiến thức đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ;

- Ban hành danh mục ngành đào tạo đối với các trường trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng, trường đại học, học viện, đại học; quy định quy trình, điều kiện,

hồ sơ đăng ký mở ngành đào tạo và mở ngành đào tạo mới

- Ban hành điều lệ, quy chế các cấp học và các loại hình trường trong hệ thống giáo dục quốc dân; quy chế đào tạo trung cấp chuyên nghiêp, cao đẳng, đại học, thạc sỹ, tiến sỹ; ban hành quy định tiêu chuẩn trường chuẩn quốc gia mầm non, phổ thông

- Ban hành tiêu chí phát triển giáo dục; tiêu chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học, trung học cơ sở; quy định về công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục

- Quy định việc biên soạn, thẩm định, duyệt, xuất bản, in và phát hành sách giáo khoa, giáo trình; chỉ đạo việc xây dựng giáo trình điện tử, thư viện điện tử,

cơ sở dữ liệu quốc gia;

- Ban hành quy chế thi và tuyển sinh, chế độ cử tuyển; tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng giáo dục; quy định về đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục; quy định về điều kiện thành lập, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục ở từng cấp học;

- Quy định điều kiện xác nhận hoàn thành chương trình tiểu học; điều kiện, trình tự, thủ tục cấp văn bằng, chứng chỉ trong hệ thống giáo dục quốc dân; quy định về mẫu văn bằng, chứng chỉ; quy định về việc in và quản lý cấp phát, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ; quy định việc công nhận văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp cho người Việt Nam

- Hợp tác quốc tế:

+ Đàm phán, ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo ủy quyền của Chính phủ; tham gia các tổ chức quốc tế theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; đàm phán, ký kết các thỏa thuận quốc tế nhân danh Bộ;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chỉ đạo công tác phát triển và dạy tiếng Việt cho người Việt Nam ở nước ngoài; quy định về quản lí cơ sở giáo dục và đào tạo nước ngoài và cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài và

cơ sở giáo dục và đào tạo có yếu tổ nước ngoài tại Việt Nam sau khi đã được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

+ Chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế về giáo dục và đào tạo sau khi đã được cấp có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật;

- Quản lí đào tạo với nước ngoài:

+ Ban hành các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, nghiên cứu sinh, thực tập sinh Việt Nam học tại nước ngoài; quy chế quản lí giáo dục của Việt Nam tại nước ngoài; các quy chế quản lí học sinh, sinh viên, thực tập sinh, nghiên cứu sinh, nhà khoa học là người nước ngoài nghiên cứu, giảng dạy, học tập tại Việt Nam;

+ Thống kê, xây dựng dữ liệu thông tin, cung cấp thông tin lĩnh vực đào tạo với nước ngoài;

- Về học phí, học bổng và chính sách đối với người học: Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và hướng dẫn thực hiện cơ chế thu, sử dụng học phí đối với tất cả các loại hình nhà trường, chính sách học bổng từ ngân sách nhà nước và các chính sách khác đối với người học theo quy định của pháp luật

- Về cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em: Xây dựng, quản lí

nghị Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia về cơ sở vật chất, thiết bị trường học và vệ sinh học đường, tiêu chuẩn quốc gia về đồ chơi trẻ em đảm bảo phù hợp với yêu cầu của giáo dục và đào tạo;

- Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước trong lĩnh vực giáo dục

và đào tạo thuộc phạm vi quản lí của Bộ

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo trong phạm vi cả nước hoặc liên tỉnh:

+ Công nhận ban vận động thành lập hội, tổ chức phi Chính phủ; có ý kiến bằng văn bản đối với Bộ Nội vụ về việc cho phép thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ;

+ Hướng dẫn, tạo điều kiện để các hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các hoạt động của ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí của Bộ theo quy định của pháp luật;

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước đối với các hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí của Bộ; xử lí hoặc kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xử lí các vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi Chính phủ theo quy định của pháp luật

- Thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về giáo dục và đào tạo trong ngành và xã hội

- Về kiểm tra, thanh tra:

+ Hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ;

+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân, xử lí các hành vi

vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực giáo dục và đào tạo thuộc phạm vi quản lí nhà nước của Bộ;

- Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước;

- Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thống kê, thông tin và xây dựng cơ sở

dữ liệu ngành giáo dục và đào tạo

- Quản lí ngạch viên chức giáo dục và đào tạo:

+ Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản lý ngạch viên chức chuyên ngành giáo dục và đào tạo; xây dựng và ban hành định mức biên chế sự nghiệp thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo sau khi thống nhất với Bộ Nội vụ;

+ Chỉ đạo tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật;

+ Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc tặng thưởng các danh hiệu vinh dự cho nhà giáo và cán bộ quản lí giáo dục theo quy định của pháp luật

- Quản lí tài chính và tài sản:

+ Quản lí tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ, triển khai các dự án đầu tư cho giáo dục và đào tạo theo quy định của pháp luật;

+ Phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phân bổ ngân sách nhà nước chi cho giáo dục và đào tạo trình Chính phủ;

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật

1.1.2.3 Về cơ cấu tổ chức

Theo Quyết định số 2059/QĐ-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 14 tháng 4 năm 2008, cơ cấu tổ chức hiện nay của Bộ Giáo dục và Đào tạo như sau:

7 Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp

8 Vụ Giáo dục Đại học

9 Vụ Giáo dục dân tộc

10 Vụ Giáo dục thường xuyên

11 Vụ Giáo dục Quốc phòng

12 Vụ Công tác học sinh, sinh viên

13 Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường

14 Vụ Hợp tác quốc tế

15 Vụ Pháp chế

16 Thanh tra

17 Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục

18 Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lí giáo dục

19 Cục Công nghệ thông tin

20 Cục cơ sở vật chất và Thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em

21 Cục Đào tạo với nước ngoài

22 Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh

23 Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam

24 Học viện Quản lí giáo dục

25 Trường Cán bộ quản lí giáo dục thành phố Hồ Chí Minh

26 Báo Giáo dục và Thời đại

27 Tạp chí Giáo dục

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

Theo Quyết định số 7939/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 20 tháng 11 năm

2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quy định chức năng, nhiệm

vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lí nhà nước thuộc

Bộ Giáo dục và Đào tạo, tại Điều 21 thì chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo được quy định như sau:

1.1.3.1 Chức năng

Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp Bộ trưởng tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động của Cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo và toàn ngành, điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực hiện công tác hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Bộ, các hoạt động báo chí tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, công tác thi đua, khen thưởng của toàn ngành

1.1.3.2 Nhiệm vụ

- Tổng hợp và xây dựng, theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất; tổ chức soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Bộ; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy trong hoạt động của cơ quan Bộ

- Làm công tác thư ký cho lãnh đạo Bộ; xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Bộ trưởng, Thứ trưởng chủ trì

- Chủ trì việc theo dõi hoạt động báo chí của ngành; xây dựng kế hoạch và

tổ chức tuyên truyền về ngành trên các báo chí trung ương và địa phương; giúp

Bộ trưởng tổ chức họp báo theo yêu cầu của Bộ

- Tổ chức, quản lí và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong cơ quan Bộ; công tác tổng hợp, thống kê phục vụ cho công tác quản lí của Bộ Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu mật của ngành theo quy định của Nhà nước để Bộ trưởng trình cơ quan có thẩm quyền quyết định Xây dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ, phòng truyền thống của ngành

- Thực hiện nhiệm vụ dự toán, kế toán hành chính sự nghiệp cấp 2 thuộc Bộ; lập dự toán và thực hiện việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và thu chi các nguồn kinh phí của cơ quan Bộ theo quy định của nhà nước

- Quản lý đất đai, trụ sở làm việc, tài sản vật tư thiết bị, đảm bảo các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc kịp thời thông suốt của cơ quan Bộ; đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy Bảo vệ trật tự an toàn cơ

quan, đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc; thường trực công tác phòng chống lụt bão, thiên tai của cơ quan

- Tổ chức việc tiếp khách; đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc hội họp của cơ quan Bộ và các hội nghị của Bộ

- Tham gia Hội đồng văn bằng, chứng chỉ của Bộ; quản lý in và chủ trì phối hợp với các đơn vị trong Cơ quan Bộ để cấp phát các loại phôi văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Bộ; in các tài liệu phục vụ cho chỉ đạo quản lý của Bộ, các loại giấy tờ sổ sách dùng trong các cơ sở giáo dục và đào tạo

- Giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng toàn ngành; thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của ngành

- Thực hiện cải cách hành chính Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng Bộ, các Sở Giáo dục và đào tạo và các đơn vị tổ chức thuộc Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác quân sự của cơ quan Bộ theo chỉ đạo của cơ quan quân sự địa phương

- Chủ trì giúp Bộ trưởng đảm bảo các điều kiện làm việc, chăm lo bảo vệ sức khoẻ, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ

1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ bao gồm: Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Báo chí - Tuyên truyền, Phòng Thi đua - Khen thưởng, Phòng Lưu trữ - Thư viện, Phòng Tài chính, Phòng Quản trị, Phòng Bảo vệ, đội xe, Trạm

Y tế, Xưởng in, Khách sạn 23 Lê Thánh Tông

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ - Thư viện

Theo Quyết định số 8086/QĐ-BGDĐT ban hành ngày 21 tháng 12 năm

2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo, Phòng Lưu trữ - Thư viện có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:

1.1.4.1 Chức năng: Phòng Lưu trữ - Thư viện là đơn vị thuộc Văn phòng,

có chức năng giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lí công tác lưu trữ đối với

các đơn vị, cơ sở trực thuộc Bộ, thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan Bộ; xây dựng và quản lí thư viện của cơ quan Bộ phục vụ công tác quản lí, chỉ đạo ngành

+ Xây dựng, tổ chức và quản lí hoạt động của Thư viện và Phòng Truyền thống của cơ quan Bộ

+ Tin học hoá công tác lưu trữ, thư viện

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

1.1.4.3 Cơ cấu tổ chức:

Phòng Lưu trữ - Thư viện có Trưởng phòng, 1-2 Phó trưởng phòng và các

bộ phận: bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lí nhà nước về công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ sở giáo dục trực thuộc; bộ phận tiếp nhận, chỉnh lí và lưu trữ tài liệu, hồ sơ của cơ quan Bộ; bộ phận cung cấp, trích sao tài liệu, hồ sơ và bộ phận Thư viện và Phòng Truyền thống [4;27]

1.2 Giá trị tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo

1.2.1 Thu thập, bổ sung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.2.1.1 Về thu thập, bổ sung

Thu thập, bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn

và phạm vi đã được Nhà nước quy định [8;130] Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ là nhiệm vụ thường xuyên của Phòng Lưu trữ - Thư viện nhằm tối ưu hóa thành phần các phông trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

Nhằm mục đích nâng cao trách nhiệm của cán bộ công chức trong thu thập, lưu giữ văn bản, tài liệu, lập hồ sơ công việc để thuận tiện cho việc nghiên cứu, giải quyết công việc và nâng cao hiệu quả công tác; quản lí hồ sơ, tài liệu một

tài liệu quan trọng, cần thiết, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót để phục vụ công tác quản

lí ngành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đảm bảo cho lưu trữ cơ quan Bộ lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác và thống nhất quản lí hồ

sơ lưu trữ hiện hành trong quá trình hoạt động của cơ quan, ngày 18 tháng 8 năm

2008, Bộ đã ban hành Công văn số 7486/BGDĐT-VP về việc hướng dẫn giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan

Trong công văn, phần nội dung công việc và tổ chức thực hiện đã hướng dẫn các đơn vị, bộ phận (các dự án) từng nội dung công việc cụ thể: xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ; lập hồ sơ công việc nộp lưu; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Về mặt quy định, Phòng Lưu trữ - Thư viện đã có cơ sở để thu thập tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Bộ

- Theo quy định của Bộ, nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Bộ gồm:

+ Văn bản đi (tập lưu văn bản đi): giao nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ khi kết thúc năm công tác, trước ngày 30 tháng 01 năm sau

+ Hồ sơ công việc của các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng: sau khi kết thúc công việc một năm Đối với những hồ sơ cần tiếp tục theo dõi tại đơn vị, có thể giữ lại thêm một năm, tính từ ngày quy định phải nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ

+ Các tài liệu chuyên ngành khác [29;6]

Để đảm bảo thu đủ, thu đúng thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, Văn phòng Bộ cần có kế hoạch và chủ trì phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ Tuy nhiên, cho đến nay Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ chưa được ban hành Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ

- Theo khảo sát thực tế và phỏng vấn cán bộ lưu trữ Bộ, cán bộ văn thư các

vụ, nguyên nhân của việc chậm chế ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp

vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ được nhìn nhận như sau:

+ Về phía các đơn vị:

Lãnh đạo các đơn vị chưa thấy được tầm quan trọng và mục đích, ý nghĩa của việc nộp lưu hồ sơ tài liệu đơn vị mình vào lưu trữ Bộ mặc dù đã biết rõ quy định là phải nộp;

Để tiện cho việc sử dụng khi cần thiết, cán bộ trong cơ quan tự lưu giữ hồ

sơ công việc do mình làm, để không phải muợn lại từ lưu trữ Bộ sau này Điều này dẫn đến thực tế tại Bộ là tài liệu công việc của ai người đấy giữ, ai được trang

bị phương tiện lưu giữ (tủ, cặp đựng tài liệu) nào thì họ sử dụng phương tiện ấy Việc lưu giữ tản mạn tài liệu như vậy ảnh hưởng lớn tới sự toàn vẹn phông lưu trữ

Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời ảnh hưởng tới chất lượng bảo quản tài liệu lưu trữ tại đây

+ Về phía Văn phòng (trực tiếp thực hiện là Phòng Lưu trữ - Thư viện): chưa đảm bảo tốt nhiệm vụ chủ trì phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ Trong trường hợp các đơn vị chậm (đến nay vẫn chưa) đề xuất danh mục nộp lưu, Văn phòng chưa có biện pháp hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, đề xuất chế tài xử lí khi cần thiết Như vậy, Văn phòng Bộ chưa làm hết trách nhiệm để thu đủ tài liệu về lưu trữ Bộ Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ

- Cho đến nay, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giáo dục và

Đào tạo được tiến hành và đã đạt được một số kết quả nhất định Những ưu điểm

và hạn chế của công tác này cụ thể như sau:

Về ưu điểm:

+ Tài liệu là tập công văn lưu của văn thư thường xuyên được bổ sung vào lưu trữ Đến nay, khối tài liệu này được thu đủ các năm, trở thành tài liệu quan trọng, có tần suất khai thác, sử dụng lớn nhất trong khối tài liệu hành chính

+ Tài liệu hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông đã giao nộp đầy đủ Vụ Giáo dục trung học đã nộp thời gian từ năm 1956 đến năm 2004, tài liệu hồ sơ thi tốt nghiệp trung học bổ túc do Vụ Giáo dục thường xuyên nộp, thời gian từ năm

1966 đến năm 2004 Năm 2003, Bộ thành lập Cục Khảo thí và kiểm định chất lượng giáo dục, có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và trung học bổ túc, sau khi hoàn thành công việc, Cục đã giao nộp tài liệu đến năm học 2005 – 2006 Từ năm 2007, Bộ phân quyền kiểm tra hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và trung học bổ túc cho cho các sở giáo dục nên cũng từ năm

2007, khối tài liệu này không thuộc nguồn nộp vào lưu trữ Bộ nữa

+ Tài liệu các dự án thuộc Bộ, sau khi kết thúc phải được giao nộp vào lưu trữ Bộ Từ năm 2007 đến nay, Phòng Lưu trữ - Thư viện đã nhận bàn giao tài liệu của một số dự án kết thúc hoạt động bao gồm: Dự án hỗ trợ phát triển giáo dục trung học cơ sở, Dự án Đào tạo cán bộ thanh tra, Dự án phát triển Giáo viên tiểu học, Dự án Giáo dục Đại học [2;4] Đây là khối tài liệu được nộp lưu đầy đủ và đúng thời gian quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, là một phần tài liệu hình thành trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ, và là một bộ phận quan trọng tạo nên sự hoàn chỉnh phông lưu trữ Bộ

Về hạn chế:

+ Hạn chế đầu tiên của Phòng Lưu trữ - Thư viện trong thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ là Phòng chưa chủ động đứng ra thu tài liệu từ các đơn vị

Vì thế Phòng chỉ bổ sung tài liệu của đơn vị tự giác nộp

+ Tài liệu lưu trữ của các đơn vị chưa được thu nộp đầy đủ, đúng thời hạn Đây là khối tài liệu hành chính phản ánh chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động của

Bộ Giáo dục và Đào tạo; có giá trị, ý nghĩa phục vụ hoạt động quản lí, hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử, cần được thu thập đầy đủ, đúng thời gian vào lưu trữ Bộ Tuy nhiên, công việc này chưa được thực hiện nghiêm túc Như theo dõi của Phòng Lưu trữ - Thư viện, một số đơn vị nộp tài liệu từ năm 2000 đến nay gồm có: Vụ Tổ chức cán bộ năm 2000, Vụ học sinh sinh viên nộp năm 2004 và

2006, Vụ Hợp tác Quốc tế nộp năm 2005 Những đơn vị khác nộp trước năm

2000, cá biệt có những đơn vị gần 30 năm nay chưa nộp tài liệu: Vụ Đại học (từ năm 1980)

Khối tài liệu hành chính ở các đơn vị là khối tài liệu quan trong nhất hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo, là nguồn tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Tuy nhiên, với tình hình giao nộp tài liệu vào lưu trữ như hiện nay dẫn tới phân tán tài liệu Phông Bộ Giáo dục tản mạn tại nhiều nơi, ảnh hưởng tới thành phần và số lượng tài liệu giao nộp vào Trung tân Lưu trữ Quốc gia III

Mặc dù Bộ đã có quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ

là sau 01 năm kết thúc công việc nhưng tất cả các đơn vị chỉ thực hiện việc giao nộp khối tài liệu hành chính khi trong đơn vị có nhiều công chức thay đổi nhiệm

vụ, thuyên chuyển hoặc nghỉ chế độ Trừ số tài liệu được bàn giao cho người kế nhiệm, những tài liệu về công việc đã giải quyết xong được tích lại nhiều, lúc đó, đơn vị mới tiến hành giao nộp vào lưu trữ

Việc thu thập, bổ sung tài liệu tại lưu trữ Bô Giáo dục và Đào tạo như hiện nay mang tính chất bị động Các đơn vị nộp gì thì Phòng thu cái đó Những lần thu thập chưa có kế hoạch, chưa có nội dung, chưa thực hiện được đúng quy định thời gian giao nộp Điều này ảnh hưởng tới sự hoàn thiện các Phông tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, ảnh hưởng tới việc nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như quy định của Nhà nước, và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ

1.2.2.2 Về chỉnh lí khoa học kỹ thuật tài liệu

Chỉnh lí khoa học kỹ thuật tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học; trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản được lập trước đó trong khâu văn thư chưa đạt yêu cầu; làm công cụ tra cứu; xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lí [35;335]

Theo quy định của Nhà nước và của Bộ, cán bộ công chức làm việc tại các đơn vị thuộc cơ quan Bộ phải lập hồ sơ đối với các công việc liên quan đến văn bản, thủ tục hành chính [29;5] Tuy nhiên, nhiều tài liệu do các đơn vị giao nộp về chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, vì thế, tài liệu sau khi được đưa về lưu trữ

Bộ, cần được tiến hành chỉnh lí Thực tế, chỉnh lí tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo vừa là chỉnh sửa, phục hồi, hoàn thiện hồ sơ (chủ yếu đối với khối tài liệu các

dự án) vừa là hoạt động lập mới hồ sơ cho tài liệu các đơn vị

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, việc chỉnh lí tài liệu tại lưu trữ Bộ trong nhiều năm qua được chú trọng Số lượng tài liệu đã được chỉnh lí là 1.030 mét giá (chiếm khoảng 86% ) trên tổng số 1.200 mét giá tài liệu hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ của

Bộ Ngoài ra, Phòng Lưu trữ - Thư viện đang chỉnh lí một số khối tài liệu khác như: tài liệu Dự án Hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo khoảng 30 mét (sắp hoàn chỉnh), tài liệu thi tốt nghiệp trung học phổ thông năm 2006, tài liệu hành chính (chủ yếu văn bản lưu) năm 2006, 2007

* Về phân loại tài liệu:

Qua khảo sát, tất cả phông lưu trữ trong lưu trữ Bộ, kể cả phông đóng và phông mở, đều được phân loại theo phương án: cơ cấu tổ chức - thời gian

Ví dụ 1: phương án phân loại Phông lưu trữ Bộ Giáo dục chia thành các

nhóm:

- Văn phòng

- Văn phòng II ở Thành phố Hồ Chí Minh

- Vụ Kế hoạch tài vụ

- Cục I (Cục đào tạo bồi dưỡng giáo viên)

- Trung tâm nghiên cứu giáo dục dân tộc

- Vụ Quản lí Khoa học Kỹ thuật

- Vụ Kế hoạch tài chính

- Vụ Tổ chức cán bộ

- Vụ Quan hệ quốc tế

- Vụ học sinh sinh viên

- Vụ Trung học chuyên nghiệp

- Vụ Giáo dục phổ thông

- Vụ bổ túc trung học

- Cục Khảo thí và kiểm định chất lượng giáo dục

Tuy nhiên, nhóm tài liệu lưu văn thư được phân loại theo tên loại văn bản

và thời gian ban hành, thành tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, thông tư, báo cáo của từng năm

Qua khảo sát phương án phân loại tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể thấy phương án phân loại đối với mỗi phông chưa thực sự triệt để Tài liệu các cơ quan ngừng hoạt động hay đang hoạt động đều được phân loại theo phương án cơ cấu tổ chức - thời gian Phương án phân loại này phù hợp với những cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định hoặc phông đóng, tức là cơ quan đó đã ngừng hoạt động Áp dụng phương án phân loại này giúp cho việc hệ thống được mục lục hồ sơ của cả cơ quan cùng một hệ thống số Điều đó giúp cán bộ lưu trữ quản lí tài liệu tốt hơn Việc lựa chọn và thực hiện phương án phân loại nào bên cạnh việc tuân thủ nguyên tắc mang tính lí thuyết còn phải căn cứ vào thực tế phông lưu trữ đó Đối với cơ quan không thực hiện công tác thu thập tài liệu đầy

đủ hàng năm và đúng quy định như Bộ Giáo dục và Đào tạo, nếu áp dụng phương

án phân loại thời gian – cơ cấu tổ chức sẽ khó khăn trong việc lập hệ thống số mục lục hồ sơ của cả cơ quan Tuy nhiên, nếu lưu trữ Bộ chọn phương án cơ cấu

tổ chức thì không thể tồn tại tập công văn lưu Theo cán bộ lưu trữ, cách phân loại

tài liệu như vậy nhằm phục nhu cầu của độc giả cả khai thác, sử dụng tài liệu văn bản rời lẻ và tra cứu hồ sơ

* Về lập hồ sơ tài liệu trong các phông lưu trữ

Theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của

Bộ, việc lập hồ sơ thuộc trách nhiệm của tất cả cán bộ làm những công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ Tuy nhiên, hầu hết các đơn vị chưa thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành nên khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ Bộ, tất cả đều trong tình trạng rời lẻ, bó gói Chính vì thế, để phục vụ khai thác, sử dụng, cán bộ lưu trữ là người thực hiện công việc này

Để đánh giá chất lượng hồ sơ tại lưu trữ Bộ, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn, bởi đối tượng nghiên cứu được coi giống như độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu, không được tiếp xúc với hồ sơ, tài liệu cũng như quyển mục lục hồ

sơ Tuy nhiên, qua nghiên cứu tổng thể và phỏng vấn cán bộ lưu trữ, chúng tôi rút

ra một số đánh giá ưu điểm và hạn chế của công tác lập hồ sơ như sau:

Ưu điểm: Hồ sơ đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, có giá

trị nội dung phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và thực tế; tài liệu trong hồ sơ có mối liên hệ logic với nhau và được sắp xếp theo trình tự hợp lí và được đánh số tờ đầy đủ; hồ sơ được đặt tên tương đối chính xác, biên mục ngoài rõ ràng và viết chứng từ hoàn chỉnh

Hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm như trên, các hồ sơ trong phông lưu trữ

còn một số hạn chế nhất định, cụ thể như: thứ nhất, tập công văn lưu các năm của

Bộ chưa được sử dụng để lập hồ sơ vụ việc mà được lưu giữ như một khối tài liệu

phục vụ khai thác rời lẻ là chưa khoa học; thứ hai, hồ sơ có cả văn bản không có

giá trị pháp lí và độ tin cậy thấp, văn bản thiếu chữ ký hoặc con dấu nhưng không

có văn bản nào khác có giá trị hơn nên vẫn được lưu giữ lại; thứ ba, nhiều hồ sơ

chưa được hoàn chỉnh vì một số tài liệu chưa được nộp về lưu trữ

Những hạn chế trong công tác lập hồ tài liệu tại lưu trữ Bộ do nhiều

nguyên nhân, chủ yếu xuất phát từ những lí do sau: thứ nhất, việc nộp lưu hồ sơ

của các đơn vị không được tiến hành triệt để dẫn tới hồ sơ tài liệu về vấn đề

không đầy đủ Thứ hai, tài liệu là bản gốc, bản chính không còn do điều kiện lịch

sử, hay do chiến tranh cần bí mật tên người kí và tên cơ quan ban hành nên thể thức văn bản không hoàn chỉnh Do không còn bản nào có thể thay thế tốt hơn

nên nhiều khi bản thảo vẫn được sử dụng để lập hồ sơ Thứ ba, cán bộ lưu trữ

phải lập hồ sơ cả những tài liệu chuyên môn: tài chính, xây dựng cơ bản, tổ chức cán bộ trong khi trình độ chuyên môn có hạn, nên sai sót là điều khó tránh khỏi

Như vậy, hồ sơ lưu trữ Bộ chưa được lập một cách khoa học, đảm bảo đầy

đủ thông tin về vấn đề và như vậy khiến cho việc độc giả gặp khó khăn khi khai thác, sử dụng tài liệu

* Về xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định gía trị tài liệu lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu [4;92] Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ sẽ loại hủy một khối lượng tài liệu hết giá trị Tuy nhiên, đây không phải mục đích cuối cùng của xác định giá trị tài liệu lưu trữ Nói như vậy để thấy mục đích, ý nghĩa của xác định giá trị tài liệu lưu trữ, kết quả công tác này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phẩn của phông lưu trữ, giúp chọn lọc những tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài, giúp tiết kiệm diện tích sử dụng và phương tiện, thiết bị bảo quản

Tài liệu từ các đơn vị nộp vào lưu trữ thường dưới dạng rời lẻ, bó gói Vì vậy, tài liệu có giá trị và tài liệu ít giá trị lẫn lộn Khi chỉnh lí tài liệu, cán bộ lưu trữ cần xác định giá trị tài liệu Những tài liệu là giấy mời, bản thảo, văn bản trùng nhau… được loại bỏ và lập thành danh mục tài liệu loại để tiến hành tiêu hủy sau đó Khi xác định thời hạn bảo quản tài liệu, hồ sơ chủ yêu được xác định

được thực hiện ở khâu hình thành hồ sơ mà trong quá trình lưu trữ, hồ sơ chưa được xác định lại giá trị Vì thể, việc đánh giá giá trị hiện nay vẫn được coi như

có giá tri như khi mới hình thành Điều đó chưa thật khoa học và đúng đắn và ở một chứng mực nào đó có ảnh hưởng tới việc lựa chọn thông tin trong tài liệu lưu trữ của độc giả

1.2.2.3 Về bảo quản

Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại

và tương lai [8;253]

Hiện nay, Bộ Giáo dục và Đào tạo bố trí 02 kho để lưu trữ tài liệu với tổng

số diện tích khoảng 360m2, tại phòng 102 nhà D trụ sở 49 Đại Cồ Việt và tại tầng

3, nhà số 30 Tạ Quang Bửu Tại kho tầng 3 số 30 Tạ Quang Bửu bảo quản hồ sơ công việc của các đơn vị trong cơ quan Kho tại phòng 102D bảo quản tài liệu hồ

sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông, tài liệu hồ sơ thi tốt nghiệp trung học bổ túc

và hồ sơ văn bản lưu văn thư các năm đồng thời cũng là nơi làm việc hàng ngày của cán bộ lưu trữ Bộ Theo tính toán của cán bộ làm việc tại Phòng Lưu trữ - Thư viện, diện tích kho như hiện nay đủ để lưu trữ Bộ thu đủ tài liệu hiện đang ở các đơn vị về

Tài liệu bảo quản trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo có các loại: tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu ảnh, đĩa CD Tài liệu ảnh, đĩa CD được ở khu vực riêng với tài liệu khác Tất cả các loại tài liệu này được bảo quản chung một chế độ như nhau Tài liệu trong kho đã được sắp xếp gọn gàng nhưng chưa được hệ thống hoá một cách khoa học Chưa có khu vực dành riêng cho chỉnh lí, tra cứu tài liệu, phòng đọc nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc Từ năm 2007 đến nay, Phòng Lưu trữ - Thư viện đã xây dựng kế hoạch định kỳ mỗi

năm dọn vệ sinh và sắp xếp lại tài liệu trong kho một lần để đảm bảo vệ sinh kho tàng khỏi bụi bẩn và nấm mốc, góp phần giữ tài liệu khỏi bị hủy hoại

Trang thiết bị bảo quản tài liệu tại hai kho đã dần được củng cố Hiện nay, kho lưu trữ được trang bị những phương tiện: điều hòa; máy hút bụi; thiết bị báo cháy; giá, tủ đựng tài liệu; cặp, hộp đựng tài liệu và các vật dụng văn phòng phẩm khác phục vụ cho hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ

Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo rất chú trọng việc bảo vệ thông tin trong tài liệu lưu trữ Chỉ cán bộ Phòng Lưu trữ - Thư viện mới được ra vào kho để tài liệu lưu trữ và chỉ cán bộ trong Phòng mới được trực tiếp tiếp cận tài liệu Tài liệu các cấp độ mật được bảo quản trong hòm đựng tài liệu và lãnh đạo Phòng trực tiếp quản lí Việc quy định chỉ cán bộ của Phòng mới được tiếp cận tài liệu hành chính là khá cứng nhắc nên độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại đây cũng gặp một số khó khăn

Điều kiện bảo quản tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa đạt chuẩn theo Công văn số 111/VNĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước

Về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Với thực tế điều kiện bảo quản tài liệu như hiện nay tại đây, mới chỉ đảm bảo có chỗ để được tài liệu và bảo vệ tài liệu khỏi một số tác động: của con người, của côn trùng phá hoại tài liệu, tác động trực tiếp của môi trường Một số yêu cầu cần thiết khác về bảo quản tài liệu mà lưu trữ Bộ chưa đáp ứng được như: quy mô kho (cho 15 – 20 năm sau); điều kiện nhiệt độ, độ ẩm; sắp xếp và hệ thống tài liệu khoa học; các khu vực dành riêng cho nghiệp vụ và phòng đọc phục vụ độc giả

1.2.2.4 Về tổ chức công cụ tra cứu

Tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ thường rất phong phú về nội dung và

đa niên về thời gian ban hành Bởi vậy, cần có phương thức tổ chức công cụ tra cứu khoa học để dễ dàng kiểm soát và tìm kiếm tài liệu khi cần Hiện nay, các loại

công cụ tra cứu khoa học được áp dụng phổ biến trong các cơ quan lưu trữ là: mục lục hồ sơ, các sách sơ yếu tài liệu, các sách hướng dẫn kho lưu trữ và phần mềm điện tử

Là cơ quan quản lí nhà nước nên lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ tổ chức công cụ tra cứu nhằm tìm kiếm tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lí của

Bộ mà chưa thực sự quan tâm tới nhu cầu, mục đích của các đối tượng khác như: nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử Công cụ tra cứu tài liệu tại lưu trữ Bộ hiện nay mới chỉ có mục lục hồ sơ và sổ theo dõi nhập tài liệu Việc tổ chức sử dụng các công cụ tra cứu được thực hiện như sau:

* Mục lục hồ sơ

Đây là công cụ tra tìm phổ biến tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo Số lượng mục lục hồ sơ trong lưu trữ Bộ khoảng 40 quyển, hồ sơ của mỗi đơn vị được lập thành 01 quyền và mỗi quyển được nhân thành 02 bản, được đồng thời

sử dụng Cách trình bày các nội dung thông tin từng hồ sơ trong quyển mục lục hồ

sơ đảm bảo được thống nhất và đầy đủ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Thông tin đăng kí hồ sơ gồm có: Số thứ tự đăng kí mục lục, phông

số, mục lục số, tên mục lục, thời gian của tài liệu có trong mục lục, số lượng đơn

vị bảo quản, số tờ của mục lục, số bản của mục lục, thời gian bảo quản và ghi chú Những quyển mục lục được lập gần đây được đánh máy, tuy nhiên, vẫn còn những quyển được viết tay từ khi Phòng chưa có máy vi tính nhưng được trình bày sạch, đẹp và vẫn sử dụng tốt

Tiêu chí để thành lập sổ đăng ký mục lục hồ sơ tại lưu trữ Bộ là đơn vị sản sinh ra tài liệu Tất cả tài liệu của đơn vị nộp vảo lưu trữ không phân biệt thời gian nộp và thời hạn bảo quản đều được đưa vào 01 quyển mục lục hồ sơ Đây là

hệ quả của việc áp dụng phương án phân loại cơ cấu tổ chức - thời gian của lưu trữ Bộ Việc tổ chức đăng kí mục lục hồ sơ như vậy có thuận lợi cho cán bộ lưu trữ là dễ bổ sung tên hồ sơ khi thực tế tình hình giao nộp tài liệu của các đơn vị lẻ

Tình hình giao nộp tài liệu chậm trễ như hiện nay, hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời tại lưu trữ Bộ rất ít, chủ yếu là hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài hoặc tạm thời Tuy nhiên, vì các hồ sơ có thời hạn bảo quản khác nhau (lâu dài hoặc tạm thời) lại được lập chung một quyển mục lục hồ sơ và xuyên suốt các năm nên sẽ đến tình trạng hồ sơ hết thời hạn bảo quản nhưng vẫn có tên trong mục lục hồ sơ hoặc nếu muốn loại tên những hồ sơ đó thì phải làm lại mục lục hồ

sơ, dẫn tời việc mất thời gian và văn phòng phẩm

Tại lưu trữ quốc gia hay lưu trữ các cơ quan, tổ chức, sổ đăng kí mục lục hồ

sơ là phương tiện tra tìm chung của cán bộ lưu trữ sở tại lẫn độc giả Tuy nhiên, tại Bộ Giáo dục và Đào tạo, chỉ cán bộ của Phòng Lưu trữ - Thư viện mới được tiếp cận trực tiếp với sổ đăng kí mục lục hồ sơ vì nhiều lí do như: để bảo mật thông tin, vì lưu trữ Bộ chủ yếu phục vụ hoạt động quản lí ngành Độc giả khi đến đây khai thác, sử dụng tài liệu đã phải biết trước thông tin về tài liệu định khai thác như: thời gian ban hành tài liệu, đơn vị ban hành, nội dung công việc, tên loại văn bản So với khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ các cơ quan khác, tại lưu trữ

Bộ Giáo dục và Đào tạo, sau khi cung cấp thông tin về tài liệu muốn khai thác, độc giả cần đợi thêm một khoảng thời gian để cán bộ lưu trữ tìm tài liệu tài liệu cho mình Điều này khiến độc giả bị phụ thuộc nhiều hơn vào cán bộ lưu trữ của Phòng Nếu cán bộ lưu trữ không bận việc khác, có thể giải quyết ngay nhu cầu của độc giả thì họ mất ít thời gian và ngược lại, nếu cán bộ lưu trữ bận việc khác thì họ phải chờ đợi lâu hơn

* Sổ theo dõi nhập tài liệu

Sổ được lập do nhu cầu thực tế theo dõi quá trình nộp tài liệu vào lưu trữ

Bộ Những nội dung thông tin được cập nhật trong sổ: thời gian nộp, đơn vị nộp, thời gian tài liệu, số lượng, người nộp Khi tra tìm tài liệu có thể căn cứ vào thông tin trong sổ để xác định tài liệu độc giả cần có được bảo quản trong lưu trữ hay không Thông tin đó giúp cho cán bộ lưu trữ giải quyết yêu cầu của độc giả nhanh hơn

1.2.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu

Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

nay Tài liệu thuộc lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cơ bản đã được nộp vào trung tâm lưu trữ quốc gia nhưng ví một số tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn, tài liệu quan trọng cần thiết Bộ có thể giữ lại những bản trùng hoặc sao chụp lại để phục vụ cho hoạt động cuả Bộ Vì vậy, thời gian tài liệu tại lưu trữ Bộ hiện nay đang được bảo quản từ năm 1946 đến năm 2007

* Thành phần tài liệu

Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan quản lí ngành trên phạm vi cả nước nên tài liệu thu về từ các đơn vị chủ yếu là tài liệu hành chính Bên cạnh đó, có khối tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và trung học bổ túc, tài liệu ảnh, đĩa CD, tài liệu tài chính -

kế toán

Nhìn chung, tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo khá đa dạng về thể loại Tuy nhiên, nguồn gốc và số lượng tài liệu sản sinh mỗi loại không đồng đều, cụ thể các loại như sau:

- Tài liệu hành chính: gồm các loại văn bản như: quyết định, chỉ thị, thông

tư, báo cáo, tờ trình, công văn của Bộ và các cơ quan hữu quan về những vấn đề

Bộ quản lí Nội dung tài liệu phản ánh thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ qua các giai đoạn lịch sử Cụ thể là kế hoạch, báo cáo chương trình công tác; hồ sơ xây dựng luật, văn bản quy phạm pháp luật; nhiều quyết định cá biệt: cử người đi học, đi thực tập trong nước và nước ngoài; quyết định công nhận tốt nghiệp các trường trung học chuyên nghiệp, đại học, cao đẳng; quyết định đề bạt, tiếp nhận, thuyên chuyển, nâng lương cán bộ…

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: gồm hồ sơ thiết kế, thi công công trình xây

dựng cơ bản trụ sở làm việc của Bộ; tài liệu các dự án xây dựng trường học; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu sáng kiến cải tiến phương thức làm việc; tài liệu xây dựng các khung chương trình đào tạo, xây dựng ngành học, bậc học

- Tài liệu ảnh, đĩa CD: khối lượng tài liệu này không nhiều, số lượng hiện

có chủ yếu thuộc tài liệu các dự án Những bức ảnh chụp các mốc hoạt động quan trọng của dự án như khởi công, thi công, khánh thành các công trình; khai giảng,

bế giảng, tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn cán bộ, giáo viên Tài liệu ghi hình của

các đơn vị hầu như không được nộp vào lưu trữ cơ quan Những tài liệu này chủ yếu do cá nhân tự ghi lại và đưa vào bộ sưu tập cá nhân

- Tài liệu ghi âm, ghi hình: là một loại tài liệu phản ánh hoạt động của Bộ

Tuy nhiên, cho đến nay, Nhà nước chưa có quy định sử dụng hình thức ghi tin này Đó là một nguyên nhân dẫn đến thiếu cơ sở để quy định thành phần cứng tài liệu ghi âm, ghi hình cần giao nộp tài liệu ghi âm, ghi hình vào các lưu trữ cơ quan

Do hạn chế về tài liệu ghi âm, ghi hình nên loại tài liệu được khai thác, sử dụng tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ yếu là tài liệu hành chính và các hình thức khai thác, sử dụng cũng tập trung chủ yếu vào loại tài liệu này

* Nội dung tài liệu

Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ nên phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ và các tổ chức

đã giải thể, sáp nhập vào Bộ Thời gian tài liệu trong lưu trữ Bộ từ năm 1946 đến năm 2007, tức là từ khi Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời cho tới nay, phản ánh chính sách phát triển giáo dục của nhà nước ta qua các giai đoạn lịch sử Tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phản ánh một số nội dung chính sau:

- Tài liệu phản ánh quá trình thành lập, sáp nhập, chia tách, đổi tên Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trong cả nước

- Tài liệu phản ánh quá trình xây dựng dự thảo luật và xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực Bộ được giao quản lí

Ví dụ: Hồ sơ xây dựng Luật Giáo dục năm 1998

- Tài liệu các chương trình, báo cáo công tác tháng, quý, năm của Bộ, các đơn vị trong cơ quan Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ

Ví dụ: Chương trình và báo cáo tổng kết công tác của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp từ năm 1972 - 1974, (vĩnh viễn)

- Tài liệu tổ chức nhân sự trong cơ quan Bộ như: đề bạt, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, nâng lương cán bộ

Ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương năm 1995

- Tài liệu cử học sinh đi thực tập, nghiên cứu sinh trong nước và nước ngoài, phân phối học sinh tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp

Ví dụ: Quyết định phân phối học sinh tốt nghiệp các trường trung học chuyên nghiệp từ 1972 – 1974, (lâu dài)

- Hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và trung học bổ túc các tỉnh trong cả nước, hồ sơ thi học sinh giỏi quốc gia

Ví dụ: Hồ sơ thi tốt nghiệp Trung học phổ thông năm 2005 của Thành phố

Hà Nội, (lâu dài)

- Tài liệu các dự án thuộc Bộ, phản ánh chính sách đầu tư phát triển giáo dục của nhà nước cụ thể từng vấn đề, từng khu vực, từng đối tượng

Ví dụ: Hồ sơ dự án “Hỗ trợ Bộ ” năm 2005

- Tài liệu hợp tác quốc tế trong giáo dục và đào tạo: Hồ sơ hợp tác giáo dục đào tạo với các nước; hồ sơ tiếp nhận các đoàn ra, đoàn vào; hồ sơ tiếp nhận các đoàn thực tập sinh nước ngoài; hồ sơ cử cán bộ học tập các nước theo nội dung chương trình, đề án hợp tác

Ví dụ: Kế hoạch hợp tác văn hoá giữa Chính phủ nước Cộng hoà Séc và Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà năm 1976 – 1977 (lâu dài)

- Tài liệu thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo có các quyết định thành lập đoàn thanh tra (thi tuyển sinh, tốt nghiệp các trường; hoạt động các đơn

vị trực thuộc), báo cáo kết quả thanh tra, xử lí vi phạm và công văn trả lời khiếu nại, tố cáo

Ví dụ: Báo cáo tình hình xử lí kỷ luật học sinh, sinh viên năm học 1991 –

1992, (lâu dài)

- Tài liệu xây dựng cơ bản gồm tài liệu thiết kế, thi công, hoàn công, xây dựng mới, tu bổ, sửa chữa nhà làm việc của Bộ; đầu tư mua sắm trang thiết bị làm việc

Ví dụ: Hồ sơ đầu tư trang thiết bị làm việc của các đơn vị năm 1993, (lâu dài)

- Tài liệu kế hoạch, kế toán, thống kê

Ví dụ: Báo cáo thống kê các trường dự toán, quyết toán các công trình viện trợ từ UNICEF năm 1984, (lâu dài)

Như vậy, khối tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo rất phong phú về nội dung, phản ánh các mặt hoạt động trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ quản lí ngành trong phạm vi cả nước Khối tài liệu này sẽ cung cấp tư liệu quan trọng phục vụ hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học, nhất là khoa học lịch sử và đáp ứng tốt nhu cầu cá nhân khi cần xác minh văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp

* Khối lƣợng tài liệu

Mặt khác, thời gian hình thành tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo từ năm 1946 đến năm 2007, tức là từ năm Bộ ra đời, quá trình hoạt động, phát triển đến nay, nhiều lần thay đổi tổ chức bộ máy: sáp nhập, chia tách, đổi tên đã dẫn tới sự biến động số lượng tài liệu trong lưu trữ Bộ và cách thức tổ chức các phông lưu trữ trong lưu trữ Bộ

Từ những đặc điểm trên, hiện nay, Phòng Lưu trữ - Thư viện bảo quản 1.200m tài liệu thuộc các phông sau đây:

1, Tài liệu thuộc phông Bộ Giáo dục (từ năm 1946 – 1990);

2, Tài liệu thuộc phông Bộ Giáo dục Cộng hòa Miền Nam Việt Nam (thời

kỳ Mỹ ngụy) (từ năm 1954 – 1975);

3, Tài liệu thuộc phông Bộ Đại học, Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề (từ năm1965 – 1990);

4, Tài liệu thuộc phông Tổng cục Dạy nghề (từ năm 1965 – 1987);

5, Tài liệu thuộc phông Ủy ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em Trung ương (từ năm

1972 – 1987);

6, Tài liệu thuộc phông Bộ Giáo dục và Đào tạo (từ năm 1990 – 2007);

1, Khối tài liệu Văn phòng Đảng ủy (từ năm 1990 – 2007);

2, Khối tài liệu Các Bộ trưởng và Thứ trưởng (từ năm 1946 – 2007);

3, Khối tài liệu Các dự án (từ năm 1987 – 2006)

1.2.3 Đặc điểm tài liệu

- Đặc điểm về tình trạng vật lí: Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo

hình thành sớm nhất từ năm 1946, trong điều kiện đất nước có chiến tranh; kinh

tế, khoa học công nghệ kém phát triển; chất liệu in và phương tiện, kỹ thuật in văn bản còn thủ công, thô sơ Chất liệu in văn bản thường là giấy thô, đen, hoặc giấy pơluya chất lượng xấu Văn bản được chế bản chủ yếu bởi máy đánh chữ in tipô với mực không tốt nên chữ rất mờ và khó đọc (phần lớn tài liệu từ năm 1990 trở

về trước) Khối lượng tài liệu này đã bị xuống cấp Tài liệu hình thành trong giai đoạn gần đây (khoảng từ sau năm 1990) được chế bản bằng máy vi tính trên chất liệu giấy tốt, tình trạng văn bản còn nguyên vẹn Loại tài liệu này có trong các phông hoạt động từ năm 1990: phông Bộ Giáo dục và Đào tạo, phông các bộ trưởng và thứ trưởng, phông các dự án…

- Đặc điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

+ Tuy tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo thuộc nhiều phông khác nhau, thời gian hình thành tài liệu qua nhiều thời kỳ lịch sử khác nhau nhưng khối tài liệu này có một số điểm tương đồng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày

Cụ thể như sau:

+ Nhiều văn bản thiếu một hoặc một số thông tin quan trọng như: con dấu, chữ ký, tên người ký, trích yếu nội dung, nơi nhận… Nhiều văn bản có chữ ký nhưng không có dấu, thậm chí thiếu cả dấu và chữ ký Tài liệu mật nhiều bản thiếu dấu và chữ ký, thiếu nơi nhận và thời gian ban hành Đặc điểm này của tài

liệu do một số nguyên nhân: Thứ nhất, tài liệu hình thành trong hoàn cảnh đất

nước có chiến tranh, yêu cầu nhiều thông tin phải bí mật tên người, tên cơ quan và thậm chí địa điểm ban hành văn bản nên những yếu tố thể thức này không được

thể hiện Thứ hai, phần lớn tài liệu hình thành khi nhà nước chưa có quy định