THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 2 1.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 2 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 2 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 1.1.2.1. Chức năng của công ty 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 1.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý 5 1.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 6 1.1.4. Đặc điểm sảm xuất kinh doanh tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 8 1.1.4.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 8 1.1.4.2. Đặc điểm về nguồn lao động trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình……… 10 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 12 1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 12 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công ty 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH 19 2.1 Vận dụng kiến thức về giao tiếp vào giải quyết tình huống thực tế tại công ty 19 2.1.1. Nghiệp vụ tổ chức một ngày làm việc. 19 2.1.2. Các công cụ hoạch định 22 2.2.Tìm hiểu vị trí , chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 22 2.2.1. Khái niệm về thư kí văn phòng 22 2.2.2. Vị trí của thư kí văn phòng 22 2.2.2.1. Thư ký văn phòng là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan 22 2.2.2.2. Thư ký văn phòng là người góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ , chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạo 22 2.2.2.3. Thư kí văn phòng là người đảm bảo sự liên tục và sự thông suốt trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo 23 2.2.2.4.Thư kí văn phòng là người trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo………………………………………………………………………… 23 2.2.3. Chức năng của thư ký văn phòng 23 2.2.3.1. Chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin 23 2.2.3.2. Chức năng tổ chức các nghiệp vụ hành chính 23 2.2.4. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 24 2.2.4.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân 24 2.2.4.2. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư 24 2.2.4.3. Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc 25 2.2.4.4. Nhiệm vụ khác 25 2.3. Tìm hiểu một số nghiệp vụ cơ bản của người thư ký văn phòng 26 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 26 2.3.1.1. Thu thập thông tin 26 2.3.1.2. Xử lý thông tin 26 2.3.1.3. Cung cấp thông tin 26 2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 27 2.3.2.1. Các hình thức hội họp cơ quan tổ chức 27 2.3.2.2. Thực trạng công tác tổ chức 28 2.3.3. Nghiệp vụ giao tiếp, ứng xử 31 2.3.3.1. Hình thức giao tiếp 31 2.3.3.2. Đối tượng giao tiếp 31 2.3.3.3. Một số kỹ năng giải quyết các tình huống giao tiếp cụ thể tại cơ quan 32 2.3.4. Nghiệp vụ tiếp khách 33 2.4. Nghiên cứu , xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 35 2.4.1. Xây dựng lịch công tác tuần cho lãnh đạo 35 2.4.2. Xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan 36 2.5. Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khác trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 36 2.5.1. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 36 2.5.2. Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi 37 2.5.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 37 2.5.2.2. Quy trình quản lý văn bản đến 38 2.5.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi 41 2.5.3. Sắp xếp và quản lý văn bản lưu 42 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH. 44 3.1. Nhận xét 44 3.1.1. Ưu điểm 44 3.1.2. Nhược điểm 45 3.2. Kiến nghị đề xuất 46 KẾT LUẬN 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

TK: Th kýưTKVP: Th ký văn phòngưHĐND: H i đ ng nhân dânộ ồCBCNV: Cán b công nhân viênộVB: Văn b nả

VBLT: Văn b n l u trả ư ữVBPL: Văn b n pháp lu tả ậGĐ: Giám đ c.ố

B ng 2.2 Th ng kê các cu c h p đả ố ộ ọ ượ ổc t ch c t i công ty ứ ạ

giai đo n 2015-2016 t i công ty c ph n v t t giao thông ạ ạ ổ ầ ậ ư

6060

L I C M N Ờ Ả Ơ

Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể cán bộ công nhân viên công

ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trong suốt thời giantôi về thực tế tại văn phòng Ngoài ra cho em cảm ơn tất cả các chuyên viên hiện đangcông tác tại nơi kiến tập đã cùng em làm việc và hướng dẫn em về các nghiệp vụ chuyênmôn

Và bài cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ của thầy cô khoaQuản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức chotôi trong trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tế này

Với thời gian thực tế tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn vàcán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại

cơ quan Em bước đầu đã thực hành các công tác văn phòng và những công việc đơn giảnnhư soạn thảo, in ấn, sao chép, sắp xếp tài liệu Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ nănglàm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõhơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướngdẫn, các nghiệp vụ, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân em

đã cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được.Vì đây là lần đầu tiên

em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian hạn hẹp, vốnkiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bản báo cáo kiến tập không tránh khỏinhững hạn chế, sai sót

Một lần nữa cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn của nhà trường, Cán bộhướng dẫn tại văn phòng công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình đã tạo điều kiện,giúp đỡ để hoàn thành tốt báo cáo này

Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN

Trần Thị Nhung

M Đ U Ở Ầ

Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức được cập nhật tínhtheo từng giây Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ sống còn đốivới một tổ chức, như LêNin đã khẳng định “ Không có thông tin thì không có bất cứthắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất” Mà hoạt động thôngtin lại gắn chặt với công tác văn phòng, vì vậy hoạt động văn phòng có một vị trí hết sứcđặc biệt nếu không muốn nói hoạt động văn phòng là hoạt động quan trọng nhất trongmỗi tổ chức đơn vị

Công tác văn phòng được thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị,đồng thời nó còn giúp cho hoạt động trong cơ quan được duy trì liên tục và kiểm soátchặt chẽ Bên cạnh đó tổ chức công tác văn phòng khoa học còn có ý nghĩa là xây dựngquy chế khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho hợp lý, góp phần nângcao năng xuất lao động của đơn vị

Thời gian vừa qua trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cùng với khoa Quản trị vănphòng tổ chức cho sinh viên thực tập đi tìm hiểu thực tế tại các cơ quan với mục đích "học đi đôi với hành" Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tạiVăn phòng công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình Ghi lại và đánh giá một cáchkhách quan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được Những nội dungchính mà em tiến hành nghiên cứu và khảo sát:

- Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, vănphòng( phòng hành chính); nhiệm vụ của cán bộ phụ trách văn phòng , chuyênviên văn phòng

- Vận dụng kiến thức về giao tiếp vào giải quyết tình huống thực tế tại công ty

- Tìm hiểu một số nhiệm vụ cơ bản của người thư ký văn phòng tại công ty

- Tham gia thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức hội họp, tổ chức thu thập và cung cấpthông tin, tổ chức chiêu đãi- tiếp khách…

- Nghiên cứu, xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

- Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khác trong công ty

Qua đây cho em được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến toàn thể cán bộ công ty

cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình , các thầy cô trong Khoa Quản Trị Văn Phòng vàNhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp

Em kính mong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiến đóng góp để bản báo cáo thực tậptốt nghiệp của em được hoàn thiện và đầy đủ hơn Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017.

SINH VIÊN Trần Thị Nhung

CH ƯƠ NG 1: GI I THI U T NG QUÁT V CÔNG TY C PH N V T T GIAO Ớ Ệ Ổ Ề Ổ Ầ Ậ Ư

THÔNG NINH BÌNH

I.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình

I.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh

Bình

- Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH

- Tên giao dịch: NINH BINH TRAFFIC SUPPLIES JOINT STOCK COMPANY

uy tín không chỉ đối với thị trường trong nước mà còn vươn ra thị trường ngoài nước,hiện nay công ty có quan hệ với trên 15 công ty kinh doanh của các nước trên thế giới Hoạt động của công ty theo Luật doanh nghiệp và các quy định khác của pháp luật.Chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ 4/6/2013 trong nền kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa và hướng tới khẳng định mình trong một môi trườngcạnh tranh quyết liệt với phương châm “ Chất lượng Nhật- Bảo hành Nhất”công ty luôntâm niệm sự hài lòng và niềm tin của khách hàng vào công ty là thứ tài sản quý giá nhất Với đội ngũ kỹ sư được đào tạo đúng chuyên ngành và không ngừng được nâng caotay nghề thông qua các khoá đào tạo của các nhà sản xuất, công ty hy vọng rằng trongmột tương lai gần Công ty sẽ trở thành một đối tác truyền thống của Quý khách hàng với

tư cách là một nhà cung cấp thiết bị, vật liệu có giá cả hợp lý nhất, chất lượng tốt nhất và

dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo.

 Ngành nghề kinh doanh

- C1030 - Chế biến và bảo quản rau quả

- C23990 - Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa được phân vàođâu

- C25920 - Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại

- C2599 - Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu

- C28210 - Sản xuất máy nông nghiệp và lâm nghiệp

- C28220 - Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại

- C28230 - Sản xuất máy luyện kim

- C2829 - Sản xuất máy chuyên dụng khác

- F41000 - Xây dựng nhà các loại

- F4210 - Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

- F42200 - Xây dựng công trình công ích

- F42900 - Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

- F43110 - Phá dỡ ; F43120 - Chuẩn bị mặt bằng

- F43210 - Lắp đặt hệ thống điện

- F43290 - Lắp đặt hệ thống xây dựng khác

- F43300 - Hoàn thiện công trình xây dựng

- G4511 - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác

- G45120 - Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống);

- G4513 - Đại lý ô tô và xe có động cơ khác

- G45200 - Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

- G4610 - Đại lý, môi giới, đấu giá

- G4632 - Bán buôn thực phẩm

- G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

- G46520 - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

- G46530 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp

- G4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

- G4661 - Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan (Ngành chính)

- G4663 - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- G4669 - Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu

- H4931 - Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng

xe buýt);

- H4933 - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

- I5510 - Dịch vụ lưu trú ngắn ngày

- I5610 - Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động

- I56210 - Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với kháchhàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới );

- N7710 - Cho thuê xe có động cơ

- G4741 - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trongcác cửa hàng chuyên doanh

- D3530 - Sản xuất, phân phối hơi nước, nước nóng, điều hoà không khí và sản xuấtnước đá

- N82990 - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu

- C1104 - Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng

- C13220 - Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục);

- C13230 - Sản xuất thảm, chăn đệm

- C13240 - Sản xuất các loại dây bện và lưới

- C1629 - Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vậtliệu tết bện

- C19100 - Sản xuất than cốc

- C2013 - Sản xuất plastic và cao su tổng hợp dạng nguyên sinh

- N79110 - Đại lý du lịch

- N79120 - Điều hành tua du lịch

- N79200 - Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch

I.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

I.1.2.1. Chức năng của công ty

- Tiến hành việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng

- Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ côngnhân viên trong Công ty

- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toàn xã hội Tuân thủcác quy định của pháp luật, chính sách của Nhà nước

I.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

- Xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh dịchvụ

- Doanh nghiệp tự tạo nguồn vốn, quản lý, khai thác sử dụng chúng một cách hiệuquả

- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất khẩu và giao dịchđối ngoại

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong hợp đồng kinh tế có liên quan

- Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nướcngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu

- Đào tạo cán bộ lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty

- Làm tốt mọi nghĩa vụ và công tác xã hội khác

I.1.3. Cơ cấu tổ chức

I.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần vật tư giao thông

Ninh Bình

PHÓ GIÁM ĐỐCCHUYÊN MÔN

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÓ GIÁM ĐỐCTÀI CHÍNH

Phòng hành chính nhân sự Kho vận Phòng

Kinh doanh

Phòng Marketing

Phòng tài chính kế toánBAN GIÁM ĐỐC

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

I.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Ban Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của Công ty, chịu

trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động và kết quả SXKD của Công ty; Tự chủ về

kế hoạch sản xuất và tìm kiếm việc làm, tự chủ về tài chính cho các hoạt động sản xuấtkinh doanh; Là người Quản lý, điều hành và kiểm tra mọi hoạt động của Công ty theo kếhoạch đã xây dựng và được cấp trên phê duyệt; Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hợpđồng lao động theo phân cấp quản lý DN; Bảo đảm các điều kiện an toàn lao động, vệsinh môi trường, nâng cao trình độ tiến bộ kỹ thuật cho người lao động

Phó Giám đốc: Các Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được

Giám đốc ủy quyền, hoặc chịu trách nhiệm trong 1 số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịutrách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về công việc được phân côngPhó giám đốc chuyênmôn: phụ trách chuyên môn về tình hình nghiên cứu sản phẩm dược phẩm mới và duy trìcác sản phẩm hiện có của công ty Tham mưu cho công ty về tình hình biến động dượcphẩm trong nước, đưa ra các chiến lược phát triển sản phẩm của công ty Bên cạnh đócòn quản lý nhân viên dưới quyền Định ra kế hoạch cho các nhân viên

- Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của

công ty Trên cơ sở kế hoạch của các phòng xây dựng kế hoạch tổng thể bao gồm: sảnxuất kinh doanh, tài chính, lao động, xây dựng và đầu tư, và các kế hoạch liên quanđến hoạt động của công ty Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả thị trường dượcphẩm trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh Bên cạnh đócân đối lực lượng hàng hóa và có kế hoạch điều hòa hợp lý trong sản xuất lưu thônggóp phần bình ổn thị trường đạt hiệu quả kinh doanh trong công ty, tổ chức quản lý cácthông tin kinh tế, báo cáo thống kê để tổng hợp báo cáo thường xuyên theo định kỳ lêngiám đốc hoặc báo cáo đột xuất khi giám đốc có yêu cầu Ngoài ra, còn phải đảm bảothông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạtđộng kinh doanh của công ty

- Phó giám đốc tài chính: Phân tích cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính; theo dõi lợi

nhuận và chi phí, điều phối, củng cố và đánh giá dữ liệu tài chính, chuẩn bị các báocáo đặc biệt; thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thuthập, phân tích, xác minh và báo cáo tài chính; quản lý nhân viên; phân tích đầu tư vàquản lý danh mục (nếu có); thiết lập và duy trì các quan hệ với ngân hàng và các cơquan hữu quan; theo sát và đảm bảo chiến lược tài chính đặt ra

Dưới sự quản lý của ban lãnh đạo công ty có các phòng

- Văn phòng: chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về nguồn nhân lực như tuyển

dụng, đào tạo, xây dựng phương án trả lương, thưởng đảm bảo chế độ chính sách chongười lao động theo quy định chăm lo cơ sở vật chất cho đơn vị quản lý, đón tiếpkhách tới thăm và làm việc tại công ty Xử lý các hoạt động nội bộ của công ty

- Phòng kho vận: nhiệm vụ và mục đích của phòng kho vận là: Cải thiện một cách hiệu

quả hoạt động quản lý dây chuyền cung ứng và kho vận nhằm thỏa mãn các như cầukhách hàng nội bộ và bên ngoài công ty thông qua việc đạt được các mục tiêu chínhsau đây:

+ Đúng sản phẩm + Đúng số lượng + Đúng thời gian

+ Đúng nơi + Đúng giá + Đúng điều kiện

+ Đúng thông tin

Hợp tác và hỗ trợ một cách hữu hiệu với các bộ phận, phòng ban chức năng trongcông ty và các đối tác bên ngoài để hoàn thành chiến lược, dự án công việc được giao vìmục đích chung

- Phòng kinh doanh: tham mưu cho phó giám đốc về các hoạt động kinh doanh Đưa ra

các kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn, cân đối lực lượng hàng hóa và có

kế hoạch điều hòa hợp lý trong sản xuất kinh lưu thông góp phần bình ổn thị trườngđạt hiệu quả kinh doanh trong công ty

- Phòng Marketing: có nhiệm vụ là thiết kế ý tưởng quảng cáo sản phẩm, quảng bá

thương hiệu, tổ chức và lên kế hoạch rồi thực hiện các kế hoạch Marketing của công

ty Phối hợp với phòng kinh doanh để đưa ra kế hoạch kinh doanh nghiên cứu cungcầu trên thị trường Nghiên cứu thị trường rồi tham mưu cho ban lãnh đạo tình hìnhtiêu thụ dược phẩm trong nước Xây dựng thương hiệu ngày càng có uy tín trong nước

- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ:

• Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính –

kế toán, trong đó đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chínhcủa công ty của Nhà nước.Trên cơ sở các kế hoạc tài chính và kế hoạch kinh doanhxây dựng kế hoạch cho toàn công ty

• Tổ chức quản lý kế toán, kiểm tra việc hạch toán kế toán theo đúng chế độ của côngty.Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho lãnh đạo công ty về tình hìnhbiến động các nguồn vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của công ty

• Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phụ vụ tốt công tác sản xuất

kinh doanh của văn phòng cũng như công tác chỉ đạo quản lý của lãnh đạo công ty

Bên cạnh đó Công ty còn có:

- Quầy tiếp tân: có nhiệm vụ là đón tiếp khách, chỉ dẫn cho khách biết vị trí các phòng

ban khi khách đến công ty làm việc ký kết hợp đồng……

- Phòng quản trị mạng: có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống mạng luôn luôn ổn định cho toàncông ty Ngăn chặn các hành vi ăn cắp tài liệu, quấy rối đến hoạt động kinh doanh củacông ty qua internet

1.1.4 Đ c đi m s m xu t kinh doanh t i công ty c ph n v t t giao thông ặ ể ả ấ ạ ổ ầ ậ ư

Ninh Bình

1.1.4.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cổ phần vật tư giao thông

Ninh Bình giai đoạn 2014-2016.

ĐVT: VNĐ

Chỉ tiêu

Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016

2015/2014 2016/2014 Chỉ tiêu

TL(%

) Chỉ tiêu

TL(% )

Doanh thu

thuần 53.800.116.289 91.076.134.067 138.451.928.013 37.276.017.778 69,29

47.375.793.94

6 52,02 Giá vốn

hàng bán 5.399.023.971 6.595.479.095 21.988.988.274 1.196.455.124 22,16

15.393.509.17

9 233,39 Lợi nhuận

gộp 48.401.092.318 84.480.654.972 116.462.939.739 36.079.562.654 74,54

31.982.284.76

7

37,86 Chi phí lãi

vay 737.574.739 1.543.378.937 2.499.583.645 805.804.197 109,25 956.204.708 61,96 Chi phí

bán hàng 16.052.368.173 22.147.645.438 14.307.283.295 6.095.277.265 37,97 -7.840.362.143 -35,4 Chi phí

( Nguồn BCTC của Công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình gđ 2013-2016)

Ta thấy, Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng đáng kể sau 3 năm 2014- 2016 cụ thểnhư sau Năm 2014 LNST đạt 13 tỷ đồng, đến năm 2015 đã tăng thêm đến 24 tỷ nữa tức

là tăng 188,01% so với năm trước Năm 2016, LNST tiếp tục tăng thêm 31 tỷ đồng tương

đương với 83,78% Chứng tỏ doanh nghiệp đang làm ăn rất tốt, liên tục có lãi và lãi nămsau cao hơn năm trước Qua bảng ta thấy, hầu như toàn bộ doanh thu, và chi phí đều tăngchứng tỏ doanh nghiệp đang mở rộng hơn quy mô sản xuất Doanh thu bán hàng tăngthêm 37 tỷ đồng trong năm 2015 tương đương với tỷ lệ tăng 69,29% Năm 2016, Doanhthu bán hàng lại tiếp tục tăng thêm 47 tỷ đồng tức là tăng thêm 52,02% so với năm trước.Cùng chiều với doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán cũng tăng lần lượt 22,16% và233,39% trong năm 2015 – 2016.

Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ ở mức cao và tăng rất nhanh Năm

2015, doanh thu thuần ở mức 91 tỷ đồng, tức là tăng đến 27 tỷ tương đương với 69,29%

so với năm 2014 Năm 2016 doanh thu thuần lại tiếp tục tăng thêm 47 tỷ đồng tươngđương với 52,02% Bên cạnh sự gia tăng của doanh thu thuần, giá vốn hàng bán cũng giatăng đáng kể cụ thể như sau Giá vốn hàng bán trong 4 năm của công ty lần lượt là 5,3 tỷ,6,5 tỷ và 21,9 tỷ đồng Tuy nhiên khoảng cách của giá vốn hàng bán so với doanh thùthuần còn khá xa nên lợi nhuận gộp của công ty khá lớn

Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy sự chênh lệch rất cao của doanh thu thuần và giávốn hàng bán Sở dĩ giá vốn của công ty là rất thấp bởi công ty là đại lý phân phối chuyênkinh doanh các thiết bị Công ty hầu như không phải bỏ vốn kinh doanh mà chỉ là đại lýphân phối cho hầu hết các mặt hàng kể trên Chính vì vậy, giá vốn hàng bán là tương đốithấp nhưng bù lại công ty tốn khá nhiều vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp Do đặc thù kinh doanh không cần bỏ vốn trước nên công ty tiết kiệm được mộtkhoản lớn về giá vốn hàng bán

Chi phí lãi vay và chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khá thấp là mộtthuận lợi lớn để tăng lợi nhuận:năm 2014 là 737.574.739vnđ ; năm 2015 là1.543.378.937vnđ; năm 2016 là 2.499.583.645 vnđ Dù lượng vốn vay lớn nhưng chủyếu là vay vốn ngắn hạn nên lãi suất cho vay thấp Đồng thời, công ty tận dụng được một

số khoản đặt trước của khách hàng, và mua chịu sản phẩm cùng với việc chỉ làm đại lýphân phối cho một số công nên nguồn vốn này hoàn toàn không mất nhiều chi phí Bêncạnh đó, sản phẩm của công ty được đáp ứng theo các đơn đặt hàng, và đổ buôn thườngxuyên cho các đại lý lớn nên chi phí bán hàng của doanh nghiệp cũng được giảm đi đángkể

Chi phí lãi vay không cao do doanh nghiệp tận dụng được các khoản đặt cọc củakhách hàng và những chính sách bán chịu của nhà cung cấp Chính vì vậy, công ty tiết

kiệm được rất nhiều chi phí lãi vay hiện nay

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tuy tăng lên sau 3 năm nhưng vẫn

là những con số khá thấp do công ty đã có những biện pháp cắt giảm chi phí hiệu quả.Chính vì vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý được tiết kiệm tối đa, lợi nhuận sauthuế nhờ vậy mà tăng lên từng ngày

Chi phí của công ty không quá lớn do công ty đã tiết kiệm và cắt giảm tối đa chi phíkhông cần thiết Giá vốn hàng bán và chi phí lãi vay tương đối thấp nhờ công ty làm đại

lý cho các hàng sơn nên ít phải bỏ vốn mà hầu như được hưởng chiết khấu khá cao Công

ty tận dụng được khá nhiều khoản tín dụng nhà cung cấp cung như các khoản trả trướccủa khách hàng Nhờ đó, chi phí tài chính của công ty khá thấp và không biến động lớn.Hai khoản chi phí cao nhất của công ty là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp Do đặc thù kinh doanh đại lý nên công ty tốn khá nhiều chi phí để bán và vậnchuyển hàng hóa Bên cạnh đó, công ty cần thanh toán các khoản phí cho bố máy quản

lý, cho các kỹ sư và kỹ thuật viên lành nghê để hoạt động tư vấn thiết kế đạt hiệu quả caonhất

Qua bảng trên ta thấy, cả doanh thu, chi phí và LNTT của doanh nghiệp đều tăngkhá nhanh Tuy nhiên, tốc độ tăng của doanh thu có phần tăng nhanh hơn tốc độ tăng củachi phí Chính vì vậy, lợi nhuận sau thuế tăng nhanh đáng kể Cụ thể, năm 2015 tổngdoanh thu tăng gần 37 tỷ đồng trong khi tổng chi phí chỉ tăng khoảng 6 tỷ đồng tức làdoanh thu tăng nhanh hơn chi phí đến gần 31 tỷ đồng, khiến cho lợi nhuận sau thuế cũngtăng 1 lượng tương tự Năm 2016, doanh thu vẫn tăng chậm hơn chi phí một lượng làkhoảng 39 tỷ đồng chính vì vậy, lợi nhuận trước thuế cũng tăng lên tương ứng với tỷ lệtăng là 83.78%

Doanh thu và chi phí đều có xu hướng tăng nhưng tốc độ tăng của doanh thu nhanhhơn Chính vì vậy, LNTT có tốc độ tăng khá cao và nhanh Qua đó, có thể thấy tình hìnhkinh doanh của doanh nghiệp đang rất thuận lợi ông ty cổ phần vật tư giao thông NinhBình đã và đang gặt hái được nhiều thành công và ngày một đứng vững trên thị trường.1.1.4.2. Đặc điểm về nguồn lao động trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh

Bình

Nguồn nhân lực là thành phần quan trọng bậc nhất của một tổ chức, đặc biệt là tronglĩnh vực kinh doanh thiết bị, nhận thức được điều đó, công ty luôn chú trọng tuyển mộnhững nhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ cho khối văn phòng, bên cạnh đó tuyển

dụng thêm các lao động có trình độ thấp hơn vào các vị trí không đòi hỏi chuyên môn cao( kho vận) và đào tạo họ để thành thạo trong công việc.

Tình đến thời điểm năm 2016, nguồn nhân lực làm việc tại công ty cổ phần vật tưgiao thông Ninh Bình gồm khoảng 85 cán bộ nhân viên, trong đó có 49 lao động biên chếthuộc các phòng ban như tài chính kế toán, kinh doanh, marketing,… và hơn 100 nhâncông thời vụ, số lượng nhân viên không có biến động nhiều qua các năm

Bảng 1.2: Bảng phân tích cơ cấu lao động theo các chỉ tiêuChỉ tiêu

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%) 1

(Nguồn: phòng tài chính kế toán công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình )

Ta thấy, tỷ lệ lao động nữ tăng dần trong 3 năm Cụ thể, năm 2015 tăng 6.02% sovới năm 2014 và năm 2016 tăng nhẹ 4.76% so với năm 2014 Có thể thấy, công việc tạidoanh nghiệp đòi hỏi người lao động không những có kỹ năng tốt, độ khéo léo mà cầnphải có sức khoẻ, độ dẻo dai Chính vì vậy, tỷ lệ lao động nam vẫn chiếm một phần khálớn Tuy nhiên, tỷ lệ lao động nữ có xu hướng tăng cho thấy công ty đang chú trọng hơnvào việc sử dụng lao động nữ

Đội ngũ lao động của công ty có tuổi đời khá trẻ Khoảng tuổi 16 – 34 chiếm 61.54%(2014) và có xu hướng tăng, đến năm 2016 chiếm khoảng 71.43% Do công ty mới thànhlập và kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ nên nên lực lượng lao động trong khoảng 16 –

Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Phó phòng hành chính tổng hợp

Nhân viên văn thưNhân viên y tếNhân viên văn phòng Nhân viên phục vụ

34 chiếm đa số là phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh trong thời gian tới Độingũ lao động này tuy năng động, sáng tạo, nhạy bén trong công việc nhưng kinh nghiệmcủa họ còn hạn chế, điều mà rất cần thiết cho cạnh tranh thị trường

Do đặc điểm kinh doanh thuộc lĩnh vực dịch vụ,thiết bị đòi hỏi chuyên môn nghiệp

vụ cao nên số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học chiếm khá cao (Đại học:16.33%; Đại học: 53.06% năm 2015) và thường giữ các vị trí lãnh đạo đòi hỏi nghiệp vụchắc Ngoài ra, công ty cũng tận dụng nguồn lao động trình độ thấp hơn vào các vị tríthấp hơn và đào tạo lại cho thành thạo với công việc

Qua bảng ta thấy, số lượng cán bộ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học tăngdần qua các năm và số lao động cao đẳng, trung cấp có xu hướng giảm hoặc giữ nguyên.Nguyên nhân chủ yếu do công tác đào tạo của công ty được chú trọng và thực hiện tốtchứ không phải do số lượng tuyển dụng lao động đầu vào tăng

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng

1.2.1 C c u t ch c văn phòng t i công ty c ph n v t t giao thông Ninh ơ ấ ổ ứ ạ ổ ầ ậ ư Bình

Công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình không có cơ cấu tổ chức văn phòngriêng, nội dung công tác văn phòng của công ty được đảm bảo bởi một đơn vị chức năng

có tên là phòng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức năng vànhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Hành chính tổng hợp (tươngđương như Chánh văn phòng)

Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp công ty

Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty

Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này đều

là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo quacác trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao Nói chung với sốlượng công việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp Với chế

độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành giántiếp của phó phòng hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với cácchức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần

Xét về nhân sự của phòng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi chocông tác tổ chức, quản trị văn phòng Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân viên trong vănphong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng có chuyên môn và nghiệp vụ cao được đào tạo chuyênnghiệp trong đó: Trưởng, phó phòng đều tốt nghiệp sau đại học, các nhân viên văn phòngđều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính văn phòng

Mặt khác trong quá trình hoạt động phòng hành chính được chú trọng, quan tâmphát triển hơn để khảng định vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là cửangõ thông tin quan trọng của công ty Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trò quan trọngcủa thông tin trong hoạt động của công ty và tầm quan trọng của thông tin gắn liền vớihoạt động của văn pòng Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng trưởng phòng

và các nhân viên trong văn phòng đã khẳng định vai trò quan trọng của họ và công tácvăn phòng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty

1.2.2 Ch c năng và nhi m v c a văn phòng công ty ứ ệ ụ ủ

Chức năng chung của văn phòng công ty

- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn

thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn

vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác Trong các thông tin tổnghợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo.+ Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phêduyệt

+ Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty

+ Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp

- Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề

ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn Trong một cơ quan thủtrưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và

hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình Bên cạnh đó, các hoạt động trong

cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia Vì vậy đòihỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý.+ Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, pháttriển nguồn nhân lực

+ Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC

+ Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm

+ Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môitrường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty

- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,

phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan,

tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủtrưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọngtrong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó,tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quankhông được đảm bảo

Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty

- Để thực hiện chức năng tổng hợp : Văn phòng tổ chức công tác văn thư soạn thảo banhành quản lý văn bản trong cơ quan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởngtheo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chứccông tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chếcác văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành

Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao; Báocáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc

Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượngtrong sản xuất

Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũng nhưtrong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho công ty

Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ

- Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình công táchàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơquan đơn vị Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương trình hoạt độngcủa văn phòng lập ra Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơquan Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kếhoạch đề ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc

thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấptrên kịp thời.

- Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụVăn phòng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phòng

• Trưởng phòng hành chính tổng hợp

- Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm nghiệp vụquản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng ; chịu trách nhiệm về một số côngviệc có tính chuyên môn như :Tổng hợp ,kiểm tra, giám sát Có quyền điều hành toàn

bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳhoạt động của cơ quan, của tổ chức

- Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận vănphòng

- Trưởng phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng, bốtrí nhân sự trong công ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những thông tin liên quanđến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân viên Đồng thời thammưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng công việc,thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phòng ban chuyên môn

+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên viên hànhchính tổng hợp để trình lãnh đạo

+ Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn củacông ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc, những kếhoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao

+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởng phòng là ngườitham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty

+ Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, kiểm tra quátrình hoạt động của công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra có hiệu quả cao nhất.+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắtkịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiếncủa các thành viên để có phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sóttrong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng

• Phó phòng hành chính tổng hợp

- Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng ,cũng có thểkiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số côngviệc cụ thể do chánh văn phòng giao phó

- Là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách (Đốingoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công ty ) ,và chụi tráchnhiệm trước chánh văn phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách

- Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong công ty dưới sựchỉ đạo của trưởng phòng

- Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự để kịpthời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong công ty

- Cùng với trưởng phòng thực hiện công tác lập kế hoạch đào tạo, gửi cán bộ đi học tạicác trường để nâng cao trinh độ chuyên môn

- Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kếhoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trong công ty

- Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong công ty :Tổ chức việc tiếpnhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty Chức năng này hết sứcquan trọng nhằm giúp cho công ty tìm ra những bạn hàng tiềm năng, định hướng nhucầu trong tương lai giúp văn phòng lập kế hoạch khả thi

• Nhân viên văn phòng

- Làm công tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo sảnphẩm theo yêu cầu

- Khai thác mạng internet: Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giớithiệu sản phẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luậtmới hoặc chưa có lưu trữ tại công ty Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản lý cácthiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành các nhiệm vụ kháckhi lãnh đạo văn phòng giao

- Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc, giải phónglãnh đạo khỏi những công tác mang tính sự vụ để tập chung vào những vấn đề cơ bản

- Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao Tư vấn cho lãnhđạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung

- Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho trưởng phòng vàchịu trách nhiệm về những công việc được giao

- Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng Thường xuyênbáo cáo cho trưởng phòng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm việc để không bị bỏsót công việc

- Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng phòng tại các cuộchọp Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho chuyến đi công tác xa của lãnh

• Nhân viên phục vụ

- Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ, dọn vệ sinhkhu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc củacông ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh toàn bộ trục đường chính và thu gom rác lácây tập kết vế nơi quy định

- Hàng ngày tưới và chăm bón cây cảnh khu vực văn phòng giám đốc, làm sạch cỏ quétdọn ở các vườn hoa vườn cây trong công ty

- Hoàn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao

- Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ, lập hồ sơ về nghỉ hưu mất sức lao động để đưa

ra hội đồng y khoa, hoàn tất các hồ sơ trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệpcần giám định sức khoẻ

- Hàng tháng xem xét tất cả các trương hợp ốm đau, thai sản tai nạn lao động để xácđịnh đúng chế độ, quyền lợi cho người lao động

- Lập dự trù mua thuốc dụng cụ khám chữa bệnh cho cán bộ nhân viên công ty và các

sự kiện đột xuất như dịch bệnh, cháy nổ, bão lụt

- Hoàn thành các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao phó

• Nhân viên văn thư lưu trữ

- Lưu giữ hồ sơ tài liệu của công ty (công văn di, công văn đến) lĩnh đủ vật tư giấy mựcphục vụ cho công tác in ấn, sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửiđến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho công ty, sau khi in xong giao tài liệu cho đốitượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt công tác phân loại công văn đi đến, đảm bảo độmật và chính sác kịp thời của các thông tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từvăn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìmkiếm khi cần thiết

- Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phóng : Tận tuy phục vụ cán bộ côngchức trong công ty, mọi công cụ hành chính văn phòng đều xuất phát từ quyền lợi vàlợi ích hợp phát Bình tính, sáng suốt xử lý thông tin, nhiệt tình tâm huyết với nghềnghiệp Sáng tạo năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hoá trong cộngđồng, có lối sống lành mạnh tôn trọng lối sống cộng đồng

- Phải biết mình biết người, làm việc có khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổi mới cần

có kiến thức và nhân cách

CH ƯƠ NG 2: TH C TR NG CÔNG TÁC TH KÝ VĂN PHÒNG T I CÔNG TY C Ự Ạ Ư Ạ Ổ

PH N V T T NINH BÌNH Ầ Ậ Ư

2.1. Vận dụng kiến thức về giao tiếp vào giải quyết tình huống thực tế tại công ty

2.1.1. Nghiệp vụ tổ chức một ngày làm việc.

• Lên lịch làm việc

- Lịch làm việc của lãnh đạo

- Lịch làm việc của văn phòng

- Lịch làm việc của cá nhân

• Một số công việc thực hiện hàng ngày của người thư ký:

Khởi đầu ngày làm việc:

- Đến văn phòng làm việc đúng giờ, tốt nhất nên đến sớm vài phút để: Mở cửa phòng,bàn làm việc, các tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại; Kiểm tra phòng làm việc của lãnh đạo:nhiệt độ, mở máy lạnh, mở đèn , sắp xếp bàn làm việc, xé lịch;

- Khẩn trương giải quyết văn bản đi, văn bản đến

- Khi lãnh đạo xem và cho ý kiến giải quyết các văn thư, tờ trình, thư ký chuyển giaongay cho các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thi hành, đồng thời phải ghi vào sổ taycủa mình những công việc được giao

Lên kế hoạch lịch làm việc trong ngày:

- Lên kế hoạch công tác trong ngày: Có 3 loại lịch làm việc trong ngày: Lịch làm việchàng ngày của Thư ký; Lịch làm việc hàng ngày để trên bàn của lãnh đạo; Lịch bỏ túicủa người lãnh đạo

Các lịch này phải luôn được thống nhất với nhau Ngay chiều hôm trước, thư kýxem lại các lịch tuần, sổ tay để lên kế hoạch cho hôm sau Công việc trước tiên củabuổi sáng và kiểm tra lại 3 lịch , điều chỉnh, bổ sung kịp thời để 3 lịch này luôn thốngnhất

- Lịch tiếp khách: Thư ký cần xếp lịch tiếp khách hàng ngày cùng với lịch làm việcngày Với các cuộc giao tiếp mang tính xã hội hoặc kinh doanh cần ghi chính xác ngàygiờ hẹn, các chi tiết về quần áo, ăn mặc, đính kèm theo giấy mời, chương trình cuộc

họp Nếu địa điểm giao tiếp ngoài cơ quan, thư ký phải tính cả thời gian để người lãnhđạo khi đến tham dự cuộc họp có thời gian nghỉ ngơi, đọc qua tài liệu Khi có cuộchẹn gặp hoặc báo qua điện thoại, thư ký phải ghi ngay ngày hẹn vào tập lịch làm việc.

Các cuộc hội họp trong ngày:

- Gửi chương trình cuộc họp cho những người có liên quan

- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết kèm theo chương trình như các báo cáo, tài liệu thamkhảo…

- Mở hồ sơ (1 tờ bìa, 1 bìa kẹp) dành cho mỗi cuộc họp Tập hồ sơ phải đềy đủ các tàiliệu liên quan nội dung cuộc họp và phải được đặt trên bàn lãnh đạo vào đầu giờ làmviệc mỗi ngày

Thực hiện vai trò trợ lý tham gia quá trình ban hành các quyết định của lãnh đạo:

- Thư ký có trách nhiệm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnhđạo, tham mưu, đưa ra nhiều giải pháp để thủ trưởng ra quyết định tối ưu Khi có quyếtđịnh thủ trưởng, thư ký hổ trợ việc truyền đạt , tổ chức thực hiện, lập hồ sơ theo dõi

Tổ chức soạn thảo văn bản: Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.

Các tình huống đột xuất xảy ra: Là những vụ việc xảy ra ngoài dự kiến, bất thường.

VD: Máy hỏng, đình công, tai nạn lao động Thư ký cần xem xét vấn đề và có cáchứng xử khéo léo Nhanh chóng báo cáo với giám đốc vụ việc để có biện pháp xử lý kịpthời

Sắp xếp ưu tiên: Công việc đôi khi nhiều và vượt khỏi tầm quản lý theo lịch ngày Vì

vậy, vấn đề sắp xếp công việc ưu tiên được đặt ra và hầu như thường xuyên phải điềuchỉnh lịch làm việc ngày sao cho phù hợp

- Căn cứ xác định thứ tự ưu tiên: Ý kiến chỉ đạo của giám đốc Thứ tự tham gia của kếhoạch làm việc Lịch ngày của chánh văn phòng

- Thứ tự giải quyết các công việc: Xếp thứ tự ưu tiên công việc theo A, B, C Làm xong

A rồi làm B, làm C Nếu khi cấp trên yêu cầu một công việc gấp, theo hạn định sát nútthì đó là ưu tiên một, cả văn phòng cần dồn sức cho kịp thời hạn quy định

Quản lý hồ sơ: Thư ký thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ tài liệu theo quy định của

công tác văn thư, lưu trữ Sơ bộ phân loại tài liệu, vào sổ đăng ký và chuyển văn bảnđến thủ trưởng đơn vị, người có thẩm quyền xử lý văn bản để giải quyết Đối với tàiliệu đòi hỏi giải quyết ngay thì lập thành hồ sơ “chờ giải quyết” và ghi số hồ sơ vào sổđăng ký hồ sơ “chờ giải quyết”

Tranh thủ tiết kiệm thời gian: Phải biết tranh thủ tiết kiệm thời gian sao cho dành được

từ 3-5 phút/1 giờ, khoảng 45 đến 60p/1 ngày và sử dụng khoảng thời gian đó thật cóích Ví dụ:

- Tìm hiểu những vấn đề của công ty, qua xem hồ sơ lưu, trao đổi với các đồng nghiệp.

- Làm ngay những việc thường gây ùn tắc vào giờ cao điểm

- Tính toán sao cho công việc mình làm được nhanh hơn, hiệu quả hơn

- Thu dọn bàn làm việc của mình, chỉ để lại những thứ thật cần thiết

- Giúp đỡ các bạn đồng nghiệp đang bị “quá tải” với công việc, dù phải làmthêm ngoàigiờ

Trách nhiệm của người thư ký đối với những hoạt động mang tính chất xã hội của người lãnh đạo: Lãnh đạo cơ quan đơn vị đôi khi tham gia vào các hoạt động xã hội.

Thư ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo nhằm bảo đảm cho công việc của DN và bênngoài được tiến triển tốt Hoạt động bên ngoài có thể làm thay đổi nhịp độ hoạt độnghàng ngày nhưng nó giúp cho thư ký có điều kiện mở rộng quan hệ giao tiếp, tích lũynhững kinh nghiệm bổ ích

Kết thúc ngày làm việc: Khi ngày làm việc sắp kết thúc, người thư ký phải tiến hành

một số các hoạt động tiếp theo như:

- Hoàn chỉnh các thư từ, kiểm tra các tài liệu kèm theo và trình lãnh đạo ký;

- Xác định độ khẩn của từng loại thư từ, yêu cầu bộ phận văn thư chuyển gấp Gửi quabưu điện những thư từ cần gửi

- Kiểm tra lại công văn, giấy tờ giải quyết ngày hôm sau để trình lãnh đạo ngay đầu giờ

- Lập danh sách các khách hẹn gặp vào ngày hôm sau, thông báo danh sách ấy đến cácnhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ ở phòng khách;

- Đánh máy danh mục các cuộc họp và hẹn gặp ngày hôm sau và đặt lên bàn giám đốc

- Khi lãnh đạo có cuộc họp ở ngoài công sở vào ngày hôm sau, cần bảo đảm có đủnhững thứ cần thiết (tài liệu, các bản báo cáo, bản chỉ dẫn đường đi…)

- Tính toán sớm những công việc của ngày hôm sau như chuẩn bị hồ sơ giấy tờ, ghi ragiấy những yêu cầu của lãnh đạo đối với các bộ phận

- Thu xếp bàn làm việc, sắp xếp ngăn nắp các hồ sơ, tài liệu, tắt đèn, tắt quạt, các thiết bịtrong phòng làm việc trước khi ra về

2.1.2. Các công cụ hoạch định

• Các công cụ hoạch định: Các công cụ hoạch định HC-VP bao gồm các dự án lớn,

nhỏ khác nhau Một số công cụ để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày là:

- -Lịch thời gian biểu công tác (lịch làm việc);

- Sổ tay, sổ nhật ký;

- Lịch để bàn , treo tường

Ví dụ : Bảng 2.1 Kế hoạch tuần( phụ lục 1)

2.2. Tìm hiểu vị trí , chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng tại công ty cổ

phần vật tư giao thông Ninh Bình

2.2.1. Khái niệm về thư kí văn phòng

• Khái niệm thư ký: Theo IPS (International Professional Scretaries): “Thư ký là người

trợ lý của cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”

• Khái niệm thư kí văn phòng: “Thư ký văn phòng là những người được giao đảm

nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp ”

2.2.2. Vị trí của thư kí văn phòng

2.2.2.1. Thư ký văn phòng là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong và

ngoài cơ quan

Thư ký là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín

và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức Vì vậy thư ký văn phòng là người có mối quan hệ tốt với mọi cán bộ công nhân viên, có chức năng điều hòa các mối quan hệ trong cơ quan

2.2.2.2. Thư ký văn phòng là người góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp

thời, đầy đủ , chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạo

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ cáccông việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý vănbản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắpxếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặcngười lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp

2.2.2.3. Thư kí văn phòng là người đảm bảo sự liên tục và sự thông suốt trong hoạt

động của cơ quan, lãnh đạo

Thư kí là người được giao làm các công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín

và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức Đông thời là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày của một số tổ chức và đoàn thể 2.2.2.4. Thư kí văn phòng là người trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo

Thư kí giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hoặc một nhân vật

cao cáp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày.

2.2.3. Chức năng của thư ký văn phòng

2.2.3.1. Chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin

Thư ký văn phòng là người trợ lý , giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyênmon nhất định , thuộc phạm vi , chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Chức năng chínhcủa người thư ký là giải phóng thủ trưởng khỏi những công việc sự vụ và tạo điều kiện ,

ch khả năng lao động sáng tạo của lãnh đạo Vì vậy việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

về công tác tổ chức hành chính như: Tiếp khách, đãi khách, tổ chức phòng làm việc khoahọc , tổ chức hội họp , tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo…Là rất quan trọng.2.2.3.2. Chức năng tổ chức các nghiệp vụ hành chính

- Thực hiện giao dịch nội chính , tiếp đón khách hàng đến giao dịch với ủy ban nhân dân Trực tổng đài điện thoại, nhận và chuyển các cuộc điện thoại đúng bộ phận hoặc người được gọi

- Tiếp nhận các loại văn bản, thư từ , tài liệu từ bên ngoài, xử lý và chuyển đến đúng người, bộ phận cần nhận

- Tổ chức việc chuyển công văn giấy tờ đúng thời gian yêu cầu

- Lập hệ thống quản lý công văn lưu, tài liệu nội bộ công ty

- Quản lý con dấu, thực hiện nghiêm túc đúng theo quy định của nhà nước

- Quản lý, điều phối hoạt động và sử dụng xe ô tô

- Hàng tháng tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, kiểm tra vật dụng cần thiết ở các phòng ban , trình duyệt, mua và chuyển vào kho công ty

- Quản lý điều chuyển văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng

2.2.4. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh

Bình

2.2.4.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân

+ Tiếp khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo( xây dựng lịch hẹn, cung cấp đầy đủthông tin về khách: Họ tên, chức danh, đơn vị công tac, mục đích tới cơ quan; chuản bịcác tài liệu liên quan để giải quyết vấn đề cho khách ; cách thức giao tiếp ; Phân tích ,chắt lọc các thông tin chính cần thiết về đối tượng giao tiếp)

+ Đãi khách( cung cấp thông tin về mục đích cảu việc tổ chức đãi khách; cung cáp thôngtin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức; Cung cấp thông tin có liên quan đếnđại biểu tham gia chiêu đãi; Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc gpsphần thành công đến hoạt động đãi khách: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ…)+ Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo( xác định rõ mục đích của chuyến đi ; cung