4, Phục vụ giải quyết nhu cầu cá nhân
2.3.2. Đối tượng khai thác,sử dụng tài liệu
Trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các độc giả đều được xác định thuộc đối tượng nào để yêu cầu thủ tục cần thiết. Đối tượng đến khai thác, sử dụng tài liệu có thể là trong cơ quan hay ngoài cơ quan Bộ, là cá nhân hay tập thể.
Nếu đối tượng khai thác, sử dụng là cán bộ công chức thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được ưu tiên khai thác, sử dụng không cần xuất trình giấy tờ tùy thân. Đây là đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu tại lưu trữ Bộ. Mục đích khai thác của đối tượng này chủ yếu phục vụ hoạt động quản lí, giải quyết công việc
hàng ngày nên họ thường khai thác tài liệu: hồ sơ công việc của các đơn vị, các quy chế, hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật. Một phần tài liệu tại lưu trữ Bộ thường xuyên được khai thác phục vụ mục đích cá nhân cán bộ trong cơ quan là tài liệu khen thưởng, tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương cho cán bộ công chức.
Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu là người ngoài cơ quan có nhiều mục đích khác nhau. Độc giả đến khai thác tài liệu phục vụ mục đích cá nhân thường là cán bộ đã từng công tác tại Bộ nhưng đã nghỉ hưu hoặc chuyển đi nơi khác; những người đã được nhà nước cử đi học tập, nghiên cứu ở nước ngoài; một số ít người muốn tự tìm tài liệu hồ sơ tốt nghiệp có liên quan đến bản thân. Đối tượng đến khai thác tài liệu phục vụ mục đích cơ quan thường là tổ chức trong ngành giáo dục hay các cơ quan cần xác minh văn bằng tốt nghiệp của đối tượng tuyển dụng hay cán bộ công chức mới chuyển đến, được nâng lương, đề bạt.
Như vậy, đối tượng đến khai thác tài liệu tại lưu trữ Bộ có nhiều mục đích khác nhau. Việc xác định rõ đối tượng và nhu cầu khai thác tài liệu giúp cho dự báo chính xác nhu cầu trong tương lai để lưu trữ Bộ xây dựng kế hoạch phục vụ tốt hơn.
