THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục 3 1.1.2 Chức năng của Chi cục 4 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của Chi cục 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5 1.1.4.1 Lãnh đạo Chi cục 5 1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 5 1.2 Tình hình bộ phận làm công tác Văn thư, Lưu trữ 6 1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.2 Về tình hình nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 6 1.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm công tác văn thư 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.1.1 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ 8 2.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 9 2.1.2.1 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư 9 2.1.2.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ 10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 12 2.2.1 Đối với công tác văn thư 12 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 13 2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 15 2.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 17 2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 18 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 18 2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 21 2.2.2.4 Công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.6 Tổ chức khai thác tài liệu 23 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24 3.1.1 Về công tác văn thư: 24 3.1.2 Công tác lưu trữ 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Chi cục 25 3.2.1 Nhóm giải pháp về con người 25 3.2.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất 26 3.2.3 Nhóm giải pháp về lãnh đạo cơ quan 26 3.2.4 Nhóm giải pháp về quản lý, nghiệp vụ 26 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Chi cục 27 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ trong trường. 28 C.KẾT LUẬN 29 D.PHỤ LỤC  

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B.PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục 3

1.1.2 Chức năng của Chi cục 4

1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của Chi cục 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5

1.1.4.1 Lãnh đạo Chi cục 5

1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 5

1.2 Tình hình bộ phận làm công tác Văn thư, Lưu trữ 6

1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.2.2 Về tình hình nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ 6

1.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm công tác văn thư 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.1.1 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ 8

2.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 9

2.1.2.1 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư 9

2.1.2.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 12

2.2.1 Đối với công tác văn thư 12

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

2.2.1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 13

2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi 15

2.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 17

2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 17

2.2.2 Đối với công tác lưu trữ 18

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 18

2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 19

2.2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 21

2.2.2.4 Công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21

2.2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 22

2.2.2.6 Tổ chức khai thác tài liệu 23

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24

3.1.1 Về công tác văn thư: 24

3.1.2 Công tác lưu trữ 25

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Chi cục 25

3.2.1 Nhóm giải pháp về con người 25

3.2.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất 26

3.2.3 Nhóm giải pháp về lãnh đạo cơ quan 26

3.2.4 Nhóm giải pháp về quản lý, nghiệp vụ 26

3.3 Một số khuyến nghị 27

3.3.1 Đối với Chi cục 27

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ trong trường 28

C.KẾT LUẬN 29 D.PHỤ LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU

Ngay từ những ngày đầu nước ta giành được độc lập, Hồ Chí Minh đã đềcao vai trò của tài liệu lưu trữ quốc gia Người đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày

03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ

"tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánhgiá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứutình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác vàphương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoahọc kỹ thuật

Do tầm quan trọng của tài liệu nên từ xưa đến nay nên công tác văn thư,lưu trữ vẫn luôn được duy trì và đẩy mạnh Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chứcnăng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạtđộng đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị

và được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc,bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Vănbản giấy tờ là phương tiện truyền thông và giao tiếp hiệu quả giúp lãnh đạo nắmbắt được hoạt động quan trọng của cơ quan

Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ

sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bảnphục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việchằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Với tầm quan trọng này của công tác văn thư và công tác lưu trữ TrườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên thực hiện kì thực tập tạitrực tiếp các cơ quan tổ chức để có cơ hội trực tiếp xem xét và thực tập những gì

đã học trên trường giúp sinh viên có cái nhìn thực tế hơn về công tác này trong

cơ quan, tổ chức Với sự giúp đỡ từ nhà trường tôi đã đến thực tập tại Chi cụcVăn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình, cùng với sự giúp đỡ của Chi cục tôi đã cóhoàn thiện thêm được những kiến thức lý luận và thực hành về công tác văn thư,

Trong quá trình thực tập với sự giúp đỡ tận tình của các cô (chú), các anh(chị) công tác trong cơ quan tôi đã được tiếp xúc quan sát và thực hành với cáccông việc văn thư, lưu trữ Tôi được trực tiếp xem quá trình làm việc của cô(chú), anh (chị) đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và những kiến thức thực tế

mà tôi còn thiếu sót Qua đó hoàn thiện hơn về mặt lý luận và thực hành củacông tác Văn thư, lưu trữ trong quá trình học tập tại trường Đại học Nội Vụ Thông quá báo cáo thực tập tôi đề cập đến các vấn đề về công tác văn thư baogồm các nội dung như: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đến, vănbản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và công tác lưu trữ của cơ quannhư việc thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, thống kê, lập công cụ tra cứu và tổchức khai thác sử dụng tài liệu

Qua lần kiến tập này tôi xin bày tỏ lời cảm ơn đến Nhà trường và Chi cụcvăn thư lưu trữ tỉnh Ninh Bình đã tạo điều kiện cho tôi có được cơ hội thực tậpquý giá này Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới chị Đặng Thị ThanhHuyền là cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ cho tôi, với sự chỉ dạy nhiệt tình và chuđáo đã giúp tôi có thêm nhiều kiến thức khi thực tập tại Chi cục

Tôi xin chân thành cảm ơn

Sinh viên thực tập

Trần Linh Chi

B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH

NINH BÌNH Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục

Ninh Bình là một tỉnh nằm ở cửa ngõ cực nam miền Bắc Việt Nam, thuộc

khu vực đồng bằng sông Hồng Theo nghị định số 69 về việc điều chỉnh đại giớihành chính TP.Ninh Bình từ 4 phường xã đã quy hoạch thành 8 phường NinhBình có 2 thành phố và 6 huyện Thành phố Ninh Bình, thành phố Tam Điệp, H.Hoa Lư, H.Kim Sơn, H.Nho Quan, H.Yên Khánh, H.Yên Mô

Trên địa bàn của thành phố Ninh Bình Chi cục Văn thư – Lưu trữ nằmtrên đường Trần Hưng Đạo của Thành phố Ninh Bình Chi cục được thành lậptheo quyết định của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Ninh Bình số 930/QĐ-UBND củangày 21/11/2012 về việc thành lập Chi cục Văn thư – LƯU trữ trực thuộc SởNội Vụ tỉnh Ninh Bình, theo đó Chi cục văn thư Lưu trữ trực thuộc Sở Nội Vụđược hợp nhất từ phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội Vụ vàTrung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình

Sau khi hợp nhất, để thuận lợi cho các khâu nghiệp vụ về lưu trữ đượcphát triển thuận lợi,với quyết định tách bộ phận sự nghiệp lưu trữ thuộc Chi cụcVăn thư – Lưu trữ, Sở Nội Vụ đã ban hành quyết định số 262/QĐ-SNV ngày03/7/2013 về việc thành lập trung tâm lưu trữ trực thuộc Chi cục Văn thư – lưutrữ tỉnh Ninh Bình

Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, cótài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quyết địnhpháp luật.Chi cục chịu sự quản lý, chỉ đạo về tổ chức, biên chế và hoạt động của

Sở Nội Vụ tỉnh Ninh Bình, đồng thời chịu sự chỉ đạo , kiểm tra, hướng dẫnchuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

1.1.2 Chức năng của Chi cục

Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thammưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật

1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn của Chi cục

Chi cục có 2 nhiệm vụ chính là tham mưu cho Giám đốc Sở Nội Vụ trìnhUBND tỉnh và giúp Giám đốc Sở Nội Vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch

sử tỉnh

- Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội Vụ trình UBND tỉnh

 Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàngnăm, các chương trình, đề án và tổ chức thực hiện chế độ, quy đinh

 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ

 Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn nộplưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh”

 Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hếtgiá trị” của Lưu trữ lịch sử tỉnh

 Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hếtgiá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh

 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ

 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

 Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ phối hợp giải quyết khiếu nại, tố cáo

và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

 Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ

 Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

 Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh

 Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ,

tài liệu đến hạn nộp lưu.

 Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào LTLS tỉnh

 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

 Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ

 Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ

 Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT

 Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ

 Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốcSNV quy định

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

1.1.4.1 Lãnh đạo Chi cục

- Chi cục trưởng Ngô Văn Luân

Người đứng đầu Chi cục, lãnh đạo và thực hiện các mặt công tác chuyênmôn của Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, Phó Giám đốcphụ trách và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaChi cục

- Phó chi cục trưởng là Nguyễn Vũ Long và Đinh Thị Thu Huyền

Giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi và chỉ đạo một số lĩnh vực côngtác do Chi cục trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng vàtrước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Chi cục gồm có 2 phòng chuyên môn trực thuộc là phòng Hành chính –Tổng hợp và phòng quản lý văn thư, lưu trữ; và 01đơn vị sự nghiệp công lậptrực thuộc là trung tâm lưu trữ

*Chức năng, nhiệm vụ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

- Trình, đề án, dự án về văn thư, lưu trữ

-Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ

- Thẩm định, báo cáo Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

“ Danh mục nguồn và thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh” và “Danh

mục tài liệu hết giá trị” tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS.

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo,

- Quản lý hồ sơ công chức, viên chức của cơ quan, thực hiện chế độ tiềnlương, bảo hiểm xã hội và chính sách đãi ngộ với công chức, viên chức

- Quản lý con dấu, tiếp nhận, xử lý văn bản đi đến của Chi cục

-Xây dựng và theo dõi, đôn đốc, tổng kết phong trào thi đua, khen thưởngcủa Chi cục

*Trung tâm Lưu trữ lịch sử ( Đơn vị sự nghiệp công lập)

Thành lập theo Quyết định số 262/QĐ-SNV ngày 03/7/2013 của UBND

tỉnh Ninh Bình Thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ, tham mưu, đề xuất

với Chi cục trưởng việc ký kết các Hợp đồng Kinh tế với các cơ quan, đơn vị, tổchức, cá nhân có nhu cầu về lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ theo quyđịnh của pháp luật

1.1 Tình hình bộ phận làm công tác Văn thư, Lưu trữ

1.2.2 Về tình hình nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

Bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Chi cục được tổ chức tại phòng Hành chínhTổng hợp Tại đây Văn thư cơ quan thực hiện các khâu nghiệp vụ của mình như

đăng kí văn bản đi, đến, bảo quản con dấu,…

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mụctài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Hiện nay tại Chi cục có 01 người làm công tác văn thư có kiêm nhiệm lưutrữ và thủ quỹ của Chi cục

Tại Chi cục 100% cán bộ lãnh đạo của Chi cục có trình độ đại học vềchuyên môn và trình độ cao cấp về chính trị ; viên chức làm công tác văn thư(gọi chung là Văn thư) có bằng cấp trình độ chuyên môn về văn thư, tốt nghiệpđại học và có kinh nhiệm trong công tác văn thư

1.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm công tác văn thư

Hiện nay phòng văn thư được đầu tư tương đối đầy đủ máy móc, vậtdụng cần thiết để làm tốt công việc: máy photo, máy in,máy fax, máy tính có kếtnối mạng, máy scanner,…

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN

THƯ LƯU TRỮ TỈNH NINH BÌNH 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

Để thống nhất các hoạt động Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trongChi cục, Chi cục đã quan tâm ban hành các văn bản hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư lưutrữ được từng bước chấn chỉnh, đi vào nề nếp, khoa học, phục vụ ngày càng tốthơn cho hoạt dộng quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc ở Chi cục Căn cứthông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng đẫn xâydựng quy chế công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan Chi cục văn thư – lưu trữtỉnh Ninh Bình đã áp dựng soạn thảo và ban hành quy chế văn thư, lưu trữ cho

cơ quan mình Ngày 8/11/2013 Chi cục đã ban hành quyết định số

08/QĐ-CCVTLT quyết định về việc ban hành Quy chế trong công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Ninh Bình Trong quy chế quy định cụ thể

trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:

+ Chi cục trưởng Chi cục có trách nhiệm tổ chức xây dựng, ban hành, chỉđạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quyđịnh của pháp luật hiện hành

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác văn thư, lưu trữđối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

+ Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp trực tiếp quản lý, kiểm tra, giámsát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục, đồng thời hướng dẫnnghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc và các phòngchuyên môn thuộc Chi cục

+ Trưởng các phòng chuyên môn và trưởng trung tâm lưu trữ có tráchnhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Chi cục về công tác vănthư, lưu trữ

Quy chế còn quy định việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ và quản lýcác quy trình nghiệp của công tác văn thư và công tác lưu trữ

Cùng với quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ Chi cục đã ban hành quyếtđịnh số 02/QĐ-CCVTLT ngày 11/7/2013 về quy chế làm việc của Chi cục Quychế này quy định về nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ công tác

và trình tự giải quyết công việc Cụ thể trong đó Chi cục quy định về trình tựgiải quyết quản lý văn bản đi, văn bản đến, thẩm quyền ký văn bản và việc quản

lý sử dụng con dấu của Chi cục

Đây là 2 quy chế mà Chi cục đã ban hành góp phần đảm bảo công tác vănthư, lưu trữ của Chi cục thực hiện theo đúng quy định của pháp luật Cùng với

đó quy chế tổ chức và hoạt động của Chi cục, công tác ngày càng được chútrọng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý của Chi cục

2.1.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

2.1.2.1 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư

Trong những năm qua Chi cục áp dụng và triển khai các văn bản hướngdẫn chỉ đạo của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như:

+ Luật số 01 /2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội vềluật lưu trữ;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư.;

+ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu;

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 05/3/2012 của Sở Nội vụ về việc lậpdanh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị

+ Hướng dẫn số 04/HD-SNV ngày 27/4/2016 của Sở Nội vụ về việc lập

hồ sơ công việc

Ngoài ra chi cục còn tham mưu cho Giám đốc Sở Nội Vụ,và Giám đốc SởNội Vụ trình UBND tỉnh ban hành:

+ Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 13/01/2016 về kế hoạch công tác vănthư, lưu trữ năm 2016;

+ Công văn số 261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 về việc chỉ đạo công táclập hồ sơ công việc và xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, đơn

2.1.2.2 Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ

Quản lý công tác lưu trữ được thể hiện trong việc xây dựng và ban hànhcác văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta đã ban hànhnhiều văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữtạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức công tác lưu trữ của Chi cục Ví dụ:

+ Luật Lưu trữ năm 2011

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Đây là hai văn bản pháp lý cao nhất quy định về công tác lưu trữ trongphạm vi toàn quốc Ngoài ra, còn có các văn bản của Bộ Nội Vụ và Cục Văn thưlưu trữ nhà nước

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức.

+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dâncác tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục trưởng CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấytheo TCVN ISO 9001:2000

+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính

+ Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

+ Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 về việc hướng dẫnthực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lịch sử các cấp

+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân

và Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn

Ngoài ra, Chi cục đã tham mưu cho UBND tỉnh Ninh Bình ban hành cácvăn bản về lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình Những quyết định của UBNDtỉnh Ninh Bình Chi cục đã tham mưu:

+ Quyết định số 10/2015/QĐ-UBND ngày 15/5/2015 của UBND tỉnhNinh Bình về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnhNinh Bình

+ Quyết định số 599/QĐ-UBND ngày 17/6/2015 của UBND tỉnh NinhBình về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức và Danh mục tài liệuthuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

+ Quyết định số 20/2015/QĐ-UBND ngày 14/7/2015 của UBND tỉnhNinh Bình về việc ban hành Quy chế quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

2.2 Hoạt động nghiệp vụ:

2.2.1 Đối với công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của Chi cục VTLT tỉnh Ninh Bình đã đượclãnh đạo cơ quan, cán bộ chuyên môn và văn thư chú trọng, tuân thủ theo đúngquy trình Quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng quy định hiệnhành từ khi soạn thảo cho tới khi đóng dấu và phát hình văn bản Văn bản soạnthảo và ban hành theo đúng thể thức sẽ giúp cho việc vào sổ công văn đến – đi,giải quyết văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được nhanh chóng,thuận tiện Các bước soạn thảo văn bản của Chi cục được thực hiện theo trình tựsau:

Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật khẩn của văn bản cần soạn thảo

- Cán bộ được giao soạn thảo cần xác định những vấn đề sau: cần xácđịnh rõ văn bản giải quyết vấn đề gì, xác định vấn đề cần trình bày ,từ đó xácđịnh mẫu trình bày, xác định đối tượng mà văn bản tác động đến

Sau khi xác định rõ những bước trên thì cán bộ tiến hành thu thập thôngtin một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau, tùy từng loại văn bản mà chọnthông tin phù hợp; xử lý văn bản

Bước 2: Soạn bản thảo văn bản

- Cán bộ xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợpsau:

Những văn bản quan trọng và văn bản dài cần xây dựng đề cương văn bản

để làm rõ được bố cục, nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏsót các ý, sắp xếp nội dung logic

Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự thảo Sau khi

dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liên quan

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung

Sau khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản, cán bộ được giao soạn thảotrình bản thảo lên lãnh đạo Chi cục phê duyệt Nếu có trường hợp bổ sung thêm

vào dự thảo thì cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo sửa đổi bổ sung theo ýkiến của lãnh đạo.

Bản thảo văn bản được duyệt khi đúng về nội dung và hình thức, thể thức,

kỹ thật trình bày văn bản

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

- Đánh văn bản theo đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức kỹ thuật trìnhbày

- Đánh máy, nhân bản đúng số lượng quy định

Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản

- Trưởng phòng chuyên môn chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịutrách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nộidung văn bản (sau dấu / ) trước khi trình lãnh đạo Chi cục ký ban hành, đề xuấtmức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước xácđịnh việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyếtđịnh

- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp giúp lãnh đạo Chi cục kiểm tralần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hànhvăn bản của Chi cục và ký nháy vào phần cuối cùng ở “Nơi nhận”

2.2.1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”

Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khácnhau: Qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp Quy trình quản lý vănbản đến chủa Chi cục được thực hiện như sau

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Hành chính – Tổng hợp đểlàm thủ tục tiếp nhận đăng ký vào sổ

- Tiếp nhận văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến, cán bộ văn thư kiểmtra đối chiều về nơi gửi, nơi nhận số lượng, tình trạng bì Đối với văn bản có

đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ cán bộ văn thư báo luôn cho Chi cục trưởng biết để

xử lý;

- Việc bóc bì đối với văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”của Chi cục,cán bộ văn thư chuyển cả bì thư có dấu niêm phong đó đến cho người có tênđược nhận

Loại bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển trực tiếp chongười nhận.Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Chi cục thì cánhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để làm thủ tục đăng ký

Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi, khi nhận xong ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại chonơi gửi văn bản

.- Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng lý vào sổ đăng ký vănbản đến; đồng thời được đăng ký trên phần mềm quan lý văn bản của Chi cục

Có 3 loại sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục 3)

+ Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành Trung ương

+ Sổ đăng ký văn bản đến của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy bannhân dân tỉnh, Các cơ quan trong và ngoài tỉnh

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến

Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn thư sau khi vào sổ đăng ký văn bản đến trình cho lãnh đạo Chi cục

để xin ý kiến phân phối văn bản

- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nộidung văn bản

Bước 3: Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết được theo dõi đôn đốcgiải quyết nhanh trong thời hạn

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đãđược giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho trưởngphòng Hành chính – Tổng hợp Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thờihạn quy định

2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi

“Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật Quy trình giải quyết, quản lý văn bản đi của Chi cục:

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thật trình bày văn bản

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuậttrình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì văn thư báo ngay cho người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 2: Đăng ký văn bản và ghi số ngày, tháng, năm của văn bản

- Ghi số văn bản: Tất cả văn bản đi của Chi cục được ghi theo hệ thống sốchung của cơ quan do văn thư thống nhất, quản lý

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại điểm a,Khoản 1, Điều 8, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Ghi ngày tháng năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01/2011/TT-BNV.Văn bản mật đượcđánh số riêng

- Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản và phần mêm quản lývăn bản iOffice trên máy tính

Bước 3: Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật khẩn

- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần

“Nơi nhận” của văn bản

- Đóng dấu cơ quan: Đóng dấu trùn lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái.Đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng mực dấu màu đỏ tươi

Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

- Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, Văn thư chuyển phát trong ngày,chậm nhất là ngày tiếp theo

- Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi theo thông tư 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

Bước 5: Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi Chi cục lưu ít nhất 2 bản: Bản gốc lưu tại văn thư và bảnchính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

* Việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản của Chi cục:

Chi cục đã chú trọng đến các công tác ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư – lưu trữ Chi cục đã áp dụng quyết định số 251/QĐ-SNV của

Sở Nội Vụ ngày 08/7/2016 quyết định về việc ban hành Quy định sử dụng vàquản trị chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành ( VNPT –iOffice) tại Sở Nội Vụ (phụ lục 5)

Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin của Chi cục vào công tác vănthư – lưu trữ là ứng dụng phần mềm iOFFICE để quản lý thông nhất văn bảntrong Chi cục Việc áp dụng phần mềm này vào quản lý thì Chi cục đã thực hiệntương đối nghiêm túc Việc quản lý văn bản đến trên phần mềm được thực hiệnđồng bộ mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý văn bản đến

Tuy nhiên về phía quản lý văn bản đi của Chi cục trên phần mềm này cònchưa được thực hiện đồng bộ Phương thức quản lý, xử lý chuyển giao văn bản

đi vẫn còn là phương pháp thủ công Việc xử lý văn bản đi thường là được mangxuống trực tiếp cho lãnh đạo Chi cục chứ chưa thực hiện phê duyệt và xử lý trênphần mềm

Việc áp dụng phần mềm đã đtôi lại hiệu quả cao :

 Quá trình quản lý thông tin của cơ quan được dễ dàng, nhanh chónggiảm công sức và tiết kiệm thời gian.

 Phần mềm giúp việc xtôi và xử lý văn bản trở nên dễ dàng ở bất cứ nơinào chỉ cần có tài khoàn và máy tính có kết nối mạng

 Giảm bớt việc quản lý bằng sổ sách, hạn chế được tài liệu giấy bị mấtmát

 Tiếp cận dần với mô hình văn phòng hiện đại, thay đổi tư duy, phát huytinh thần làm việc chủ động, sáng tạo của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan

2.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu

Việc sử dụng con dấu được Văn thư cơ quan thực hiện theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

- Các con dấu của Chi cục được giao cho Văn thư quản lý và sử dụng, cán

bộ văn thư được giao chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Chi cục việc quản lý và sửdụng con dấu

- Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúnghình thức, thể thức và chữ ký của người có thẩm quyền

2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hố sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được cá nhân đượcgiao công việc lập và giao nộp vào lưu trữ Trong năm phòng, cá nhân trong cơquan luôn chủ động giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan khi hồ sơ đã kết thúc.Hiện nay công tác lập hồ sơ công việc tại các phòng đã thực hiện theo đúng quytrình Ý thức về việc lập hồ sơ đã giúp việc quản lý và tra tìm được nhanhchóng, phục vụ kịp thời cho hoạt động điều hành, quản lý giải quyết công việccủa Chi cục, phòng, Trung tâm trực thuộc Chi cục Việc lập hồ sơ là giai đoạncuối cùng của công tác văn thư, cũng đồng thời là cầu nối với công tác lưu trữ vìvậy công tác lưu trữ của Chi cục có điều kiện phát triển và hoàn thiện hơn

Các bước lập hồ sơ được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ

- Cán bộ được giao lập hồ sơ lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tinban đầu về hồ sơ, như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơđược thiết kế theo mẫu/tiêu chuẩn cảu cơ quan có thẩm quyền

- Mỗi cán bộ chuyên môn khi giải quyết công việc được giao có tráchnhiệm mở hồ sơ về công việc đó (phụ lục 2)

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu vào hồ sơ

- Mỗi cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả vănbản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và hồ sơtương ứng đã mở

- Khi thu thập văn bản, tài liệu hồ sơ cần lưu ý đến những văn bản, tàiliệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tạihội nghị, hội thảo hay băng ghi âm, ghi hình,…

Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, người lập hồ sơ

2.2.2 Đối với công tác lưu trữ

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liênquan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan

và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữtheo quyền hạn và phạm vi nhà nước quy định

- Nguồn thu thập của Chi cục để nộp vào lưu trữ cơ quan là tài liệu sảnsinh trong các phòng, trung tâm trực thuộc Chi cục:

Hành chính – Tổng hợp

Phòng quản lý văn thư – lưu trữ

Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu

được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.VD:

+ Phòng hành chính tổng hợp:

Hồ sơ tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao thanh lý tài sản cố định

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

Tập lưu quyết định của Chi cục, tập lưu quy chế của Chi cục,…

+ Phòng quản lý văn thư, lưu trữ

Hồ sơ tài liệu trình UBND tỉnh ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưutrữ

Hồ sơ thẩm tra tài liệu hết giá trị

Hồ sơ đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của tỉnh giai đoạn 2015-2024

…

+ Trung tâm lưu trữ

Hồ sơ thầu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng hóa đơn chứng từ của Trung tâm

Hồ sơ xây dựng ban hành quy định, hướng dẫn nghiệp vụ của trung tâm,

…

- Về công tác tiến hành thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày côngtrình được quyết toán Công tác giao nộp hồ sơ luôn được thúc đẩy và thực hiện

vì vậy các cá nhân, phòng ban luôn chủ động giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quankhi đã giải quyết xong

2.2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư được đặt ra từ ngaykhi lập danh mục hồ sơ trong cơ quan và chủ yếu là việc chọn tài lệu để lập hồsơ