Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của Bộ, chủ yếu là bản chính, bản gốc, phản ánh các sự kiện mang ý nghĩa quốc gia qua nhiều thời kỳ lịch sử. Vì thế, tài liệu lưu trữ có rất nhiều giá trị, và đặc biệt có giá trị trong các lĩnh vực sau:
1.2.4.1. Phục vụ hoạt động quản lí của Bộ
Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện nhiệm vụ quản lí giáo dục và đào tạo trên phạm vi cả nước. Bộ ra đời ngay từ những ngày đầu của chính quyền Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Trải qua các giai đoạn phát triển của đất nước, hoạt động của Bộ đã để lại nhiểu bài học kinh nghiệm quý giá, sâu sắc. Bộ Giáo dục trước đây là một trong bốn bộ đầu tiên được Chủ tịch nước Hồ Chí Minh thành lập sau năm 1945. Trọng trách của Bộ được giao là diệt giặc dốt, một trong ba thứ giặc lúc bấy giờ của Nhà nước ta để nâng cao dân trí, góp phần nâng cao hiệu quả của tuyên truyền cách mạng. Trong quá trình hoạt động và phát triển, nhiều hoạt động của Bộ như cải cách giáo dục, phổ cập giáo dục tiểu học... đã đạt được kết quả khả quan và để lại dấu ấn quan trọng trong lịch sử ngành giáo dục và đào tạo cũng như trong lịch sử phát triển đất nước. Đây chính là tư liệu quan trọng
để xây dựng chủ trương, chính sách, chiến lược phát triển giáo dục và đào tạo của nước ta.
Mặt khác, đối tượng, phạm vi quản lí rộng và đa dạng. Bởi thế, hoạt động quản lí đòi hỏi cần có những kinh nghiệm nhất định. Kinh nghiệm có thể được đúc rút từ những thành công và cả những việc chưa làm được. Thông tin về hoạt động của ngành, những tồn tại, nguyên nhân và các biện pháp thực hiện… chính là những tư liệu quý để nghiên cứu chiến lược phát triển giáo dục của đất nước. Bên cạnh đó, khối lượng hồ sơ công việc của các đơn vị thuộc Bộ đã được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh là nguồn tư liệu quý để làm tư liệu tham khảo cho các nhà quản lí khi giải quyết công việc hàng ngày.
Trong các nguồn tư liệu cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ là một nguồn tư liệu có độ chính xác cao. Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hiện đang bảo quản nhiều tài liệu là báo cáo tổng kết công tác năm, quý, tháng của Bộ, của các đơn vị và các trường đại học, cao đẳng cung cấp thông tin cho nhà quản lí, nhà nghiên cứu về tình hình giáo dục, đào tạo của Việt Nam qua các năm, các giai đoạn. Đây là căn cứ xác đáng để nhà quản lí ra quyết định quản lí chính xác.
1.2.4.2. Là nguồn sử liệu phục vụ nghiên cứu lịch sử Bộ Giáo dục và Đào tạo, các trường đại học, cao đẳng trong cả nước
Hiện nay, nhiều bộ đã triển khai nghiên cứu, biên soạn lịch sử của mình nhằm tái hiện quá trình hình thành và phát triển cũng như giúp xã hội có đánh giá đầy đủ và khách quan hơn về đóng góp của bộ trong những hoàn cảnh lịch sử nhất định. Bên cạnh đó, việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ còn giúp rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu trong hoạt động quản lí cũng như trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà bộ đó được giao. Chính vì vậy, biên soạn lịch sử trở thành nhu cầu phổ biến của hầu hết các bộ. [13;3].
Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như các trường đại học, cao đẳng trong cả nước không nằm ngoài xu thế đó. Cuốn Lịch sử cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo 1945 – 1995 với tên gọi “Từ Bộ Quốc gia Giáo dục đến Bộ Giáo dục và Đào tạo” đã được biên soạn và công bố. Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu lịch sử Bộ vẫn còn phải được tiếp tục và cần được nghiên cứu sau hơn.
Bên cạnh đó, đóng góp của các trường đại học, cao đẳng trong cả nước ngày càng cần được khẳng định, thể hiện vai trò của trường đó trong hoạt động
đào tạo nhân lực của đất nước. Tuy nhiên, công việc này các trường hiện nay làm chưa thật tốt và trong tương lai, khi xu thế đào tạo đa ngành, đa nghề của các trường hoạt động ổn định, thì thương hiệu trở thành yếu tố then chốt quyết định sự phát triển của các trường. Khi đó, biện pháp để khẳng định đóng góp cũng như thành công của các trường thông qua lịch sử phát triển chắc chắn sẽ được quan tâm thực hiện.
1.2.4.3. Tài liệu lưu trữ là căn cứ để xác minh các đối tượng được cấp phát văn bằng, chứng chỉ và cũng để giải quyết chế độ cho các cá nhân
Trước năm 1990, Bộ Giáo dục và Đào tạo trực tiếp ra quyết định công nhận tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp thuộc Bộ, những tài liệu này được lưu tại 02 nơi là tập công văn lưu các năm của Bộ và hồ sơ công việc của đơn vị trực tiếp soạn thảo văn bản. Từ năm 1990, Bộ phân quyền cho hiệu trưởng các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp thuộc Bộ ra quyết định công nhận học sinh, sinh viên tốt nghiệp trường mình. Tuy nhiên, quyết định đó phải gửi về Bộ để theo dõi, quản lí. Thời hạn bảo quản loại văn bản này là lâu dài và lưu trữ Bộ không đưa vào danh mục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vì tài liệu không có ý nghĩa lịch sử và được giữ lại để tiện cho giải quyết công việc hàng ngày như: xác minh, thanh tra, khiếu nại, tố cáo.
Một căn cứ khi cơ quan, tổ chức giải quyết chế độ cho cán bộ, người lao động là bằng cấp tốt nghiệp của người đó. Để giải quyết chế độ xác đáng, trong nhiều trường hợp, cơ quan, tổ chức cần xác minh tính chính xác các thông tin: tên người, trình độ cấp bằng, thời gian cấp bằng, tên cơ quan cấp bằng, chuyên ngành cấp bằng. Những trường hợp cần khai thác, sử dụng tài liệu trực tiếp, Phòng Lưu trữ - Thư viện có thể cung cấp bản sao. Đối với những trường hợp yêu cầu trả lời bằng công văn hoặc có khiếu nại, Văn phòng (trực tiếp làm là Phòng Lưu trữ - Thư viện) phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết căn cứ vào tài liệu hiện bảo quản tại lưu trữ.
=> Tiểu kết chƣơng 1.
Như vậy, tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ và các tổ chức đã giải thể, sáp nhập vào Bộ. Thời gian tài liệu lưu trữ của Bộ từ năm 1946 đến nay, phản ánh chính sách phát triển giáo dục của nhà nước ta qua các giai đoạn lịch sử. Một khối lượng lớn tài liệu ra đời trong hoàn cảnh đất nước có chiến tranh nên đặc điểm về vật lí và kỹ thuật trình bày văn bản chưa được hoàn chỉnh. Tuy nhiên, ý nghĩa tài liệu lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo đã được kiểm chứng trong thực tế, có thể phục vụ xác minh văn bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học; phục vụ hoạt động xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và giải quyết các nhu cầu cá nhân khác.
Để phát huy tốt những giá trị trên, lưu trữ Bộ đã ban hành và thực hiện Quy chế công tác Lưu trữ cũng như đã và đang triển khai các biện pháp thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học, bảo quản an toàn khối tài liệu tại lưu trữ Bộ. Những biện pháp hiện nay về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả.
Để phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả trong cơ quan cũng như độc giả ngoài cơ quan cho các hoạt động quản lí, hoạt động nghiên cứu khoa học và phục vụ nhu cầu cá nhân, trong thời gian qua, lưu trữ Bộ đã tổ chức hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu. Cụ thể công tác này được tiến hành như thế nào sẽ được trình bày ở chương 2 của luận văn.
CHƢƠNG 2.