2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
2.4.3. Nguyên nhân
Các hạn chế nêu trên do nhiều nguyên nhân từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với tư cách là cơ quan quản lí ngành, từ phía lãnh đạo Bộ, từ bộ phận lưu trữ, từ các đơn vị và từ chính độc giả.
1, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chưa xây dựng đầy đủ quy định liên quan đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi đưa ra một số vấn đề nổi cộm:
Thiếu quy định bắt buộc về giải mật tài liệu lưu trữ: Để được đưa ra khai thác, sử dụng cho nhiều đối tượng, tài liệu không được là tài liệu mật. Tuy nhiên, nhà nước ta chưa ban hành quy định giải mật tài liệu lưu trữ. Cho nên, một khối lượng tài liệu được xác định là mật từ thời điểm ban hành, đến nay chưa có bộ phận nào có trách nhiệm giải mật. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan tham mưu cho Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ nhưng rõ ràng, Cục chưa làm hết trách nhiệm. Bên cạnh đó, quan niệm về bảo mật tài liệu của cán bộ lưu trữ chưa thực sự thỏa đáng cho độc giả. Chúng tôi đồng ý quan điểm, nhiều tài liệu mặc dù không được đóng dấu chỉ mức độ mật nhưng nội dung liên quan đến cá nhân hay vấn đề khác chưa được công khai cũng có thể coi là mật. Tuy nhiên, độc giả vì mục đích cá nhân, đến tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ được khai thác, sử dụng tài liệu có liên quan đến bản thân hoặc người thân trong gia đình là chưa thật đúng với tinh thần của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và một số văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước ta gần đây.
Quy định giao nộp tài liệu từ các cơ quan vào trung tâm lưu trữ quốc gia chưa chặt chẽ. Để phục vụ khai thác, sử dụng tốt, tài liệu lưu trữ cần được tổ chức khoa học. Yêu cầu đầu tiên để tổ chức khoa học tài liệu là phải có đầy đủ tài liệu. Hiện nay, vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu tại lưu trữ cơ quan trung ương đã được đưa ra. Tuy nhiên, quy định nộp tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia chưa có các chế tài xử lí hiệu quả. Vì thế, chưa có chế tài xử lí các đơn vị của cơ quan trung ương nộp tài liệu đúng thời gian và thành phần quy định. Đối với lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo, một trong những hạn chế lớn nhất hiện nay là thu thập bổ sung, tài liệu chưa đảm bảo. Điều này do nhiều lí do khác nhau, nhưng có một điểm yếu là lưu trữ Bộ không có biện pháp nào bắt buộc các đơn vị phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ đầy đủ và đúng hạn.
2, Bộ chưa đầu tư thỏa đáng cho lưu trữ Bộ.
Hiện tại, lưu trữ Bộ chưa được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại phục vụ hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu. Bộ chưa bố trí phòng đọc cho độc giả, phòng làm việc riêng cho lãnh đạo Phòng và chưa ứng dụng tin học trong hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Phương tiện phục vụ bảo quản an toàn tài liệu chưa được trang bị đầy đủ như: báo cháy tự động, máy hút ẩm, thiết bị chống trộm…đã ảnh hưởng tới hiệu quả phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3, Các nghiệp vụ lưu trữ chưa được thực hiện đầy đủ, dứt điểm.
Để đảm bảo hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, việc tổ chức khoa học tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tuy nhiên, hầu hết các nghiệp vụ lưu trữ đều chưa thực hiện đầy đủ.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa được thực hiện dứt điểm. Đặc biệt, khối tài liệu hành chính, từ năm 2000 đến nay lác đác có một số đơn vị đã nộp và hầu hết các đơn vị chưa nộp. Điều này làm ảnh hưởng tới sự hoàn chỉnh phông
Phòng trong thời gian tới cũng chưa có kế hoạch cụ thể để thu hết tài liệu từ các đơn vị. Điều này làm giảm khả năng nhanh chóng hoàn thiện phông lưu trữ Bộ.
Tài liệu trong kho lưu trữ còn 14 % chưa được chỉnh lí. Tức là số tài liệu đó chưa thể đưa ra khai thác, sử dụng được và từ trước tới nay lưu trữ Bộ chưa tổ chức xác định giá trị tài liệu lần nào. Điều này làm ảnh hưởng tới hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện tốt sẽ loại bỏ ra thông tin không còn giá trị và lưu trữ Bộ sẽ chỉ phục vụ độc giả những thông tin hữu ích.
Công cụ tra cứu còn thủ công và chưa đa dạng. Hiện nay, Bộ chưa ứng dụng phần mền vào quản lí tài liệu và tra cứu tài liệu. Tất cả hoạt động tra cứu tài liệu đều được thực hiện thủ công bằng sổ đăng kí mục lục hồ sơ và sổ theo dõi nộp tài liệu. Các biện pháp này không hỗ trợ được cán bộ lưu trữ tiết kiệm thời gian và lao động khi phục vụ độc giả.
Tóm lại, một số nghiệp vụ lưu trữ chưa làm tốt khiến cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đạt được hiệu quả như tiềm năng vốn có. Tuy nhiên, điều này có thể khắc phục được trong thời gian gần nếu Bộ xây dựng kế hoạch và đề ra các biện pháp thực hiện.
4, Lưu trữ Bộ chưa chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ cho các đối tượng độc giả
Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào việc họ biết được thông tin có trong tài liệu lưu trữ hay không. Để giúp độc giả nắm bắt được thông tin, tổ chức lưu trữ có vai trò then chốt trong hoạt động giới thiệu, quảng bá thông tin tài liệu lưu trữ. Để làm được điều đó, cán bộ lưu trữ cần xác định đúng đắn mục đích, ý nghĩa của việc tuyên truyền giới thiệu và lựa chọn các hình thức giới thiệu cho phù hợp. Tuy nhiên, công tác này chưa được thực hiện tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
tại lưu trữ Bộ hầu hết là do độc giả tự tìm hiểu thông tin tài liệu. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng được thực hiện còn bị động như: sao chụp tài liệu, trả lời bằng công văn. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mang tính chất chủ động của cơ quan như: tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ, công bố tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua hợp đồng…. chưa được thực hiện.
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhu cầu và phụ thuộc mục đích của độc giả. Tuy nhiên, các cơ quan, tổ chức lưu trữ có vai trò lớn trong định hướng giá trị của độc giả tập trung vào nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ. Bởi vậy, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động của cơ quan, tổ chức cần được khuyến khích áp dụng.
5, Nhận thức của độc giả về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ còn hạn chế
Trong cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo, một bộ phận cán bộ chưa thực sự nhận thức đúng đắn về giá trị tài liệu lưu trữ. Cho nên họ không nhận thức được trách nhiệm của mình trong việc nộp lưu tài liệu. Họ sử dụng tài liệu lưu trữ nhưng họ không nhận thức được điều đó. Bên cạnh đó, họ không nắm bắt được thông tin trong tài liệu tại lưu trữ, không hiểu được giá trị tài liệu lưu trữ nên họ chưa khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều vào giải quyết công việc hàng ngày.
Đối với người ngoài cơ quan sẽ gặp khó khăn hơn để hiểu được nội dung, thành phần tài liệu tại lưu trữ Bộ. Chính vì thế, nhận thức của họ về giá trị tài liệu cũng bị hạn chế.
Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ phụ thuộc rất lớn vào nhận thức của họ về giá trị tài liệu trong lưu trữ. Tuy vậy, cả về mặt chủ quan và khách quan, hiện nay, độc giả còn nhiều rào cản để nhận thức rõ được giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trong khi một số kênh cung cấp thông tin khác đang ngày càng phát triển, công tác lưu trữ cần có đột phá trong truyền đạt thông tin để độc giả hiểu và dễ dàng tiếp cận tài liệu hơn nữa.
=> Tiểu kết chƣơng 2
Trong thời gian qua, cán bộ lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo đã cung cấp nhiều tài liệu cho độc giả trong cơ quan và độc giả ngoài cơ quan Bộ. Mặc dù đã đạt được kết quả, số lượt độc giả khai thác tài liệu có tăng và giá trị tài liệu đã phát huy hiệu quả trong thực tế. Tuy nhiên, những kết quả đó chưa tương xứng với tiềm năng lưu trữ Bộ.
Có nhiều nguyên nhân khiến lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa phát huy hết thế mạnh tiềm năng của mình trong việc phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ. Về phía cơ quan quản lí ngành, quy định có liên quan đến khai thác, sử dụng chưa đầy đủ. Về phía lưu trữ Bộ: chưa nhận được sự quan tâm, đầu tư đúng mức của Bộ, các nghiệp vụ lưu trữ chưa được thực hiện đầy đủ và dứt điểm. Về phía độc giả, nguyên nhân chủ yếu là chưa trang bị đầy đủ nhận thức về tài liệu lưu trữ Bộ.
Hiện nay, con người ngày càng khai thác, sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên phục vụ cho hoạt động của mình. Vì vậy, nhu cầu khai thác tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chắc chắn sẽ tăng trong thời gian tới. Bên cạnh đó, độc giả cũng mong muốn được phục vụ tốt hơn khi được sử dụng các dịch vụ của cơ quan, tổ chức. Để phục vụ tốt nhu cầu của độc giả, ngay từ bây giờ, lưu trữ Bộ cần đưa ra các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu để phát huy được tiềm năng vốn có và có thể phục vụ tốt nhất yêu cầu của độc giả. Để thúc đẩy và hỗ trợ tích cực cho hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, lưu trữ Bộ cũng như các đối tượng có liên quan cần có cải biến mạnh mẽ và tích cực hơn nữa. Một số biện pháp cụ thể đối với từng đối tượng được chúng tôi đề xuất tại chương 3.
CHƢƠNG 3.