NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 2 PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 3 I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 3 1. Qúa trình hình thành và phát triền của Công ty cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty hiện nay 5 II. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ. 6 1.2 Cơ cấu tổ chức 7 2. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp 8 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH. 14 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 14 1.1 Đối với công việc Tiếp khách. 14 1.2 Đối với hoạt động đãi khách 15 1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 15 1.4 Tổ chức hội họp 15 1.5 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 16 2. Khảo sát về công tác văn thư. 16 PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH 18 CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN 18 I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH 18 II. HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH 20 CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 22 I. VAI TRÒ 22 1. Nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 22 1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ một số yêu cầu: 22 1.2 Đối với chương trình công tác tháng của Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: 23 1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần 23 II. ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ 23 CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN 25 I. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 25 1. Lập kế hoạch Hội nghị 25 2. Chuẩn bị hội nghị 26 3. Chuẩn bị địa điểm của hội nghị 28 4. Chuẩn bị thời gian hội nghị 28 5. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 28 II. TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ 29 1. Đón đại biểu 29 2. Điểm danh đại biểu 29 3. Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 29 4. Ghi biên bản hội nghị 29 III. NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ 30 1. Các công việc phải làm sau khi hội nghị kết thúc 30 2. Ưu điểm, nhược điểm khi tổ chức hội nghị 30 CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 32 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 32 II. THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI) 32 CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 36 I. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 36 II. TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 37 CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN 39 I. KỸ NĂNG LẮNG NGHE 39 1. Đối với cấp trên 39 2. Đối với công việc. 40 3. Đối với khách đến công ty 40 II. KỸ NĂNG NÓI 40 III. KỸ NĂNG ĐỌC 41 IV. KỸ NĂNG VIẾT 41 V. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 42 VI. NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ 43 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG 44 1. Ưu điểm: 44 2. Hạn chế: 45 II. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 46 III. KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH Qúa trình hình thành phát triền Cơng ty cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty .5 2.1 Chức năng, nhiệm vụ công ty II GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp 1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2 Cơ cấu tổ chức Bản mô tả công việc Trưởng phòng hành tổng hợp III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH .14 Khảo sát chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng 14 1.1 Đối với cơng việc Tiếp khách .14 1.2 Đối với hoạt động đãi khách 15 1.3 Tổ chức phòng làm việc khoa học 15 1.4 Tổ chức hội họp 15 1.5 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 16 Khảo sát công tác văn thư 16 PHẦN 2: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH 18 CHƯƠNG I: HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH TẠI CƠ QUAN 18 I HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH 18 II HOẠT ĐỘNG ĐÃI KHÁCH 20 Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG II: NỘI DUNG QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN 22 I VAI TRÒ 22 Nội dung xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan .22 1.1 Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng người thư ký cần tuân thủ số yêu cầu: .22 1.2 Đối với chương trình cơng tác tháng Thủ trưởng, Thư ký phải xây dựng công phu hơn, chia thành hai phần: 23 1.3 Đối với lịch công tác hàng tuần 23 II ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ 23 CHƯƠNG III: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CƠ QUAN 25 I NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 25 Lập kế hoạch Hội nghị 25 Chuẩn bị hội nghị 26 Chuẩn bị địa điểm hội nghị 28 Chuẩn bị thời gian hội nghị 28 Chuẩn bị ghi biên hội nghị .28 II TIẾN HÀNH HỘI NGHỊ .29 Đón đại biểu 29 Điểm danh đại biểu 29 Giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 29 Ghi biên hội nghị .29 III NHỮNG CÔNG VIỆC THƯ KÝ PHẢI LÀM SAU HỘI NGHỊ 30 Các công việc phải làm sau hội nghị kết thúc 30 Ưu điểm, nhược điểm tổ chức hội nghị 30 CHƯƠNG IV: VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 32 I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 32 Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO (TRƯỚC CHUYẾN ĐI) 32 CHƯƠNG V: TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 36 I MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA 36 II TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA THƯ KÝ VÀ GIÁM ĐỐC 37 CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN 39 I KỸ NĂNG LẮNG NGHE 39 Đối với cấp 39 Đối với công việc 40 Đối với khách đến công ty 40 II KỸ NĂNG NÓI .40 III KỸ NĂNG ĐỌC 41 IV KỸ NĂNG VIẾT 41 V KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH .42 VI NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ 43 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .44 I ĐÁNH GIÁ CHUNG 44 Ưu điểm: 44 Hạn chế: 45 II ĐỀ XUẤT - GIẢI PHÁP .46 III KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có đứng vững ngày khốc liệt hết Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hòa nhịp với phát triển kinh tế giới, Việt Nam tạo bước tiến vượt bậc để đưa kinh tế sâu vào quỹ đạo phát triển Thời đại Cơng nghiệp hóa- Hiện đại hóa, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời Để thực tế hóa điều này, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở rộng đào tạo số nghề có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, có nghề Thư ký văn phòng Với vai trò tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng quan việc đổi nâng cao chất lượng thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Để làm điều việc hồn thiện kỹ cho người Thư ký quan trọng Theo người Thư ký có hội khẳng định công việc Thực tế công việc cho thấy quan hay doanh nghiệp Nhà nước thư ký đóng vị trí, vai trò quan trọng việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo Để lý thuyết không xa rời với thực tiễn nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan hành chính, doanh nghiệp để vận dụng học vào làm việc thực tế Đây giai đoạn quan trọng, tảng cho cán văn phòng trước bước vào thực tế cơng việc Sản phầm để đánh giá trình thực tập báo cáo tổng hợp lại quan sát làm Đây khoảng thời gian sinh viên cọ sát thực tế trước làm việc thực Bản thân em học nhiều điều thực tập Công ty cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình Qua đợt thực tập này, em tích lũy cho kiến thức kinh nghiệm, hành trang giúp em công việc sống sau Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòngTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, tận tụy truyền đạt kiến thức cần thiết để em hồn thành q trình thực tập hoàn thành báo cáo Tiếp theo, em xin trân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình anh,chị phòng hành chính- tổng hợp tập thể cán nhân viên Cơng ty cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình tạo điểu kiện, đóng góp ý kiến giúp đỡ em trình tìm hiểu thu thập thơng tin Tuy nhiên, q trình làm việc thực tế với thời gian, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế nên thân em khơng thể tránh khỏi thiếu xót Nhưng với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê học hỏi, em mong nhận giúp đỡ, bảo tận tình q cơng ty q thầy để em học hỏi rút kinh nghiệm cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hiền Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN 1: CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THƠNG NINH BÌNH I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ GIAO THÔNG NINH BÌNH Qúa trình hình thành phát triền Công ty cổ phần Vật tư giao thông Ninh Bình Cơng ty cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình cơng ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa nhỏ, thành lập hoạt động theo hình thức công ty cổ phần Tên công ty: Công ty Cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình Tên giao dịch: NINH BINH TRAFFIC SUPPLIES JOINT STOCK COMPANY Trụ sở chính: Số 21 ngõ 172 đường Xuân Đỉnh - Phường Xuân Đỉnh - Quận Bắc Từ Liêm - Hà Nội Mã số thuế:0106198342 Telephone: 0987987991 Công ty cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình bắt đầu vào hoạt động ngày 04/06/2013 Khi thành lập công ty gặp nhiều khó khăn tất mặt như: đội ngũ lao động, trang thiết bị kĩ thuật Trải qua năm tích cực hồn thiện cơng ty hoạt động tốt Và nay, công ty trở thành thương hiệu lớn mạnh có chỗ đứng thị trường đặc biệt khẳng định vị thị trường mà công ty hướng tới Mỹ, EU Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 2.1 Chức năng, nhiệm vụ công ty Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí sản phẩm liên quan Chế biến bảo quản rau Sản xuất sản phẩm từ chất khoáng phi kim loại khác chưa phân vào đâu Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Gia cơng khí; xử lý tráng phủ kim loại Sản xuất sản phẩm khác kim loại chưa phân vào đâu Sản xuất máy nông nghiệp lâm nghiệp Sản xuất máy công cụ máy tạo hình kim loại Sản xuất máy luyện kim Sản xuất máy chuyên dụng khác Xây dựng nhà loại Xây dựng cơng trình đường sắt đường Xây dựng cơng trình cơng ích Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác Phá dỡ Chuẩn bị mặt Lắp đặt hệ thống điện Lắp đặt hệ thống xây dựng khác Hồn thiện cơng trình xây dựng Bán bn tơ xe có động khác Bán lẻ ô tô (loại 12 chỗ ngồi trở xuống) Đại lý tơ xe có động khác Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô xe có động khác Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đại lý, môi giới, đấu giá Bán buôn thực phẩm Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Bán bn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thông Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng Bán buôn chuyên doanh khác chưa phân vào đâu Vận tải hành khách đường nội thành, ngoại thành (trừ vận tải xe buýt); Vận tải hàng hóa đường Dịch vụ lưu trú ngắn ngày Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới ); Cho thuê xe có động Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thông cửa hàng chuyên doanh Sản xuất, phân phối nước, nước nóng, điều hồ khơng khí sản xuất nước đá Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác lại chưa phân vào đâu Sản xuất đồ uống khơng cồn, nước khống Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục); Sản xuất thảm, chăn đệm Sản xuất loại dây bện lưới Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ vật liệu tết bện Sản xuất than cốc Sản xuất plastic cao su tổng hợp dạng nguyên sinh Đại lý du lịch Điều hành tua du lịch Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá tổ chức tua du lịch II GIỚI THIỆU KHÁI QT VỀ PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp 1.1 Chức năng, nhiệm vụ - Tham mưu cho Gíam đốc Cơng ty công tác: Tổ chức lao động, quy hoạch cán bộ, xây dựng nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể quy chế khác nội công ty - Căn yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty, đề xuất trình Gíam đốc xét duyệt vê cơng tác xếp, bố trí tổ chức lao động, bổ nhiệm, miễn Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm cán bộ, sử dụng cán (theo phân cấp), lập kế hoạch bảo hộ lao động đảm bảo kịp thời có chất lượng - Trực tiếp tham mưu cho Gíam đốc cơng ty thực giải chế độ sách có liên quan đến người lao động, chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức hưu trí, tử tuất), chế độ bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, chế độ nâng lương, nâng bậc hàng năm, khen thưởng, kỷ luật chế độ sách nhà nước quy định - Trực tiếp quản lý hồ sơ lý lịch Cán công nhân viên, sổ Bảo hiểm Xã hội Cán Công nhân viên- Lao động thuộc danh sách công ty quản lý đảm bảo nguyên tác quy định - Hướng dẫn, kiểm tra cơng tác an tồn lao động, vệ sinh lo động, phòng chống cháy nổ đơn vị, cơng trình đề nghị xử lí trường hợp vi phạm Thực tốt cơng tác y tế, vệ sinh mơi trường, phòng chống bệnh dịch, theo dõi hồ sơ sức khỏe cán công nhân viên- lao động công ty - Trực tiếp quản lý dấu, photo tài liệu phục vụ sản xuất, lưu trữ, tiếp nhận loại cơng văn, giấy tờ gửi đến phòng chuyển kịp thời đến nơi đảm bảo bí mật nguyên tắc - Theo dõi, quản lý quỹ nhà đất, quản lý khu dân cư, quản lý nhân khẩu, quản lý sử dụng điện phạm vi công ty - Theo dõi, quản lý việc sử dụng tài sản công ty như: ô tô con, đồ dùng, dụng cụ, thiết bị văn phòng - Thực cơng tác thi đua tuyên truyền, khánh tiết, phục vụ Hội nghị, Đại hội công ty, ngày nghỉ lễ, kỉ niệm đất nước - Công tác bảo vệ, quân sự, tra pháp chế, phòng chống cháy nổ phạm vi tồn cơng ty - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc công ty giao 1.2 Cơ cấu tổ chức - Trưởng phòng: 01 người - Phó phòng: 02 người - Chun viên, cán sự: 05 người Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG VI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TẠI VĂN PHÒNG CƠ QUAN Văn hóa ứng xử cơng sở mối quan hệ ứng xử cấp với cấp dưới, đồng nghiệp với nhau, người với công việc, xây dựng giá trung quan Mỗi quan có cách văn hóa ứng xử riêng, mang đặc điểm riêng, phù hợp với văn hóa ứng xử cộng đồng Sự phát triển quan phải gắn liền với việc xây dựng, củng cố mối quan hệ nội quan, quan phát triển bền vững Điều quan trọng nhân viên văn phòng nói chung quan trọng người thư ký nói riêng Dưới kỹ giao tiếp hàng ngày người thư ký văn phòng diễn Cơng ty Cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình I KỸ NĂNG LẮNG NGHE Theo nghiên cứu Paul Rankin- nhà tâm lý học người Đức hành vi giao tiếp nhóm người nhiều ngành nghề khác xem họ dành thời gian cho việc nghe, nói, đọc, viết Kết nghiên cứu đối tượng dành 45% cho việc lắng nghe, 55% cho việc lại Trong giao tiếp lắng nghe đem lại nhiều lợi ích thỏa mãn nhu cầu đối tượng giao tiếp, thu thập thông tin, tạo mối quan hệ tốt đẹp, hạn chế sai lầm giao tiếp Đối với cấp Một giao tiếp gọi thành công hai đưa nhiều thông tin Thay chủ động người nói, ngồi xuống trọng đến vấn đề "nghe" Người thư ký tỏa sáng mắt sếp họ làm cho tập thể tỏa sáng Trở thành người biết lắng nghe, điều hoàn toàn cần phải học, nghệ thuật lắng nghe đánh giá hàng đầu giao tiếp, điều quan trọng giao tiếp với cấp Khiêm tốn, nhã nhặn trao đổi, bàn bạc ý kiến vấn đề cần phối hợp công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 39 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghiêm chỉnh chấp hành mệnh lệnh cấp trên, có thắc mắc cần trình bày thẳng thắn trung thực, thuyết phục để cấp hiểu Có thái độ trung thành, thẳng thắn quan hệ với cấp trên, không a dua, xu nịnh, luồn cúi Đối với công việc Kết cơng việc hàng ngày người thư ký có liên quan trực tiếp đến hợp tác, phối hợp đồng nghiệp cơng sở Vì để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp cơng việc tưởng trừng khơng dễ dàng môi trường công sở đầy cạnh tranh Xây dựng niềm tin tôn trọng lẫn bí để thành cơng giao tiếp nơi công sở Thư ký phải người biết lắng nghe, chia sẻ ý kiến với đồng nghiệp cơng việc để họ có tin tưởng tuyệt đối an tâm tiếp xúc, trò chuyện với Qua họ đánh giá cao người Thư ký ln ln cần tỏ thái độ tơn trọng, hợp tác, đồn kết sẳn sàng chia quyền lợi trách nhiệm công việc với đồng nghiệp Cố gắng lắng nghe ý kiến nhau, khiêm tốn, nhã nhặn trao đổi công việc, khơng chủ quan đưa ý kiến hoàn toàn đắn Đối với khách đến công ty Khách công ty phải đặt vị trí trung tâm phải để họ thấy tầm quan trọng họ công ty Hướng ý đến đối tượng giao tiếp, tập trung nhiệt tình trả lời tất vấn đề mà họ quan tâm Lắng nghe họ nói chính, tránh tranh luận vấn đề không cần thiết Khi giao tiếp cần nhìn thẳng vào mắt người đối diện, tự tin, lắng nghe, mỉm cười, khơng có cử khiếm nhã Khi trình bày vấn đề cần ngắn gọn, dễ hiểu, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách kết thúc trình giao tiếp II KỸ NĂNG NÓI Đây kỹ giao tiếp hàng ngày sống tring công việc trao đổi tiếp xúc với người "Lời nói chẳng tiền mua, lựa lời mà nói cho Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 40 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vừa lòng nhau" Vậy nên nói vừa lòng người nghe đạt hiệu giao tiếp vấn đề mà người thư ký khéo léo nghệ thuật Cần dựa vào đối tượng mục địch giao tiếp để có cách xưng hô cho phù hợp, cách truyền đạt thông tin lưu loát, rõ ràng, mạch lạc Sử dụng tín hiệu phi ngơn ngữ thích hợp để đạt hiệu giao tiếp Luôn tỏ tôn trọng lịch giao tiếp với người lớn tuổi, cấp trên, khách hàng, đối tác quan trọng Khi thuyết trình cần chuẩn bị đầy đủ thơng tin trước Tránh nói ngọng, nói lắp, nói khơng trọng tâm, miên man Kỹ thuyết trình trước đám đơng công việc mà người thư ký hay phải làm, mà người thư ký cần tập luyện thường xun cơng việc để hồn thành tốt công việc giao III KỸ NĂNG ĐỌC Đây kỹ quan trọng việc thu thập thông tin để giải công việc quan Trước đọc tài liệu đó, thư ký cần đọc lướt qua để nắm nội dung sau đọc kỹ lại thơng tin quan trọng Khi cần đọc nhanh, rành mạch, lưu lốt, khơng vấp Lên cầm sẵn bút tay để gạch ý q trình đọc Tập trung cao độ vào việc đọc để nắm bắt thông tin cách nhanh chóng xác Sau đọc xong cần tóm tắt ý cách xác, ngắn gọn, đầy đủ để truyền lại thơng tin cho người khác yêu cầu IV KỸ NĂNG VIẾT Đây kỹ giao tiếp người thư ký giải công việc soạn thảo văn kế hoạch, báo cáo, thông báo, viết thư cảm ơn, thư mời công việc khác có liên quan đến hoạt động văn phòng Trước viết cần xác định mục đích viết, phải thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, xác định bố cục viết trình bày chúng theo trình tự logic Diễn đạt mạch lạc, rõ ràng, trôi chảy Tập trung vấn đề trọng tâm cần giải quyết, khơng nói lan man, dàn trải Khi viết, thư ký cần đặt vị trí người đọc để tránh gây thắc Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 41 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mắc, hiểu nhầm việc truyền tải thông tin Phải nói có sức thuyết phục với người đọc Chú ý tới văn phong diễn đạt, cách truyền tải ý để tạo thống cho toàn văn Với phát triển khoa học kỹ thuật ngày người thư ký khơng nhiều thời gian cho cơng việc viết lách mà thay vào việc sử dụng máy tính đem lại hiệu cơng việc cao, tiết kiệm thời gian, cơng sức V KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Thuyết trình q trình truyền tải thơng tin trước đám đông, công việc người thư ký hay gặp phải cơng việc Nó khơng đơn giản khơng có chuẩn bị trước khơng thực thường xuyên * Khi thuyết trình thư ký cần lưu ý: - Chuẩn bị thật kỹ càng: tìm hiểu đối tượng tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn măc thật ấn tượng phù hợp, chuẩn bị tâm lý tác phong giao tiếp Tuy nhiên tảng kiến thức sâu rộng sức mạnh người thuyết trình - Tạo càu nối người thuyết trình với thính giả: không nên cứng nhắc mà tỏ thận thiện thông qua ánh mắt, cử trỉ, pha chút hài hước nhẹ nhàng để buổi thuyết trình bớt căng thẳng - Trình báy ngắn gọn, thuyết phục, xúc tích - Đi thẳng vào nội dung quan trọng: tránh nói lan man, tập trung vào công việc cần giải - Điều chỉnh giọng nói: nói với tốc độ phù hợp, giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn, rõ ràng - Biết thắt nút gỡ nút thuyết trình - Kỹ dàn dựng sử dụng power point hiệu - Luyện tập trước vài lần - Sử dụng ngơn ngữ hình thể cách khéo léo, phù hợp lúc - Kết thúc buổi thuyết trình phải tạo ấn tượng tốt đẹp người nghe Mỉm cười tỏ tự tin với vấn đề vừa trình bày Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 42 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ * Ưu điểm: Kỹ giao tiếp công sở người thư ký Công ty Cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình thực tương đối tốt Các kỹ lặp lặp lại công việc khiến người thư ký ngày trau dồi kinh nghiệm, sáng tạo hơn, văn phong giao tiếp chau chuốt Tạo mơi trường văn hóa cơng sở đẹp Mọi người tôn trọng biết giúp đỡ lẫn công việc * Hạn chế: - Việc giao tiếp đơi lúc co mặt tồn thiếu kiên nhẫn, bình tĩnh gặp phải khách hàng khó tính, áp lực cơng việc, yếu tố bên ngoai tác động - Công việc soạn thảo văn mang tính dập khn, máy móc, thể thức văn đơi lúc có sai sót - Kỹ thuyết trình người thư ký gặp phải thiếu tự tin, khả linh hoạt giải số tình Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 43 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I ĐÁNH GIÁ CHUNG Ưu điểm: - Bộ máy quản lý công ty cấu tổ chức hợp lý hoạt động đạo Gíam đốc, chức tham mưu chức đảm bảo hậu cần ngày nâng cao giúp giám đốc điều hành công việc xác, kịp thời hiệu - Các phòng, ban quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, xảy chồng chéo cơng việc, gây lãng phí đạt hiệu cao công việc - Hoạt động tiếp khách- đãi khách quan tổ chức tốt Các quy trình thực nghiêm túc, hiệu Thư ký quan chủ động việc thuộc tầm khả cơng việc mình, tạo dựng nhiều mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác Giải phóng cho Thủ trưởng khỏi cơng việc vụ tăng thời gian lao động sáng tạo - Công tác thu thập, xử lý thông tin xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan Thư ký chuẩn bị, lên chương trình chu đáo từ trước Do cơng việc thực tương đối tốt Ít gây khó khăn, việc giải nhanh gọn - Công tác tổ chức hội họp quan hoạt động thường xuyên quan nên Thư ký họ có kinh nghiệm việc tổ chức hội họp, không bị bỡ ngỡ lúng túng công việc Công việc chuẩn bị lên kế hoạch lên việc thực nội dung đảm bảo hiệu Việc phối hợp với phòng ban thống từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc - Công việc tổ chức chuyến cho Lãnh đạo tuân thủ quy trinh Trước, sau thời gian chuyến công tác Lãnh đạo, thư ký hậu cần vững giải tốt công việc Thư ký biết trọng đến công tác soạn thảo thư cảm ơn thành phần đại biểu quan trọng họp, tạo thiện cảm hợp tác lâu dài - Cách tổ chức làm việc lãnh đạo, thư ký văn phòng trang Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 44 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiết bị đồ dùng văn phòng cần thiết lên đem lại hiệu định công việc Chúng xếp, bố trí cách phù hợp dựa nguyên tắc thuận tiện, phù hợp với tài chính, đủ yếu tố để tiến hành hoạt động tiếp khách có hiệu quan Điều giúp cho việc vận hành hoạt động văn phòng cơng ty đạt hiệu quả, công việc nâng cao - Kỹ giao tiếp người thư ký quan tạo ấn tượng tốt đẹp tin cậy lãnh đạo, khách đến quan Tạo dựng hình ảnh đẹp nơi văn hóa cơng sở Kỹ soạn thảo văn rèn luyện nhiều giúp ích cho việc giải cơng việc Kỹ nói lưu lốt, khả đọc thơng tin nhanh tóm tắt ngắn gọn, đầy đủ, xác Hạn chế: - Công việc tiếp khách - đãi khách xảy hạn chế yếu tố bên ngồi tác động, áp lực cơng việc người thư ký, mức độ phức tạp công việc, môi trường giao tiếp khiến cho khách chưa thoải mái kết thúc công việc - Việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan thay đổi đột ngột lịch nên làm cho việc thực gặp phải vướng mắc, thiếu sót Một số công việc làm nhiều thời gian cho việc chuẩn bị kinh phí, chất lượng cơng việc chưa cao - Cơng tác tổ chức hội họp có nhiều việc phải làm nên thư ký dễ bị gây áp lực công việc Đôi lúng túng họp mang tính đột xuất - Tổ chức phòng làm việc cơng việc mang tính nghệ thuật khoa học nên khó đáp ứng u cầu sở thích người Sự thoáng mát, chiếu sáng phòng chưa hợp lý, sử dụng nhiều lượng điện Tiếng ồn bên ngồi làm tập trung vào cơng việc - Trong q trình giao tiếp, kỹ lắng nghe thư ký chưa ý nhiều dẫn đến việc thu thập thông tin hạn chế Áp lực cơng việc dễ gây xung đột nhỏ giao tiếp II ĐỀ XUẤT - GIẢI PHÁP Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 45 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phát huy mặt tích cực, điểm mạnh sẵn có cán công nhân viên công ty Khắc phục dần hạn chế, thiếu sót tồn - Thường xuyên tổ chức buổi giao lưu nói chuyện chuyên đề, trao đổi ý kiến nghiệp vụ, trao đổi kỹ giao tiếp nơi công sở kỹ mềm cho cán công nhân viên Mở lơp tập huấn ngắn hạn, dài hạn đạo tạo nghiệp vụ để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực - Có sách khuyến khích, đãi ngộ chế độ làm việc người tài, người có thành tích xuất sắc cơng việc - Trang thiết bị máy móc, đồ dùng văn phòng tốt đảm bảo cho cơng việc diễn nhanh chóng, giảm áp lực công việc Lắp chống ồn để tập trung làm việc Sắp xếp, bố trí khoa học, hợp lý đồ dùng văn phòng để thuận tiện cho việc sử dụng - Bố trí phòng làm việc khoa học, nghệ thuật để có cảm giác thoải mái, hứng thú làm việc Tận dụng ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm điện mang khơng khí tự nhiên lành vào phòng làm việc, tạo thống mát - Lên bố trí xanh phòng làm việc Có thể thay đổi màu sắc phòng làm việc theo định kỳ để thêm sinh động đỡ gây cảm giác nhàn chán III KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập gần tháng Công ty Cổ phần vật tư giao thơng Ninh Bình khơng phải thời gian dài đủ để học hỏi nhiều điều đây, vận dụng kiến thực học trường vào thực tế Thực tập lần tập dượt thứ sinh viên trước trường, thơng qua mà sinh viên có thêm kinh nghiệm bổ ích riêng cho để mai vận dụng vào công việc thực tiễn Mỗi người chọn cho cơng việc khác nhau, ngành nghề khác nhau, môi trường khác chỗ thực tập thế, bạn sinh viên lựa chọn cho nơi thực tập mà thấy phù hợp, thuận tiện Với đội ngũ cán cơng nhân viên trẻ nhiệt tình, động, sáng tạo tin tưởng Công ty Cổ phần Vật tư giao thơng Ninh Bình tạo dựng cho chỗ đứng vững khách hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 46 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lao động người lãnh đạo lao động phức tạp Bất người lãnh đạo khoảng thời gian định cho cơng việc vụ Nếu khơng có người trợ lý thư ký văn phòng giúp việc chắn hiệu việc làm người lãnh đạo bị thấp Công tác thư ký văn giúp cho thủ trưởng hồn thành nghĩa vụ cách tồn diện, làm giảm bớt khối lượng công việc lớn mang lại hiệu công việc cho hoạt động nhà quản lý Người thư ký mắt xích nối liền người lãnh đạo với quần chúng, đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thơng tin hàng ngày cho lãnh đạo, công tác tổ chức hành Tóm lại: Để quan, đợn vị hoạt động ổn định phát triển tác động mạnh mẽ kinh tế tri thức cần phải kết hợp nhiều yếu tố khơng thể thiếu cơng tác thư ký văn phòng quan Nhưng để trở thành người thư ký văn phòng có lực thực đòi hỏi phải có yêu nghề nỗ lực cố gắng thân, nâng cao trình độ rèn luyện kỹ phục vụ cho công việc, khắc phục tối đa hạn chế, thiếu sót để ngày hồn thiện thân giúp cho cơng ty ngày phát triển Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 47 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Hoàng - Nguyễn Hữu Thời, giáo trình nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989 Trần Hồng - Văn hóa ứng xử cơng sở, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004 Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Tổ chức máy lãnh đạo quản lý, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1983 Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng đại nghiệp vụ hành Văn phòng, Nxb Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 V.I.Lê- bê-dép, Tâm lý học xã hội quản lý, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1981 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009 Viện Kinh tế học, Những câu chuyện quản lý dành cho giám đốc T.I.III, Hà Nội, 1989, 1990 Những vấn đề hoạt động thông tin cho lãnh đạo, Nxb Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội, 1975 Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền 48 Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Văn phòng Cơng ty Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phòng ban Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A ... hỏi rút kinh nghiệm cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hiền Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội... .46 III KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong... em tích lũy cho kiến thức kinh nghiệm, hành trang giúp em công việc sống sau Sinh viên: Nguyễn Thị Hiền Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời