MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 2 Chương I. Giới thiệu vài nét về Cục Bảo trợ Xã hội 2 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Bảo trợ Xã hội 2 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, lưu trữ. 4 Chương II. Thực trạng và vai trò công tác Văn thư, Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã hội 6 2.1. Hoạt động quản lý 6 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.2.1. Công tác Văn thư 8 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 8 2.2.1.2. Tổ chức giải quyết văn bản đến, đi 10 2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu 14 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.2 Các nghiệp vụ lưu trữ 16 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 18 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 18 2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.5. Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ 20 Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Cục Bảo trợ xã hội và những đề xuất khuyến nghị 22 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tâp và kết quả đạt được 22 3.2. Một số giải pháp đề xuất để nâng cao chất lượng công tác Văn thư, lưu trữ 26 3.3. Một số khuyến nghị 27 C. KẾT LUẬN 30 Danh Mục Tài liệu Tham Khảo 31 C. PHẦN PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Là cán văn phòng tương lai ,đợt thực tập tập lần trang bị cho tơi nhiều kiến thức bổ ích kinh nghiệm cần thiết cho công việc sau trường Đây dịp áp dụng kiến thức lý thuyết học vào thực tế, với cố gắng kiên trì học hỏi, tơi thu học kinh nghiệm quý giá cho thân phong cách làm việc, nghiệp vụ chuyên môn, giúp củng cố niềm tin để nghành nghề chọn Trong thời gian thực tập tơi có điều kiện thuận lợi Được cô, chú, anh, chị quan tạo điều kiện hướng dẫn, giúp đỡ phương tiện làm việc đầy đủ Tuy nhiên, thời gian thực tập gặp số khó khăn định Do kinh nghiệm làm việc chưa có, hiểu biết lại chưa nhiều, bỡ ngỡ trước môi trường làm việc công sở, cộng với thời gian thực tập hạn chế Mặt khác Cục bảo trợ Xã hội đơn vị trực thuộc Bộ LĐTB&XH, đặc thù hoạt động nên Cục bảo trợ chưa có phòng,kho lưu trữ riêng, ảnh hưởng đến phần đến kết thực tập Kết thực tập mà thu thành áp dụng lý thuyết học nhà trường vào thực tế Cơ quan kết hợp lí luận chun mơn mà tơi đúc rút từ quan , lòng chịu khó nghiên cứu lòng kiên trì học hỏi tôi, tạo điều kiện giúp đỡ Thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ ,cùng giảng viên hướng dẫn chu đáo trước tiến hành thực tập trường Tại quan giúp đỡ lớn cô, chú, anh, chị quan Cục Bảo trợ Xã hội Qua đây, xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc tới cô, chú, anh, chị, đặc biệt đồng chí Trần Cảnh Tùng Phó Cục trưởng Cục Bảo trợ Xã hội, tạo điều kiện giúp đỡ để tơi có khoảng thời gian thực tập ý nghĩa thành công.Tôi xin chân thành cảm ơn./ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG Chương I Giới thiệu vài nét Cục Bảo trợ Xã hội 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Bảo trợ Xã hội 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư, lưu trữ Chương II Thực trạng vai trò cơng tác Văn thư, Lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .8 2.2.1 Công tác Văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn .8 2.2.1.2 Tổ chức giải văn đến, 10 2.2.1.3 Quản lý sử dụng dấu 14 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 16 2.2.2 Các nghiệp vụ lưu trữ 16 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 18 2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu .18 2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu .19 2.2.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.5 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ .20 Chương III Báo cáo kết thực tập Cục Bảo trợ xã hội đề xuất khuyến nghị .22 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tâp kết đạt .22 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao chất lượng công tác Văn thư, lưu trữ .26 3.3 Một số khuyến nghị .27 C KẾT LUẬN 30 Danh Mục Tài liệu Tham Khảo 31 C PHẦN PHỤ LỤC A LỜI NĨI ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác ý nghĩa quan trọng ,là phận khơng thể thiếu hoạt động Hành Cơ quan, tổ chức Công tác Văn thư -Lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý hành nhanh chóng, xác đảm bảo bí mật cho quan.Ngày phát triển công nghệ lĩnh vực đại hóa ,nền hành nhà nước có phát triển phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ lĩnh vực quản lí hành Đảng Nhà nước ln quan tâm có chủ trương sách ngày đại cơng tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lí nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành” “gắn chặt lý luận thực tiễn” để “ra đời làm thật” trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lên kế hoạch cho chúng em tiến hành thực tập thực tế số quan Qua sinh viên chúng em có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố nâng cao kỹ chuyên môn nghề nghiệp sau Được tiếp nhận nhiệt tình sinh viên dến kiến tập, thực tập lãnh đạo Cục Bảo trợ Xã hội thuộc Bộ LĐTB&XH,một lần tơi lại quay trở lại sau hồn thành xong đợt kiến tập gần năm trước Tôi lại tiếp tục chọn Cục Bảo Trợ Xã Hội để nghiên cứu học hỏi đưa kiến thức học trường ứng dụng vào nghiệp vụ nghành Cục Bảo trợ xã hội thuộc Bộ LĐTB&XH Cấu trúc báo cáo gồm: Phần I: Giới thiệu vài nét Cục Bảo trợ xã hội Phần II: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ Phần III:Báo cáo kết thực tập quan,tổ chức đề xuất ,khuyến nghị Phần IV: Kết luận Phần V:Phụ lục B NỘI DUNG Chương I Giới thiệu vài nét Cục Bảo trợ Xã hội 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Bảo trợ Xã hội Cục Bảo trợ Xã hội thành lập ngày 30/8/2013 nhằm giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội, giảm nghèo phạm vi nước theo quy định pháp luật Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quy định định số 1268 /QĐ-LĐTBXH ngày 30 tháng 08 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh xã hội việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục Bảo trợ Xã hội Cụ thể sau: Cục Bảo trợ xã hội đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội, giảm nghèo phạm vi nước theo quy định pháp luật Cục Bảo trợ xã hội có tên giao dịch quốc tế Department of Social Assistance, viết tắt DSA Cục Bảo trợ xã hội có nhiệm vụ: Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ: a) Các dự án luật, pháp lệnh văn quy phạm pháp luật công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo b) Chiến lược, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn hàng năm, dự án, đề án công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo c) Chế độ, sách: - Chế độ, sách người cao tuổi, người khuyết tật; - Chế độ, sách trợ giúp thường xuyên, đột xuất đối tượng bảo trợ xã hội; - Chế độ, sách trợ giúp người nghèo, người có thu nhập thấp d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công lĩnh vực giao đ) Giải pháp thực chương trình trợ giúp xã hội lĩnh vực bảo trợ xã hội e) Quy hoạch hướng dẫn quy hoạch mạng lưới sở bảo trợ xã hội, sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội theo thẩm quyền g) Qui định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức hoạt động sở bảo trợ xã hội, sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội h) Hệ thống tiêu giám sát, đánh giá người cao tuổi, người khuyết tật, đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực quy định Nhà nước, Bộ công tác người cao tuổi, người khuyết tật trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo Tổ chức công tác thống kê xây dựng sở liệu đối tượng quản lý Là đầu mối giúp Bộ triển khai thực Đề án Phát triển nghề công tác xã hội phạm vi trách nhiệm Bộ Tham gia phổ biến, giáo dục pháp luật; chủ trì tổng kết, đánh giá phong trào, mơ hình, điển hình tiên tiến công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo Nghiên cứu, xây dựng chế độ sách công chức, viên chức lĩnh vực phân cơng Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng danh mục vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp đơn vị nghiệp công lập thuộc lĩnh vực bảo trợ xã hội theo phân công Bộ Giúp Bộ quản lý hội, hiệp hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động lĩnh vực giao theo quy định pháp luật Thực hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học; tham gia đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác xã hội, người cao tuổi, người khuyết tật, bảo trợ xã hội cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, cộng tác viên công tác xã hội theo phân công Bộ 10 Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ đột xuất lĩnh vực phân công 11 Quản lý công chức; sở vật chất, tài chính, tài sản theo quy định pháp luật phân cấp Bộ 12 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao Cơ cấu tổ chức Cục Bảo trợ xã hội: Cục Bảo trợ xã hội có Cục trưởng số Phó Cục trưởng; Các phòng chức năng: a) Phòng Chính sách Bảo trợ xã hội; b) Phòng Trợ giúp đột xuất; c) Phòng Cơng tác xã hội; d) Văn phòng Cục; đ) Phòng Tài - Kế tốn; e) Văn phòng Điều phối hoạt động hỗ trợ người khuyết tật Việt Nam Cục trưởng Cục Bảo trợ xã hội có trách nhiệm ban hành tổ chức thực Quy chế làm việc quan hệ công tác Cục; quy định chức năng, nhiệm vụ phòng văn phòng thuộc Cục; xếp, phân công nhiệm vụ cụ thể cho công chức Cục để thực chức năng, nhiệm vụ giao Quyết định số 1268 /QĐ-LĐTBXH: Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức: Phụ lục 02 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư, lưu trữ Cho đến đặc điểm quy mô hoạt động nên Cục Bảo trợ Xã hội chưa có quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư, lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội chưa có phòng lưu trữ cán lưu trữ chuyên trách Lượng tài liệu mức độ vừa phải Bộ phận văn thư Cục Bảo trợ Xã hội trực thuộc Văn phòng Cục, bao gồm có 02 văn thư chun trách phòng có văn thư kiêm nhiệm riêng Công tác văn thư thực theo mô tả công việc: Đối với việc quản lý giải văn đến + Nhận văn đến + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến + Trình văn đến + Đăng ký văn đến + Chuyển giao văn đến + Giúp chánh văn phòng theo dõi thời hạn giải văn đến Đối với việc quản lý văn + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn + Viết bì làm thủ tục phát hành văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng văn lưu + Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đường + Lập bảo quản sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục + Giúp chánh văn phòng kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ văn vào lưu trữ hành Đối với việc quản lý sử dụng dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan + Trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan Chương II Thực trạng vai trò cơng tác Văn thư, Lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội 2.1 Hoạt động quản lý Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu quan Công tác văn thư, lưu trữ phận gắn liền với hoạt động quản lý Nhà nước ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Đây không cơng việc hành thơng thường quản lý văn giấy tờ thủ tục hành quan, mà quan kim nam thơng suốt q trình hình thành giải văn lãnh đạo Để đảm bảo thực tốt công tác Văn thư - Lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu hoạt động Công tác Văn thư Lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội áp dụng văn quy phạm pháp luật cập nhật thường xuyên văn Cục văn thư lưu trữ nhà nước như: + Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; + Pháp lệnh Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 bảo vệ bí mật nhà nước + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; + Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ trưởng Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật; + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 trưởng Bộ Nội vụ thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính;… +Công văn số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22/12/2016 Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn phowng hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ nam 2017 quan tổ chức trung ương (22/12/2016) + Công văn số 03/VTLTNN-NVĐP ngày 03 tháng 01 năm 2017 cục văn thư lưu trữ nhà nước vệc góp ý dự thảo Chỉ thị thủ tướng phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ quan,lưu trữ lịch sữ cấp (03/01/2017) Ngồi để thống việc quản lý Cơng tác Văn thư lưu trữ, Cục Bảo trợ Xã hội áp dụng chế Văn thư, lưu trữ Bộ Lao động Thương binh Xã hội ban hành theo định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03/10/2013 cuả Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh Xã hội Sau gần năm quay lại Cục nhận thấy nhiều thay đổi cục nhân phương thức lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội chưa có phận lưu trữ riêng biệt, có phận Văn thư, Bộ phận văn thư trực thuộc Văn phòng Cục, bao gồm có 02 văn thư chun trách phòng có văn thư kiêm nhiệm riêng; + Văn thư Cục Bảo trợ xã hội hoạt động theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng mặt hoạt động văn phòng Cán văn thư chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng khâu nghiệp vụ đựơc giao; + Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức thể thủ tục ban hành văn Cục, sau cấp có thẩm quyền ký - Lãnh đạo Cục quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ để thực tốt quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước + Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao kỹ nghiệp vụ cho cán + Văn thư trang bị đầy đủ trang thiết bị đại ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, nối mạng không lập danh mục HS từ trước, dẫn tới công tác lập HS không thường xuyên liên tục, không lập HS từ đầu nên tình trạng VB thường bị phân tán, xé lẻ, lẫn lộn bó gói, đựng cặp, hộp, xếp giá tủ, gây khó khăn cho việc giải việc lập HS – Việc rà soát, thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành chưa tiến hành kịp thời Theo Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 văn hướng dẫn, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tiến hành rà soát thực chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia • Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ Cục nhiều hạn chế, chưa quan tâm mức cấp lãnh đạo, chưa ý thức tầm quan trọng giá trị tài liệu lưu trữ Việc thực chưa với quy định Nhà nước Hiện Cục chưa có phòng lưu trữ cán lưu trữ chuyên trách Phần lớn tài liệu lưu Văn phòng Cục đơn vị chuyên môn thuộc Cục giá tủ đựng tài liệu Cục chưa có quy chế văn thư lưu trữ, nên thực cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư chưa có sở pháp lý, nên đơn vị thực chưa thống nhất; số cán bộ, chuyên viên chưa thực quy trình gây nhiều khó khăn cho cán văn thư 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao chất lượng công tác Văn thư, lưu trữ Căn vào tình hình thực tế xem xét khảo sát Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội Tôi xin đưa vài ý kiến đề xuất để khắc phục mặt hạn chế công tác Văn thư, lưu trữ Cơ quan sau: - Việc quan trọng cần thiết Xây dựng kho Lưu trữ riêng cho Cục tài liệu lưu trữ tài liệu quan trọng quan mà số lượng tài liệu ngày nhiều lên tủ lưu trữ bất cập khâu nghiệp vụ tơi xin đề xuất việc xây dựng kho lưu trữ Cục Do diện tích đất hạn hẹp khơng thể xây kho lưu trữ ,Cục dùng phòng 505 tầng cục nhà kho để tạo kho lưu trữ theo thiết kế phù hợp kho 26 lưu trữ tạm thời.Hiện phòng thích hợp cho kho lưu trữ không gian đảm bảo số điều kiện để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ - Cơ quan cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn, đạo cơng tác Văn thư, đăc biệt công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ như: văn hướng dẫn thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, hay văn quy định cụ thể trách nhiệm lập hồ sơ hành thuộc cán chuyên môn, yêu cầu hồ sơ lập… - Cơ quan cần phải mở thêm lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ nói riêng cán quan nói chung - Đối với trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, năm cần tiến hành rà sốt, kiểm tra tình trạng hoạt động, để kịp thời phát khắc phục lỗi - Thường xuyên xem xét tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số lượng tài liệu, tình hình soạn thảo văn phòng ban để có biện pháp can thiệp kịp thời công tác không thực tốt - Cơ quan cần đạo việc lập Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm để tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ hành, việc lập hồ sơ hành cần nhắc nhở thường xuyên, có biện pháp khen thưởng cán bộ, phòng ban lập hồ sơ hành tốt, có chất lượng, giao nộp tài liệu thời hạn ngược lại với cán bộ, phòng ban khơng lập hồ sơ hay lập theo kiểu đối phó, giao nộp hồ sơ khơng thời hạn phải nhắc nhở - Lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan Cục, cần đầu tư cách thoả đáng, 3.3 Một số khuyến nghị a) Đối với Cơ quan Cục Bảo trợ Xã hội Qua thời gian thực tập Cục Bảo trở Xã hội, xin mạnh dạn đưa vài khuyến nghị sau: Đối với công tác Văn thư - Thứ :Khối lượng công việc văn thư tương đối nhiều, mà công tác lưu trữ quan trọng quan quan cần cán 27 lưu trữ chuyên trách để thực khâu nghiệp vụ - Thứ 2: Cần chấn chỉnh lại cơng tác lập hồ sơ hành phòng ban thuộc Cục, thường xuyên có biện pháp kiểm tra theo dõi q trình thực cơng tác cán chuyên viên , thực nghiêm chỉnh việc lập danh mục Hồ sơ vào tháng 12 hàng năm để hoạt động lập Hồ sơ thực hiệu năm tới - Thứ 3: Quy trình ISO nên chuẩn hoá nghiêm chỉnh thực phòng, đơn vị trực thuộc - Thứ 4: Văn phòng cần phải sớm tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng ban hành Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ … để có sở nguyên tắc làm việc với cán bộ, chuyên viên Đối với cơng tác Lưu trữ Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng cần thiết Cơ quan, Vì Lãnh đạo Cục cần quan tâm đẩy mạnh công tác Lưu trữ tài liệu Cần có biện pháp tích cực kịp thời để cơng tác nhanh chóng vào hoạt động có hiệu Đối với ứng dụng cơng nghệ thơng tin Tổ chức áp dụng phần mềm gửi ,nhận văn phần mềm hỗ trợ công tác văn thư lưu trữ Cơ quan Cục cần sử dụng thông dụng phần mềm trực tuyến cho công tác văn thư lưu trữ, chương trình E-Office hệ thống email miễn phí để giao nhận quản lí văn b) Đối với môn Văn thư, lưu trữ, khoa, trường Các đợt thực tập kiến tập nhà trường tạo hội quý giá cho sinh viên chúng em áp dụng kiến thức thực tế vào môi trường công việc, học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau này, qua trình thực tập em xin đưa vài khuyến nghị nhỏ môn khoa nhà thường mà trình kiến tập rút được: - Thứ nhất: Cần tổ chức thêm đợt khảo sát thực tế ngắn ngày cho sinh 28 viên năm sinh viên năm - Thứ 2: Qúa trình học tập lớp cần tăng học thực hành, để sinh viên chúng em tiếp cận đến thực tế nhiều - Thứ 3: Nhà trường cần đầu tư thêm thiết bị học thực hành, phần mềm quản lý văn thư, phần mềm lưu trữ, để sinh viên không bị bỡ ngỡ bước vào môi trường công việc, mà phần lớn áp dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ * Trên vài ý kiến bé nhỏ rút thời gian khảo sát Cơ quan Hy vọng việc thực điều góp phần khắc phục khó khăn, nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư, lưu trữ Cơ quan nâng cao kỹ nghề nghiệp cho sinh viên năm cuối chúng em 29 C KẾT LUẬN Qua q trình thực tập gần hai tháng Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội Tôi tạo điều kiện giúp đỡ lớn của anh chị lãnh đạo cán bộ, chuyên viên Cục Bảo trợ Xã Trong q trình tơi tiếp xúc trực tiếp với khâu nghiệp vụ Công tác Văn thư, lưu trữ, giúp tơi hiểu sâu chun nghành học, hiểu môi trường làm việc quan hành nhà nước Qua đợt thực tập tơi học hỏi nhiều điều có ích, làm quen với tác phong làm việc cán văn thư lưu trữ, làm quen với môi trường văn hóa cơng sở, điều giúp tơi tự tin thân mình, tạo động lực cho tơi có niềm tin để bước tiếp đường nghiệp phía trước Cuối tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quý Thầy, cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ-trường Đại học Nội vụ Hà Nội,Giảng Viên Trịnh Thị Kim Oanh số giảng viên khác tận tuỵ truyền đạt kiến thức cho tơi thời gian qua để tơi hồn thành tốt việc học tập q trình thực tập Bài tập lớn hồn thành nhờ giúp đỡ đồng chí đồng chí Trần Cảnh Tùng phòng Văn thư Cục anh chị cơng tác Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội sát cánh giúp học hỏi nghiên cứu tiếp cận thực tế thời gian qua Tôi xin chân thành cảm ơn tất Với thời gian cho phép hạn hẹp, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế, chắn báo cáo có nhiều thiếu sót Nhưng với cố gắng ngiêm túc, mong nhận bảo quý Thầy, Cô Hà Nội, ngày 15 tháng 03năm 2017 Sinh viên Trịnh Thị Hà 30 Danh Mục Tài liệu Tham Khảo Trang wep :www.btxh.gov.vn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Pháp lệnh Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 bảo vệ bí mật nhà nước Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 Bộ trưởng Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 trưởng Bộ Nội vụ thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành chính;… Công văn số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22/12/2016 Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn phowng hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ nam 2017 quan tổ chức trung ương (22/12/2016) 31 C PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Quyết định số 1268 /QĐ-LĐTBXH BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:1268 /QĐ Số:1268 /QĐ-LĐTBXH Hà Nội, ngày 30 tháng 08 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC BẢO TRỢ XÃ HỘI BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Căn Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Căn Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Lao động - Thương binh Xã hội; Theo đề nghị Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Cục Bảo trợ xã hội đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội, giảm nghèo phạm vi nước theo quy định pháp luật Cục Bảo trợ xã hội có tên giao dịch quốc tế Department of Social Assistance, viết tắt DSA Điều Cục Bảo trợ xã hội có nhiệm vụ: Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ: a) Các dự án luật, pháp lệnh văn quy phạm pháp luật công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo b) Chiến lược, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn hàng năm, dự án, đề án công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo c) Chế độ, sách: - Chế độ, sách người cao tuổi, người khuyết tật; - Chế độ, sách trợ giúp thường xuyên, đột xuất đối tượng bảo trợ xã hội; - Chế độ, sách trợ giúp người nghèo, người có thu nhập thấp d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công lĩnh vực giao đ) Giải pháp thực chương trình trợ giúp xã hội lĩnh vực bảo trợ xã hội e) Quy hoạch hướng dẫn quy hoạch mạng lưới sở bảo trợ xã hội, sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội theo thẩm quyền g) Qui định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức hoạt động sở bảo trợ xã hội, sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội h) Hệ thống tiêu giám sát, đánh giá người cao tuổi, người khuyết tật, đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực quy định Nhà nước, Bộ công tác người cao tuổi, người khuyết tật trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo Tổ chức công tác thống kê xây dựng sở liệu đối tượng quản lý Là đầu mối giúp Bộ triển khai thực Đề án Phát triển nghề công tác xã hội phạm vi trách nhiệm Bộ Tham gia phổ biến, giáo dục pháp luật; chủ trì tổng kết, đánh giá phong trào, mơ hình, điển hình tiên tiến cơng tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp đối tượng bảo trợ xã hội giảm nghèo Nghiên cứu, xây dựng chế độ sách cơng chức, viên chức lĩnh vực phân cơng Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng danh mục vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp đơn vị nghiệp công lập thuộc lĩnh vực bảo trợ xã hội theo phân công Bộ Giúp Bộ quản lý hội, hiệp hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động lĩnh vực giao theo quy định pháp luật Thực hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học; tham gia đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác xã hội, người cao tuổi, người khuyết tật, bảo trợ xã hội cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, cộng tác viên công tác xã hội theo phân công Bộ 10 Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ đột xuất lĩnh vực phân công 11 Quản lý công chức; sở vật chất, tài chính, tài sản theo quy định pháp luật phân cấp Bộ 12 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao Điều Cơ cấu tổ chức Cục Bảo trợ xã hội: Cục Bảo trợ xã hội có Cục trưởng số Phó Cục trưởng; Các phòng chức năng: a) Phòng Chính sách Bảo trợ xã hội; b) Phòng Trợ giúp đột xuất; c) Phòng Cơng tác xã hội; d) Văn phòng Cục; đ) Phòng Tài - Kế tốn; e) Văn phòng Điều phối hoạt động hỗ trợ người khuyết tật Việt Nam Điều Cục trưởng Cục Bảo trợ xã hội có trách nhiệm ban hành tổ chức thực Quy chế làm việc quan hệ công tác Cục; quy định chức năng, nhiệm vụ phòng văn phòng thuộc Cục; xếp, phân công nhiệm vụ cụ thể cho công chức Cục để thực chức năng, nhiệm vụ giao Điều Cục Bảo trợ xã hội có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng theo quy định Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay Quyết định số 179/QĐ-LĐTBXH ngày 25 tháng 01 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh Xã hội việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Bảo trợ xã hội Điều Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Cục trưởng Cục Bảo trợ xã hội, Thủ trưởng đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ BỘ TRƯỞNG Nơi nhận: - Như Điều - Lưu VT, TCCB Phạm Thị Hải Chuyền Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Phụ lục 03 MẪU SỔ THEO DÕI TIẾN ĐỘ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ––––––––––––––––––– T T Số/ngà y đến (1) (2) Cơ quan Ngày Số, kí ban tháng văn hiệu văn hành (3) (4) (5) Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị xử lý Hạn giải Ghi (6) (7) (8) (9) Phụ lục 04 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Trách nhiệm thực Trình tự thực Tiếp nhận văn đến Văn thư Cục Chánh văn phòng Cục Phân loại, chuyển văn Lãnh đạo Cục Chỉ đạo giải Văn thư Chuyển văn đến đơn vị Trưởng đơn vị Phân công xử lý VB Chuyên viên phân công Xử lý văn Chuyên viên phân công Mở hồ sơ công việc cập nhật HT QLCV(*) Gửi trả văn Phụ lục 05 Phần mềm quản lý văn bản EMOLISA Phụ lục 06 MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA LÃNH ĐẠO CỤC VÀ CÁC PHỊNG, ĐƠN VỊ THUỘC CỤC * Bìa sổ: BỘ LAO ĐỘNG TB VÀ XÃ HỘI CỤC BẢO TRỢ XÃ HỘI SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… Từ ngày … ……đến ngày………… Quyển số: … * Nội dung bên trong: Ngày chuyển Số ký hiệu văn Tác giả văn Đơn vị người nhận Ký nhận Phụ lục 07: Tủ lưu trữ tài liệu Cục Bảo trợ Xã hội Ghi ... dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan Chương II Thực trạng vai trò cơng tác Văn thư, Lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội 2.1 Hoạt động quản lý Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu quan Công tác văn. .. giải văn lãnh đạo Để đảm bảo thực tốt công tác Văn thư - Lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu hoạt động Công tác Văn thư Lưu trữ Cục Bảo trợ Xã hội áp dụng văn quy phạm pháp luật cập nhật thường xuyên văn. .. tin vào công tác quản lý văn bản, nối mạng LAN cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến lập hồ sơ công việc, đáp ứng nhu cầu thực nhiệm vụ • Công tác lưu trữ: Hiện công tác lưu trữ Cục Bảo Trợ Xã Hội