Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân sự Bộ Tư pháp

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Bố cục đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 5 1.1. Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan 5 1.1.1 Khái niệm 5 1.1.2 Nội dung 5 1.1.3 Mục đích và ý nghĩa 6 1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 7 1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS 7 1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 9 1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 10 2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự 11 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 14 CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 15 2.1. Thành phần, khối lượng và nội dung chủ yếu của tài liệu Phông Tổng cục THADS 15 2.2 Tình hình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục THADS 16 2.3. Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS 18 2.4. Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS 19 Tiểu kết 20 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 21 3.1 Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục 21 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục 23 3.2.1 Hoàn thiện các văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung TL 23 3.2.2 Xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ 24 3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm 25 3.2.4 Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26 3.2.5 Tuyên truyền, hướng dẫn và nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 26 Tiểu kết 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29  

LỜI CAM ĐOAN

Em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu, kếtquả nêu trong báo cáo là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Em hoàn toàn chịutrách nhiệm về công trình này nếu như có phát hiện sự gian dối

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Bố cục đề tài 4

PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 5

1.1 Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Nội dung 5

1.1.3 Mục đích và ý nghĩa 6

1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 7

1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS 7

1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 9

1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 10

2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự 11

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 11

Tiểu kết 14

CHƯƠNG 2 THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 15

2.1 Thành phần, khối lượng và nội dung chủ yếu của tài liệu Phông Tổng cục THADS 15

2.2 Tình hình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ

Tổng cục THADS 16

2.3 Xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ THADS 18

2.4 Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS 19

Tiểu kết 20

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS 21

3.1 Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục.21 3.2 Một số giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục 23

3.2.1 Hoàn thiện các văn bản quy định về công tác thu thập, bổ sung TL 23

3.2.2 Xác định cụ thể thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ 24

3.2.3 Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm 25

3.2.4 Đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 26

3.2.5 Tuyên truyền, hướng dẫn và nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 26

Tiểu kết 27

PHẦN KẾT LUẬN 28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tinquá khứ vô cùng phong phú của dân tộc Giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đãđược công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạtđộng quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lýcao và chính xác nhất Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

là một trong những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ Đây là khâu nghiệp

vụ đầu tiên đảm bảo cho hiệu quả của công tác lưu trữ tại bất kỳ cơ quan, tổchức nào Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ sẽ gópphần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảoquản trong Lưu trữ cơ quan Tuy nhiên, hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở cácLưu trữ hiện hành vẫn luôn bị coi là một mặt yếu của công tác lưu trữ Một khốilượng lớn tài liệu đã đến hạn nộp lưu chưa được thu về kho lưu trữ, hoặc Lưu trữkhông thu được hết những tài liệu có giá trị Hầu hết các Lưu trữ hiện hành thuthập tài liệu ở thế bị động Tài liệu, hồ sơ sau khi đã giải quyết xong vẫn nằm rảirác ở các phòng, ban…gây thất lạc, mất mát và không được đưa ra khai thác sửdụng Đây cũng là tình trạng chung khá phổ biến tại các cơ quan hành chính nhà

nước, trong đó có Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.

Xuất phát từ một nguyên tắc hiến định đã được nêu ở Điều 106 Hiến pháp

2013 “bản án, quyết định của Tòa án nhân dân có hiệu lực pháp luật phải được

cơ quan, tổ chức, cá nhân tôn trọng; cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan phảinghiêm chỉnh chấp hành” Vậy nên họat động thi hành án nói chung và hoạtđộng thi hành án dân sự nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với toàn bộquá trình giải quyết vụ án bởi vì bản án, quyết định chỉ có ý nghĩa khi bản án án

đó được thi hành trên thực tiễn, khi đó quyền và lợi ích hợp phảp của các đương

sự vì thế cũng được bảo vệ một cách trọn vẹn, đầy đủ hơn, góp phần đảm bảotính nghiêm minh của xã hội và pháp chế xã hội chủ nghĩa Như vậy, ta có thểhiểu thi hành án dân sự là việc tổ chức thi hành các bản ản, quyết định được đưa

ra thi hành theo quy định của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nhằm bảo vệquyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân cơ quan, tổ chức Tổng cục Thi hành ándân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiện chức năng tham mưu, giúp

Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tác thi hành án dân sự và thihành án hành chính trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý chuyên ngành vềthi hành án dân sự và thi hành án hành chính theo quy định của pháp luật Tổngcục Thi hành án dân sự có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, tàikhoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và trụ sở tại thành phố Hà Nội

Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, cùng với những kiến thức đã có và qua

thời gian công tác tại Văn phòng Tổng cục, tôi quyết định chọn đề tài “công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân sự

- Bộ Tư pháp” làm đề tài nghiên cứu kết thúc môn học, với hy vọng có thể đóng

góp một vài ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại và đưa ra nhữnggiải pháp áp dụng vào thực tế để nâng cao hiệu quả công tác này tại Lưu trữ cơquan Tổng cục Thi hành án dân sự

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu không phải là một vấn

đề mới mẻ, đã có khá nhiều đề tài khoa học, luận văn thạc sỹ…nghiên cứu vềvấn đề này Dưới góc độ lý luận, có thể kể đến các giáo trình chuyên ngành lưu

trữ học như “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” năm 1990 của nhóm tác giả

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văm Thâm,

“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng (chủ biên)…

Một số luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoahọc của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cũng đã đề cập đến

vấn đề này như “Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” năm 2003 của tác giả Nguyễn Thị Thùy Dương, “Tìm hiểu về công tác thu thập và bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và đào tạo” năm 2004 của tác giả Bùi Thị Thu Hà, luận văn “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải – thực trạng và giải pháp” năm 2006

của tác giả Nguyễn Kim Dung…Ngoài ra, liên quan đến vấn đề này, còn cónhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác.

Tuy nhiên, dù các vấn đề, khía cạnh về công tác thu thập, bổ sung tài liệuđược đề cập là tương đối nhiều và chi tiết nhưng nhìn chung lại chỉ dừng lại ởvấn đề mang tính lý luận hoặc chỉ nêu ra thực trạng của công tác này tại các cơquan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu các giải pháp khắc phục những tồn tại,hạn chế

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, tôi nhằm mục đích đưa ra những lý luận chung vềcông tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, qua đó áp dụng và sosánh với thực tế công tác này tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS, đồng thờiđưa ra một số giải pháp phù hợp để giải quyết những vấn đề còn hạn chế, tồn tại

Để thực hiện những mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi xác định nhữngnhiệm vụ cơ bản cần thực hiện như sau:

- Một là khái quát những vấn đề lý luận chung về công tác thu thập, bổsung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trên cơ sở đó, so sánh đối chiếu giữa lý luậnvới thực tế công tác này tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS

- Hai là từ những kết quả nghiên cứu thực tế, phân tích và đưa ra nhữngnhận xét về quá trình thực hiện công tác này, đồng thời kiến nghị một số giảipháp nhằm nâng cao và hoàn thiện hơn việc thực hiện công tác thu thập, bổ sungtài liệu

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi đã tiến hành nghiên cứu và khảo sát thực tế vềcông tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân

sự Phạm vi nghiên cứu cũng được giới hạn trong việc thu thập và bổ sung tàiliệu kể từ năm 2001 đến nay Mốc thời gian năm 2001 được chọn là vì kể từkhoảng thời gian năm 2001 trở về trước, Tổng cục THADS lúc đó là Cục Quản

lý THADS thuộc Bộ Tư pháp, Cục Quản lý THADS không có cán bộ lưu trữchuyên trách mà công tác lưu trữ của Cục do Bộ Tư pháp thực hiện và quản lý

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin: cụ thể là quan điểm nhậnthức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để có cáinhìn toàn diện, xem xét đánh giá sự phù hợp của vấn đề với thực tế nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập được từthực tế và các tài liệu tham khảo, tôi tiến hành phân tích, tổng hợp theo từng nộidung vấn đề

Ngoài các phương pháp nêu trên, tôi cũng sử dụng một số phương phápkhác như phương pháp hệ thống, phương pháp diễn dịch, quy nạp…

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan

1.1.1 Khái niệm

Có rất nhiều cách hiểu và định nghĩa về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thì thu thập tài liệu là quá trình xác địnhnguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơquan “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSDương Văn Khảm cũng giải thích về khái niệm này như sau: Thu thập, bổ sungtài liệu là quá trình tiếp nhận tài liệu từ văn thư vào Lưu trữ hiện hành và từ Lưutrữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử để bổ sung tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia

Trong giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của PGS.TS Vũ Thị Phụng,khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu được giải thích một cách đầy đủ và chi tiết.Trong đó, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là quá trình thực hiện các biệnpháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộplưu vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theoquyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định Bổ sung tài liệu vào lưu trữ

cơ quan là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định nhữngtài liệu còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh trong từng hồ sơ hoặc trong từng phông

để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện Phông lưu trữ cơ quan theonhững quy định hiện hành của nhà nước

1.1.2 Nội dung

Nội dung của công tác thu thập, bổ sung tài liệu bào hàm ý nghĩa là xácđịnh và thu nhận các tài liệu từ các nguồn khác nhau và thu thập, bổ sung cácthành phần tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Như vậy,công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung chủ yếusau:

+ Xác định những đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vàoLưu trữ cơ quan Việc xác định này giúp cho cơ quan thu thập đúng theo thẩmquyền của mình, đồng thời hạn chế bỏ sót các nguồn thu thập.

+ Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần thu thập vào Lưutrữ cơ quan

+ Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơquan theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ

Trên đây là những nội dung cơ bản của công tác thu thập, bổ sung tài liệu,muốn thực hiện tốt các nội dung này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu nghiêm túc,

kỹ càng về lý luận cũng như đi sâu tìm hiểu thực tế, bởi ở các cơ quan, tổ chứckhác nhau thì thành phần và nội dung tài liệu cần thu thập cũng khác nhau, nếukhông nghiên cứu tìm hiểu sâu thì rất dễ bỏ sót nguồn tài liệu cần thu thập, bổsung

1.1.3 Mục đích và ý nghĩa

Mục đích của việc giao nộp tài liệu lưu trữ là thực hiện chuyển giao tàiliệu lưu trữ và trách nhiệm quản lý tài liệu phù hợp với giá trị vốn có của nó đểphục vụ yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Đối với bản thân sự phát triển củacông tác lưu trữ, có thể khẳng định rằng thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảoquản tập trung thống nhất khối tài liệu hình thành từ các đơn vị, cá nhân và tiếptục hoàn chỉnh dần phông lưu trữ

Thu thập và bổ sung tài liệu vào các Lưu trữ cơ quan có quan hệ đến hầuhết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Đây là nhiệm vụ thường xuyên, liên tụccủa các Lưu trữ cơ quan Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vàoLưu trữ không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ.Trên một phương diện lớn hơn, nếu thành phần tài liệu Phông Lưu trữ cơ quankhông ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị sẽ góp phần giữ gìn và bảo

vệ an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, khảnăng sử dụng tài liệu lưu trữ cũng sẽ được mở rộng, tài liệu lưu trữ có ý nghĩakhông chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn là nguồn sử liệu đáng tin cậyphục vụ các mục đích nghiên cứu lâu dài Ngược lại, nếu không tiến hành giao

nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát vàkhó khăn trong việc tra tìm.

1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam, khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” đượcgiải thích như sau: Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhânthuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do nhà nước quy định Đốivới Lưu trữ cơ quan, đây là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụngtài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ cơ quan Vì vậy, nguồn thu thập, bổ sungchủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan và cácđơn vị trực thuộc Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của cácLưu trữ cơ quan Cụ thể, Lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:

- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi lưu giữ văn bản đi và một sốvăn bản đến của cơ quan Những tập lưu công văn ở văn thư cơ quan qua mộtthời gian sẽ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan

- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ

sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,ban, đơn vị trong quá trình hoạt động và là nguồn thu tài liệu chủ yếu của Lưutrữ cơ quan

1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

về công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS

Hiện nay, những văn bản pháp luật của Nhà nước quy định về công tácthu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không nhiều, đa số các quy định

về thu thập, bổ sung tài liệu đều tập trung vào công tác này tại các Lưu trữ lịch

sử Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chỉ được quy địnhmột cách chung chung, khái quát trong Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư…

Tại Tổng cục THADS, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữhiện hành được thực hiện dựa trên những quy định của Nhà nước và những vănbản, hướng dẫn chỉ đạo của Tổng cục như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13: Điều 9, 10, 11, 12 Mục 1 Chương IILuật Lưu trữ quy định về trách nhiệm và thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan Đây là căn cứ pháp lý cao nhất và là cơ sở để Tổng cục banhành các văn bản chỉ đạo và xây dựng những quy định về công tác thu thập, bổsung tài liệu tại cơ quan Tổng cục.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:Điều 17 quy định về thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu,Chương V quy định về trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 ban hành bản hướngdẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính ở Trung ương thuộcdiện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia: Tổng cục THADS là cơ quanthuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trên cơ sởcông văn số 262/LTNN-NVTW, Lưu trữ Tổng cục sẽ có căn cứ pháp lý để xácđịnh thành phần hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trực thuộc bắt buộc phải giao nộpvào kho lưu trữ, đảm bảo thu thập được hết những tài liệu có giá trị

- Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Tổng cục THADS: Điều 22, 23,

26 về công tác giao nộp tài liệu và trách nhiệm giao nộp, thu thập tài liệu vàoLưu trữ hiện hành tại Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Tổng cục THADS(ban hành kèm theo Quyết định số 4318/QĐ-TCTHADS ngày 07/12/2011).Những quy định này là sự cụ thể hoá những văn bản pháp luật về công tác thuthập, bổ sung tài liệu để áp dụng trong cơ quan Tổng cục, đồng thời được phổbiến đến toàn thể cán bộ công chức để thực hiện thống nhất và làm căn cứ đểhàng năm bộ phận lưu trữ tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào kho

- Quyết định số 520/QĐ-THA ngày 26/3/2009 của Cục THADS (nay làTổng cục THADS) về việc ban hành Danh mục hồ sơ mẫu và lập hồ sơ côngviệc: Danh mục hồ sơ mẫu đã thống kê đầy đủ thành phần, tiêu đề hồ sơ, thờihạn bảo quản của những hồ sơ, tài liệu bắt buộc phải giao nộp vào Lưu trữ Tổngcục Đây là cơ sở giúp cho các cán bộ tại các đơn vị thực hiện tốt công tác lập hồ

sơ và chuẩn bị thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu phải giao nộp, đồng thời dựavào bản Danh mục mẫu này, cán bộ lưu có thể rà soát được thành phần và khốilượng tài liệu nộp lưu.

- Công văn số 1664/TCTHADS-VP ngày 07/7/2013 của Tổng cụcTHADS về việc chấn chỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: trong đó, thờihạn và thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan được quy định rõ tại mục

3, bản hướng dẫn quy trình lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ(ban hành kèm theo công văn) như sau: Định kỳ, vào tháng 12 hàng năm, cácđơn vị có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị,các nhân vào Lưu trữ cơ quan…Những hồ sơ nguyên tắc, các tài liệu gửi để biết,

để tham khảo…không thuộc diện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan…

1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần tuân theo nhữngnguyên tắc sau:

- Thu thập và bổ sung tài liệu theo đúng quy định hiện hành của nhà nước

về thời gian và thẩm quyền thu thập

- Thu thập và bổ sung tài liệu theo phương án phân loại tài liệu của cơquan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theoĐiều 11, Luật Lưu trữ như sau:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợpquy định tại điểm b khoản này

- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lạigửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhânkhông quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

Như vậy, Lưu trữ cơ quan có thẩm quyền thu thập tài liệu hình thànhtrong hoạt động của các đơn vị, cá nhân của cơ quan một năm sau khi công việckết thúc Tuy nhiên, trên thực tế Lưu trữ cơ quan không thể tiến hành thu thậptất cả các tài liệu của đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu mà phải có sự lựa chọnnhững tài liệu thực sự có giá trị, cần thiết cho công tác khai thác và sử dụng saunày.

Khi tiến hành thu thập tài liệu, các Lưu trữ cơ quan cần lập “Biên bảngiao nhận tài liệu” và kèm theo “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Biên bản giaonhận tài liệu phải có chữ ký của bên giao và bên nhận “Biên bản giao nhận tàiliệu” và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành hai bản, một bản dođơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu giữ, một bản do Lưu trữ cơ quan giữ

1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu được quy địnhtại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các văn bản khác như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giaotrách nhiệm có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trongviệc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan

- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trướcngười đứng đầu cơ quan, tổ chức và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộplưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:

+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vàthống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểmtra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổsung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu

2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trước năm 1993 công tác Thi hành án dân sự do TAND các cấp đảmnhiệm và tổ chức thi hành Đến tháng 10/1992, Quốc hội khóa IX nước Cộnghòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị quyết ngày 06/10/1992 về việcbàn giao công tác THADS từ Tòa án các cấp sang các cơ quan thuộc chính Phủ.Ngày 21/4/1993 Pháp lệnh THADS ra đời và có hiệu lực từ ngày 01/6/1993,Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/CP ngày 01/6/1993 về tổ chức, nhiệm

vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý công tác THADS, cơ quan THADS vàChấp hành viên Theo đó, Cục Quản lý THADS được thành lập ngày 20/7/1993theo Quyết định số 473/QĐ-TC của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Ngày 05/8/2003, Bộtrưởng Bộ Tư pháp ra Quyết định số 328/2003/QĐ-BTP đổi tên Cục Quản lýTHADS thành Cục THADS Trên cơ sở Luật THADS được Quốc hội nước cộnghòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 4 thông qua và ngày09/9/2009 Chính phủ ban hành nghị định số 74/2009/NĐ - CP quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật THADS về cơ quan quản lýTHADS, cơ quan THADS và công chức làm công tác THADS; ngày06/11/2009, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra Quyết định số 2999/QĐ-BTP về việccông bố việc thành lập Tổng cục THADS trực thuộc Bộ Tư pháp

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

Tổng cục Thi hành án dân sự là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, thực hiệnchức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp quản lý nhà nước về công tácthi hành án dân sự trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý chuyên ngành vềthi hành án dân sự theo quy định của pháp luật

Tổng cục THADS có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

- Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủxem xét, quyết định: Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội,

Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ vềTHADS; Chiến lược, chương trình quốc gia, kế hoạch, dự thảo báo cáo Quốchội, báo cáo Chính phủ về THADS…

- Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định hoặc ban hành: Thông tư, quyếtđịnh, chỉ thị về thi hành án dân sự; thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sựđịa phương; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức cácchức danh của Tổng cục; quy định về các quy trình, thủ tục, biểu mẫu…

- Tổ chức thực hiện và ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về thi hành án dân sự…

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện trình tự, thủ tục; chế độ thống kê và báocáo; việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản; việc thu nộp các khoản phí, lệ phí vàchi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án; giải quyết khiếu nại về thi hành án thuộcthẩm quyền; theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực THADS

- Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế vềTHADS; nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin

và hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt động của các cơ quanTHADS; tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức và cá nhân thực hiện nghiêmbản án và quyết định dân sự của Tòa án có hiệu lực pháp luật

- Thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực trong hệ thống cơ quanTHADS theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tưphap

- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòngquản lý nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội

- Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành

án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

- Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất – kỹ thuật,phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương; quản lýkhoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự địa phương nộp cho Tổng cục Thi

hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quyđịnh của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư phap và các nhiệm

vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao

Tổng cục Thi hành án dân sự có cơ cấu tổ chức gồm các đơn vị sau đây:

- Văn phòng;

- Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành bản án, quyết định dân sự, kinh

tế, lao động, hôn nhân gia đình, phá sản, trọng tài thương mại (Vụ nghiệp vụ 1);

- Vụ Quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành phần dân sự, tiền, tài sản, vậtchứng trong bản án, quyết định hình sự, hành chính và quyết định xử lý vụ việccạnh tranh có liên quan đến tài sản (Vụ Nghiệp vụ 2);

- Vụ Giải quyết khiếu nại, tố cáo;

- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Vụ Kế hoạch – Tài chính

- Trung tâm Dữ liệu, Thông tin và Thống kê thi hành án dân sự

Trong đó, Văn phòng Tổng cục chịu trách nhiệm quản lý về văn thư, lưutrữ trong phạm vi được giao Bộ phận lưu trữ được bố trí 02 cán bộ, cán bộ lưutrữ có nhiệm vụ:

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu

+ Bảo quản an toàn và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyềnphê duyệt để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định

+ Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

+ Báo cáo thống kê cơ sở, thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ của cơquan

Kho lưu trữ Tổng cục được bố trí diện tích khoảng 40m2 chia thành 3 khonhỏvới 27 giá, tủ đựng tài liệu Mặc dù đã có hộp đựng tài liệu, song do diệntích quá chật chội, các hộp tài liệu phải xếp chồng chất lên nhau, để cả dưới sànkho, rất khó khăn trong việc khai thác sử dụng và bảo quản an toàn tài liệu