2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.4.1. Nâng cao nhận thức của độc giả về giá trị tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
Giáo dục và Đào tạo
Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Bộ có thể là trong cơ quan hay ngoài cơ quan. Đối với mỗi đối tượng khác nhau, cần có các biện pháp khác nhau để nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ.
Con người ngày càng biết cách tận dụng và khai thác có hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên nói chung và thông tin trong tài liệu lưu trữ chắc chắn sẽ ngày càng được sử dụng nhiều hơn nữa. Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ rõ và chứng minh giá trị tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho hoạt động quản lí, nghiên cứu khoa học, an ninh, quốc phòng, văn hoá – xã hội. Vì thế, độc giả cần tích cực, chủ động hơn để thực hiện quyền được thông tin trong tài liệu lưu trữ.
Độc giả là cán bộ công tác tại cơ quan Bộ có thể nâng cao nhận thức của bản thân về giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách yêu cầu lưu trữ Bộ giới thiệu mục lục hồ sơ hoặc nội dung tài liệu về các đơn vị. Đó là những tài liệu mà họ được phép sử dụng rộng rãi. Khi tiếp nhận được yêu cầu này, lưu trữ Bộ có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Nếu nắm bắt được thông tin đầy đủ, chắc chắn nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ sẽ tăng cao.
Đối với độc giả là người công tác ngoài cơ quan Bộ, có thể nâng cao nhận thức bản thân về giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tích cực, chủ động tìm hiểu thông tin từ lưu trữ Bộ. Những đối tượng này thường là nhà nghiên cứu khoa học lịch sử, nghiên cứu sự phát triển giáo dục và đào tạo của Việt Nam nói chung.
Mỗi cơ quan có đặc thù riêng nên tài liệu hình thành trong hoạt động cũng có nội dung, ý nghĩa đặc thù. Nắm bắt được điều đó, độc giả sẽ có định hướng
chính xác khi lựa chọn các kênh thu thập thông tin. Bên cạnh đó, độc giả nên tìm hiểu thủ tục cần thực hiện khi đến khai thác tài liệu để có sự chuẩn bị trước. Biện pháp tìm hiểu thủ tục khai thác tài liệu từ xa hiện nay độc giả có thể sử dụng là gọi điện thoại trực tiếp tới lưu trữ Bộ để được hướng dẫn cụ thể.