2. Hồ sơ công việc các đơn vị 66 18,8% 3 Hồ sơ liên quan đến cán bộ 87 24,7%
3.1.2.Quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cần chặt chẽ hơn bằng cách thêm chế tài.
cách thêm chế tài.
Hoạt động khai thác, sử dụng có hiệu quả tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào sự hoàn chỉnh của các phông lưu trữ. Khi cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu vào trung tâm lưu trữ cố định tức là cơ quan đó thực hiện tốt chế độ thu nộp tài liệu từ các đơn vị vào lưu trữ. Như vậy, bắt buộc thực hiện nghiêm túc giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhà nước có tác dụng thúc đẩy các đơn vị giao nộp tài liệu đầy đủ, đúng thời gian vào lưu trữ cơ quan mình. Hiện nay, việc thực hiện giao nộp tài liệu của cơ quan cấp bộ nói chung và Bộ Giáo dục và Đào tạo nói riêng, thực hiện theo quy định tại Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ Ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các trung tâm lưu trữ quốc gia và Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/02/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy định về thẩm quyền quản lí và sưu tầm, thu thập tài liệu của các trung tâm lưu trữ quốc gia. Tuy nhiên, chưa có quy định nào mang tính chế tài khi các cơ quan không thực hiện đúng quy định về vấn đề này. Đây cũng là một trong những nguyên nhân không thúc đẩy Bộ tiến hành giao nộp tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia đúng thời hạn quy định. Để làm đòn bẩy thúc đẩy hoạt động thu thập tài liệu của các cơ quan là nguồn nộp lưu, cơ quan quản lí ngành cần sớm bổ sung thêm các quy định cần thiết, nhất là quy định về chế tài xử lí, để công tác này sớm đi vào nề nếp.