THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 2 1.1. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 2 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 2 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 1.1.2.1. Chức năng của công ty 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 1.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý 5 1.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 6 1.1.4. Đặc điểm sảm xuất kinh doanh tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 8 1.1.4.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 8 1.1.4.2. Đặc điểm về nguồn lao động trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình……… 10 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 12 1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 12 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng công ty 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH 19 2.1 Vận dụng kiến thức về giao tiếp vào giải quyết tình huống thực tế tại công ty 19 2.1.1. Nghiệp vụ tổ chức một ngày làm việc. 19 2.1.2. Các công cụ hoạch định 22 2.2.Tìm hiểu vị trí , chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng tại công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 22 2.2.1. Khái niệm về thư kí văn phòng 22 2.2.2. Vị trí của thư kí văn phòng 22 2.2.2.1. Thư ký văn phòng là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan 22 2.2.2.2. Thư ký văn phòng là người góp phần đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ , chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và lãnh đạo 22 2.2.2.3. Thư kí văn phòng là người đảm bảo sự liên tục và sự thông suốt trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo 23 2.2.2.4.Thư kí văn phòng là người trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo………………………………………………………………………… 23 2.2.3. Chức năng của thư ký văn phòng 23 2.2.3.1. Chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin 23 2.2.3.2. Chức năng tổ chức các nghiệp vụ hành chính 23 2.2.4. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 24 2.2.4.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân 24 2.2.4.2. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư 24 2.2.4.3. Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc 25 2.2.4.4. Nhiệm vụ khác 25 2.3. Tìm hiểu một số nghiệp vụ cơ bản của người thư ký văn phòng 26 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 26 2.3.1.1. Thu thập thông tin 26 2.3.1.2. Xử lý thông tin 26 2.3.1.3. Cung cấp thông tin 26 2.3.2. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 27 2.3.2.1. Các hình thức hội họp cơ quan tổ chức 27 2.3.2.2. Thực trạng công tác tổ chức 28 2.3.3. Nghiệp vụ giao tiếp, ứng xử 31 2.3.3.1. Hình thức giao tiếp 31 2.3.3.2. Đối tượng giao tiếp 31 2.3.3.3. Một số kỹ năng giải quyết các tình huống giao tiếp cụ thể tại cơ quan 32 2.3.4. Nghiệp vụ tiếp khách 33 2.4. Nghiên cứu , xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 35 2.4.1. Xây dựng lịch công tác tuần cho lãnh đạo 35 2.4.2. Xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan 36 2.5. Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khác trong công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình 36 2.5.1. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 36 2.5.2. Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi 37 2.5.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 37 2.5.2.2. Quy trình quản lý văn bản đến 38 2.5.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi 41 2.5.3. Sắp xếp và quản lý văn bản lưu 42 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH. 44 3.1. Nhận xét 44 3.1.1. Ưu điểm 44 3.1.2. Nhược điểm 45 3.2. Kiến nghị đề xuất 46 KẾT LUẬN 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ CẦN VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TK TKVP HĐND CBCNV VB VBLT VBPL GĐ Sinh viên: Trần Thị Nhung NGHĨA TIẾNG VIỆT TK: Thư ký TKVP: Thư ký văn phòng HĐND: Hội đồng nhân dân CBCNV: Cán công nhân viên VB: Văn VBLT: Văn lưu trữ VBPL: Văn pháp luật GĐ: Giám đốc Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC BẲNG BIỂU, HÌNH VẼ STT STT DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Báo cáo kết kinh doanh công ty cổ phần vật tư Bảng 1.2: Bảng phân tích cấu lao động theo tiêu Bảng 2.1 Kế hoạch tuần (phụ lục 1) Bảng 2.2 Thống kê họp tổ chức công ty giai đoạn 2015-2016 công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình Bảng 2.3 Nội dung sổ đăng ký văn đến ( phụ lục 4) Bảng 2.4 Mẫu sổ đăng ký văn ( phụ lục 5) DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành - Tổng hợp công ty Sơ đồ 2.1 Tổ chức hội nghị cơng ty cổ phần vật tư Ninh Bình( phụ lục 2) Sơ đồ 2.2 Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo( phụ lục 2) Sinh viên: Trần Thị Nhung TRANG 10 13 57 33 60 60 TRANG 15 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn tới tồn thể cán cơng nhân viên công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian tơi thực tế văn phòng Ngoài cho em cảm ơn tất chuyên viên công tác nơi kiến tập em làm việc hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn Và cáo không hồn thành tốt khơng có giúp đỡ thầy khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tụy truyền dạy kiến thức cho trong thời gian qua để hồn thành q trình thực tế Với thời gian thực tế ngắn nhờ giúp đỡ giảng viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Em bước đầu thực hành công tác văn phòng cơng việc đơn giản soạn thảo, in ấn, chép, xếp tài liệu Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng cơng tác văn phòng Qua trình tự học hỏi thân giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn, nghiệp vụ, tác phong làm việc kỹ giao tiếp nơi công sở cá nhân em cải thiện nhiều – kết lớn mà tơi đạt được.Vì lần em tập làm nhân viên văn phòng nên nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức hạn chế nên khn khổ báo cáo kiến tập không tránh khỏi hạn chế, sai sót Một lần cho phép em xin cảm ơn giáo viên hướng dẫn nhà trường, Cán hướng dẫn văn phòng cơng ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình tạo điều kiện, giúp đỡ để hoàn thành tốt báo cáo Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 SINH VIÊN Trần Thị Nhung Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỞ ĐẦU Chúng ta sống thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức cập nhật tính theo giây Vì thơng tin có vai trò quan trọng có quan hệ sống tổ chức, LêNin khẳng định “ Khơng có thơng tin khơng có thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học kỹ thuật sản xuất” Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt khơng muốn nói hoạt động văn phòng hoạt động quan trọng tổ chức đơn vị Cơng tác văn phòng thực tốt tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị, đồng thời giúp cho hoạt động quan trì liên tục kiểm sốt chặt chẽ Bên cạnh tổ chức cơng tác văn phòng khoa học có ý nghĩa xây dựng quy chế khuyến khích người lao động tham gia hoạt động cho hợp lý, góp phần nâng cao xuất lao động đơn vị Thời gian vừa qua trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên thực tập tìm hiểu thực tế quan với mục đích " học đơi với hành" Dưới phần báo cáo tổng kết q trình thực tập em Văn phòng cơng ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Những nội dung mà em tiến hành nghiên cứu khảo sát: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, văn phòng( phòng hành chính); nhiệm vụ cán phụ trách văn phòng , chuyên viên văn phòng - Vận dụng kiến thức giao tiếp vào giải tình thực tế cơng ty - Tìm hiểu số nhiệm vụ người thư ký văn phòng cơng ty - Tham gia thực nghiệp vụ: Tổ chức hội họp, tổ chức thu thập cung cấp thông tin, tổ chức chiêu đãi- tiếp khách… - Nghiên cứu, xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác quan - Thực nhiệm vụ văn phòng khác cơng ty Qua cho em gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến tồn thể cán cơng ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình , thầy Khoa Quản Trị Văn Phòng Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp Em kính mong thầy giáo bạn có ý kiến đóng góp để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện đầy đủ Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 SINH VIÊN Trần Thị Nhung Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH I.1 Giới thiệu khái quát công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình I.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình - Tên cơng ty : CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH Tên giao dịch: NINH BINH TRAFFIC SUPPLIES JOINT STOCK COMPANY Mã số thuế: 0106198342 Địa chỉ: Số 21 ngõ 172 đường Xuân Đỉnh, Phường Xuân Đỉnh, Quận Bắc Từ - Liêm, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật: Tạ Nguyễn Kim Hoàn Ngày cấp giấy phép: 06/06/2013 Ngày hoạt động: 04/06/2013 (Đã hoạt động năm) Điện thoại: 0987987991 Công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình ban đầu thành lập công ty thành viên sáng lập năm 2013 Xuất phát từ doanh nghiệp sản xuất nhỏ, khả sản xuất kinh doanh cơng ty mà cơng ty ngày tạo nhiều uy tín khơng thị trường nước mà vươn thị trường ngồi nước, cơng ty có quan hệ với 15 công ty kinh doanh nước giới Hoạt động công ty theo Luật doanh nghiệp quy định khác pháp luật Chính thức vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ 4/6/2013 kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hướng tới khẳng định môi trường cạnh tranh liệt với phương châm “ Chất lượng Nhật- Bảo hành Nhất”công ty tâm niệm hài lòng niềm tin khách hàng vào công ty thứ tài sản quý giá Với đội ngũ kỹ sư đào tạo chuyên ngành không ngừng nâng cao tay nghề thông qua khố đào tạo nhà sản xuất, cơng ty hy vọng tương lai gần Công ty trở thành đối tác truyền thống Quý khách hàng với tư cách nhà cung cấp thiết bị, vật liệu có giá hợp lý nhất, chất lượng tốt Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch vụ sau bán hàng hoàn hảo  Ngành nghề kinh doanh - C1030 - Chế biến bảo quản rau - C23990 - Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa phân vào - đâu C25920 - Gia cơng khí; xử lý tráng phủ kim loại C2599 - Sản xuất sản phẩm khác kim loại chưa phân vào đâu C28210 - Sản xuất máy nông nghiệp lâm nghiệp C28220 - Sản xuất máy công cụ máy tạo hình kim loại C28230 - Sản xuất máy luyện kim C2829 - Sản xuất máy chuyên dụng khác F41000 - Xây dựng nhà loại F4210 - Xây dựng công trình đường sắt đường F42200 - Xây dựng cơng trình cơng ích F42900 - Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác F43110 - Phá dỡ ; F43120 - Chuẩn bị mặt F43210 - Lắp đặt hệ thống điện F43290 - Lắp đặt hệ thống xây dựng khác F43300 - Hồn thiện cơng trình xây dựng G4511 - Bán bn tơ xe có động khác G45120 - Bán lẻ ô tô (loại 12 chỗ ngồi trở xuống); G4513 - Đại lý ô tơ xe có động khác G45200 - Bảo dưỡng, sửa chữa tơ xe có động khác G4610 - Đại lý, môi giới, đấu giá G4632 - Bán buôn thực phẩm G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình G46520 - Bán bn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thông G46530 - Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp G4659 - Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác G4661 - Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí sản phẩm liên quan (Ngành chính) G4663 - Bán bn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng G4669 - Bán buôn chuyên doanh khác chưa phân vào đâu H4931 - Vận tải hành khách đường nội thành, ngoại thành (trừ vận tải - xe buýt); H4933 - Vận tải hàng hóa đường I5510 - Dịch vụ lưu trú ngắn ngày I5610 - Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động I56210 - Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới ); - N7710 - Cho thuê xe có động - G4741 - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thông cửa hàng chuyên doanh Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - D3530 - Sản xuất, phân phối nước, nước nóng, điều hồ khơng khí sản xuất - nước đá N82990 - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác lại chưa phân vào đâu C1104 - Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng C13220 - Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục); C13230 - Sản xuất thảm, chăn đệm C13240 - Sản xuất loại dây bện lưới C1629 - Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ vật liệu tết bện C19100 - Sản xuất than cốc C2013 - Sản xuất plastic cao su tổng hợp dạng nguyên sinh N79110 - Đại lý du lịch N79120 - Điều hành tua du lịch N79200 - Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá tổ chức tua du lịch I.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty I.1.2.1 Chức công ty - Tiến hành việc sản xuất kinh doanh sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng - Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống vật chất cho cán công - nhân viên Công ty Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ mơi trường, giữ gìn trật tự an toàn xã hội Tuân thủ quy định pháp luật, sách Nhà nước I.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty - Xây dựng thực có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh dịchvụ - Doanh nghiệp tự tạo nguồn vốn, quản lý, khai thác sử dụng chúng cách hiệu - Tuân thủ sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất giao dịch - đối ngoại Thực đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng kinh tế có liên quan Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ đẩy mạnh hoạt động xuất - Đào tạo cán lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty - Làm tốt nghĩa vụ công tác xã hội khác I.1.3 Cơ cấu tổ chức I.1.3.1 Sơ đồ máy quản lý Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BAN GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC CHUN MƠN Phòng hành nhân Kho vận PHĨ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Phòng Kinh doanh PHĨ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH Phòng Phòng tài kế tốn Marketing (Nguồn: Phòng hành – nhân sự) Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập I.1.3.2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức nhiệm vụ phòng ban Ban Giám đốc: Là người lãnh đạo cao hoạt động Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước hoạt động kết SXKD Công ty; Tự chủ kế hoạch sản xuất tìm kiếm việc làm, tự chủ tài cho hoạt động sản xuất kinh doanh; Là người Quản lý, điều hành kiểm tra hoạt động Công ty theo kế hoạch xây dựng cấp phê duyệt; Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hợp đồng lao động theo phân cấp quản lý DN; Bảo đảm điều kiện an tồn lao động, vệ sinh mơi trường, nâng cao trình độ tiến kỹ thuật cho người lao động Phó Giám đốc: Các Phó Giám đốc Công ty người giúp việc cho Giám đốc, Giám đốc ủy quyền, chịu trách nhiệm số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc công việc phân cơngPhó giám đốc chun mơn: phụ trách chun mơn tình hình nghiên cứu sản phẩm dược phẩm trì sản phẩm có cơng ty Tham mưu cho cơng ty tình hình biến động dược phẩm nước, đưa chiến lược phát triển sản phẩm cơng ty Bên cạnh quản lý nhân viên quyền Định kế hoạch cho nhân viên - Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch ngắn hạn dài hạn công ty Trên sở kế hoạch phòng xây dựng kế hoạch tổng thể bao gồm: sản xuất kinh doanh, tài chính, lao động, xây dựng đầu tư, kế hoạch liên quan đến hoạt động công ty Dự báo thường xuyên cung cầu, giá thị trường dược phẩm phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh Bên cạnh cân đối lực lượng hàng hóa có kế hoạch điều hòa hợp lý sản xuất lưu thơng góp phần bình ổn thị trường đạt hiệu kinh doanh công ty, tổ chức quản lý thông tin kinh tế, báo cáo thống kê để tổng hợp báo cáo thường xuyên theo định kỳ lên giám đốc báo cáo đột xuất giám đốc có u cầu Ngồi ra, phải đảm bảo thông tin kinh tế người khơng có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động kinh doanh cơng ty - Phó giám đốc tài chính: Phân tích cấu trúc quản lý rủi ro tài chính; theo dõi lợi nhuận chi phí, điều phối, củng cố đánh giá liệu tài chính, chuẩn bị báo cáo đặc biệt; thiết lập tình hình tài cách triển khai áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh báo cáo tài chính; quản lý nhân viên; phân tích đầu tư quản lý danh mục (nếu có); thiết lập trì quan hệ với ngân hàng quan hữu quan; theo sát đảm bảo chiến lược tài đặt Sinh viên: Trần Thị Nhung 10 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - dụng đem nhà TKVP có trách nhiệm bảo quản, không làm biến dạng dấu, phải báo - cáo cho lãnh đạo Không đóng dấu khống, đóng vào văn khơng hợp lệ Dấu sử dụng mầu mực, đường nét rõ rànG Đối với văn có phụ lục văn dự thảo đóng dấu treo Dấu đóng rõ nét nên văn chùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Đối với quy định TK nghiêm chỉnh thực theo nội quy không để xẩy sai sót nội quy viết thành văn hưỡng dấn cho phòng ban khác trường hợp tiếp nhận văn không hợp lệ, sai quy cách văn khơng đóng dấu nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân chỉnh sửa lại văn cho thể thức, quyề hạn trách nhiệm phòng ban, cá nhân Cơng ty quy định rõ nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn việc quản lý sử dụng dấu trước công ty pháp luật Với quy định nâng cao ý thức, trách nhiệm nhân viên tài sản pháp lý công ty 2.5.2 Công tác quản lý văn đến, văn 2.5.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Hình thức văn hành thuộc thẩm quyền ban hành cơng ty đơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thơng báo, Cơng văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời số văn khác có liên quan đến q trình điều hành, thực cơng ty quan, đơn vị • Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn thực theo bước quy trình soạn thảo văn quy định Điều quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ công ty Cụ thể: - Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật tuân thủ thực theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn - Việc soạn thảo văn khác đơn vị cán bộ, công chức giao soạn thảo văn thực công việc Đối với việc duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt; Sinh viên: Trần Thị Nhung 40 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kiểm tra văn trước ban hành; Ký văn bản; Bản văn tuân thủ theo Điều 8, 9,10 11 Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ 2.5.2.2 Quy trình quản lý văn đến • Văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng – văn điện tử, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, đơn vị Tất văn đến công ty quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Bước 1: kiểm tra sơ Mục đích : xem có văn gửi cho quan khơng, số lượng bì văn có đủ khơng, kiểm tra phong bì văn có ngun vẹn khơng, có dấu hiệu bị bóc rách, bị văn bên hay không Nếu có phải lập biên gửi đến người có trách nhiệm Bước 2: Phân loại sơ Sau nhận đủ số lượng văn gửi cho quan, cán văn thư phân loại văn nhận thành loại : loại ký vào sổ, loại không đăng ký vào sổ Loại văn phải đăng ký tất văn gửi cho quan, thủ trưởng quan, cho người có chức vụ lãnh đạo quan Loại văn khơng phải đăng ký : sách, báo, tạp chí, thư riêng Bước : Bóc bì văn • Ngun tắc - Những phong bì có dấu hiệu khẩn phải bóc sau nhận - Khi bóc bì văn khơng làm rách văn bên trong, không làm phần số, ký hiệu văn ghi phần phong bì - Khơng làm đấu bưu điên ghi - Đối với văn thường sau phân loại văn tiến hành bóc bì, lấy văn thật nhẹ nhàng không làm rách văn - Đối chiếu số, ký hiệu văn ghi ngồi phong bì với phần số ký hiệu ghi văn xem có khớp khơng - Nếu văn gửi khơng phải gửi lại cho quan gửi văn - Nếu có phiếu gửi sau nhân văn phải ký xác nhân dóng dấu lên phiếu gửi Sinh viên: Trần Thị Nhung 41 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trả lại phiếu cho quan gửi văn - Đối với văn có ngày tháng ghi văn nhận xa nên giữ lại phong bì - Đối với văn mật sau bóc bì ngồi thấy đấu hiệu văn mật có hai trường hợp : Nếu trực tiếp người văn thư thủ trưởng phân cơng bóc đăng ký văn mật bóc văn bình thường Nếu thủ trưởng qn khơng phân cơng bóc bì đăng ký văn mật phải chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký vào sổ • Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến Mục đích: xác nhận văn qua văn thư ghi nhận ngày tháng đến quan Dấu đến đóng vào góc phải (phần lề văn ), phần số ký hiệu Cơng văn : dấu đến đóng bên phần trích yếu văn • Trình thủ trưởng người phụ trách xem xét Thủ trưởng người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối văn đến Những văn có dấu hoả tốc, thượng khẩn, khẩn phải xếp vị trí đầu tập văn đến • Đăng ký, vào sổ văn đến - Mục đích: Nắm số lượng văn đến quan, nắm nội dung văn biết đối tượng giải văn bản, từ dễ dàng kiểm tra văn - giải mức độ giải đến đâu Nguyên tắc: văn đăng ký lần tránh trùng lặp.Văn đến - phải vào sổ ngày nhận Hình thức đăng ký : sổ, máy tính, đăng ký văn đến số ghi chép thông tin cần thiết văn vào cột, mục sổ đăng ký Bảng 2.3 Nội dung sổ đăng ký văn đến ( phụ lục 4) • Phân phối chuyển giao văn đến  Yêu cầu : - Văn phải chuyển giao trực tiếp cho đơn vị cá nhân người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối khơng nhờ đơn vị người khác nhận hộ - Văn đến ngày phải chuyển giao phân phối ngày Trình xin ý kiến phân phối văn : sau bóc bì đóng dấu lên văn bản, cán văn thư đăng ký phần văn vào sổ trình tất văn giấy tờ nhận cho chánh văn phòng trình lên thủ trưởng quan đề nghị xin ý kiến phân phối văn  Chuyển giao văn đến Sinh viên: Trần Thị Nhung 42 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Sau có ý kiến phân phối văn thủ trưởng quan phải chuyên đến tận tay người có trách nhiệm giải - Văn có dấu mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm 30 phút hành - Trước chuyển giao văn đến người giải quyêt, văn thư phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn quan • Tổ chức giải văn đến theo dõi giải văn đến quan  Đối với văn thường : nội dung công việc nêu văn thuộc phạm vi trách nhiệm đơn vị, cá nhân đơn vị cá nhân trực tiếp giải - Tất văn đến quan phải xem xét giải nhanh đặc biệt văn khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải nhận văn - Đối với văn gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo có ý kiến lãnh đạo ghi lề khơng đóng dấu lề văn soạn thảo văn để trả lời dựa ý kiến đạo lãnh đạo - Những văn có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại hồ sơ công việc cán thừa hành chuyên môn - Chỉ lãnh đạo có quyền ghi ý kiến lề văn ý kiến đề xuất cán điều hành ghi tờ khác - Các đơn vị quan không tự ý ghi ý kiến riêng lên văn , khơng gạch chân dòng văn đến ,những văn Những văn đến đề cập tới vấn đề quan trọng : chương trình kế hoạch phải thủ trưởng thủ phó quan giải - Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải vấn đề cán thừa hành phải trình tất văn có liên quan tới văn nhận  Đối với văn mật - Chỉ phổ biến vấn đề bí mật phạm vi người có trách nhiệm - Khơng mang văn mật, lài liệu mật nhà riêng công tác văn khơng liên quan đến chuyến công tác Khi cần thiết phải đem văn mật nhà cơng tác phải đồng ý thủ trưởng quan công tác không nhờ người khác giữ hộ khơng để nơi khơng an tồn - Khơng chụp ghi chép bí mật văn - Khơng trao đổi điều bí mật văn điêu kiện không đảm bảo an toàn  Theo dõi kiểm tra giải văn đến Sinh viên: Trần Thị Nhung 43 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thủ trưởng quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn so sánh với quy định, chế độ sách Đảng nhà nước - Người phụ trách cơng tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối tiến độ chuyển giao văn 2.5.2.3 Quy trình quản lý văn • Văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn trao đổi với quan, tổ chức, cá nhân nước (kể văn bản, văn nội văn mật) huyện phát hành Văn công ty phát hành quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng, năm - văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) Lưu văn • Đăng ký văn - Ghi chép số thông tin cần thiết văn phương tiên đăng ký nhằm quản lý chặt chẽ văn - Trước đăng ký văn vào sổ, văn thư phải hoàn thiện thủ tục phát hành + Ghi số lên văn : số đăng ký văn năm kể từ ngày đầu năm + Những quan hoạt động theo nhiệm kỳ lấy số văn theo nhiệm kỳ + Tất văn đăng ký tập chung văn thư quan để lấy số chung theo hệ thống số quan, không lấy số riêng theo đơn vị tổ chức thảo văn - Ghi ngày tháng lên văn : ngày tháng ghi văn ngày văn đăng ký vào phương tiện:sổ, máy tính, ngày tháng ghi văn ngày tháng ghi phương tiên đăng ký phải giống nhau, rõ ràng, xác - Đăng ký văn sổ Bảng 2.4 Mẫu sổ đăng ký văn ( phụ lục 5) - Với văn mật : giống mấu, thêm cột mức độ mật sau cột trích yếu • Chuyển giao văn  Ngun tắc: văn phải đăng ký chuyển ngày sau có chữ ký người có thẩm quyền dấu - Những văn có mức độ khẩn phải chuyển trước - Những văn có nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi gửi nơi nhận ghi văn  Những công việc cụ thể : Sinh viên: Trần Thị Nhung 44 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lựa chọn trình bầy phong bì tuỳ theo số lượng văn gửi nhiều hay ít, kích thước to hay nhỏ để chọn phong bì cho phù hợp - Gửi văn : văn ban hành nội quan phát hành phải đăng ký vào sổ yêu cầu người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Chuyển văn theo đường bưu điện, yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận đóng dấu vào cột mục sổ chuyển giao  Kiểm tra việc gửi - Thủ trưởng quan có trách nhiệm đạo việc kiểm tra văn từ ban hành văn đến trình gửi - Chánh văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức thủ tục, quy chế văn - Cá nhân người phụ trách đơn vị phải kiểm tra mặt nội dung xem xét hình thành xử lý văn đơn vị phụ trách - TK có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn quan cách dùng phiếu gửi qua đường bưu điện 2.5.3 Sắp xếp quản lý văn lưu - Bất cư quan ban hành văn lưu hai : lưu phân văn thư quan, lưu hồ sơ công việc cán chuyên môn - Cách xếp hồ sơ lưu văn thư: văn đăng ký chung đánh số tổng hợp cần dựa vào sổ thời gian ban hành văn để thực việc xếp - Bảo quản phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn TK quan phải xếp tập lưu văn theo năm theo nhiệm kỳ nên giá tủ quan, có trách nhiệm bảo quản văn lưu đến nộp lưu trữ TKVP phải có trách nhiệm cho việc nghiên cứu sử dụng tra tìm văn lưu công ty Sinh viên: Trần Thị Nhung 45 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NINH BÌNH Qua đợt thực tập cơng ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình em có điều kiện củng cố , trau dồi kiến thức học, vận dụng kiến thức vào thực tiễn, đồng thời lũy thêm kinh nghiệm thực tế Với mong muốn góp phần đưa cơng tác thư ký văn phòng cơng tác văn thư-lưu trữ cơng ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình nói riêng nước nói chung ngày vào quy củ hơn, em xin mạnh dạn vài nhận xét kiến nghị sau: 3.1 Nhận xét Công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình doanh nghiệp phát triển mạnh Do chức đặc thù riêng ngành in ấn, điều kiện thự tế tương lai phát triển.Từ thúc đẩy nhiều lĩnh vực khác phát triển kéo theo, để đáp ứng cho phát triển người thư ký có vai trò quan trọng cơng tác thư ký văn phòng khơng thể thiếu cơng ty, xí nghiệp Cùng với tác động kinh tế thị trường doanh nghiệp lớn nhỏ đời nhiều cá doanh nghiệp nhỏ đời nhiều ngành thư ký ngày chiến vị hệ thống văn phòng Đồng thời trình trao đổi thể thức văn , cơng tác Văn thư- lưu trữ Vì vậy, từ ban đầu cơng tác Thư ký văn phòng văn thư- lưu trữ cần phải quan tâm mức kịp thời 3.1.1 Ưu điểm Mặc dù công ty cổ phần vật tư gio thơng Ninh Bình thành lập năm ….nhưng nhìn chung cơng tác thư ký văn phòng cơng tác văn thư –lưu trữ tương đối đồng hồn thiện, là: • Cơng tác thư kí văn phòng cơng tác văn thư Với trình độ chun mơn kinh nghiệm, với tinh thần trách nhiệm cao công việc, Ban lãnh đạo chuyên viên công ty có sách đặc biệt ưu đãi cơng tác thư kí văn phòng cơng tac văn thư Đã thay đổi hồn tồn cách nhìn xã hội nghề thư kí Còn cơng tác văn thư vận dụng linh hoạt cách nhìn xã hội nghề thư kí Còn cơng tác văn thư vận dụng linh hoạt Quyết định nhà nước chế công ty thực tế công việc Với cách nhìn nhận ban lãnh đọa cơng tác thưu kí văn phòng cơng tác văn thư Sinh viên: Trần Thị Nhung 46 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mang lại hiệu lớn công ty Hàng ngày cán làm công tác văn phòng giải lượng cơng việc cơng văn giấy tờ khoa học, xác, kịp thời văn bản, đáp ứng tốc độ phát triển công ty Ngồi cơng tác thưu kí cơng tác văn thư –lưu trữ coogn ty trang bị đầy đủ thiết bị đại , đáp ứng nhu cầu trao đổi thể thức nhanh như: máy Fax, gửi thư qua email… Hơn công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có nhiêu kinh nghiệm nên việc giải công việc thuận lợi nhanh chóng • Cơng tác lưu trữ: Cùng với cơng tác thư kí văn phòng cơng tác văn thư, công tác lưu trữ tạo đà để phát triển Mặc dù công tác lưu trữ công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình bước đầu hình thành , có văn đạo kịp thời lãnh đạo công ty nên văn tài liệu cá đơn vị nộp đầy đủ vào kho lưu trữ quan để quản lý, bảo quản phục vụ tra cứu Hiện công ty đưa vào kho quản lý, chỉnh lý để phục vụ nghiên cứu sử dụng tới gần 500 vặp tài liệu - Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ công ty tiến hành đồng Vì với - số lượng tài liệu 500 tài liệu Công tác lưu trữ công ty cổ phần vật tư giao thông Ninh Bình bước đầu củng cố, việc tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ cán cơng ty có hiệu , đáp ứng nhu cầu giải công việc nhanh - chóng , xác Hơn cơng tác văn phòng cơng ty ln ln quan tâm kịp thời đầy đủ vật chất tinh thần 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt mạnh, ưu điểm cơng tác thưu ký văn phòng công tác văn thư –lưu trữ công ty cổ phần vận tải giao thơng Ninh Bình có mặt yếu, khó khắn tồn tại: - Việc bố trí văn phòng có phần chưa hợp lý Vì q trình hoạt động giải - cơng việc có nhiều đối tượng vào, tính đảm bảo bí mật bị hạn chế Cơng tác thư kí văn phòng có vấn đề thực tế chưa giải nên nhiều lúc mang lại hậu không mong muốn Sinh viên: Trần Thị Nhung 47 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các loại sổ sách việc đăng kí văn đi, đến dùng chung cho việc điều - kiện sổ chuyển giao gây cho công tác văn thưu có phần khơng rõ ràng Tài liệu rời lẻ nhiều, chưa cán trực tiếp làm công tác công văn giấy tờ, xếp , lập hồ sơ hồn chỉnh nên gây khó khắn cho viêc chỉnh - lý, lực lượng cán lưu trữ ít, có chun viên Các trang thiết bị dùng công tác lưu trữ thiếu như: dụng cụ đo độ ẩm Việc thống kê tài liệu lưu trữ chưa có mẫu sổ quy định công ty hay áp dụng quy định nhà nước àm cán lưu trữ quản lý kho sổ 3.2 - nhập liệu Kiến nghị đề xuất Trước tiên phải phát huy mạnh ưu điểm sở mà cơng ty - có sau này: Đầu tư bổ sung trang thiết bị thiếu văn phòng để phục vụ tốt - cho công việc Cần tiến hành tổ hội nghị tổng kết tồn cơng ty cơng tác văn thư-lưu trữ tồn cơng ty để tư , giúp cán , nhận viên công ty thấy vai trò cơng tác thư kí văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ q tình hoạt động cơng ty Từ đưa văn đạo đắn - công tác văn thư- lưu trữ Hoàn thiện mẫu văn , gấy tờ , tài liệu nghiệp vụ khác tác động đến - hiệu công việc công ty Đồng thời thay đổi cách nhìn nhận cơng tác thư kí văn phòng cơng tác văn thư-lưu trữ Hiện nay, cơng ty chưa có cán văn thư-lưu trữ riêng mà với tốc độ phát triển khối lượng công việc tầm quan trọng công tác văn thưlưu trữ mà với tôc độ phát triển khối công việc tầm quan trọng phải có cán văn thư- lưu trữ riêng KẾT LUẬN Cơng tác Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng nghiệp vụ cần thiết, qua trọng Sinh viên: Trần Thị Nhung 48 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp công ty Công ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sại sót xẩy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Thời gian thực tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân em, giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua em học hỏi kinh nghiệm có thực tế, em nhìn nhận cơng tác văn phòng bao qt, tồn diện hơn, học hỏi kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Thời gian thực tập giúp thân em mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan Lý thuyết mà em học phần công việc, sau trường mà em phải làm thực tế, thực tế mời định trình độ học vấn chun mơn nghiệp vụ em có áp dụng điều học vào thực tế hay không Qua lần kiến tập em hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm nhà nước quan cơng tác văn phòng, hiểu thêm điều thú vị cơng việc chun mơn sau này, nhờ mà em cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp “Báo cáo thực tập” kết em thực tế, có nhiều cố gắng không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quý quan thầy giúp em bảo góp ý, nhận xét để “Báo cáo thực tập” em hoàn thiện Một lần em xin chân thành cám ơn thấy cô giáo khoa, trung tâm trường Đại học Nội vụ Hà Nội và cán ban lãnh đạo xã, đặc biệt cán văn phòng tạo điều kiện để em hoàn thành đợt kiến tập lần Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 Sinh viên thực tập Trần Thị Nhung Sinh viên: Trần Thị Nhung 49 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất thống kê) 2.Tài liệu môn học Quản trị văn phòng – Ths Trần Thị Ngà 3.Nghiệp vụ hành văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri 4.Một số khóa luận khác đề tài 5.Các tài liệu cơng ty cổ phần vật tư Ninh Bình Sinh viên: Trần Thị Nhung 50 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Bảng 2.1 Lập kế hoạch tuần cho thủ trưởng công ty Thứ Sáng Chiều 8h-9h 9h-11h 8h-9h30’ 9h30’11h 8h-11h 8h-11h 8h-11h Họp bàn giao đầu tuần Làm việc quan Họp bàn vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm Kiểm tra xưởng sản xuất Đi ký hợp đồng với công ty Hà Nội Xuống xưởng kiểm tra tinh độ sản xuất Dự tiệc chiêu đãi 8h-11h Làm việc quan Sinh viên: Trần Thị Nhung 13h3017h Ghi Đánh giá tiến độ công việc năm qua 13h3017h Gặp khách hàng 13h3017h 13h3017h 13h3017h 13h3016h 16h-17h Làm việc quan Gặp khách hàng Làm việc quan Làm việc quan Họp bàn giao cuối tuần Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ 2.1 Tổ chức Hội nghị công ty cổ phần vật tư Ninh Bình Lập kế hoạch hội nghị Trình ban giám đốc Tổ chức hội nghị Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu Đọc diễn văn khai mạc giới thiệu đại biểu Đọc chương trình báo cáo Chủ tịch lên phát biểu Kết luận Kết thúc hội nghị Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ 2.2 Quy trình tổ chức chuyến cơng tác lãnh đạo Quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo Lập kế hoạch -Mục đích, nội dung thành phần , địa điểm, thời gian - Tài liệu, tư liệu - Kinh phí, phương tiện , giấy tơ khác Chuẩn bị tổ chức chuyến Tổ chức chuyến công tác -Liên hệ vơi nơi tiêp nhận công tác -Ghi nhật ký công tác - Chuẩn bị nội dung công tác - Chuẩn bị quà - Chuẩn bị tư liệu , tài liệu - Chuẩn bị giấy tờ, kinh phí Sinh viên: Trần Thị Nhung Những công việc khác -Giúp thủ trưởng giải vấn đề liên quan đến tổ chức chuyến - Thu thập tài liệu liên quan đến chuyến - Trình nhật kí cơng tác Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Bảng 2.3 Nội dung sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số Cơ quan đến gửi vb đến Số ký Ngày hiệu tháng vb vb trích Lưu Nơi kí Ghi yếu hồ sơ nhận nhận Cty cổ phần 25/0 vật tư giao thông Ninh 02vn Phòng 20/01 Hành Bình Nguồn : Phòng hành tổng hợp cơng ty Phụ lục Bảng 2.4 Mẫu sổ đăng ký văn Mẫu sổ : ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày Số/ký hiệu trích tháng vb 5/02 vb 12 yếu Nơi nhận Nơi giữ vb Ghi vb vb lưu Cty Hà Nội Văn phòng cty Nguồn: Phòng hành tổng hợp cơng ty Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A ... muốn đổi cần Sinh viên: Trần Thị Nhung 21 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có kiến thức nhân cách Sinh viên: Trần Thị Nhung 22 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng... thiện đầy đủ Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 SINH VIÊN Trần Thị Nhung Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội... kiện, giúp đỡ để hồn thành tốt báo cáo Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 SINH VIÊN Trần Thị Nhung Sinh viên: Trần Thị Nhung Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội