Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lí nhà nước về giáo dục và đào tạo. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Bộ từ năm 1946 đến
nay. Tài liệu thuộc lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cơ bản đã được nộp vào trung tâm lưu trữ quốc gia nhưng ví một số tài liệu chỉ có giá trị thực tiễn, tài liệu quan trọng cần thiết Bộ có thể giữ lại những bản trùng hoặc sao chụp lại để phục vụ cho hoạt động cuả Bộ. Vì vậy, thời gian tài liệu tại lưu trữ Bộ hiện nay đang được bảo quản từ năm 1946 đến năm 2007.
* Thành phần tài liệu
Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan quản lí ngành trên phạm vi cả nước nên tài liệu thu về từ các đơn vị chủ yếu là tài liệu hành chính. Bên cạnh đó, có khối tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và trung học bổ túc, tài liệu ảnh, đĩa CD, tài liệu tài chính - kế toán.
Nhìn chung, tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo khá đa dạng về thể loại. Tuy nhiên, nguồn gốc và số lượng tài liệu sản sinh mỗi loại không đồng đều, cụ thể các loại như sau:
- Tài liệu hành chính: gồm các loại văn bản như: quyết định, chỉ thị, thông tư, báo cáo, tờ trình, công văn của Bộ và các cơ quan hữu quan về những vấn đề Bộ quản lí. Nội dung tài liệu phản ánh thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ qua các giai đoạn lịch sử. Cụ thể là kế hoạch, báo cáo chương trình công tác; hồ sơ xây dựng luật, văn bản quy phạm pháp luật; nhiều quyết định cá biệt: cử người đi học, đi thực tập trong nước và nước ngoài; quyết định công nhận tốt nghiệp các trường trung học chuyên nghiệp, đại học, cao đẳng; quyết định đề bạt, tiếp nhận, thuyên chuyển, nâng lương cán bộ…
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: gồm hồ sơ thiết kế, thi công công trình xây dựng cơ bản trụ sở làm việc của Bộ; tài liệu các dự án xây dựng trường học; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu sáng kiến cải tiến phương thức làm việc; tài liệu xây dựng các khung chương trình đào tạo, xây dựng ngành học, bậc học.
- Tài liệu ảnh, đĩa CD: khối lượng tài liệu này không nhiều, số lượng hiện có chủ yếu thuộc tài liệu các dự án. Những bức ảnh chụp các mốc hoạt động quan trọng của dự án như khởi công, thi công, khánh thành các công trình; khai giảng, bế giảng, tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn cán bộ, giáo viên. Tài liệu ghi hình của
các đơn vị hầu như không được nộp vào lưu trữ cơ quan. Những tài liệu này chủ yếu do cá nhân tự ghi lại và đưa vào bộ sưu tập cá nhân.
- Tài liệu ghi âm, ghi hình: là một loại tài liệu phản ánh hoạt động của Bộ. Tuy nhiên, cho đến nay, Nhà nước chưa có quy định sử dụng hình thức ghi tin này. Đó là một nguyên nhân dẫn đến thiếu cơ sở để quy định thành phần cứng tài liệu ghi âm, ghi hình cần giao nộp tài liệu ghi âm, ghi hình vào các lưu trữ cơ quan.
Do hạn chế về tài liệu ghi âm, ghi hình nên loại tài liệu được khai thác, sử dụng tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chủ yếu là tài liệu hành chính và các hình thức khai thác, sử dụng cũng tập trung chủ yếu vào loại tài liệu này.
* Nội dung tài liệu
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ nên phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ và các tổ chức đã giải thể, sáp nhập vào Bộ. Thời gian tài liệu trong lưu trữ Bộ từ năm 1946 đến năm 2007, tức là từ khi Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời cho tới nay, phản ánh chính sách phát triển giáo dục của nhà nước ta qua các giai đoạn lịch sử. Tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phản ánh một số nội dung chính sau:
- Tài liệu phản ánh quá trình thành lập, sáp nhập, chia tách, đổi tên Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trong cả nước.
- Tài liệu phản ánh quá trình xây dựng dự thảo luật và xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực Bộ được giao quản lí.
Ví dụ: Hồ sơ xây dựng Luật Giáo dục năm 1998.
- Tài liệu các chương trình, báo cáo công tác tháng, quý, năm của Bộ, các đơn vị trong cơ quan Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ.
Ví dụ: Chương trình và báo cáo tổng kết công tác của Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp từ năm 1972 - 1974, (vĩnh viễn).
- Tài liệu tổ chức nhân sự trong cơ quan Bộ như: đề bạt, điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, nâng lương cán bộ.
- Tài liệu cử học sinh đi thực tập, nghiên cứu sinh trong nước và nước ngoài, phân phối học sinh tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Ví dụ: Quyết định phân phối học sinh tốt nghiệp các trường trung học chuyên nghiệp từ 1972 – 1974, (lâu dài).
- Hồ sơ thi tốt nghiệp trung học phổ thông và trung học bổ túc các tỉnh trong cả nước, hồ sơ thi học sinh giỏi quốc gia.
Ví dụ: Hồ sơ thi tốt nghiệp Trung học phổ thông năm 2005 của Thành phố Hà Nội, (lâu dài).
- Tài liệu các dự án thuộc Bộ, phản ánh chính sách đầu tư phát triển giáo dục của nhà nước cụ thể từng vấn đề, từng khu vực, từng đối tượng.
Ví dụ: Hồ sơ dự án “Hỗ trợ Bộ ” năm 2005
- Tài liệu hợp tác quốc tế trong giáo dục và đào tạo: Hồ sơ hợp tác giáo dục đào tạo với các nước; hồ sơ tiếp nhận các đoàn ra, đoàn vào; hồ sơ tiếp nhận các đoàn thực tập sinh nước ngoài; hồ sơ cử cán bộ học tập các nước theo nội dung chương trình, đề án hợp tác.
Ví dụ: Kế hoạch hợp tác văn hoá giữa Chính phủ nước Cộng hoà Séc và Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà năm 1976 – 1977 (lâu dài).
- Tài liệu thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo có các quyết định thành lập đoàn thanh tra (thi tuyển sinh, tốt nghiệp các trường; hoạt động các đơn vị trực thuộc), báo cáo kết quả thanh tra, xử lí vi phạm và công văn trả lời khiếu nại, tố cáo.
Ví dụ: Báo cáo tình hình xử lí kỷ luật học sinh, sinh viên năm học 1991 – 1992, (lâu dài).
- Tài liệu xây dựng cơ bản gồm tài liệu thiết kế, thi công, hoàn công, xây dựng mới, tu bổ, sửa chữa nhà làm việc của Bộ; đầu tư mua sắm trang thiết bị làm việc.
Ví dụ: Hồ sơ đầu tư trang thiết bị làm việc của các đơn vị năm 1993, (lâu dài)
Ví dụ: Báo cáo thống kê các trường dự toán, quyết toán các công trình viện trợ từ UNICEF năm 1984, (lâu dài).
Như vậy, khối tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo rất phong phú về nội dung, phản ánh các mặt hoạt động trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ quản lí ngành trong phạm vi cả nước. Khối tài liệu này sẽ cung cấp tư liệu quan trọng phục vụ hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học, nhất là khoa học lịch sử và đáp ứng tốt nhu cầu cá nhân khi cần xác minh văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
* Khối lƣợng tài liệu
Mặt khác, thời gian hình thành tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo từ năm 1946 đến năm 2007, tức là từ năm Bộ ra đời, quá trình hoạt động, phát triển đến nay, nhiều lần thay đổi tổ chức bộ máy: sáp nhập, chia tách, đổi tên đã dẫn tới sự biến động số lượng tài liệu trong lưu trữ Bộ và cách thức tổ chức các phông lưu trữ trong lưu trữ Bộ.
Từ những đặc điểm trên, hiện nay, Phòng Lưu trữ - Thư viện bảo quản 1.200m tài liệu thuộc các phông sau đây:
1, Tài liệu thuộc phông Bộ Giáo dục (từ năm 1946 – 1990);
2, Tài liệu thuộc phông Bộ Giáo dục Cộng hòa Miền Nam Việt Nam (thời kỳ Mỹ ngụy) (từ năm 1954 – 1975);
3, Tài liệu thuộc phông Bộ Đại học, Trung học chuyên nghiệp và Dạy nghề (từ năm1965 – 1990);
4, Tài liệu thuộc phông Tổng cục Dạy nghề (từ năm 1965 – 1987);
5, Tài liệu thuộc phông Ủy ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em Trung ương (từ năm 1972 – 1987);
1, Khối tài liệu Văn phòng Đảng ủy (từ năm 1990 – 2007);
2, Khối tài liệu Các Bộ trưởng và Thứ trưởng (từ năm 1946 – 2007); 3, Khối tài liệu Các dự án (từ năm 1987 – 2006).