Đề tài công tác văn thư, lưu trữ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH TRƯỜNG CHÍNH TRỊ NGUYỄN VĂN CỪ BÁO CÁO NGHIÊN CỨU THỰC TẾ Đề tài: Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Huyện Đoàn Người thực hiện: ……………………. Đơn vị công tac: …………………… Lớp: Trung cấp lý luận chính trị C165. Ba Chẽ, ngày 20 tháng 4 năm 2014 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I LÝ LUẬN CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm công tác văn phòng 4 2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4 2.1. Chức năng của văn phòng 4 2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 4 II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Công tác văn thư 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5 1.3. Tổ chức công tác văn thư 9 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư .10 1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 10 2. Công tác lưu trữ 11 2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 11 2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 11 PHẦN II Thực trạng quản lý văn bản tại Huyện Đoàn I. Khái Quát chung cơ quan Huyện Đoàn 12 II. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Huyện Đoàn 1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến 13 2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi 13 III. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân 13 1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản 13 2. Về soạn thảo, ban hành văn bản 13 IV. Một số bài học trong công tác Quản lý văn bản ở Huyện Đoàn 14 PHẦN III Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản đi và quản lý văn bản ở Huyện Đoàn I. Một số giải pháp 14 II. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho cơ quan 15 KẾT LUẬN CHUNG LỜI MỞ ĐẦU 2 Trong xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng. Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao. Qua thực tiễn công tác văn phòng tại Huyện Đoàn Ba Chẽ, em đã chọn đề tài "Hoàn thiện công tác Văn thư - lưu trữ tại văn phòng Huyện Đoàn" Đây là một đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu. Song đối với Huyện Đoàn Ba Chẽ với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến. Hiện nay công tác Văn thư - lưu trữ trong văn phòng Huyện Đoàn Ba Chẽ vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại. Nghiên cứu về công tác Văn thư - lưu trữ tại Huyện Đoàn Ba Chẽ nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Huyện Đoàn Ba Chẽ và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - lưu trữ tại Cơ quan cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan Huyện Đoàn, các mặt hoạt động của văn phòng Cơ quan, em còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp và thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu - Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Cơ quan Huyện Đoàn. 3 PHẦN I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm công tác văn phòng Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm hệ thống thì: ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, mỗi cơ quan v.vTheo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị. 2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 2.1. Chức năng văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với mỗi cơ quan mà nó tồn tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây: - Chức năng tham mưu - Chức năng tổng hợp - Chức năng hậu cần 2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng a. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị b. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị c. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin d. Trợ giúp về văn bản e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng h. áp dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức. II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư a. Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau: - Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi - Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan - Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu * Tiếp nhận giải quyế t văn b ả n đ ến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là "Văn bản đến". Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước sau: Bư ớc 1: Sơ bộ phân loại văn bản. Bư ớc 2: Bóc bì văn bản. Bư ớc 3: Ghi số đến và ngày đến vào văn bản Bư ớc 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến Bư ớc 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến, văn bản được vào sổ theo mẫu sau Sốvăn bản đến Ngày đến Nơi gửi văn bản Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu nội dung văn bản Ghi chú 5 * Tổ chức quản lý giải quyế t văn b ả n đ i: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là "văn bản đi". Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau: Bư ớc 1: Đánh máy, in văn bản Bư ớc 2: Ký và đóng dấu văn bản Bư ớc 3: Đăng ký văn bản đi Bư ớc 4: Chuyển giao văn bản đi Bư ớc 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi Bư ớc 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan Ngày tháng Số ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Số lượng văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu nội dung văn bản Ghi chú *Tổ chức quản lý giải quyế t các văn b ản mật tro ng cơ quan. Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản. Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" thì phải đóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ "mật". Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường. *Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác 6 văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học và thuận tiện. + Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước Bư ớc 1: Xác định danh mục hồ sơ Bư ớc 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc theo đơn vị, tổ chức. Bư ớc 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ Bư ớc 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bư ớc 5: Quy định người lập hồ sơ Bư ớc 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ. + Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian. + Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ + Biên mục hồ sơ + Đóng quyển * Tổ chức và sử dụng con dấu Nguyên tắc đóng dấu: Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngay ngắn. Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể. Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu. Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng. Hai loại dấu này đóng như sau: - Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc huy. - Dấu ghi "mật" và "khẩn" thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải 7 do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu "mật" phải được đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp như "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với từng loại văn bản. Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ vào đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu. Của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP. - Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn. - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. b. Nhiệm vụ của công tác văn thư - Nhận và bóc bì văn bản đến - Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký - Phân loại và trình lãnh đạo - Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu - Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành). - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan 1.3. Tổ chức công tác văn thư Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau: a. Biên chế công tác văn thư Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượnghoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì. Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ bí mật trong công việc. 8 b.Hình thức tổ chức công tác văn thư Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm: +Hình thức văn thư tập trung: Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. + Hình thức văn thư phân tán: Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau. +Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước. 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn - Phải đảm bảo tính chính xác cao - Mức độ bí mật của văn bản - Sử dụng trang thiết bị hiện đại 1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư a. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu gắn liền với hoạt động của cơ quan. b. ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin 9 mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 2. Công tác lưu trữ 2.1. Khái niệm Lưu trữ là khâu cuối cùng của úa trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau: - Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu - Đánh giá tài liệu - Thống kê tài liệu - Bảo quản tài liệu - Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Tập trung tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên, mà phải tập trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước. Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất và cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt nhất tác dụng của nó. c. Nội dung của công tác lưu trữ * Thu thập và bổ sung tài liệu lưu tr ữ Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ của cơ quan theo nguyên tắc quản lý thông nhất. 10 [...]... nghiệp vụ để phân loại tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách có chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu * Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản... sau: 1.Giáo dục cho cán bộ công chức làm công tác văn thư và công tác xử lý giải quyết văn bản giúp thủ trưởng cơ quan có nhận thức tốt về tầm quan trọng của văn bản và quản lý văn bản trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của Huyện Đoàn 2 Phải quy định chế độ trách nhiệm và tăng cường chế độ trách nhiệm trong cán bộ công chức làm công tác văn thư và xử lý giải quyết văn bản Đó là:  Trách nhiệm... tổ chức hoạt động văn thư trong cơ quan, quy định cụ thể về trách nhiệm Thực hiện và chỉ đạo hoạt động văn thư, xác định rõ mối quan hệ giữa bộ phận văn thư chuyên trách  Quy định cụ thể từng nội dung công việc trong mỗi tác nghiệp văn thư: soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ 13  Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư sẽ đưa công tác này vào nề nếp,... trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số công văn đến và trình Bí thư xử lý Trên cơ sở nội dung của văn bản mà Huyện Đoàn chỉ đạo nhân bản và gửi cho các đơn vị trực thuộc 2 .Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi : Huyện Đoàn hàng năm ban hành hàng trăm văn bản đi là văn bản gửi Tỉnh Đoàn, Tỉnh Hội, các cơ sở Đoàn , văn bản quan hệ đến công tác của các đơn vị; văn bản chỉ đạo các đơn vị trực... về tầm quan trọng của văn bản quản lý Nhà nước và công tác quản lý văn bản Trên cơ sở nhận thức đúng đắn đó mà xác định trách nhiệm cho từng cá nhân công chức trong công tác văn thư 2 Phân định rõ chế độ trách nhiệm trong việc xử lý và quản lý văn bản Trước hết trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan và cán bộ công chức 3 Xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư của cơ quan Có quy chế mới tăng cường chế... thảo văn bản trình Bí thư ký, văn thư đóng dấu nhân bản, và gửi đi như trên sẽ không kiểm tra được thể thức văn bản  Cán bộ văn thư – hành chính kiêm nghiệm, nên trình độ còn hạn chế, chưa nắm được thể thức văn bản, công tác quản lý dấu, đóng dấu quản lý còn chưa chặt chẽ 12 IV Một số bài học trong công tác quản lý văn bản ở Huyện Đoàn Ba Chẽ: 1 Phải có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của văn. .. quản lý và giải quyết văn bản đi, đến trong cơ quan;  Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan, làm công tác quản lý và giải quyết văn bản II Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho cơ quan: Để việc giải quyết, ban hành và quản lý văn bản tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư Quy chế hoạt động văn thư cơ quan cần tập trung vào những vấn đề sau:  Đề ra các nguyên tắc chung... chất lượng văn bản đi và quản lý văn bản ở Huyện Đoàn I Một số giải pháp: Từ một số vấn đề về Lý luận về văn bản và quản lý văn bản nói chung, văn bản quản lý Nhà nước nói riêng và thực trạng của tình hình văn bản và công tác quản lý văn bản ở Huyện Đoàn trong mấy năm qua, những ưu, khuyết điểm, nguyên nhân và bài học của nó ta có thể nêu lên một số biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản ở... về văn bản và công tác văn thư lưu trữ ở Huyện Đoàn ngày càng được tăng lên và có ý nghĩa lớn hơn trong quá tình trao đổi và truyền đạt thông tin nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị - xã hội – xung kích của thanh niên Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Trường Chính Trị Nguyễn Văn Cừ đã trang bị cho tôi kiến thức Quản lý Nhà nước về các lĩnh vực Quản lý Nhà Nước về văn bản và công tác văn. .. được những việc làm tuỳ tiện thì công tác xử lý ban hành và quản lý văn bản mới tốt hơn Kết luận chung Quản lý văn bản hành chính Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là yêu cầu không thể thiếu được Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quản lý Nhà nước nhằm . của văn phòng 4 II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Công tác văn thư 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5 1.3. Tổ chức công tác. tác văn thư 9 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư .10 1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 10 2. Công tác lưu trữ 11 2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 11 2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công. thiện các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức. II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt