4, Phục vụ giải quyết nhu cầu cá nhân
2.3.1.2. Trả lời bằng công văn
Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu này được áp dụng phổ biến tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Và khá đặc thù so với lưu trữ các bộ, cơ quan, tổ chức khác do nhiệm vụ phối hợp giữa Bộ và các cơ quan chức năng xác minh, kiểm tra tên người đã tốt nghiệp trung học phổ thông (từ năm 1956 đến năm 2007), trung học bổ túc (từ năm 1966 đến năm 2007), đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp (từ năm 1990 về trước).
* Quy trình trả lời công văn được tiến hành như sau:
Bƣớc 1. Cán bộ lưu trữ tiếp nhận công văn yêu cầu
Bƣớc 2. Lãnh đạo Phòng Lưu trữ - Thư viện phê duyệt công văn yêu cầu
Bƣớc 3. Chuyển công văn được phê duyệt cho cán bộ lưu trữ xử lí (vào sổ theo dõi khai thác, tra cứu mục lục hồ sơ, tra tìm tài liệu, soạn thảo công văn trả lời)
Bƣớc 4. Trình người có thẩm quyền ký và hoàn thành các thủ tục ban hành văn bản.
Bƣớc 5. Chuyển giao văn bản qua văn thư và lưu 01 bản tại Phòng
Theo khảo sát thực tế, Phòng Lưu trữ – Thư viện trả lời công văn về việc xác minh tên người có trong quyết định tốt nghiệp, thời gian tốt nghiệp, xếp loại
tốt nghiệp; phối hợp với các cơ sở giáo dục xác minh văn bằng tốt nghiệp phổ thông trung học, bổ tục trung học, đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp phục vụ kiểm tra văn bằng đầu vào; cấp phát văn bằng cho học sinh tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp; phục vụ xét nâng lương, làm chế độ bảo hiểm…
Thẩm quyền ký công văn trả lời không được quy định thành văn bản nhưng được điều chỉnh linh hoạt, mềm dẻo. Tùy thuộc vào cấp gửi văn bản yêu cầu xác minh, mức độ quan trọng của vấn đề cần xác minh hay chức vụ của người được xác minh mà văn bản được trình lãnh đạo Văn phòng Bộ hay lãnh đạo Bộ ký công văn trả lời. Ví dụ, lãnh đạo Văn phòng Bộ ký công văn trả lời của các trường đại học, cao đẳng, các sở giáo dục và đào tạo, các cơ quan cấp địa phương; lãnh đạo Bộ ký công văn trả lời các cơ quan cấp trung ương, xác minh đối tượng là lãnh đạo trong bộ máy nhà nước.
Khi trình người có thẩm quyền ký công văn trả lời, cán bộ lưu trữ trình kèm theo hồ sơ bao gồm: công văn để lãnh đạo ký có chữ ký nháy của cán bộ lưu trữ nhằm chịu trách nhiệm trước người được ký về tính hợp pháp và sự chính xác; công văn đề nghị; tài liệu lưu trữ có liên quan để người ký so sánh, đối chiếu. Thời gian trả lời công văn thường là một tuần. Thời gian nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào mức độ chi tiết, chính xác Phòng nhận được. Nếu thông tin về đối tượng càng chi tiết, chính xác (tên văn bản, cơ quan ban hành văn bản, ngày tháng văn bản, thời gian diễn ra sự việc…) thì cán bộ lưu trữ dễ dàng tìm được hồ sơ, tài liệu, thời gian trả lời công văn có thể chưa đến một tuần.
Theo thống kê trong sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng, từ tháng 11/2007 đến ngày 30/7/2009, số lượng công văn đề nghị xác minh là 30 công văn và số lượng công văn xác minh được và đã trả lời là 30 công văn. Như vậy, tất cả trường hợp cần được xác minh mà Phòng nhận được, Phòng
đều có kết quả trả lời, đáp ứng được nhu cầu thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ quản lí và quyền lợi cá nhân.