2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.2.2. Nhóm các biện pháp cải cách thủ tục khai thác,sử dụng tài liệu
Cho tới nay, công cụ tra cứu tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo duy nhất vẫn là mục lục hồ sơ.
Trong quản lí văn bản, tài liệu nói chung, các cơ quan không thể loại bỏ phương pháp quản lí truyền thống bằng hệ thống sổ sách. Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin là cần thiết trong công tác quản lí văn bản nói chung và quản lí tài liệu lưu trữ nói riêng. Trong thời gian tới, Văn phòng Bộ cần chỉ đạo để lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị khác nhanh chóng hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu danh mục hồ sơ. Điều này giúp cho cán bộ lưu trữ giải quyết nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian và công sức. Đối với độc giả, sẽ có khả năng được tiếp cận với tài liệu nhanh chóng và đầy đủ.
3.2.2. Nhóm các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu liệu
1, Lưu trữ Bộ cần công khai thủ tục khai thác, sử dụng trên mạng nội bộ và internet
Việc quy định thủ tục hành chính để giải quyết công việc nhằm đảm bảo tính thống nhất trong các cơ quan và đảm bảo công bằng cho mọi người đến giải quyết công việc. Thực tế chung trong công tác lưu trữ vấn đề này chưa được chú trọng. Về phía lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quy định trong Quy chế công tác Lưu trữ của cơ quan. Tuy nhiên, chưa có hình thức nào giới thiệu, phổ biến cho độc giả biết để chuẩn bị các thủ tục trước khi đến lưu trữ Bộ. Theo khảo sát của chúng tôi, đến thời điểm này, trong trang web của Bộ có cổng thông tin đăng tải thủ tục giải quyết một số công việc nhưng chưa có thủ tục nào liên quan đến công tác lưu trữ cũng như khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để thuận tiện hơn khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, độc giả cần biết thông tin về thủ tục, giấy tờ trước khi đến lưu trữ. Lưu trữ Bộ có thể phối hợp với các đơn vị có liên quan để công khai thủ tục khai thác tài liệu trên bảng nội quy khai thác, sử dụng hay trên trang web của Bộ để độc giả có thể tiếp cận thông tin ở mọi nơi và chuẩn bị trước giấy tờ cần thiết trước khi đến lưu trữ Bộ. Điều đó giúp độc giả tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại.
2, Lưu trữ Bộ cần chuẩn hoá lại “Giấy đề nghị khai thác tài liệu” cho hợp lí hơn
Mẫu giấy đề nghị khai thác tài liệu như hiện nay thực chất là kết hợp giữa đơn xin khai thác tài liệu và giấy đề nghị nhưng chưa hợp lí và thiếu một số nội dung như: Chưa có phần ghi mục đích khai thác tài liệu, chỗ để ghi tên tài liệu cần khai thác chỉ đủ chỗ cho ghi 01 tên tài liệu, phần ghi chức danh lãnh đạo cho phép khai thác chưa phù hợp với quy định phân công giải quyết. Việc ghi mục đích khai thác tài liệu nhằm giúp cho việc quản lí và giúp người nghiên cứu sau nắm bắt được đề tài đã nghiên cứu trước. Để thuận tiện hơn trong quản lí cũng như đối với độc giả, lưu trữ Bộ cần sớm hoàn thiện mẫu giấy đề nghị khai thác tài li liệu trữ cho hợp lí. Các nội dung trên cần bổ sung và sửa đổi nhằm giúp lưu trữ Bộ theo dõi và giám sát được mục đích sử dụng của độc giả, dự báo được khả năng, nhu cầu của độc giả và các loại tài liệu có tần số khai thác lớn trong thời gian sau để có các biện pháp chuẩn bị phù hợp. Bên cạnh đó, lưu trữ Bộ không hạn chế số hồ sơ độc giả khai thác 01 lần nên mẫu giấy đề nghị khai thác cần để nhiều chỗ trống hơn để độc giả không mất công ghi lại thông tin cá nhân khi số hồ sơ khai thác 01 lần không nhiều. (Mẫu giấy đề nghị khai thác tài liệu lưu trữ đề xuất tại phụ lục 4).
3, Cần quy định cụ thể thời gian cho phép độc giả đến khai thác, thời gian giải quyết yêu cầu khai thác và rút ngắn thời gian nhận kết quả khai thác, sử dụng
Trong quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, hiện nay, chưa có quy định nào về thời gian trả kết quả cho độc giả. Lưu trữ Bộ hẹn ngày trả kết quả chỉ dựa vào kinh nghiệm, ước lượng thời gian giải quyết, khoảng 03 đến 05 ngày đối với độc giả ngoài cơ quan và khoảng ½ ngày đối với độc giả là cán bộ trong cơ quan. Thời gian chờ đợi để nhận được kết quả khai thác tài liệu như thế là tương đối dài. Hiện nay, trên trang web của Bộ đã cập nhật văn bản từ năm 1990 do Bộ và một số cơ quan khác ban hành. Thông tin trong trang web có thể coi như thông tin pháp lí chính thức từ Bộ. Để khai thác được văn bản trên mạng, khi đã biết thông tin cần thiết, độc giả chỉ mất khoảng vài chục giây, tính thời gian dowload và in văn bản, mất khoảng 3-5 phút. So sánh hai cách khai thác tài liệu, giữa khai thác tại lưu trữ Bộ với khai thác tài liệu trên cổng thông tin của Bộ, cách thu thập này cạnh tranh hơn về thời gian. Tất nhiên, nói như thế không có nghĩa là độc giả có thể giải quyết được mọi việc khi khai thác tài liệu trên mạng. Nói như thế để thấy thuận lợi và ưu thế tiết kiệm thời gian của ứng dụng công nghệ trong khai thác tài liệu. Để hợp lí hơn về thủ tục khai thác tài liệu, lưu trữ Bộ cần rút ngắn và công khai thời gian giải quyết nhu cầu khai thác để độc giả chủ động hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Có như thế, hiệu quả khai thác tài liệu mới được đảm bảo và nâng cao.
4, Lưu trữ Bộ cần gìn giữ và bảo vệ tài liệu hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là yêu cầu quan trọng trong việc thực hiện nghiêm túc thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu. Tài liệu hình thành trong quá trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm có: sổ theo dõi, phiếu đề nghị khai thác tài liệu, hồ sơ khai thác. Những tài liệu này phục vụ trực tiếp cho công tác quản lí tổ chức khai thác, sử dụng. Bên cạnh đó, giúp cán bộ lưu trữ tại Bộ nắm bắt được số lượng và những vấn đề độc giả thường yêu cầu được khai thác, từ đó sẽ có hướng tổ chức phục vụ độc giả khai thác hiệu quả hơn. Đối với độc giả là những những người
nghiên cứu sau, nếu biết được mục đích của người nghiên cứu trước sẽ tránh được khả năng trùng lặp đề tài và nếu người nghiên cứu sau biết được đề tài có liên quan đến đề tài mình đang triển khai, có thể tìm thêm được tư liệu tham khảo.
5, Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu nên để độc giả được phép tra cứu mục lục hồ sơ, tài liệu.
Độc giả trực tiếp tra cứu danh mục hồ sơ, tài liệu sẽ có nhiều thuận lợi cho độc giả và cán bộ làm lưu trữ hơn so với việc cán bộ lưu trữ trực tiếp làm công việc này.
Theo cán bộ làm việc tại lưu trữ Bộ, mục lục tài liệu cũng có thể chứa đựng bí mật cơ quan. Tuy nhiên, không phải mục lục tài liệu nào cũng chứa đựng bí mật. Để đảm bảo bí mật cơ quan, bí mật cá nhân trong cơ quan, một mặt, lưu trữ Bộ nên nghiên cứu để tách mục lục tài liệu mật thành quyển mục lục hồ sơ riêng. Mặt khác, đối với mục lục tài liệu không phải mật nên cho phép độc giả được tự tra cứu. Điều này giúp độc giả được tiếp cận nhiều với thông tin về tài liệu lưu trữ hơn và chủ động hơn khi đưa ra các yêu cầu khai thác, đồng thời, cán bộ phụ trách khai thác tài liệu giảm được công việc, tiết kiệm thời gian hơn khi giải quyết yêu cầu khai thác của độc giả.