2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.3.2. Các đơn vị cần thực hiện đúng quy định về giao nộp tài liệu vào lưu trữ
hiện tổng hợp một số biện pháp. Đối với cán bộ các đơn vị, là người chủ động trong hành động và việc làm, cần chủ động tích cực tìm hiều giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan phục vụ cho giải quyết công việc, hoạt động quản lí. Bên cạnh đó, cán bộ các đơn vị cần nắm được quy định của Nhà nước, của cơ quan về các vấn đề có liên quan và nghiêm chỉnh chấp hành những quy định đó. Tuy nhiên, những hoạt động đó chỉ có thể mang lại kết quả và hiệu quả khi có sự phối hợp của lưu trữ Bộ như: lưu trữ Bộ chủ động giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ hoặc hỗ trợ cán bộ các đơn vị tiếp cận với thông tin trong tài liệu lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện; hướng dẫn cụ thể các đơn vị cách thức và biện pháp lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ...
3.3.2. Các đơn vị cần thực hiện đúng quy định về giao nộp tài liệu vào lưu trữ lưu trữ
Để thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao, chất lượng hồ sơ, tài liệu giữ vai trò rất quan trọng. Nếu hồ sơ, tài liệu được thu nộp từ các đơn vị vào lưu trữ Bộ đúng thời gian sẽ đảm bảo chất lượng cho công tác tổ chức khoa học tài liệu và triển khai các biện pháp để bảo vệ tập trung, an toàn khối tài liệu của cơ quan, từ đó đảm bảo hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các đơn vị, khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ, cần thực hiện đầy đủ yêu cầu về đúng thời gian, đầy đủ thành phần và phải lập hồ sơ theo quy định và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Nếu tài liệu được lập từ chính cán bộ thực hiện công việc đó sẽ đảm bảo tiêu chí lập hồ sơ theo vấn đề, đảm bảo mối liên hệ tài liệu trong hồ sơ theo tiến trình giải quyết công việc. Điều này nếu thực hiện tốt, cán bộ lưu trữ sẽ có thêm thời gian thực hiện công việc khác. Để cán bộ chuyên môn làm được tốt công tác này, một mặt, cơ quan quản lí ngành cần bổ sung quy định cần thiết về bắt buộc cơ quan trung ương nộp tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia theo đúng quy
định. Mặt khác, về phía lưu trữ Bộ cần đề xuất các biện pháp mạnh mẽ hơn để buộc các đơn vị nộp tài liệu đúng quy định.