Chuyên đề 1: Những hiểu biết chung về công tác văn thư 1.1. Khái niệm, yêu cầu của công tác văn thư1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư1.3. Nội dung của công tác văn thư Chuyên đề 2: Tổ chức quản lý công tác Văn thư và Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 2.1. Tổ chức quản lý nhà nước về công tác văn thư2.2. Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong các ngành, các cấp, các cơ quan, tổ chức2.3. Các hình thức tổ chức văn thư2.4. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thưChuyên đề 3: Xây dựng và ban hành văn bản 3.1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc3.2. Qui trình xây dựng và ban hành văn bản3.3. Trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ chuyên môn và văn thư chuyên trách trong việc xây dựng và ban hành văn bảnChuyên đề 4: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản4.1. Quản lý văn bản đến4.1.1. Khái niệm và nguyên tắc4.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến loại thường4.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến loại mật4.2. Quản lý văn bản đi4.2.1. Khái niệm và nguyên tắc4.2.2. Nội dung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản điChuyên đề 5: Quản lý và sử dụng con dấu 5.1. Khái niệm, mục đích quản lý con dấu5.2. Các loại dấu của cơ quan Nhà nước5.3. Chế độ quản lý và sử dụng con dấuChuyên đề 6: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ6.1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ6.2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ6.3. Yêu cầu về lập hồ sơ6.4. Phương pháp lập hồ sơ
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài - Thực Nghị số 29-NQ/TW, Hội nghị BCH TW Đảng lần thứ (khóa XI) đổi toàn diện giáo dục đào tạo - Thực trạng: Trường Đại học Hải Dương trường nâng cấp lên đại học từ năm 2011 Do vậy, Nhà trường thiếu kinh nghiệm nhiệm vụ đào tạo giáo dục bậc Đại học - Căn vào thực trạng nội dung giảng học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ chương trình đào tạo khối ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Hải Dương tập thể giảng viên Khoa Quản trị văn phòng biên soạn làm tài liệu giảng dạy học tập cho giảng viên sinh viên Trường Đại học Hải Dương từ tháng 12 năm 2013 Tuy nhiên, ngành Quản trị văn phòng thành lập nên gặp nhiều khó khăn việc tìm kiếm giáo trình tài liệu tham khảo - Để đáp ứng yêu cầu lý luận, thực tế kiến thức nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cần đạt người học, việc nghiên cứu bổ sung nội dung vào đề cương giảng học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ chương trình đào tạo khối ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Hải Dương cần thiết Các cơng trình nghiên cứu có liên quan Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu tổng quát Bổ sung tài liệu văn quy phạm pháp luật vào đề cương giảng học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ (phần – Nghiệp vụ văn thư) chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Hải Dương - Mục tiêu cụ thể: Bổ sung điểm sau: Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ, ứng dụng công công nghệ thông tin lưu trữ, Luật Lưu trữ vào đề cương giảng học phần học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Hải Dương Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Các kiến thức lý thuyết trình bày giáo trình xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Kinh tế Quốc dân, văn pháp luật có liên quan - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu trường Đại học Hải Dương Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp điều tra, so sánh, thu thập tài liệu, so sánh lý thuyết với thực tế để rút kết luận Nội dung nghiên cứu CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ – LƯU (PHẦN 1: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ) 1.1 Vị trí, vai trò học phần chương trình đào tạo 1.1.1 Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng Tên chương trình : Quản trị văn phòng Trình độ đào tạo : Đại học Ngành đào tạo : Quản trị văn phòng Mã ngành : 52340406 Loại hình đào tạo : Chính quy Mục tiêu đào tạo: 1.1 Mục tiêu chung: Sau tốt nghiệp, người học ngành Quản trị văn phòng, trình độ đại học người có lực kiến thức kỹ đáp ứng yêu cầu đổi đất nước thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hóa Sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng có phẩm chất đạo đức, trị, có sức khỏe, có kiến thức, kỹ theo yêu cầu ngành kỹ nghiên cứu, tự bồi dưỡng chuyên môn, nghiên cứu khoa học 1.2 Mục tiêu cụ thể 1.2.1 Về kiến thức Sinh viên đại học ngành Quản trị văn phòng trang bị kiến thức chuyên môn công tác phòng; phương pháp lập kế hoạch tổ chức hoạt động; nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý văn bản, dấu, lập hồ sơ; nghiệp vụ lưu trữ (xác định phương án phân loại tài liệu, thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu) ; nghiệp vụ tổ chức kiện hội nghị 1.2.2 Về kỹ - Có kỹ tư tổ chức thực hoạt động công tác văn thư – lưu trữ; - Có kỹ tổ chức điều hành công tác văn thư – lưu trữ quan; tổ chức kiện hội nghị; nghiên cứu marketing, tài chính, nhân sự; - Có kỹ mềm như: làm việc độc lập; làm việc theo nhóm với cộng đồng; giao tiếp truyền đạt thông tin; thu thập, xử lý thông tin để giải vấn đề; quản lý lãnh đạo nhóm; - Đạt trình độ ngoại ngữ theo chuẩn chung trường Đại học Hải Dương (Tiếng Anh: Châu Âu A2, B1), đủ khả giao tiếp sử dụng tài liệu chuyên môn tiếng Anh; - Sử dụng thành thạo tin học vào nghiệp vụ chuyên mơn 1.2.3.Về thái độ Có đạo đức trách nhiệm nghề nghiệp, tôn trọng thực nghiêm pháp luật Nhà nước, ý thức tổ chức kỷ luật cao, nhiệt tình, động sáng tạo cơng việc, có tinh thần hợp tác ý thức học tập nâng cao trình độ, có tinh thần cầu tiến, cầu thị 1.2.4 Về sức khoẻ trách nhiệm cơng dân Có đủ sức khỏe để học tập lao động theo quy định Thông tư liên Bộ Y tế Đại học, THCN&DN số 10/TT-LB ngày18/8/1989 Công văn hướng dẫn 2445/TS ngày 20/8/1990 Bộ GDĐT 1.2.5 Vị trí làm việc sau tốt nghiệp Sau tốt nghiệp sinh viên đảm nhận cơng việc quản trị văn phòng chức làm nhân viên, chuyên viên lãnh đạo quan, đơn vị doanh nghiệp nước ngồi nước Vì quan cần có văn phòng hoạt động nên hội với cử nhân sau tốt nghiệp lớn Có lực để tiếp tục tham gia nghiên cứu học tập bậc cao (cao học, nghiên cứu sinh) lĩnh vực Quản trị văn phòng, lưu trữ ngồi nước Thời gian đào tạo: năm Khối lượng kiến thức tồn khóa: 134 ĐVHT (chưa kể GDQP GDTC) Đối tượng tuyển sinh: Học sinh tốt nghiệp trung học phổ thơng tương đương; Có đủ sức khỏe để học tập lao động theo quy định Quy trình đào tạo, điều kiện tốt nghiệp: - Quy trình đào tạo: Đào tạo theo học chế tín chỉ; - Điều kiện tốt nghiệp: + Cho đến thời điểm xét tốt nghiệp không bị truy cứu trách nhiệm hình khơng thời gian bị kỷ luật mức đình học tập; + Tích lũy đủ số học phần quy định cho chương trình đào tạo + Điểm trung bình chung tích lũy tồn khóa học đạt từ 2,00 trở lên; + Có chứng giáo dục quốc phòng giáo dục thể chất + Có chứng Tiếng Anh khung tham chiếu Châu Âu A2 trở lên Thang điểm: Áp dụng theo Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGD&ĐT, ngày 15 tháng năm 2007 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy chế đào tạo theo hệ thống tín Nhà trường; Nội dung chương trình:134 TC (chưa kể GDQP GDTC) * Cấu trúc chương trình đào tạo Số tín TT Tên học phần Kiến thức giáo dục đại cương (chưa kể GDQP TC LT TH,TN, BT, TL GDTC) Trong đó: Phần bắt buộc Phần lựa chọn Kiến thức giáo dục chuyên nghiệp Kiến thức ngành 40 390 450 34 94 345 45 795 360 90 975 - Kiến thức sở ngành 41 390 450 + Kiến thức bắt buộc 37 360 390 30 60 - Kiến thức chuyên ngành 53 405 1005 + Kiến thức bắt buộc 50 375 975 + Kiến thức tự chọn Thực tập, thực tế chun mơn Khóa luận (hoặc học bổ sung 02 học phần) Tổng 134 30 30 240 315 1980 + Kiến thức tự chọn 1185 1.1.2 Vị trí, vai trò học phần Học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ nằm vị trí số 35 tiến trình đào tạo thuộc khối kiến thức chuyên ngành bắt buộc sinh viên ngành Quản trị văn phòng Ngày nay, văn sản phẩm tất yếu phát triển loài người giai đoạn lịch sử định Thực chất văn hoạt động quan tổ chức, nảy sinh theo phát triển sức sản xuất xã hội tới trình độ cao Nó thể cho phát triển vượt bậc người Văn ngày tiên tiến thời trước, ứng dụng công nghệ thông tin việc soạn thảo, quản lý Chính thế, nghiệp vụ quản lý văn bản, cơng tác văn thư, lưu trữ có nhiều điều khác 1.2 Mục tiêu học phần + Về kiến thức: Trang bị sở kiến thức để sinh viên nắm được: Nội dung, phương pháp tổ chức thực công tác văn thư bao gồm: Xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải văn bản, tổ chức lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào phận lưu trữ quan, tổ chức quản lí sử dụng dấu + Về kỹ năng: Sau học xong, sinh viên tổ chức thực công tác văn thư quan, tổ chức cách khoa học, bản, hiệu + Về thái độ: Sinh viên sau trường với tư cách cán văn thư đảm nhiệm những yêu cầu, nhiệm vụ quản lý văn phục vụ công tác quản lý lãnh đạo, đồng thời có trách nhiệm việc tổ chức, xếp cách khoa học tài liệu loại hồ sơ cho lãnh đạo quan 1.3 Đặc điểm học phần - Học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ xây dựng để đào tạo cho khối ngành Quản trị văn phòng Học phần nghiên cứu số vấn đề nội dung, phương pháp tổ chức thực công tác văn thư; Học phần cung cấp cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ văn thư làm sở nghiên cứu học phần thuộc nhóm chuyên ngành quản trị văn phòng: Nghiệp vụ lưu trữ, Nghiệp vụ thư ký văn phòng 1.4 Yêu cầu học phần 1.4.1 Yêu cầu kiến thức - Có hiểu biết nguyên lý chủ nghĩa Mác – Lênin, đường lối cách mạng Đảng Cộng sản Việt Nam, tư tưởng Hồ Chí Minh; Có kiến thức lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn phù hợp với chuyên ngành đào tạo - Am hiểu đặc điểm nghiệp vụ công tác văn thư như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý dấu, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ hành - Có trình độ tiếng Anh giao tiếp tối thiểu trình độ A2 - Có kiến thức tảng ngành nhằm đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp khả học tập, nghiên cứu trình độ cao 1.4.2 Yêu cầu kỹ * Kỹ cứng + Có khả sử dụng máy tính, máy scan, điện thoại, máy photocopy + Có kỹ tổ chức, quản lý văn bản, tổ chức văn thư + Thực tốt nghiệp vụ lĩnh vực văn thư + Có khả tổ chức điều hành kiện + Có khả tập huấn, đào tạo nghiệp vụ công tác văn thư * Kỹ mềm + Có kỹ giao tiếp, đàm phán phối hợp tốt với đồng nghiệp, đối tượng có liên quan thực cơng việc + Có khả làm việc nhóm + Có trình độ tin học văn phòng tương đương A (sử dụng thành thạo phần mềm MS Offices, SPSS); sử dụng ứng dụng Internet 1.4.3 Yêu cầu thái độ - Có tư tưởng trị, đạo đức tốt - Nắm vững thực chủ trương, đường lơi, sách Đảng Nhà nước Việt Nam - Có đầy đủ phẩm chất nghề nghiệp cần thiết tính trung thực, tự tin, thái độ phục vụ nhiệt tình, thân thiện, tinh thần ham học hỏi, chí tiến thủ… nhằm góp phần xây dựng lực lượng lao động có phẩm chất lực tốt cho ngành quản trị văn phòng 1.5 Phương pháp nghiên cứu học phần Sử dụng phương pháp thuyết trình, thảo luận chuyên đề, tình huống, làm tập với hỗ trợ công nghệ thông tin 1.6 Nội dung nghiên cứu học phần 1.6.1 Về lý thuyết 1.6.1.1 Nội dung học phần Chuyên đề 1: Những hiểu biết chung công tác văn thư 1.1 Khái niệm, yêu cầu cơng tác văn thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Nội dung công tác văn thư Chuyên đề 2: Tổ chức quản lý công tác Văn thư Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 2.1 Tổ chức quản lý nhà nước công tác văn thư 2.2 Tổ chức quản lý công tác văn thư ngành, cấp, quan, tổ chức 2.3 Các hình thức tổ chức văn thư 2.4 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư Chuyên đề 3: Xây dựng ban hành văn 3.1 Khái niệm, mục đích, ngun tắc 3.2 Qui trình xây dựng ban hành văn 3.3 Trách nhiệm lãnh đạo, cán chuyên môn văn thư chuyên trách việc xây dựng ban hành văn Chuyên đề 4: Tổ chức quản lý giải văn 4.1 Quản lý văn đến 4.1.1 Khái niệm nguyên tắc 4.1.2 Tổ chức quản lý giải văn đến loại thường 4.1.3 Tổ chức quản lý giải văn đến loại mật 4.2 Quản lý văn 4.2.1 Khái niệm nguyên tắc 4.2.2 Nội dung nghiệp vụ tổ chức quản lý văn Chuyên đề 5: Quản lý sử dụng dấu 5.1 Khái niệm, mục đích quản lý dấu 5.2 Các loại dấu quan Nhà nước 5.3 Chế độ quản lý sử dụng dấu Chuyên đề 6: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 6.1 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 6.2 Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ 6.3 Yêu cầu lập hồ sơ 6.4 Phương pháp lập hồ sơ 1.6.2 Về thực hành 1.6.2.1 Bài tập thực hành chuyền đề 1: Câu Trong nội dung công tác văn thư, nội dung quan trọng nhất? Tại sao? Câu Sưu tầm văn có liên quan đến cơng tác văn thư nước ta nay? 1.6.2.2 Bài tập thực hành chuyên đề Câu Công tác văn thư Trường Đại học Hải Dương tổ chức theo hình thức tập trung hay phân tán? Tại sao? Câu Tìm hiểu số văn quy định tổ chức quản lý, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư? Câu Kể tên trường có đào tạo công tác văn thư mà bạn biết? 1.6.2.3 Bài tập chuyên đề Câu Bằng kiến thức học, sinh viên xây dựng quy trình ban hành 01 Quyết định điều động cán bộ, giảng viên Đại học Hải Dương? Câu Tìm hiểu Công văn số 425/VTLTNN - NVTW cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 18 tháng năm 2005 hướng dẫn quản lý văn đi, đến; Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; 1.6.2.4 Bài tập chuyên đề Câu Phương pháp đăng ký văn đến truyền thống (đăng ký sổ) đăng ký phần mềm có ưu điểm, nhược điểm gì? Câu Thực trạng cơng tác quản lý văn quan, tổ chức, doanh nghiệp nay? Câu Những hạn chế công tác quản lý văn quan, tổ chức, doanh nghiệp? Câu Lập sổ đăng ký văn cho đơn vị nghiệp đăng ký vào sổ 10 văn bản? Câu Tìm hiểu nội dung liên quan đến thể thức văn 1.6.2.5 Bài tập chuyên đề Câu Các chất liệu sử dụng để làm dấu? Hiện quan thường sử dụng loại dấu nào? Ưu nhược điểm loại dấu Câu Bằng kiến thức học, sinh viên tổng hợp lại văn quy định chế độ quản lý sử dụng dấu? Câu Vận dụng kiến thức học, sinh viên nêu loại dấu mà Đại học Hải Dương sử dụng nay? 1.6.2.6 Bài tập chuyên đề Câu Lập số hồ sơ trình hoạt động Trường đại học Hải Dương? Câu Công tác lập hồ sơ lưu trữ văn quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ta nào? Nêu lên số giải pháp để giải hạn chế tồn (nếu có) Câu Trình bày ngun tắc xác định giá trị tài liệu? Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Yêu cầu cần đạt lý thuyết thực hành - Có kiến thức tổng quan nghiệp vụ công tác văn thư phải có hiểu biết để áp dụng vào thực tế công việc, theo quy định nhà nước pháp luật hành, tránh vi phạm pháp luật, ngược lại đường lối sách Đảng Nhà nước - Có kiến thức nghiệp vụ công tác văn thư để làm tiền đề cho học tập nghiệp vụ công tác lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NỘI DUNG HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ – LƯU TRỮ (PHẦN 1: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ) TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 2.1 Thực trạng lý thuyết Học phần Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ với thời lượng 04 tín chỉ, tương đương với 75 tiết (40 tiết lý thuyết 35 tiết thảo luận, thực hành) Nội dung học phần hầu hết giáo trình kết cấu thành phần, cụ thể sau: - Phần 1: Nghiệp vụ văn thư (20 tiết lý thuyết, 15 tiết thảo luận, thực hành) - Phần 2: Nghiệp vụ lưu trữ (20 tiết lý thuyết, 20 tiết thảo luận, thực hành) Trong phần học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, gồm có chuyên đề sau: Chuyên đề 1: Những hiểu biết chung công tác văn thư Chuyên đề 2: Tổ chức quản lý công tác Văn thư Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư Chuyên đề 3: Xây dựng ban hành văn Chuyên đề 4: Tổ chức quản lý giải văn Chuyên đề 5: Quản lý sử dụng dấu Chuyên đề 6: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Sau năm nghiên cứu giảng dạy học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, trình độ đại học Trường Đại học Hải Dương, đánh giá thực trạng nội dung phần lý thyết học phần sau: - Thứ nhất, nội dung học phần đáp ứng đầy đủ kiến thức cần thiết cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng; kết cấu học phần chi tiết, rõ ràng, cách trình bày khoa học Sau phần nội dung lý thuyết có câu hỏi củng cố mở rộng kiến thức cho sinh viên - Thứ hai, Nghiên cứu học phần giáo trình, tài liệu có phần hạn chế Hầu hết có số giáo trình chun ngành để phục vụ cho việc giảng dạy học tập - Thứ ba, hầu hết giáo trình mà giảng viên sinh viên tham khảo học tập dựa vào giáo trình Trường Đại học Quốc gia Hà Nội Hiện nay, Trường Đại học Hải Dương chưa tự biên soạn giáo trình thống lên Đại học, đội ngũ giảng viên chuyên ngành thiếu số lượng chất lượng nên việc giảng dạy học tập chủ yếu dựa vào giáo trình trường đại học khác Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, PGS Vương Đình Quyền chủ biên, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011; Giáo trình Quản trị nghiệp vụ văn phòng, GS.TS Nguyễn Thành Độ, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012; - Thứ tư, mơn học thường xun phải cập nhật kiến thức nên có kiến thức mà giáo trình chưa thể cập nhật kịp thời, Chính điều đòi hỏi người giảng viên tiến hành soạn giảng lên lớp phải cập nhật kiến thức để phù hợp với thực tế - Thứ năm, Nội dung giáo trình trình bày mang tính dàn trải, liệt kê đối tượng chủ yếu, đưa đánh giá, tổng kết ứng dụng cho sinh viên 2.2 Thực trạng thực hành Thực hành nội dung quan trọng học phần bậc đại học nhằm mục đích rèn kỹ cho sinh viên hướng dẫn sinh viên ứng dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn Học phần Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ đòi hỏi 10 Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước, nhịêm vụ đặt cho giai đoạn phải bước đại hóa hành chính, chuyển máy nhà nước với chức cai trị tuý sang máy phục vụ nhân dân Muốn làm vậy, việc tiến hành nhiều biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đạo, điều hành hệ thống hành nhà nước; áp dụng công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, đại quan hành nhà nước; áp dụng, triển khai thực chế "một cửa" việc giải công việc cá nhân tổ chức quan hành nhà nước cấp… yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện công tác văn thư Cụ thể là: Thứ nhất, hoạt động có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch, từ nâng cao hiệu hoạt động quản lý Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước thực chất phương pháp quản lý nhằm hệ thống hoá cụ thể hố thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Đây hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công Là công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn phương tiện thông tin chủ yếu hoạt động quản lý nên công tác văn thư cần phải chuẩn hoá để đem lại hiệu cao cho hoạt động quản lý Thứ ba, việc triển khai thực chế "một cửa" việc giải công việc cá nhân tổ chức quan hành nhà nước cấp cách thức giải công việc tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền quan hành nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết thông qua đầu mối "bộ phận tiếp nhận trả kết quả" quan hành nhà nước Đây biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nước loại giấy tờ mà công dân doanh nghiệp cần phải làm có yêu cầu giải 16 công việc sản xuất, kinh doanh đời sống; bảo đảm giải cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cơng dân Q trình thực chế "một cửa" cho thấy cần phải có thay đổi quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại phận tiếp nhận trả kết quả; trách nhiệm phận có liên quan thực chế "một cửa", trách nhiệm cán bộ, công chức làm việc phận tiếp nhận trả kết quả… Như vậy, chế cửa đặt yêu cầu, đòi hỏi phải có điều chỉnh cơng tác văn thư cho phù hợp tình hình Mặt khác, cơng tác văn thư làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt cơng tác văn thư góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước 3.2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư - Mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn theo chuyên đề Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, sở đào tạo tổ chức hàng năm - Tích cực bồi dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức quan cấp huyện UBND cấp xã Các Sở Nội vụ tỉnh cần mở lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ Trong thời gian tập huấn học viên giảng viên Sở Nội vụ phổ biến, triển khai văn quản lý, đạo Trung ương, địa phương trọng tâm lớp tập huấn hướng dẫn kỹ soạn thảo văn hành như: Viết báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo chuyên đề, cách soạn thảo Tờ trình, Kế hoạch, Quyết định, Công văn… cách quản lý văn bản, lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Ngồi lớp tập huấn giành nhiều thời gian để học viên trao đổi, thảo luận, tiếp cận với thực tế khâu soạn 17 thảo văn giảng viên giải đáp thắc mắc trình tổ chức thực nhiệm vụ giao - Nhà nước cần đầu tư kinh phí để cán văn thư, lưu trữ tham gia khóa học ngoại ngữ tin học để nâng cao trình độ, bắt kịp xu hơị nhập giới Đảm bảo hồn thành cơng việc giai đoạn - Phổ biến cho sinh viên số sở đào tạo uy tín ngành văn thư – lưu trữ phạm vi nước (với trình độ sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp) + Sau đại học: Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội + Đại học: Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội; Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh; Đại học Hải Dương, Đại học Thái Nguyên, Đại học Nội vụ… + Cao đẳng, trung cấp: Đại học Thái Nguyên, Đại học Nội vụ… 3.2.3 Chuyên đề 3: Xây dựng ban hành văn 3.2.3.1 Qui trình xây dựng ban hành văn Trong nội dung soạn thảo văn bản, có số quy định thể Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cụ thể sau: - Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn Thông tư - Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thơng tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác 18 - Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 - Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày + Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) + Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) + Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm - Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: + Phù hợp với hình thức văn sử dụng; + Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; + Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; + Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; + Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; + Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn 19 viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; + Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; + Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành - Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: + Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; + Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; + Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; + Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề - Kỹ thuật trình bày Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau 20 phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: + Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; + Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; + Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: + Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; 21 - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm 3.2.4 Chuyên đề 4: Tổ chức quản lý giải văn Tổ chức quản lý giải văn đến loại thường Đối với Phần 1: Nghiệp vụ công tác văn thư này, xin bổ sung số liên quan đến nội dung đăng ký văn Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký sở liệu văn đến máy vi tính Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn - Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) - Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Đăng ký văn vào phần mềm phần mềm quản lý văn đòi hỏi phải có kinh phí để thực hiện, có công cụ hỗ trợ để đăng ký, tra cứu sử dụng Việc đăng ký văn theo hình thức giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ quan, tiết kiệm chi phí cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Quá trình hoạt động quan diễn nhanh chóng - Bên cạnh thuận lợi hình thức đăng ký vào sở liệu phần mềm quản lý văn có số hạn chế sau: Phải có phần mềm tương thích cơng cụ hỗ trợ, có xảy cố tồn hệ thống bị ngưng trệ ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác quan Chi phí để mua phần mềm quản lý văn tương đối lớn, quan, tổ chức thực - Mơ tả Trách nhiệm Tiến trình Ghi 22 Nhân viên văn thư Tiếp nhận VB đến Lãnh đạo Phân loại VB Nhân viên Văn thư Sắp xếp chuyển phát VB theo bút phê LĐVP Tổ tổng hợp Nhân viên Văn thư Văn phân loại theo luồng cơng việc Kiểm sốt trước trình BGĐ Chỉ đạo xử lý VB BGĐ/QMR/Ng ười ĐUQ Tổ Tổng hợp Chuyển tổ T.hợp Cập nhật ý kiến đạo Thực y, chuyển& lưu VB theo ý kiến đạo Trưởng đơn vị, phòng ban Trực tiếp phân chuyên viên g/q Chuyên viên trực tiếp giải Xử lý CV& lập hồ sơ công việc Lưu VB CT eDocman 4.2 Quản lý văn Bổ sung lưu đồ 23 Trách nhiệm Tiến trình Ghi Lãnh đạo đơn vị, phòng ban Giao nhiệm vụ văn hoá Nhân viên/ người giao nhiệm vụ Thu thập thơng tin& soạn thảo Trình LĐ đơn vị Duyệt Lãnh đạo đơn vị, phòng ban Yêu cầu chỉnh sửa Phòng Tổng hợp Kiểm sốt Duyệt Lãnh đạo Văn thư Phòng Tổng hợp thực trình ký duyệt/ trả lại văn theo bút phê lãnh đạo Kiểm tra lần cuối thể thức VB Cấp số, đóng dấu, phát hành & lưu VB 3.2.5 Chuyên đề 5: Quản lý sử dụng dấu Quy định sử dụng dấu tồn tại, hạn chế quan, tổ chức Ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định quản lý sử dụng dấu; điều Nghị định quy định “con dấu sử dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, 24 quan, tổ chức nước hoạt động Việt Nam (sau gọi tắt quan, tổ chức) số chức danh nhà nước Con dấu thể vị trí pháp lý giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh nhà nước”… Ngày 08/ 4/2004 Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư điểm c, điểm d mục điều 25 có ghi “con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền” “khơng đóng dấu khống chỉ” Như vậy, hiểu rằng, thân dấu chưa phản ánh giá trị pháp lý văn bản, mà phải đóng lên văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ “có chữ ký người có thẩm quyền” dấu sử dụng hợp lệ Nếu văn đóng dấu khơng có chữ ký người có thẩm quyền, văn đóng dấu khống chỉ, văn khơng có giá trị pháp lý Do vậy, văn giao dịch thức pháp nhân có giá trị pháp lý đảm bảo đầy đủ yếu tố, thể thức theo quy định, người có thẩm quyền ký thức, cán văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành gửi tới quan, tổ chức có liên quan theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Thực tế kiểm tra việc sử dụng dấu theo quy định pháp luật quan, tổ chức cho thấy: Văn ban hành có đóng dấu, gốc lưu văn thư quan, tổ chức nhiều quan, tổ chức chưa đóng dấu đưa vào lưu trữ Tại điểm điều Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư có ghi“ Bản gốc lưu Văn thư quan, tổ chức phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký” Như việc lưu trữ gốc chưa đóng dấu khơng thực quy định pháp luật, đồng thời kẽ hở quản lý dẫn tới vi phạm ban hành văn - Việc đóng dấu quan, tổ chức chưa thực thống theo quy định điểm điểm điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ “Dấu đóng phải rõ ràng ngắn, chiều dùng mực dấu quy định”; “Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái” Thực tế có quan, tổ chức dấu đóng trùm hết chữ ký, có quan, tổ chức lại đóng 25 1/3 chữ ký phía bên phải, tình trạng dấu đóng nghiêng, mực dấu không đảm bảo phổ biến quan, tổ chức nhiều quan, tổ chức cán văn thư đóng nhầm dấu ban hành văn bản… - Đóng dấu treo: Tại điểm điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định việc đóng dấu treo sau: “Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục kèm theo” Như việc đóng dấu treo văn không khẳng định giá trị pháp lý văn mà nhằm khẳng định văn đóng dấu treo phận khơng thể tách rời văn Trên thực tế, có quan, tổ chức đóng dấu treo vị trí quy định Một số quan, tổ chức đóng dấu treo lên góc trái số văn nội mang tính thơng báo, để biết thực hiện, việc làm sai sử dụng dấu - Đóng dấu giáp lai: Hiện việc đóng dấu giáp lai văn hành có nhiều tờ, nhiều trang chưa thực thống nhất, có quan, tổ chức thực hiện, có quan, tổ chức không thực - Thực tế quan quản lý chưa có quy định rõ ràng cụ thể việc đóng dấu giáp lai Tại điểm điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định: “Việc đóng dấu giáp lai, …… thực theo quy định Bộ trưởng, thủ trưởng quan quản lý ngành” Từ thực tế nêu quan, tổ chức Bộ, ngành chủ quản chưa có văn hướng dẫn việc đóng dấu giáp lai cần đạo quan chuyên môn ban hành văn có từ 02 tờ, trang trở lên phải đóng dấu giáp lai vào lề bên trái lề bên phải văn bản, để tất tờ có thơng tin dấu nhằm đảm bảo tính chân thực tờ văn đồng thời ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn để việc quản lý văn chặt chẽ Để việc sử dụng dấu giáp lai thống nhất, quan quản lý cần có quy định cụ thể để quan, tổ chức áp dụng thực Trước hạn chế tồn trình sử dụng dấu nay, thủ trưởng quan, tổ chức sở quy định pháp luật, cần đạo quan chuyên môn thực tốt quy định quản lý sử dụng dấu Đối với quy định cụ thể hoá cần nghiêm chỉnh chấp hành, quy định chưa cụ thể, thống tùy vào thực tế quan, tổ chức triển khai áp 26 dụng đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp để việc giao dịch thức pháp nhân có giá trị pháp lý, nhằm phát huy giá trị dấu, trình đạo, điều hành hoạt động quan, tổ chức; đồng thời giúp cho việc quản lý sử dụng dấu an toàn quan, tổ chức 3.3 Những nội dung thực hành cần sửa đổi, bổ sung 3.3.1 Bài tập bổ sung chuyên đề Câu Công tác văn thư gồm nội dung ? chọn đáp án đây? a Soạn thảo văn bản, quản lý văn b Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, xác định giá trị tài liệu, tổ chức sử dụng c Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý dấu, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Câu Trong tất nội dung công tác văn thư, nội dung quan trọng nhất? Tại sao? 3.3.2 Bài tập bổ sung chuyên đề Câu Các đức tính cần thiết trình độ cán văn thư gì? Câu Dựa vào Thơng tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Anh (chị) xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho Trường Đại học Hải Dương 3.3.3 Bài tập bổ sung chuyên đề Câu Trong công tác soạn thảo văn bản, vấn đề cần phải lưu ý? Nội dung quan trọng nhất? Câu UBND tỉnh Hải Dương dự định ban hành văn quy định công tác công văn, giấy tờ quan trực thuộc UBND người soạn thảo cần thu thập thông tin pháp lý, thông tin thực tế nào? Tại sao? 3.3.4 Bài tập bổ sung chuyên đề Câu Vấn đề quản lý văn mật đến thực nào? Trình bày bước cụ thể Câu Sưu tầm tất văn quy phạm pháp luật có liên quan đến cơng tác quản lý văn Đánh giá ưu nhược điểm văn đó? Câu Văn lưu văn thư tối thiểu bản: a 27 b c 3.3.5 Bài tập bổ sung chuyên đề Câu Phân biệt thẩm quyền sử dụng dấu có hình quốc huy dấu khơng có hình quốc huy Từ kiến thức học, vận dụng vào thực tế xem dầu Trường Đại học Hải Dương quản lý loại dấu gì? Câu Cán văn thư giữ dấu cần tuân thủ nguyên tắc nào? 3.3.6 Bài tập bổ sung chuyên đề Câu Phương pháp lập công? Các cách thức tiến hành? Câu Căn vào danh mục hồ sơ mẫu xây dựng danh mục hồ sơ dự kiến Trường Đại học Hải Dương Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) Độc lập – Tự – Hạnh phúc ………o0o……… DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ……………………… Năm:……………………… Số ký hiệu hồ sơ (1) Tiêu đề hồ sơ (2) Thời hạn bảo Người lập quản (3) hồ sơ (4) Ghi (5) Danh mục hồ sơ có:……………… hồ sơ, bao gồm: .có thời hạn bảo quản vĩnh viễn .có thời hạn bảo quản lâu dài .có thời hạn bảo quản tạm thời DUYỆT ……….ngày…………….tháng………….năm …… THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHỊNG) Nội dung cách trình bày danh mục hồ sơ: - Phía góc trái: Dòng ghi tên quan chủ quan (nếu danh mục lập chung cho quan) tên quan (nếu danh mục lạp riêng cho đơn vị tổ chức quan) Dòng viết chữ thường 28 Dòng ghi tên quan (nếu danh mục lập chung cho toàn quan) tên đơn vị tổ chức (nếu danh mục lập riêng cho đơn vị tổ chức) Dòng viết chữ in hoa - Cột (1): Ghi số ký hiệu hồ sơ: số ghi liên tục cho toàn danh mục, số 01 Cuối mục tương ứng với đơn vị tổ chức mặt hoạt động quan) cần dành vài ba số thứ tự dự phòng để ghi số cho hồ sơ bổ sung thêm vào danh mục năm Ký hiệu hồ sơ chữ viết tắt tên đơn vị tổ chức có hồ sơ tên gọi mặt hoạt động, lĩnh vực cơng tác (khi quan khơng có cấu tổ chức) Ví dụ: HC (Phòng hành chính), TCCB (phòng tổ chức cán bộ), QT (phòng quản trị) - Cột (2): ghi tên đơn vị có hồ sơ (hoặc tên nhóm hồ sơ) tiêu đề hồ sơ + Đơn vị có đánh số thứ tự chữ số la mã (I, II, II…) Tên đơn vị viết chữ in hoa Các đơn vị có xếp thứ tự theo cấu tổ chức ghi văn quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Các đơn vị có lập phận nhỏ (như vụ có lập phòng) phận nhỏ đánh số thứ tự chữ số Ả Rập (1, 2, 3) tên đơn vị nhỏ chữ thường + Tiêu đề câu ngắn gọn, khái quát nội dung văn có (Cách viết tiêu đề nêu phần trình bày bìa mục sau) - Cột (3): Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản ghi theo mức: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời ghi rõ số năm cần bảo quản hồ sơ - Cột (4): Ghi họ tên người lập hồ sơ - Cột (5): ghi ghi cần thiết chuyển tiếp sang năm sau 3.4 Điều kiện thực Để giảng dạy học phần này, điều kiện thực sau: Dụng cụ: phòng học, máy tính xách tay, máy chiếu, micro loa phát thanh… Bộ dụng cụ cho sinh viên: Sinh viên sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản, sử dụng máy điện thoại, máy photocopy, scan, phần mềm excel phần mềm quản lý văn để thực hành KẾT LUẬN Ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Hải Dương với mục tiêu đào tạo sinh viên sau trường có kiến thức lý luận thực tiễn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, quản trị hành chính, văn phòng có kiến thức chun 29 sâu ứng dụng Công nghệ thông tin Truyền thông, chuẩn quốc tế Công nghệ thông tin Truyền thông việc tin học hóa cơng tác văn thư, lưu trữ quản trị hành chính, văn phòng Sinh viên sau tốt nghiệp đáp ứng tốt cho mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, văn phòng góp phần triển khai Chính phủ điện tử quan, đơn vị Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực Quản trị văn phòng, quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước yêu cầu nghiệp công nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan đơn vị cần có quan tâm đến cơng tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ xác định nhiệm vụ bản, thực tốt cơng tác đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào kết quản lý, điều hành quan Chính tầm quan trọng mà Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu Trường Đại học Hải Dương quan tâm đến nội dung chất lượng học phần truyền đạt cho sinh viên Việc nghiên cứu bổ sung kiến thức với học phần Nghiệp vụ Văn thư - lưu trữ minh chứng cho điều Qua đề tài này, tơi mong muốn đóng góp truyền đạt cho sinh viên, từ để bạn vận dụng vào thực tế sau trường Tôi xin chân thành cảm ơn! 30 ... đề 1: Những hiểu biết chung công tác văn thư 1.1 Khái niệm, yêu cầu cơng tác văn thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Nội dung công tác văn thư Chuyên đề 2: Tổ chức quản lý công tác Văn. .. thức nghiệp vụ công tác văn thư để làm tiền đề cho học tập nghiệp vụ công tác lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NỘI DUNG HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ – LƯU TRỮ (PHẦN 1: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ) TẠI TRƯỜNG... chuyên đề sau: Chuyên đề 1: Những hiểu biết chung công tác văn thư Chuyên đề 2: Tổ chức quản lý công tác Văn thư Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư Chuyên đề 3: Xây dựng ban hành văn