2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.3.3. Cán bộ, công chức trong Bộ khi giải quyết công việc cần thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ hơn nữa
xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ hơn nữa
Tài liệu lưu trữ làm tái hiện lại những gì đã xảy ra trong quá khứ, là bằng chứng xác thực nhất về các vấn đề đã xảy ra và cung cấp kinh nghiệm thành bại của cơ quan, tổ chức. Khi giải quyết công việc, cán bộ thực hiện một số nhiệm vụ cần thường xuyên tra cứu thông tin quá khứ như: xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật; thanh tra, kiểm tra; công tác tổ chức cán bộ... Khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung văn bản, đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật, cán bộ trong ban soạn thảo cần tham khảo nhiều nguồn thông tin. Trong đó, không chỉ là thông tin trong văn bản liên quan trước đó mà cần tham khảo thông tin cả trong bản thảo trước khi ban hành văn bản hay thông tin những nội dung đã được sửa đổi để nắm bắt được tinh thần xây dựng văn bản và những kinh nghiệm xây dựng văn bản trước. Điều đó có giúp cho cán bộ trong ban soạn thảo văn bản thực hiện tốt hơn và nhanh hơn công việc.
Do các đơn vị giao nộp tài liệu cho lưu trữ Bộ hiện nay chưa đầy đủ nên rất nhiều hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ còn nằm rải rác ở các đơn vị. Cán bộ soạn thảo văn bản ở các đơn vị khi thực hiện công việc có tham khảo thông tin trong những hồ sơ này. Tuy nhiên, họ chưa nhận thức được đó là tài liệu lưu trữ. Những hồ sơ này, hết thời gian giải quyết hiện hành cần được giao nộp vào lưu trữ đầy đủ để cán bộ các đơn vị khác có cơ hội biết đến và có thể khai thác, sử dụng khi có nhu cầu.