4, Phục vụ giải quyết nhu cầu cá nhân
2.3.3.Số lượng người khai thác,sử dụng tài liệu
Sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ tháng 11/2007 trở về trước Phòng không lưu giữ được nên việc thống kê số liệu khai thác tài liệu lưu trữ thời gian đó không tiến hành được. Con số này được thống kê từ tháng 11/2007 đến nay như sau:
Năm Số lƣợt ngƣời khai thác Số lƣợng hồ sơ khai thác Ghi chú 2007 47 2.300 Số liệu tháng 11, 12
2008 234 789 Cả năm
2009 71 683 Số liệu tính đến ngày
09/6/2009
Bảng 2.1: Tổng hợp số lƣợng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu
(Theo Báo cáo số 64/LTTV-QLNN ngày 20 tháng 7 năm 2009 của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
Số theo dõi khai thác tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thống kê danh họ tên và địa chỉ độc giả; tên tài liệu cần khai thác; mục đích khai thác; thời gian khai thác. Căn cứ vào những thông tin đó cán bộ lưu trữ có thể đánh giá được mức độ thường xuyên khai thác, sử dụng những loại tài liệu và chu kỳ khai thác sử dung của độc giả để có biện pháp tổ chức phục vụ độc giả hợp lí. Nếu như biết được số lượng độc giả và sự biến động số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ qua các năm thì cán bộ lưu trữ có cơ sở để phân tích, dự báo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ trong tương lai. Tiếc là những việc đó không tiến hành được nữa.
Với những số liệu thu nhận được về số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo mang lại rất ít thông tin. Theo số lượng kê ở trên, hai tháng năm 2007, trung bình mỗi tháng có 23,5 độc giả đến khai thác, sử dụng. Trung bình có khoảng 01 lượt độc giả/ ngày làm việc. Con số này năm 2008 là 19,5 lượt độc giả/ tháng và trung bình có khoảng 0,8 lượt độc giả/ ngày làm việc. Con số này năm 2009 là 14 lượt độc giả/ tháng và trung bình có khoảng 0,5 lượt độc giả/ ngày làm việc (02 ngày làm việc có 01 độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu).
Đội ngũ cán bộ của Phòng từ năm 2007 đến nay thường xuyên có từ 04 đến 06 người mà mỗi ngày chỉ phục vụ 01 độc giả, thậm chí 06 tháng đầu năm nay, 02
ngày cán bộ lưu trữ phục vụ 01 độc giả là chưa phù hợp với tiềm năng của lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo trong 03 năm trở lại đây giảm dần. Sự giảm sút này một phần là do từ cuối năm 2007, Bộ đã chính thức khai trương cổng thông tin văn bản ở địa chỉ website: http://vanban.moet.gov.vn. Hầu hết tất cả văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành và văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương Đảng, Chủ tịch nước, Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, các Bộ ban ngành ban hành liên quan đến giáo dục và đào tạo sẽ được cập nhật. Thời gian lưu giữ văn bản trên hệ thống có thể là 03 ngày hoặc theo sự lựa chọn thời gian hoặc vĩnh viễn tùy thuộc vào việc xác định nội dung văn bản. Nếu không có quy định nào cá biệt về thời gian lưu giữ văn bản trên hệ thống, thông thường văn bản sẽ được lưu giữ vĩnh viễn. Thời gian văn bản đưa lên từ năm 1990 đến nay. Các văn bản được Cách tra tìm văn bản cũng rất dễ dàng, nhanh chóng. Để tìm văn bản, độc giả chọn nhập vào một hoặc nhiều trường thông tin: loại văn bản, nơi ban hành, trích yếu, ký hiệu, thời gian, thư mục. Tính đến ngày 15/9, có 1.284.254 lượt độc giả truy cập vào trang website này. Điều này thể hiện nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ Bộ rất lớn và độc giả đã có sự chọn lựa cách thức thuận tiện nhất để có được thông tin cần thiết. Đó cũng là kinh nghiệm để các cơ quan, tổ chức lưu trữ học tập.
Khi sử dụng thông tin văn bản trong cổng thông tin chính thức của Bộ Giáo dục và Đào tạo độc giả hoàn toàn có thể yêu tâm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, văn bản in từ trên mạng xuống không thể thay thế được tài liệu được sử dụng từ lưu trữ Bộ. Để phát huy hơn nữa giá trị tài liệu lưu trữ, Văn phòng Bộ cũng cần nghiên cứu đưa vào ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ và đặc biệt là trong tổ chức khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu độc giả.