2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.1.1. Hoàn thiện quy định về giải mật tài liệu lưu trữ
Việc sử dụng tài liệu trong thời gian qua tại lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo nói riêng và tại các tổ chức lưu trữ nói chung còn nhiều hạn chế. Nhiều thông tin có giá trị trong tài liệu lưu trữ mật chưa được khai thác kịp thời, nguyên nhân chủ yếu là do tài liệu chưa được giải mật. Giải mật tài liệu lưu trữ đã trở thành yêu cầu cấp thiết đối với toàn xã hội, đặc biệt đối với nhà khoa học, nhà nghiên cứu lịch sử, nhà quản lí. Cho tới nay, Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản pháp luật và quy định như: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 và Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 32/2005/QĐ-TTg ngày 07/02/2005 về danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật trong ngành Giáo dục và Đào tạo. Tuy nhiên, qua tìm hiểu hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước, mới có văn bản quy định độ mật và bảo vệ tài liệu mật mà chưa có văn bản nào chính thức quy định về việc giải mật tài liệu cũng như tài liệu lưu trữ và lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo chưa có căn cứ pháp lí để giải mật tài liệu lưu trữ của Bộ.
Bên cạnh đó, nhiều tài liệu được hình thành ra không được đóng dấu mật nhưng chứa đựng thông tin nội bộ của cơ quan hoặc thông tin về đời tư cán bộ, công chức, nhân viên trong Bộ. Ví dụ, tài liệu hồ sơ thầu các dự án; lí lịch cán bộ, biên bản, tài liệu kỉ luật cán bộ... Ở một chừng mực nào đó, tài liệu này cũng cần được bảo mật và cần có quy định khai thác riêng. Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có văn bản nào của nhà nước quy định về vấn đề này.
Tất cả khuynh hướng trên đều cần có quy định cụ thể về bảo vệ bí mật và giải mật tài liệu lưu trữ. Những quy định cụ thể, giúp cho mọi cán bộ có trách nhiệm hơn nữa đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cá nhân. Mặt khác, quy định rõ việc giải mật tài liệu sẽ là cơ sở để đưa nhiều tài liệu chứa đựng kinh nghiệm quản lí hay, những bài học lịch sử phản ánh sự phát triển giáo dục và đào tạo của nước ta qua các thời kỳ hiện vẫn còn đang được bảo quản ở chế độ mật ra
sử dụng, phục vụ hoạt động hàng ngày, đảm bảo nguyên tắc tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích quốc gia, lợi ích tập thể và lợi ích cá nhân cũng như hài hoà những lợi ích này. Với tư cách là cơ quan quản lí ngành, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần sớm ban hành khung quy định về giải mật tài liệu lưu trữ để quy định, hướng dẫn các cơ quan thực hiện.