Thực trạng và giải pháp công tác văn thư - lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải An Giang hiện nay

Song trong quá trình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, khuyết điểm tồn tại như: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòa vào xu thế đó nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong phú và

đa dạng đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính

Đối với một cơ quan đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của Công ty, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức Tất cả mọi công việc của Công

ty sẽ giúp Ban giám đốc quản lý điều hành có hiệu quả đều phải thông qua công tác văn phòng Trong đó công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan trọng Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh Bên cạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức

bộ máy nhân sự, cũng như công tác văn thư – lưu trữ là một trong những yếu tố góp phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh Song trong quá trình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, khuyết điểm tồn tại như: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn sai sót nhất

là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong chưa được chỉnh lý, sắp xếp, việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở cơ quan còn thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế Qua thời gian nghiên cứu, học tập chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính tại trường

đã trang bị cho bản thân kiến thức cơ bản về công tác văn phòng, đồng thời là một

nhân viên thuộc phòng Tổ chức hành chính, nên tôi chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp công tác văn thư - lưu trữ ở Công ty Cổ phần Vận tải An Giang hiện nay” để nghiên cứu nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những

hạn chế nêu trên góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ ở Cty trong thời gian tới hiệu quả hơn

Đề tài tiểu luận nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ ở Cty Cổ phần Vận tải An Giang giai đoạn từ năm 2010-2015, và đã sử dụng phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê làm cơ sở để viết

Chương 1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư – lưu trữ

1.1.1 Công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân

1.1.1.2 Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư

- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ chức nói chung trong quá trình quản lý

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

- Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan,

tổ chức Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan,

tổ chức

- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư

- Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp

1.1.1.3 Nội dung công tác văn thư

Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/

2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 05 khâu nội dung:

- Soạn thảo và ban hành văn bản.

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.1.3.1 Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản:

Gồm các nội dung chính sau:

a Soạn thảo văn bản

b Duyệt bản thảo

c Hội thảo góp ý

d Đánh máy, nhân bản

e Ký văn bản và ban hành văn bản

1.1.1.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản

a Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến và văn bản đi

+ Mọi văn bản đến đều phải được tập chung đăng ký tại văn thư cơ quan Đối với những văn bản đến ghi ngoài phong bì là đích danh thủ trưởng cơ quan, sau khi bóc ra, nếu nội dung văn bản là việc công thì phải đăng ký tại văn thư cơ quan Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất

+ Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi đăng ký Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý mới được bóc và xử lý

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong phạm

vi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Chính xác, kịp thời, đúng quy trình quy định của pháp luật

+ Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở tại văn thư cơ quan Quy định này nhằm đảm bảo tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi trong một cơ quan, tổ chức.

b Quản lý và giải quyết văn bản đến Thủ tục gồm 6 bước:

Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến

Bước 1 Tiếp nhận, kiểm tra văn bản

Bước 2 Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 3: Bóc bì thư văn bản

Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản

Bước 5 Trình và chuyển giao văn bản

Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản

c Quản lý và giải quyết văn bản đi

Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện, quản

lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi

Nội dung quản lý văn bản đi Gồm 4 bước:

Bước 1 Kiểm tra lại văn bản

Bước 2 Vào sổ đăng ký văn bản đi

- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ đăng

ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan

Bước 3 Chuyển văn bản đi

Bước 4 Sắp xếp bảng lưu văn bản

- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại ít nhất 02 bản; 01 để theo dõi công việc ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết

1.1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước

Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan

hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất”.

* Nguyên tắc đóng dấu

Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy tờ văn bản chưa hoàn chỉnh nội dung

Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái Trường hợp đóng dấu ngược, mờ thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác

1.1.1.3.4 Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản

* Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật

văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản

1.1.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1.2.1 Khái niệm

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn

đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (bản sao có giá trị pháp lý như bản chính) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được

bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích của

sử dụng để quản lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền

và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước Tài liệu lưu trữ làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh

tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và toàn quốc Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm cho từng địa phương của cả nước Trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ công chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc

1.1.2.2.2 Ý nghĩa khoa học

Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên xã hội và tư duy Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu đã có từ trước, là

cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học

1.1.2.2.3 Ý nghĩa lịch sử

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc gia, một dân tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức Vì thế, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử Nói cách khác tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất

1.1.2.2.4 Ý nghĩa văn hóa

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như di chỉ khảo

cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị

1.1.2.3 Nội dung của công tác lưu trữ

+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc

+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ

+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ

+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ

1.1.2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ

Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức danh trong ngạch lưu trữ thì phải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ

+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

+ Phân loại tài liệu lưu trữ

+ Xác định giá trị tài liệu

+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ

+ Thống kê tài liệu lưu trữ

+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.2 QUAN ĐIỂM CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.2.1 Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ‎ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng” Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc

Theo Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể như sau: Tập trung quản lý và bảo

vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ Cấp ủy

Ngoài ra, còn có Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể như sau: “Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành và lưu trữ của cấp ủy Đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng; hợp lý hóa quá trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc; quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu; thu hồi đầy đủ và đúng hạn các tài liệu có quy định thu hồi; lập hồ sơ đầy đủ phục vụ kịp

thời các yêu cầu của cấp ủy và các ban ngành về khai thác tài liệu và nộp vào kho lưu trữ đúng thời hạn quy định”.

Như vậy, Đảng đã xác định trong bất kỳ các ban ngành, lĩnh vực, đơn vị, tổ

chức cá nhân từ Trung ương đến địa phương đều phải thực hiện theo phương châm

“Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu trữ”

1.2.2 Quan điểm của Nhà nước và các văn bản pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong

bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác văn thư - lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ

là loại thông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Chính vì vậy Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác văn thư - lưu trữ để làm cơ sở pháp lý cho công tác này tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Cụ thể:

- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ

- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

- Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ nội

vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực từ ngày 01/7/2013

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Một số văn bản pháp lý của UBND tỉnh An Giang quy định về nhiệm vụ của văn phòng lưu trữ như:

- Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 20/9/2011 của UBND tỉnh An Giang về tăng cường công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang

- Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 03 tháng 6 năm 2013 của UBND tỉnh

An Giang về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tỉnh An Giang” năm 2013

- Quyết định 54/QĐ-UBND ngày 15/12/2011 về việc ban hành quy chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh An Giang

- Tóm lại, Công tác văn thư – lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng không thể

thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức Đảng Vì vậy các cơ qan tổ chức đảng cần quan tâm làm tốt công tác văn thư – lưu trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động của

cơ quan tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VẬN TẢI AN GIANG 2.1 Đặc điểm tình hình chung

Công ty cổ phần vận tải An Giang tọa lạc tại số 16 Trần Hưng Đạo – Phường Mỹ Bình, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang; Số điện thoại: 076 3941.045; fax : 076 3940.142; Email : phongtochuc.oto@gmail.com

- Quá trình thành lập: Tháng 12 năm 2004 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang Quyết định chuyển Công ty Vận tải ô tô từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty

Cổ phần Ngày 01/01/2005 Công ty Cổ phần Vận tải An Giang chính thức đi vào hoạt động

- Cơ cấu tổ chức của đơn vị : Hội đồng quản trị; Ban Giám Đốc; Phòng Tổ chức HC (phụ trách công tác văn thư – lưu trữ); Phòng Kế toán; Phòng Kỹ thuật Vật tư; Phòng kinh doanh; Đội xe khách; Đội kiểm tra xử lý; 03 Đội xe buýt; Xưởng sửa chữa ôtô

- 01 Đảng bộ có 64 đ/c Đảng viên, chia thành 03 Chi bộ trực thuộc; Tổ chức Công đoàn cơ sở: 450 Đoàn viên công đoàn; Đoàn TNCS HCM : 46 Đoàn viên thanh niên; Hội CCB có: 50 đ/c

+ Tổng số CB-CNV: 546 người

- Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang

+ Chức năng nhiệm vụ chủ yếu: Nhiệm vụ chính là SXKD, phục vụ vận tải hành khách đường bộ từ An Giang đi các tỉnh miền Tây, đồng bằng sông Cửu Long, thành phố Hồ Chí Minh, dịch vụ hợp đồng, tham quan, nghỉ mát du lịch trên phạm vi cả nước, vận chuyển hành khách xe buýt công cộng Sửa chữa trung, đại

tu ô tô

+ Từ tháng 7 năm 2005 đến nay Công ty đã và đang tổ chức điều hành hoạt động xe buýt trên tất cả 11 tuyến đường huyện, thị thành trong tỉnh Tổng số trên

140 đầu xe buýt và trên 30 xe khách

- Tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang

Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ trên, biên chế các khối phịng ban nghiệp vụ , với tổ chức bộ máy như sau:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ANGIANG

2.2 Thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ ở Cơng ty Cổ phần Vận tải

An Giang

2.2.1 Kết quả đạt được

Cơng tác văn thư – lưu trữ là đầu mối thơng tin khơng thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty Chính vì vậy mà cơng tác văn thư – lưu trữ của Cơng ty khơng ngừng được cải thiện Vì vậy việc giải quyết cơng văn giấy tờ tại Cơng ty rất nhanh chĩng, chính xác, hiệu quả cao

- Cơng tác văn thư, lưu trữ ở đơn vị thực hiện theo phương châm “Bảo quản tài liệu lưu trữ an tồn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, cơng văn giấy tờ của Cơng ty đều được lưu trữ tốt Mặt khác, Cơng ty cịn làm tốt cơng tác bổ sung, sưu tầm, tiếp nhận những tài liệu về nguồn gốc quá trình hình thành của Cơng ty, các tài liệu liên quan đến chiến lược phát triển kinh tế - xã hội…

HỘI ĐỒNG QUẢN

Theo thống kê, số lượng văn bản đến của Công ty Cổ phần Vận tải An Giang

từ năm 2010-2013 như sau :

Năm

Đơn vị tính 201

0

201 1

201 2

201 3

1 Văn bản quy phạm pháp luật 100 120 150 170 Văn bản

0

201 1

201 2

201 3

- Hiện nay tổ văn thư – lưu trữ được biên chế 02 cán bộ chuyên trách có trình độ trung cấp về văn thư – lưu trữ, trong đó có một nhân viên có thâm niên 10 năm gắn bó với công việc ở công ty Do đó mà họ có kinh nghiệp trong việc xử lý, giải quyết công văn giấy tờ đưa vào lưu trữ tại công ty

- Sổ sách nghiệp vụ của Công ty được tổ chức theo đúng quy định, công văn đi, đến được đăng ký, chuyển giao kịp thời đúng địa chỉ Công văn đi ban hành đúng thẩm quyền, bảo đảm đúng thề thức Công văn có độ mật được quản

lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn tuyệt đối Quản lý sử dụng con dấu nghiêm túc, thực hiện việc triển khai các văn bản hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong toàn thể cán bộ của công ty nhằm để nghiên cứu soạn thảo văn bản tham mưu đúng thể thức và nhanh chóng

- Hình thức tổ chức văn thư – lưu trữ của cơ quan là tập trung; tất cả các công việc: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh