4, Phục vụ giải quyết nhu cầu cá nhân
2.3.1.3. Tham gia triển lãm tài liệu lưu trữ
Để sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích có tính chất văn hóa – giáo dục, các kho lưu trữ Nhà nước cũng như các phòng lưu trữ cơ quan có thể áp dụng hình thức tổ chức triển lãm các tài liệu lưu trữ do mình quản lý [8;183]. Mục đích của triển lãm tài liệu lưu trữ là tuyên truyền, giáo dục, giới thiệu các vấn đề về lịch sử, truyền thống, hợp tác…
Trong những năm gần đây, hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua triển lãm tài liệu lưu trữ đang ngày càng được xã hội quan tâm. Ngành lưu trữ nước ta đã tổ chức được một số cuộc triển lãm để lại dấu ấn sâu đậm trong lòng công chúng và góp phần thành công cho chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước như: Triển lãm 50 năm quan hệ hợp tác Việt Nam – Liên Bang Nga qua tài liệu lưu trữ (được tổ chức Tháng 5/2005 tại Hà Nội và Tháng 9/2005 tại Mát – xcơ – va), triển lãm Chủ tịch Hồ Chí Minh với Trung Quốc (Tháng 5/2007), Hợp tác Việt Nam và Liên Bang Nga trong lĩnh vực đào tạo (2008), tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia IV có khu trưng bày thường xuyên tài liệu lưu trữ cũng có thể coi là hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ.
Triển lãm tài liệu lưu trữ “Hợp tác Việt Nam và Liên Bang Nga trong lĩnh vực đào tạo” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam và Cục Lưu trữ Liên bang Nga phối hợp tổ chức nhằm hướng tới kỷ niệm 59 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước Việt Nam và Liên bang Nga ngày (30/01/1950 – 30/01/2009). Đây không phải cuộc triển lãm do Bộ Giáo dục và Đào tạo đứng ra tổ chức nhưng Bộ là cơ quan phối hợp tổ chức và nhiều tài liệu lưu trữ của Bộ có ý nghĩa đã được lựa chọn đưa ra trưng bày, triển lãm. Bên cạnh đó, nhiều tài liệu lưu trữ của Bộ đã nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng được đưa ra triển lãm. Nói như vậy để thấy, nhiều tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo hay hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo có giá
Tại cuộc Triển lãm này, gần 300 tài liệu, hình ảnh, hiện vật được chọn lọc từ các Trung tâm lưu trữ của Việt Nam, Liên bang Nga và của các cá nhân đã từng học tập, công tác trên đất nước Liên Xô trước đây và nước Nga hiện nay để trưng bày. Trong đó, Bộ Giáo dục và Đào tạo cung cấp 10 tài liệu lưu trữ tiêu biểu. Tên một số tài liệu: Báo cáo số 109/QHQT của Đại học Tổng hợp Hà Nội năm 1986 về việc ký kết hoạch hợp tác khoa học và văn hóa giữa Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội và Trường Đại học Tổng hợp Mát – xcơ – va từ năm 1986 đến 1990; Công văn số 178/VP-SQ của Đại sứ quán Việt Nam tại Liên Xô gửi Bộ Giáo dục về danh sách cán bộ giảng dạy và nhân viên phục vụ Trường Thiếu nhi tại Mát – xcơ – va, ngày 17/4/1962; Công văn số 2089/HTQT của Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép đoàn 20 thực tập sinh Liên Xô thực tập tại Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 23/6/1989…
Tài liệu đưa ra triển lãm đều có đầy đủ yếu tố thể thức cần thiết, nội dung phù hợp với chủ để triển lãm và là bản chính, có một số tài liệu có bút phê trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Bộ nên có giá trị đặc biệt.
Các tài liệu của triển lãm phản ánh những nét cơ bản và các giai đoạn chủ yếu về sự phát triển quan hệ hợp tác hữu nghị giữa Việt Nam và Liên bang Nga trong lĩnh vực Đào tạo, trong đó, nhiều tài liệu lưu trữ và hiện vật lần đầu tiên được giới thiệu trước công chúng. Triển lãm này đã góp phần vào sự phát triển quan hệ đối tác chiến lược giữa Việt Nam - Liên bang Nga và củng cố quan hệ hữu nghị truyền thống tốt đẹp giữa nhân dân hai nước.