Khóa luận Tốt nghiệp " Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp" pot

Trường Đại học Thành ĐôKhoa quản trị văn phòng

Khóa luận tốt nghiệp

Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cụcThi hành án dân sự - Bộ Tư pháp

SVTH : Nguyễn Quốc Hỷ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 7

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 7

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Công tác văn thư 7

1.2 Nội dung của công tác văn thư 10

1.2.1 Soạn thảo văn bản 10

1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức 10

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 20

1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan 23

CHƯƠNG 2 THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CỤCTHI HÀNH ÁN DÂN SỰ THUỘC BỘ TƯ PHÁP 25

2.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng cục thi hành án dân sự 25

2.1.1 Vài nét về sự ra đời và phát triển của Tổng Cục Thi hành án dân sự. 25

2.1.2 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thi hànhán dân sự - Bộ Tư pháp 26

2.1.3 Tổ chức và cán bộ, công chức của Tổng cục Thi hành án dân sựthuộc Bộ Tư pháp 27

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Tổng cục thi hành án dân sự 27

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc BộTư pháp 38

2.2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác 38

2.2.2 Nhân sự làm công tác văn thư 39

2.2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 40

2.2.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Tổng cục 47

2.2.6 Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật 52

2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 52

2.2.8 Công tác lập hồ sơ 52

2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục thi hành án dânsự 53

2.3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục 54

2.3.2 Những thuận lợi trong công tác văn thư tại Tổng cục 54

2.3.3 Những khó khăn trong công tác văn thư tại văn phòng Tổng cục 55

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂNTHƯ TẠI TỔNG CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ - BỘ TƯ PHÁP 58

3.1 Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư 58

3.2 Một số kiến nghị nhằn nâng cao Công tác văn thư tại Tổng cục Thihành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp 59

3.2.1 Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm 59

3.2.2 Một số Kiến nghị khác 60

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 66

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước,các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng

góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tớisự hoàn thiện Hoà vào xu thế đó những năm gần

đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bướcphát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu

của nền cải cách hành chính.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảmthông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉđạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các

cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổchức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị

lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấpkịp thời, chính xác Đồng thời công tác Văn thưđược xác định là một mặt hoạt động của bộ máy

quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nộidung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực

tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, làmột mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt

động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần củacông tác này có được làm tốt hay không Vì đây làmột công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính

nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ,công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần

giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng,chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ,giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được

bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bảnNhà nước để làm những việc trái pháp luật gópphần lớn nao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh

tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắtđược tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta

nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nềnHành chính quốc gia trong đó có công tác Văn

thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòihỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương

pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như

soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơhiện hành…

Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quantrọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp

một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế củađất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận đượcvai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đang

phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươnlên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến

thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xãhội cho đất nước

Đây cũng chính là lý do để em chọn đềtài: “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cụcThi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” để viết khóaluận tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất

về công tác Văn thư tại một cơ quan Nhà nước.Là một sinh viên của lớp Quản trị Vănphòng, sau ba năm học tập rèn luyện và đượctrang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp

vụ tại Trường cao đẳng Công Nghệ Thành Đô(nay là Đại Học Thành Đô) em đã có thể có

những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định.Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lýthuyết được học ở trường lớp phải được áp dụng

vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứngđược yêu cầu đó Nhà trường đã thực hiện Kếhoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tậptại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập này

giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơquan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đãđược học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vàocông việc thực tế tại cơ quan Đây cũng là dịp đểcho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập

dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của bản thânmình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh

nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việcsau khi tốt nghiệp ra trường.

Thực hiện Kế hoạch của trường Đại họcThành Đô về việc thực tập tốt nghiệp, Tổng cục

Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp đã tạo điềukiện tiếp nhận em về thực tập Thời gian thực tậplà 8 tuần bắt đầu từ ngày 22/03/2010 đến hết ngày

16/05/2010 Thời gian thực tập tuy ngắn nhưngnhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo Tổng cục và cán bộ

làm công tác Văn thư trong Văn phòng Tổng cụcđã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang

bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ nănglàm việc và nâng cao hiểu biết của mình trongviệc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về

tầm quan trọng của công tác Văn thư Đặc biệtdưới sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn ThịHồng đã truyền cho em lòng say mê công việc,giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ tráchnhiệm và vai trò quan trọng của công tác văn thư.

Từ đó em đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghềnghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng

cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốtcông việc.

Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng côngtác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Tại Tổng cục Thihành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp

Qua nghiên cứu phân tích tổng hợp tàiliệu và tham khảo những kinh nghiệm từ thực tế

của những nhân viên cán bộ công chức về côngtác văn thư, đã giúp em có nhìn nhận đúng vàchính xác hơn nữa về công tác văn thư và tầm

quan trọng của hoạt động này.

Qua một thời gian ngắn được thực tậptại Tổng cục Thi hành án dân sự thộc Bộ Tưpháp, đã giúp em nâng cao sự hiểu biết về côngtác văn thư tại một cơ quan Nhà nước; thấy đượcvai trò quan trọng của công tác văn thư trong nền

hành chính quốc gia; hiểu thấu đáo hơn vềnhiêm vụ của công tác văn thư; nâng cao nhậnthức của bản thân về công tác văn thư để áp dụng

vào thực tế công việc sau này.

Trong bài khóa luận tốt nghiệp của emtrừ phần “Lời nói đầu” và “Kết luận”, khóa luận

được chia làm 3 chương chính:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác vănthư

Chương 2 Thực trạng công tác văn thưtại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.

Chương 3 Một số kiến nghị nâng caohiệu quả công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành

này gửi tới nhà trường, Khoa Quản trị và Thôngtin thư viện và em kính mong nhận được sự đóng

góp ý kiến của các thầy cô giáo chuyên ngànhgiúp em hoàn thiện hơn bài khóa luận, về nghiệp

vụ của mình để em có cơ sở, nền tảng phục vụcho công tác sau này với hy vọng góp phần nhỏtrong công cuộc đổi mới, xây dựng quê hương đất

Em xin chân thành cảm ơn./.Hà Nội, Ngày 8

tháng 05 năm 2010Sinh viên thực

Nguyễn Quốc Hỷ

cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà Nước, các tổchức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị

vũ trang nhân dân.

Theo khái niệm này thì đối tượng củacông tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất cảnhững công việc gì liên quan đến văn bản đều

thuộc phạm vi công tác văn thư Văn bản làphương tiện thông tin chính xác và hợp pháp

nhất xuất phát từ hai nguyên nhân:

- Do vật mang tin (là giấy) là một vật thểhữu hiệu

- Do bản thân ký hiệu trực tiếp thì khôngthể tự biến đổi về mặt hình thức và đường nét…

Vì hai nguyên nhân này mà văn bản cóđộ tin cậy về mặt thông tin cao nhất so với cácloại hình thông tin khác Do đó công tác văn thưphải bảo đảm hoạt động thông tin bằng văn bản.Công tác văn Thư có ở trong tất cả các cơ quan,tổ chức, không phân biệt cơ quan gì, tổ chức nào.

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của Côngtác văn thư.

1.1.2.1 Vị trí của công tác văn thưCông tác Văn thư được xác định là mộthoạt động của bộ máy quản lý nói chung Trong

công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quankhông thể thiếu được công tác văn thư.

Công tác văn thư được coi như một khâunhiệm vụ chuyên môn chủ yếu trong nghiệp vụ

hoạt động của Văn phòng Chức năng chủ yếucủa các Văn phòng là thông tin tổng hợp nhưng

muốn thực hiện được chức năng đó phải thông

qua công tác văn thư Chính xác hơn là phảithông qua những công việc về văn bản, giấy tờ,

hồ sơ, tài liệu.

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảmcung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác những thôngtin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước

của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Công tác quản lý Nhà nước nói chung,quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏi phải được cung

cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chínhxác Do đó, bất kỳ công việc gì liên quan đến vănbản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác,

nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậuquả.

Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phầngiải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh

chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệuquả, đảm bảo đúng chế độ chính sách của Đảngvà Nhà nước Đồng thời giữ gìn được bí mật

Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụnggiữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh quá trình

hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chânthực Thông qua văn bản tài liệu để chứng minh

cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điềukiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận chocác lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước là hồ sơ,tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ

quan Do đó giải quyết xong công việc, hồ sơ tàiliệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào

lưu trữ Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyênmôn của mình tốt hay không phụ thuộc hoàntoàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào

1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.Công tác văn thư muốn được tổ chức tốtthì cần phải đặt ra các yêu cầu và phải thực hiệnđúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

* Đảm bảo nhanh chóng kịp thời.

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối vớicông tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm

bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lýnhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên

quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyếtnhanh chóng Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách

tắc công việc, làm giảm ý nghĩa của những sựviệc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra

hậu quả nghiêm trọng.* Đảm bảo chính xác.

Đảm bảo chính xác là một yêu cầukhông thể thiếu được trong công tác văn thư, bởi

vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác.Thực hiện yêu cầu này cần phải thể hiện sựchính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt

đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặctrích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, sốliệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như

chính xác về thể thức và tiêu chuẩn Nhà nướcban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình

bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn

bản và thực hiện đúng các chế độ quy định củaNhà nước về công tác văn thư.

* Đảm bảo giữ gìn bí mật.

Văn bản tài liệu hình thành ra trong cáccơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng nhữngthông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác nhau

có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bímật của một ngành, một địa phương, có loạithuộc bí mật của một cơ quan Do đó, cần phảigiữ gìn bí mật Tất cả những người liên quan đếnvăn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ

gìn bí mật và phải thực hiện đúng quy định vềpháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng

Nhà nước.

* Hiện đại hóa công tác văn thư.Việc thực hiện những nội dung cụ thểcủa công tác văn thư gắn liền với việc sử dụngcác phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.Vì vậy, nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư

đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảmcho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của

mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chấtlượng cao.

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày naytuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưngphải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ

khoa học công nghệ chung của đát nước cũngnhư điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránhnhững tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việcáp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh

sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệuquản của công tác văn thư.

1.2 Nội dung của công tác văn thư.Công tác văn thư là hoạt động đảm bảothông tin bằng văn bản, do vậy nội dung của công

tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo vănbản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử

dụng con dấu Việc thực hiện các công việc củacông tác văn thư được thực hiện theo một quy

trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:1.2.1 Soạn thảo văn bản.

- Thảo văn bản

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sungbản thảo đã duyệt.

- Đánh máy văn bản.- Trình ký văn bản.

1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý vănbản và các tài liệu khác hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.1.2.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản

Văn bản trước khi trình cho người cóthẩm quyền phải được kiểm tra kỹ về thể thức, nội

dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vịsoạn thảo Trước khi trình ký phải sắp xếp khoa

học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký.

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹthuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản đi.

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuậttrình bày văn bản: Trước khi ghi số và ngàytháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệmkiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật

trình bày văn bản xem có đúng với tiêu chuẩnNhà nước ban hành không? Nếu phát hiện saisót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách

nhiệm xem xét, giải quyết.

Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số vàngày tháng là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn

bản đi Mỗi văn bản ghi số và ngày tháng nhấtđịnh theo quy định, hướng dẫn của cơ quan Nhà

nước có thẩm quyền.

Ghi số văn bản, được tập trung tại vănthư cơ quan lấy số chung của cơ quan.

Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viếttắt tên cơ quan, tổ chức hoặc tên viết tắt đơn vị

soạn thảo công văn đó.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng kýriêng.

Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản:ngày tháng năm ban hành văn bản ghi sau địadanh, dưới Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành

được viết đầy đủ, các chữ số dùng số Ả - Rập, đốivới những số nhỏ hơn 10, phải thêm số 0 phía

trước, tháng 1, 2 phải thêm số 0 phía trước.Bước 2: Đóng dấu văn bản đi

Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý củavăn bản Dấu của cơ quan chỉ được phép đóngvào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người cóthẩm quyền, dấu đóng phải ngay ngắn, đúng màu

mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.Đối với dấu chỉ mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng

khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy địnhcủa Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụvà Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản Việc đóng dấu cómức độ mât, tuyệt mật, tối mật trên văn bản đượcthực hiện theo quy định của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) về bí mật Nhà nước do Bộ Công anban hành, để hướng dẫn thực hiện Nghị định số

33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật

Nhà nước

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Là công việc bắt buộc phải thực hiệntrước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng

có liên quan Việc đăng ký thực hiện theo haicách: bằng sổ truyền thống hoặc bằng máy vi

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ.Tất cả các văn bản đi đều phải đượcđăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng,

đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định Khiđăng ký không dùng bút trì, không dập xóa hoặc

viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầmlẫn, khó khăn trong tra cứu Đối với văn bản mật,

tối mật, tuyệt mật cần phải được đăng ký và bảoquản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của

thư và Lưu trữ nhà nước).

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vàocơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theohướng dẫn sử dụng chương trình phần mềmquản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp

chương trình phần mềm đó.

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi:Tất cả những văn bản do cơ quan làm rađược gửi tới các đối tượng có liên quan phải thựchiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúngđối tượng và kịp thời Văn bản đi thuộc ngày nào

phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giaotrong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp

theo Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủtục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn

rõ ràng

Đối với văn bản tuyệt mật phải làm haibì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tênngười nhận, đóng dấu “tuyệt mật” Nếu là tài liệu

gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thìđóng dấu “chỉ người có tên mơi được bóc bì” bìngoài như gửi tài liệu thường đóng dấu ký hiệuchữ A Đối với văn bản mật, tối mật làm một bì.

Ngoài bì đóng dấu B, C Bì văn bản mật đượcthực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư

số 12/2002/TT-BCA (A11).

Đối với những văn bản có dấu hiệu“khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” vị trí đóngdấu hiệu này dưới yếu tố số và ký hiệu văn bản.

Trình bày bì không viết tắt, khi dán thì khôngđể hồ dính vào văn bản.

Đối với những văn bản có nội dung quantrọng hoặc văn bản mật, khi chuyển kèm theophiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi quá

trình giải quyết Việc chuyển phát văn bản mậtđược thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định

tại khoản 3 của Thông tư số BCA(A11)

12/2002/TT Lập sổ và chuyển giao văn bản đi: saukhi có chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngàytháng và đăng ký sổ phải được gửi ngay đến các

đối tượng có liên quan (trực tiếp, qua bưu điện)đều phải có sổ chuyển giao văn bản.

Bước 5: Lưu văn bản đi:

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theoquy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực

tiếp của người có thẩm quyền (bản chính, bảngốc).

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắpxếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được

đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếpchung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng

loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thìđược sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn

bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủcác phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an

toàn bản lưu tại văn thư.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổtheo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản

lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật vàquy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sửdụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật

được thực hiện theo quy định của pháp luật vềbảo vệ bí mật nhà nước.

1.2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đến

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bảnQPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyênngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyểnqua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ

quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.Việc quản lý và giải quyết văn bản đến

gồm các bước:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì vănbản đến:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đếntừ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ

chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhậnvăn bản đến trong trường hợp văn bản đượcchuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngàynghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạngbì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ; đối vớivăn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi

gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tìnhtrạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bảnđược chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì

(đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹngiờ), phải báo cáo ngay cho người được giaotrách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổchức quản lý công tác văn thư; trong trường hợp

cần thiết, phải lập biên bản với người đưa vănbản

Đối với văn bản đến được chuyển phátqua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thưcũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượngtrang của mỗi văn bản ; trường hợp phát hiện có

sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặcbáo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,

cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản cótrách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồmtất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản

trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì vănbản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì đượcthực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ

Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnhBảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ

quan, tổ chức.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cầnđược bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trongbì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ

quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránhđể sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì vớisố, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát

hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết đểgiải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửithì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi;

khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vàophiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo vànhững văn bản cần được kiểm tra, xác minh một

điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhậncách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ

lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằngchứng.

Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngàyđến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phảiđược đăng ký tập trung tại văn thư, trừ nhữngloại văn bản được đăng ký riêng theo quy địnhcủa pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ

chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng kýtại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số

đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong nhữngtrường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cầnchụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn

bản đến được chuyển phát qua mạng, trongtrường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục

đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộcdiện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu“Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân

có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngayngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đốivới những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếunội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấytrống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn

Bước 4: Đăng ký văn bản đếnLà công việc bắt buộc phải thực hiệntrước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá

nhân có liên quan Văn bản đến được đăng kývào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn

bản đến trên máy vi tính.

- Đăng ký văn bản đến bằng sổLập sổ đăng ký văn bản đến

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàngnăm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc

lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếpnhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập

ít nhất hai loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để

mật);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên

lập các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đến của cácBộ, ngành, cơ quan trung ương;

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơquan, tổ chức khác;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đến Đối với những cơ quan, tổ chức tiếpnhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lậpcác sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơquan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản

mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếpnhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lậpsổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượngđơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký

văn bản đến để đăng ký Đối với những cơ quan,tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng

lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc cácyêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức vàcông dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu

dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sửdụng chương trình quản lý văn bản

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựngcơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theoBản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin

trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Côngvăn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đếnvào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiệntheo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm

quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấpchương trình phần mềm đó.

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực

đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thôngdụng.

Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải đượckịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổchức hoặc người được người đứng đầu cơ quan,

tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung làngười có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân

phối, chỉ đạo giải quyết.

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nộidung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơquan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạchcông tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý

kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trongtrường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên

quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thìcần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì,những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn

giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vàomục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạogiải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản

đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫuphiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ

chức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉđạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản

đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổsung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn,

thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăngký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ

sở dữ liệu văn bản đến.

* Sao văn bản đến: Trong quá trình giảiquyết văn bản đến của cơ quan đơn vị cần phải in

sao văn bản đến để phục vụ một cách chính xácvà nhanh chóng.

- Sao Photo coppy: Chụp lại toàn bộ vănbản và dấu.

- Sao đánh máy: Sao nguyên bản chính;sao lục, trích sao.

* Chuyển giao văn bản đến: Sau khi đãcó ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người

có thẩm quyền cán bộ văn thư cơ quan chuyểngiao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc

chuyển giao phải nhanh chóng, đúng đối tượng

chặt chẽ, khi chuyển giao phải ký nhận đầy đủvào sổ

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị,cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theothời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quyđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với nhữngvăn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải

quyết khẩn trương, không được chậm trễ.Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổchức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cánhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến

có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến cácđơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ

trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao vănbản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có

ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm

quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khitrình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình

kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cánhân có liên quan.

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết vănbản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạngiải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quyđịnh của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi,

đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệmvụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giảiquyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy

định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổchức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp sốliệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản

đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đếnđã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để

báo cáo cho người được giao trách nhiệm.Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụngmáy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bảnđến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc

giải quyết văn bản đến;

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tàiliệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo

dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúngthời hạn quy định.

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của