4, Phục vụ giải quyết nhu cầu cá nhân
2.3.1.1. Cung cấp bản sao
Đây là hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phổ biến nhất tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sử dụng hình thức khai thác này độc giả có thể có toàn văn hay trích lược tài liệu theo mục đích mình cần và được mang về sử dụng.
Sao chụp tài liệu có hai dạng. Thứ nhất là photo lại bản chính. Thứ hai là sao chụp có ký sao văn bản. Những độc giả sử dụng hình thức photo thường là
cán bộ trong cơ quan có nhu cầu khai thác hồ sơ hành chính, những văn bản pháp luật để lấy thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí. Tài liệu cầu kí sao phần lớn là danh sách tốt nghiệp trung học phổ thông, trung học bổ túc, trung cấp, cao đẳng, đại học. Những tài liệu sao này cần được công nhận giá trị pháp lí.
Quy trình khai thác tài liệu tại lưu trữ Bộ được thực hiện theo các bước như sau:
Bƣớc1. Đối tượng khai thác xuất trình chứng minh thư, giấy giới thiệu
Bƣớc 2. Lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện phê duyệt giấy tờ
Bƣớc 3. Đối tượng khai thác viết phiếu yêu cầu theo mẫu
Bƣớc 4. Lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện phê duyệt phiếu yêu cầu cho phép khai thác tài liệu
Bƣớc 5. Chuyên viên phụ trách khai thác, sử dụng xử lí yêu cầu (vào sổ theo dõi khai thác, tra mục lục hồ sơ, tìm tài liệu, photo tài liệu)
Bƣớc 6. Trình người có thẩm quyền ký chứng thực tài liệu (nếu đối tượng khai thác có yêu cầu)
Bƣớc 7. Trả tài liệu theo yêu cầu cho đối tượng khai thác.
Trên đây là quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đối tượng khai thác ngoài cơ quan và cần kí sao tài liệu. Nếu đối tượng khai thác là cán bộ công chức trong cơ quan thì bỏ bước 1, bước 2 và thường chỉ cần thông tin trong tài liệu, không cần kí sao văn bản nên bỏ bước 6.
* Về thẩm quyền ký các bản sao, chứng thực tài liệu. Theo Khoản 2, Điều 17 Quyết định số 7463/QĐ-BGDĐT quy định như sau:
- Chánh Văn phòng ký các bản sao y bản chính, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ.
- Chánh Văn phòng ủy quyền cho Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện ký chứng thực tài liệu lưu trữ và những vấn đề liên quan thuộc phạm vi công tác lưu trữ cơ quan Bộ.
- Công chức làm nhiệm vụ tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ theo sự phân công của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Lưu trữ - Thư viện; ký và chịu trách nhiệm cá nhân về tính hợp pháp và sự chính xác của thông tin, văn bản sao y bản chính, sao lục, trích sao, chứng thực; trình lãnh đạo ký theo đúng thẩm quyền quy định.