đề tài công tác văn thư lưu trữ ở xã bình thạnh đông huyện phú tâm thực trạng và giải pháp

Đặc biệt trong các cơ quan hành chính Nhà nước công tác văn thư - lưu trữ càng có vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước... Trong suốt quá trình học tập tại trường

Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Nhàn

Long xuyên, tháng 5 năm 2013

Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở UBND

XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG, HUYỆN PHÚ TÂN

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Học viên: Phạm Thị Trúc

Lớp: A61, Năm học: 2012-2013

Người hướng dẫn: Đỗ Thanh Nhàn

Long xuyên, tháng 5 năm 2013

MỞ ĐẦU Trang 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ………Trang 3

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư - lưu trữ…….Trang 3

1.1.1 Về công tác văn thư……… Trang 3

1.1.2 Về công tác lưu trữ……… Trang 4

1.2 Cơ sở pháp lý về công tác văn thư – lưu trữ………Trang 9

CHƯƠNGII: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG ……… Trang 12

2.1 Đặc điểm tình hình chung của UBND xã Bình Thạnh Đông – Phú Tân - An Giang……….Trang 12

2.2 Kết quả thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông……… Trang 13

2.2.1 Kết quả đạt được và những nguyên nhân đạt được.Trang 13

2.2.2 Hạn chế và những nguyên nhân hạn chế………… Trang 17

2.3 Những kinh nghiệm rút ra để thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông trong thời gian tới… Trang 18

CHƯƠNG III: MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG, HUYỆN PHÚ TÂN ĐẾN NĂM 2015…Trang 19

3.1 Mục tiêu nâng cao chất lượng về công tác văn - thư lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015… Trang 19

3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng về công tác văn - thư lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015 Trang 20

3.2.1 Về nhận thức và trách nhiệm………Trang 20

3.2.2 Về bồi dưỡng- đào tạo cán bộ………Trang 20

3.2.3 Về chính sách ưu đãi……… Trang 24

3.2.4 Về trang thiết bị, cơ sở vật chất………Trang 24

KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN……….Trang 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO………Trang 28

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Giảng viên hướng dẫn ( ký và ghi rõ họ tên) ĐÁNH GIÁ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM TIỂU LUẬN I Nhận xét: ………

………

………

………

………

II Kết quả: Điểm bằng số …… Bằng chữ ………

GV:chấm thứ 1 GV:chấm thứ 2

MỞ ĐẦU

Như chúng ta biết công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Cho nên công tác văn thư - lưu trữ là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước

Một ví dụ cụ thể ta thấy vùng đất Nam bộ của Việt Nam từ thời dựng nước (trước công nguyên) được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu Cũng may mắn thay nhờ những trang lưu trữ trong lịch sử của các nhà “khảo cổ học” đã chứng minh nên sự kiện lịch sử này, trong sự kiện lịch sử ấy các bọn phản

động lưu vong trong và ngoài đã xúi giục dân tộc Chăm, Khơmer cho rằng: “vùng

đất Nam bộ là của Chân lạp (tức Campuchia)” Cho nên nhờ thực hiện tốt công

tác văn thư- lưu trữ mà nước ta đã chứng minh được vùng đất Nam bộ là của Việt Nam, qua đó chúng ta đã đánh một đòn mạnh vào bọn phản động dù chúng làm bằng cách nào cũng không tránh được sự thật

Do đó, công tác văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, có vị trí vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực Nếu công tác văn thư- lưu trữ được thực hiện tốt sẽ góp phần trong việc giữ gìn và bảo vệ di tích quốc gia

Một sự kiện lịch sử nước ta mà thế giới đang quan tâm đó là “quần đảo

Hoàng sa mà Trung quốc đang lấn chiếm”, nguyên nhân là do ngày xưa qua lưu

trú trong thời gian dài giúp đỡ Việt Nam về quân sự, từ từ chúng cho rằng vùng đảo Hoàng sa là của chúng và kiên quyết không trả lại cho Việt nam Rồi sự thật sẽ được rõ ràng qua những trang lưu trữ, những tư liệu, chứng cứ cơ bản về lịch sử

mà thế giới đang chứng minh

Vì thế, công tác văn thư- lưu trữ không thể thiếu trong bất kì lĩnh vực, bộ phận, cơ quan hay tổ chức cá nhân nào Đặc biệt trong các cơ quan hành chính Nhà nước công tác văn thư - lưu trữ càng có vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước

Trong suốt quá trình học tập tại trường chính trị và qua hai lần nghiên cứu thực tế tại xã nhà bản thân nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ là một trong những

đề tài cần phải được quan tâm nhiều hơn chính vì vậy bản thân chọn đề tài “thực

trạng và giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông, huyện Phú Tân đến năm 2015” làm tiểu luận cuối khóa Đề tài này được

nghiên cứu trong giai đoạn từ năm 2012 - 2013 nhằm đánh giá thực trạng của công tác văn thư - lưu trữ, hơn nữa đề tài này cũng phù hợp với bản thân và nơi công tác trong việc quản lý công tác văn thư của xã để từ đó đề ra giải pháp để cho công tác văn thư - lưu trữ ngày càng có nề nếp hơn, khoa học hơn và góp phần tích cực vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan, đồng thời khắc phục những hạn chế tồn tại và góp phần cải cách hành chính của xã nhà được hoàn thiện hơn trong thời gian tới

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư - lưu trữ

1.1.1 Về công tác văn thư

a Khái niệm

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân

b Ý nghĩa

Công tác văn thư có ý nghĩa trong việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ

và cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản Làm tốt công tác văn thư giúp giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Đặc biệt là giữ lại đầy đủ chứng cứ của quốc gia

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, được sử dụng để quản lý nhà nước và các mặt đời sống xã hội, làm cơ sở cho công tác huy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế văn hóa Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan mang tính khoa học cao được sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá trong tự nhiên, xã hội và tư duy Nó bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động và các sự kiện lịch sử diễn ra trong quá khứ Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa

c Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư là bước đầu tạo nên cơ sở giải quyết nhanh gọn mọi thủ tục hành chính Nếu công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần chống lãng phí thời gian, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ được dễ dàng Nội dung công tác lưu trữ gồm: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý

và giải quyết văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản

Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền cơ sở cần được thực hiên theo quy trình chặt chẽ và phức tạp theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004 và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 6 tháng 9 năm 2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

Quy trình soạn thảo gồm 06 bước sau:

Bước 1: Soạn thảo

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo

Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo

Bước 4: Xem xét, thông qua

Bước 5: Công bố

Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

* Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến Thủ tục gồm 6 bước:

Bước 1: Tiếp nhận và phân loại văn bản

- Kiểm tra văn bản đó có đúng là gửi cho cơ quan, đơn vị mình không Nếu nhằm thì gửi lại Nếu phong bì bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì cần có biện pháp xử lý kịp thời: báo với lãnh đạo đơn vị, lập biên bản trước người đưa văn bản

- Phân loại sơ bộ văn bản đến thường 4 nhóm:

Loại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (cần trình với lãnh đạo ngay); Loại sai thể thức; Loại thông thường; Loại tư liệu

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Mục đích của việc đăng ký văn bản đến là để quản lý văn bản chặt chẻ, giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết văn bản đến, giúp tra tìm được nhanh chóng Khi đăng ký văn bản đến phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết về văn bản vào các phương tiện đăng ký Sổ đăng ký văn bản đến gồm các loại sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật; sổ đăng ký văn bản mật; sổ đăng ký văn bản thông thường; sổ đăng ký đơn, thư; sổ chuyển giao văn bản

Bước 3: Trình văn bản đến

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ văn thư của từng

cơ quan, tổ chức, cán bộ phụ trách công tác văn thư phải trình ngay cho chánh văn phòng xem xét, nghiên cứu để quyết định hướng giải quyết

Bước 4: Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao

Nếu văn bản có dấu mật, chú ý khi chuyển thì chuyển cả bì có ghi dấu hiệu mật đến người nhận xử lý Khi văn bản được giải quyết xong cần chuyển lại cho

văn thư để lập hồ sơ lưu trữ

Bước 5: Tổ chức và theo dõi văn bản đến

Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo quyết định kịp thời những văn bản đến và có thể giao cho văn phòng, phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Bước 6: Sao văn bản đến

Gồm sao y bản chính; sao lục và trích sao

Sao y bản chính là sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính

Sao lục là bản sau đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện

từ bản sao y bản chính

Trích sao là sao một phần nội dung của văn bản từ bản chính

* Thủ tục tiếp nhân văn bản đi

Văn bản đi là loại công văn, giấy tờ do cơ quan, đơn vị ban hành gửi đi Gồm 4 bước:

Bước 1: Kiểm tra lại văn bản

- Mọi văn bản trước khi ban hành vào sổ và gửi đi đều phải kiểm tra lại các thành phần thể thức văn bản Kiểm tra lại số; ký hiệu; tác giả; ngày, tháng, năm; nơi nhận; chữ ký của thủ trưởng có đúng không

Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi

- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ đăng

ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 6 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng; tên loại, trích yếu nôi dung; nơi nhận; đơn vị hoặc người nhận văn bản; ghi chú (nếu là văn bản mật thì thêm cột mức độ mật) Ngoài việc lưu vào sổ đăng ký ta có thể dùng máy vi tính để đăng ký văn bản đi, giúp chúng ta thống kê, tổng hợp, tìm kiếm nhanh chống và chính xác

Bước 3: Chuyển văn bản đi

- Phải được gửi đi trong ngày, vào sổ đăng ký và phát hành Có thể gửi qua đường dây nối mạng nội bộ hoặc gửi trực tiếp đến từng cá nhân hoặc cơ quan, đơn

vị định gửi nhưng phải ký nhận và vào sổ chuyển

- Sổ chuyển văn bản gồm 5 cột: ngày tháng; số hiệu công văn hoặc phiếu gửi; số lượng bì công văn; nơi nhận; ký nhận và đóng dấu

Bước 4: Sắp xếp bảng lưu văn bản

- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại 2 bản (01 để theo dõi công việc

ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết Bản lưu phải

là bản chính Bản lưu được sắp xếp theo từng loại: tên loại, nguyên tắc, số hiệu của loại công văn, năm nào để riêng năm đó

* Quản lý và sử dụng con dấu

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản

- Các nguyên tắc sau khi đóng dấu:

Dấu chỉ đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của thẩm quyền, không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ, hoặc vào văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn Đóng 1/3 đến ¼ chữ ký về phía bên trái Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép đóng dấu vào văn bản

Chỉ được đóng dấu vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành

Không đóng dấu ngoài giờ hành chính Trường hợp đặc biệt do thủ trưởng cho phép

- Quản lý và bảo quản con dấu cũng phải hết sức cẩn thận: Không được đem

về nhà riêng; phải có tủ khóa cẩn thận; chỉ do một người chịu trách nhiệm cất giữ; không được làm hư con dấu; nếu bị mờ hoặc mất thì phải báo cho cơ quan công an gần nhất được biết; không được sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp (nếu có sẽ bị truy tố trước pháp luật)

* Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Lập hồ sơ hiện hành là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin về mọi vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể

- Sau một năm khi công việc kết thúc và bước sang năm mới phải giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan

Tóm lại, nội dung của công tác văn thư gồm 5 khâu quan trọng nói trên,

không thể thiếu một khâu nào, tác động qua lại lẫn nhau và có ý nghĩa to lớn trong công tác văn thư

1.1.2 Về công tác lưu trữ

a Khái niệm

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề

lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

b Ý nghĩa

Công tác lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao, đặc biệt có ý nghĩa bảo vệ các chứng cứ quốc gia, di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp dựng nước và bảo vệ tổ quốc Việt Nam Xã Hội Chủ Nghĩa

c Nội dung công tác lưu trữ

Công tác văn thư chính xác sẽ góp phần cho lưu trữ các văn bản của Nhà nước một cách rõ ràng và cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu trong khi cần thiết

Nội dung công tác lưu trữ gồm: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ

* Hoạt động quản lý

Các cơ quan, tổ chức đều phải tổ chức công tác văn thư lưu trữ và thực hiện quản lý công tác lưu trữ, bao gồm các công việc như: Biên soạn các văn bản về quản lý; Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ; Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của nhà nước; Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ;

Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ; Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ; Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ

* Hoạt động nghiệp vụ

Bao gồm những công việc như:

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ;

Phân loại tài liệu lưu trữ;

Xác định giá trị tài liệu ;

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

Bảo quản tài liệu lưu trữ ;

Thống kê tài liệu lưu trữ ;

Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Trong chuyên đề công tác lưu trữ, nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ chỉ gồm ba nội dung Đó là công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Do đó, hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ là hai thành phần đan xen

lẫn nhau trong quá trình thu thập thông tin rồi đưa vào cơ quan lưu trữ là hai mặt không thể thiếu trong công tác lưu trữ Có ý nghĩa to lớn đối với đất nước Việt Nam nói chung, của An giang nói riêng

1.2 Cơ sở pháp lý về công tác văn thư – lưu trữ

- Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy

- Quyết định số 14/2005/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ nội

vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bài văn bản hành chính

- Chỉ thị số 726-TTg ngày 4 tháng 9 năm 1997 của thủ tướng chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ trong thời gian tới

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTG ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng

Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ bà phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội ban hành ngày 30/11/1982

- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH 10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 được Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/04/2001 và Chủ tịch ký lệnh công bố ngày 15/04/2001

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ nội vụ

về hướng dẫn chức năng , nhiệm vụ quyền hạn của tổ chức văn thư lưu trữ, Bộ, Cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ

về hướng dẫn chức năng, kỹ thuật trình bài văn bản hành chính

- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho lưu trữ

- Công văn số 1153/SNV-VTLT ngày 04/7/2012 của Sở Nội vụ về việc kiểm

tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 thang7 năm 2005 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi-đến

- Kế hoạch số 18/KH-CCVTLT ngày 04/04/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011

- Kế hoạch số 19/KH-CCVTLT ngày 04/04/2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về khảo sát tài liệu tích đống cấp huyện, thị, thành phố

- Kế hoạch số 16/KH-CCVTLT ngày 07 ngày 3 tháng 2012 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về việc Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

- Căn cứ số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ năm 2012 đối với tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời lập kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2012

- Ngày 01/03/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT

qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục lưu trữ Nhà nước

- Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của văn phòng Trung ương Đảng đã xác định:

- Quyết định 03/QĐ-VP.UB ngày 11/01/1999 của Chánh văn phòng UBND tỉnh về việc ban hành qui định về tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và quản lý tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh

- Quyết định số 403/1999/QĐ-UB ngày 05 tháng 3 năm 1999 của UBND tỉnh An Giang về việc ban hành “Qui chế tạm thời và công tác văn thư - lưu trữ”

- Quyết định số 17/2011/QĐ-UBND ngày 13/5/2011 quyết định của UBND tỉnh về ban hành qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục văn thư – lưu trữ trực thuộc sở nội vụ tỉnh An Giang

- Chỉ thị số 10/2011/ CT – UBND ngày 20/09/2011 chỉ thị của UBND tỉnh

về việc tăng cường công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang

- Kế hoạch số 03/KH-CCVTLT ngày 04/02/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh

An Giang về công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2011 của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Công văn số 610/CV.UB ngày 21/05/1999 của UBND tỉnh về việc tăng cường sử dụng thiết bị tin học do ngân sách nhà nước trang bị

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

CỦA UBND XÃ BÌNH THẠNH ĐÔNG 2.1 Đặc điểm tình hình chung của UBND xã Bình Thạnh Đông – Phú Tân -

An Giang

- Bình Thạnh Đông là xã nằm dọc theo tuyến Sông hậu có chiều dài 25km, từ

cầu Cái Đầm (giáp xã Tân Hoà ), đến cầuMương khai ( giáp xã Phú Bình ), xã có tổng diện tích tự nhiên là 1.545 ha,có 3776 hộ với tổng dân số 15.162 nhân khẩu,

xã có 07 ấp Trong đó theo đạo Hòa Hảo chiếm 75%, 25% theo các đạo còn lại

+ Hướng Bắc giáp xã Phú Bình

+ Hướng Đông giáp xã Hiệp Xương

+ Hướng Tây và Nam giáp Sông Hậu

Xã có trục lộ giao thông chính bắt nguồn từ Xã Phú Hiệp đến xã Hoà Lạc, Xã Phú Bình, Bình Thạnh Đông rồi đến Trung tâm của Huyện Ngoài ra còn có trục lộ giao thông nhỏ nằm dọc Sông Cái Đầm xe 04 bánh đi lại được cả mùa nước

- Mùa nước: từ tháng 08 đến tháng 11

- Mùa khô: từ tháng 12 đến tháng 07 năm sau

Hiện địa bàn xã đã bao đê khép kính sản xuất lúa 03 vụ

- Địa hình của xã là đồng bằng, bằng phẳng và trống trải, 70% nhân dân sống chủ yếu bằng nghề sản xuất nông nghiệp, số còn lại mua bán, làm thuê mướn không đáng kể

- Văn phòng UBND là bộ phận trực thuộc UBND xã, trực tiếp cụ thể hóa các văn bản của cấp trên và địa phương Nhờ sự quan tâm của cấp ủy cấp trên và sự nổ lực quyết tâm cao của toàn UBND cùng nhân dân xã đã thực hiện tốt, thông suốt đến tận người dân về những chủ trương, Nghị quyết,… của cấp ủy cấp trên giao cũng như của địa phương

- Đối với bộ phận Văn phòng UBND xã Bình Thạnh Đông có tất cả 6 đồng chi:1Bí thư, 2 phó bí thư, cán bộ tài chính, cán bộ, cán bộ văn phòng

- Đối với bộ phận Văn phòng UBND để cho việc lưu trữ văn bản, tài liệu được thực hiện tốt, đơn vị đã phân công cụ thể từ khâu lãnh đạo, quản lý và các cán bộ

phụ trách quản lý công tác văn thư - lưu trữ

- Tuy Bình Thạnh Đông mang đặc điểm là một xã nông nghiệp, người dân sống chủ yếu dựa vào nông nghiệp là chính, toàn xã có 07 ấp, hơn 75% người dân theo đạo Hòa Hảo nhưng nhờ thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tốt kết hợp với việc tuyên truyền thuyết phục đến tận bà con không gây hoang man, tạo được lòng tin của nhân dân đối với Đảng và Nhà nước, sự đoàn kết giữa Nhà nước và Nhân dân thể hiện khá rõ nét, nên từ trước đến nay không có vụ việc gì xảy ra của Quần chúng nhân dân đối với Nhà nước, luôn thực hiện theo đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của địa phương

2.2 Kết quả thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND xã Bình Thạnh Đông

2.2.1 Kết quả đạt được và những nguyên nhân đạt được

a Kết quả đạt được

- Trong năm 2012-2013 Văn phòng UBND xã thực hiện công tác văn thư - lưu trữ đạt được những kết quả to lớn trong việc xây dựng hồ sơ lưu trữ, cụ thể nhờ công tác thu thập lưu trữ văn bản đến và lưu văn bản đi, thể hiện cụ thể tổ chức thành công Đại hội Đảng bộ xã Bình Thạnh Đông một cách tốt đẹp

- Văn phòng UBND được bố trí bên cạnh văn phòng tài chính xã, phòng trang trí sạch sẽ, có 01 tủ đựng hồ sơ

- Từ đầu năm đến nay Văn phòng Đảng ủy xã Bình Thạnh Đông đã tiếp nhận văn bản đến và lưu trữ văn bản đi, thể hiện cụ thể:

+ Văn bản đến: Từ đầu năm 2012 đến nay, văn phòng tiếp nhận được 312 văn bản từ Trung ương, Tỉnh, huyện gửi đến

Công văn mật là: 02 văn bản

Văn bản thông thường là: 140 văn bản

+ Văn bản đi: Trong năm 2012-2013 Văn phòng UBND gửi đi các ban các, Các ngành, Đoàn thể xã, ấp tổng cộng: 323 văn bản

Gửi đến cán ban ngành, đoàn thể, ấp và các đơn vị khác là: 242 văn bản Gửi đến cán ban thường trực cấp trên là: 61văn bản, trong đó:

Về công tác nhân sự: 20 văn bản