2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.2.1. Nhóm các biện pháp thu thập và tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc thu thập đầy đủ tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu. Trên cơ sở khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo ở phần trên, chúng tôi đề xuất một số nội dung về thu thập và tổ chức khoa học tài liệu tại lưu trữ Bộ cần tiếp tục hoàn thiện trong thời gian tới.
1, Lưu trữ Bộ cần thu thập tài liệu từ các đơn vị đúng thời hạn và thành phần quy định
Hiện nay, vì nhiều lí do khác nhau, lưu trữ Bộ chưa thu thập tài liệu đầy đủ thành phần và đúng thời gian quy định. Trong khối tài liệu thiếu đó, tài liệu sản sinh từ hoạt động của các đơn vị có khối lượng lớn, nội dung quan trọng, trực tiếp phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Bộ qua quá trình hoạt động và phát triển cần thu thập đầy đủ. Để thực hiện nhiệm vụ này, trong thời gian tới, lưu trữ Bộ cần có các biện pháp kiên quyết và triệt để hơn nữa để thu thập được khối tài liệu này.
Trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ thuộc về nhiều đơn vị khác nhau. Trong đó, lưu trữ Bộ, là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức hoàn thành nhiệm vụ này cần chủ động hơn nữa trong một số công việc cụ thể như: yêu cầu các đơn vị lập danh mục tài liệu nộp lưu gửi về lưu trữ, lên kế hoạch thu thập tài liệu của từng đơn vị, kiểm tra thành phần tài liệu nộp và chất lượng lập hồ sơ. Đối với đơn vị không thực hiện nghiêm túc, Văn phòng Bộ cần có đề xuất cho lãnh
đạo Bộ để xử lí theo quy định về trách nhiệm thực hiện tại Quy chế công tác Lưu trữ của Bộ.
Bên cạnh đó, thu thập đầy đủ tài liệu đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện tốt khâu chỉnh lí về sau, đảm bảo chất lượng hồ sơ công việc cũng như bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Những điều đó chắc chắn sẽ mang lại chất lượng cho công tác khai thác, sử dụng.
2, Cán bộ lưu trữ Bộ cần khắc phục khó khăn, tiếp tục thực hiện nghiệp vụ chỉnh lí tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau:
Theo nhiệm vụ, cán bộ lưu trữ là người thực hiện chỉnh lí tài liệu nhưng với tình hình thực tế như hiện nay, việc chỉnh lí tài liệu lưu trữ thực chất là việc lập hồ sơ tài liệu. Do phải lập hồ sơ công việc về nhiều chuyên môn trong khi khả năng chuyên môn lại hạn chế nên ảnh hưởng tới chất lượng hồ sơ là điều không thể tránh khỏi. Mặt khác, khi cán bộ lưu trữ có quá nhiều công việc cần làm sẽ ảnh hưởng tới tiến độ, chất lượng thực hiện công việc chỉnh lí. Mặc dù vậy, với số tài liệu thu về chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, cán bộ lưu trữ vẫn cần khắc phục khó khăn, tìm hiểu về vấn đề chuyên môn để chỉnh lí tài liệu. Số lượng tài liệu chưa được chỉnh lí hiện nay tại lưu trữ Bộ là 14%, tức là số tài liệu này từ khi thu về vẫn được giữ nguyên trạng, chưa thể khai thác, sử dụng được. Để đảm bảo chất lượng công tác chỉnh lí tài liệu, theo nội dung đã khảo sát, chúng tôi đề xuất một số biện pháp về lựa chọn phương án phân loại và xác định giá trị tài liệu.
Việc lựa chọn phương án phân loại cần tiếp tục nghiên cứu và đề xuất phương án hợp lí hơn nữa. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức – thời gian lưu trữ Bộ lựa chọn để chỉnh lí khối tài liệu của Phông Bộ Giáo dục và Đào tạo là phông mở như hiện nay là chưa phù hợp. Bởi vì khi hệ thống hoá theo phương án phân loại cơ cấu tổ chức – thời gian, toàn bộ hồ sơ sẽ được chia ra cơ cấu tổ chức, sau đó trong mỗi cơ cấu tổ chức lại được chia về các năm (thời gian). Khi đánh số hồ
thực tế, cơ cấu tổ chức của Bộ có sự thay đổi theo từng thời kỳ nên việc phân chia ra cơ cấu tổ chức trước, sau đó chia ra các năm là phức tạp, chưa kể đến việc bổ sung tài liệu và việc đánh số hồ sơ sẽ không liên tục. Đồng thời, sẽ phải làm nhiều mục lục hồ sơ cho mỗi đơn vị trong Bộ. Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian chỉ nên áp dụng đối với những phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức ổn định lâu dài, ít thay đổi, chức năng nhiệm vụ rõ rảng hoặc đã ngừng hoạt động (phông đóng). Áp dụng phương án phân loại này giúp cho việc hệ thống được mục lục hồ sơ của cả cơ quan cùng một hệ thống số. Điều đó giúp cán bộ lưu trữ quản lí tài liệu tốt hơn. Việc lựa chọn và thực hiện phương án phân loại nào bên cạnh việc tuân thủ nguyên tắc mang tính lí thuyết còn phải căn cứ vào thực tế phông lưu trữ đó. Phương án phù hợp với Phông lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo là thời gian – cơ cấu tổ chức. Mặt khác, Việc duy trì cùng lúc phương án phân loại cơ cấu tổ chức – thời gian và tập công văn lưu như hiện nay là chưa thống nhất và khoa học. Đối với tập công văn lưu có thể tách ra để lập hoặc bổ sung vào hồ sơ công việc.
Công tác xác định giá trị tài liệu cần được thực hiện theo định kỳ. Xác định giá trị tài liệu nhằm lựa chọn tài liệu chứa đựng thông tin còn giá trị đồng thời loại bỏ tài liệu có thông tin hết giá trị. Thời hạn bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ Bộ chủ yếu là lâu dài và vĩnh viễn. Tuy nhiên, từ khi thành lập lưu trữ Bộ đến nay, chưa có đợt đánh giá giá trị tài liệu nào được tiến hành. Thậm chí, trong các báo cáo, xác định giá trị tài liệu trong công tác chỉnh lí cũng chưa được nhắc tới trong khi một số tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài đã cần được xác định giá trị.
Xác định giá trị tài liệu quyết định tới số phận tài liệu. Những tài liệu hết giá trị được loại ra khỏi kho lưu trữ tạo điều kiện tập trung được trang thiết bị kỹ thuật bảo quản an toàn khối tài liệu có giá trị. Mặt khác, khi đã loại ra những tài liệu chứa thông tin không còn giá trị, độc giả có cơ hội tiếp cận tài liệu có thông tin quan trọng nhiều hơn, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm những thông tin quan trọng.