2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.4.2. Độc giả cần tăng cường hợp tác với lưu trữ Bộ
Đối với những độc giả cần khai thác nhiều tài liệu hoặc thường xuyên khai thác tài liệu nên thiết lập mối quan hệ công tác với lưu trữ Bộ. Đối tượng này thường là những nhà nghiên cứu khoa học ở các viện nghiên cứu lịch sử, nhà nghiên cứu sự phát triển giáo dục của nước ta, hay người nghiên cứu lịch sử các trường đại học, cao đẳng. Đặc điểm chung của các đối tượng này thường là: công tác tại một cơ quan xác định, có nhu cầu khai thác nhiều tài liệu và thường xuyên cần tài liệu. Để thiết lập được mối quan hệ với lưu trữ phục vụ cho khai thác tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả hơn, các đối tượng này chứng minh được vị trí công tác hiện tại, mục đích khai thác tài liệu. Để khai thác tài liệu, độc giả có thể gửi thông tin gồm: tên đề tài nghiên cứu, những thông tin hay tài liệu cần thiết, yêu cầu cụ thể về thông tin (bản sao, tổng hợp thông tin), thời gian cần thông tin. Nếu lưu trữ Bộ tài liệu đáp ứng được yêu cầu có thể thông báo để độc giả đến khai thác hoặc xử lí yêu cầu và gửi kết quả cho độc giả. Việc thiết lập các mối quan hệ này có thể hướng tới một số mục đích như: tối giản các giấy tờ mang tính thủ tục, giải quyết nhanh các yêu cầu khai thác hay cung cấp thông tin tổng hợp theo hợp đồng. Lợi ích của việc hợp tác giữa độc giả và lưu trữ Bộ là tiết kiệm thời gian cho cả hai bên, tạo khả năng thuận lợi hơn cho độc giả khi tiếp cận tài liệu.
=> Tiểu kết chƣơng 3
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo có nội dung, thành phần phong phú, đa dạng, hoàn toàn có thể phục vụ đắc lực, hiệu quả cho hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Từ trước tới nay, việc khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ còn chưa tương xứng với tiềm năng vốn có. Để giúp hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ đạt kết quả cao hơn nữa, trong thời gian tới, cần có sự điều chỉnh từ các đối tượng có liên quan như. Đối với cơ quan quản lí ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giải quyết các vấn đề mang tính chất vĩ mô như quy định, hướng dẫn những vấn đề có liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo mà trực tiếp là Phòng Lưu trữ - Thư viện là đơn vị trực tiếp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm tiếp tục thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; đa dạng hoá và hiện đại hoá các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các đơn vị thuộc Bộ cần lập và nộp lưu tài liệu đúng thời hạn cũng như thường xuyên khai thác tài liệu lưu trữ hơn nữa khi giải quyết công việc. Về phía độc giả, với tư cách là đối tượng sử dụng sản phẩm của công tác lưu trữ, cần tìm hiểu nhiều hơn về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo để có định hướng khai thác tốt hơn cũng như cần thiết lập mối quan hệ hợp tác với lưu trữ Bộ để thuận lợi hơn khi khai thác, sử dụng tài liệu. Mỗi đối tượng trên có vai trò khác nhau và để thực hiện tốt công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, mỗi đối tượng đều cần thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
KẾT LUẬN
Tài liệu lưu trữ được hình thành đồng thời với sự kiện, hiện tượng lịch sử, chứa đựng thông tin cấp một, là bằng chứng khách quan về các sự kiện diễn ra trong quá khứ, có giá trị đặc biệt trong phương diện xây dựng, bảo vệ, kiến thiết quốc gia cũng như phục vụ nghiên cứu khoa học. Trong quá trình hoạt động và phát triển, bất kỳ cơ quan, quốc gia nào cũng cần có thông tin mà tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ chân thực và chính xác. Vì vậy, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức lưu trữ là phải tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận và khai thác triệt để nguồn thông tin quý giá trong tài liệu lưu trữ.
Trong bộ máy nhà nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo có vị trí đặc biệt quan trọng, có chức năng thống nhất quản lí giáo dục và đào tạo trong cả nước. Cho đến nay, quá trình hình thành và phát triển của Bộ gắn liền với sự hình thành và phát triển nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và đã có đóng góp không nhỏ trong sự nghiệp bảo vệ, xây dựng, kiến thiết đất nước. Trong quá trình hoạt động của Bộ, đã hìn thành nên một khối lượng lớn tài liệu có giá trị văn hóa, giáo dục, chính trị, kinh tế, xã hội, quản lí, ngoại giao... Thực tế đã chứng minh, tài liệu tại lưu trữ Bộ có thể được khai thác nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm trong hoạt động quản lí của Bộ; phục vụ nghiên cứu lịch sử Bộ và các trường đại học, cao đẳng trong cả nước; là căn cứ để xác minh các đối tượng được cấp phát văn bằng, chứng chỉ cũng như giải quyết chế độ cho các cá nhân. Những tài liệu này nếu được khai thác, sử dụng tốt sẽ phục vụ cho nhiều mục đích và lợi ích. Khi con người ngày càng biết tận dụng hiệu quả hơn các nguồn lực cho hoạt động thì nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ ngày một gia tăng và tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng không nằm ngoài xu thế chúng đó.
Hiện nay, hoạt động tổ chức khai thác tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa mang lại hiệu quả như tiềm năng vốn có, vẫn còn một số hạn chế nhất định. Đó là số lượng độc giả đến khai thác chưa nhiều; các hình thức khai thác chưa phong phú, chưa phù hợp với nhu cầu của các đối tượng độc giả; thời gian chờ đợi nhận kết quả khai thác khá dài. Những hạn chế trên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả khai thác tài liệu và nguyên nhân do nhiều phía: cơ quan quản lí ngành là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, lưu trữ Bộ, các đơn vị và do nhận thức của độc giả. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, chưa ban hành quy định về giải mật tài liệu lưu trữ đầy đủ và cụ thể; quy định về thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan vào lưu trữ quốc gia chưa chặt chẽ, chưa có các biện pháp buộc các cơ quan phải giao nộp tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn, để làm đòn bẩy cho công tác này tại các cơ quan. Đối với lưu trữ Bộ, là chủ thể hoạt động tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ, chưa thực sự chủ động thu thập tài liệu vào lưu trữ Bộ, công tác tổ chức khoa học tài liệu chưa được thực hiện triệt để, các hình thức khai thác chưa đa dạng và hiện đại hoá. Về phía các đơn vị, chưa nghiêm túc thực hiện giao nộp tài liệu đúng quy định về thành phần và thời gian. Độc giả khai thác, là những người được hưởng lợi từ hoạt động tổ chức khai thác, phần lớn chưa tự trang bị hiểu biết về giá trị tài liệu lưu trữ Bộ để liên hệ khai thác khi cần thiết. Những hạn chế trên đang gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Để khắc phục những hạn chế nêu trên, đồng thời khắc phục, hoàn thiện công tác tổ chức khai thác tài liệu để công tác này đạt hiệu quả tốt nhất, lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như các đối tượng khác, cần thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp. Đối với lưu trữ Bộ, cần có các biện pháp chủ động để thu thập đầy đủ tài liệu từ các đơn vị, đồng thời tổ chức khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu các đơn vị đã giao nộp để có thể đưa ra phục vụ độc giả tất cả những tài liệu có thể. Bên cạnh đó, lưu trữ Bộ cần đa dạng và hiện đại hoá các hình thức khai thác, sử dụng tài
liệu như tổ chức đọc tại phòng đọc, chủ trì tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ, tổng hợp thông tin tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin để khai thác tài liệu lưu trữ. Với tư cách là cơ quan quản lí ngành, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần có quy định, hướng dẫn cụ thể về giải mật tài liệu lưu trữ, đưa những tài liệu bấy lâu nay chìm trong im lặng ra khai thác, phục vụ độc giả có nhiều thông tin hơn về kinh nghiệm quản lí và các vấn đề khác. Ngoài ra, để công việc trên đạt hiệu quả, độc giả khai thác tài liệu cần chủ động nâng cao hiểu biết của bản thân về giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ, chủ động thiết lập mối quan hệ với lưu trữ để yêu cầu được quan tâm giải quyết kịp thời. Những giải pháp trên cần được triển khai sớm và đồng bộ thì sẽ đạt kết quả tốt trong thực tế.
Qua kết quả nghiên cứu của đề tài, chúng tôi một lần nữa tái khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ trong thực tế và đóng góp vào lí luận về giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ các hoạt động trong cuộc sống. Những giái pháp chúng tôi đưa ra trong nội dung nghiên cứu này có thể được áp dụng ở nhiều lưu trữ khác nhau, đặc biệt là lưu trữ các cơ quan cấp bộ vì sự tương đồng giữa tổ chức lưu trữ hiện hành. Hoàn thành nghiên cứu này, chúng tôi hy vọng trong tương lai gần, lưu trữ sẽ trở thành địa chỉ tin cậy và có mối quan hệ mật thiết với các cơ quan tổ chức và đông đảo các đối tượng độc giả, trở thành cầu nối hữu hiệu giữa quá khứ với hiện tại.