Hoạt động quản lí bao gồm các chức năng: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, chỉ đạo điều hành, kiểm tra giám sát. Tài liệu lưu trữ phục vụ hầu hết các chức năng của hoạt động quản lí, đối với quản lí hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo (có các đơn vị trực thuộc) và quản lí hoạt động ngành giáo dục trong cả nước.
Để xây dựng kế hoạch, cần phân tích, đánh giá đúng về đối tượng. Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin quá khứ cho nhà quản lí, giúp nhà quản lí tổng hợp số liệu và đặc điểm của đối tượng, từ đó có nhận định đúng về đối tượng và để ra các mục tiêu, biện pháp để đạt được mục tiêu đề ra.
Trong hoạt động thực hiện hoạch định, tài liệu lưu trữ cung cấp kinh nghiệm thực tế của các hoạt động trước đó, giúp người thực hiện có được kinh nghiệm thành công và thất bại, để họ có được lựa chọn cách thức tiến hành cho
Trong hoạt động kiểm tra, tài liệu lưu trữ là bằng chứng pháp lí có độ tin cậy cao. Tài liệu lưu trữ ghi lại hoạt động và cách thức tiến hành cũng như các đối tượng có liên quan, là một công cụ để so sánh kế hoạch và kết quả, qua đó, nhà quản lí thấy được những bất cập và nguyên nhân bất cập ấy. Từ đó, có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Thông tin là một nguồn lực giúp các cơ quan, tổ chức phát triển. Càng nắm giữ được nhiều thông tin quan trọng, cần thiết, cơ quan, tổ chức càng có khả năng thành công nhiều hơn. Tài liệu lưu trữ chứa đựng một nguồn thông tin pháp lí có độ chân thực và chính xác cao. Bởi thế, trong hoạt động quản lí, tài liệu lưu trữ ngày càng được nhận thức và sử dụng hiệu qủa.
