NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 3 I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 3 1. Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay 5 II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ. 6 1.2 Cơ cấu tổ chức 7 2. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp 8 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH. 14 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 14 1.1 Đối với công việc Tiếp khách. 14 1.2 Đối với hoạt động đãi khách 15 1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 15 1.4 Tổ chức hội họp 15 1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 16 2. Khảo sát về công tác văn thư. 16 PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 18 CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN 18 I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH 18 II. HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH 20 CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 22 I. VAI TRÒ 22 1. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 22 1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ một số yêu cầu: 22 1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: 23 1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần 23 II. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ 23 CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN 25 I. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 25 1. Lập kế hoạch Hội nghị 25 2. Chuẩn bị hội nghị 26 3. Chuẩn bị địa điểm của hội nghị 28 4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 28 5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 28 II. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 29 1. Đón đại biểu 29 2. Điểm danh đại biểu 29 3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 29 4. Ghi biên bản hội nghị 29 III. NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ 30 1. Các công việc phải làm sau khi hội nghị kết thúc 30 2. Ưu điểm, nhược điểm khi tổ chức hội nghị 30 CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 32 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 32 II. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI) 32 CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 36 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 36 II. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 37 CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN 39 I. KỸ NĂNG LẮNG NGHE 39 1. Đối với cấp trên 39 2. Đối với công việc. 40 3. Đối với khách đến công ty 40 II. KỸ NĂNG NÓI 40 III. KỸ NĂNG ĐỌC 41 IV. KỸ NĂNG VIẾT 41 V. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 42 VI. NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ 43 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG 44 1. Ưu điểm: 44 2. Hạn chế: 45 II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 46 III. KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 3

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 3

1 Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay 5

II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP .6 1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ 6

1.2 Cơ cấu tổ chức 7

2 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp 8

III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 14

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 14

1.1 Đối với công việc Tiếp khách 14

1.2 Đối với hoạt động đãi khách 15

1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 15

1.4 Tổ chức hội họp 15

1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 16

2 Khảo sát về công tác văn thư 16

PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 18

CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN 18 I HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH 18

II HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH 20

CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 22

I VAI TRÒ 22

1 Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 22

1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ một số yêu cầu: 22

1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: 23

1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần 23

II ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ 23

CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN 25

I NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 25

1 Lập kế hoạch Hội nghị 25

2 Chuẩn bị hội nghị 26

3 Chuẩn bị địa điểm của hội nghị 28

4 Chuẩn bị thời gian hội nghị 28

5 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 28

II TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 29

1 Đón đại biểu 29

2 Điểm danh đại biểu 29

3 Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 29

4 Ghi biên bản hội nghị 29

III NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ 30

1 Các công việc phải làm sau khi hội nghị kết thúc 30

2 Ưu điểm, nhược điểm khi tổ chức hội nghị 30

CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 32

I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 32

II THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

CỦA LÃNH ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI) 32

CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 36

I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 36

II TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 37

CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN 39

I KỸ NĂNG LẮNG NGHE 39

1 Đối với cấp trên 39

2 Đối với công việc 40

3 Đối với khách đến công ty 40

II KỸ NĂNG NÓI 40

III KỸ NĂNG ĐỌC 41

IV KỸ NĂNG VIẾT 41

V KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 42

VI NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ 43

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44

I ĐÁNH GIÁ CHUNG 44

1 Ưu điểm: 44

2 Hạn chế: 45

II ĐỀ XUẤT - GIẢI PHÁP 46

III KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có một thếđứng vững chắc như ngày nay khốc liệt hơn bao giờ hết Mỗi ngành nghề đều có

xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so vớicác đối thủ cạnh tranh Hòa nhịp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới, ViệtNam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹđạo phát triển Thời đại Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tếtri thức nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngànhnghề ra đời Để thực tế hóa điều này, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở rộngđào tạo một số nghề có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, trong đó có nghềThư ký văn phòng

Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng và cơ quan thì việc đổimới và nâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việccải thiện hiệu suất lao động Để làm được điều nay thì việc hoàn thiện các kỹnăng cho người Thư ký là hết sức quan trọng Theo đó người Thư ký càng có cơhội khẳng định trong công việc Thực tế công việc cho thấy trong bất cứ một cơquan hay doanh nghiệp Nhà nước nào thì thư ký cũng đóng một vị trí, vai tròquan trọng trong việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo

Để lý thuyết không xa rời với thực tiễn nhà trường đã tổ chức cho sinh viên

đi thực tập tại các cơ quan hành chính, doanh nghiệp để vận dụng những gì đãhọc vào làm việc thực tế Đây là một giai đoạn quan trọng, là nền tảng cho cán

bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc Sản phầm để đánh giá quátrình thực tập là báo cáo tổng hợp lại những gì quan sát được và làm được Đây

là khoảng thời gian sinh viên được cọ sát thực tế trước khi đi làm việc thực sự.Bản thân em cũng đã học được rất nhiều điều khi được thực tập tại Công ty cổphần Vật tư giao thông Ninh Bình Qua đợt thực tập này, em đã tích lũy chomình được những kiến thức cũng như kinh nghiệm, nó sẽ là hành trang giúp emtrong công việc và cuộc sống sau này

em trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc thực tế với thời gian, khả năng nghiêncứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bản thân em không thể tránh khỏinhững thiếu xót Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê học hỏi, emrất mong nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của quý công ty và quý thầy cô

để em có thể học hỏi và rút kinh nghiệm cho công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên Nguyễn Thị Hiền

PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ

GIAO THÔNG NINH BÌNH

I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH

1 Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình

Công ty cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình là một công ty thuộc loại hìnhdoanh nghiệp vừa và nhỏ, thành lập và hoạt động theo hình thức công ty cổphần

Tên công ty: Công ty Cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình

Tên giao dịch: NINH BINH TRAFFIC SUPPLIES JOINT STOCK COMPANY

Trụ sở chính: Số 21 ngõ 172 đường Xuân Đỉnh - Phường Xuân Đỉnh - Quận Bắc

Và cho đến nay, công ty đã trở thành một thương hiệu lớn mạnh có chỗ đứngtrên thị trường đặc biệt là khẳng định được vị thế của mình ở các thị trường màcông ty hướng tới như Mỹ, EU

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay

Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan

Chế biến và bảo quản rau quả

Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa được phân vàođâu

Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại

Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu

Sản xuất máy nông nghiệp và lâm nghiệp

Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại

Sản xuất máy luyện kim

Sản xuất máy chuyên dụng khác

Xây dựng nhà các loại

Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

Xây dựng công trình công ích

Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

Phá dỡ

Chuẩn bị mặt bằng

Lắp đặt hệ thống điện

Lắp đặt hệ thống xây dựng khác

Hoàn thiện công trình xây dựng

Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác

Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống)

Đại lý ô tô và xe có động cơ khác

Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác

Đại lý, môi giới, đấu giá

Bán buôn thực phẩm

Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp

Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu

Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe buýt);

Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

Dịch vụ lưu trú ngắn ngày

Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động

Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới );

Cho thuê xe có động cơ

Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh

Sản xuất, phân phối hơi nước, nước nóng, điều hoà không khí và sản xuất nước đá

Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu

Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng

Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục);

Sản xuất thảm, chăn đệm

Sản xuất các loại dây bện và lưới

Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ và vật liệu tết bện

Sản xuất than cốc

Sản xuất plastic và cao su tổng hợp dạng nguyên sinh

Đại lý du lịch

Điều hành tua du lịch

Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch

II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp

1.1 Chức năng, nhiệm vụ.

- Tham mưu cho Gíam đốc Công ty về công tác: Tổ chức lao động, quy

hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quychế khác trong nội bộ công ty

- Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất trìnhGíam đốc xét duyệt vê công tác sắp xếp, bố trí tổ chức lao động, bổ nhiệm, miễn

nhiệm cán bộ, sử dụng cán bộ (theo phân cấp), lập kế hoạch bảo hộ lao độngđảm bảo kịp thời có chất lượng.

- Trực tiếp tham mưu cho Gíam đốc công ty về thực hiện giải quyết các chế

độ chính sách có liên quan đến người lao động, chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau,thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức hưu trí, tử tuất),chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, chế độ nâng lương, nâng bậc hàng năm,khen thưởng, kỷ luật đúng chế độ chính sách của nhà nước quy định

- Trực tiếp quản lý hồ sơ lý lịch Cán bộ công nhân viên, sổ Bảo hiểm Xã hộicủa Cán bộ Công nhân viên- Lao động thuộc danh sách công ty quản lý đảm bảođúng nguyên tác quy định

- Hướng dẫn, kiểm tra công tác an toàn lao động, vệ sinh lo động, phòngchống cháy nổ tại các đơn vị, công trình và đề nghị xử lí các trường hợp viphạm Thực hiện tốt công tác y tế, vệ sinh môi trường, phòng chống bệnh dịch,theo dõi hồ sơ sức khỏe của từng cán bộ công nhân viên- lao động trong công ty

- Trực tiếp quản lý các con dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ, tiếpnhận các loại công văn, giấy tờ gửi đến phòng và chuyển kịp thời đến nơi đảmbảo bí mật và đúng nguyên tắc

- Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý các khu dân cư, quản lý nhân khẩu,quản lý và sử dụng điện năng trong phạm vi công ty

- Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản của công ty như: ô tô con, đồ dùng,dụng cụ, thiết bị văn phòng

- Thực hiện công tác thi đua tuyên truyền, khánh tiết, phục vụ các Hội nghị,Đại hội của công ty, những ngày nghỉ lễ, kỉ niệm của đất nước

- Công tác bảo vệ, quân sự, thanh tra pháp chế, phòng chống cháy nổ trongphạm vi toàn công ty

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao

- Lái xe: 01 người

- Bảo vệ, nhân viên phục vụ khác: 02 người

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng

2 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Theo quyết định của Công ty Cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình tôi đượcchỉ đạo thực tập tại phòng Hành chính tổng hợp Dưới đây là bản mô tả côngviệc của trưởng phòng:

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Bộ phận: phòng hành chính tổng hợp

Chức danh: Trưởng phòng Hành chính tổng hợp

1 Mục đích của công việc

Tham mưu cho Gíam đốc và tổ chức thực hiện Công tác hành chính đảm bảocác hoạt động hành chính trong công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng đượchình ảnh tích cực của Công ty với các đối tác, tổ chức bên ngoài công ty Phụtrách chung và chịu trách nhiệm trước Gíam đốc về toàn bộ hoạt động củaPhòng

Trưởng phòng

Phó

phòng

Phó phòng

Chuyên viên, cán sự (05 người)

2 Các trách nhiệm chính

2.1 Tham mưu cho Gíam đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin giữa

các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục

vụ quản lý, điều hành nội bộ

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo

- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lầncuối trước khi trình Lãnh đạo Công ty Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về

bị theo quy định của Công ty.

2.4 Chỉ đao công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc.

- Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo

vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc của Công ty

- Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật

tự, bảo vệ tài sản và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện

- Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản vàhướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện

- Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm gây rối, thất thoát tài sảncủa Công ty theo chỉ đạo Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địaphương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng

- Tổ chức, giám sát nhân viên và các Công ty cung cấp dịch vụ thực hiệnviệc dọn dẹp, vệ sinh và trồng cây tại văn phòng, hành lang, khuôn viên củaCông ty

2.5 Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việctại Công ty

- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo các bộ phận giải quyết.Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo

- Tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuyên môn xây dựngcác văn bản tài liệu giới thiệu Công ty và phối hợp tổ chức các chương trình, sựkiện quảng bá hình ảnh Công ty

- Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhànước Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với cácđối tác, khách hàng

2.6 Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên Công ty

- Chỉ đạo các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, theo dõi, chăm sócsức khỏe Phối hợp với bộ phận nhân sự thực hiện chế độ BHYT cho người lao

- Chỉ đạo các hoạt động của nhà ăn tập thể, phục vụ bữa ăn ca tại Công tycho người lao động Trực tiếp duyệt thực đơn các bữa ăn hàng tháng và giám sátnhà ăn, tổ chức nấu ăn và phục vụ cho CBCNV công ty

- Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người laođộng: Văn hóa - văn nghệ quần chúng, các phong trào đoàn thể, thi đua khenthưởng

2.7 Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc

- Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho các cán bộ, nhânviên trực thuộc

- Các cán bộ quản lý trực thuộc được đào tạo, phát huy đầy đủ năng lực Phổbiến chiến lược, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho các cán bộ quản lýtrực thuộc

- Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định Đề xuất thưởng, nâng hạlương, điều chuyển phù hợp

- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồnnhân lực phụ trách

2.8 Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu

- Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định vàyêu cầu

- Tham gia thực hiện các công việc, dự án theo chỉ đạo

3 Kết quả công việc cần đạt được

- Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ Công ty đượcquản lý, vận hành đúng quy trình, quy định, thông suốt

- Tình hình an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của Công ty được kiểm soát chặtchẽ và hạn chế tối thiểu các vụ việc mất trật tự, mất cắp xảy ra

- Các phương tiện, trang thiết bị văn phòng luôn hoạt động ổn định, khônglàm ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác Phát hiện, sửa chữa kịpthời các sự cố phát sinh Kế hoạch duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, máymóc được lập, trình phê duyệt đúng thời hạn và giám sát theo đúng yêu cầu

- Công tác ý tế, khám chữa bệnh, phục vụ bữa ăn ca, vệ sinh môi trườngđược thực hiện đầy đủ, đúng tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và Công ty.

- Nhân viên hiểu và tuân thủ đúng nội quy, kỷ luật, chế độ báo cáo củaphòng Nhân viên được phân công, giao việc hợp lý, đánh giá và đề xuất khenthưởng, xử phạt công bằng, khách quan đúng quy định

4 Tiêu chuẩn của một Trưởng phòng Hành chính- tổng hợp

Trình độ: Đại học

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, hành chính, luật

Chứng chỉ: nếu có

Kinh nghiệm: Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về tổ chức và quản lý

Kiến thức: Có kiến thức về quản trị hành chính Hiểu về các quy định phápluật có liên quan Có kiến thức về các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty

Kỹ năng: Giao tiếp tốt, tổ chức tốt

Khả năng: Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan

hệ Làm việc độc lập, chịu được áp lực công việc cao Xử lý các xung đột vàmâu thuẫn trong tổ chức

 Đối với các Chuyên viên, cán bộ

Vị trí: chuyên viên, cán bộ văn phòng

Nhân viên hành chính có vị trí vai trò quan trọng trong các hoạt động củaCông ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án đượcthực hiện hiệu quả

Nhân viên hành chính báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả côngviệc Có các nhiệm vụ chính gồm: công tác văn thư, công tác lễ tân, công tác hỗtrợ dự án, công tác quản trị tài sản, các công viêc hành chính khác

1.Trách nhiệm công việc

1.1 Công tác văn thư

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyềngiải quyết

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài công ty

- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệuliên quan.

- Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, vềsớm, nghỉ ốm, nghỉ phép )

- Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty

- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty

- Thu xếp in ấn, photo copy tài liệu khi cần thiết

1.2 Công tác lễ tân

- Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty

- Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty

- Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ tại Công ty

- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

1.3 Công tác hỗ trợ dự án

- Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viêntrong và ngoài công ty tham gia thầu dự án

- Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các cơ quan (đặt phương tiện

đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết )

- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại cơ quan ( giấy đi đường, cácmẫu chứng từ )

- Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết

1.4 Công tác quản lý tài sản, thiết bị

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,thiết bị tại văn phòng

- Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty

- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty

1.5 Các công việc hành chính khác

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máybay )

- Mua sắm các nhu yếu phẩm ( trà, cafe ) cho văn phòng Công ty

- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty.

2.Các tiêu chuẩn cần thiết.

- Có trình độ từ cao đẳng trở lên

- Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm tới mọi người

- Phong cách làm việc trung thực, tận tâm, quan tâm đến từng chi tiết củacông việc

- Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức épcao

- Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh (trình độ B) Nghiên cứu,

dự thảo văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản

- Đóng dấu

- Duyệt, ký

- Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

III.TÌM HIỂU MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng 1.1 Đối với công việc Tiếp khách.

- Cung cấp thông tin về vị khách: Họ là ai? Đến từ đâu? Mục đích mà họ tới

- Thông tin về cách thức tiếp

- Thông tin về lịch hẹn

- Thông tin về việc giải quyết vấn đề

- Giảm bớt các khâu không cần thiết và thời gian cho lãnh đạo tập trung vàocông việc chính

- Phân tích, chắt lọc các thông tin chính, cần thiết về đối tượng giao tiếp

Ví dụ:

Vị khách A đến Công ty Cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình để trao đổi vềgiá cả, mẫu mã sản phẩm, đơn hàng Người thư ký sẽ phải cung cấp những

thông tin cần thiết cho lãnh đạo: Thông tin về vị khách A, thông tin về các thắcmắc, yêu cầu đối với công ty Sau khi chuẩn bị các thông tin cần thiết thư kýcần ghi lại biên bản công việc (nếu cần thiết) và xây dựng lịch hẹn cho lãnh đạo.

1.2 Đối với hoạt động đãi khách

- Cung cấp thông tin về mục đích của việc tổ chức đãi khách

- Cung cấp thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức

- Cung cấp thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi

- Cung cấp thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc góp phần thành côngđến hoạt động đãi khách

Ví dụ:

Ngày 25/03, Công ty Cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình có tổ chức tiệcchiêu đãi toàn thể các lãnh đạo, công viên chức tại công ty nhân dịp chào mừngngày 26/03 Người thư ký sẽ phải chuẩn bị các thông tin cho lãnh đạo: thông tin

về mục đích tổ chức sự kiện, thông tin về cách thức tổ chức tiệc, thông tin vềnhững thành viên tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức và thông tin vê kếhoạch tổ chức bữa tiệc

về cách sắp xếp chúng: máy tính để sang phía tay trái của lãnh đạo, tay trái đểđiện thoại, khoảng trống giữa bàn dùng để các tài liệu, máy photo (fax) nên đểgần nơi lãnh đạo làm việc để tiện cho hoạt động công việc

1.4 Tổ chức hội họp

- Cung cấp thông tin về mục đích cuộc họp

- Cung cấp thông tin về nội dung cuộc họp: Các công việc diễn ra khi họp

- Cung cấp thông tin liên quan: Thời gian họp, địa điểm họp, cách thức tổchức cuộc họp

- Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia cuộc họp

Ví dụ:

Đê chuẩn bị cho cuộc họp sơ kết 6 tháng đầu năm Thư ký cần chuẩn bịnhững thông tin liên quan cho lãnh đạo: mục đích họp, thời gian, địa điểm họp,nội dung các chương trình họp, thành phần tham gia nhằm nâng cao hiệu quảcuộc họp cũng như giúp người lãnh đạo có thể nắm rõ các vấn đề thông tin liênquan góp phần thành công cho cuộc họp

1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Cung cấp thông tin về mục đích, nội dung của chuyến đi

- Cung cấp thông tin về các công việc diễn ra trong thời gian đi công tác

- Cung cấp thông tin về các thành phần tham gia chuyến đi công tác

- Cung cấp thông tin liên quan: thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại, chỗ

ăn ngủ nghỉ, kinh phí và các giấy tờ có liên quan tới chuyến đi

Ví dụ:

Lãnh đạo công ty đi công tác tại Quảng Ninh vào tuần tới, thư ký cần phảichuẩn bị, thu thập các thông tin đến chuyến đi: xác định mục đích, thời gian, địađiểm, thành phần đi, phương tiện, kinh phí, giấy tờ liên quan đến chuyến đi đểđảm bảo cho chuyến đi diễn ra thành công và hiệu quả

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng

- Có 2 năm kinh nghiệm trở lên

- Trình độ chuyên môn từ hệ cao đẳng trở lên

2.2 Tổng số văn bản đi và đến trong một năm.

- Số văn bản đến của Công ty khoảng 400 văn bản/năm

- Số văn bản đi của Công ty khoảng 300 văn bản/năm

2.3 Phương pháp quản lý văn bản đi và đến

 Đối với văn bản đến:

- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.

- Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản.

- Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến.

- Bước 4: Đăng ký văn bản đến và sao

- Bước 5: Trình và sao văn bản đến

- Bước 6: Chuyển giao văn bản đến.

- Bước 7: Giải quyết văn bản đến.

Sau khi tiến hành các thủ tục như trên ta sẽ quản lý văn bản đến bằng cáchlập hồ sơ, những văn bản nào có cùng một vấn đề ta đưa vào lập hồ sơ công việcđến, và những văn bản khác ta đưa vào lập hồ sơ "Sổ quản lý văn bản đến" Rồisau đó bảo quản bằng cách đưa văn bản vào các cặp, hộp, sếp ngay ngắn vào tủhoặc giá đựng đồ

 Đối với văn bản đi

- Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

- Bước 2: Ghi sổ ngày tháng văn bản và nhân bản.

- Bước 3: Đóng dấu văn bản

- Bước 4: Đăng ký văn bản.

- Bước 5: Làm thủ tục chuyển phát nhanh văn bản và theo dõi chuyển phát

văn bản

- Bước 6: Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu

Sau khi ban hành văn bản đi, cán bộ văn thư họ sẽ lập danh sách các văn bản

đi theo thứ tự nhất định, sau đó đưa các danh sách đó và cặp, hộp đựng và ghi rõtên "Sổ quản lý văn bản đi" đưa lên giá để bảo quản và phục vụ cho mục đíchkhai thác, sử dụng thông tin

PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN

Tiếp khách - Đãi khách là một trong những nội dung quan trọng trong hoạtđộng của mỗi cơ quan điều đó không chỉ mang lại hình ảnh tốt đẹp cho công ty

mà còn hơn thế nữa, đó là những mối quan hệ hợp tác lâu dài đối với các bên, vàmột phần thể hiện qua hình ảnh người thư ký- bộ mặt của cơ quan

I HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH

Tiếp khách là một công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày đối với các cơquan, tổ chức nói chung và đối với Công ty Cổ phần Vật tư giao thông NinhBình nói riêng Thư ký sẽ là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp đểđón khách Ấn tượng đầu tiên với khách là do người thư ký tạo nên, những ấntượng tố luôn tạo ra những đánh giá tốt Vì vậy yêu cầu đối vứi người thư ký làphải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc với khách

Niềm nở tự động chào hỏi, mời khách ngồi sau đó tự giới thiệu về mình, đểcuộc giao tiếp diễn ra được hiệu quả hơn, nhân viên thể hiện sự quan tâm củamình bằng cách mời khách dùng nước để họ thấy thoải mái hơn

Tìm hiểu mục đích đến công ty của khách xem họ đến gặp ai? Công việcgì? Và trong trường hợp khách không chủ động biết lý do hoặc cố tình khôngnhắc đến mục đích viếng thăm, người lễ tân cần hết sức tế nhị, khôn ngoan, kiênnhẫn tìm hiểu điều đó Nếu cần thiết phải làm cho khách hiểu đây là nguyên tắclàm việc, nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hện sự kiên quyết và nụ

cười trên môi.

Đối với khách không có lịch hen, hoặc Trưởng phòng chưa có mặt ở phòng

để có thể giải quyết công việc cho khách, thì trước tiên thư ký mời khách ngồiđợi bằng việc đưa báo hay tài liệu có liên quan mà khách muốn quan tâm trongthời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của cấp trên, cá nhân có chức nănggiải quyết

2 Giải quyết công việc cho khách

Sau khi đón khách và tìm hiểu qua mục đích, lý do đến thư ký nhanh chóngchủ động hướng dẫn thông qua các quy trình, thủ tục buộc phải áp dụng để giảiquyết công việc cho khách nhưng vẫn phải đảm bảo tạo ra môi trường giao tiếpthoải mái cho khách, không nên quá căng thẳng, gò bó hay tỏ ra bất hợp tác khikhách nhờ hướng dẫn công việc Điều này gây mất thiện cảm mà khách dànhcho mình cũng như công ty mình

Thể hiện sự quan tâm, nhiệt tình hướng dẫn, chỉ dẫn một cách chi tiết về cácquy trình, thủ tục giải quyết công việc và yêu cầu, đề nghị khách thực hiện đúngtheo quy trình để công việc diễn ra một cách trình tự và khoa học

Trao đổi và luôn luôn kiểm tra lại thông tin với khách để từ đó tìm ra đượckhó khăn cũng như thuận lợi khi giải quyết công việc để có thể cùng khách hỗtrợ tìm ra giải pháp một cách hiệu quả nhất

Xây dựng lịch hẹn gặp

3 Kết thúc quá trình giao tiếp.

Phải để cho khách thấy được sự thỏa mãn khi giao tiếp, sự nhiệt tình trongkhi giải quyết công việc cho khách Vui lòng khách đến vừa lòng khách đi làphương châm người thư ký cần phải làm được

Trước khi khách ra về người thư ký cần tiến hành kiểm tra lại các thông tinthông qua các câu hỏi một cách chuẩn xác nhất và ghi lại biên bản công việc.Khi khách ra về, thư ký đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo, vui vẻ Nếu côngviệc vẫn chưa hoàn tất thì thư ký phải có trách nhiệm hứa, thông báo với khách

về thời hạn giải quyết công việc

II HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH

Đãi khách là hình thức ngoại giao phổ biến nhất trong hoạt động của các cơquan nói chung và của cơ quan Công ty Vật tư giao thông Ninh Bình nói riêng,nhằm thiết lập mối quan hệ, thể hiện tình cảm của cơ quan đối với khách, thỏamãn nhu cầu của khách một cách tinh tế và lịch sự Để hoạt động đãi kháchđược thành công đòi hỏi người thư ký lên kế hoạch tổ chức tuân theo một quytrình nhất định làm sao cho phù hợp với mục đích tổ chức tiệc của lãnh đạo vàquan trọng hơn nó còn là sự đánh giá của mọi người về công ty mình

1 Lựa chọn hình thức đãi khách

Có rất nhiều hình thức đãi khách tùy vào mục đích, nội dung của buổi tiệc để

có thể lựa chọn: giải khát, tiệc và chiêu đãi

* Giải khát: Trà, bánh ngọt Áp dụng đối với những buổi tiệc đơn giản, thờigian, số lượng người tahm gia

* Tiệc: Tiệc đứng, tiệc ngồi, tiệc mặn, tiệc ngọt

2 Chuẩn bị đãi khách

2.1 Lập danh sách khách mời

Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình đãi khách: Mời ai?, mờinhững người như thế nào mới đúng để đảm bảo tính lịch sự cũng như không gâyrạn nứt trong các mối quan hệ xã giao

Đầu tiên: thư ký lên căn cứ vào những thông tin cụ thể như: Mục đích, ýnghĩa của việc tổ chức, các nghi thực buộc phải thực hiện, vị trí của khách trongcác mối quan hệ với cơ quan và các điều kiện vật chất cho phép thực hiện

Cần xác định tổng số khách và lập danh sách khách mời, khi lập danh sáchkhách mời cần chú ý các thông tin cá nhân liên quan đến vị khách

Ví dụ: Đơn vị Công ty cổ phần may mặc Lan Chi

STT Họ và tên Chức vụ Số điện thoại Ghi chú

1

Đặng Công Bình Trưởng phòng

Hành tổng hợp

2.2 Chuẩn bị giấy mời

Tùy vào từng vị trí, chức vụ của khách được mời mà thư ký lên chuẩn bị cácloại giấy mời: giấy mời đặc biệt, thư mời, hoặc công văn mời

Khi chuẩn bị giấy mời cần lưu ý đúng thể thức và đảm bảo được những yếu

tố sau:

- Tên cơ quan, đơn vị, hoặc người đứng ra mời

- Họ tên, chức vụ của người được mời

- Lý do được mời

- Thời gian và địa điểm

- Một số lưu ý

2.3 Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm diễn ra tiệc đãi khách: thể hiện quyền lực, vị thế của cơ quan và đểchọn được địa điểm phù hợp ta cần chú ý:

- Căn cứ vào số lượng khách mời

- Căn cứ vào hình thức dự tiệc (tiệc đứng, tiệc mặn, tiệc ngọt, tiệc ngồi)

- Căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan

- Căn cứ vào chức vụ đại biểu

- Các nghi thức buộc phải thực hiện

CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN

 Khái niệm:

Chương trình công tác thường kì là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất địnhnhư sau một nhiệm kỳ, một tháng, một năm

I VAI TRÒ

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoahọc nói chung, và của công ty nói riêng Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông quachương trình có thể đạt được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý.Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúpcho việc triể khai được thuận lợi, là yếu tố quyết định đến hiệu quả công việccủa thủ trưởng nói riêng và của cơ quan nói chung Chương trình công tácthường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo công ty có thể điều hành hoạt động được thốngnhất Tránh chồng chéo, giảm bớt những thiếu sót và sơ suất trong hoạt độngquản lý, và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo

1 Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ một số yêu cầu:

- Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng

- Thống nhất về ngôn ngữ

- Thống nhất về mục tiêu

- Các nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định hướng của Công ty trongthời điểm xây dựng chương trình công tác

- Các công việc khi đưa vào chương trình phải được chọn lọc, sắp xếp logic

và hợp lý để tránh tình trạng chống chéo giữa các công việc Lập lịch công tácngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng phải phù hợp với khả năng chuẩn bị và thờigian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi không thực hiện được

1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần:

- Phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính cần phải thựchiện

- Vạch ra kế hoạch để thực hiện nhưng đòi hỏi phải chi tiết và cụ thể hơn.Khi đưa ra kế hoạch Thư ký chỉ đưa ra những nhiệm vụ lớn Thư ký giúpThủ trưởng yêu cẩu các phòng ban đăng ký nội dung công việc của phòng mìnhphải làm Thư ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện chương trình công tác năm

và đưa vào lịch đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiến Thủ trưởng

Vì do yêu cầu công việc nhất là trong lĩnh vực kinh doanh, có nhiều công

việc bất thường xảy ra và có những việc đề ra nhưng không giải quyết được dẫn

đến phải thay đổi và bổ sung chương trình công tác

1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần

Trong trường hợp lịch đã ban hành mà không phù hợp thực tiễn, hoặc trongtrường hợp các công việc ghi trong lịch người chủ trì đi vắng thì có thể bỏ lịch

Lịch được kẻ thành nhiều bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơquan ban hành

II ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ

1 Ưu điểm:

- Việc lập công tác thường kỳ cho từng tuần, tháng, quý, năm sẽ giúp chocác hoạt động văn phòng của công ty, lãnh đạo được diễn ra một cách có hệ

thống, định hướng, làm tiền đề cho việc tiến hành cũng như chuẩn bị cho cáccông việc đó một cách hiệu quả và có mục tiêu.

- Góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động tại cơ quan

- Giảm thiểu sự chồng chéo, lãng phí khi hoạt động

- Giúp cho nhà quản lý xác định tiêu chuẩn, tù đó tiến hành hoạt động kiểmtra, giám sát, đánh giá kết quả thực hiện công việc

2 Hạn chế:

- Do lên lịch trước các công việc cần làm trong một tuần, tháng, quý, nămthống kê rất nhiều công việc dễ có thể bị nhầm lẫn, trùng lặp, và chưa có hệthống

- Các công việc khi được lên lịch, chưa chú trọng đến các phương pháp dựphòng cho các công việc đột xuất, bất ngờ xảy ra

CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN

Tổ chức hội họp đó là hoạt động không thể thiếu trong mỗi tổ chức, công tynhằm đánh giá, tổng kết các công việc và triển khai những nhiệm vụ cần thựchiện Qua đó thể hiện sức mạnh đoàn kết của nhân viên trong công ty

I NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

1 Lập kế hoạch Hội nghị

Để chuẩn bị cho công tác hội nghị thư ký họ phải lên kế hoạch, đó và mộtvăn bản có tính định hướng trình bày những vẫn đề cơ bản liên quan tới việc tổchức hội nghị

Khi lập kế hoạch thư ký cần phải đảm bảo các yêu cầu:

+ Thể thức văn bản

+ Tính khả thi khi triển khai

+ Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện

Phải đảm bảo được các thông tin cơ bản:

+ Tên hội nghị

+ Thời gian hội nghị

+ Địa điểm hội nghị

+ Thành phần hội nghị

+ Nội dung hội nghị