- Đặc điểm về tình trạng vật lí: Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hình thành sớm nhất từ năm 1946, trong điều kiện đất nước có chiến tranh; kinh tế, khoa học công nghệ kém phát triển; chất liệu in và phương tiện, kỹ thuật in văn bản còn thủ công, thô sơ. Chất liệu in văn bản thường là giấy thô, đen, hoặc giấy pơluya chất lượng xấu. Văn bản được chế bản chủ yếu bởi máy đánh chữ in tipô với mực không tốt nên chữ rất mờ và khó đọc (phần lớn tài liệu từ năm 1990 trở về trước). Khối lượng tài liệu này đã bị xuống cấp. Tài liệu hình thành trong giai đoạn gần đây (khoảng từ sau năm 1990) được chế bản bằng máy vi tính trên chất liệu giấy tốt, tình trạng văn bản còn nguyên vẹn. Loại tài liệu này có trong các phông hoạt động từ năm 1990: phông Bộ Giáo dục và Đào tạo, phông các bộ trưởng và thứ trưởng, phông các dự án…
- Đặc điểm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
+ Tuy tài liệu trong lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo thuộc nhiều phông khác nhau, thời gian hình thành tài liệu qua nhiều thời kỳ lịch sử khác nhau nhưng khối tài liệu này có một số điểm tương đồng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Cụ thể như sau:
+ Nhiều văn bản thiếu một hoặc một số thông tin quan trọng như: con dấu, chữ ký, tên người ký, trích yếu nội dung, nơi nhận… Nhiều văn bản có chữ ký nhưng không có dấu, thậm chí thiếu cả dấu và chữ ký. Tài liệu mật nhiều bản thiếu dấu và chữ ký, thiếu nơi nhận và thời gian ban hành. Đặc điểm này của tài liệu do một số nguyên nhân: Thứ nhất, tài liệu hình thành trong hoàn cảnh đất nước có chiến tranh, yêu cầu nhiều thông tin phải bí mật tên người, tên cơ quan và thậm chí địa điểm ban hành văn bản nên những yếu tố thể thức này không được thể hiện. Thứ hai, phần lớn tài liệu hình thành khi nhà nước chưa có quy định
thống nhất về trình bày thể thức văn bản nên các cơ quan và các loại văn bản lại có cách trình bày khác nhau. Mặc dù văn bản được ban hành thiếu các yếu tố về thể thức, thậm chí cả những yếu tố mang tính pháp lí của văn bản, nhưng nội dung văn bản phản ánh sự kiện, nhân vật lịch sử quan trọng, nên vẫn cần được tiếp tục lưu giữ để phục vụ cho khai thác, sử dụng.
+ Một số văn bản là bản photo, bản dự thảo, không phải là bản gốc, bản chính. Các bản dự thảo được viết tay hoặc đánh máy, nhưng không có rõ ai viết, có bản thảo được sửa chữa nhưng không rõ tên người chữa. Việc sử dung bản photo, bản dự thảo là chủ yếu là do bản chính, bản gốc bị thất lạc, chỉ còn lại bản photo nên buộc phải lấy sử dụng.
+ Một số tài liệu là bản gốc (có chữ ký và con dấu cơ quan) được đánh máy nhưng vẫn có sửa chữa. Điều này là do: thứ nhất, một số loại văn bản có nội dung giống nhau, chỉ khác tên người (quyết định bổ nhiệm, nâng lương), nên được mẫu hóa, nhưng có một số nội dung cần bổ sung hoặc cần bỏ đi, vì thế, người làm văn bản đã sửa chữa cho phù hợp. Thứ hai, lãnh đạo sửa trực tiếp vào văn bản, nhưng để tiết kiệm văn phòng phẩm, những văn bản này không làm lại nữa mà được sử dụng luôn. Theo bút tích còn để lại và màu mực, sửa văn bản là do một người sửa. Đây là cách làm văn bản tương đối phổ biến trong các cơ quan nhà nước trước đây, nên nội dung sửa không được chú thích và ký tên người sửa. Tuy nhiên, hiện nay, những tài liệu này vẫn có giá trị khai thác, sử dụng.
+ Tài liệu được in tipô trên giấy bóng, mực bị bay nên chữ rất mờ và khó đọc. Nhiều chữ trên văn bản chỉ còn lại dấu ấn trên mặt giấy, người đọc phải đoán và suy luận khi sử dụng. Những văn bản này dễ làm người đọc nhầm lẫn và hiểu sai nội dung văn bản.
+ Nhiều tài liệu có bút tích hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ. Những tài liệu này là căn cứ quan trọng để các nhà khoa học nghiên cứu về đường lối, chủ trương, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo của đất nước ta.
Nhìn chung, tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hiện nay tình trạng vật lí chủ yếu còn tốt, các thành phần thể thức văn bản đảm bảo giá trị pháp lí của tài liệu. Tuy nhiên, một số ít tài liệu do hoàn cảnh ra đời tại những thời điểm đặc biệt, với tính chất đặc biệt nên có một số đặc điểm về thiếu yếu tố thể thức; không có bản chính, bản gốc; hay bị mờ nhưng nội dung tài liệu phản ánh sự việc, sự
kiện, nhân vật lịch sử nên vẫn cần được bảo quản để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu. Hiểu được đặc điểm và nguyên nhân hình thành đặc điểm tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp cho người nghiên cứu có đánh giá đầy đủ, chính xác và lựa chọn thông tin cho phù hợp đưa vào những nghiên cứu của mình. Những văn bản được chế bản trên chất liệu giấy không tốt hay mực dễ phai đã làm ảnh hưởng tới việc tiếp cận nội dung tài liệu của người sử dụng. Để phòng, chống sự xuống cấp tài liệu, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có sự quan tâm đầu tư để đảm bảo điều kiện bảo quản tài liệu tại lưu trữ Bộ. Mặc dù vậy, nhiều tài liệu tại lưu trữ Bộ, theo quy định, đã phải nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để bảo quản tập trung, phục vụ cho nghiên cứu lịch sử. Trong thời gian tới, Phòng Lưu trữ - Thư viện cần tập trung vào hoàn thiện thủ tục và chuẩn bị tốt cho việc giáo nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đây cũng là một biện pháp để lưu trữ Bộ tập trung hơn vào việc thực hiện tốt hơn các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu hiện hành và hoàn thiện các biện pháp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.