2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.2.3. Nhóm các biện pháp đổi mới, đa dạng hóa và hiện đại hóa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
Một số hạn chế trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo do hạn chế về quan niệm và cách thức tổ chức. Để nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu trong thời gian tới, chúng tôi đề xuất một số giải pháp đổi mới và hiện đại hoá tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
1, Cán bộ lưu trữ cần đổi mới quan niệm về mục đích khai thác, sử dụng tài liệu
Tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ chủ yếu cho hoạt động quản lí của cơ quan, của ngành. Tuy nhiên, mục đích khai thác, sử dụng tài liệu còn phục vụ cho nhiều hoạt động khác như: nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng luật, văn bản hướng dẫn dưới luật; nghiên cứu lịch sử quan hệ giữa Việt Nam và các nước trong lĩnh vực giáo dục; nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp của các cá nhân tiêu biểu... Vì thế, đối tượng đến khai thác, sử dụng tài liệu với mục đích cá nhân không nên để quy định bất thành văn chỉ được phép khai thác tài liệu liên quan đến bản thân, hoặc có tên bố, mẹ, anh chị em ruột. Nếu điều này được thực hiện, số lượng độc giả và số lượt tài liệu được khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chắc chắn sẽ còn nhiều hơn nữa.
2, Cần đề xuất các biện pháp tổ chức nói chuyện chuyên đề về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
Từ trước tới nay Bộ chưa một lần tổ chức được hoạt động này. Mục đích của buổi nói chuyên chuyên đề vừa giới thiệu giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ phục vụ nhu cầu cho các hoạt động như: hoạt động quản lí, nghiên cứu khoa học, giải quyết nhu cầu xã hội, hoạt động ngoại giao. Đồng thời giới thiệu các hình thức khai thác tài liệu có khả năng áp dụng thành công đối với lưu trữ Bộ. Qua đó, nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ lưu trữ và cán bộ, công chức của Bộ về vai trò, giá trị tài liệu trong công việc và đối với sự phát triển đất nước. Thành phần tham dự hướng tới cán bộ Phòng Lưu trữ - Thư viện, cán bộ lưu trữ các đơn vị thuộc Bộ và cán bộ công chức trong cơ quan Bộ. Đây có thể là buổi nói chuyện chuyên đề mở đầu để Bộ tiến hành các hoạt động tương tự với sự tham gia của đông đảo đối tượng bên ngoài hơn nữa. Diễn giả được mời trong buổi nói chuyện có thể là giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hoặc chuyên gia Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những người chuyên nghiên cứu vấn đề này. Để tổ chức thành công buổi nói chuyện chuyên đề, cần chuẩn bị đầy đủ về kế hoạch nội dung và dự trù kinh phí. Qua nghiên cứu thực tế tổ chức hoạt động này,
chúng tôi đề xuất kế hoạch, chương trình, giấy mời ở phần phụ lục 5 của Luận văn.
3, Cần tổ chức thêm hình thức khai thác, sử dụng đọc tại phòng đọc
Các hình thức khai thác, sử dụng thế mạnh của lưu trữ Bộ hiện nay là cung cấp bản sao tài liệu và trả lời yêu cầu của các cơ quan và cá nhân bằng công văn. Tuy nhiên, những hình thức này chưa thoả mãn được nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả. Thậm chí, một số loại tài liệu có thể cho độc giả mượn đọc trực tiếp tại phòng đọc. Trong thực tế, có độc giả chỉ cần đọc tài liệu để biết thông tin hay tổng hợp thông tin và họ sử dụng tài liệu trong chốc lát nên không nhất thiết đối tượng độc giả và tài liệu nào cũng cần sao chụp. Bên cạnh đó, có độc giả muốn có thông tin tổng hợp trong tài liệu lưu trữ… Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của độc giả, hình thức khai thác tài liệu phù hợp nhất với đối tượng này là đọc tài liệu tại phòng đọc.
Để tổ chức hình thức khai thác tại phòng đọc, Bộ cần quan tâm đầu tư thêm cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ. Hiện nay, lưu trữ Bộ chưa tổ chức được hình thức khai thác tài liệu này cũng là do chưa có phòng đọc riêng. Phòng Lưu trữ - Thư viện chỉ có 01 phòng làm việc. Phòng làm việc của cán bộ chưa được phân thành các khu chuyên dụng, đó cũng là nơi thực hiện tổ chức khai thác tài liệu, nơi tiếp khách. Để cán bộ thực hiện tốt hơn nữa nghiệp vụ lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả hơn, Bộ cần bố trí phòng đọc tài liệu và phòng làm việc cho cán bộ Phòng Lưu trữ - Thư viện.
4, Bộ nên tổ chức triểm lãm tài liệu lưu trữ
Lưu trữ Bộ có thể khai thác thế mạnh giá trị tài liệu của Bộ để chủ trì tổ chức triển lãm tài liệu. Mục đích tổ chức triển lãm tài liệu nhằm giới thiệu kinh nghiệm hay khi xây dựng văn bản pháp luật, khẳng định mối quan hệ hợp tác giữa
Việt Nam với các nước trong lĩnh vực giáo dục nhân dịp kỉ niệm những năm chẵn ngày thiết lập quan hệ ngoại giao.
Một trong những nguyên tắc của lưu trữ là đảm bảo lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan, cho nên, việc giữ bí mật quốc gia, bí mật cơ quan, bí mật cá nhân luôn cần được đảm bảo. Vì thế, mở rộng hình thức khai thác tài liệu lưu trữ Bộ có thể theo hướng: giới thiệu những kinh nghiệm hay về xây dựng luật, giới thiệu mối quan hệ hợp tác tốt đẹp về giáo dục và đào tạo giữa Việt Nam với các nước hay giới thiệu tài liệu quý hiếm về cuộc đời, sự nghiệp của lãnh đạo Bộ trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích trên, thông qua triển lãm tài liệu lưu trữ. Đây là những chủ đề chắc chắn sẽ thu hút được nhiều độc giả trong và ngoài nước quan tâm.
5, Cần tổ chức thêm một số hình thức khai thác, sử dụng tài liệu khác
Độc giả nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học thường xuyên quan tâm tới về các vấn đề như: lịch sử hình thành và phát triển các trường đại học, cao đẳng; hệ thống tên các nghiên cứu khoa học về một vấn đề... Những vấn đề này cần hệ thống thông tin trong tài liệu lưu trữ mới có được. Vì thế, trong thời gian tới, lưu trữ Bộ cần triển khai tổ chức hình thức cung cấp thông tin tài liệu theo yêu cầu của độc giả hoặc cung cấp thông tin tài liệu theo hợp đồng.
Để thực hiện thành công các biện pháp này, một mặt, cán bộ lưu trữ cần nỗ lực nghiên cứu và tiến hành các đề xuất. Bên cạnh đó, để thực hiện thành công, lưu trữ Bộ cần sự quan tâm rất lớn của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Văn phòng Bộ.
6, Bộ cần ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin ở nhiều khâu như: số hoá danh mục hồ sơ, tài liệu; số hoá tài liệu; thậm chí phục vụ khai thác tài liệu trực tuyến trên mạng. Cơ sở pháp lí để xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã được
xây dựng trong Quy chế công tác Lưu trữ. Tuy nhiên, Bộ chưa triển khai thực hiện được nhiệm vụ này trên thực tế. Để thực hiện thành công ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trong thời gian tới Bộ cần triển khai một số nhiệm vụ như: bồi dưỡng, tuyển dụng đội ngũ cán bộ lưu trữ có trình độ tin học cao; xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ, tài liệu; số hoá tài liệu và giới thiệu thủ tục khai thác, mẫu phiếu yêu cầu cũng như nội dung một số tài liệu trên trang web của Bộ. Ứng dụng tin học trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ giúp cho cán bộ lưu trữ tiết kiệm thời gian giải quyết nhu cầu độc giả. Thậm chí, có thể ứng dụng công nghệ thông tin để giới thiệu cho độc giả biết thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị trước khi đến lưu trữ Bộ. Một số tài liệu có thể được giới thiệu trên mạng để cung cấp thông tin cho độc giả quan tâm và thu hút độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ.
Đa dạng hoá các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ cần chú trọng sử dụng các hình thức mới, đặc biệt là các hình thức có hỗ trợ của công nghệ hiện đại. Để giúp độc giả ở xa cũng có thể khai thác được tài liệu và để giới thiệu cho độc giả hiểu về tài liệu cũng như biết được những nội dung tài liệu đang được bảo quản, lưu trữ Bộ cần cung cấp tài liệu để đưa lên mạng để phục vụ khai thác và giới thiệu tài liệu lưu trữ trên trang web của Bộ