2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
2.4.4. Hiệu quả khai thác,sử dụng
Hiệu quả của khai thác, sử dụng tài liệu có thể được hiểu là kết quả đạt được của quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong điều kiện của tổ chức lưu trữ, được thể hiện qua số lượt yêu cầu của độc giả được đáp ứng so với tổng số yêu cầu và thể hiện qua kết quả tài liệu lưu trữ mang lại phục vụ nhu cầu của độc giả.
Theo khảo sát của chúng tôi, từ tháng 11/2007 đến 09/6/2009, tổng số độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo là 352 lượt. Số độc giả được đáp ứng yêu cầu khai thác là 304 lượt độc giả, tương đương 86,4%.
Số độc giả không nhận được kết quả yêu cầu là 48 lượt, tương đương 13,6%. Như vậy, đa số độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo được đáp ứng yêu cầu khai thác, một số ít yêu cầu của độc giả không được đáp ứng. Nguyên nhân việc khai thác tài liệu không có kết quả chủ yếu là do thông tin độc giả cung cấp không chính xác, không có hồ sơ lưu hay do văn bản lưu trữ không đủ thể thức, văn bản mờ không đọc được nên không cung cấp kết quả cho độc giả.
Với yêu cầu khai thác, sử dụng được đáp ứng, tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo đã góp phần giải quyết nhiều vấn đề, trong đó có vấn đề quan trọng.
Là cơ quan quản lí ngành trong cả nước, Bộ Giáo dục và Đào tạo thường xuyên phải ban hành văn bản quy hoạch, kế hoạch, đề án phát triển các loại hình nhà trường, phát triển giáo dục các khu vực và trong cả nước trong những giai đoạn khác nhau. Để đưa ra hoạch định, nhà quản lí cần có căn cứ xác thực để phân tích, đánh giá tình hình đối tượng cần hoạch định và các vấn đề liên quan. Tài liệu tại lưu trữ Bộ cung cấp nguồn thông tin pháp lí, có độ chân thực cao. Vì thế, hoạt động quản lí của Bộ chắc chắn thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ.
Kết quả số lượt độc giả đến khai thác tài liệu thống kê từ tháng 11/2007 như sau: số độc giả khai thác hồ sơ, tài liệu tốt nghiệp các trường là 141 lượt, xác minh thông tin văn bằng tốt nghiệp cho 4.713 trường hợp. Điều đó có nghĩa là 4.713 người có khả năng được xác minh giá trị của văn bằng. Như vậy, tài liệu lưu trữ Bộ giải quyết được nhiều nhu cầu xã hội, góp phần đảm bảo giá trị pháp lí của văn bằng và công bằng xã hội.
Trong triển lãm tài liệu lưu trữ “Hợp tác Việt Nam và Liên Bang Nga trong lĩnh vực đào tạo”, lưu trữ Bộ Giáo đã cung cấp 10 tài liệu là bản chính, có giá trị và ý nghĩa góp phần vào thành công của của triển lãm. Sự thành công của triển lãm đã thúc đẩy sự phát triển quan hệ đối tác chiến lược Việt Nam – Liên Bang
nước khác trên thể giới trong lĩnh vực giáo dục, nếu được đưa ra triển lãm sẽ thúc đẩy tốt mối quan hệ hợp tác giữa Việt Nam với các nước.
2.4. Nhận xét
Qua khảo sát công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, chúng tôi nhận thấy công tác này đã đạt được một số ưu điểm, tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế. Cụ thể như sau:
2.4.1. Ưu điểm
Thứ nhất, về ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ: Cho đến nay Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành được 02 văn bản: Quy chế công tác lưu trữ và công văn hướng dẫn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ. Quy chế công tác lưu trữ quy định các về trách nhiệm, nội dung quản lí nhà nước công tác lưu trữ Bộ; tổ chức nhân sự; cơ sở vật chất, thiết bị; kinh phí hoạt động; thu thập tài liệu; tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tin học hóa công tác lưu trữ; khen thưởng, kỉ luật. Những quy định trong quy chế đã quy định cụ thể hóa quy định của cơ quan nhà nước quản lí công tác lưu trữ cấp trên cho phù hợp với tổ chức, hoạt động của Bộ và lưu trữ Bộ, tạo cơ sở pháp lí vững chắc để cán bộ lưu trữ và cán bộ công chức trong Bộ thực hiện nhiệm vụ.
Thứ hai, Phòng Lưu trữ - Thư viện Bộ đã phối hợp tốt với các đơn vị
(Thanh tra Bộ, các vụ, cục) và các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trong cả nước, cung cấp thông tin, cung cấp bản sao văn bản để giải quyết nhiệm vụ: khiếu nại, tố cáo; công tác tổ chức cán bộ; đối chiếu tên người được cấp văn bằng với quyết định lưu tại Bộ; đối chiếu các trường hợp được cấp văn bằng. Khi nhận được yêu cầu qua hình thức công văn hay tra cứu trực tiếp, Phòng luôn bố trí cán bộ giải quyết nhanh và dứt điểm các yêu cầu đó. Qua đó, phát huy được giá trị tài liệu, đảm bảo công bằng trong giải quyết chế độ, chính sách và ra quyết định quản lí của cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, về tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ độc giả: Cán bộ Phòng Lưu trữ - Thư viện làm việc rất trách nhiệm và nhiệt tình. Nhiều tác giả không nhớ rõ đầy đủ thông tin về tài liệu yêu cầu khai thác. Bằng những biện pháp nghiệp vụ lưu trữ, xử lí thông tin, cán bộ lưu trữ luôn tìm cách tìm ra được tài liệu phục vụ nhu cầu độc giả. Những độc giả ở xa khi chưa tìm được tài liệu, có thể để lại số điện thoại liên lạc, khi có kết quả, cán bộ lưu trữ có thể gọi điện thoại thông báo. Điều này giúp độc giả tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
Thứ tư, hồ sơ khai thác, sử dụng tài liệu được lưu giữ đầy đủ và cẩn thận. Một cán bộ trong Phòng được giao nhiệm vụ này. Sau khi giải quyết xong mỗi yêu cầu, giấy tờ, văn bản được lâp thành hồ sơ. Số hồ sơ được đánh theo số trong phiếu đề nghị khai thác. Mỗi hồ sơ tùy từng đối tượng khai thác gồm các văn bản khác nhau, được lưu giữ lại để quản lí và thực hiện nghiên cứu khác của Phòng.
(Xem một số hồ sơ khai thác tại phụ lục 3).
Thứ năm, độc giả là cán bộ trong cơ quan được ưu tiên hơn khi làm thủ tục khai thác, sử dụng và được ưu tiên giải quyết yêu cầu trước. Điều này xuất phát từ lợi thế là cán bộ trong cơ quan Bộ thì không cần xác minh đối tượng khai thác và tài liệu tài lưu trữ được sản sinh ra trong hoạt động của Bộ. Đối tượng là cán bộ trong cơ quan cần được ưu tiên hơn để giúp họ giải quyết công việc nhanh chóng, tiện lợi hơn.
2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo còn nhiều hạn chế. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, quy định tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ còn thiếu nội dung thu phí khai thác, sử dụng. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã có quy định cho phép lưu trữ cơ quan được thu phí khai thác. Tuy nhiên, quy chế công tác lưu trữ của Bộ ban hành năm 2007, tức là sau 06 năm Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia ra đời, Bộ vẫn chưa có văn bản quy định thu phí khai thác. Đối tượng đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ không nhiều nhưng việc thu phí có tác dụng thể hiện chủ trương của nhà nước và nhân dân cùng làm, tạo ra nguồn kinh phí bù đắp chi phí văn phòng phẩm, cơ sở vật chất bảo quản tài liệu và góp phần nâng cao nhận thức của độc giả về giá trị tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ chưa phong phú. Bộ chưa tổ chức được một số hình thức khai thác, sử dụng: đọc tại phòng đọc dành cho độc giả, tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ Bộ, cung cấp thông tin qua hợp đồng, công bố tài liệu lưu trữ. Điều này hạn chế số lượng độc giả có thể tiếp cận tài liệu lưu trữ. Hình thức khai thác, sử dụng duy nhất cho độc giả đến trực tiếp là sao chụp tài liệu. Tất cả mọi trường hợp đến khai thác tài liệu trực tiếp không phân biệt mục đích, đối tượng, đều được phôtô văn bản mang về. Tuy nhiên, nhiều trường hợp, độc giả không cần thiết phải photo văn bản, chỉ cần biết thông tin trong văn bản mà vẫn phải sao chụp tài liệu sẽ làm lãng phí văn phòng phẩm.
Thứ ba, Phòng Lưu trữ - Thư viện chưa có phòng phục vụ độc giả riêng. Phòng Lưu trữ - Thư viện Bộ trước đây là một phòng lớn, được ngăn vách cửa kính ra thành 03 phòng nhỏ, chia thành 01 phòng Trưởng phòng, 01 phòng để tài liệu và 01 phòng dành cho cán bộ làm việc. Tại lưu trữ cơ quan, phòng phục vụ độc giả là nơi tiếp nhận yêu cầu và nơi đọc, nghiên cứu tài liệu. Ưu điểm của tổ chức phục vụ độc giả tại phòng đọc là việc nghiên cứu, sử dụng được thực hiện nhanh chóng, mỗi lần mượn được nhiều tài liệu, tạo thói quen và thu hút các đối tượng đến khai thác, sử dụng. Vì chưa được tổ chức phòng đọc riêng nên việc thu thút, phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu cũng bị hạn chế. Bên cạnh đó, phòng làm việc của cán bộ lưu trữ chưa được bố trí tách ra khỏi khu vực tiếp nhận, giải quyết nhu cầu của độc giả ảnh hưởng tới sự tập trung làm việc của cán bộ lưu trữ.
Thứ tư, thời gian chờ đợi nhận kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lâu. Hầu hết các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu đều phải chờ. Đối với độc giả là cán bộ công chức trong Bộ, thời gian nhận được kết quả thường là sau 01 ngày làm việc kể từ khi gửi yêu cầu. Đối với độc giả ngoài cơ quan thì lâu hơn và tùy thuộc vào nội dung khai thác. Nếu như tra tìm văn bản đã xác định tên loại, ngày tháng năm, cơ quan ban hành văn bản thì khoảng 2, 3 ngày. Nếu đề nghị xác minh văn bằng của nhiều đối tượng thì có khi nửa tháng. Những độc giả cung cấp thông tin không rõ ràng thì Phòng vẫn lưu lại yêu cầu và khi tìm thấy tài liệu sẽ thông báo cho độc giả. Hiện nay lưu trữ Bộ chưa có quy định về thời gian giải quyết yêu cầu khai thác. Mặc dù cán bộ lưu trữ của Phòng làm việc rất trách nhiệm, nhiệt tình. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều nên ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết yêu cầu khai thác của độc giả.
Thứ năm, cá nhân ngoài Bộ bị hạn chế khai thác, sử dụng nhiều loại tài liệu. Cá nhân ngoài Bộ được khai thác những tài liệu có tên cá nhân người đó hoặc có tên người thân ruột thịt (bố, mẹ, anh, chị, em, con). Những tài liệu khác hầu hết đều bị hạn chế. Theo cán bộ lưu trữ tại Phòng, vì lưu trữ Bộ là lưu trữ hiện hành, phục vụ cho hoạt động quản lí của Bộ và ngành là chủ yếu. Tuy nhiên, việc giao nộp tài liệu của Bộ vào lưu trữ lịch sử chưa được thực hiện theo quy định tại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001. Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan trung ương, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử được Pháp lệnh quy định “sau mười năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan”. Tính tới thời điểm này, những tài liệu kết thúc công việc từ năm 1998 trở về trước đều phải được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ nhu cầu sử dụng rộng rãi. Theo Sách chỉ dẫn các Phông Lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, đến năm 2006, Bộ mới nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 01 lần, nhưng chưa hết tài liệu từ năm 1945-1981. Đến nay, Bộ chưa nộp thêm tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Khối tài liệu đang bảo
quản tại lưu trữ Bộ vẫn còn thời gian từ 1945 – 2008. Như vậy, nhiều tài liệu đáng lẽ cần được nộp vào lưu trữ lịch sử phục vụ nhu cầu cá nhân nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học rộng rãi vẫn bị hạn chế vì lí do tài liệu trong lưu trữ hiện hành. Điều đó là thiệt thòi cho độc giả.