Đề tài Tốt nghiệp, Thực tập Công tác Văn thư lưu trữ và Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Thực tế cho thấy Văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng phận thiếu hoạt động quan, tổ chức Đặc biệt hoạt động quản lý nhà nước, Văn phịng có ý nghĩa quan trọng việc thu thập, xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, phận giúp nhà lãnh đạo quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan Các nghiệp vụ văn thư lưu trữ công tác nhằm đảm bảo cho việc cung cấp thông tin xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung nghiệp vụ bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý sử dụng dấu; Lập hồ sơ công việc, hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quy trình tiếp dân; hệ thống tổ chức điều hành hoạt động công sở.Tất cơng việc có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ thúc đẩy nhau, có tính liên tục, tách rời Các nghiệp vụ thực tốt, phối hợp nhịp nhàng thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến q trình phát triển quan, tổ chức Vì nghiệp vụ văn phịng phương tiện sử dụng trình tổ chức hoạt động quan Do thời gian phạm vi tiếp cận hạn chế nên khuôn khổ báo cáo thực tập em xin đề cập đến hoạt động Văn phòng UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng chủ yếu từ phương diện Văn phòng đặc biệt nghiệp vụ Văn Thư Lưu Trữ mà em thực tập khâu quan trọng hành tổ chức quan, nơi em có điều kiên tiếp xúc công việc nhiều nhằm đặt nhìn tổng qt , khái qt vị trí chức nhiệm vụ, ý nghĩa Văn phòng quan chức Văn phịng nói chung hoạt động quản lý quan hành nhà nước Bài báo cáo viết thời gian hạn hẹp nên nhiều thiếu sót, em mong nhận bảo tận tình Quý thầy cô anh chị Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CÁM ƠN Trong công việc sống khơng có thành cơng mà khơng gắn liền với hỗ trợ, hướng dẫn từ bậc anh chị, thầy cô trước đường dẫn lối cho chúng em học tập noi theo Qua báo cáo này, em xin chân thành cám ơn thầy cô giảng viên trường Đại học Đông Á, chuyên viên, cán Văn phòng Ủy ban nhân dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng, tận tình dìu dắt hướng dẫn chúng em, giúp chúng em vững tin để hồn thành tốt cơng việc giao Từ chúng em trau dồi thêm kinh nghiệm quý báu, cọ xát thực tế song hành kiến thức mà chúng em học sách vở, trường lớp Em xin chân thành cảm ơn cô cán Uỷ Ban Nhân dân Phường Xuân Hà, anh chị cán phụ trách phận văn thư – Lưu trữ Phường tạo điều kiện thuận lợi thoải mái để em hịa nhập vào mơi trường giúp chúng em bớt phần bỡ ngỡ nhanh chóng hịa nhập với mơi trường đầy chun nghiệp Qua đây, em mong nhận góp ý bảo Q thầy để em khắc phục nhược điểm khó tránh khỏi lần đầu cọ xát thực tế Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn thầy cô Khoa Khoa Học Xã Hội Nhân Văn chuyên viên, cán Văn phòng Ủy ban nhân dân Phường Xuân Hà Quận Thanh khê,Thành Phố Đà Nằng giúp em hoàn thành tốt tập thời gian qua Em kính chúc Quý thầy cô, Qúy ban ngành mạnh khỏe thành đạt Trân trọng ` Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP I-LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN HÀ QUẬN THANH KHÊ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.Tìm hiểu Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thàn Phố Đà Nẵng 2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng II.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng 1.Chức năng: 2.Nhiệm vụ: 3.Quyền hạn: III.Cơ cấu tổ chức quản lý Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng 1.Cơ cấu tổ chức: Sơ đồ tổ chức: Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Ủy ban nhân dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng: 3.1 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc thành viên UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng: 3.2 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Chủ tịch UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng: 3.3 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Phó Chủ tịch UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng: 3.4 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Ủy viên UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng: 3.5 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Công chức UBND Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng: IV.Cơ sở vật chất kỹ thuật Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng: Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp V.Kết hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư – lưu trữ quản trị văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng 1.Công tác soạn thảo văn bản: a Các văn có tính pháp quy: b Các văn hành thơng thường : c Các loại giấy tờ hành chính: 2- Cơng tác văn thư: 2.1 Đối với văn đến: 2.2 Việc quản lý văn đi: 2.3.Việc quản lý sử dụng dấu: Công tác lưu trữ quan: I.Đánh giá rút thuận lợi khó khăn Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng: 1.Đánh giá chung 2.Thuận lợi khó khăn: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP I.Thực trạng cơng tác Quản trị văn phịng Uỷ ban Nhân Dân PHƯỜNG Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng Mơ hình văn phịng Uỷ Ban Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng Phương án bố trí thiết bị văn phòng Khảo sát việc thực hoạt động nghiệp vụ văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng Tại Tổ tiếp dân: Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ Uỷ Ban Nhân dân Phường Công tác tổ chức Hội nghị Uỷ ban nhân dân Phường: Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh độ đơn vị: Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp II.Thực trạng cơng tác văn thư A.Tình hình tổ chức văn thư Văn phịng UBND Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê: B.Tổ chức quản lý ban hành văn bản: 1.Quản lý văn đến: 1.1 Nguyên tắc quản lý văn đến 1.2 Quy trình xử lý văn đến: 1.3 Việc quản lí văn mật 1.4 Quản lí sử dụng dấu 2.Quản lý văn đi: 2.1Khái niệm 2.2Số lượng văn năm 2013: 2.3 Quy trình quản lý văn 2.3 Việc quản lí văn mật Quản lí sử dụng dấu III.Thực trạng cơng tác Lưu Trữ A Khái niệm: B Công tác lưu trữ UBND 1.Việc bảo quản tài liệu lưu trữ 2.Phân loại tài liệu lưu trữ 3.Chỉnh lý hồ sơ 4.Xác định giá trị tài liệu 5.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 6.Thống kê tài liệu lưu trữ: 7.Bảo quản tài liệu lưu trữ: 8.Tổ chức sử dụng tài liệu: IV.Đánh giá ưu nhược điểm nguyên nhân tồn công tác văn thư lưu trữ Quản trị văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng: 1.Công tác văn thư: Công tác lưu trữ: CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ I Công tác văn thư: Trường Đại học Đông Á II Công tác lưu trữ: III-Các nghiệp vụ quy trình IV-Văn phịng quan ngày đại hoá hơn: CÁC PHỤC LỤC KÈM THEO Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CÁC PHỤC LỤC KÈM THEO Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN HÀ QUẬN THANH KHÊ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG I- LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN HÀ QUẬN THANH KHÊ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.Tìm hiểu Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thàn Phố Đà Nẵng - Địa chỉ: 495 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hà, Thành Phố Đà Nẵng - Điện thoại:0511 3714 644 - Email: xuanhaqtk@danang.gov.vn - Thanh Khê nằm vị trí tiếp nối đầu mối giao thông quan trọng thành phố Đà Nẵng Cơ sở hạ tầng phường giai đoạn hoàn chỉnh - Xuân Hà mười phường Quận Thanh Khê- Thành phố Đà Nẵng Phường nằm vị trí Tây Bắc quận Thanh Khê.Phía Đơng giáp phường Tam Thuận Phía Tây giáp Phường Thanh Khê Đơng.Phía Nam giáp hai phường Hồ Khê Chính Gían Phía Bắc giáp Phường giáp vịnh Đà Nẵng Năm 1975 phường Xuân Hà tách từ phường Tam Xuân - Phường Xn Hà có diện tích 0.81km2, Phường có diện tích tương đối rọng so với Phường Quận nằm theo ven biển.Dân số trung bình 20.950 người 2.Qúa trình hình thành phát triển Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng - Từ thành lập đến tháng tư năm 1978, Phường Xuân Hà lãnh đạo điều hành trực tiếp Quận Uỷ Uỷ Ban Nhân Dân Quận Nhì Tháng năm 1978 cấp quận giải thể quận lãnh đạo trực tiếp Thành Uỷ Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Đà Nẵng.Tháng 10 năm 1997 Thành Phố Đà Nẵng trở thành đơn vị hành trực thuộc Trung Ương, Quận Nhì cũ tái lập với tên gọi quận Thanh Khê, Phường Xuân Hà lành đạo Quận Uỷ Uỷ Ban Nhân Dân Quận Thah Khê ngày -Ngay sau Uỷ Ban Quận quản quận Nhì đời, Uỷ Ban Nhân Dân cách mạng khu phố Hà Tam Xuân nhanh chóng thành lập -Năm 1975 đồng chí Trương Văn Chung giữ chức vụ bí thư chi kiêm chue tịch uỷ ban quận quản Năm 1976,chi Phường Xuân Hà tiến hành đại hội chi lần thứ nhất; nhằm kiểm điểm tình hình thời gian qua đề nhiệm vụ hai năm 1977-1978 10 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp mà gửi đến cho Văn phịng UBND dùng dấu văn phịng để đóng, cịn loại văn khác dùng dấu Ủy ban Dấu đến đóng rõ ràng vào khoảng trống quốc hiệu đơn vị ban hành, gần lề phải bên Quốc hiệu Khi đóng dấu ý đóng chiều dấu đến * Sau đóng dấu đến văn thư ghi ngày đến * Sau đóng dấu ghi ngày, tháng, năm vào ô đến văn thư phân loại hồ sơ tùy theo tính chất loại văn Bước 2: Trình lãnh đạo -Tất văn sau đóng dấu Đến trình cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến đạo - Nhân viên văn thư phân loại văn trình Chủ tịch UBND Phường phê duyệt để chuyển cho phận có liên quan, phong bì ghi tên riêng phải chuyển trực tiếp Nếu Cơng văn hành người nhận phong bì xử lý xong phải chuyển lại cho văn phòng Ủy ban nhân dân lưu trữ công văn đến thông thường Thời hạn giải ngày Bước 3: Phát hành văn Văn phòng Ủy ban nhân dân sau nhận công văn, cần chuyển cho Phó Chủ tịch phận chun mơn để giải quyết, y chuyển trực tiếp cho phận chuyên môn Ủy ban nhân dân Phường Văn phòng Ủy ban nhân dân phải tạo điều kiện thuận lợi cho phận xem lại, mượn lại (trong làm việc) 2.Quản lý văn đi: 2.1 Khái niệm Tất loại văn bản, bao gồm văn qui phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn 2.2 Số lượng văn năm 2015: Quyết định Kế hoạch Báo cáo Thơng báo Tờ trình 137 78 12 34 120 2.4 Quy trình quản lý văn Tất văn quan, tổ chức phát hành (sau gọi chung văn phải quản lý theo trình tự sau: 46 Trường Đại học Đơng Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); -Đăng ký văn đi; -Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu văn Chuyển phát văn -Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh - Đối với văn phát hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, Văn phòng Ủy ban nhân dân phường phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu gửi theo địa chỉ; đồng thời lưu giữ hồ sơ gốc -Hàng ngày, giao liên Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tiếp nhận loại công văn đi, thư mời phải giải xong ngày, thành phần, nơi nhận trường hợp cần thiết giao liên phải gửi công văn ngay, kể làm việc - Tất loại cơng văn hành phát hành Ủy ban nhân dân Phường phải lưu lại Văn phòng Ủy ban nhân dân 01 - Các vấn đề chủ trương, sách định phiên họp Ủy ban nhân dân phường phải cụ thể hóa định, thị Ủy ban nhân dân Văn phòng Ủy ban nhân dân phường cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký ban hành chậm ngày, kể từ ngày phiên họp kết thúc ❖ Phương tiện đăng ký văn quan UBND phường Hiện quan chủ yếu đăng ký văn “sổ đăng ký văn đi” Sổ đăng ký văn quan lập chung: 01 (loại thường), đăng ký chung loại văn sổ chia thành nhiều phần, phần đăng ký 01 loại văn bản, đánh dấu lên đầu sổ để tiện việc theo dõi: VD: 01 phần đăng ký công văn 01 phần đăng ký thông báo 01 phần đăng ký biên bản… 47 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn mật đăng ký chung, cột ghi ghi “loại mật” Việc đăng ký văn vào sổ yêu cầu thiếu ban hành văn để ban hành văn sau văn ký duyệt sau đó, vào sổ chuyển cơng văn Cơng văn chuyển giao ngày Tất văn quan phải qua văn thư để đăng ký làm thủ tục gửi ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN HÀ VĂN PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:…… Từ ngày… đến ngày… Quyển số… Bìa sổ đăng ký văn quan nay: Trang nội dung: số:……và Đơn vị, người Ghi Số, ký hiệu VB Ngày tháng VB Quyển Tên loại trích yếu nội nhận dung (1) (2) (3) (4) (5) Nhận xét: Cơ quan đăng ký văn “sổ đăng ký văn đi” cố số thuận lợi, khó khăn như: ✓ Thuận lợi: 48 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đăng ký văn sổ đơn giản, dễ thực biết số lượng loại văn quan ban hành 01 năm ✓ Khó khăn: Phải lập sổ tra tìm văn thời gian 2.4 Việc quản lí văn mật Khi soạn thảo văn có nội dung bí mật Nhà nước, người soạn thảo phải đề xuất độ mật loại văn Người kí văn Quyết định độ mật văn Độ mật văn có loại: Mật, Tối mật Tuyệt mật Danh mục văn mật phải quan có thẩm quyền lập hàng năm (Danh mục văn thuộc độ mật Bộ Công an phê duyệt; Độ Tối mật, Tuyệt mật Bộ cơng an thẩm định, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt) Dấu độ mật văn đóng góc trái, phía phần số, kí hiệu văn Nếu cơng văn đóng phần trích yếu Ở ngồi bì thư, khơng đóng dấu mức độ mật như: Mật, Tối mật Tuyệt mật, mà sử dụng dấu hình trịn, đường kính khoảng 1,5 cm Trong hình trịn kí hiệu tương ứng với loại Cụ thể : - Mật: Ngồi bì đóng chữ C in hoa, đậm - Tối mật: Ngồi bì đóng chữ B in hoa, đậm - Tuyệt mật: Ngồi bì đóng dấu chữ A in đậm Riêng tài liệu Tuyệt mật phải gửi bì thư: Trong bì ghi rõ số, ký hiệu, tên người nhận Đóng dấu “Tuyệt mật” “ dấu người có tên bóc bì” - Ngồi bì: Ghi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A Mọi văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước gửi đến từ nguồn, phải qua văn thư vào sổ “tài liệu mật đến” để theo dõi chuyển đến người có trách nhiệm giải Chỉ có thủ trưởng đơn vị người Ủy nhiệm bóc bì Quản lí sử dụng dấu Hiện Ủy ban nhân dân phường sử dụng số loại dấu sau: - 01 dấu tròn UBND Phường Xuân Hà: 01 Dấu tên quan: 49 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp TP.Đà Nẵng, ngày _tháng năm 201 TM.Uỷ ban N.D Phường Xuân Hà.Quận Thanh Khê - 02 dấu chức danh: 03 dấu tên: + 01 dấu đăng ký công văn đến; +01 dấu y chính; +01 dấu chứng thực chữ ký Quản lí sử dụng dấu: - Mỗi quan dùng dấu pháp lí Khắc dấu phải Bộ Cơng an quản lí, mực dấu sử dụng qui định - Tổ hành chính- Văn thư, lưu trữ nơi quản lí sử dụng dấu UBND theo qui định hành - Cán văn thư giao nhiệm vụ giữ sử dụng dấu Chủ tịch UBND phường loại dấu khác - Cán văn thư phân cơng đóng dấu, khơng mang dấu khỏi khu vực đóng dấu khơng có đạo Chủ tịch - Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng khơng có đạo Chủ tịch văn - Phải giữ gìn dấu khơng bị dơ bẩn - Phải có giá treo, hộp đựng, khơng để dấu bừa bãi bàn Khi sử dụng dấu xong phải cất vào hộc tủ cẩn thận - Con dấu phải bảo quản cẩn thận Mất phải báo cho người có thẩm quyền Đóng dấu - Tuyệt đối khơng đóng dấu khống - Khơng đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ kí nháy phịng chun mơn soạn thảo văn bản, có chữ ký khơng rõ ràng - Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái - Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Đóng dấu giáp lai, đóng dấu lên văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo qui định Bộ trưởng, thủ trưởng quan quản lý ngành - Đối với tài liệu mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật gồm: Mật, Tối mật, Tuyệt mật 50 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp III-Thực trạng công tác Lưu Trữ: A Khái niệm: - Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lí, xác định, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ - Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức B Công tác lưu trữ UBND Hiện Ủy ban nhân dân phường có kho lưu trữ Kho lưu trữ UBND phường thực lưu văn đến UBND, văn phịng ban khơng gian lưu trữ có giới hạn nên phịng ban tự lưu trữ văn Sau lưu trữ hồ sơ từ -10 năm hồ sơ quan chỉnh lí Việc chỉnh lí tài liệu giúp quan xác định lại giá trị sử dụng tài liệu, khơng cịn cần thiết tiêu hủy Việc bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ việc tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học kĩ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tương lai Hiện tài liệu lưu trữ bảo quản phòng lưu trữ Ủy ban, phòng lưu trữ thiết kế hợp lí với độ ẩm chế độ ánh sáng phù hợp, ngồi phịng cịn trang bị đầy đủ thiết bị phịng chống cháy nổ bình cứu hỏa loại thuốc chống côn trùng, mối mọt để bảo quản tài liệu lâu dài Phân loại tài liệu lưu trữ Căn vào đặc trưng chung tài liệu để phân chia chúng thành nhóm nhằm tổ chức cách có khoa học sử dụng có hiệu qua tài liệu lưu trữ - Theo hình thức văn (Luật, pháp lệnh, Nghị định, Nghị quyết, Chi thị, Thông tư, Quyết định, Công văn hành chính) - Theo cấp ban hành: (TW, Thành phố, Quận, Phường) - Chứng từ, chứng thư kế toán - Sổ bộ, tài liệu nhà đất, cơng trình thị Văn phịng, Ủy ban Nhân dân thực loại sổ sách hành sau: - 02 sổ ( 01 Sổ công văn đến 01 Sổ công văn đi) - Sổ họp thành viên Ủy ban nhân dân 51 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Sổ biên họp Ủy ban nhân dân - Sổ mua, bán xe, nhà - Sổ chứng thư, chứng thực hành Chỉnh lý hồ sơ Chỉnh lý tài liệu tổ chức tài liệu theo phương án phân loại khoa học,trong chỉnh sửa hoàn thiện,phục hồi lập hồ sơ;xác định giá trị;hệ thống hóa hồ sơ,tài liệu làm công cụ tra cứu phông tài liệu đưa chỉnh lý ❖ Nguyên tắc +Khi phân loại,lập hồ sơ phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc +Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan,tổ chức hình thành tài liệu ❖ Yêu cầu +Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; +Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu lưu trữ hành;xác định tài liệu cần phải bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy ; +Hệ thống hóa hồ sơ,tài liệu; +Lập cơng tra cứu:Mục lục hồ sơ,cơ sở liệu công cụ khác; +Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy ❖ Quy trình chỉnh lý tài liệu: +Chuẩn bị chỉnh lý:Giao nhận tài liệu;vệ sinh vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý;khảo sát tài liệu;thu thập,bổ sung tài liệu;biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý +Thực chỉnh lý:Phân loại tài liệu;lập hồ sơ hoàn thiện hồ sơ;hệ thống hóa hồ sơ;biên mục hồ sơ;vệ sinh làm phẳng tài liệu;thống kê,kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;đánh số hồ sơ thức, vào bià,hộp(cặp),viết dán nhãn hộp;xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ,tài liệu +Kết thúc chỉnh lý:Kiểm tra kết quả;bàn giao tài liệu,vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá;tổng kết chỉnh lý Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn định: Nguyên tắc: 52 Trường Đại học Đông Á - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyên tắc trị:Tài liệu đưa vào bảo quản lưu trữ phải bảo vệ quyền lợi nhân dân phải đứng quan điểm bảo vệ di sản văn hóa Nguyên tắc lịch sử:Phải ý điều kiện thời gian mà tài liệu sinh Nguyên tắc toàn diện tổng hợp:Khi xét ý giá trị tài liệu phải ý đến ý nghĩa toàn quốc Tiêu chuẩn tài liệu: - Tiêu chuẩn tác giả tài liệu - Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng - Tiêu chuẩn trùng lặp thơng tin tài liệu - Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý văn - Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu - Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh khối lượng phơng lưu trữ - Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu - Tiêu chuẩn kỹ thuật chế tác đặc điểm bên ngồi tài liệu Phương pháp tổ chức cơng tác xác định giá trị tài liệu;xây dựng thời hạn bảo quản;thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;tiến hành xác định giá trị tài liệu giai đoạn:văn thư hành,lưu trữ quan,lưu trữ lịch sử;tổ chức việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật Việc xác định giá trị tài liệu quan thường tiến hành kết hợp trình thu thập tài liệu Những tài liệu có Văn phịng Ủy ban nhân dân phường: Tài liệu Trung ương Tài liệu Ủy ban nhân dân thành phố Tài liệu Ủy ban nhân dân quận Tài liệu Ủy ban nhân dân phường ban hành Đơn thư giấy tờ cán ban ngành nhân dân gởi đến Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ - Nguyên tắc lịch sử; - Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ; - Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu bao gồm: +Xác định nguồn bổ sung tài liệu cho trung tâm lưu trữ +Quy định thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào trung tâm lưu trữ +Xác định rõ nguyên tắc,biện pháp tổ chức thực hợp lý công tác thu thập,bổ sung tài liệu +Tiến hành thu thập,bổ sung tài liệu thường xuyên,kịp thời Thống kê tài liệu lưu trữ: -Là áp dụng công cụ,phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm xác thành phần nội dung,số lượng chất lượng tài liệu,tình hình cán hệ thống bảo quản công tác lưu trữ 53 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Nguyên tắc thống kê:Xuất phát từ mục đích bảo đảm tồn vẹn,chính xác,thống thống kê bảo quản;quán triệt thực nghiêm chỉnh nguyên tắc quản lý tập trung,thống tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ - Sổ sách thống kê bao gồm loại sổ nhập tài liệu,mục lục hồ sơ,sổ xuất tài liệu…phải theo mẫu Nhà nước quy định sử dụng bảo quản tài liệumật liệu 7.Bảo quản tài liệu lưu trữ: - Bảo quản tài liệu lưu trữ áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn tài liệu kéo dài tuổi thọ tài liệu *Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ: + Đảm bảo trang thiết bị bảo quản; + Tổ chức bảo quản tài liệu; + Áp dụng biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu; + Tu bổ,phục chế tài liệu Văn phòng Ủy ban nhân dân tổ chức nơi nhận lưu trữ hồ sơ riêng biệt, trang bị tủ hồ sơ có khóa an tồn, thường xun định kỳ bảo quản phòng chống gián, mối, mọt 8.Tổ chức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thơng tin cần thiết,phục vụ cho mục đích kinh tế,chính trị,văn hóa… Thực tế hầu hết UBND phường khơng có kho lưu trữ riêng.Vì dựa vào tình hình thực tế địa phương mà cán văn thư,lưu trữ áp dụng khâu nghiệp vụ cho phù hợp III- Đánh giá ưu nhược điểm nguyên nhân tồn công tác văn thư lưu trữ Quản trị văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng: I Công tác văn thư: Ưu điểm: - Cán phụ trách công tác văn thư đào tạo bản,chun mơn, nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao Ban lãnh đạo đặc biệt quan tâm giúp đỡ như: đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi để cán văn thư làm việc tốt 54 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Do điều kiện sở vật chất cịn khó khăn, chật hep song phòng ban xếp xen kẽ với hợp lý, khoa học.Nơi làm việc phận văn thư bố trí thuận tiện nằm tiếp giáp với phòng làm việc thủ trưởng quan bàn làm việc Phó chủ tịch nên việc tiếp thu ý kiến đạo trực tiếp, thường xuyên, nhanh chóng tạo thuận lợi để người cán văn thư nâng cao trình độ chun mơn tinh thần trách nhiệm Hạn chế: - Vừa làm văn thư lại vừa kiêm nhiệm công việc cùa nhân viên thống kê – tổng hợp, phải thường xuyên tiếp dân, giải công việc giấy tờ nên cán văn thư dễ bị áp lưc, chồng chéo công việc Thêm vào số lượng có người nên người cán văn thư có việc đột xuất khơng có người thay dẫn đến làm cơng việc bị chậm trễ - Việc ứng dụng công nghệ thông tin không thường xuyên hiệu Bộ phận văn thư- lưu trữ chưa áp dụng công nghệ thông tin vào cơng tác II Cơng tác lưu trữ: Ưu điểm: Thực tốt công tác lưu trữ theo nguyên tắc phương pháp khoa học: tiến hành xác định giá trị tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ; thống kê kiểm tra số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu; tiến hành chỉnh lý tài liệu loại bỏ lập kế hoạch tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng.Việc xếp tài liệu tương đối ngăn nắp, dễ tìm cần Hạn chế: Do điều kiện sở vật chất quan hạn chế nên khơng có phịng lưu trữ riêng, tài liệu phải lưu nơi làm việc cán bộ, nhân viên, tài liệu từ nhiều năm trước chờ tiêu hủy nên chiếm diện tích khơng nhỏ gây khó khăn việc lưu trữ tài liệu Hiện nhiều hồ sơ tài liệu sản sinh trình hoạt động quản lý UBND phường phần lớn bị phân tán phịng ban chun mơn gây khó khăn không nhỏ cho việc quản lý khai thác nguồn lưu trữ 55 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ I.Công tác văn thư: Kiến nghị: Bổ sung nhân lực có lực, trình độ để hỗ trợ cán nhân viên văn thư giải công việc, giấy tờ, hồ sơ nhu cầu người dân ngày tăng Thường xuyên cử cán tập huấn lớp nghiệp vụ, cập nhật nhanh văn bản, quy định nhà nước công tác văn thư để kịp thời triển khai, thực II Công tác lưu trữ: Kiến nghị: Mỗi cán từ bắt đầu công việc năm cần tiến hành thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu ngăn nắp tạo điều kiện cho cán văn thư, lưu trữ thống kê, tổng hợp xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Vì chưa có điều kiện mở rộng quy mơ văn phịng nên cần xếp gọn gàng, tránh mối mọt, điểu kiện thời tiết III Các nghiệp vụ quy trình: Đã thực tốt từ việc giúp Thủ trưởng đơn vị xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ, xây dựng ban hành quy chế nội quy quan, tổ chức việc thực quy chế đến việc thực nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo theo dõi… Tuy vậy, để việc thực nghiệp vụ hành ngày hiệu cần có phối hợp chặt chẽ với đơn vị phòng ban trực thuộc Uỷ ban Để giúp cho chánh văn phịng đạo điều hành cơng tác hành văn phịng.Đồng thời nghiên cức đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến công tác xây dựng hệ thống quản lý văn phần mềm, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành IV.Văn phòng quan ngày đại hoá hơn: 1.Hiện đại hoá trang thiết bị kĩ thuật: - Phù hợp với yêu cầu công việc chuyên môn cán bộ, nhân viên văn phòng -Lựa chọn trang thiết bị khơng q cũ kỹ, khơng có hiệu sử dụng, khơng có hiệu kinh tế -Trang thiết bị cần đáp ứng nhu cầu làm việc văn phịng, tiện ích dễ sử dụng 2.Hiện đại hố người- cán chun viên làm cơng tác văn phòng: -Lựa chọn tuyển dụng cán đủ trình độ lực làm việc quan -Tăng cường hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ chun mơn cho cán văn phịng -Tuyển chọn đào tạo thêm nguồn nhân lực nhân viên văn phòng có nghiệp vụ tốt, nhanh nhẹn tháo vát 56 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp -Lãnh đạo cần động viên khuyến khích cán trau dồi kinh nghiệm làm việc học tập, quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán nhân viên để họ an tâm cơng tác, cống hiến 3.Hiện đại hố quy trình nghiệp vụ cơng tác văn phịng: - Đơn vị cần xây dựng ban hành quy trình, quy chuẩn xử lý, giải công việc thống văn để việc thực nghiệp vụ thật có nề nếp, hiệu đại 4.Hiện đại hoá chế độ sách Văn phịng uỷ ban cần có sách thu hút sinh viên tham gia đợt học tập thực tập thực tế tiếp xúc với sinh viên chuyên ngành văn phòng Tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc nhiều với văn bản, hồ sơ công việc, giúp bạn cọ sát, làm quen với mơi trường công việc mà bạn định hướng cho tương lai 57 Trường Đại học Đơng Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Phụ lục 1: Các phịng ban đăng ký cơng việc đơn vị thuộc thẩm quyền Trên sở phịng ban đơn ký văn phịng làm cơng tác xây dựng dự Bộ phận văn phòng gửi dự thảo đến phịng để đóng góp ý kiến Văn phịng hồn chỉnh dự thảo dựa vào ý kiến đóng góp Thủ trưởng đơn vị ký phê duyệt 58 Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 2: Chuẩn bị Hội nghị: Trong trình Hội Sau Hội nghị bế nghị làm việc mạc Lập kế Dự kiến Lãnh đạo hoạch xây thành phần chuẩn bị dựng nội tham dự, họp, dung chuẩn bị bát đầu họp, văn văn giấy họp, đơn tờ có liên chủ trì đóc Phụ theo lục quan, làm họp, dõi thơng cơng tác hậu phát tìa báo cho cần, trình liệu cho đơn vị cho lãnh người 59 Tổng hợp Thông báo ý kiến, kết tình hình nhắc nhở triển khai phịng ban có nội dung, liên quan cử nhanh chóng cán ghi giải chép biên công việc giao Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phục lục 3: Văn thư nhận lời mời Chuyển cơng văn mời cho lãnh đạo Văn phịng chuẩn bị điều kiện cho chuyến công tác Chuẩn bị văn cần thiết theo yêu cầu chuyến công tác (công văn ) 60 Chuẩn bị điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện… Điều xe cử cán Cán Chuẩn bị ghi chép nội dung nội dung công việc khác liên công tác quan ... Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP I- Thực trạng cơng tác Quản trị văn phịng Uỷ ban Nhân Dân... tài liệu lưu trữ 6.Thống kê tài liệu lưu trữ: 7.Bảo quản tài liệu lưu trữ: 8.Tổ chức sử dụng tài liệu: IV.Đánh giá ưu nhược điểm nguyên nhân tồn công tác văn thư lưu trữ Quản trị văn phòng Uỷ Ban... thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Đông Á Báo cáo thực tập tốt nghiệp NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN